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DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

AGROBANCO
ELABORADO POR EL
COMIT ESPECIAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OCTUBRE 2009

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INDICE

1.- Diagnstico Sistema de Control Interno


2.-Concordancia Normativa del sistema de Control Interno.
3.-Formato de Anlisis de Componentes de Control interno
4.-Estructura organizativa del Plan de Trabajo de Agrobanco
5.-Cronograma del plan de trabajo
6.-Lista de Verificacin de los componentes del Control interno
7.-Matrices de Riesgo Operativo
8.-Informe Sistema de Control interno

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1.- DIAGNSTICO SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE AGROBANCO

El diagnstico sobre el sistema de control interno SCI de Agrobanco, se realiza en


cumplimiento de la Resolucin de Contralora General de la Repblica 458-2008-CG
del 30 de octubre del ao 2008.

En dicha resolucin se aprueba la Gua para la Implementacin del Sistema


de Control Interno de las entidades del Estado.
El Diagnstico se ha elaborado siguiendo en parte el esquema de la Gua
aprobada, en tanto en el caso de Agrobanco no se trata de construir un sistema
de control interno, que ya existe desde su creacin y operacin como banco, si
no de reforzarlo consolidndolo y hacindolo an ms explicito de lo que ya es.
En tal sentido tal como lo precisa la Resolucin CG 458-2008-CG, la Gua
aprobada ofrece una estructura y metodologa enunciativa ms no limitativa, que sirve
de marco de referencia para que las entidades desarrollen la implementacin de su
SCI de manera homognea en lo general y de acuerdo con su naturaleza, cultura
organizacional, complejidad operativa, atribuciones, circunstancias, presupuesto ,
infraestructura, entorno normativo y nivel de automatizacin que le corresponde a cada
entidad pblica en lo particular .
Igualmente establece, Por lo tanto, para implementar el SCI, las entidades
desarrollarn etapas de acuerdo con su funcionamiento y dentro de los plazos que
establezca la CGR. Para dicho fin se empezar con la sensibilizacin del personal en
el tema de Control Interno, para pasar luego al desarrollo de un diagnstico que
permita determinar las brechas existentes que conduzcan al establecimiento de los
lineamientos, polticas y controles necesarios para la implementacin del SCI.
Adicionalmente, la implementacin de un SCI eficaz depender de una constante
autoevaluacin y un mejoramiento continuo de las polticas de control .
Continua, Finalmente, debe destacarse que el contenido de la Gua no interfiere ni se
contrapone con las disposiciones establecidas en la legislacin actual ni limita la
normativa dictada por las entidades competentes con respecto a los sistemas
administrativos del Estado, sino que complementa al adecuado establecimiento e
implementacin del SCI en la organizacin .
La primera fase es la Planificacin, la cual tiene como objetivo la formulacin de un
Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar
adecuadamente el SCI, en base a un diagnstico previamente elaborado. Son
aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Direccin y la
conformacin de un comit de Control Interno.

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En tal sentido, el Directorio aprob la conformacin del Comit Especial de Control


Interno, integrado por los seores: Humberto Ruiz Ramrez, Gerente del rea de
Desarrollo que se encargar de la Presidencia; Mario Guerrero Ramrez- encargado
de la Gerencia del rea de Administracin y Finanzas que se encargar de la
Secretara de dicho Comit; Juan Rivero Monsalve, Gerente del rea de Operaciones
y Sistemas; Juan Carlos Noriega Escobedo, Gerente del rea de Riesgos y como
veedor se designo al seor Carlos Ramos de la Oficina de Control interno.
Igualmente se difundi el pronunciamiento de la Alta Direccin respecto a apoyo que le
otorga a las funciones de control interno. El mismo que se encuentra en la Web del
Banco.
El Comit Especial de Control Interno al asumir sus funciones requiri la informacin
necesaria respecto a las consideraciones sealadas en el Informe Sistema de Control
Interno y Agrobanco que precisa los principales lineamientos y las caractersticas del
SCI implantado en el Banco que fuera enviado a la OCI con Memorando GG N 77011-2007-AGROBANCO de fecha 27 de noviembre del ao 2007.
Asimismo, se realizaron encuestas a nivel de las Gerencias y Ejecutivos que
conforman la plana de Direccin del Agrobanco solicitando que cubran los anexos del
4 al 8 de la Gua, al servicio de Procesos que cubra el Anexo 1, y al rea de Riesgos
que analice los anexos que le competen referidos al tratamiento de los riesgos y a la
metodologa propuesta en la Gua.
El Comit Especial de Control Interno acord solicitar al rgano de Control
Institucional para que se le alcance el diagnstico sobre la base de los ltimos
informes elaborados y en donde se evalu los puntos ms crticos y se analice
debilidades del Banco desde la ptica de la OCI.
Ante este requerimiento la OCI proporcion las incidencias recopiladas desde el ao
2006 al ao 2009 con la finalidad que sean las reas las que realicen el estado
situacional de los temas que segn su opinin an no tenan respuesta en trminos
de acciones correctivas mostradas, sea en trminos de: mayor capacitacin,
modificacin de procesos, impacto en la organizacin de la incidencia en relacin al
mantenimiento de controles de excesivo costo, acciones administrativas, en los casos
que correspondan.
La OCI consider que no le competa realizar un diagnstico integral de la relacin de
incidencias y observaciones detectadas. Por lo que an se encuentra en proceso de
anlisis el conjunto de informes presentados.

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Participo como invitado el Dr. Carlos Navarro Valdivia quin elabor el informe sobre el
SIC y Agrobanco presentado a la OCI en noviembre del ao 2007 y realiz
importantes precisiones en relacin al procedimiento que la Organizacin debera
adoptar para cumplir con la Resolucin de la CG. Dicho informe se adjunta al
presente diagnstico por considerarse que rene, hasta la fecha en que fue elaborado,
las disposiciones legales que conforman el marco jurdico de la actuacin del Banco,
as como las normas internas que en coherencia con dicho marco constituyen el
Sistema de Control Interno implantado en el Agrobanco.
Agrobanco se rige en su funcionamiento por disposiciones laborales del sector privado
y se encuentra supervisado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) y
que dependiendo del tipo de productos que ponga a disposicin del mercado, requiere
de la opinin favorable del Banco Central de Reserva del Per, la Comisin Nacional
de Valores y el Ministerio de Economa y Finanzas.
En las reuniones realizadas por el Comit Especial se trataron los avances en las
encuestas realizadas, considerando las caractersticas del Sistema de Control Interno
que el Banco Agropecuario tiene como entidad supervisada en sus instrumentos de
gestin (Plan Estratgico y Presupuesto) por la Junta de Accionistas designada por
FONAFE de acuerdo con su Ley de relanzamiento.
En tal sentido, luego de revisar el conjunto de normas y directivas que rigen la
actividad del Banco y seguir en lo pertinente para una entidad financiera la Gua
aprobada por la Contralora General (CG), el Comit considera a continuacin que el
diagnstico que se detalla refleja en mayor medida la situacin del control interno de
Agrobanco:
.
I. Ambiente de Control
1.- Se cuenta con un sistema de control interno reconocido por todo el personal
involucrado en el cumplimiento de la Visin y Misin del Banco.
2.- Se tiene clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la
organizacin.
3.- La Alta Direccin apoya las actividades de control, las acciones de control
preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan
atender con calidad a los clientes y cumplir con los Objetivos del Banco.
4.- Se cuenta con un completo soporte normativo referido a las actividades de control
preventivo, documentos que son de revisin obligatoria en cada una de las visitas de
supervisin que realiza la SBS a nuestra institucin y que no han merecido
observaciones en lo sustantivo respecto a los procedimientos y procesos de control
ah establecidos.

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5.- Es oportuno que a partir de los pocos eventos ocurridos se difundan las
causas que los originaron y las medidas adoptadas para evitar su repeticin y
utilizarlos como casos para capacitar al personal, establecer polticas y mejorar
procesos y procedimientos que mitiguen los riesgos de repeticin.
II. Evaluacin de Riesgos
1.- Se cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodologa
COSO y con las normas de la SBS respecto a los riesgos de crditos, de
mercado y operativo.
2.- La direccin de la Organizacin para el adecuado manejo de los riesgos
esta a cargo del Comit de Gestin Integral de Riesgos, siendo su presidente el
Gerente del rea de Riesgos con la participacin de las rea de Operaciones y
Sistemas, del rea de Desarrollo, del rea Comercial, del rea de Asesora
Jurdica y del rea de Administracin y Finanzas.

3.- En conjunto con las reas involucradas en el manejo de los procesos


crticos se ha elaborado las matrices de riesgos de los diferentes procesos y
subprocesos, establecindose responsabilidades especificas por Unidad
organizativa.
4.- Se han precisado las mejoras en las actividades de control que permitan
mitigar el impacto de los eventos de riesgos o su ocurrencia.
5.- Se requiere determinar el impacto en Valor Econmico que ocasionara de
ocurrir los eventos de riesgo Operativo. Se requiere establecer con mediciones
costo-beneficio la conveniencia de realizar mejoras en determinados
controles.Se requiere establecer lmites de aceptacin de riesgos de diferentes
categoras: Crditos, Mercado y Operativos respecto a prdidas patrimoniales
para definir los procesos de gestin de negocios y de control. Se est
evaluando la compra de un sistema que permita el seguimiento de los riesgos
operativos y los planes de accin a implementarse para instaurar nuevos
controles que mitiguen la incidencia e impacto en los casos que as se requiera.
III. Actividades de Control
1.- Los Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin; segregacin de funciones,
controles sobre acceso a los archivos e informacin, verificaciones y
conciliaciones; rendicin de cuentas; documentacin de procesos y tareas;
revisin de procesos y tareas, controles de tecnologas de informacin y
comunicaciones, se desarrollan fluidamente y se actualizan de acuerdo con la

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dinmica de los negocios en el marco del Plan Estratgico, sin descuidar los
controles necesarios y suficientes, que permitan brindar calidad de servicio a
los clientes sin incremento del riesgo aceptable.
2.- Se requiere la medicin peridica de la evaluacin del desempeo del
personal que considere indicadores adecuados a la Visin y Misin del Banco.
Para este ao esta programada una medicin.
3.- Se requiere instaurar la metodologa de costo beneficio a los sistemas de
control interno de manera de optimizar los controles y su grado de
automatizacin a efectos de no incurrir en costos superiores a los ahorros que
se lograrn con dichos controles.
IV. Informacin y Comunicacin.
1.- Los elementos de informacin y comunicacin se dan en la organizacin en
calidad y suficiencia.
2.- Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado
se le ha establecido un perfil para acceder a la informacin que le es pertinente
conocer para gestionar sus funciones de manera eficiente.
3.- Se cuenta con informacin de los manuales, directivas y dems documentos
normativos a disposicin de todo el personal.
4.- Igualmente se cuenta con informacin sobre los avances en el cumplimiento
del Plan Estratgico y Plan Operativo, as como de los avances y resultados de
mayor significacin en la Web del banco.
5.- Se informa sobre los reclamos de los clientes y sobre las consultas que
formulan a travs de los medios electrnicos que establece la SBS de igual
forma se informa trimestralmente a FONAFE sobre la ejecucin presupuestal y
del plan operativo.
6.- Se han emitido normas sobre el buen uso de los canales de comunicacin,
correo electrnico, memorandos, informes.
7.- Es necesario reforzar con capacitacin intensiva el manejo del sistema de
informacin con que se cuenta para incentivar su uso eficaz.
8.- Es necesario mejorar la comunicacin nter reas para lograr resultados
como equipo.

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9.- Es necesario capacitar en las funciones que le competen a cada nuevo


integrante, invirtiendo el nmero de horas necesarias para lograr su insercin
efectiva.
V. Supervisin
1.- Se desarrollan las actividades de prevencin y monitoreo.
2.- Se miden los resultados y las desviaciones frente a lo programado,
explicndose las razones de las mismas y se proponen acciones para alcanzar
los resultados o corregir las desviaciones encontradas.
3.- La organizacin propone permanentemente mejoras en sus procesos de
negocios, productos y procesos y procedimientos administrativos.
4.- La OCI cumple un papel esencialmente de control ex post. Se requiere una
participacin ms activa del OCI en trminos de involucrarse en la mejora de
los sistemas de control proponiendo procesos giles y eficaces.
En este sentido, el OCI debe cumplir con lo que seala la resolucin de
Contralora en el sentido que podr efectuar control preventivo sin carcter
vinculante, al rgano de ms alto nivel de la entidad con el propsito de
optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de
control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa
el ejercicio de su funcin, va el control posterior. Asimismo, se encargar de
efectuar la evaluacin del Sistema de Control Interno en la entidad, realizando
las recomendaciones pertinentes para su mejora.
Conclusiones del Diagnstico:
El Banco cuenta con un sistema de control interno implantado y en
funcionamiento, siendo permanente preocupacin de la Alta Direccin, procurar
que el mismo mantenga lineamientos y criterios recomendados por las mejores
prcticas y estndares de la industria bancaria, as como en lo pertinente a las
disposiciones emanadas del Sistema Nacional de Control. Tal es as que:
1.-En los siete (7) aos de operacin de Agrobanco solo se han detectado
cinco (5) casos relevantes que han ocasionado relativo impacto econmico a la
Organizacin.

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2.-Un caso (1) se explica por incumplimiento de normas de manera oportuna y


falta de seguimiento. Caso: reincorporacin de un empleado por demora en
presentar documentos al Poder Judicial.
3.-Tres (3) de los casos se explican por rdenes emanadas por la Alta
Direccin sin seguir los procedimientos normados para la ejecucin de gastos.
Implementacin Mochum, cambio de oficina Chiclayo a Mochumi sin
autorizacin SBS y cambio de eslogan (Banco del Campo).
4.-Uno (1), caso de un crdito que fue aprobado por el Directorio pese a la
opinin contraria del Comit de Crditos: Caso Alfil.
Plan de Trabajo para Consolidar el Sistema de Control Interno de Agrobanco
En consideracin al Diagnstico sealado se propone el siguiente Plan de Trabajo
para desarrollar los procesos, procedimientos y polticas que una vez implementadas
permitan superar las debilidades detectadas y consolidar el SCI de Agrobanco.

Ambiente de Control
A partir de la casustica de las incidencias y observaciones principales que han
ocurrido durante los 7 aos de operacin de Agrobanco, es necesario que se
realicen Talleres de difusin y se rescaten las mejoras a los controles que, de
ser necesaria, se propongan implantar.
Responsable OCI
Fecha: Enero 2010
Incorporar en el curso de induccin y reinduccin temas sobre buen
cumplimiento de normas en la que se incluyan los casos que han determinado
las principales observaciones.
Responsable Desarrollo Humano.
Fecha: Febrero 2010
Evaluacin de Riesgos
Evaluar la compra de un sistema que permita el seguimiento de los riesgos y
los planes de accin a implementarse para instaurar nuevos controles que
mitiguen la incidencia e impacto.
Responsable: rea de Riesgos y rea de Desarrollo.
Fecha: Diciembre 2009

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Establecer la metodologa para determinar el valor econmico de la ocurrencia


de determinados eventos, para adecuar las matrices de riesgo operativo
elaboradas por Agrobanco.
Responsable rea de Riesgos
Fecha: Junio 2010.
Establecer los lmites de aceptacin de riesgos de diferentes categoras:
Crditos, Mercado y Operativos respecto a prdidas patrimoniales para definir
los procesos de gestin de negocios y de control.
Responsable rea de Riesgos
Fecha: Junio 2010.
Actividades de Control
Instaurar la medicin peridica de la evaluacin del desempeo del personal
que considere indicadores adecuados a la Visin y Misin del Banco y valores
del Banco.
Responsable: Desarrollo Humano
Fecha culminacin manual y metodologa: 30 de noviembre 2009
Medicin Fecha: diciembre 2009
Mediciones para el ao 2010: Julio y Diciembre.
Establecer y difundir la metodologa de costo-beneficio que permita medir la
conveniencia econmica de realizar los controles actuales y propuestos.
Responsable rea de Administracin y Finanzas
Fecha: Marzo 2010.

Informacin y Comunicacin
Capacitacin intensa en el manejo del sistema de informacin con que se
cuenta para incentivar su uso eficaz.
Responsable: Desarrollo Humano
Desarrollo del alcance de la capacitacin por reas y metodologa: Marzo 2010
Implementacin: Abril 2010.
Definir polticas para mejorar la comunicacin nter reas y lograr resultados
como equipo.
Responsable: rea de Desarrollo
Fecha de emisin de directivas: febrero 2010
Implementacin. Marzo 2010

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Redefinicin del sistema de induccin y reinduccin para capacitar en las


funciones que le competen a cada nuevo integrante y a aquellos con
debilidades identificadas, invirtiendo el nmero de horas necesarias para lograr
su insercin efectiva.
Responsable: Desarrollo Humano
Fecha de estructuracin del curso de induccin y reinduccin: Abril 2010.
Implementacin. Mayo 2010
Supervisin
Analizar las principales debilidades en controles, procesos y procedimientos
con una ptica de mejorar los mismos con criterios de economa que la OCI ha
detectado durante los 7 aos de operacin del Banco y proponer las mejoras
en los procesos.
Responsable OCI
Fecha: Marzo 2010

A efectos de desarrollar el Plan de trabajo en los tiempos programados y


coordinar las actividades se ha establecido la siguiente estructura para su
implementacin.
Estructura organizativa del Plan de Trabajo de Agrobanco
Primer nivel

Comit de Gestin Integral de Riesgos- Cpitulo


Grupo directivo, el cual en coordinacin con la mxima Sistema de Control Interno, con participacin del
autoridad de la entidad, establece directrices generales Jefe de la OCI como veedor. Se informa los
orientadas a la implementacin del control interno.
avances a la Gerencia General

Segundo nivel

Un nivel de tipo operativo y funcional que controlara el Jefes de Servicio de: Riesgos Operativos-Silvia
cumplimiento en la ejecucin del programa de trabajo, que Caballero; Marketing-Julio Meza; Procesos-Csar
coordinara con los responsables de las actividades Chiappe; Desarrollo Humano-Manuel Ramos;
desarrolladas e informe al primer nivel para las Sistemas- Martn Adrianzen;OCI-Carlos Ramos,
modificaciones a que hubiere lugar.
Finanzas-ngel Chancahuaa

Tercer nivel

Grupo asignado a la tarea de evaluar, de forma


independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones
ejecutadas, validando la informacin y documentacin Servicio de Planeamiento: Cecilia
generada respecto a la implementacin del control interno. Secretaria de Directorio- Patricia Vela

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Pacheco;

2.-CONCORDANCIA NORMATIVA DEL SISTEMA DE CONTROL


INTERNO
AGROBANCO

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NORMA DE CONTROL INTERNO


AMBIENTE DE CONTROL
Filosofa de la Direccin

Integridad y valores ticos


Administracin estratgica
Estructura organizacional

Cuadro 1
Concordancia normativa del SCI
NORMAS INTERNAS

Art. literal o numeral

MOF, Reglamento de
Planeamiento Estrategico,
Manual de Crditos y Riesgo

MOF (captulo II Finalidad del Banco:Rol, visin, misin


y valores); Planeamiento ( captulo 3 Normas y polticas
generales); Manual de Crditos y Riesgos (Captulo 2,
2.1 Filosofa y valores)

Cdigo de tica
Reglamento de Planeamiento
Estrategico
MOF

Todo el documento
Captulo 4 Metodologa de la formulacin de la gestin
estratgica
Captulo IV Estructura organizacional del MOF

Administracin de los recursos humanos Manual de RRHH, Reglamento


de Trabajo

RRHH (Captulo de Seleccin y reclutamiento de


Personal, de Bienestar de Personal, de Capacitacin,
de Evaluacin de desempeo); Reglamento de trabajo
(captulo V de la administracin del personal)

Competencia profesional
Asignacin de autoridad y
responsabilidad

En Proceso
Rgimen de Poderes, Manual
de Crditos y Riesgos,
Directivas de Crditos

rgano de Control Institucional

MOF de OCI

MOF ( captulo VI Funciones de los rganos de control)

Manual de Gestin de Riesgos


Integral
Manual de Gestin de Riesgos
Integral

Captulos 2 Objetivos y 4 Polticas)

Valoracin de los riesgos

Manual de Gestin de Riesgos


Integral

Captulo 5 Metodologa de administracin de riesgos,


Fase II Evaluacin de riesgos, Fase III Administracin y
control de riesgos

Respuesta al riesgo

Manual de Gestin de Riesgos


Integral

Captulo 5 Metodologa de administracin de riesgos,


Fase IV Supervisin y seguimiento de riesgos

Manual de Gestin de Riesgos


Integral

Rgimen de Poderes (categora de funcionarios y


rgimen de poder y facultades, lmites); Manual de
Crditos y Riesgos (captulo 3 delegacin de
facultades, nivel de autonomas y reglamento de los
comits de crditos); Directivas de Crditos

EVALUACION DE RIESGOS
Planeamiento de la administracin de
riesgos
Identificacin de los riesgos

ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos de autorizacin y
aprobacin

Segregacin de funciones

Rgimen de Poderes (categora de funcionarios y


rgimen de poder y facultades, lmites); Manual de
Crditos y Riesgos (captulo 3 delegacin de
facultades, nivel de autonomas y reglamento de los
comits de crditos); Directivas de Crditos

Captulo 5 Metodologa de administracin de riesgos,


Fase I Identificacin de los Riesgos

Manual de Gestin de Riesgos


Integral
Evaluacin costo-beneficio
No hay norma escrita
Controles sobre el acceso a los recursos Manual de activos fijos; Plan de
o archivos
seguridad de informacin;
Circular solicitud de accesos

Captulo 4 Polticas. 4.4 Polticas de riesgo operacional

Verificaciones y conciliaciones

Captulo 4 Polticas. 4.4 Polticas de riesgo operacional

Evaluacin de desempeo

Manual de Gestin de Riesgos


Integral
Manual de RRHH

Rendicin de cuentas

Manual de Polticas Contables

Captulo 4 Polticas. 4.4 Polticas de riesgo operacional

Documentacin de procesos,
Revisin de procesos, actividades y
tareas

MOF
MOF

Captulo 5 del Marco Normativo


Captulo 5 del Marco Normativo

Activos Fijos (captulo 3 normas y polticas, captulo 4


Procedimientos); Plan de seguridad (captulo 3
polticas, medidas y normas de seguridad); Circular
solicitud de accesos

Captulo 3.2 Evaluacin de desempeo

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NORMA DE CONTROL INTERNO


INFORMACIN Y COMUNICACIN

NORMAS INTERNAS

Art. literal o numeral

Funciones y caractersticas de la
informacin

Plan de seguridad de
informacin

Plan de seguridad (captulo 3 polticas, medidas y


normas de seguridad)

Informacin y responsabilidad

Plan de seguridad de
informacin

Plan de seguridad (captulo 3 polticas, medidas y


normas de seguridad)

Calidad y suficiencia de la informacin

Plan de seguridad de
informacin

Plan de seguridad (captulo 3 polticas, medidas y


normas de seguridad)

Sistemas de informacin

Plan de seguridad de
Plan de seguridad (captulo 3 polticas, medidas y
informacin, Gua SIG de
normas de seguridad); Gua SIG de cartera
cartera
No hay norma escrita
En Proceso
Manual de trmite documentario Captulo 2 Normas y Polticas y Captulo 3
Procedimientos
Manual de trmite documentario Captulo 2 Normas y Polticas y Captulo 3
Procedimientos
No hay norma escrita

Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicacin interna
Comunicacin externa
Canales de comunicacin
SUPERVISIN
Actividades de prevencin y monitoreo
Seguimiento de resultados

Compromisos de mejoramiento

Manual de Gestin de Riesgos


Integral
Manual de crditos y riesgos,
Reglamento del comit de
seguimiento de crditos,
Reglamento del planeamiento
estratgico

Manual de Crditos y Riesgos (captulo 5 Proceso


crediticio y Captulo 6 Gestin de la cartera de crdito);
Reglamento del comit de seguimiento de crditos;
Reglamento del planeamiento (punto 7.1 evaluacin
interna del captulo 7 Proceso de evaluacin y
seguimiento)

No hay norma escrita

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3.-FORMATO DE ANLISIS DE COMPONENTES


DE CONTROL INTERNO

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Componentes
Ambiente de
Control

Cuadro 2
Formato de anlisis de componentes de Control Interno
Debilidades
Fortalezas
En los pocos eventos
Se cuenta con un sistema de control interno
ocurridos es necesario
reconocido por todo el personal involucrado en
documentar las medidas
el cumplimiento de la Visin y Misin del banco.
Se tiene clara conciencia respecto al manejo
adoptadas para evitar su
repeticin y utilizarlos como racional de los recursos de la organizacin. La
Alta Direccin apoya las actividades de control,
casos para capacitar al
personal, establecer polticas las acciones de control preventivo y las mejoras
que permitan optimizar los procesos de control
y mejorar procesos y
procedimientos que mitiguen y permitan atender con calidad a los clientes.
los riesgos de repeticin.

Evaluacin de
Riesgos

Se requiere establecer de
manera objetiva, con base a
estadisticas, la probabilidad
de ocurrencia de
determinados eventos. Se
requiere determinar el
impacto que ocasionara de
ocurrir los eventos de
riesgo.Se requiere establecer
con mediciones costobeneficio la conveniencia de
realizar mejoras en
determinados controles.Se
requiere establecer los limites
de aceptacin de riesgos de
diferentes categoras:
Creditos, mercado y
Operativos respecto a
prdidas patrimoniales para
definir los procesos de
gestin de negocios y de
control.

Se cuenta con un sistema integral de riesgos


alineado a la Metodologa COSO y con las
normas de la SBS respecto a los riesgos de
crditos, de mercado y operativo. La direccin
de la Organizacin para el adecuado manejo de
los riesgos esta a cargo del Comit de gestin
Integral de Riesgos, siendo su presidente el
Gerente del rea de Riesgos con la
participacin de las rea de Operaciones y
Sistemas , del rea de Desarrollo y del rea
de Administracin y Finanzas.Se han elaborado
las matrices de riesgos de los diferentes
procesos y subprocesos estableciendose
responsabilidades especificas por Unidad
organizativa. Se han precisado las mejoras en
las actividades de control que permitan mitigar
el impacto de los eventos de riesgos o su
ocurrencia.

Actividades de
Control

Se requiere la medicin
periodica de la evaluacin del
desempeo que considere
indicadores adecuados a la
Visin y Misin del Banco.
Para este ao esta
programada una medicin.Se
requiere instaurar la
metodologa de costo
beneficio a los sistemas de
control interno de manera de
optimizar los controles y su
grado de automatizacin a
efectos de no incurrir en
costos superiores a los
ahorros que se lograrn con
dichos controles.

Los Procedimiento de Autorizacin y


Aprobacin;segregacin de funciones,controles
sobre acceso a los archivos e informacin,
verificaciones y conciliaciones;rendicin de
cuentas;documentacin de procesos y
tareas;revisin de procesos y tareas, controles
de tecnologas de informacin y
comunicaciones, se desarrollan fluidamente y
se actualizan de acuerdo con la dinmica de los
negocios en el marco del Plan estrategico sin
descuidar los controles necesarios y suficientes
que permitan brindar calidad de servicio a los
clientes sin incrmento del riesgo aceptable.

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Causas

Componentes
Informacin y
Comunicacin

Debilidades
Es necesario reforzar con
capacitacin intensa el
manejo del sistema de
informacin con que se
cuenta para incentivar su uso
eficaz. Es necesario mejorar
la comunicacin interreas
para lograr resultados como
equipo. Es necesario
capacitar en las funciones
que les competen a cada
nuevo integrante invirtiendo el
nmero de horas necesarias
para lograr su insercin
efectiva .

Fortalezas
Los elementos de informacin y comunicacin
se dan en la organizacin en calidad y
suficiencia, se tienen los niveles de acceso
calramente delimitados y a cada empleado se
le ha establecido un perfil para acceder a la
informacin que le es pertinente conocer para
gestionar sus funciones de manera eficiente.Se
cuenta con informacin de los manuales,
directivas y dems documentos normativos a
disposicin de todo el personal. Igualmente se
cuenta con informacin sobre los avances en el
cumplimiento del Plan Estratgico y Plan
Operativo, as como de los avances y
resultados de mayor significacin en la web del
banco. Se informa sobre los reclamos de los
clientes y sobre las consultas que formulan a
travs de los medios electrnicos que establece
la SBS de igual forma se informa
trimestralmente a FONFE sobre la ejecuon
presupuestal y del plan operativo. Se emitido
normas sobre el buen uso de los canales de
comunicacin , correo electrnico,
memorandos, informes.

Supervisin

La OCI cumple un papel


esencialmente de control
expost y las incidencias u
observaciones las formula
respecto al cumplimiento de
los procesos de control no
recomendando mejoras a los
mismos o su relevancia para
mitigar riesgos. Se requiere
un aprticipacin ms activa
en terminos de involucrarse
en la mejora de los sistemas
de control proponiendo
porcesos agiles y eficaces.

Se desarollan las actividades de prevencin y


monitoreo, se mdien los resultados y las
desviaciones frente la programado
explicandose las razones de las mismas y se
proponen acciones para alcanzar los resultados
o corregir las desviaciones encontradas, la
organizacin propone permanentemente
mejoras en sus procesos de negocios,
productos y procesos y procedimientos
administrativos.

Elaboracin: Comisin de elaboracin de la Gua para la implementacin del SCI.

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Causas

4.-ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PLAN DE TRABAJO

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Estructura organizativa del Plan de Trabajo de Agrobanco


Primer nivel

Grupo directivo, el cual en coordinacin con la mxima Comit de Gestin Integral de Riesgosautoridad de la entidad, establece directrices generales Cpitulo Sistema de control interno, con
orientadas a la implementacin del control interno.
participacin del Jefe de la OCI como
veedor. Se informa los avances a la
Gerencia General

Segundo nivel

Un nivel de tipo operativo y funcional que controlara el Jefes de Servicio de: Riesgos
cumplimiento en la ejecucin del programa de trabajo, que Operativos-Silvia Caballero; Marketingcoordinara con los responsables de las actividades Julio Meza; Procesos-Csar Chiappe;
desarrolladas e informe al primer nivel para las Desarrollo Humano-Manuel Ramos;
modificaciones a que hubiere lugar.
Sistemas- Martn Adrianzen;OCI-Carlos
Ramos
Grupo asignado a la tarea de evaluar, de forma Servicio de Planeamiento: Cecilia
independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones Pacheco; Secretaria de Directorioejecutadas, validando la informacin y documentacin Patricia Vela
generada respecto a la implementacin del control interno.

Tercer nivel

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5.-CRONOGRAMA DEL PLAN DE TRABAJO

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Plan de Trabajo para consolidar el Sistema de Control Interno de Agrobanco


ACTIVIDAD

AREA
RESPONSABLE

ENCARGADO

FECHA DE INICIO

FECHA DE FIN

AMBIENTE DE CONTROL
Documentar las incidencias y observaciones principales que han
ocurrido durante los 7 aos de operacin de AGROBANCO

OCI

30/01/2010

Incorporar en el curso de induccin y reinduccin temas sobre


buen cumplimiento de normas en la que se incluyan los casos
que han determinado las principales observaciones
EVALUACIN DE RIESGOS

Desarrollo
Humano

28/02/2010

Evaluar la compra de un sistema que permita el seguimiento de Riesgos/Desarr


los riesgos y los planes de accin a implementarse para
ollo
instaurar nuevos controles que mitiguen la incidencia e impacto
Establecer la metodologa para determinar el valor econmico
de la ocurrencia de determinados eventos, para adecuar las
Riesgos
matrices de riesgo de procesos y subprocesos elaboradas por
AGROBANCO
Establecer los limites de aceptacin de riesgos de diferentes
categoras: Crditos, mercado y Operativos respecto a prdidas
Riesgos
patrimoniales para definir los procesos de gestin de negocios y
de control
ACTIVIDADES DE CONTROL
Instaurar la medicin peridica de la evaluacin del desempeo
del personal que considere indicadores adecuados a la Visin y
Desarrollo
Misin del Banco y valores del Banco - Definicin de manual y
Humano
metodologa

31/12/2009

30/06/2010

30/06/2010

30/11/2009

Instaurar la medicin peridica de la evaluacin del desempeo


del personal que considere indicadores adecuados a la Visin y
Misin del Banco y valores del Banco - Medicin ao 2009

Desarrollo
Humano

30/12/2009

Instaurar la medicin peridica de la evaluacin del desempeo


del personal que considere indicadores adecuados a la Visin y
Misin del Banco y valores del Banco - Medicin ao 2010

Desarrollo
Humano

Julio y Diciembre 2010

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ACTIVIDAD
Establecer y difundir la metodologa de costo-beneficio que
permita medir la conveniencia econmica de realizar mejoras
en determinados controles
INFORMACION Y COMUNICACIN
Capacitacin intensa en el manejo del sistema de informacin
con que se cuenta para incentivar su uso eficaz - Alcance de la
capacitacin por reas y metodologa
Definir polticas para mejorar la comunicacin nter reas y
lograr resultados como equipo - Emisin de directivas
Redefinicin del sistema de induccin y reinduccin para
capacitar en las funciones que le competen a cada nuevo
integrante y a aquellos con debilidades identificadas, invirtiendo
el nmero de horas necesarias para lograr su insercin efectiva Estructuracin del curso de induccin y reinduccin
SUPERVISION
Analizar las principales debilidades en controles, procesos y
procedimientos con una ptica de mejorar los mismos con
criterios de economicidad que la OCI ha detectado durante los 7
aos de operacin del Banco y proponer las mejoras en los
procesos sin que las propuestas sean vinculantes en su
aplicacin y posterior control.

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AREA
RESPONSABLE

ENCARGADO

FECHA DE INICIO

FECHA DE FIN

Desarrollo /
Operaciones y
Sistemas
(Servicio de
procesos)

31/03/2010

Desarrollo
Humano /
Operaciones y
Sistemas

30/04/2010

Desarrollo

30/03/2010

Desarrollo
Humano

30/05/2010

OCI

30/03/2010

6.-LISTA DE VERIFICACIN DE LOS COMPONENTES DEL


CONTROL INTERNO

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Anexo 4
Lista de Verificacin: Ambiente de control
Elementos

Filosofa de la Direccin
La Direccin muestra inters de apoyar al
establecimiento y mantenimiento del control interno
1
en la entidad a travs de polticas, documentos,
reuniones, charlas y otros medios
La Direccin reconoce y promueve los aportes del
2
personal que mejoran el desarrollo de las actividades
laborales
La Direccin incentiva el desarrollo transparente de
3
las actividades de la entidad
Se toman decisiones frente a desviaciones de
4
indicadores, variaciones frente a los resultados
contables, dejndose evidencia mediante actas
La Direccin proporciona el apoyo logstico y de
5
personal para un adecuado desarrollo de las labores
de control
La Direccin demuestra una actitud positiva para
6
implementar las recomendaciones del OCI
Integridad y valores ticos
La entidad cuenta con un cdigo de tica
7
debidamente aprobado, y difundido mediante talleres
o reuniones
La administracin ha difundido la "Ley del Cdigo de
8
tica de la Funcin Pblica"
Se comunican debidamente dentro de la entidad las
9
acciones disciplinarias que se toman sobre
violaciones ticas
La Direccin demuestra un comportamiento tico,
10
poniendo en prctica los lineamientos de conducta de
la entidad
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de
11
acuerdo con las polticas definidas por la Direccin
Administracin Estratgica
La Direccin ha difundido y es de conocimiento
12
general la visin, misin, metas y objetivos
estratgicos de la entidad
La Direccin asegura que todas las reas,
Departamentos formulen, implementen y evalen
13
actividades concordantes con su plan operativo
institucional
Los planes estratgicos, operativo y de contingencia
14
se elaboran, conservan y actualizan segn
procedimiento documentado
Todas las unidades orgnicas evalan
peridicamente su plan operativo con el fin de
15
conocer los resultados alcanzados y detectar posibles
desvos
La entidad ha formulado el anlisis de la situacin con
participacin de todas las gerencias para definir su
16
direccionamiento y desarrollo de los servicios
Los resultados de las mediciones efectuadas a los
planes operativos en los ltimos dos semestres estn
dentro de los niveles esperados
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado sobre
18
la base de la misin, objetivos y actividades de la
entidad y se ajusta a la realidad
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) refleja
19
todas las actividades que se realizan en la entidad y
estn debidamente delimitadas

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

x
Memorandos de felicitacin
x

Renovacin en pag. Web portal


de transparencia
El Balance General se presenta
mensualmente a Directorio

La Oficina OCI se encuentra


debidamente implementada

Las recomendaciones de OCI se


hacen de conocimiento de las
reas involucradas

No se difunde, pero existe en


archivo de documentos
aprobados
x
x

Se publica en Pg Web del


Banco

Todas las reas participan en su


elaboracin

Se realiza regularmente los


planes de contingencia

Se hace evaluacin trimestral


del plan operativo

Se elabora con la participacin


de todas las reas

17

Falta alcanzar las metas


propuestas

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Se encuentra al alcance de todo


el personal

Elementos
La entidad cuenta con un Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) debidamente
actualizado
Todos las personas que laboran en la entidad ocupan
21
una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el
de Asignacin de Personal (CAP)
La Direccin se asegura de que los trabajadores
conozcan los documentos normativos (MOF, ROF,
22
CAP y dems manuales) que regulan las actividades
de la entidad
Se han elaborado manuales de procesos con sus
23
respectivos flujos de informacin
Administracin de los Recursos Humanos
La entidad cuenta con mecanismos, polticas y
procedimientos adecuados para la seleccin,
24
induccin, formacin, capacitacin, compensacin,
bienestar social, y evaluacin de personal
20

25

26

27

Se cuenta con un programa de induccin al personal


que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa
y de los principios ticos
Las unidades orgnicas cuenta con la cantidad de
personal necesaria para el adecuado desarrollo sus
actividades
La entidad elabora anualmente un plan de formacin
y capacitacin del personal, con la participacin de
todas las reas y se da cumplimiento al mismo

La escala remunerativa est en relacin con el cargo,


funciones y responsabilidades asignadas
Competencia profesional
Se han identificado las competencias necesarias para
cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas
29
en un documento normativo (perfil del cargo)

Si

El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta


con las competencias establecidas en el perfil del
cargo
El titular, funcionarios y dems servidores son
31
conocedores de la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento del control interno
Asignacin de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad del personal estn
32
claramente definidas en los manuales, reglamentos u
otros documentos normativos
Estos documentos normativos son revisados
33
peridicamente con el fin de ser actualizados o
mejorados
Todo el personal conoce sus responsabilidades y
34
acta de acuerdo con los niveles de autoridad que le
corresponden
rgano de Control Institucional
Los rgano de Control evalan los controles de los
35
procesos vigentes e identifican oportunidades de
mejora acorde a su plan de trabajo
Son de comprobada competencia e idoneidad
36
profesional los miembros que conforman el equipo de
trabajo del OCI
El OCI evala peridicamente el sistema de control
37
interno de la entidad

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios
Se encuentra al alcance de todo
el personal

x
Se encuentra al alcance de todo
el personal

Se encuentra en carpetas
compartidas

El Servicio de Recursos
Humanos dependiente de la
Gerencia General se encarga de
esas funciones

Solo el personal que entra en


provincias hacen programa de
induccin
Existe carencias en algunas
aunidades
Existe plan de capacitacin

28

30

No

Falta plasmar en un documento


normativo

x
x

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Existe algunas distorsiones

Anexo 5
Lista de verificacin: Evaluacin de riesgos

Elementos
Planeamiento de la Administracin de Riesgos
Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificacin,
anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y
1
documentacin de los riesgos

La Direccin (Directorio, Gerencias y Jefaturas) ha


establecido y difundido lineamientos y polticas para la
administracin de riesgos

El planeamiento de la administracin de riesgos es


3 especifico en algunas reas, como en la asignacin de
responsabilidades y monitoreo de los mismos
La entidad cuenta y ha puesto en prctica el Plan de
Administracin de Riesgos
Identificacin de Riesgos
Estn identificados los riesgos significativos por cada
5 objetivo
4

Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que


pueden afectar el desarrollo de las actividades
Se ha participado en la identificacin de los riesgos de las
actividades de las diferentes unidades orgnicas o procesos

En la identificacin de riesgos se ha tomado en


8 consideracin aspectos internos (de la entidad) y externos
(fuera de la entidad)
Valoracin de riesgos
En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y
9 cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos
identificados (probabilidad de ocurrencia)
En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el
10 efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados
(impacto)
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y
11
cuantificacin han sido registrados por escrito
Respuesta al riesgo
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para
12
afrontar los riesgos evaluados
Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento
13 peridico a los controles desarrollados con respecto a los
riesgos

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios
El rea de Riesgos se encarga
de realizar perodicamente su
revisin
aprobacin de Manuales y
periodicamente se les informa
situacin y avances
Todas las reas

x
x

El Comit de Riesgos ha
realizado la revisin por cada
objetivo

Todas las reas han participado


en la construccin d elas
matrices de riesgos por porceso
y subproceso
Si se han considerado riesgos
externos

A nivel cualitativo
x
A nivel cualitativo
x
x

En las matrices de riesgo

En las matrices de riesgo


En las matrices de riesgo

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Anexo 6
Lista de verificacin: Actividades de control
Elementos

Si

No N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin*


Los procedimientos de autorizacin y aprobacin para los procesos,
1 actividades y tareas estn claramente definidos en manuales o directivas x
y son realizados para todos los procesos y actividades
Los procedimientos de autorizacin y aprobacin para los procesos,
2 actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los
x
responsables
Segregacin de funciones*
3

Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido


asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo
Se efecta rotacin peridica del personal asignado en puestos
4
susceptibles a riesgos de fraude
Evaluacin Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus actividades est de
5
acuerdo a los resultados esperados (beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el
6
beneficio que se puede obtener
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*
Se han establecido polticas y procedimientos documentados que se
7
siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos
8
tales como recibos, actas entre otros
Peridicamente se comparan los recursos asignados con los registros
9
de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)

x
x

x
x
x

10 Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no


autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgnicas
11
estn debidamente numerados y protegidos
Verificaciones y conciliaciones*
Las unidades orgnicas peridicamente llevan a cabo verificaciones
12
sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas
Peridicamente se comparan los resultados con los registros de los
13
procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes
Evaluacin de desempeo *
La entidad cuenta con indicadores de desempeo para los procesos,
14
actividades y tareas
La evaluacin de desempeo se hace con base en los planes
15
organizacionales, disposiciones normativas vigentes
Rendicin de cuentas
La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se
16
siguen para la rendicin de cuentas
La administracin exige peridicamente la presentacin de
17
declaraciones juradas a su personal
Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de
18
cuenta
Documentacin de procesos, actividades y tareas *
El personal conoce qu procesos involucran a su unidad orgnica y qu
19
rol le corresponde en los mismos

20 Los procesos , actividades y tareas de la entidad se encuentran


definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones

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identificadas por proceso


y sub proceso y cada cual
tien su rea de
responsabilidad

x
x

x
x

x
x
x

Elementos
Revisin de procesos, actividades y tareas*
Se revisan peridicamente con el fin de que se estn desarrollando de
21
acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse
22
deficiencias se efectan las correcciones necesarias
Controles para las tecnologas de Informacin y comunicaciones
Se cuenta con polticas y procedimientos escritos para la administracin
23
de los sistemas de informacin
24

Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos,


a las redes instaladas, as como al respaldo de la informacin (backup)
Los sistemas de informacin cuentan con controles y sistemas que
25
evitan el acceso no autorizado a la informacin
26 La entidad cuenta con un Plan Operativo Informtico
27 El rea de informtica cuenta con un Plan de Contingencias
Se han definido los controles de acceso general (seguridad Fsica y
28
Lgica de los equipos centrales)
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los
29 empleados, creacin de usuarios con accesos propios (contraseas) y
relacin de cada usuario con el perfil correspondiente
Los programas informticos (software) de la entidad cuentan con
30
licencias y autorizaciones de uso
La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte tcnico para las
31
Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC)
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo as
32 como de las modificaciones de los existentes en carpetas
documentadas.
La entidad ha definido polticas sobre el cambio frecuente de
33 contraseas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las
funciones.
La entidad ha establecido controles para la adquisicin paquetes
34
software
(*) Son aplicables a los diferentes procesos, actividades

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Si

No N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

x
x

x
x
x
x
x
x
x
x

x
x

Manuales
Servicios tercerizadoscon
alto nivel de protocolos
de seguridad
Manuales
Manuales
Manuales

Anexo 7
Lista de verificacin: Informacin y comunicacin
Elementos
Funciones y caractersticas de la informacin
La informacin Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada
1
y sintetizada para la toma de decisiones
Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema
2
de informacin
Informacin y responsabilidad
Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de
3 informacin de todos los procesos y han implementado los
controles necesarios en las reas respectivas
Se cuenta con polticas y procedimientos que garantizan el
4 adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de
sus funciones y responsabilidades
Calidad y suficiencia de la informacin
La informacin interna y externa que maneja la entidad es til,
5
oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades
Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para
6
asegurar la calidad y suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
La entidad est integrada a un solo sistema de informacin y
7
se ajusta a las necesidades de sus actividades
Peridicamente se solicita a los usuarios opinin sobre el
8 sistema de informacin registrndose los reclamos e
inquietudes para priorizar las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan peridicamente los sistemas de informacin y de
9 ser necesario se redisean para asegurar su adecuado
funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgnica que se encarga de
administrar la documentacin e informacin generada por la
entidad
La administracin de los documentos e informacin se realiza
de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos
11
para la preservacin y su conservacin (archivos electrnicos,
magnticos y fsicos)

Si

No N/A

SIG IBS / SIG WEB

x
x

x
x

x
Se cuenta con archivo
de incidencias y tareas

10

12 Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con


una ubicacin y acondicionamiento apropiado
Comunicacin interna
La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten
13
la comunicacin interna
La administracin mantiene actualizado a la Direccin respecto
14 al desempeo, desarrollo, riesgos, principales iniciativas y
cualquier otros eventos resultantes
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la
15
denuncia de actos indebidos por parte del personal
Comunicacin externa
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos
16 adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestin
institucional
El portal de transparencia de la entidad se encuentra
17
adecuadamente actualizado
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para
asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos
18
de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica)
Canales de comunicacin
Se ha implementado alguna poltica que estandarice una
comunicacin interna y externa, considerndose diversos tipos
19
de comunicacin: memorando, paneles informativos, boletines,
revistas
Estos canales de comunicacin permiten que la informacin
20
fluya de manera clara, ordenada y oportuna

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Documento de
Soporte/Comentarios

Cada rea es
responsable de
administrar y custodiar
su informacin

x
hay algunos problemas
en va de solucin
x
x
x
x

Comit de disciplina

presupuesto limitado
x
x

Se actualiza
trimestralmente

Paneles informativos,
normas de memos,
cartas,

Anexo 8
Lista de verificacin: Supervisin

Elementos
Actividades de prevencin y monitoreo
En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisin
1 para conocer oportunamente si stas se efectan de acuerdo con
lo establecido, quedando evidencia de ello
Las unidades orgnicas realizan acciones para conocer
oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan
de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se
3 registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de
que tomen las acciones necesarias para su correccin
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen
4
medidas para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la implementacin de las mejoras
5
propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI
Compromiso de mejoramiento
2

6 La entidad efecta peridicamente autoevaluaciones que le permite


proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente
Se implementan las recomendaciones producto de las
7
autoevaluaciones realizadas
Se implementan las recomendaciones que formulan los rganos
8 de control , las mismas que constituyen compromisos de
mejoramiento

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Si

No

N/A

Documento de
Soporte/ Comentarios

x
x
x

x
x
x

Se registran en
planes de trabajo,
Plan Estratgico
Plan estratgico

7.- MATRICES DE RIESGO OPERATIVO

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ANEXO
8- INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO
AGROBANCO

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