Unidad Curricular: Gerencia de Proyectos y Programas

Tercera Actividad no Presencial

Informe de Proyecto
Simplificacin de Trmites Administrativos en el Sector Ambiente. (I Etapa)
(Metodologa PMBOK)

Proceso de Planificacin

Ttulo del Proyecto:

Simplificacin de Trmites Administrativos en el Sector Ambiente. (I Etapa)

1. Plan para la Direccin del Proyecto

Con la finalidad de dirigir la ejecucin, el monitoreo, control y cierre del proyecto,
se ejecutar el siguiente Plan para la Direccin del Proyecto de Simplificacin de
Trmites Administrativos en el Sector Ambiente. (I Etapa)
La planificacin del proyecto de simplificacin de trmites administrativos se
determina segn la metodologa PMBOK, basados en la misma se definieron 03
objetivos especficos, los cuales fueron diseados en mesas de trabajo entre el
Director(a) del Proyecto y el Responsable del Proyecto, quienes determinarn
una serie de actividades para el logro eficiente de los mismos. Adicionalmente, se
definen los requisitos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos y se
determina el alcance que tendr este proyecto ante los interesados, se establece
la divisin del trabajo, la disposicin de los recursos necesarios para su ejecucin,
el presupuesto asignado y la determinacin de los roles y responsabilidades del
equipo de trabajo que conformar el proyecto.
2. Requisitos

Para el desarrollo del proyecto es indispensable la consignacin de los siguientes

requisitos:
Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos
Inventario Sectorial de Trmites Administrativos del sector ambiente
solicitado por el Ministerio del Poder Popular para la Planificacin
Informe estadstico de los trmites solicitado por el Ministerio del
Poder Popular para la Planificacin
Cuestionario de Preguntas para las entrevistas
Modelo de Resolucin
3. Alcance
Dada la necesidad de disminuir el gran volumen de trmites ambientales con
solicitudes excesivas de informacin, que incrementan el costo operacional de la
administracin pblica y propician la corrupcin y burocratizacin, se dise un
proyecto de simplificacin de trmites administrativos que logre contrarrestar esta
problemtica.

El proyecto de Simplificacin de Trmites Administrativos en el Sector Ambiente,

se centra en buscar mejorar, suprimir o transferir los trmites administrativos que
estn bajo la competencia del Ministerio y sus entes adscritos. Asimismo, se
definen los parmetros para la ejecucin del mismo los cuales estn contemplados
en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificacin de Trmites
Administrativos N 6.265 de fecha 31-07-2008.

4. EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

Para la planificacin y ejecucin del proyecto se define la siguiente estructura para
la divisin del trabajo.

 Director(a) del Proyecto: Quien tendr la responsabilidad de dirigir la

ejecucin del proyecto y de tomar las decisiones que sean necesarias para
su cierre.
Responsable del Proyecto: Es el responsable de realizar el seguimiento a
la ejecucin exitosa del proyecto, deber rendir cuentas al Director(a) del
Proyecto de todos los avances o vicisitudes que presente el mismo.
Asesor Legal: Es el responsable de verificar el curso legal del proyecto, a
fin de cumplir con los parmetros establecidos en la ley que rige la materia.
Administrador(a): Es el responsable de dirigir y controlar lo concerniente al
financiamiento y administracin de los recursos destinados al proyecto.
Analistas: Son los responsables operativos de la ejecucin del proyecto,
debern realizar el anlisis respectivo para presentar las propuestas en
relacin al proyecto.
5. Definicin de Actividades
Realizar un diagnstico Integral de la situacin actual de los trmites bajo la
responsabilidad del Ministerio.
Analizar el Inventario de Trmites Administrativos del sector ambiente. Se
realizarn cuadros comparativos por cada trmite documentado en el
inventario y se proceder a validar la informacin existente, en caso de que
se hayan generado nuevas actualizaciones y no estn contempladas en el
documento.
Analizar la informacin y documentacin del rea. (Base legal, entes
involucrados, interesados o solicitantes entre otros.). Para el anlisis de
la

informacin

se

investigara

las

normas

legales,

documentos

institucionales, antecedentes de otros proyectos similares, la relacin entre

otras dependencias y entes as como las relaciones con los usuarios, las
cuales se realizarn a travs de encuestas y entrevistas.
Realizar propuesta de Simplificacin de Trmite.

 Categorizar los trmites a simplificar a fin de identificar cules son factibles

de transferir, mejorar o eliminar. Se priorizarn los trmites segn el nmero
de demandas y los trmites ms burocrticos, esta informacin se obtendr
del anlisis previo. Se elaborar un informe diagnstico con los trmites
clasificados.
Redisear los trmites seleccionados. Posterior al informe diagnstico se
proceder a elaborar un plan de simplificacin para cada trmite, el mismo
deber estar enmarcado en la Ley de Simplificacin de Trmites
Administrativos, dicho plan deber establecer qu fase le corresponde al
trmite si se transferir a otra institucin con competencia, se mejorar el
procedimiento o ser suprimido. Este diagnstico deber ser justificado bajo
un anlisis eficiente.

Monitorear la implementacin del plan de simplificacin de trmites en el

sector ambiente.
Disear indicadores de gestin para cada trmite simplificado. Partiendo de
la prestacin del servicio antes de la ejecucin del plan se determinarn las
variables y el comportamiento de estas luego de implementado el plan de
simplificacin de los trmites, se deber medir la calidad en la prestacin
del servicio, los tiempos de respuestas y la cantidad de recaudos
solicitados.
Realizar encuestas a usuarios. Una vez implementado el plan de
simplificacin de los trmites de elaborar un cuestionario dirigido a los
usuarios que solicitan el mismo, con dicha encuesta se pretende conocer la
opinin de estos usuarios para obtener sugerencias u observaciones a fin
de medir la calidad de la ejecucin del proyecto.
6. Secuencia de Actividades
Las actividades se desarrollarn en el periodo comprendido desde el 15-01-2014
al 31-12-2014, segn lo establecido en los objetivos especficos, los cuales deben
concretarse de la siguiente manera:

Objetivo Especfico N 1: Realizar un diagnstico Integral de la situacin

actual de los trmites bajo la responsabilidad del Ministerio.
Fecha de inicio el 15-01-2014 y fecha de culminacin 04-04-2014, las actividades
se realizarn de manera continua sin tiempos de holgura.
Objetivo Especfico N 2: Realizar propuesta de Simplificacin de Trmite.
Fecha de inicio el 07-04-2014 y fecha de culminacin 19-09-2014, las actividades
se realizarn de manera continua sin tiempos de holgura.
Objetivo Especfico N 3: Monitorear la implementacin del plan de
simplificacin de trmites en el sector ambiente.
Fecha de inicio el 22-09-2014 y fecha de culminacin 31-12-2014, las actividades
se realizarn de manera continua sin tiempos de holgura.
7. Estimacin de Recursos de las Actividades
Para la realizacin del proyecto se estim la contratacin de personal profesional
es el rea de organizacin y sistemas o carreras afines, siendo el nmero de
contratados 04 personas, adicionalmente se contratar a 01 abogado que domine
la Ley de Simplificacin de Trmites Administrativos y tenga experiencia en planes
de simplificacin, asimismo se contratar a 01 administrador para el control de los
recursos financieros y humanos. Dicha estimacin se establece en la partida 401,
gastos de personal, por un monto de Bs 730.000,00. A continuacin las
actividades a desarrollar de cada cargo:
Director(a) del Proyecto
1. Presentar el proyecto ante la mxima autoridad del Ministerio del Poder
Popular para el Ambiente.
2. Estimar los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.}
3. Dirigir y controlar la ejecucin de los objetivos del proyecto.
4. Revisar los informes de avance del proyecto cada 3 meses.

Responsable del Proyecto

1. Dirigir la realizacin de entrevistas y encuestas
2. Recopilar informacin referente a los trmites administrativos del sector
ambiente.
3. Realizar el seguimiento y control de las actividades establecidas para la
ejecucin del proyecto.

4. Elaborar informes de avances y presentarlos a la consideracin del

Director(a) del proyecto.
Asesor Legal
1. Revisar y analizar los instrumentos normativos que rigen la simplificacin de
trmites administrativos.
2. Realizar mesas de trabajo con los integrantes del proyecto para brindar
asesoras en materia jurdica, en lo relacionado a simplificacin de trmites.
3. Proponer el modelo de resolucin a presentar la simplificacin de trmites
administrativos en el sector ambiente.
Administrador(a)
1. Administrar el presupuesto destinado para la ejecucin del proyecto.
2. Llevar el control de las adquisiciones realizadas para el desarrollo del
proyecto.
3. Realizar el seguimiento al pago del personal contratado para la ejecucin
del proyecto.
4. Rendir cuentas al Director(a) del proyecto de todos los gastos efectuados
para la ejecucin del proyecto.
Analistas
1. Disear herramientas para el anlisis situacional de cada trmite
2. Realizar un informe diagnstico de la situacin actual de los trmites
administrativos.
3. Clasificar los trmites administrativos y seleccionar los que sean factibles
de transferir, mejorar o eliminar.
4. Disear el modelo de cuestionario para realizar las encuestas a los
usuarios.
5. Elaborar cuadros comparativos para el seguimiento de los trmites.
Para la adquisicin de equipos de computacin, papelera, material de oficina y
refrigerios se estima un costo de Bs 270.000,00.
8. Estimacin de Duracin de las Actividades
Se estima que el proyecto de simplificacin de trmites administrativos se ejecute
en un ao aproximadamente, estableciendo que las actividades se realizarn en la
jornada laboral de lunes a viernes de 8:00 am a 4:30 pm, cada actividad se realiza
en un periodo determinado segn el grado de complejidad.
Se estima la duracin de las actividades de la siguiente manera:

 Objetivo Especfico N 1: Realizar un diagnstico Integral de la situacin

actual de los trmites bajo la responsabilidad del Ministerio.
Para el cumplimiento de las actividades se estima un total de 174 Horas/ Hombre

Objetivo Especfico N 2: Realizar propuesta de Simplificacin de Trmite.

Para el cumplimiento de las actividades se estima un total de 360 Horas/ Hombre

Objetivo Especfico N 3: Monitorear la implementacin del plan de

simplificacin de trmites en el sector ambiente.
Para el cumplimiento de las actividades se estima un total de 219 Horas/ Hombre

9. Cronograma

Ver Anexo de Diagrama de Gantt

10. Estimacin de Costos

Para la estimacin de costos se consider el recurso humano que ser contratar,
y las horas trabajadas por cada uno de ellos, se obtiene la siguiente tabla:
Personal

Costo por Hora

Estimacin de
Horas de Trabajo
segn horario

Total Sueldo

Responsable del
Proyecto

200,00 Bs

753

150.600,00

Administrador(a)

160,00 Bs

753

120.480,00

Asesor Legal

150,00 Bs

753

112.950,00

Analista

100,00 Bs

753

75.300,00 * 4=

301200

Total Sueldos:

685.230,00

Se estiman costos por viticos de Bs 44.770,00

costos por adquisicin de equipos, material de oficina y papelera por un
monto de Bs 212.000,00
y por ltimo los refrigerios que se ofrecern en las mesas de trabajo a
realizar, el cual se estima un costo de Bs 58.000,00

11. Presupuesto
Para la ejecucin del proyecto de simplificacin de trmites administrativos en el
sector ambiente, se asign un total de Bs 1.000.000,00, los cuales sern
distribuidos para la cancelacin de los diferentes costos operacionales, descritos
en el segmento anterior.

12. Plan de Calidad

Con la finalidad de proporcionar un proyecto factible y con resultados ptimos, se
definen las siguientes polticas de calidad:
1. El proyecto de Simplificacin de Trmites Administrativos del Sector
Ambiente, debe estar enmarcado en la Ley de Simplificacin de Trmites
Administrativos. Es por ello, que se contratar a un Asesor Legal experto en
la materia a los fines de cumplir con las exigencias legales.
2. Se debe considerar el Inventario Sectorial de Trmites Administrativos del
ambiente, siempre y cuando cumpla con informacin actualizada. durante el
anlisis del inventario el personal asignado para la ejecucin del proyecto
verificar que la informacin contenida en el mismo se ajuste a la situacin
actual de cada trmite.
3. Es importante definir los indicadores de gestin de cada trmite
administrativo, a fin de que los mismos suministren informacin relevante

para la ejecucin del proyecto. Los analistas del proyecto aplicaran el uso
de herramientas y tcnicas que contribuyan con la definicin de los
indicadores en conjunto con el personal que procesa los trmites.

13. Plan de Recursos Humanos

Con el objeto de lograr el desarrollo exitoso del proyecto, se considera necesario
la contratacin de personal altamente capacitado y con experiencia en planes de
simplificacin. Inicialmente, la mxima autoridad de la organizacin donde se
ejecutar el proyecto, en este caso el Ministerio del Poder Popular para el
Ambiente, designar al Director(a) del Proyecto quien se encargar de dirigir y
supervisar la ejecucin de los objetivos establecidos, as como tambin tomar las
decisiones estratgicas para lograr la culminacin exitosa del proyecto.

Una vez aprobado el proyecto el Director(a) del Proyecto, deber designar a un

Responsable del Proyecto quien har el seguimiento permanente al desarrollo
del mismo, y supervisar al resto del personal designado para su ejecucin. Se
encargar a su vez de velar por la correcta adquisicin de los recursos destinados
al proyecto.
El Director(a) del Proyecto, deber designar al Administrador(a), quien deber
ser de alta confianza, ya que el mismo se encargar de administrar los recursos
del proyecto, gestionar lo relacionado a contratacin del personal, adquisicin de
equipos, material de oficina y papelera, as como procesar la cancelacin de los
sueldos del personal del proyecto.
Una vez establecido y asignado el presupuesto, se gestionar la contratacin de
04 Analistas, cuyo perfil deber ser profesionales en el rea de administracin,
organizacin y sistemas o carreras afines, que posean experiencia en planes de
simplificacin o gestin de proyectos a fin de lograr los objetivos establecidos con
eficiencia. A cada analista le ser asignada una serie de tareas segn su perfil,
habilidades y destrezas, Dentro de las cuales estn elaborar los informes de
avances, aplicacin de herramientas de anlisis para la toma de decisiones,
elaboracin de propuestas de simplificacin, entre otras.
Una vez establecido el equipo de trabajo se proceder a la contratacin de un
Asesor Legal, quien posea experiencia en la materia de simplificacin de trmites
y que domine el contenido de la ley, ya que se encargar de brindar

asesoramiento legal a todo el equipo y realizar propuestas enmarcadas en la Ley

de Simplificacin de Trmites Administrativos.
Dada esta determinacin de roles y responsabilidades se define la siguiente
estructura jerrquica:

14. Plan
de
Comunicaciones
Para

una
toma
de
decisiones eficiente
es necesario, el correcto cumpliento del plan de comunicaciones, el cual se
describe de la siguiente manera:
El Ministerio del Poder Popular para el Ambiente requiere de la implementacin de
un plan de simplificacin para los trmites administrativos que all se procesan, es
por esa razn que el desarrollo de este proyecto debe ser notificado a la mxima
autoridad de esta institucin, se le deber suministrar los avances pertinentes y los
riesgos presentados durante la ejecucin de los objetivos, dicho informe debe ser
presentado por el Director(a) del Proyecto, el cual deber estar conformado por
el Responsable del Proyecto, deber contener informacin relevante incluyendo
la ejecucin presupuestaria a la fecha. El informe se presentar a la mxima
autoridad cada trimestre.
As mismo, se deber remitir al Ministerio del Poder Popular para Planificacin, las
fases de ejecucin del plan, para dar cumplimiento con lo establecido en la ley.

El Responsable del Proyecto y el Administrador(a), deber remitir al

Director(a) del Proyecto todos los soportes de la ejecucin del proyecto tanto
fsica como presupuestaria al trmino de cada trimestre.

15. Plan de Gestin de Riesgos

Para la comprensin de las distintas fases en todo proceso, se planific una serie
de actividades donde el Director(a) del Proyecto, sometido al procesamiento del
equipo del proyecto, el listado de riesgos potenciales para su evaluacin
correspondiente, previa tormenta de ideas practicada a la lista, as como su
depuracin. seguidamente se realiz un anlisis cualitativo y cuantitativo de
riesgos que permiti conocer el impacto positivo o negativo de los mismos en
proceso de evaluacin.
Finalmente, se determinaron una serie de acciones a fin de anticipar los eventos y
desarrollar las estrategias correspondientes.
El Director(a) del Proyecto, ser el responsable de la toma de decisiones
temprana para la minimizacin de riesgos que puedan afectar la ejecucin del
proyecto.
16. Identificacin de Riesgos
La gestin de riesgos se centr en aquellas actividades o escenarios riesgosos
que tienen una probabilidad de ocurrencia y/o impacto en los objetivos del
proyecto, para los efectos el equipo del proyecto prctico la tormenta de ideas,
obteniendo como resultado la identificacin de los riesgos con mayor probabilidad
de ocurrencia, adicionalmente se categorizaron los riesgos del proyecto, se
presenta la siguiente codificacin de los riesgos identificados:
RG: Riesgo de Administracin de Proyectos
RE: Riesgo Externo
RO: Riesgo Organizacional
RT: Riesgo Tcnico
RA: Riesgo de Alcance
RL: Riesgo Legal
Se dise un formato para el Registro de riesgos con la finalidad de
documentarlos y jerarquizarlos.
17. Anlisis Cualitativo de Riesgos

Realizada la identificacin de riesgos y elaborado el Registro de Riesgos, se

evala el impacto del riesgo bajo el anlisis de la Matriz impacto - probabilidad.
Seguidamente se realiz una priorizacin de los riesgos segn su rango o
calificacin, no obstante se consideraron la coincidencia de fuentes y causas
comunes.
Resultado de Rangos de Probabilidades e Impacto
0.1

Muy improbable

0.3

Poco Probable

0.5

Probable

0.7

Altamente probable

0.9

Casi cierto

18. Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Realizado el anlisis cualitativo de riesgos, se procedi a ejecutar el anlisis
cuantitativo de los riesgos se determin que hay un porcentaje estimado de
probabilidades de que se generen los riesgos identificados en el segmento
anterior.
Resultado de Rangos de Probabilidades e Impacto
0.1

Muy improbable

0.3

Poco Probable

0.5

Probable

0.7

Altamente probable

0.9

Casi cierto

El equipo del proyecto deber priorizar los riesgos de manera adecuada, para
planificar las respuestas a tales riesgos.
19. Plan de Respuesta a los Riesgos

El plan de respuestas a los riesgos viene dado a efectos de aplicar las cuatro
respuestas disponibles evadir, transferir, mitigar o aceptacin con los planes de
contingencias correspondientes. Se definen las siguientes acciones como
estrategias de respuestas a los riesgos:

De existir un dficit presupuestario motivado al incremento constante de la

inflacin en el pas, se solicitar un crdito adicional para el financiamiento
del proyecto a fin de alcanzar su cierre en el tiempo previsto.
A fin de alcanzar el logro de los objetivos en el tiempo previsto se
elaborarn polticas para los interesados con el objeto de que se ajusten a
los tiempos de respuesta establecidos, debido a que es necesario que
suministren la informacin necesaria para su procesamiento.

20. Plan de Adquisiciones

El presente proyecto de simplificacin de trmites administrativos requerir de la
contratacin de 07 personas, cuyo contrato ser bajo el periodo de un ao
cancelando sus servicios por honorarios profesionales.
A fin de lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos del proyecto, se
realizar la adquisicin de 4 laptops y material de oficina y papelera, el
Administrador(a) tendr la responsabilidad de gestionar la compra de cada uno
de estos artculos y de realizar los pagos correspondientes a los proveedores.
Se llevar un registro de todas las adquisiciones efectuadas, con su respectiva
orden de compra, facturas fiscales y garantas de ser el caso.

Proceso de Ejecucin

1. Direccin y Gestin de la Ejecucin del Proyecto

La direccion y gestion de la ejecucin del proyecto en esta fase se desarrollar lo
establecido en el Plan de la Direccin del Proyecto, En primer lugar se
establecieron lineamientos para dar cumplimiento a los requisitos exigidos del
proyecto, se realizaron mesas de trabajo con el Asesor Legal, para la definicin
de las actividades enmarcadas en lo establecido en la Ley de Simplificacin de
Trmites Administrativos, adicionalmente se coordin con el Ministerio del Poder
Popular para la Planificacin el asesoramiento en relacin a las polticas y
lineamientos emanados por este organismo en relacin a los planes de
simplificacin de trmites administrativos.

Se coordin la movilizacin del equipo del proyecto a las sedes de otros entes
adscritos al Ministerio del poder Popular para el Ambiente, a fin de recopilar la
informacin necesaria para el anlisis y elaboracin de los informes situacionales
de los trmites. Cada trimestre el Responsable del Proyecto remite al
Director(a) General del Proyecto un informe con los avances del proyecto el cual
debe ser aprobado por la mxima autoridad del organismo, adicionalmente el
Administrador(a) remitir los registros financieros del proyecto para conocer el
porcentaje de ejecucin financiera a fin de determinar y prevenir los riesgos para
la Administracin del Proyecto.

Finalmente, el equipo del proyecto elabora conjuntamente con otras dependencias

del Ministerio la propuesta de rediseo de los trmites administrativos de
conformidad a lo establecido en normativa jurdica y los lineamientos Ministerio
del Poder Popular para la Planificacin.

2. Aseguramiento de la Calidad
Con la finalidad de lograr la mayor eficiencia se determina el aseguramiento de la
calidad en el proyecto, en este sentido el Director(a) del Proyecto es responsable
de:
Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan las acciones
necesarias para ejecutar el plan de calidad establecido.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles del proyecto
Establecer relaciones con partes externas (Consultores) sobre asuntos
relacionados con el Plan de Calidad.
Adicionalmente el Responsable del Proyecto y el resto del equipo deber
garantizar la calidad de los productos bajo su responsabilidad de la siguiente
manera:
Revisar los trabajos e informes realizados a travs de mesas de trabajo.
Detectar, identificar, segregar y tratar los productos no conformes y aplicar
las acciones correctivas oportunamente.
Notificar las acciones preventivas para evitar que ocurran no conformidades
Notificar cambios que afecten los productos y otras partes involucradas.

Finalmente cabe destacar el cumplimiento de la normativa jurdica que rigen los

planes de simplificacin a fin de obtener productos cnsonos legalmente.

3. Adquisicin del equipo del proyecto

El Proyecto de Simplificacin de Trmites Administrativos contar con el equipo
establecido inicialmente en el Plan de Recursos Humanos definido en el Plan de
Direccin del Proyecto, no obstante el equipo contar con el apoyo de otras
dependencias adscritas al organismo y consultores externos.

4. Desarrollo del Equipo del Proyecto

El equipo esta desarrollado de la siguiente manera:

Director(a) del Proyecto

Responsable del Proyecto
Asesor Legal
Administrador(a)
Analistas

5. Direccin del Equipo del proyecto

El Director(a) del Proyecto ser el responsable de tomar las decisiones en
relacin al desempeo de los miembros del equipo, no obstante el Responsable
del Proyecto supervisar las actividades realizadas por el resto del equipo y
suministrar al Director(a) del Proyecto las evaluaciones del desempeo de cada
uno de ellos.
Cabe destacar que el equipo del proyecto es un grupo pequeo dada la poca
complejidad del mismo.

6. Distribucin de la Informacin
Segn lo establecido en el plan de comunicaciones trimestralmente se remitir a la
mxima autoridad del Ministerio del Poder Popular para el Ambiente los informes
de Avance del Proyecto y la Propuesta final para su aprobacin, los mismos deben
estar conformados por el Director(a) del Proyecto y el Responsable del
Proyecto

7. Gestin de las Expectativas del Proyecto

A fin de cubrir las necesidades de los interesados de obtener la automatizacin de
los trmites administrativos se aborda la problemtica con las dependencia
involucradas en la gestin de trmites y la Oficina de Sistemas de la institucin,
con el objeto de cumplir con lo establecido para los planes de simplificacin.

8. Adquisiciones
Se efectan las compras de los equipos de computacin, y se selecciona al
proveedor para el suministro de materiales de oficina y papelera, se realizan las
ordenes de compras correspondientes, se registran y se cancela posteriormente la
compra efectuada.

Ericka Bustos
C.I.: 18.542.901