(Artigo publicado na Revista InformationWeek Brasil, nº 219, 2009)
Gustavo Santos
BR DISTRIBUIDORA AUTOMATIZA ABASTECIMENTO DE AVIÕES COM TECNOLOGIA
MÓVEL. PROCESSO REDUZ INADIMPLÊNCIA E AUMENTA CAPACIDADE DE
ATENDIMENTO
O avião chega ao aeroporto precisando
abastecer. Um caminhão da BR Distribuidora se
aproxima da aeronave e o piloto informa o volume
de combustível necessário. O operador identifica
companhia (cliente) e em um dispositivo móvel
insere os dados do processo. Com o tanque cheio, o
motorista imprime um comprovante de entrega ao
responsável da companhia aérea. No final do
abastecimento (ou no fim do dia para dados
capturados ao longo da jornada de trabalho), o
operador da distribuidora descarrega as informações
do PDA (personal digital assistant) em um
computador de coleta. As informações vão para um
servidor central e, em seguida, para o sistema de
gestão empresarial (ERP), que processa o
faturamento em tempo real.
Mas nem sempre foi simples assim. Durante
muito tempo, o processo de venda de combustível
de aviação era manual – da litragem à identificação
das aeronaves. Os comprovantes eram digitados um
a um no computador e enviados, via disquete, para a
agência da operação. Naquele contexto, consolidar
informações e fazer o faturamento demorava até 15
dias. Ruim? Nem tanto. Sergio Alves, consultor de
projetos da BR Distribuidora, recorda que este era o
procedimento adotado apenas nos quatro maiores
aeroportos do Brasil. “Nos outros 90, os
comprovantes eram mandados via malote e
processados em 17 gerências da BR”, relembra o
profissional. O processo, com sorte, levava 20 dias
e o modelo, entre outros percalços, acarretava
elevado índice de inadimplência.
A mudança no sistema começou por volta do
ano de 2001, quando a distribuidora começou um
primeiro movimento para automatizar o processo de
venda de combustíveis suportado por uma solução
de mobilidade. A iniciativa pensada na ocasião não
foi levada adiante por falta de aderência.
“Utilizávamos uma tecnologia de smart card com
arquivos binários. Naquela época, também não
tínhamos equipamentos robustos para a aplicação
desejada”, recorda Alves. Mesmo não evoluindo, a
incursão não foi descartada totalmente e serviu
como embrião para uma nova tentativa três anos
mais tarde.
Assim, em 2004, a empresa retomou a ideia de
substituir a caneta e o papel por um sistema mais
automático e eficiente. Mas, desta vez, o projeto foi
desenhado de uma outra forma, englobando desde a
Prof M.Sc.
captura de dados até o servidor central. Para o
consultor, este novo foco permitiu encontrar a chave
de sucesso. A distribuidora partiu para uma solução
dentro da plataforma Windows Mobile num PDA de
características industriais. Com isto, o operador de
caminhão para abastecimento consegue validar a
transação por meio deste dispositivo móvel, que
transmite as informações para o servidor de banco
de dados Microsoft SQL-Server, responsável por
unificar as informações e enviá-las para a solução
de faturamento.
Em seguida é realizado o abastecimento da
aeronave e emitido – ainda na pista – o
comprovante da operação que tem valor fiscal.
Após um ano de elaboração, a iniciativa entrou em
fase de piloto durante três meses no aeroporto de
Brasília (DF). Passada esta fase, entre novembro de
2005 e novembro de 2006, a BR Distribuidora
estendeu a solução a outros 93 aeroportos
brasileiros. Pelas contas do consultor, a iniciativa
consumiu investimentos de cerca de R$ 7 milhões e,
além dos softwares da Microsoft, contemplou 328
coletores da Intermec e 56 computadores –
chamados subconcentradores.
Os caminhões de abastecimento receberam,
ainda, uma mesa metálica com a impressora do
comprovante de entrega, um berço para o PDA, um
painel de alimentação de energia elétrica e o
registrador. O computador central tem conexões
seriais com a sede da estatal, no Rio de Janeiro,
onde as informações são consolidadas para então,
ficarem disponíveis via internet para consulta das
companhias aéreas. “Com o sistema, tudo ficou
muito mais padrão, pois a tecnologia ajuda na
operação”, avalia Alves, ao detalhar o processo
linear que abre esse texto.
A solução garantiu precisão no controle de
estoque de combustível, que reflete melhor controle
financeiro uma vez que o operador sabe os clientes
inadimplentes antes do início do abastecimento.
Outro benefício foi uma redução de 30% a 40%
(atualmente, 30 minutos em média para o
abastecimento) no tempo gasto em relação ao
processo anterior. Com isso, a companhia consegue
ampliar a quantidade de aeronaves atendidas.
Segundo a BR Distribuidora, o retorno sobre
investimento ocorreu em 12 meses.