Procedimiento Gestion de Cambio v1 0

PROCEDIMIENTO DE GESTIN
DE CAMBIOS
PROCESOS DE EJECUCIN
Cdigo:
SCF-PGC
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1.0
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1
De:
15
SECRETARA DE LA CADENA DE FRIO
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Ing. Alvaro Quirs
Ing. Carlos Garca
Ing. Fernando Duque
Administrador de
Proyectos SCF
Sub-Secretario
Ejecutivo SCF
Secretario Ejecutivo
SCF
Fecha: Enero/2012
Fecha: Enero/2012
Tipo de Documento: CONTROLADO
Fecha: Febrero/2012
NO CONTROLADO
PROHIBIDA LA REPORDUCCIN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO SIN LA AUTORIZACIN DEL RESPONSABLE DE CONTROL DE DOCUMENTOS
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INDICE
1. Objeto.
2. Alcance.
3. Descripcin del procedimiento.
4. Responsabilidades.
5. Registros y archivo.
6. Impresos.
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PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIOS

1.- OBJETO
El procedimiento a continuacin descrito, tiene por objeto definir los
pasos, normas, condiciones y otros aspectos necesarios para llevar a
cabo de forma racional y sistemtica la gestin de cambios en los
diferentes proyectos que desarrolla la Secretara de la Cadena de
Fro, de forma que la solicitud de estos cambios por cualquiera de las
partes contratantes, estn conforme con los requisitos especificados y
que su aceptacin/denegacin resulte de un proceso racional y
sistemtico de evaluacin de las modificaciones.
2.- ALCANCE
El procedimiento de gestin de cambios se aplica a todas aquellas
modificaciones/cambios solicitados dentro de los contratos en
ejecucin, a cargo de la Secretara de la Cadena de Fro. En
consecuencia, este procedimiento ser incluido en los contratos
realizados para la inspeccin y construccin de los mercados
pblicos.
3.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.
El proceso de gestin de cambios se presenta en el siguiente
diagrama de flujos que especifica las acciones a ejecutar por cada uno
de los actores en el proceso de estudio y posterior aprobacin o
desestimacin de cambios.
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El representante de la Secretaria de la
Cadena para la gestin de cambios, ser un
PETICIN DE
CAMBIO
ente de ndole tcnico llamado Comit de

Control de Cambios (CCC), el cual estar
ESTUDIO DE LA SUSTENTACION
DEL CAMBIO
encargado de:
Aprobar
desaprobar
los
cambios
propuestos de baja relevancia que no
ESTUDIO DE LAS
REPERCUSIONES DEL CAMBIO
conlleven modificaciones o cambios de

importancia, ya sean temporales o del
alcance global del proyecto.
Para las solicitudes de cambios propuestos

que generen cambios de alta relevancia, el
APROBACIN O
DESESTIMACIN DEL CAMBIO
FORMALIZACION DEL
CAMBIO
CCC deber emitir un informe tcnico a la

Secretara de la Cadena de Fro, que
permita la evaluacin de las implicaciones y
efectos de los
NOTIFICACIN FINAL A
LOS INTERESADOS
cambios solicitados y
permitan la toma de una decisin sobre dicha peticin que puede

ser una aprobacin o desaprobacin.
El Comit de Control de Cambios ser presidido por el Sub-Secretario
de la Secretaria de la Cadena de Fro y estar conformado por
cuantos cargos de ndole tcnico ste considere y se requieran,
segn el tema de solicitud de cambio. En este Comit de Control de
Cambios, el Sub-Secretario contar con voto en caso de empate.
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Con la aprobacin de los cambios de alta relevancia, por parte de la

Secretara de la Cadena de Fro, se procede con la formalizacin de
los cambios.
A. Inicio del Proceso.

El solicitante elaborar el documento de solicitud de cambios, si esta
peticin emana de los contratistas que ejecutan los contratos a cargo
de la Secretara de la Cadena de Fro, sta debe ser firmada por el
representante legal del contratista, ver Formulario de Solicitud de
Cambios adjunto.
Luego, en representacin del Contratista, el
Superintendente General del Proyecto o el Coordinador de Ingeniera

y Arquitectura entregar el Formulario de Solicitud de Cambios al
Gerente de Proyectos de la Secretara de la Cadena de Fro, en las
oficinas correspondientes, o a quien se designe en su ausencia, en
formato impreso o mediante comunicacin electrnica, cumpliendo
con los procedimientos acordados entre el Contratista y la Secretara
de la Cadena de Fro.
En el caso de tratarse de cambios en los materiales utilizados en la

obra y/o procedimientos de ejecucin, con respecto a los previstos en
proyectos y siempre que estos no hayan sido sancionados
suficientemente por su utilizacin en la Repblica de Panam, la
Solicitud de Cambio deber venir acompaada por el Certificado de
Homologacin de materiales/procesos de ejecucin de acuerdo al
documento de Procedimiento de Homologacin y Evaluacin de
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Nuevos Materiales y Procesos de Ejecucin no convencionales

utilizados por la Secretara de la Cadena de Fro de Panam.
B. Gestin y tramitacin del cambio.

Una vez, solicitado el cambio a travs del Formulario de Solicitud de
Cambios y entregado al Gerente de Proyectos, ste pasar a ser
evaluado, por el Cmite de Control de Cambios.
De esta evaluacin, inicialmente tcnica, se obtienen dos posibles
resultados:
1. La modificacin/cambio es aceptada tcnicamente.
2. La modificacin/cambio no es aceptada tcnicamente, por lo
cual no continua el proceso de evaluacin del cambio y se
notifica por escrito el rechazo al solicitante y el motivo.
En caso de ser aceptada tcnicamente, el Cmite de Control de

Cambios
proceder
la
evaluacin
de
las
consecuencias
econmicas y plazos de la aceptacin del cambio dando como

resultado dos posibilidades:
1.- El cambio es aceptado desde el punto de vista del impacto
econmico y el impacto temporal del contrato y de la obra, y se
comunica a la Secretara de la Cadena de Fro del proyecto, la
cual puede:
a. Aceptar el cambio. Se aprueba el mismo y se comunica
por
escrito
los
interesados,
modificando
en
la
planificacin econmica y de plazos el impacto de los
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mismos.
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Los cambios respectivos se formalizarn
mediante Adenda al contrato de obra.

b. Rechazar el cambio. Se comunica por escrito el rechazo al
solicitante, su motivacin y se archiva.
2.- El cambio es rechazado por su impacto econmico y el
impacto temporal del contrato y de obra. Se comunica
por
escrito el rechazo al solicitante, su motivacin y se archiva.

(Ver Diagramas de Flujo para Procedimiento de Gestin de Cambios
y Mtodo de Trabajo.)
4.- RESPONSABILIDADES.
Participantes en la obra: El Contratista (representado por el
Superintendente General del Proyecto y el Coordinador de Ingeniera
y Arquitectura), el Gerente de Proyectos (en representacin de la
Secretaria de la Cadena de Fro o del Comit de Control de Cambios)
y el Inspector pueden presentar solicitudes de cambio, cumpliendo el
procedimiento antes descrito y debidamente argumentadas.
Gerente de proyecto:
Debe tramitar las solicitudes de cambio de forma eficaz, comunicar a
todos los participantes los resultados obtenidos. Es el responsable de
elevar al propietario los cambios aprobados en los comits y
comunicar la resolucin de sta. En caso de aceptacin por parte del
propietario del proyecto es el responsable de notificar al Inspector la
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modificacin de la planificacin econmica y de tiempos del proyecto

implementando en la misma los impactos identificados.
Comit de gestin de cambios:

Es responsable de evaluar tanto tcnica, como econmicamente y en
funcin de plazos las consecuencias de la solicitud de cambio y en
consecuencia la aceptacin/rechazo de los cambios de baja
relevancia, atendiendo a su experiencia tcnica y de gestin de
proyectos.
Secretaria de la Cadena de Fro (Propietario del proyecto):

Es responsable de la decisin final de rechazar o aceptar los cambios
de
alta
relevancia,
propuestos
por
la
gerencia
de
proyecto/contratista/inspector de la obra.
5.- REGISTROS Y ARCHIVO.

Registros:
- Listado de solicitud de cambios
- Formularios de solicitud de cambios especficos.
- Actas de resolucin.
- Ordenes de Cambio
- Justificaciones tcnicas de trabajos y de plazos.
Impresos:
- Formulario de solicitud de cambios.
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6. IMPRESOS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE CAMBIOS
PROYECTO:______________________________
SOLICITUD DE CAMBIO No.______
FECHA DE LA SOLICITUD: ___/___/______
SOLICITANTE: ____________________________
SISTEMA/MATERIAL ORIGINAL:
Breve descripcin de los materiales o sistemas que se proponen sustituir.
MOTIVO DEL CAMBIO PROPUESTO:

Argumentacin a favor de la adopcin del cambio. Aqu se debe recoger el motivo fundamental para
aceptar el cambio y los aspectos que se mejoran con el cambio al nuevo sistema o material que se
propone.
SISTEMA/MATERIAL PROPUESTO:
Breve descripcin de los materiales o sistemas que se proponen en vez de los previstos.
POSIBLES AFECCIONES:
Repercusin econmica del cambio. El cambio tiene una variacin en precio
(S/N):___
Presupuesto Original:
Presupuesto Sistema propuesto:
Repercusin en plazo. El cambio modifica el tiempo de ejecucin de los

trabajos (S/N):___
Fecha de Finalizacin Original: __/___/____
Fecha de Finalizacin Sist. Propuesto: __/___/____
Otras repercusiones:
Repercusiones en otros aspectos del Proyecto (Calidad, Seguridad, Mejora en durabilidad o
mantenimiento posterior...)
Adjuntos:
Para la sustentacin tcnica del cambio (planos, estudiso, resoluciones, etc.) y la sustentacin
econmica del cambio (detalle de cantidades, costos, etc.)
SELLO
ENTRADA
COPIAS
INIC.
FIRMADO
FECHA
__________________
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USO INTERNO
NO
CONTRATISTA
SOLICITAR CAMBIO
SUPERINTENDENTE
GENERAL DEL
PROYECTO O
COORDINADOR DE
INGENIERA Y
ARQUITECTURA
SE DA
NEGOCIACIN
DE
COMPENSACIN
DE COSTOS?
RECHAZAR, COMUNICAR
RECHAZO Y ARCHIVAR
RECIBIR Y VERIFICAR
SOLICITUD DE CAMBIO
SOLICITAR CAMBIO
INGENIERO
DIRECTOR
GERENTE DE
PROYECTO
NO
SUBSECRETARIO
SCF
SI
SUPONE
VARIACIN AL
MONTO
CONTRATADO?
SON
IDONEOS LOS
CAMBIOS
SOLICITADOS?
CMITE DE
CONTROL DE
CAMBIOS
NO
SI
ASESORA
LEGAL
CONTRALORA
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NO
ACEPTA EL
CAMBIO LA
SCF?
SECRETARA
DE LA CADENA
DE FRIO
DIAGRAMA DE FLUJO PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIO
DE CAMBIOS
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USO INTERNO
SUPERINTENDENTE
GENERAL DEL
PROYECTO O
COORDINADOR DE
INGENIERA Y
ARQUITECTURA
NOTIFICAR ADENDA
REFRENDADA
CONTRATISTA
INGENIERO
DIRECTOR
GERENTE DE
PROYECTO
SUBSECRETARIO
SCF
CMITE DE
CONTROL DE
CAMBIOS
FIRMAR ADENDA E
INICIAR TRMITE
SECRETARA
DE LA
CADENA DE
FRIO
DIAGRAMA DE FLUJO PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIO (cont.)
ELABORAR ADENDA
ASESORA
LEGAL
REFRENDAR ADENDA
CONTRALORA
DE CAMBIOS
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA MTODO DE TRABAJO
INICIO
SOLICITAR CAMBIO
1
FORMULARIO DE
SOLICITUD DE
CAMBIO
RECIBIR Y VERIFICAR
SOLICITUD DE
CAMBIO
1
SON
IDONEOS LOS
CAMBIOS
SOLICITADOS?
NO
4
COMUNICAR EL
RECHAZO AL
SOLICITANTE
NOTA AL
SOLICITANTE
3
SI
3
SUPONE
VARIACIN AL
MONTO
CONTRATADO?
NO
ORDEN DE
CAMBIO Y
JUSTIFICACIN
TCNICA
SI
NO
SE DA
NEGOCIACIN
POR
COMPENSACIN
DE COSTOS?
SI
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15
DIAGRAMA DE FLUJO PARA MTODO DE TRABAJO (cont.)

3
ACEPTA EL
CAMBIO LA
SCF?
7
ELABORAR ADENDA
ADENDA O
ACUERDO
SUPLEMENTARIO
FIRMAR Y TRAMITAR
ADENDA
9
REFRENDAR
ADENDA
10
NOTIFICAR ADENDA
REFRENDADA
11
COPIA
AUTENTICADA AL
CONTRATISTA
FIN
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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIOS

N
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTO DE
TRABAJO
Superintendente General
Solicitar cambio, por parte de cualquiera de
del Proyecto,
las partes contratantes. Si la solicitud parte
Coordinador de
Formulario de
del Contratista, debe presentar el sustento
Ingeniera y Arquitectura, Solicitud de Cambio
tcnico y econmico de los cambios
Contratista o Ingeniero
propuestos.
Director
Recibir y verificar la solicitud de cambio
Estudiar la idoneidad de los cambios

solicitados. Determinar si hay conveniencia
tcnica y analizar los costos propuestos.
Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4
Si la respuesta es s, ir a la actividad No.5
Comunicar el rechazo al solicitante
Ingeniero Director
Comit de Control de
Cambios
Ingeniero Director
Nota al solicitante
Supone variacin al monto contratado?

Comit de Control de
Cambios
Orden de Cambio y
Justificacin Tcnica
Se da negociacin por compensacin de

costos?
Ingeniero Director
Acepta el cambio la Secretara de la

Cadena de Fro?
Secretara de Cadena de
Fro
Elaborar la Adenda
Firmar y Trmitar la Adenda
10
Refrendar la Adenda
Contralora
11
Notificar la Adenda Refrendada
Contratista
Asesora Legal
Adenda o Acuerdo
Suplementario
Secretara de Cadena de
Fro
Copia autenticada
al contratista
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De:
15
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
N de Revisin
Fecha de
Revisin
26/1/2012
Descripcin Modificaciones
Edicin Inicial
FECHA: 26/01/12
VERSION:1.0
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PROCEDIMIENTO DE GESTIN

SECRETARA DE LA CADENA DE FRIO

Ing. Alvaro Quirs

Ing. Carlos Garca

Ing. Fernando Duque

Tipo de Documento: CONTROLADO

PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIOS

ente de ndole tcnico llamado Comit de

propuestos de baja relevancia que no

conlleven modificaciones o cambios de

Para las solicitudes de cambios propuestos

CCC deber emitir un informe tcnico a la

permitan la toma de una decisin sobre dicha peticin que puede

Con la aprobacin de los cambios de alta relevancia, por parte de la

A. Inicio del Proceso.

Luego, en representacin del Contratista, el

Superintendente General del Proyecto o el Coordinador de Ingeniera

En el caso de tratarse de cambios en los materiales utilizados en la

Nuevos Materiales y Procesos de Ejecucin no convencionales

B. Gestin y tramitacin del cambio.

En caso de ser aceptada tcnicamente, el Cmite de Control de

econmicas y plazos de la aceptacin del cambio dando como

planificacin econmica y de plazos el impacto de los

Los cambios respectivos se formalizarn

mediante Adenda al contrato de obra.

escrito el rechazo al solicitante, su motivacin y se archiva.

modificacin de la planificacin econmica y de tiempos del proyecto

Comit de gestin de cambios:

Secretaria de la Cadena de Fro (Propietario del proyecto):

5.- REGISTROS Y ARCHIVO.

MOTIVO DEL CAMBIO PROPUESTO:

Presupuesto Sistema propuesto:

Repercusin en plazo. El cambio modifica el tiempo de ejecucin de los

Fecha de Finalizacin Sist. Propuesto: __/___/____

DIAGRAMA DE FLUJO PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIO

DIAGRAMA DE FLUJO PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIO (cont.)

DIAGRAMA DE FLUJO PARA MTODO DE TRABAJO

DIAGRAMA DE FLUJO PARA MTODO DE TRABAJO (cont.)

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARA PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIOS

Recibir y verificar la solicitud de cambio

Estudiar la idoneidad de los cambios

Comunicar el rechazo al solicitante

Supone variacin al monto contratado?

Se da negociacin por compensacin de

Acepta el cambio la Secretara de la

Firmar y Trmitar la Adenda

Notificar la Adenda Refrendada

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Fecha de Finalizacin Sist. Propuesto: /_/____