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II.

- ORGANO DE APOYO
Subgerencia de Administracin y Finanzas
1.

OBJETIVO
Es el rgano encargado de administrar los recursos administrativos y
financieros de la Empresa; est a cargo de la Subgerencia de
Administrativa y Financiera, la cual ejerce direccin funcional sobre la
aplicacin de los procesos conexos a los sistemas administrativos
financieros en todas las Subgerencias de la Empresa. Coordina
actividades con el FONAFE.

2.

ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS


Para el desarrollo de sus actividades, la Subgerencia de Administracin y
Finanzas requiere:
Subgerente de Administracin y Finanzas
Asistente de Administracin y Finanzas
Asistente Tcnico
SUBGERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
2.1

Objetivo
El Subgerente de Administracin y Finanzas es el encargado de
planificar, establecer, normar, conducir, coordinar, supervisar,
controlar y evaluar la aplicacin de los procesos tcnicos de los
sistemas administrativos financieros de la Empresa; as como, del
personal, contabilidad y tesorera. De igual forma es la encargada
de la correcta ejecucin y registro de las operaciones tcnicas,
administrativas, contables, econmicas y financieras. Asimismo,
es la encargada de preparar informacin econmica financiera
requerida por instituciones como: FONAFE, CONASEV, BVL,
CAVALI ICLV, Contadura Pblica de la Nacin y otros
organismos reguladores.

2.2

Funciones Generales
a)

b)

Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con


los recursos humanos y financieros, presentndolos ante la
Gerencia General.
Elaborar el presupuesto anual a ser presentado por la
Gerencia General al Directorio, disponer las acciones y
planeamientos necesarios para su correcta ejecucin;
deber establecer los mecanismos de control y evaluacin
del mismo.
11

c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)

j)

k)

l)

Supervisar la emisin de los Estados Financieros mensuales


los mismos que deben contener informacin, confiable, veraz
y oportuna; en concordancia con las Normas Tributarias y
Contables vigentes; presentarlos a la Alta Direccin para su
aprobacin y velar por que se remitan a los organismos que
los requieren oportunamente.
Dirigir,
coordinar
y
controlar
las
transacciones
administrativas y financieras de la Empresa, velando por la
correcta aplicacin de los gastos e inversiones de
conformidad con el presupuesto.
Controlar continuamente el manejo de las Cuentas
Bancarias de la Empresa con las entidades del Sistema
Financiero Nacional, proponiendo a la Gerencia General los
cambios necesarios que contribuyan al logro de los objetivos
establecidos en el presupuesto anual.
Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos
de poltica para el adecuado funcionamiento de los Sistemas
Administrativo y Contable.
Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con
la Administracin de los recursos humanos y financieros de
la Empresa, se efecten de acuerdo con los objetivos,
planes, estrategias y presupuestos establecidos aprobados
por la Alta Direccin, informando sobre su cumplimiento a la
Gerencia General.
Preparacin oportuna de cuadros e informes sobre gestin
administrativa, econmica y financiera para el Directorio y a
los organismos reguladores competentes: CONASEV,
FONAFE, Bolsa de Valores, Contadura y MEF.
Supervisar la emisin de los registros oficiales y principales
de la Empresa, as como los registros auxiliares de los que
se valga la organizacin para exponer su situacin
econmica financiera y los medios de control de los mismos.
Cautelar el patrimonio de la Empresa, disponiendo y
supervisando peridicamente la ejecucin de los inventarios
fsicos.
Dirigir las acciones necesarias para controlar las actividades
de seguridad del personal, equipos e instalaciones de la
Empresa.
Adquirir y contratar, en las mejores condiciones para la
Empresa, los bienes y servicios que sean necesarios para la
buena marcha de INMISA. Formular y proponer el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa,
sobre la base de los requerimientos de la Gerencia General,
Subgerencia de Administracin y Finanzas y Subgerencia de
Operaciones; as como otorgar la conformidad a los bienes
y/o servicios requeridos por su Subgerencia. Asimismo,
deber definir conjuntamente con el rea usuaria las
caractersticas tcnicas de los bienes y/o servicios a adquirir
o contratar respectivamente as como determinar el valor

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m)

n)

o)

p)

q)
r)
s)
t)
u)

v)
w)

x)

y)
z)

referencial de los procesos de seleccin establecidos en el


Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa
teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal a fin de
remitir el expediente de contratacin de los procesos de
seleccin conteniendo las caractersticas tcnicas, valor
referencial y disponibilidad presupuestal para evaluacin y
aprobacin de la Gerencia General.
Velar porque los bienes y servicios que requieren la
Gerencia General y Subgerencias de la Empresa, sean
utilizados de manera ptima y racional, buscando el mejor
desarrollo de sus funciones.
Establecer y conducir el programa de comunicacin interna y
apoyar las acciones tendientes a conservar y/o proyectar la
imagen de la Empresa ante la opinin pblica cuando sea
necesario.
Establecer las medidas correctivas e impartir las
instrucciones para su aplicacin, cuando se observen
desviaciones y/o incumplimiento en lo planificado.
Formular, emitir o modificar, normas y procedimientos, de
conformidad con las normas de control vigentes, de modo
que se logre una eficiente y eficaz administracin de los
recursos y patrimonio de la Empresa.
Administrar las plizas de seguro contratadas por la
Empresa.
Coordinar actividades con el FONAFE, la Contadura Pblica
de la Nacin y otros Organismos reguladores de la Empresa.
Supervisar y dirigir la administracin del archivo central de la
Empresa.
Supervisar la vigencia de las Cartas Fianza y Plizas de
Seguros reportadas por la Subgerencia de Operaciones.
Supervisar la implantacin de los sistemas de informtica y
comunicacin, de tal manera que satisfaga las necesidades
institucionales en forma integral, teniendo como base la
eficiencia y productividad operativa.
Supervisar la elaboracin del Plan Informtico Institucional
de desarrollo de los sistemas de informacin.
Supervisar que el Asesor de Informtica establezca
procedimientos para dotar de seguridad y proteccin a la
informacin institucional, velando por su integridad y el
mantenimiento permanente de la reserva de la informacin,
sin perjuicio de su utilizacin integrada y compartida entre
las Subgerencias, segn sus necesidades.
Cautelar y verificar el uso adecuado de los equipos en las
distintas Subgerencias de la Empresa; e informar a la
Gerencia General, de cualquier eventualidad producida.
Supervisar la implantacin de niveles de seguridad y acceso
a Internet.
Establecer la aplicacin de normas y procedimientos de
entrega, cambio, devolucin, reposicin, verificacin y

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responsabilidad por los equipos de cmputo asignados a los


distintos usuarios de la Empresa
aa) Evaluar y comunicar de los equipos en desuso, obsoletos y/o
siniestrados para su baja.
bb) Las dems funciones que le sean asignadas por la Alta
Direccin.
2.3

Funciones especficas:
a)

b)
c)

d)
e)

f)

g)

2.4

Establecer canales de apoyo y comunicacin con


funcionarios de otras Subgerencias de la Empresa, y
personal a su cargo, con el fin de ejecutar acciones que
incrementen la eficiencia y el rendimiento en el desarrollo de
sus actividades.
Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las
polticas y normas establecidas.
Ordenar la emisin de rdenes de compra y de servicio as
como la preparacin de contratos solicitando previamente al
proveedor la documentacin requerida para la firma del
contrato a fin de remitirlo para aprobacin y firma de la
Gerencia General, para la adquisicin de bienes y
contratacin de servicios necesarios para la Empresa.
Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo
con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo.
Suscribir en forma conjunta con otros funcionarios
autorizados, documentos que tengan que ver directamente
con la actividad funcional que desarrolla de acuerdo a las
directivas emanadas de la Gerencia General, en
concordancia con los poderes y facultades que le otorga la
Empresa.
Suscribir documentos que no sean de su competencia, por
razones de causa mayor, informar a la Gerencia General
para su conocimiento.
Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne
la Alta Direccin.

Relaciones de Responsabilidad y de Coordinacin Funcional


Es directamente responsable ante la Gerencia General.
Coordina internamente con la Alta Direccin y otros rganos de la
Empresa, para tratar y resolver asuntos propios de su funcin.
Asimismo, coordina con el Contador que presta servicios de
asesoramiento contable y tributario con la Empresa, as como el
asesor de Informtica.
Externamente
coordina
con
los
organismos
rectores
administrativos como: FONAFE, Ministerio de Economa y
Finanzas, Contralora General de la Repblica, Contadura
Pblica de la Nacin, CONASEV y la Bolsa de Valores de Lima;

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con el fin de proporcionar la informacin necesaria. Asimismo


coordina con ESSALUD, AFP's, SUNAT, en lo concerniente a
pago de aportes, tributos y otros. Tambin debe coordinar con
Compaas de Seguros, en la gestin de las plizas que fueran
necesarias para la Empresa. Otras coordinaciones las realiza con
Proveedores y Clientes de la Empresa, en temas contractuales.

Asistente de Administracin y Finanzas


2.1

Objetivo
Su principal objetivo es la previsin, gestin, control y evaluacin
del flujo de entrada y salida de fondos. Adicionalmente a sus
labores de Tesorera, tambin tiene a su cargo funciones
administrativas. Elabora el proyecto del Presupuesto de INMISA
en coordinacin y bajo la supervisin de la Subgerencia de
Administracin y Finanzas.

2.2

Funciones Generales y Especficas


a)

b)
c)
d)
e)

f)
g)

h)
i)

j)

k)

Elaborar el proyecto del presupuesto anual de la Empresa


para aprobacin de la Alta Direccin, presentacin a
organismos reguladores
Informar a la Subgerencia sobre control de ejecucin
presupuestal mensual: anlisis desviaciones, ajustes.
Elaborar el Flujo de Caja mensual y lo presenta para
aprobacin a la Subgerencia.
Controlar y reportar la ejecucin del Flujo de Caja, al
Subgerente.
Emitir y reportar a la Subgerencia y a los organismos
competentes la posicin de saldos bancarios en forma
adecuada y oportuna.
Coordinar actividades a ejecutar o plasmar a travs de
informes con organismos pblicos
Apoyar a la Subgerencia de Administracin y Finanzas
respecto al clculo de impuestos en coordinacin con el
Contador de la Empresa.
Controlar y coordinar la emisin del reporte de ingresos
originado en la Subgerencia de Operaciones.
Coordinar con la Subgerencia de Operaciones y reportar a la
Subgerencia de Administracin y Finanzas, respecto a
cobranzas morosas.
Elaborar y registrar en el sistema contable la planilla de
sueldos de INMISA y la somete a la aprobacin de la
Subgerencia de Administracin y Finanzas, efectuando los
pagos respectivos al personal.
Coordinar con las entidades financieras todo lo relacionado
con el movimiento de su Subgerencia.

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l)
m)

n)

o)
p)
q)

2.3

Verificar saldos de Caja-bancos, Clientes, etc. Cruza


informacin y registro con entidades financieras.
Controlar las entregas a rendir cuenta, reportando la
situacin de las mismas a la Subgerencia de Administracin
y Finanzas.
Preparar los Informes a Contadura Pblica de la Nacin,
FONAFE, MEF y para otros Organismos reguladores,
respecto a resultados de su Subgerencia, previamente
supervisados por la Subgerencia de Administracin y
Finanzas.
Coordinar con la Empresa que brinda servicios de
mantenimiento de los equipos de cmputo.
Comunicar al Subgerente la situacin del Sistema
Informtico de la Empresa.
Efectuar las dems tareas que le asigne la Subgerencia de
Administracin y Finanzas.

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional


Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor
cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el
Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y
tributario a la Empresa, as como con el Asesor de Informtica.

Asistente Tcnico
2.1

Objetivo
Su principal objetivo es la el control de la salida de fondos.
Adicionalmente debe apoyar al Contador en las labores de cierre
contable. Debe llevar el control de las anotaciones en cuenta de
los accionistas y el pago de sus dividendos.

2.2

Funciones Generales y Especficas


a)

b)

c)
d)

Emitir cheques, solicitar aprobacin y firmas para la entrega


de cheques a terceros. Controlar y anular los cheques
vencidos en cartera.
Recepcionar recaudaciones, disponer los depsitos y los
documentos sustentatorios, ingresndolos al Sistema
Contable computarizado para la emisin del Registro de
Ventas, reportndolos a Contabilidad.
Efectuar anlisis de las cuentas que se requieran para
informar al Directorio e instituciones pblicas y privadas.
Apoyar en la preparacin de informacin econmica
financiera a la CONASEV, BVL y CAVALI.

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e)
f)
g)
h)
i)
j)

2.3

Apoyar al Contador en las actividades de cierre de los


Estados Financieros de periodicidad mensual y anual.
Determinar la depreciacin de los activos fijos de la
Empresa.
Mantener actualizada la impresin de los libros de
contabilidad.
Llevar el control del pago de dividendos a los accionistas
minoritarios y al FONAFE.
Llevar el control de las acciones emitidas en anotaciones en
cuenta con CAVALI.
Otras que designe la Subgerencia de Administracin y
Finanzas.

Relacin de Responsabilidad y Coordinacin Funcional


Depende de la Subgerencia de Administracin y Finanzas.
Coordina con los otros rganos de la Empresa, para el mejor
cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el
Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y
tributario a la Empresa.

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