PERANCANGANTEKNIK INDUSTRI

A. Modul Perancangan Organisasi

Definisi / Pengertian Manajemen dan Organisasi

Definisi manajemen menurut Oei Liang Lee, adalah suatu ilmu dan seni merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga
manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuanya yang telah ditetapkan.
Definisi manajemen menurut James A.F, adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi
serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya
Maka, Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan
memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin.

Tujuan
Perusahaan adalah lembaga yang diorganisir dan dijalankan untuk menyediakan
barang dan jasa bagi masyarakat dengan motif profit.
Sebagai lembaga, perusahaan merupakan suatu wadah yang terorganisir didirikan dan
diterima dalam tata kehidupan masyarakat. Karena itu perusahaan merupakan
lembaga sosial yang tidak ubahnya seperti lembaga-lembaga lainnya dalam upaya
mencari tujuan.
Organisasi sangat penting untuk semua bidang, karena dari organisasi dapat diketahui
apa yang akan dilakukan oleh masineg-masing bagian, baik sendiri atau bersama
bagian lain untuk mencapai tujuan. Dalam menangani masalah rumah tangga
perusahaan, organisasi merupakan wadah dan sarana untuk merealisir segala aktivitas
yang terkait. Untuk melaksanakan aktivitas dalam organisasi tersebut, diperlukan suatu
area yang relevan dan memadai, baik area untuk aktivitas secara langsung (dalam arti
area untuk perkantoran), maupun area untuk pendukung aktivitas (dalam arti area
untuk fasilitas pelayanan).
Berawal dari uraian diatas, maka jelas sekali tujuan dari pembuatan struktur organisasi
ini adalah untuk memberikan dasar dari rencana manajemen perusahaan yang akan
didirikan berkenaan dengan orientasi dari masalah yang ada.Dalam hal ini
dikemukakan pula jumlah personil dalam organisasi, serta fungsi dan tanggung jawab
masing-masing, yang follow up-nya terhadap total luas area yang digunakan oleh
semua personil organisasi dalam melakukan aktivitasnya.

Kriteria Umum Pemilihan Alternatif Bentuk Badan Hukum dan Struktur Organisasi
Pemilihan badan hukum dan struktur organisasi dalam perusahaan merupakan suatu
hal yang diputuskan melalui rapat umum dari investor dan anggota organisasi.
Pada umumnya alternatif yang diputuskan mempunyai relevansi dengan manajemen
perusahaan, jangkauan perusahaan dan orientasi produk. Karena alternatif yang dipilih
mutlak berpengaruh terhadap legitimasi perusahaan beserta produknya serta
pengorganisasian perusahaan, maka dalam pemilihannya perlu mempertimbangkan
berbagai aspek yang mendukung.
Pada perusahaan yang mempunyai orientasi produksi dan menajemen yang relatif
sederhana, masih cukup mampu untuk dikendalikan oleh satu orang sebagai sentral
pemantauan. Tetapi setelah melakukan ekspansi jelas sekali harus dilakukan
pemecahan tanggung jawab ke dalam bagian-bagian dalam kaitannya dengan
pengendalian perusahaan. Hal ini berarti bahwa alternatif terpilih mempunyai
fleksibilitas yang cukup.

Bentuk Badan Hukum

Badan hukum suatu usaha merupakan suatu bentuk untuk mendapatkan
kelancaran proses produksi seperti yang dikehendaki semula dalam kaitannya
dengan status yang formal.
Di bawah ini akan diuraikan beberapa bentuk badan hukum secara global.
a. Usaha perorangan
Usaha perorangan ini dimiliki oleh seorang atau perorangan yang bertanggung
jawab penuh terhadap segala kekayaan dan hutang-hutang perusahaan.
Dengan demikian tidak ada pemisah antara kekayaan perusahaan dan
kekayaan pribadi.
Orientasi produk umumnya sangat kecil dan sederhana, dengan jangkauan
yang relatif sempit, pola manajemen yang sangat sederhana.
b. Firma
Adalah suatu badan usaha yang dimiliki oleh dua orang atau lebih, mereka
bertanggung jawab secara bersama-sama dan tak terbatas terhadap hutanghutangnya.
Pendirian firma dilakukan dihadapan notaris dalam kaitannya dengan
tanggung jawab juridis yang menyatakan bahwa setiap firma berhak bertindak
atas nama firma, dengan resiko ditanggung bersama secara tak terbatas.
Perbandingan keuntungan berdasarkan atas besar modal yang ditanam.
Anggota biasa pada firma mendapatkan keuntungan sama dengan prosentasi
keuntungan dari investor dengan investasi terkecil.

c. Perseroan Terbatas
Yaitu suatu perseroan yang memperoleh modalnya dengan jalan
mengeluarkan surat saham. Tiap orang memiliki satu atau lebih saham,
tanggung jawabnya hanya terbatas sampai modal yang dikeluarkan untuk
saham-sahamnya.
Pendirian PT dilakukan dihadapan notaris, yang selanjutnya diteruskan
kepada Menteri Kehakiman melalui Pengadilan setempat, yang kemudian
diumumkan melalui/dalam lembaran berita negara.

Struktur Organisasi
Suatu usaha untuk menjamin fleksibilitas dalam usaha pengembangan organisasi,
maka bentuk organisasi dirancang sesederhana mungkin. Agar proses tersebut
berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur
organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak
melukiskan hunbungan infromal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial.
Singkatnya, struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut.
1. Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll.)
2. Pembagian menjadi kelompok atau sub sistem.
3. Adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan.
4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, meliputi jalur vertikal
dan horizontal.

Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area, dan matriks.
a. Organisasi Fungsional
Disebut demikian karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi
unit-unit berdasarkan fungsinya. Mereka yang mengerjakan pekerjaan sejenis
dikelompokkan ke dalam satu unit yang dinamakan bidang atau departemen.
Dengan maksud yang sama, bidang dipecah lagi menjadi sub unit yang lebih
kecil.
Ciri utama organisasi fungsional adalah memeliki struktur piramidal, dengan
konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut.
1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki
satu atasan.
2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal.

4. Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan

(policy), dan petunjuk pelaksanaan.
5. Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapatrapat atau membentuk panitia perwakilan.
Struktur organisasi fungsional banyak dijumpai dan berhasil baik di
perusahaan atau lembaga yang melaksanakan kegiatan operasional rutin dan
relatif stabil (tidak sering menghadapi perubahan). Mengelompokkan dan
mengelola kegiatan yang serupa kedalam satu bidang seperti di atas akan
memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut.
1. Memudahkan pengawasan dan kepenyeliaan karena personil melapor
hanya kepada satu atasan.
2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta
kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.
3. Konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran bidang yang
bersangkutan.
4. Penggunaan sumber daya yang semakin efisien sebagai akibat pekerjaan
yang sejenis dan berulang-ulang.
5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal, dan mutu
produk.
Bila perusahaan tumbuh, misalnya -karena jumlah maupun jenis produksi
meningkat atau karena pengembangan ke daerah-daerah lain, atau karena
menghadapi kegiatan baru yang sifatnya dinamis, dan non rutin- maka mulai
terasa keterbatasan struktur fungsional tersebut. Keterbatasan itu misalnya
adalah.
1. Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran (output) masing-masing
bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara
menyeluruh.
2. Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan.
Ini menunjukan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.
3. Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin
dan melibatkan banyak pihak di luar organisasi.
4. Kurangnya jalur komunikasi horisontal.

Gambar 1 Organisasi Fungsional

b. Organisasi Produk dan Area

Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan
usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi
produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan
keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan
struktur fungsional.
Sebagai contoh adalah suatu perusahaan penghasil mesin-mesin. Divisi X
menghasilkan mesin-mesin ringan yang berhubungan dengan keperluan
rumah tangga, sedangkan divisi Y memproduksi mesin berat. Sebagai salah
satu jalan keluar dibentuk divisi yang bersifat setengah mandiri, seperti diberi
kekuasaan untuk merancang, memproduksi, dan memasarkan sendiri produk
dari divisi tersebut. Di dalam divisi ini kemudian dibentuk subdivisi yang
pembagian kerjanya didasarkan pada fungsi.
Berbeda dengan struktur fungsional maka struktur produk ini bersifat otonomi,
artinya bertanggung jawab atas laba-rugi divisi yang bersangkutan. Kepala
divisi tetap melapor ke kantor pusat/pucuk pimpinan perusahaan untuk
mendapatkan keputusan-keputusan yang menyangkut perusahaan secara
menyeluruh.

Lapisan 1

Lapisan 2

Gambar 2 Struktur Organisasi berorientasi ke produk/area

c. Organisasi Matriks
Menurut J.A.F. Stoner (1982) organisasi matriks pertama kali dipraktekan
pada industri dirgantara Amerika Serikat, sewaktu industri tersebut menerima
pesanan pesawat terbang dalam jumlah yang besar dari pemerintahnya. Agar
dapat memantau kemajuan dan prestasi proyek-proyek yang dibentuk dalam
rangka memenuhi pesanan tersebut, Pemerintah Amerika Serikat
menginginkan adanya wakil tunggal pada proyek-proyek bersangkutan yang
bertanggung jawab atas kemajuan dan prestasi penyelenggaraan proyek.
Untuk itu dibentuk manajer proyek atau pimpro yang berbagi otoritas dan
tanggung jawab dengan manajer fungsional yang telah ada. Pengaturan
sementara ini kemudian berkembang menjadi struktur formal yang dikenal
sebagai organisasi matriks.

Aspek-Aspek dalam Manajemen dan Organisasi

Setiap pemilik modal menginginkan investasinya pada usaha-usaha yang diperkirakan
memberikan keuntungan yang layak baginya. Untuk menjajaki apakah pada proyek
dapat dipertanggung jawabkan baik secara teknis maupun ekonomisnya dibutuhkan
suatu penelitian yang mencakup beberapa aspek sebagai berikut.

Aspek Pemasaran
Pasar adalah tempat dimana transaksi jual beli barang maupun jasa terjadi antara
produsen dan konsumen. Oleh karena itu maka pasar merupakan aspek yang
cukup berpengaruh terhadap kelangsungan hidup suatu perusahaan. Dalam
evaluasi aspek pasar, pemasaran yang diteliti antara lain: kedudukan produk yang
direncanakan pada saat ini, komposisi dan perkembangan permintaan produksi
dari masa yang lampau sampai sekarang, proyeksi permintaan dimasa
mendatang, sistem distribusi, rencana jumlah market share penjualan, dan
peranan pemerintah dalam menunjang perkembangan pemasaran hasil produksi.

Aspek Teknis/Produksi
Bilamana hasil evaluasi pasar dan pemasaran menunjukan gambaran masa
depan yang cukup cerah bagi proyek yang direncanakan, maka penelitian dapat
diteruskan dengan aspek teknis/produksi. Evaluasi aspek teknis meliputi
penentuan kapasitas produksi, jenis teknologi serta penggunaan mesin dan
peralatan.
Disamping itu perlu juga diteliti mengenai lokasi proyek dan letak pabrik yang
paling menguntungkan dilihat dari berbagai macam segi. Dari sini dapat disusun
perkiraan jumlah biaya pengadaan yang diperlukan untuk mendirikan pabrik,
seperti biaya pembelian tanah, peralatan/mesin, konstruksi maupun instalasi.

Aspek Finansial
Aspek Finansial memperlihatkan aliran keluar masuknya uang perusahaan, jadi
dapat dipakai sebagai ukuran keberhasilan perusahaan tersebut. Disini juga akan
terlihat sejauh mana usaha perusahaan didalam mengembalikan modal kerja yang
telah dikeluarkan.
Informasi dari aspek finansial ini dapat dimanfaatkan antara lain untuk,
a. Kebutuhan modal kerja tambahan dan sumber dana tambahan
b. Pola pengembalian pinjaman
c. Depresiasi
d. Menentukan ongkos produksi harga pokok dan harga jual
e. Perkiraan rugi laba
f. Ratio-ratio keuangan perusahaan
g. Proyeksi peredaran uang
h. Perhitungan Internal Rate of Return

Aspek Sosial Ekonomi

Setiap perusahaan tidak terlepas dari dampak-dampak yang terjadi terhadap
lingkungan sekitarnya, baik itu dampak positif maupun dampak negatif. Untuk
mendapatkan gambaran yang jelas mengenai hal ini, antara lain dengan
mewawancarai masyarakat di sekitar perusahaan, pekerja dan pimpinan
perusahaan yang dijadikan sampel penelitian. Berdasarkan respon dari sampel
tersebut, maka dapat disimpulkan sejauh mana dampak yang terjadi terhadap
lingkungan sosial ekonomi setempat.

Aspek Kelayakan
Penelitian aspek-aspek tersebut diatas biasanya disebut dengan studi kelayakan.
Mengenai studi kelayakan ini dapat dikemukakan beberapa hal,
a. Studi kelayakan intinya berisi uraian penilaian dan penjelasan dari suatu
gagasan usaha, atau tujuan yang berupa investasi baru, maupun
pengembangan usaha. Studi memuat keterangan dan data kuantitatif
mengenai usul proyek apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan menurut
perbandingan biaya dengan hasil yang diperoleh untuk cara kerja dan jangka
waktu tertentu.
b. Studi kelayakan mencakup perkiraan dan perhitungan mengenai aspek teknis
dan ekonomis dan hal-hal lain mengenai proyek yang diusulkan.
c. Studi kelayakan merupakan bahan pertimbangan bagi bank untuk menganalisis
permohonan kredit apakah sesuai dengan kebijakan bank, syarat-syarat teknis
bank dan kemanan mengenai pembayaran kembali kerdit tepat pada
waktunya.
d. Studi kelayakan dilakukan jika ada gagasan baru tentang menanamkan modal
dalam proyek baru yang bersifat prasarana atau menghasilkan pendapatan,
menanamkan modal dalam usaha baru yang ditujukan untuk memperoleh
hubungan, mengubah dan memperbaiki sistem kerja dalam suatu kegiatan
tertentu dalam usaha yang sedang berjalan agar dapat dicapai tingkat efisiensi
yang tinggi.
e. Sebagai kesimpulan suatu usaha penelitian untuk mendirikan proyek baru
atau mengembangkan suatu usaha yang sudah ada dengan tujuan membantu
pemilik modal guna menghindari resiko-resiko ketidakpastian ditinjau dari segi
teknis maupun ekonomis.

Luas Lantai Perkantoran

Dalam perhitungan luas lantai, terlebih dahulu harus diketahui bagian-bagian dari
perkantoran dan pelayanan pabrik yaitu,
a. Bagian Umum, merupakan fungsi yang melayani seluruh pabrik, misalnya Tool Room
(tempat penyimpanan peralatan), Tool Crib (tempat meyimpan atau memperbaiki
peralatan yang rusak), ruang rapat, ruang tunggu.
b. Bagian Produksi, merupakan bagian yang melayani organisasi produksi. Misalnya Teknik
Industri (standar kerja, metoda, material handling, proses), production control
(perencanaan, penjadwalan), quality control (receiving, in process, finished good), plan
engineering.
c. Bagian Personil, merupakan fungsi yang melayani atau menangani kebutuhan orang.
Misalnya fasilitas kesehatan, kantin, WC/ kamar mandi, daerah rekreasi atau taman,
lapangan parkir, telepon umum, dll.
d. Bangunan Fisik, merupakan bagian yang berhubungan dengan kebutuhan fasilitas fisik
bangunan, peralatan, utilitas, dsb. Misalnya fasilitas pemasaran, pembangkit tenaga,
garasi, pemadam kebakaran, bengkel perawatan, dll.

Yang harus diperhatikan dalam menyusun perkantoran

1.

Departemen yang berhubungan ditempatkan berdasarkan satu sama lain.

a. Lebar lorong minimal 0,9 meter.

b. Jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan merupakan dasar departementasi.

c. Tiap pekerja membutuhkan kurang lebih 4,5 s/d 25 m2.
d. Cahaya yang datang dari kiri dan/atau dari belakang lebih baik.
e. Bila pekerja harus duduk saling membelakangi, maka harus dipisahkan minimal
melebar 1 meter diantara kursi.

2. Persyaratan Umum Perkantoran

a. Satu kantor yang luas merupakan unit kerja yang lebih efisien daripada sejumlah
ruangan-ruangan kecil dengan luas yang sama, karena:
-

Memudahkan pengawasan

Komunikasi bisa lebih lancar

Cahaya dan ventilasi dapat lebih baik

b. Lebar lorong untuk sirkulasi utama 1,5 s/d 2,5 m. jika tidak seberapa penting cukup 1
s/d 1,5 m.
c. Jarak meja dengan kursi minimal 45 cm.
d. Jarak antara meja dengan meja atau dengan tembok berkisar antara 60 s/d 90 cm.
e. Untuk menghindari kebisingan, maka peralatan seperti mesin tik dan mesin stensil
sebaiknya diletakkan terpisah.

3. Ketentuan dalam pemilihan fasilitas pelayanan

Dalam memilih fasilitas pelayanan harus disesuaikan dengan kondisi manajemen
perusahaan yang direncanakan. Dalam arti bahwa untuk perusahaan besar jelas
memiliki jenis dan ukuran fasilitas pelayanan yang berbeda dengan perusahaan kecil.
Sebagai gambaran berikut disajikan jenis fasilitas pelayanan berikut luasnya.
a. ....................................................................................... Ruang
gedung serbaguna ............................................................. 8 x 10 m

rapat

b. ....................................................................................... Ruang tamu 5 x 6

m
c. ....................................................................................... Mushola
15 m

10

d. ....................................................................................... Kantin
10 m

10

e. ....................................................................................... Balai pengobatan

............................................................................................... 6 x 5 m
f. ........................................................................................ Lapangan
umum perusahaan ............................................................ 20 x 20 m

parkir

g. ....................................................................................... Lapangan
pabrik ................................................................................. 20 x 20 m

parkir

h. ....................................................................................... Pos
............................................................................................... 3 x 3 m

keamanan

4.............................................................................................. Ketentuan
khusus dalam luas lantai kantor
Kondisi ideal untuk perbandingan tenaga kerja tak langsung dengan tenaga kerja
langsung berkisar antara 1 : 6 sampai 1 : 10.
Untuk ukuran luas lantai, pada level organisasi pertama 5 x 5 m, level organisasi kedua 4
x 4 m, level organisasi ketiga 3 x 3 m, level organisasi keempat dibuat dalam satu
ruangan dengan luas perorang 2 x 2 m.

Referensi

Pedoman Praktikum Sistem Produksi II, Fakultas Teknik Universitas Pasundan,

Bandung, 1994.

Soeharto Iman, Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Erlangga,

Jakarta, 1995.

Laboratorium Sistem Produksi, Perancangan Organisasi, ITB, 2003.

Tugas Minggu 1 : Struktur Organisasi dan Badan Hukum

-

Tentukan Badan Hukum

Buat Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerjanya

Tentukan Jumlah Personil

a. Pimpinan
b. Karyawan
c. Buruh
d. Dll.

Buat Luas Lantai Perkantoran dan Fasilitas / Service

Kumpulkan.