NDICE
I. INTRODUCCIN
II. CARTA DE PRESENTACIN Y DE ACEPTACIN.
III. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
IV. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
a) Misin
b) Visin
c) Objetivo
d) Organigrama
e) Servicios que ofrece
f) Productos que ofrece
V. DIAGNSTICO PREELIMINAR
1. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
A. OBJETIVO DE SERVICIO
B. OBJETIVO SOCIAL
a) Con el gobierno
b) Con los colaboradores
c) Con la comunidad
2. OBJETIVOS ECONMICOS
a) Con la institucin
b) Con los acreedores
c) Con los inversionistas
VI. NIVELES JERRQUICOS
1. DIRECCIN
a) Consejo de administracin
b) Direccin y gerencia general
c) Vigilancia
d) Planeacin y control
VII. FUNCIONES BSICAS
A. PRODUCCIN
B. MERCADOTCNIA
VIII. FUNCIONES COMPLEMENTARIAS
A. RELACIONES HUMANAS
B. RELACIONES PBLICAS
C. FINANZAS
D. COMPRAS Y ALMACN
E. INVESTIGACIN
F. PROCESAMIENTO DE DATOS
G. SERVICIOS GERENCIALES
IX. PAPELES DE TRABAJO APLICADOS A LA EMPRESA COVEMAQ PARA SU ANLISIS
1. CEDULAS DEOBSERVACIN
A. INFORME DE LA OBSERVACIN
2. ENCUESTA
A. ANLISIS DE LA INFORMACIN RECABADA
B. GRAFICAS DE LA ENCUESTA
C. INFORME DE LA ENCUESTA
3. CUESTIONARIO
A. ANLISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA
B. INFORME DEL CUESTIONARIO
4. ENTREVISTA
A. CEDULA DE LA ENTREVISTA
B. INFORME DE LA ENTREVISTA
X. CRUCE DE LA INFORMACIN
XI. INFORME DE AUDITORA
ANEXOS
I. INTRODUCCIN
La presente auditora administrativa realizada en Compra Venta de Maquinaria REYES
INTELETRON, tiene como finalidad la evaluacin sistemtica de esta entidad, dicha evaluacin
permite determinar si la organizacin est operando eficientemente. Por lo tanto, constituye una
bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin.
Compra venta de maquinaria REYES INTELETRON, es una empresa cuyo giro comercial es
principalmente la compra-venta de maquinaria dirigida a la industria panificadora y empresas
dedicadas a la repostera, as mismo se dedica al ensamble y al mantenimiento de dicha
maquinaria.
El presente proyecto, contiene una serie de documentos que sustentan la evidencia de cada una
de las actividades de trabajo generadas por el equipo auditor, tales como: cuestionarios,
entrevistas, encuestas y cdulas de observacin aplicados a la empresa REYES INTELETRON.
Igualmente, se presentan los diversos documentos que la empresa facilit para el desarrollo de la
auditora. Se podr observar el diagnstico preliminar que sirvi como base para el inicio del
anlisis y peritaje de los resultados generados por el grupo auditor .Finalmente, se muestran los
estudios especficos que permitieron al auditor determinar la situacin de la empresa y los
sustentos del informe final que presenta algunas buenas prcticas de negocio, aplicadas y
reconocidas a nivel mundial, el cual ser entregado a la empresa como resultado del trabajo
realizado proyecto y para permitir el acceso a las instalaciones e informacin.
prioritariamente, debido al poco espacio con el que cuenta la empresa y a que no se tiene un
espacio como tal denominado almacn.
Todos sus productos terminados o materia prima se colocan preferentemente cerca de los puestos
de trabajo para que no exista retraso que afecten las funciones diarias de la empresa y su
produccin.
E) INVESTIGACIN
Las actividades que se tomaran como investigacin van de la mano con el proceso de seleccin ya
que en ello se basa la investigacin. De hecho, dedicauna gran cantidad de tiempo en busca de
personal para que ste posea los conocimientos bsicos y necesarios para el inicio de actividades
como un colaborador ms para obtener buenos resultados con y para la empresa.
F) PROCESAMIENTO DE DATOS
El gerente al frente de COVEMAQ desconoce o no interpreta adecuadamente el tipo de
actividades que podran recaer en este apartado ya que ellos no identifican actividades que
puedan ser de categora diferente a lo tradicional.
G) SERVICIOS GENERALES
En este apartado menciona o toma como servicios generales aquellos que brinda el sector
gubernamental al momento de la adquisicin de dicho espacio para la creacin de la empresa y
sobre esto declara que el espacio lo recibi en condiciones un poco inhabitables ya que el tuvo
que poner de su tiempo y dinero para la reparacin y acondicionamiento del lugar para que en con
su socio comenzaran con la ejecucin de actividades.
VI. PAPELES DE TRABAJO APLICADOS A LA EMPRESA COVEMAQ PARA SU ANLISIS
1. CEDULAS DE OBSERVACIN
EMPRESA: __COVEMAQ_______
FOLIO: ____S/F_____________
FECHA: ___2009-10-15_______
CEDULA DE OBSERVACIN
FECHA DE REALIZACIN:10 / OCTUBRE / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL
AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |
AREA OBSERVADA: AREA COMUN COMPRENDIDA DE RECEPCION Y PRODUCCION |
1. No est fsicamente la misin, visin. 2. En el lugar de trabajo se encuentran un mecnico
industrial y un tornero realizando engranes y barrenos. 3. Se van realizando las actividades
dirigidas por elgerente conforme las va indicando. 4. Las mquinas se encuentran funcionando ya
que el obrero del torno est haciendo un barreno y el obrero de la fresadora realiza un engrane
con medidas precisas 5. Se tienen varias actividades por parte de todo el personal ya que
emplayan y cargan las maquinas, reparan batidoras, lijan mquinas para pintarlas, se trasladan al
almacn por otra mquinas 6. Las mquinas se encuentran repartidas en las instalaciones debido a
que no existe un aparador o mostrador. |
REVISO: FIRMA |
NOMBRE: SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA: 10 / OCTUBRE /2009 |
EMPRESA: __COVEMAC_______
FOLIO: ____S/F_____________
FECHA: ___2009-10-15_______
CEDULA DE OBSERVACIN
FECHA DE REALIZACIN:10 / OCTUBRE / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL
AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |
PERSONA OBSERVADA:C. CARLOS SNCHEZ MORA (GERENTE GENERAL) |
1. El gerente atiende el telfono tanto llamadas personales como de atencin a clientes. 2.
Empaca piezas de un pedido en cajas de cartn. 3. Recibe a los clientes en la instalacin debido a
que no hay un rea especfica para visitas. 4. Revisa los pedidos de los clientes. 5. Atiende
solicitudes de requerimientos de materiales por parte de los trabajadores. |
REVISO: FIRMA |
NOMBRE: SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA: 10 / OCTUBRE /2009 |
EMPRESA: __COVEMAQ_______
FOLIO: ____S/F_____________
FECHA: ___2009-10-15_______
CEDULA DE OBSERVACIN
FECHA DE REALIZACIN:10 / OCTUBRE / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 |NOMBRE DEL
AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |
PERSONA OBSERVADA:RECEPCIONISTA |
1. La recepcionista llega a las 2 pm, realiza actividades de acomodar los pedidos de los clientes y
revisa en la computadora pedidos pendientes den entrega. 2. La recepcionista al llegar atiende las
llamadas telefnicas y toma los recados necesarios; de ser necesario comunica la llamada al
gerente. 3. Mientras se realiza la observacin recepcionista se levanta de su lugar y pregunta a los
trabajadores a qu hora van a salir a comer para informarle al gerente la hora de salida y llegada. |
REVISO: FIRMA |
NOMBRE: SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA: 10 / OCTUBRE /2009 |
EMPRESA: __COVEMAQ_______
FOLIO: ____S/F_____________
FECHA: ___2009-10-15_______
CEDULA DE OBSERVACIN
FECHA DE REALIZACIN:10 / OCTUBRE / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL
AUDITOR:SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL |
PERSONA OBSERVADA: PERSONAL EN EL AREA OBSERVADO EN EL MOMENTO DE LA VISITA |
1. El pintor realiza actividades en la batidora en la banqueta de la calle. 2. Los trabajadores salen a
comer dependiendo de la carga de sus actividades. 3. El chofer y el repartidor se encuentran en
ruta. 4. Se tienen varias actividades por parte de todo el personal ya que emplayan y cargan las
maquinas, reparan la batidora, lijan la mquina para pintarla, se trasladan al almacn por otra
mquina. 5. Todos ayudan a mover una batidora con un patn ya que la maquinaria es pesada. 6. El
repartidor regresa para enviar a paquetera pedidos al interior de larepblica. 7. El tornero realiza
un barreno en una pieza. |
REVISO: FIRMA |
NOMBRE: SANCHEZ VAZQUEZ BENITO ANGEL | FECHA: 10 / OCTUBRE /2009 |
EMPRESA: __COVEMAQ_______
FOLIO: ____S/F_____________
FECHA: ___2009-10-15_______
CEDULA DE OBSERVACIN
FECHA DE REALIZACIN:10 / OCTUBRE / 2009 | HORA DE INICIO:12:00 | NOMBRE DEL
AUDITOR:CIRILO PEA MARCO ANTONIOMARTNEZ MARTN LIZBETH |
PERSONA OBSERVADA:C. CARLOS SNCHEZ MORA (GERENTE GENERAL) |
AREA OBSERVADA: ALMACN GENERAL En nuestra evaluacin realizada dentro de la empresa
COVEMAQ, pudimos observar varias anomalas dentro y fuera del almacn general como son: 1.
Perfecto desorden en el almacn de productos terminados, ya que no pueden saber que
productos estn a disposicin para ser puestos en venta. 2. No cuentan con un control de materia
prima disponible, solo se compra y se utiliza en el momento, los trabajadores le piden el material
al gerente general y el gerente la compra unos instantes despus 3. No tienen un control de
entradas y salidas de materia prima. 4. Las herramientas no estn contabilizadas y estn en malas
condiciones adems de que solo las depositan en unos estantes que ya estn deteriorados y que
en cualquier momento pueden colapsar. 5. Los trabajadores cuentan con un escaso material de
proteccin. 6. No cuenta con sealamientos de seguridad y proteccin para los obreros |
Respecto a los puntos que contempla el nivel de control solo se cuenta con las herramientas
adecuadas para la realizacin del producto.
2) ENCUESTA
A. ANALISIS DE LA INFORMACIN RECABADA
Realiz: Hernndez Martnez Estefana Fecha: 2009-10-20
Hernndez Rodrguez Alejandro
Objetivo: conocer tanto la nocin como la opinin del trabajador sobre aspectos de la empresa, as
como su ambiente de trabajo, y con base a ello realizar una evaluacin sobre el ambiente interno
de la empresa, adems de entender su actuar con respecto a la consecucin de los objetivos de la
organizacin.
INFORMACIN OBTENIDA
TABULACIN DE DATOS OBTENIDOS MEDIANTE LA ENCUESTA APLICADA A LOS TRABAJADORES DE
COVEMAQ
PREGUNTA | SI | NO | PARCIALMENTE | SIN RESPUESTA |
1.Conoce la misin y visin de la empresa? | 0 | 4 | 3 | 0 |
2. Conoce los objetivos que persigue la empresa? | 0 | 4 | 3 | 0 |
3. Conoce los valores de la empresa? | 0 | 3 | 4 | 0 |
4. Si su respuesta anterior es si, Se identifica con dichos valores? | 3 | 2 | 0 | 2 |
5. Su puesto tiene actividades especficas? | 1 | 6 | 0 | 0 |
6. Existen manuales de bienvenida, organizacin y procedimientos, y adems recibe
capacitacin? | 1 | 6 | 0 | 0 |
7. Usted recibe rdenes sobre sus actividades a realizar de una sola persona? | 5 | 2 | 0 | 0 |
8. La comunicacin que hay entre jefe y subordinado es nicamente para asignar y/o delimitar
sus actividades? | 7 | 0 | 0 | 0 |
10. Se siente satisfecho de su puesto? | 6 | 1 | 0 | 0 |
12. Conoce la existencia de un esquema de organizacin (organigrama) que indique los puestos
que requiere la empresa? | 0 | 7 | 0 | 0 |
13. El manejo de maquinaria y herramientas es el adecuado? | 7 | 0 | 0 | 0 |
14. Para ingresar a la empresa, fue sometido a pruebas de distinta ndole con el fin de analizar si
cumpla con los requisitos de la vacante? | 1 | 6 | 0 | 0 |
15. Se tiene constituida una poltica sobre incentivos para mejorar el trabajo realizado? | 3 | 4 | 0
|0|
18. Existe un programa de seguridad e higiene en el trabajo? | 6 | 1 | 0 | 0 |
Considera que se lleva a cabo? | 4 | 2 | 0 | 1 |
Cabe mencionar que al respecto, la direccin cumple con la labor de asignar actividades de
manera verbal, y resolver problemticas de cualquier ndole dentro de la empresa; sin embargo,
sta es pauprrima con respecto al desarrollo de los empleados como aspectos fundamentales del
funcionar de la empresa, de hecho, la motivacin para cada empleado vara, lo cual significa que la
direccin no dirige imparcialmente la atencin a todos los empleados, adems de ser insuficiente
como medio para desarrollar valor adicional a la empresa, esto es, que la empresa se convierta en
una organizacin que sea capaz de sobrepasar cualquier amenaza externa, y aprovechar cualquier
oportunidad, mediante la colaboracin de sus empleados como un equipo.
Por lo anterior y con base en la encuesta, tambin se concluye que el ambiente organizacional es
estable, tomando en cuenta que la rotacin del personal es escasa, adems de la seguridad con la
que cuentan los empleados en relacin a sus labores y permanencia dentro de la empresa.
Ahora bien, sitomamos en cuenta las bases administrativas y la aplicacin de stas dentro de una
organizacin, se puede observar que el proceso de planeacin dentro de esta empresa, es en
realidad de manera operativa, es decir, que las actividades dentro de la organizacin son
fundamentadas en los objetivos cuantitativos que al parecer, solamente la alta gerencia conoce de
forma detallada, sin embargo stos no representan para la administracin una herramienta de
comunicacin con el personal. Por consiguiente, la organizacin de la empresa se enfoca en la
continuidad de las labores de los recursos humanos y en la eliminacin de todas aquellas barreras
que impidan el logro de los objetivos lucrativos de COVEMAQ. Como consecuencia, la direccin no
representa ningn factor clave para el desarrollo de la compaa, sino solamente como medio de
control de las actividades diarias de la empresa.
3) CUESTIONARIO
A. ANLISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA
1.- Conoce usted la misin y visin actual de la empresa?
a) Si b) No
2.- Cules dira que son los objetivos principales de su empresa?
* El crecer
* abrir un negocio nuevo bien diseado
* tener superacin constante da a da
* mejorar a su competencia
* satisfacer a los clientes
3.- Conoce la empresa su posicionamiento en el mercado?
a) Si b) No
14.- Considera que el personal con el que se cuenta es suficiente para ejecutar las actividades
diarias? Por qu?
a) Si b)No15.- Qu mtodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos
de trabajo?
Entrevista con el jefe directo
16.- Cmo reclutan a las diferentes categoras de empleados y cul es el tiempo medio para
cubrir un puesto?
a) Con experiencia 70% a) 6 a 8 horas diarias 80%
b) Sin experiencia 30% b) 10 a 12 horas 20%
17.- Cules son los puestos ms fciles y ms difciles de cubrir? Qu estrategias innovadoras ha
utilizado para cubrir los puestos ms difciles?
20.- Quisiera hacer algn otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el
trabajo?
Que cada quien se responsabilic de limpiar su lugar y tener ms espacio para trabajar
B) INFORME DEL CUESTIONARIO
Con este estudio de campo se ha comprobado que las actividades que realiza la empresa son
dirigidas, controladas y delegadas respecto al rendimiento rutinario de su personal, as mismo, se
encontr que el personal conoce la misin y visin a la que va enfocada la organizacin, sin
embargo, stano ha sido documentada y no ha sido presentada dentro de la organizacin como
uno de los requisitos que as estipula los principios de la administracin.
Por otra parte, su personal se siente en un clima adecuado, definiendo este como, un sitio donde
no se trabaja bajo presin, sino que se disfruta el ejecutar actividades de tipo operativo puesto
que su trabajo es fuente de estimulacin, lo cual produce la eficacia en las operaciones que realiza.
Adems, este estudio nos brinda conocimiento para asegurar que los empleados a pesar de no
contar aun con un manual de procedimientos tienen la capacidad de realizar sus actividades
mediante produccin en serie y con base a la experiencia. Para esto, se toman en cuenta las
normas de cumplimiento de estndares de calidad, de esta forma los clientes potenciales con los
que cuenta no tengan quejas o reclamaciones por los productos ofrecidos en el mercado.
Ante ello, encontramos que COVEMAQ ofrece un plus en relacin a sus competidores, el cual, est
en funcin de la garanta por descompostura o dao defecto de fabricacin.
4) ENTREVISTA
OBJETIVO: Conocer acerca del proceso operativo y administrativo que se lleva a cabo en la
empresa COVEMAQ.
1.- Podra mencionarme el tiempo de antigedad que lleva desempeando su puesto dentro de
la Organizacin?
8 aos aproximadamente
2.- Conoce usted la misin y visin actual de la empresa?
S, es de mi total conocimiento
3.- Mencione los fundamentos en los cuales est basada la misin y visin de la Empresa.
Principalmente, es el brindarle el mejor servicio al cliente,ya que ste es el soporte principal de
xito de Covemaq en 11 aos.
4.- Cuenta usted con un documento fsico que nos muestre que lo antes mencionado se
encuentra plasmado y es del conocimiento de los trabajadores de la Empresa?
S, claro, en un folleto de Bienvenida para el trabajador
5.- Conoce los objetivos que persigue Covemaq? Podra Mencionarme 3 como mnimo
Pues bsicamente, los objetivos que tiene son:
1) Inexistencia de competencia al momento de iniciarse
2) Que de ser una empresa formada con esfuerzos familiares llegue a ser una empresa posicionada
en el mercado.
3) Alcanzar un alto posicionamiento en el mercado y ser reconocidos por los clientes.
6.- Cules son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la
empresa? Cules son sus causas? Qu grado de difusin tiene entre los empleados que aqu
laboran?
Hay una gran expansin en el mercado, tambin hay una falta de clientes a nivel mayoritario, y lo
que causa esto son: las vas de comunicacin, inestabilidad econmica, y la ubicacin de la
empresa.
7.- Cules son las principales actividades que realiza dentro de su cargo?
Diversas actividades, entre las que destacan: actividades administrativas, checar envos forneos,
aspectos financieros que son con la ayuda de un auxiliar.
8.- Cules son los puestos que dependen directamente de usted?
El jefe o supervisor de mecnicos y el supervisor general.
9.- Considera que el cargo que est asumiendo delega muchas responsabilidades?
S, ya que soy quien debe saber quresponsabilidades delegar a cada persona de acuerdo con sus
habilidades y capacidades, para el buen funcionamiento de la empresa.
10.- Se considera apto para desempear el cargo?
S, ya que tengo 10 aos de experiencia en este tipo de cargos, adems de que asisto a diversos
tipos de cursos que me ayudan a ser mejor cada da para con la empresa.
11.- Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo?
S, ya que dan revisin de acuerdo al nivel de modernizacin de la tecnologa en el mercado.
12.- Cuentan con instructivos de trabajo? Los empleados los conocen?
SI, los instructivos son digitales ya que se imparten a travs de un curso que por periodo de cada
mes les imparten alumnos del CETMA (Centro de Estudios Tecnolgicos Mxico Alemn)
13.- Cmo reclutan a las diferentes categoras de empleados y cul es el tiempo medio para
cubrir un puesto?
Se recluta por medio de un convenio que se tiene con escuelas de nivel medio superior
especializadas en el manejo de maquinaria utilizada en el ramo adems que el candidato cubra un
perfil y un nivel de conocimientos para desenvolverse plenamente en covemaq ya que el periodo
de capacitacin y adiestramiento es casi cerca de 6 meses.
14.- En relacin al proceso de produccin y enfoque al cliente se investiga permanentemente las
necesidades de sus consumidores?
Desafortunadamente este apartado es considerado una debilidad muy fuerte que posee la
empresa ya que no se realiza una investigacin a fondo para conocer las necesidades que tiene un
posible consumidor de covemaqdebido a la carencia de tiempo y as atender de manera
comunicacin con respecto a los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa, solo
se limitan al aspecto financiero, dejando atrs el aspecto estratgico.
El seor Carlos Snchez Mora, es una persona que esta capacitada para estar en ese cargo, ya que
tiene 8 aos de experiencia que lo respaldan, pues ha trabajado en este tipo de empresas y
adems conoce ampliamente el mbito de COVEMAQ; as tambin es una persona que se
preocupa por mejorar su conocimiento y poder transmitrselos a sus empleados, y es por eso que
continuamente asiste a cursos de maquinarias, de motivacin, y asuntos relacionados con esta.La
situacin por la actualmente esta atravesando la empresa es un tanto inestable, ya que por
aspectos econmicos que se viven en el pas, en este momento no hay una amplia gama de
clientes, aparte que por la ubicacin de la empresa es muy difcil que los clientes puedan llegar
hasta all, es por eso que los integrantes de COVEMAQ son los encargados de ir en busca de los
clientes para poder tener una mayor cantidad de clientes.
Por otra parte, presenta una gran debilidad en cuanto a cubrir las necesidades del cliente, ya que
no se preocupa por hacer algo para conocer si el cliente esta satisfecho con el producto o servicio
que le brindan, si no que simplemente se dedican a producir con calidad, pero nunca a llevar o
realizar un estudio que les arroje informacin acerca de cules son los aspectos que les faltan para
tener satisfecho a sus clientes.
Actualmente COVEMAQ se encuentra en una etapa de desarrollo para lograr la excelencia laboral
mediante estndares ya proporcionados , en los aspectos tales como los fiscales se tiene
referencia por parte de la SHCP que notifica que es una organizacin que se encuentra al corriente
en el derecho de ejercer la declaracin anual, y en cuanto a competencia se consideran de 2
formas, una debilidad en cuanto a recursos ya que su competencia son empresas ya grandes y
constituidas formalmente, pero solida a su vez por contar con personal altamente calificado y
capacitado por los mejores centros estudiantiles quienes son los que le proveen la gente a dicha
empresa y confan crecer todos como un equipo de trabajo.