Aprobada mediante Acuerdo del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin No. 003 del 18
Adoptada mediante Resolucin Rectoral de la Universidad Surcolombiana No. 0151 del 30 de ag
Este documento es dinmico y es susceptible de modificaciones que se puedan dar en el desarrollo de la gestin
Acadmica-Administrativa
ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
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19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA
RECTORA
DIRECCIN DE SEDES
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIN
CONTROL INTERNO
OFICINA DE JURDICA
RELACIONES NACIONALES E INTERNACION.
CONTROL DISCIPLINARIO
VICERRECTORIA ACADMICA
CENTRO DE ADMISIONES Y CONTROL ACADEMICO
DIRECCIN GENERAL DE CURRICULO
DIRECCIN GENERAL DE INVESTIGACION
DIRECCION GENERAL DE EXTENSIN
FACULTADES
DECANATURA
SECRETARIA DE FACULTAD
DEPARTAMENTO DE FACULTAD
INSTITUTO DE INVESTIGACN Y EXTENSIN
SEDES REGIONALES
VICERRECTORIA DE RECURSOS
CENTRO DE GESTIN DE REDES
DIVISIN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
DIVISIN DE RECURSOS
CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
DIVISIN DE PERSONAL
DIVISIN FINANCIERA
DIVISIN DE SERVICIOS GENERALES
VICERRECTORIA DE INVESTIGACIN (En proceso de actualizacin)
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
NA
NTOS
NTAL
in
Cdigo
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.8
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5
5.2
5.3
5.4
5.5
6
7
7.1
7.2
7.3
7.4
8
8.1
8.2
8.3
UNIVERSIDAD SURCOLOMBI
GRUPO ADMINISTRACION DE DOC
CUADRO DE CLASIFICACIN DOC
DICIEMBRE 2005
INICIO
CODI
GO
SERIES DOCUMENTALES
01
ACTAS
CODI
GO
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020
021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
02
ACUERDOS
032
033
034
03
ASESORIAS
035
036
04
SERIES DOCUMENTALES
AUDITORIAS
037
038
05
BALANCES
039
06
BOLETINES
040
041
042
043
044
045
07
CONCEPTOS
046
047
08
CONCILIACIONES BANCARIAS
048
049
09
SERIES DOCUMENTALES
COMUNICACIONES OFICIALES
10
CONTRATOS
050
051
052
053
054
055
SERIES DOCUMENTALES
056
11
CONVENIOS
057
058
059
060
12
DECLARACIONES INGRESOS Y
PATRIMONIO
13
DERECHOS DE PETICION
SERIES DOCUMENTALES
061
062
063
064
14
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS
065
066
15
EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE
PUNTAJES A DOCENTES
067
068
16
EXPEDIENTES DE
INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS
069
17
SERIES DOCUMENTALES
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y
EVALUACIN DE DOCENTES
070
071
072
18
HISTORIAS ACADEMICAS
073
074
19
SERIES DOCUMENTALES
HISTORIAS CLINICAS
075
20
HISTORIAS LABORALES
076
SERIES DOCUMENTALES
077
21
INFORMES
078
079
080
081
082
083
084
085
086
SERIES DOCUMENTALES
087
088
089
22
INVENTARIOS
090
091
092
093
094
23
LIBROS CONTABLES
095
096
097
24
LIBROS DE PRESUPUESTO
098
099
100
101
102
103
104
105
106
107
25
LIBROS RADICADORES
108
26
MANUALES
109
110
111
27
SERIES DOCUMENTALES
MOVIMIENTOS CONTABLES
112
113
28
NOMINAS
114
115
29
SERIES DOCUMENTALES
ORDENES DE PAGO
116
117
30
PLANES Y PROGRAMAS
118
119
120
121
122
SERIES DOCUMENTALES
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
SERIES DOCUMENTALES
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
SERIES DOCUMENTALES
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
SERIES DOCUMENTALES
153
154
155
156
157
158
159
160
SERIES DOCUMENTALES
161
162
163
164
165
166
167
168
31
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
169
170
SERIES DOCUMENTALES
32
PROCESOS JUDICIALES
171
172
173
33
PROGRAMACIONES
ACADEMICAS
174
175
176
177
34
PROYECTOS
178
SERIES DOCUMENTALES
179
180
181
182
35
36
RESOLUCIONES
37
TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
183
38
TRANSFERENCIAS
__________________________________________________
PROYECT: MARIA DEL CARMEN TRILLERAS CASTRO
184
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
DICIEMBRE 2005
SUBSERIES DOCUMENTALES
ACTAS COMIT ACREDITACIN
ACTAS COMITE ADMINISTRATIVO
ACTAS COMIT DE ADMISIONES
ACTAS COMIT DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
ACTAS COMIT DE ARCHIVO
ACTAS COMIT DE ASIGNACIN DE PUNTAJES
ACTAS COMIT DE BIBLIOTECA
ACTAS COMIT DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
ACTAS COMIT DE CONCILIACIN
ACTAS COMIT DE CONTRATACIN
ACTAS COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL
INTERNO
ACTAS COMIT DE SELECCIN Y EVALUACIN DE
DOCENTES
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE SEDES
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE EXTENSIN
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE
INVESTIGACIN
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE CURRICULO
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD
ACTAS CONSEJO DE PROGRAMA
ACTAS CONSEJO DE DEPARTAMENTO DE FACULTAD
ACTAS DE BAJA DE BIENES INSERVIBLES
ACTAS DE COMISION DE PERSONAL
ACTAS DE CONSEJO ACADEMICO
ACTAS DE CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ACTAS DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ABOGADOS
EXTERNOS
ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ASISTENTES
JURIDICOS
ACTAS DE REUNION DE ABOGADOS
ACTAS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
BOLETINES DE PRENSA
CONCEPTOS JURIDICOS
CONCEPTOS TECNICOS
CUENTAS DE AHORRO
CUENTAS CORRIENTES
SUBSERIES DOCUMENTALES
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
CONTRATOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
SUBSERIES DOCUMENTALES
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
DECLARACIONES IVA
DECLARACIONES RETEFUENTE
DECLARACIONES RETEICA
SUBSERIES DOCUMENTALES
SUBSERIES DOCUMENTALES
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE
DOCENTES DE MEDIO TIEMPO
SUBSERIES DOCUMENTALES
HISTORIAS CLINICAS DE ESTUDIANTES
SUBSERIES DOCUMENTALES
HISTORIAS LABORALES DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO
INFORMES DE GESTION
INFORMES DE LOS CREAD
INFORMES DE LOS SUBCOMITE DE AUTOCONTROL
INFORMES DE QUEJAS Y RECLAMOS
SUBSERIES DOCUMENTALES
INFORMES DE SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS
INFORMES ESTADISTICOS
INFORMES TECNICOS
MANUALES DE ARCHIVO
MANUALES DE FUNCIONES
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SUBSERIES DOCUMENTALES
MOVIMIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
NOMINAS DE DOCENTES
SUBSERIES DOCUMENTALES
ORDENES DE COMPRA
ORDENES DE TRABAJO
SUBSERIES DOCUMENTALES
PLANES DE DESARROLLO DE LAS SEDES
PLANES DE INVERSION
PROGRAMA ANUAL DE OBRAS DE CONSTRUCCIN
ADECUACIN Y MANTENIMIENTO DE LAS SEDES
SUBSERIES DOCUMENTALES
PROGRAMA DE ASESORIA Y ORIENTACIN BIBLIOGRAFICA
SUBSERIES DOCUMENTALES
PROGRAMAS DE DESARROLLO HUMANO
SUBSERIES DOCUMENTALES
SUBSERIES DOCUMENTALES
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS A
FAVOR Y EN CONTRA
PROGRAMACIONES ACADEMICAS DE
ASIGNATURAS ELECTIVAS
PROGRAMACIONES DE MONITORIAS
ACADEMICAS
PROYECTOS DE ACREDITACIN
SUBSERIES DOCUMENTALES
PROYECTOS DE DESARROLLO ACADEMICO - SEDES
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
OMBIANA
DOCUMENTOS
DOCUMENTAL
5
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Boletin de prensa
fotografas
grficos
cuadro de ingresos
cuadro de ingresos
relacin de descuentos
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
Estractos
formato auxiliar de bancos
Notas debito
Notas crdito
Consignaciones
Relacin de cheques girados
Notas de contabilidad
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Solicitud
informe sobre estudios de costos
registro cmara de comercio
fotocopia cdula del solicitante
contrato
certificacin del Rut
solicitud
formato plan de necesidades anual
acta comit adquisicin y suministros
concepto de viabilidad financiera
concepto tecnico de viabilidad financiera
certificado de disponibilidad presupuestal
oferta
cotizaciones
orden contractual de bienes
registro presupuestal
factura
acta de recibido a satisfaccin
Solicitud
cotizaciones
informe sobre estudio de costos
solicitud apertura de licitacin
pliego de condiciones
informe de presupuesto de la obra
orden de ejecucin interna a servicios generales
orden de trabajo (si es personal externo)
acta de iniciacin
acta de entrega a satisfaccin de la obra
informe
formato de reporte de obra construida
TIPOLOGIAS
Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa
contrato de la prestacin de servicios
pliza del cumplimiento del contrato
publicacin en el dliario oficial
afiliacin a pensin y salud
nmina
carta de intensin
acta de consejo de facultad centro e instituto
cuadro de presupuesto
convenio
certificado de disponibilidad presupuestal
cronograma de actividades
acta de iniciacin
certificado de cumplimiento
acta de liquidacin
Carta de intensin
Acta de consejo de facultad centro o instituto
convenio o informe
Carta de intensin
convenio
resolucin
cuadro de presupuesto
certificado de disponibilidad presupuestal
convenio
certificado de existencia y representacin legal de la entidad (si
es privado)
cuadro de presupuesto
certificado de disponibilidad presupuestal
cronograma de actividades
acta de iniciacin
certificado de cumplimiento
acta de liquidacin
informe
TIPOLOGIAS
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
solicitud de necesidad de recurso humano
convocatoria
hoja de vida
formato calificacin hoja de vida
formato prueva de suficiencia
proyecto a sustentar
certificado de disponibilidad presupuestal
formulario de inscripcin
copia de recibo de pago
copia de recibo de consignacin bancaria
plan de estudios de la carrera
hoja de vida
ficha acadmica
Formulario de inscripcin
recibo de pago
certificado mdico
acta de grado de bachiller
copia de diploma de bachiller
registro civil de nacimiento (para menores de edad)
fotocopia de cdula
fotocopia de libreta militar
recibo de pago derecho de matrcula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
credencial o desprendible del formulario
examen mdico
examen odontologico
examen de laboratorio
autorizacin para intervenciones quirurgicas
Historia clnica
autorizacin para necropsia
declaracin de retiro voluntario
liquidacin de cesantas
resolucin de auxilios
liquidacin de primas legales
resolucin de quinquenios
resolucin de bonificaciones
embargos
resolucin de insubsistencia
resolucin de destitucin del cargo
renuncia
aceptacin de renuncia
certificacin de horas laboradas (docentes de ctedra)
comunicacin escalafn docente
comunicacin procesos disciplinarios
constancias de pagos horas catedra (docentes de ctedra)
contrato administrativo de prestacin de servicios
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Formato de hoja de vida
copia de resolucin de nombramiento
oficio enviado al nominador en que el funcionario acepta el cargo
certificado mdico
copia acta de posesin
fotocopia de cdula de ciudadana
certificado judicial
libreta militar
antecedentes disciplinarios
formato de la nacin de bienes y rentas
certificado afiliacin salud y pensin
certificados de estudios
resolucin de vacaciones que ha cumplido y disfrutado
resolucin de licencias de maternidad
resoluciones de comisin de estudios o de servicio
resolucin de permisos remunerados
resolucin de asensos
resolucin de traslados
resolucin de encargos
formato de evaluacin del desempeo
liquidacin de cesantas
resolucin de auxilios
liquidacin de primas legales
resolucin de quinquenios
resolucin de bonificaciones
embargos
resolucin de insubsistencia
resolucin de destitucin del cargo
renuncia
aceptacin de renuncia
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
comprobante de pago
orden de pago
entrada de almacen
factura
orden de pedido
solicitud al proveedor
registro presupuestal
consignaciones
resolucin
causacin y amortizacin
orden de trabajo
CDP
Recibo de caja
solicitud de avance y comprobante de pago
detalle diario de tesorera
orden administrativa
libro auxiliar de caja
ajuste contable
nota de presupuesto
Consignaciones bancarias
liquidacin de matrcula
comprobantes de egresos
comprobante de pago
resumen de liquidacin reporte No. 200
resumen de nmina por concepto reporte No. 201
relacin de conceptos por terceros reporte 202
relacin de nomina por terceros para tesorera reporte 206
reporte de netos pagados reporte no. 308
listado personal planta por entidades bancarias
desprendibles
comprobante de pago
resumen de liquidacin reporte No.. 200
resumen de nmina por concepto reporte No. 201
relacin de conceptos por terceros reporte 202
relacin de nomina por terceros para tesorera reporte 206
reporte de netos pagados reporte no. 308
listado personal planta por entidades bancarias
desprendibles
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
plan de compra
Solicitud de compra
cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Registro Presupuestal
factura de compra
orden de compra
entrada de almacn
recibo a satisfaccin
Solicitud
cotizacin
factura
CDP
Formato orden de trabajo
constancia
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Proyecto
cuadro de proyeccin de ingresos
conciliaciones bancarias
cuadro de presupuesto
formato de evaluacin de la gestin
formato de evaluacin interna
formato de evaluacin externa
matriz de indicadores de gestin
documento de presentacin de resultados
Gua de procedimiento de control interno
informe
Solicitud
formatos PF06 de invitacin a proponentes
formato PF07 acta de cierre de urna
formato PF08 acta de cierre de licitacin y apertura de pliegos
listado de obras
cotizacion
pliego de condiciones
formato presupuesto de obra
Cronograma
listado de obras y autores
formato MARC
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Cronograma
formato de solicitud de prstamo
tarjeta de prstamo
reglamento de prestamo
cotizaciones
orden de trabajo
cronograma
ficha catolografica (FCI)
formato MARC (FMI)
Cronograma de transferencias
formato unico de inventario documental
carteles y comunicados
planilla de inscripcin
planilla de juego
tabla puntuacin
carn
Forma CS001
Forma RB003
historia social
formato de registro de matrcula
Convocatoria
lista de asistentes
cronograma de actividades
cuadro de presupuesto
acta
formato de evaluacin
informe
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Cronograma
listado de funcionarios participantes
cuadro de presupuesto
CDP
formato de evaluacin
Tabla de contenido bibliograficas
lista de novedades bibliograficas
catlogo comercial
fotocopia de portada de libros
Programacin semestre
convenio en comodato colcultura - usco
Solicitud
cotizacin
diseo
inventario
formato de prstamo de elementos
Carn estudiante
recibo de pago matrcula del semestre que cursa
programacin semestre
Nota de solicitudes
Programacin ao respectivo
proyecto
formato
documento de divulgacin (afiche, plegable)
Programacin anual
Programacin anual
informe de actividades
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Programacin de induccin
boletin informativo
reglamento estudiantil
Formato de solicitud PF03 de asignacin de indices de
ocupacin y de horarios (sippa 5)
oficio de aprobacin o de desaprobacin
historia clnica
cuadro programacin "vigarice su corazoncito"
plegable
carn
formato
material educativo
Historia clnica
registro de actividades mdicas y de enfermera
cuadro programa prevencin del cancer
(cervico uterino, seno, prstata y testiculo)
carn
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
solicitud de la dependencia
formato de adquisicin
Cronograma
listado de funcionarios participantes
cuadro de presupuesto
CDP
formato de evaluacin
oficio de solicitud
recibo de pago de gastos
Listado de admitidos
credencial
documento de identidad
fotografia tamao cedula
historia clnica
certificado de salud
orden administrativa
orden de tanqueo
cuenta de cobro
recibo de venta
plan de trabajo
libro de control de turno de aseo
formato de programacin mensual
programacin de mantenimiento
formato control de obras
orden de trabajo
formato prediseado
propuesta
resolucin
formato prediseado
propuesta
resolucin
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Auto de admisin de la prueba
auto de prueba
traslado para alegato
sentencia
garantas
Auto de admisin de la prueba
auto de prueba
traslado para alegato
sentencia
garantas
Auto de admisin de la prueba
acto de prueba
traslado para alegato
sentencia
garantas
listado de estudiantes
sippa
listado de docentes de planta del programa
ciclo anual de planeacin
calendario academico
formato sippa
plan de estudio
cuadro de programacin de la asignatura, sippa 7
plan de estudios
contenido analitico de la asingatura
listado de electivas que ofrece el programa
solicitud de estudiantes
proyecto
Lista de chequeo PF11 de los contenidos generales en la
formualcion del proyecto de inversin
viabilidad financiera
viabilidad acadmica
concepto jurdico
proyecto
Certificado del compromiso de la universidad
hoja de vida de los investigadores
convenio
organigrama institucional
cuadro de clasificacin documental
formato TRD
oficio de solicitud
Formato TBD
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
RECTORIA
Cdigo: 2
Series/Subseries y tipos documentales
Cdigo
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
Disposicin
en aos
final
Archivo
Archivo
Gestin
Central CT S E O
2-21
INFORMES
2-21-079
2-21-081
2-21-083
INFORMES DE GESTION
RESOLUCIONES
15
2-36
x
x
Observaciones
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 2
De: 61
INICIO
Cdigo: 2,1
Observaciones
Cdigo
2,1-01
ACTAS
2,1-01-013
2.1-21
INFORMES
2,1-21-083
INFORMES DE GESTION
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
10
Disposicin
final
CT
SEDE ESPINAL
SEDE GARZON
SEDE PITALITO
SEDE PLATA
2,1-30
2,1-30-123
PLANES Y PROGRAMAS
Proyecto
cuadro de proyeccin de ingresos
conciliaciones bancarias
cuadro de presupuesto
2,1-34
PROYECTOS
2,1-34-179
Proyecto
certificacin de viabilidad financiera
certificado de viabilidad acadmica
concepto
resolucin de aprobacin
C: Conservacin
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
SECRETARIA GENERAL
Cdigo: 2,2
Cdigo
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
2,2-01
ACTAS
2,2-01-022
10
2,2-01-023
10
2,2-02
ACUERDOS
2,2-02-033
15
2,2-02-034
15
2,2-21
INFORMES
2,2-21-078
2,2-21-079
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina por ser una copia
2,2-21-083
INFORMES DE GESTION
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina por ser una copia
2,2-13
DERECHOS DE PETICION
2,2-13-064
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona tomando una muestra del 5% por cada 4
aos de produccin documental y se conservan en el archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona una muestra del 3% del total de la
produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
OFICINA DE PLANEACION
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-06
BOLETINES
2,3-06-045
BOLETINES ESTADISTICOS
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
X
CONCEPTOS
2,3-07-047
CONCEPTOS TECNICOS
2,3-26
MANUALES
2,3-26-111
2,3-21
INFORMES
2,3-21-083
INFORMES DE GESTION
2,3-21-087
2,3-21-089
INFORMES TECNICOS
2,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,3-30-124
x
8
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta serie se elimina por que es una copia, el original se
anexa al proyecto y /o convenio
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia, ya que el original se enva
a la oficina de Rectora
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por que se anexa el original al proyecto
y/o convenio.
O: Otros soportes
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE PLANEACION
Hoja No. :
De: 61
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-30-127
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
E
x
Observaciones
O
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestion esta subserie se elimina porque se incorpora al lan de
Compras Institucional
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 3% y se
transfiere al archivo histrico.
Solicitud
formatos PF06 de invitacin a proponentes
formato PF07 acta de cierre de urna
formato PF08 acta de cierre de licitacin y apertura de pliegos
listado de obras
cotizacion
pliego de condiciones
formato presupuesto de obra
especificaciones tcnicas de obra
formato de reporte de obra construida
2,3-30-154
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque estos datos se consolidan en
el informe de gestion.
REPUBLICA DE COLOMBIA
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE PLANEACION
Hoja No. :
De: 61
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-31
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2,3-31-169
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
esta serie se conserva en el achivo de gestin para su actualizacin permanente.
formato prediseado
propuesta
resolucin
2,3-31-170
formato prediseado
propuesta
resolucin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
2,4-01
ACTAS
2,4-01-011
10
2,4-01-031
10
2,4-03
ASESORIAS
2,4-03-035
2,4-03-036
AUDITORIAS
2,4-04-037
2,4-04-038
Informe
AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO
Plan de auditoria
Plan anual de accion
Gua de procedimiento de control
Informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
REPUBLICA DE COLOMBIA
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Cdigo: 2.4
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2,4-21
INFORMES
2,4-21-078
2,4-21-083
INFORMES DE GESTION
2,4-22-085
2,4-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,4-30-121
Disposicin
final
CT
x
x
x
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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HIVO GENERAL DE LA NACION
VERSIDAD SURCOLOMBIANA
DMINISTRACION DE DOCUMENTOS
bla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Observaciones
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona mediante el procedimiento del
muestreo del 10% del total de la documentacin que conforma dicha subserie
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 3% y se
transfiere al archivo histrico
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo de un 5% y se transfiere
al archivo histrico.
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DMINISTRACION DE DOCUMENTOS
bla de Retencin Documental
diciembre de 2005
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DMINISTRACION DE DOCUMENTOS
bla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 8
De: 61
Observaciones
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5%, y se
conserva en el Archivo Histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por que su original se encuentra en la
oficina de Rectora
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% de la
totalidad de su produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional .
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 6% y se
conserva en el archivo histrico.
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
OFICINA JURIDICA
Cdigo
2,5-01
ACTAS
2,5-01-009
2,5-01-010
2,5-01-026
2,5-01-027
2,5-07
CONCEPTOS
2,5-07-046
CONCEPTOS JURIDICOS
2,5-01-025
INICIO
Cdigo: 2.5
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
17
Disposicin
final
CT
Observaciones
esta subserie se elimina cuando termine su tiempo de retencin en el archivo central; los originales se encuentran en cada
expediente para la resolucin de los asuntos respectivos.
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
2,5-10
2,5-10-052
CONTRATOS
CONTRATOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Acta Comit de Contratacin
Concepto tcnico
Certificado de disponibilidad presupuestal
ofertas
Contrato
Pliza de cumplimiento
Recibo de pago de impuestos
Recibo de pago publicacion en el Diario 0ficial
Registro Presupuestal
Acta de iniciacion
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% de la totalidad
de la produccin documental, teniendo en cuenta aquellos de mayor cuanta. Esta muestra se conserva en el archivo
histrico.
Acta de Liquidacion
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. : 10
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-10-053
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
Solicitud
informe sobre estudios de costos
registro cmara de comercio
fotocopia cdula del solicitante
contrato
certificacin del rut
2,5-10-054
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
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diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. :
11
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-10-055
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
Solicitud
cotizaciones
informe sobre estudio de costos
solicitud apertura de licitacin
pliego de condiciones
informe de presupuesto de la obra
orden de ejecucin interna a servicios generales
orden de trabajo (si es personal externo)
acta de iniciacin
acta de entrega a satisfaccin de la obra
informe
2,5-10-056
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
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diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. :
12
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-11
2,5-11-057
CONVENIOS
CONVENIOS DE COOPERACIN TECNOLOGICA O
ACADEMICA
carta de intensin
acta de consejo de facultad centro e instituto
cuadro de presupuesto
convenio
certificado de disponibilidad presupuestal
cronograma de actividades
acta de iniciacin
certificado de cumplimiento
acta de liquidacin
2,5-11-058
2,5-11-059
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
10
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
Al terminar su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. :
13
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2,5-11-060
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
convenio
certificado de existencia y representacin legal de la
entidad (si es privado)
cuadro de presupuesto
certificado de disponibilidad presupuestal
cronograma de actividades
acta de iniciacin
certificado de cumplimiento
acta de liquidacin
informe
2,5-21
INFORMES
2,5-21-078
2,5-21-083
INFORMES DE GESTION
Disposicin
final
CT
x
x
Observaciones
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se
conserva en el archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina dado que su original se enva a la
oficina de Rectora
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. :
14
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-32
2,5-32-171
PROCESOS JUDICIALES
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS A
FAVOR Y EN CONTRA
Auto de admisin de la prueba
auto de prueba
traslado para alegato
sentencia
2,5-32-172
garantas
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS
ORDINARIOS Y ESPECIALES
Auto de admisin de la prueba
auto de prueba
traslado para alegato
sentencia
garantas
2,5-32-173
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
2,6-06
BOLETINES
2,6-06-040
BOLETINES DE PRENSA
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
15
De: 61
INICIO
Observaciones
O
X
Boletin de prensa
fotografas
grficos
2,6-21
INFORMES
2,6-21-083
INFORMES DE GESTION
2,6-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,6-30-121
terminado su tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se elimina por ser una copia. El
original se enva a Rectora.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional .
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 16
De: 61
INICIO
Cdigo
2,8-16
2,8-16-069
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
CT
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES
Informe o Queja
Disposicin
final
S
Observaciones
INFORMES
2,8-21-078
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5%, y
se conserva en el Archivo Histrico.
informe
2,8-21-083
INFORMES DE GESTION
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por que su original se
encuentra en la oficina de Rectora
informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
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diciembre de 2005
VICERRECTORIA ACADEMICA
Cdigo: 4
Cdigo
4-01
ACTAS
4-01-001
4-01-003
4-01-012
4-01-014
4-01-015
4-01-016
4-01-006
4-17
4-17-070
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Hoja No. : 17
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
Disposicin
final
CT
Observaciones
La serie se selecciona por muestreo del 10% al trmino de la retencin en Archivo de Gestin ,
las copias de los documentos de los aspirantes seleccionados conformarn el expediente de las
convocatorias del concurso y reposarn en la vicerrectora acadmica. Los documentos de las
personas no seleccionadas seran devueltos al terminar este proceso; los documentos no
reclamados en el plazo previsto sern eliminados.
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diciembre de 2005
Oficina Productora: VICERRECTORIA ACADEMICA
Hoja No. :
18
De: 61
Cdigo: 4
Cdigo
4-17-071
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
4-17-072
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: VICERRECTORIA ACADEMICA
Cdigo: 4
Cdigo
4-15
4-15-067
4-15-068
comunicacin al docente
EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE PUNTAJES A DOCENTES POR
TITULOS OBTENIDOS
Solicitud del docente
titulo de especialista (magister o doctorado)
acta de grado
acta de comint de asignacin de puntajes
oficio de novedad al rector
resolucin de reconocimiento
comunicacin al docente
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
29
De: 61
Observaciones
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por
muestreo del 10%, y se transfiere al archivo histrico.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: VICERRECTORIA ACADEMICA
Hoja No. :
20
De: 61
Cdigo: 4
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
4-21
INFORMES
4-21-081
4-21-083
INFORMES DE GESTION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, dado que la informacin se consolida en el
informe de gestin que esta vicerrectora remite a la Oficina de Rectora.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por se una copia, su origina
queda en la Oficina de Rectora.
4-30
PLANES Y PROGRAMAS
4-30-121
una vez terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin
se consolida para generar el plan de desarrollo institucional.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
4,1-18
HISTORIAS ACADEMICAS
4,1-18-073
4,1-18-074
ficha acadmica
HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO
Formulario de inscripcin
recibo de pago
certificado mdico
acta de grado de bachiller
copia de diploma de bachiller
registro civil de nacimiento (para menores de edad)
fotocopia de cdula
fotocopia de libreta militar
recibo de pago derecho de matrcula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
15
50
Hoja No. :
21
De:
61
INICIO
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del
10% del total de la produccin documental, y se transfiere al archivo histrico para conservacin.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE ADMISIONES Y CONTROL ACADEMICO
Hoja No. : 22
De: 61
Cdigo: 4,1
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
4,1-21
INFORMES
4,1-21-080
INFORMES AL ICFES
4,1-21-088
INFORMES ESTADISTICOS
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por
muestreo del 5% y se conserva en el archivo histrico.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, por ser copia;
el informe original es enviado a Vicerrectora Acadmica.
4,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,1-30-127
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional.
15
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
4,2-21
INFORMES
4,2-21-083
INFORMES DE GESTION
4,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,2-30-121
Hoja No. : 23
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional.
4,2-30-128
informe
PLANES DE ESTUDIO Y TRAMITES DE LOS NUEVOS PLANES DE
ESTUDIO
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
una vez terminado el tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10%
de la totalidad de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIRECCION GENERAL DE CURRICULO
Hoja No. : 24
De: 61
Cdigo: 4,2
Cdigo
4,2-34
PROYECTOS
4,2-34-180
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
Observaciones
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
REPUBLICA DE COLOMBIA
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 25
De: 61
INICIO
Cdigo
4,3-21
INFORMES
4,3-21-083
INFORMES DE GESTION
4,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,3-30-119
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% del total dela
produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
4,3-30-126
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
26
De: 61
INICIO
Cdigo
4,4-21
INFORMES
4,4-21-083
INFORMES DE GESTION
4,4-30
PLANES Y PROYECTOS
4,4-30-120
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental con fines de investigacin acadmica.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental con fines de investigacin acadmica.
contrato o convenio
informe
4,4-31-129
INICIO
INICIO
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
FACULTADES
Cdigo: 5
Hoja No. : 27
De: 61
INICIO
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
5-01
ACTAS
5-01-17
10
5-01-18
10
5-02
ACUERDOS
5-02-032
5-21
5-21-083
INFORMES DE GESTION
5-30
PLANES Y PROGRAMAS
5-30-122
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
PEU
Cuadro ciclo anual de planeacn
cuadro de presupuesto de la usco
calendario acadmico
plan de estudios
formato sippa
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: FACULTADES
Hoja No. : 28
De: 61
Cdigo: 5
Cdigo
5-33
PROGRAMACIONES ACADEMICAS
5-33-174
5-33-175
5-33-176
5-33-177
solicitud de estudiantes
PROGRAMACIONES DE MONITORIAS
ACADEMICAS
Ficha acadmica del estudiante
semforo que lleva el profesor consejero
cuadro de programacin de la asignatura (sippa 6)
C: Conservacion
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
una vez terminado su tiempo de retencin documental, esta serie se selecciona por muestreo del
10% por cada 5 aos de produccin documental y se transfiere al archivo historico.
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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Oficina Productora: FACULTADES
Hoja No. :
29
De: 61
Cdigo: 5
Cdigo
5-34
PROYECTOS
5-34-178
PROYECTO DE ACREDITACIN
Proyecto
documento guia
estudio
encuesta
informe de autoevaluacin
plan de mejoramiento
solicitud visita de pares acadmicos
informe tcnico
resolucin de m inisterio de educacin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
5
10
Disposicin
final
CT
x
Observaciones
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diciembre de 2005
DECANATURA
Cdigo: 5,2
Cdigo
Hoja No. :
30
De: 61
INICIO
Series/Subseries y tipos documentales
5,2-21
INFORMES
5,2-21-083
INFORMES DE GESTION
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
SECRETARIA DE FACULTAD
Cdigo: 5,3
Cdigo
5,3-21
INFORMES
5,3-21-083
INFORMES DE GESTION
Hoja No. : 31
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Decanatura de la Facultad respectiva.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
DEPARTAMENTO DE FACULTAD
Cdigo: 5,4
Cdigo
5,4-01
ACTAS
5,4-01-019
5,4-21
INFORMES
5,4-21-083
INFORMES DE GESTION
Hoja No. :
32
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Decanatura de la Facultad respectiva.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
5,5-01
ACTAS
5,5-01-030
5,5-21
INFORMES
5,5-21-083
INFORMES DE GESTION
5,5-30
PLANES Y PROGRAMAS
5,5-30-121
5,5-34
PROYECTOS
5,5-34-182
Hoja No. :
33
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
10
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental y se conservan en el archivo histrico.
proyecto
Certificado del compromiso de la universidad
hoja de vida de los investigadores
convenio
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
SEDES REGIONALES
Cdigo: 6
Cdigo
6-09
COMUNICACIONES OFICIALES
6-09-050
6-09-051
6-18
HISTORIAS ACADEMICAS
HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO
6-18-074
Formulario de inscripcin
Hoja No. :
34
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
15
50
Disposicin
final
CT
E
x
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque han perdido
sus valores administrativos.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del
10% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
recibo de pago
certificado mdico
acta de grado de bachiller
copia de diploma de bachiller
registro civil de nacimiento (para menores de edad)
fotocopia de cdula
fotocopia de libreta militar
recibo de pago derecho de matrcula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: SEDES REGIONALES
Hoja No. :
35
De: 61
Cdigo: 6
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
6-21
INFORMES
6-21-083
INFORMES DE GESTION
6-22-084
INFORMES DE CREAD
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
esta subserie se elimina una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central por ser una copia, el origina se enva
a la Direccin de Sedes.
6-30
PLANES Y PROGRAMAS
6-30-121
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
7-01
ACTAS
7-01-008
7-21
INFORMES
7-21-083
Hoja No. : 36
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
10
INFORMES DE GESTION
7-21-081
7-30
PLANES Y PROGRAMAS
7-30-118
Observaciones
x
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Rectora.
Terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, dado que la informacin se consolida en el
informe de gestin que esta vicerrectora remite a la Oficina de Rectora.
esta subserie una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central, se selecciona por muestreo del 5% de la
produccin documental de cada 5 aos.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
7,1-21
INFORMES
7,1-21-083
INFORMES DE GESTION
7,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,1-30-121
Hoja No. :
37
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Disposicin
final
CT
10
INFORMES DE GESTION
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A ESTUDIANTES PARA EFECTOS
DE MATRICULAS
15
ACTAS
7,2-01-029
7,2-21
INFORMES
7,2-21-083
7,2-14
7,2-14-066
7,2-01
7,2-14-065
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
resolucin
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A TRABAJADORES DE LA
UNIVERSIDAD PARA EFECTOS DE OTORGAR AUXILIOS
ECONOMICO
cuadro de estudio socioeconmico
7,2-19
HISTORIAS CLINICAS
7,2-19-075
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diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,2-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
7,2-30-141
reglamento estudiantil
PROGRAMAS DE ASESORIA SOCIOLABORAL A MIEMBROS DE LA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
historia social
formato de registro de matrcula
7,2-30-165
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-155
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
7,2-30-156
7,2-30-157
material educativo
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE SALUD ORAL Y
PREVENCIN DE ENFERMEDADES DEL SISTEMA
ESTOMATOGMATICO
cuadro subprograma salud oral
historia clinica odontologica
cuadro control de citas
carn de citas
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-158
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Historia clnica
registro de actividades mdicas y de enfermera
cuadro programa prevencin del cancer
(cervico uterino, seno, prstata y testiculo)
7,2-30-159
carn
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL PARA VALORACIN
MEDICA PREO-CUPACIONAL A ASPIRANTES A SER VINCULADOS
A LA USCO
solicitud para la realizacin del examen mdico preocupacional
documento de identidad
historia clnica
certificado de salud
7,2-30-145
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-146
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Programacin semestre
7,2-30-147
7,2-30-148
7,2-30-149
programacin semestre
PROGRAMAS DE EXTENSION CULTURAL PARA LA ELABORACION
DEL MATERIAL PUBLICITARIO DE LA USCO
7,2-30-150
Nota de solicitudes
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA LA
ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE TALLERES ARTISTICOS
Programacin ao respectivo
proyecto
formato
documento de divulgacin (afiche, plegable)
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
7,2-30-151
7,2-30-152
Programacin anual
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA REALIZACIN DE
EVENTOS CULTURALES
Programacin anual
informe de actividades
7,2-30-138
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
38
De: 61
INICIO
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin el informe de dicho estudio pasa a formar parte de la
historia acadmica del estudiante.
una vez transcurrido el termino de conservacin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10%. Del
total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
49
De:
61
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
terminado su fase en gestin el informe final de la serie se incorporar a la historia laboral del trabajador.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histcios para efectos estadsticos y estudios posteriores.
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
40
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 41
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 42
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
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O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
43
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
DIVISION DE RECURSOS
Cdigo: 7,3
Cdigo
7,3-01
ACTAS
7,3-01-004
7,3-01-020
7.3-21
INFORMES
7,3-21-083
Hoja No. :
44
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
INFORMES DE GESTION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.
7,3-22
INVENTARIOS
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque se
actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
7,3-22-090
7,3-22-092
7,3-22-093
INVENTARIOS DE VEHICULOS
7,3-22-094
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE RECURSOS
Hoja No. :
45
De: 61
Cdigo: 7,3
Cdigo
7.3-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,3-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta Subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
7,4-01
ACTAS
7,4-01-005
7,4-01-007
7,4-01-024
7,4-01-028
7,4-09
7,4-09-050
COMUNICACIONES OFICIALES
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
7,4-09-051
7.4-21
INFORMES
7,4-21-083
Hoja No. :
46
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
INFORMES DE GESTION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.
7.4-21-086
7,4-21-088
INFORMES ESTADISTICOS
7,4-22
INVENTARIOS
7,4-22-091
Una vez terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta serie se elimina por perder sus valores
administrativos y por no desarrollar valores histricos.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se eliminan porque han
perdido sus valores administrativos.
LIBROS RADICADORES
2,5-25-108
7,4-26
MANUALES
7,4-26-109
MANUAL DE ARCHIVO
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
Cdigo: 7,4
Cdigo
7,4-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,4-30-121
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
47
De: 61
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 4% del total de la
produccin documental, y se conservan en el archivo histrico.
solicitud de la dependencia
formato de adquisicin
terminado su fase en el archivo central esta suberie se elimina porque la informacin se consolida en el informe de gestin; y
los datos se condensan en el inventario de transferecias documentales los cuales son de conservacin permanente.
7,4-30-137
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, los resultados del programa quedan
condensados en el informe de gestin.
terminado su fase de gestin esta subserie se elimina, los datos estadsticos del prstamo se reflejan en el informe de gestin
de la dependencia
Cronograma de transferencias
7,4-30-136
7,4-30-135
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
Cdigo: 7,4
Cdigo
7,4-30-133
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
48
De: 61
Observaciones
Cronograma
formato de solicitud de prstamo
tarjeta de prstamo
7,4-30-132
reglamento de prestamo
PROGRAMA DE ACTUALIZACIN DE BASES DE DATOS
COLECCIONES DE REFERENCIA HEMEROTECA Y COLECCIN
GENERAL
Cronograma
listado de obras y autores
formato MARC
7,4-30-144
Terminado su fase en gestin esta subserie se elimina porque se actualiza permanentemente adems los datos se
consolidan en el informe de gestin.
7,4-37
7,4-36-183
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Cdigo: 8
Cdigo
8-01
ACTAS
8-01-021
8-21
INFORMES
8-21-081
Hoja No. : 49
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
8-21-083
INFORMES DE GESTION
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, dado que su informacin se consolida en el
informe de gestin que esta vicerrectora remite a la Oficina de Rectora.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.
8-30
PLANES Y PROGRAMAS
8-30-121
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque esta informacin se consolida para general
el plan de desarrollo institucional.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, porque el original se enva a la cuenta del
expediente contable respectivo.
TRANSFERENCIAS
8-37-184
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
oficio de solicitud
Formato TBD
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Gestin
Disposicin
final
Archivo
Central
8.1-21
INFORMES
8,1-21-083
INFORMES DE GESTION
8,1-20
HISTORIAS LABORALES
80
8,1-20-076
CT
x
x
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
resolucin de encargos
formato de evaluacin del desempeo
liquidacin de cesantas
resolucin de auxilios
liquidacin de primas legales
resolucin de quinquenios
resolucin de bonificaciones
embargos
resolucin de insubsistencia
resolucin de destitucin del cargo
renuncia
aceptacin de renuncia
certificacin de horas laboradas (docentes de ctedra)
comunicacin escalafn docente
comunicacin procesos disciplinarios
constancias de pagos horas catedra (docentes de ctedra)
8,1-20-077
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
REPUBLICA DE COLOMBIA
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,1-26
8,1-26-110
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
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GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,2-28
NOMINAS
8,2-28-114
NOMINAS DE DOCENTES
comprobante de pago
resumen de liquidacin reporte No.. 200
resumen de nmina por concepto reporte No. 201
relacin de conceptos por terceros reporte 202
relacin de nomina por terceros para tesorera reporte 206
reporte de netos pagados reporte no. 308
listado personal planta por entidades bancarias
desprendibles
8,2-28-115
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
80
Disposicin
final
CT
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,1-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Cronograma
listado de funcionarios participantes
cuadro de presupuesto
8,1-30-162
formato de evaluacin
PROGRAMAS DE SERVICIO AL CLIENTE Y CLIMA
ORGANIZACIONAL
Cronograma
listado de funcionarios participantes
cuadro de presupuesto
formato de evaluacin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
Hoja No. : 50
De: 61
INICIO
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia, el original se enva a la
vicerrectora administrativa.
una vez terminado los dos aos despus de la desvinculacin del trabajador, esta serie se transfiere
al archivo central, donde reposar por espacio de 80 aos, terminado el tiempo de retendcin en el
archivo central se seleccionar por muestreo del 6% del total de la produccin documental y se
guardaran en el archivo histrico.
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diciembre de 2005
Hoja No. :
51
De: 61
Observaciones
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. : 52
De: 61
Observaciones
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
53
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo
aleatorio, tomando una nmina por subserie de cada ao de produccin documental y se
conservarn en el archivo histrico.
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
54
De: 61
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central se seleccionarn por muestreo del 5%;
transfiere al archivo histrico para fines de estudios estadsticos y desarrollo social.
terminado su fase de gestin esta serie se elimina porque esta informacin se refleja en el informe de gestin.
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diciembre de 2005
8,2-04
BALANCES
8,2-04-039
Hoja No. :
55
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
20
Observaciones
Balance
8,2-05
BOLETINES
8,2-05-041
8,2-05-042
cuadro de ingresos
BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DE FONDOS
ESPECIALES
8,2-05-043
cuadro de ingresos
BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DEL FONDO DE
PREVISION SOCIAL
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por
muestreo del 5% del total de la produccin documental y se transfiere al archivo histrico para su
conservacin.
relacin de recursos
8,2-05-044
8,2-07
CONCILIACIONES BANCARIAS
8,2-07-048
CUENTAS DE AHORRO
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo histrico.
Estractos
8,2-07-049
CUENTAS CORRIENTES
INFORMES
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo histrico.
8,2-21-082
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo histrico.
20
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION FINANCIERA
Hoja No. :
56
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
8,2-21-078
20
8,2-12
20
8,2-12-061
DECLARACIONES IVA
8,2-12-062
DECLARACIONES RETEFUENTE
8,2-12-063
8,2-23
DECLARACIONES RETEICA
LIBROS CONTABLES
10
8,2-23-095
8,2-23-096
8,2-23-097
8,2-24
LIBROS DE PRESUPUESTO
LIBROS DE APROPIACIN
LIBROS DE CONTROL DE RESERVA DE APROPIACIN
LIBROS DE CUENTAS POR COBRAR
LIBROS DE GASTOS DE PERSONAL
LIBROS DE GASTOS GENERALES
LIBROS DE INGRESOS
LIBROS DE PAGOS
LIBROS DE RESERVA DE CAJA
LIBROS DE RESERVA PRESUPUESTAL
LIBROS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS
20
8,2-24-098
8,2-24-099
8,2-24-100
8,2-24-101
8,2-24-102
8,2-24-103
8,2-24-104
8,2-24-105
8,2-24-106
8,2-24-107
C: Conservacion
Observaciones
O
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo permanente.
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo permanente.
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo permanente.
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Oficina Productora: DIVISION FINANCIERA
Hoja No. :
57
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-27
MOVIMIENTOS CONTABLES
8,2-27-112
8,2-27-113
comprobante de pago
orden de pago
entrada de almacen
factura
orden de pedido
solicitud al proveedor
registro presupuestal
consignaciones
resolucin
causacin y amortizacin
orden de trabajo
CDP
Recibo de caja
solicitud de avance y comprobante de pago
detalle diario de tesorera
orden administrativa
libro auxiliar de caja
ajuste contable
nota de presupuesto
MOVIMIENTOS DIARIOS DE TESORERIA
Consignaciones bancarias
liquidacin de matrcula
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
20
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo permanente.
comprobantes de egresos
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION FINANCIERA
Hoja No. :
58
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-29
8,2-29-116
8,2-29-117
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE COMPRA
plan de compra
Solicitud de compra
cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Registro Presupuestal
factura de compra
orden de compra
entrada de almacn
recibo a satisfaccin
ORDENES DE TRABAJO
Solicitud
cotizacin
factura
CDP
Formato orden de trabajo
constancia
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
20
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo permanente.
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION FINANCIERA
Hoja No. : 59
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,2-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
8,2-34
PLANES DE INVERSION
PROYECTOS
8,2-34-181
PROYECTOS DE INVERSION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta
informacin se consolida para generar el plan de desarrollo institucional.
proyecto
Lista de chequeo PF11 de los contenidos generales en la formulacin
del proyecto de inversin
viabilidad financiera
viabilidad acadmica
concepto jurdico
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
8,3-21
INFORMES
8,3-21-083
INFORMES DE GESTION
8,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,3-30-121
Hoja No. :
60
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia, ya que el original se enva
a la Vicerrectora Administrativa.
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% del total de la
produccin documental y se guarda en el archivo histrico.
plan de trabajo
libro de control de turno de aseo
formato de programacin mensual
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se elimina porque han perdido sus valores
primarios y porque no ofrecen informacin de transcendencia.
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Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE SERVICIOS GENERALES
Cdigo
8,3-30-163
Cdigo: 8,3
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
61
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona tomando una
muestra del 5% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona tomando una
muestra del 5% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
oficio de solicitud
8,3-30-164
8,3-30-134
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por perder
valores primarios, legales, etc.
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por perder
valores primarios, legales, etc.
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por perder
valores primarios, legales, etc.
cotizaciones
orden de trabajo
8,3-30-166
8,3-30-168
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
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