FUNCIONES DE LOS ALMACENES Y HACER UN CASO PRCTICO DEL

TEMA EN GENERA
ALMACENAMIENTO

Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada on la ubicacin fsica temporal de los

bienes materiales adquiridos por las entidades pblicas a travs de las modalidades de
adquisicin establecidas, en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con fines de
custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las dependencias
solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos.

FUNCIONES DEL ALMACENE

Almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el
departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de
organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos
fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y co
ntabilidad

Los almacenes tienen funciones que son muy importantes para el control de inventarios ya
que en ellos se lleva a cabo un registro fsico de todo el material que entra y sale, y de los que
estn almacenados, utilizado correctamente puede ser una herramienta muy til para
el control de inventarios y contabilidad.
CASO PRCTICO
HOSPITAL REGIONAL DE HUACHO
ANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE LOGSTICA
OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO

El objetivo del presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF), de la Unidad de Logstica

del Hospital Regional de Huacho tiene como finalidad constituirse el documento normativo
que oriente El desenvolvimiento de la Unidad, describiendo las funciones especificas a nivel de
cargo o puestos de trabajo, desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones

generales Establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), as como en base

a los Requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).
La Unidad de Logstica es el rgano encargado de velar por la gestin eficiente y atencin
Oportuna de Bienes y Servicios necesarios para el cumplimiento de los Objetivos Estratgicos y
s y Operativos del Hospital Regional de Huacho, Red de Salud Huara Ayn, adecundose a los
Techos presupuestales y normas legales vigentes. En tal sentido el presente Manual de
Organizacin y funciones tiene por objetivo normar la organizacin y funciones de la Unidad
de Logstica, as como las reas que la conforman, con la finalidad de brindar apoyo a la Oficina
de Administracin y por ende a la Direccin Ejecutiva, a fin de permitir la eficiente
operatividad, evaluacin, control de las actividades y resultados de la gestin en el sistema
administrativo de requisicin, abastecimiento y control patrimonial.
Es importante el presente Manual, porque sirve de sustento tcnico normativo que orienta y
regula la lneas de autoridad, responsabilidad y requisitos mnimos para ocupar las plazas del
personal profesional y tcnico que laboran en la Unidad de Logstica.
ALCANCE
El presente Manual Normativo, dentro de su alcance se circunscribe a todo el personal de la
Unidad de Logstica del Hospital Huacho, Red de Salud Huara Oyn, por lo que su
conocimiento y aplicacin es de carcter obligatorio.
CRITERIOS DEL DISEO
La Unidad de Logstica, depende directamente de la Oficina de Administracin del Hospital de
Huacho, se encarga de marcar una organizacin general de cmo mover los productos de
bienes y servicios por los canales de suministro y distribucin adecuados, establecer una
poltica donde se ubica la dimensin del servicio de almacenamiento y distribucin a los
usuarios internos del Hospital, a fin de crear una cultura organizacional acorde a los tiempos
modernos de la
Administracin Pblica. La Oficina de Logstica, desarrolla sus actividades con un criterio
enmarcado en una labor de apoyo Tcnico, a fin de dinamizar el suministro de recursos
materiales y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad requerida por los usuarios
internos, para el cumplimiento de los objetivos estratgicos y funcionales del Hospital Regional
de Huacho; en este sentido se ha aplicado los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto a la
distribucin adecuada de las funciones del personal que conforma la Oficina, asegurando el
cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el mximo de los recursos
disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluacin de los resultados.
En la elaboracin del presente documento tcnico normativo se ha tratado de describir las
funciones y las tareas que le compete a cada servidor que conforma la Unidad de Logstica,
definiendo y limitando de modo que exista independencia y separacin entre funciones
incompatibles, que entre otros son las de autorizacin, ejecucin y registro.

Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que
a continuacin se indican:
Eficacia y Eficiencia
La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y
resultados planificados, por lo cual las funciones se distribuyen en la Unidad de Logstica
adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al
mximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluacin de los
resultados.

En la Unidad de Logstica nos esforzamos en la eficiencia para producir el mximo resultado

con el mnimo de recursos, energa y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilizacin de
los recursos, por tanto, evitamos la duplicidad o superposicin de funciones y atribuciones
entre funcionarios y servidores.
Racionalidad
Se ha rediseado los Servicios de la Unidad de Logstica, por tanto las funciones deben
corresponder a un diseo de calidad a fin de trabajar con la mayor efectividad y al menor costo
posible.
Unidad de Mando
Todo lo establecido en el presente manual depende jerrquicamente de un solo superior.
Autoridad y responsabilidad
En la Unidad de Logstica la definicin de las lneas de autoridad, as como los niveles de
mando y responsabilidad funcional, estn definidas adecuadamente de manera gerencial, a fin
de que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles
inferiores y se puedan adoptar decisiones segn las responsabilidades asignadas. Se ha
establecido las responsabilidades claramente, a fin de que no exista el riesgo que pueda ser
evadida o excedida por algn funcionario o servidor. La delegacin de funciones es
controlada, de manera tal que se establece su cumplimiento Funcional y tareas asignadas. De
igual modo, todo empleado est obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas
y los resultados obtenidos, en funcin a lo que espera lograr.
Segregacin de Funciones
Las funciones y tareas de los servidores estn bien definidas en el presente Manual de
Organizacin y Funciones, asimismo, estn limitadas de modo que exista independencia y
separacin entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorizacin, ejecucin,
registro, custodia de bienes, y control de las operaciones. Dichas actividades se distribuyen, a
varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transaccin se
concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de
funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros,
actos irregulares o ilcitos; de esta manera se trata en lo posible cubrir todas las debilidades.
Sistematizacin
En la Unidad de Logstica se ha definido coordinadamente las funciones y tareas, las mismas
que forman parte de un sistema, procesos, sub- proceso actividades establecidas en la
normatividad de la Ley de Contrataciones del Estado y normas conexas vigentes.
Trabajo en Equipo
Se ha conformado equipos de trabajo, con la finalidad de simplificar y flexibilizar la
organizacin, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la
ubicacin en esos niveles, a personal profesional; as como facilitar la coordinacin horizontal
(Gerencia) y las comunicaciones directas y por correo electrnico, reduciendo el papeleo y la
formalidad burocrtica.
Mejoramiento Continuo
Se toma en cuenta los procesos de cambio, como son: Reorganizacin, Reestructuracin,
Reordenamiento y Desactivacin. Considerando que ello va a permitir el cambio e innovacin
en la organizacin para lograr mejoras significativas en la atencin de las necesidades de los
usuarios externos e internos, a fin de contribuir al cumplimiento de los lineamientos de poltica
del Gobierno

Regional de Lima, en materia de Salud y los del Hospital propiamente.

UNIDAD DE LOGISTICA

Supervisor de Programa
Sectorial I
AREA DE ALMACEN

Asistente Administrativo I
Tecnico Administrativo III
Tcnico Administrativo III, Tcnico
Administrativo II (2), Tcnico Admi. I,
Tcnico Adm.I, Tecnico Adm. I,
Tcnico en Impresiones I,
Tcnico Administrativo I
Aux. Administ. I

AREA DE ADQUISICIONES

Asistente Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Auxiliar Administrativo I

AREA DE CONTROL PATRIMONIAL

Especialista Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Tcnico Administrativo I
Tecnico Administratvo I