AGUSTIN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y

FINANCIERAS

CURSO: LOGISTICA Y CONTRATACIONES DEL

ESTADO
DOCENTE
MG. MIRTA DIAZ DE GONZALES

2014

CURSO LOGISTICA Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

I UNIDAD
CONCEPTO DE LOGSTICA.
Es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenamiento de
materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la
informacin relacionada con ese proceso, desde el lugar de origen hasta el lugar
de consumo, con el propsito de satisfacer en forma adecuada los requerimientos
de los clientes.
Logstica es la gerencia de la cadena de abastecimiento, desde la materia prima
hasta el punto donde el producto es finalmente consumido o utilizado. Como
funcin gerencial, la logstica debe proveer el producto correcto, en la cantidad
requerida, en condiciones adecuadas, en el lugar preciso, en el tiempo exigido.
La logstica es una red de puntos de almacenamiento y lneas de comunicacin y
transporte, en la que hay que considerar aspectos de espacio y tiempo integrados
en el costo total.
Conceptualmente, un sistema integrado de logstica de una empresa esta formado
por tres reas operacionales: gestin de materiales, gestin de transformacin y
gestin de la distribucin fsica,
Podemos observar entonces, que existen muchas y variadas definiciones acerca de Logstica,
y aunque todas ellas tienen puntos en comn, presentan tambin diferencias al no abarcar
por completo el concepto. Aunaremos el concepto como: Conjunto de actividades que
tienen como objetivo la ubicacin, al mas bajo costo posible, de una cantidad
determinada de un producto en el lugar y en el momento en los que exista una
demanda.
De acuerdo con lo anterior, el proceso Logstico atraviesa las cuatro reas bsicas que
conforman la misin de las empresas manufactureras:
Fabricar el producto que corresponda a lo demandado por la clientela.
Hacer que ese producto est disponible para los requerimientos del cliente.
Trasladar el producto hasta el lugar donde el cliente lo solicite.
Entregar el producto segn el plazo acordado (tcita o expresamente) con el cliente.

OBJETIVOS PRIMARIOS DE LA LOGISTICA

-Contribuir a alcanzar las metas de la empresa
-Costos de operacin bajos
-Costos de adquisicin bajos
-Alta rotacin de los inventarios
-Continuidad en el abastecimiento
-Consistencia en la calidad.
-Buenas relaciones con los proveedores
-Desarrollo del personal
-Buenos registros (estadsticas, descripciones, etc.
OBJETIVOS SECUNDARIOS DE LA LOGISTICA
-Contribucin a la operatividad de otras dependencias de la empresa
-Relaciones reciprocas favorables a nivel de empresa
-Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales
-Evaluar decisiones del tipo: Hacer o Comprar
-Normalizacin de los materiales
-Mejoramiento de los productos que se ofrecen al mercado
-Armona entre dependencias dentro de las empresariales
-Previsiones (eliminar los urgentes)
FUNDAMENTOS DE APOYO LOGISTICO
Cualquiera que sea el sistema de apoyo logstico que se conciba, para que sea eficaz, debe
ser organizado respetando los siguientes fundamentos
a) APOYO LOGSTICO
Cualquiera que sea su estructura, esta organizada alrededor de las
necesidades de la empresa.
Debe responder a la realidad de cada empresa y a sus aspectos operativos.
No existe una formula nica o un procedimiento estndar a aplicar.
b) ESTANDARIZACIN DE PROCESOS
Los procesos deben ser similares durante todo el tiempo de funcionamiento
de la empresa.
Deben de ser flexibles para absorber cualquier cambio, variante o
eventualidad
No deben de obstaculizar los procesos de la empresa
c) SIMPLICIDAD
Deben de ser procesos muy simples , no complicados
Limitarse a mantener la capacidad operativa de la empresa.
d) ECONOMA
Deben demandar el menor esfuerzo econmico
Buscar el menor costo, como por ejemplo el empleo.
Buscar el empleo de recursos locales.
Utilizacin de materiales recuperados
Control de los materiales crticos.
Mxima utilizacin de los equipos

e) SEGURIDAD
La seguridad debe de verse desde dos puntos de vista
Seguridad de operacin o seguridad tcnica
Tomar medidas para proteger mquinas o instalaciones para preveer accidentes o
fallas por el manejo ineficiente o inapropiado de materiales y equipos.
Seguridad material.
Se refiere a la proteccin y conservacin de los materiales y quipos.
Bsicamente la proteccin contra los efectos del medio ambiente.
f)

OPORTUNIDAD
Las necesidades deben de ser satisfecha en el lugar adecuado, la cantidad requerida,
el momento oportuno y la calidad deseada.
La operacin logstica requiere de plazos mnimos para su ejecucin
Exige flexibilidad, continuidad y movilidad en la organizacin y funcionamiento del
sistema logstico.

g) REACCIN INMEDIATA DEL SISTEMA

Debe estar en condicin de aceptar cambios.
La reaccin del sistema debe ser rpda as como su conversin.
PRINCIPALES FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN LOGSTICA
1.- FUNCIN DE ABASTECIMIENTO Y DE COMPRAS.
-Es la funcin logstica mediante la cual se realiza el proceso de proveer a la empresa
de todos los materiales necesarios para su funcionamiento.
2.-FUNCIN DE MANTENIMIENTO
Es la funcin logstica mediante la cual se realizan una serie de acciones destinadas
a conservar el material, equipos, construcciones, etc. En condiciones de prestar el
servicios en todo momento.
3.-FUNCIN DE TRANSPORTE
Es la funcin logstica que se encarga de llevar los materiales a su destino.
Incluye las actividades de transportar los materiales desde los almacenes de los
proveedores a nuestros almacenes y la distribucin fsica hacia los clientes.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGSTICO

- El sistema logstico de la empresa se basa en los siguientes elementos:

A) Adquisiciones.- Gestin del Proceso de Compras

Qu es una compra?
Es una operacin destinada a proveer en las mejores condiciones posibles, todos los bienes
que requieren las diferentes reas de la empresa.

Finalidad y objetivos.
-La finalidad del rea de compras es: Adquirir materiales, suministros, repuestos,
Herramientas, maquinarias, equipos, etc. Con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria.
en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms conveniente.
Tiene como objetivos fundamentales:

Mantener la continuidad en el abastecimiento.

Realizar una mnima inversin.

Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilizaciones de los materiales.

Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales.

Obtener
- -- costos bajos, compatibles con la calidad y el servicio que se requieren.

Mantener la posicin competitiva de la empresa.

Esto obliga que al comprar, se debe conocer las caractersticas de los materiales y el uso al
cual se destinan.
Debe de solicitar a los usuarios la informacin que se requiera y no dejarse llevar por los
vendedores.
En lneas generales al efectuar una compra debe analizar si se est satisfaciendo al usuario
y cumpliendo los objetivos que se le han asignado.

Clasificacin de las compras

1) Por la forma de efectuar la compra.
Compras centralizadas.-Cuando las compras las hace una dependencia, la cual dispone de
la autoridad necesaria.
Compras descentralizadas.- cuando existen compras como elemento de control de las
adquisiciones, pero las compras las efectan las reas en forma autnoma
2) Por el tipo de mercanca que se compra.
a) Materias primas.- Son materiales que se emplean en producciones y que

sufren

una

transformacin y que al final forman parte del producto, y sus caractersticas son:
Consumo constante

Grandes cantidades Informacin fcil de obtener

Precios segn acuerdo con el proveedor

Ocupan mucho espacio de almacenes

Su transporte y manipulacin son muy costosos

b) Suministros. Son aquellos materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin

de la empresa. No forman parte del producto pero son necesarios en su produccin. Sus
caractersticas son:

Consumo en partidas pequeas

Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas

Ocupan poco espacio en el almacn

Mucho trabajo de oficina por la variedad

Tiene especificaciones normalizadas

c) Piezas fabricadas.-Son pequeas piezas o herramientas que se compran para revender.

Sus caractersticas son:

Margen de ganancia en reventa decisivo.

Adquisicin por cotizaciones para adquirir un mejor precio.

En productos entandares pueden obtenerse precios de mayoristas.

Su adquisicin debe limitarse a programas establecidos.

d) Maquinaria y equipos.- Sus caractersticas son:

Debe ser aprobada por los directivos.

Priman las condiciones o caractersticas tcnicas.

Las especificaciones deben ser minuciosas.

Deben de indicar la finalidad y los resultados que se esperan obtener.

La decisin se toma en conjunto entre el interesado y el comprador.

Mtodos para comprar.

a) Segn los factores que intervienen en la determinacin de cuanto
comprar.
*Ajustadas a las necesidades.- Se efectan cuando el artculo es necesario.

-Se compra solo lo necesario.

-Artculos de poca frecuencia de consumo o necesidades urgentes.

-La idea es contar con los artculos en el momento preciso.

-No se mantienen stock.

-Se requiere de proveedores de confianza y cumplidos.

*Periodos futuros especficos.

Para artculos de consumo regular.

Variaciones de precios insignificantes.

El periodo para el cual se compra debe basarse en el control de existencias y en

las variaciones de
la fabricacin.

La economa que pueda obtenerse afecta al periodo de compra y al costo de

almacenamiento.

El periodo es fijado por el plan de produccin o por el consumo del almacn.

*Segn situacin del mercado.- Se trata de aprovechar las fluctuaciones de los

precios

Hay que tener en cuenta el plan de produccin.

Estudiar constantemente el mercado para analizar las tendencias.

De acuerdo a la tendencia establecer la cantidad a comprar. Estudiar la

posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo con entregas parciales.

Utilizar el mtodo para artculos cuyo consumo es estable.

Permite obtener grande economas y fuertes utilidades. pero requiere de mayor

espacio el almacn, existiendo el peligro de la obsolescencia.

*Especulativas.- Se adquiere cuando los precios son bajos y la tendencia es a subir.

Implica un riesgo mayor que el normal.

El factor principal de decisin es la tendencia del precio en el mercado.

El programa de produccin es de poca importancia.

No est basado en la demanda si no en las utilidades que pueden obtenerse.

No es funcin normal de compras por lo que debe de ser autorizada.

Se debe de informar sobre los riesgos y ventajas que presenta su aplicacin.

Inmoviliza grandes cantidades de dinero.

Requieren mucho espacio en el almacn.

Pueden quedar artculos fuera de uso.

b) Segn la forma de comprar

-Compras sobre contrato.- Se fija mediante un contrato el precio y la fecha de entrega.

Se aprovechan precios bajos escalonando las entregas.

No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo.

Deben tenerse muy en cuenta los puntos a considerar en el contrato. Debe actuar
asesora legal.

El contrato debe ser siempre por escrito, exponiendo claramente condiciones las de
cantidades,

especificaciones, precios, garantas, plazos de entrega, pago, penalizaciones, etc.

Hay que determinar cmo se realizaran las inspecciones y por cuenta de quien corren
los gastos.

-Compras en partidas agrupadas.- Se agrupan las compras de aquellos artculos que

durante el ao deben de ser adquiridas de forma reducida.

Los artculos deben de ser relacionados para hacer la compra a un solo proveedor.
Este mtodo hace ms atractivo el pedido al proveedor.

-Compras con arreglo a un programa.- Se confecciona un programa de compras, as el

proveedor ganador puede tomar sus previsiones de produccin.

Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios.

Utilizado para los artculos de gran consumo.

Reduce las existencias en el almacn (el proveedor pasa a ser el almacenero)

Obtener artculos de buena calidad al darle tiempo al proveedor para preparar el

pedido.

Asegurar la llegada de los artculos con oportunidad.

Obtener costos bajos en la adquisicin.

Reduce las inversiones en inventarios.

Asegura el proveedor la venta de sus artculos.

Las variaciones en las necesidades o especificaciones pueden ocasionar problemas

con el proveedor. Se le debe de advertir de los riesgos que corre.

El ciclo de las compras.

El ciclo de las compras tambin se le conoce como provisin o suministro, y dentro de sus
actividades tenemos:
a) Reconocimiento de la necesidad.- Comienza con la emisin de la requisicin o pedido
por el usuario. Es el documento por el cual el usuario hace conocer sus necesidades, y debe
contener:

Descripcin completa de los artculos.

Cantidad necesaria y unidad de medida.

Fecha en que se requiere.

Uso que se dar al artculo.

Punto de entrega.

Fecha y firma que autorizan.

Puede contener datos referentes al proveedor para ser llamados por compras.

Nombre y direccin

Precio y condiciones de pago

Del embarque y embalajes

Peso aproximado

Nmero y fecha del pedido

Fecha de entrega comprometida

b) Examen y anlisis del inventario.- Para verificar si se cuentan con la existencia en el

almacn para la atencin del pedido, en el supuesto que no exista el bien se procede a
realizar el requerimiento del bien.
c) Envi del Requerimiento o pedido al rea de Compras quien ejecutara las
siguientes acciones:
Confeccin de

la Solicitud de cotizacin que ser enviada a los proveedores, y que

contendr los siguientes datos:

Los datos de la solicitud de compra.

Punto de entrega.

Plazo de entrega.

Fecha de vencimiento de presentacin.

Inspecciones a que sern sometido los artculos, solicitando:

Los precios,

Condiciones de pago.

Plazo de entrega al que se compromete.

Condiciones especiales que regirn las adquisiciones

d) Determinacin de precio y seleccin del proveedor.- Es responsabilidad exclusiva

del rea de Compras, la que debe tener un Registro de proveedores con sus caractersticas
bsicas.
Se solicitara al menos tres cotizaciones, llegadas las tres cotizaciones:
e) Se preparara el Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Se puede emplear un mtodo de ponderacin de factores, para lo cual hay que determinar
factores de evaluacin.
Los factores que se suelen emplear segn sea el caso son:
.

Precio unitario.

. Fletes.
. Condiciones de pago.
. Plazo de entrega.
. Garantas.
. Servicio tcnico.
. Respaldo y soporte tcnico.
. Servicios adicionales.
. Cumplimiento del proveedor.
. Seriedad del proveedor.
. Estado financiero del proveedor.
. Otros que se consideren de acuerdo al caso
Determinar peso de los factores.

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A cada factor se le asigna un puntaje y un peso.

f) Seleccin del mejor proveedor.

Hay que negociar sobre todo aquellos factores crticos.
Nos quedamos con el proveedor que haya aceptado las mejores condiciones globales.
g) Remisin de la Orden de compra al proveedor seleccionado o al proveedor que se le
ha otorgado la buena Pro en el que se debe indicar:

Fecha de expedicin

Nmero de O/C.

Cantidad solicitada

Unidad de medida

Descripcin correcta del articulo

Instrucciones de despacho

Condiciones de pago

Clausulas adicionales

Firmas y autorizacin

Nombre de la Institucin
N

DA

MES

AO

ORDEN DE COMPRA - GUA DE INTERNAMIENTO

SEOR(ES):
DIRECCIN:
- LE AGRADECEREMOS ENVIAR A NUESTRO ALMACN:

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- LO SIGUIENTE:
- REFERENCIA N:
- FACTURAR A NOMBRE DE:
ARTCULOS
Unida
Cdig Cantida
d
o
d
Medid
a

VALOR

DESCRIPCIN

UNITARIO

TOTAL

TOTAL

ORDENACIN DE LA COMPRA

AFECTACIN
PRESUPUESTAL
Programa
Activid
ad

1
Jefe de
Abastecimiento

DISTRIBUCIN
CONTABLE
Cuentas por pagar

Proyecto

S/.____________________

2 Director de
Materiales
RECIBI CONFORME:

h) Seguimiento .-Hay que hacer seguimiento para garantizar la entrega y mantener

contino el abastecimiento.
Tambin, hacer que se respete la fecha de entrega.
Si hay atrasos se pueden tomar decisiones para evitar la paralizacin de la planta, el
seguimiento consiste en:

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-Comprobar que al proveedor le haya llegado la orden de compra.

-Comprometer al proveedor a una entrega compatible con las necesidades de la
empresa y su capacidad.
-Ver los avances del pedido.
-Procurar que se cumpla la promesa del proveedor.

Los medios para hacer el seguimiento dependen el ingenio y el conocimiento de la

persona encargada.
i) Embarque del artculo por el proveedor.
j) Recepcin y verificacin del embarque contra la orden de compra.
-Se verifica la llegada de artculos.
-Se hace conjuntamente con el almacn.
-Hay que verificar la cantidad, la calidad y las especificaciones de los materiales
que se han recibido y se revisan

los siguientes documentos:

-Gua de remisin y Factura vs. Orden de compra.

-Se traslada la documentacin a contabilidad para su apropiacin y pago.
-Hay que efectuar un seguimiento de la factura para garantizar el pago a los
proveedores.
k) Pago de parte de la empresa.

Fuentes de abastecimiento.
Compras tiene que elegir sus fuentes de abastecimiento, el que puede ser:
a) Mercado local.- Proveedores y canales en el mbito de la empresa.
b) Mercado nacional.- Ubicados en el pas de la empresa
c)Mercado internacional.- Son las compras fuera del pas
*Para su seleccin y evaluacin hay que considerar los siguientes parmetros:

Distribucin de tamao y ubicacin geogrfica de los grupos de clientes

Movimientos del producto.

Estimado de las necesidades de servicio de entrega e inters en la disponibilidad o

contabilidad.

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*Se puede hacer un estudio de mercado para definir a los proveedores que son los que se
trabajara.
*Permite determinar quines son los proveedores y en que volmenes nos pueden atender.
* Primero se conoce los productos y sus especificaciones.
*Determinar la calidad requerida.
*Se deben recopilar datos sobre:
a) Las caractersticas
caractersticas del bien.

del

material.

Definan

con

claridad

exactitud

las

b) Proveedores habituales de la empresa y aquellos que podran serio.

c) Los precios.- su evolucin a travs del tiempo.
*Se desarrollan nuevos proveedores cuando estn involucradas las siguientes
consideraciones:
a) Generacin de nuevos productos (servicios).
b) Carencia de competencia entre los proveedores.-Si fuese un proveedor nico precios altos, escasez, servicio deficiente, calidad deficiente.
c) Proceso de desarrollo de nuevas fuentes.

Investigacin del mercado.

Para logstica tiene como objetivo definir a quienes se puede comprar, en que
cantidades y a que precios. En el caso de los estudios de mercado de logstica.

Se conoce el consumo - centraliza la accin en la bsqueda de proveedores, nuevos

materiales, o nuevos mtodos y procedimientos.

Sirve para establecer conclusiones que permitan negociar con los proveedores,
emplear nuevas fuentes de abastecimiento, proponer cambios de materiales, etc.

Normas para realizar compras.

Hay cuatro aspectos bsicos que rigen a todas las compras son:
Calidad.- Definida por la utilizacin que se dar al artculo.

La calidad debe definirse.- el comprador debe establecer las especificaciones de los

materiales de una manera en que estas puedan ser medibles.

La calidad no se mide por el precio.- no relacionar calidad con precio, es comn

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pensar que la mayor calidad se obtiene con el mejor precio, yeso no siempre es
cierto.

La calidad debe ser la conveniente.- no siempre hay que comprar la mejor calidad.
Deben verse las especificaciones del producto.

La calidad debe estar siempre disponible.- significa que la calidad buscada pueda ser
adquirida con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y en
varias fuentes de suministro.

b) Cantidad.- Se debe estar seguros- de .que la cantidad pedida sea la correcta. El

comprador debe estar capacitado para determinar si ese es el caso.

Se debe equilibrar tres aspectos importantes: las necesidades de consumo, las

ventajas econmicas y la seguridad de almacenamiento.

La cantidad debe basarse en el control de existencias.

La cantidad debe estar respaldada.- de acuerdo al uso que se le va ha dar, para

apreciar si la cantidad pedida es la correcta.

La cantidad no debe ser influenciada por el precio. En caso de descuento, debemos

analizar la conveniencia o no de comprar una cantidad mayor. En caso de artculos
cuyo precio no varia mucho, hay que comprar de acuerdo a las necesidades; y si
sufren constantes variaciones, hay que aprovechar cuando el precio este bajo.

La cantidad que se determine debe de tener en cuenta el tiempo de demora.

El transporte a elegir esta en funcin de la cantidad que se adquiere.

La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible.

c) Oportunidad en que hay que comprar.- Determinar el momento correcto evita gastos
intiles y compras de ltimo minuto.

Para determinar bien este valor hay que contar con un buen sistema de control de
existencias.

d) Precio ms conveniente.- Hay que considerar lo siguiente:

El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta; tambin va a

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influir en los costos de produccin.

El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad.- no hay que buscar lo

ms barato sino el precio ms bajo considerando una calidad mnima y la cantidad
necesaria.

.El precio no es solamente el valor de compra.- hay que tener presente tambin los
costos de transporte, embalajes, recepcin, almacenamiento. etc.

B) Inventarios y su control.

-Los inventarios son la razn de ser la actividad logstica de la empresa ya que actan como
amortiguadores de las operaciones.
- No deben de permanecer sin movimiento. Se debe buscar mejorar los ndices de rotacin.
-Ejercer sobre los materiales el control adecuado a las necesidades, eliminando las
actividades o tareas extras que atenten contra la economa de las empresas.

C) Almacenes.-Manejo de Almacenes
Concepto de almacn.
Lugar donde fsicamente se almacenan los stock de productos comerciales o industriales
que posteriormente van hacer objetos de distribucin o transformacin.

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Clases de almacenes.
1.-Segn la funcin que realizan
Almacenes centrales (de fbrica o centros
de distribucin)
Albergan diferentes inventarios (cclicos, stocks de seguridad, estacionales) a ellos llegan los
productos procedentes de la planta de fabricacin y desde l se envan a los clientes

ALMACEN CENTRAL

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Almacenes regionales
Se distribuyen por una zona geogrfica y cumplen las funciones siguientes:
-Conseguir una mayor rapidez en la respuesta a los pedidos de los clientes, al colocar ms
cerca de ellos el producto
-Abaratar costos de transporte al recibir cargas completas.
-Conseguir presencia regional de la empresa en la zona.

Centros o puntos de transito

La diferencia con los anteriores es que en ellos no se efecta un almacenaje propiamente
dicho. Su funcin bsica es recibir, en grandes cargas, las mercancas procedentes del
almacn central o de la fbrica, destinadas a los clientes de la regin que cubre cada una de
ellos y por otro lado, facilitar la descomposicin de estas cargas agregadas en varias ms
pequeas que se alojarn en los vehculos ms ligeros que recorren las distintas rutas de
reparto o entre. En este tipo de almacn, las operaciones de descarga del vehculo pesado y
carga de los ligeros se realizan simultneamente sin necesidad de almacenar los artculos.

2.-Segn la naturaleza de los artculos almacenados

-Almacenes de materias primas
-Almacn de productos semi- elaborados
-Almacn de productos terminados.
-Almacn de materiales auxiliares.
-Almacn de piezas de recambio de los productos vendidos.
-Archivos de informacin, puesto que tambin se almacena informacin.

3.-Segn su rgimen jurdico

-Almacn propio
-Almacn en alquiler

Arrendamiento de naves industriales

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Almacenes pblicos:
-Alquilados en funcin de los volmenes ocupados

Ofrecen adems gran variedad de servicios

-Almacn en leasing.

Zonas en un almacn
a. Muelles y zonas de maniobra
Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir y
posicionarse adecuadamente para proceder a su carga o descarga.

b. Zonas de recepcin y control

Zona en la que, despus de descargadas las mercancas, se comprueba el estado de las
mismas, las cantidades recibidas y se hace la clasificacin de los productos antes de
situarlos en sus lugares de almacenamiento.
c. Zona de stock-reserva

Destinada a ubicar los productos durante un determinado periodo de tiempo.

d. Zona de picking y preparacin

Destinada a la recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento y

a su preparacin para ser enviados adecuadamente.

e. Zona de salida y verificacin

Zona en la que se consolida la totalidad de las mercancas a enviar, antes de

proceder a la carga del vehculo.

f. Zona de oficinas y servicios

Es el espacio en el que se realizan las operaciones administrativas, por tanto donde

se ubican las oficinas y los servicios auxiliares.

g. Otras zonas

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Cmaras frigorficas

Devoluciones

Paletas vacas, envases vacios

Zona de mantenimiento de equipos de almacn

CICLO DE ALMACENAJE
Est constituido por los deberes que tiene el almacn, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece.

1) Recepcin
Este elemento del almacn es el encargado de recibir los articulos que Compras adquiere, ya
sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material y su
labor consiste en:

Descarga.

Desembalaje

Inspeccin, verificacin o chequeo

Ingreso o entrega a los depsitos, informando sobre su llegada y elaborando un parte

o informe de ingreso.

2) Almacenamiento propiamente dicho

Este aspecto del almacn consiste en guardar los artculos ubicndolos y cuidndolos de
manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados, en el momento que los
necesiten los consumidores.
3) Despacho
Consisten en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o vale
de salida denominada Nota de Entrega y que es un comprobante del movimiento.
4) Control
Este aspecto del almacenamiento se realiza durante todo el ciclo, desde la recepcin
hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacn, salvo en los
controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir personal especialista y

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conocedor de las condiciones tcnicas que debe requerir el artculo.

D) Medio de transporte y su manipulacin.

-Los costos de transporte y manipulacin influyen en los precios de los materiales. Incluyen
los movimientos hacia la planta, entre los almacenes y hacia los clientes.
-El transporte es una de los factores que permite negociar el precio con los proveedores.
-Hay que decidir quien corre con los gastos de transporte.
-Hay que reducir los costos de manipulacin; disminuir los costos de movimiento por unidad
y reducir los tiempos necesarios para el traslado.
-Sus caractersticas clave son: costo, rapidez de entrega y calidad en el servicio.

Medios de manipulacin y transporte

A la hora de disear un almacn hay que escoger los medios de manipulacin que se van
a emplear para cada una de las actividades que se van a realizar. En la eleccin de los
medios de manipulacin se tiene muy en cuenta el ancho del pasillo necesario para
maniobrar, as como la altura a la que se pueden elevar las cargas.

CARRETILLA CON ESTANTES PARA ALMACENAR Y MANIPULAR MATERIALES

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CARRITO TRANSPORTADOR

TIPOS DE CARRITOS PARA TRANSPORTAR

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a) Sistemas de transporte por rodillos

Se pueden definir como caminos preestablecidos, constituidos por una serie de
bastidores construidos a base de perfiles de acero que soportan en su parte superior a
una serie de rodillos que en funcin del tipo de carga que han de soportar y del trabajo
pueden ser de acero o plstico. Las cargas se deslizan sobre estos caminos mediante la
gravedad o mediante motores elctricos.

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b) Transportes areos
Su principal caracterstica es que permiten mantener el suelo despejado de mercancas,
facilitando el paso de otros equipos mviles. Uno de estos equipos es el que se conoce
como puente- gra. Se utiliza fundamente para cargas muy pesadas que no se pueden
mover por otros sistemas.
c) Transpalets
Denominadas tambin transpaletas, son un medio muy polivalente con el que se
pueden realizar multitud de tareas tales como cargar y descargar, trasladar a otras
unidades de carga a cortas distancias o ayudar en las operaciones picking.

d) Apiladoras
Las maquinas que permiten adems del transporte horizontal, su elevacin, se
denominan apiladoras. Se emplean fundamentalmente para elevar palets a poca altura,
sobre todo en sistemas de almacenamiento que apilan las cargas unas encima de otras
(almacenamiento en bloque).
e) Carretillas
Son los medios ms empleados en los almacenes para elevar palets y su utilizacin se
extiende a otras tareas como movimientos internos dentro del almacn, carga y descarga o
incluso picking.

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f) Trans elevador
Son medios que permiten elevar palets a gran altura. Emplean un ancho de pasillo
mnimo y pueden estar guiados por un ordenador.

Sistemas de almacenaje
a) Almacenamiento en bloque
Consiste en apilar las mercancas unas encima de otras, formando bloques compactos. Es
un sistema que se emplea tanto para palets como para mercadera sin paletizar.
b) Estanteras convencionales fijas

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Es el sistema ms universal para productos paletizados o no. Se basa en estanteras que

permiten el acceso directo a los productos almacenados en ellas a travs de distintos
pasillos, cuyo ancho estar determinado por el medio de manipulacin empleado.

c) Sistema drive in
Se trata de un sistema de almacenaje sin pasillos, en el cual se eliminan los travesaos de
las estanteras, pudiendo introducir las carretillas en el interior de las mismas. Al no existir
los travesaos, los palets se apoyan sobre carriles dispuestos a lo largo de las estanteras.

d) Sistema dinmico
El problema de la distribucin de los palets dentro de las estanteras del sistema anterior se
vence si instalamos un sistema basado en estanteras dinmicas. En este sistema las
estanteras estn compuestas por tneles o alvolos ligeramente inclinados y provistos de
rodillos, de tal manera que la introduccin de palets se realiza por uno de los extremos de
las estanteras, colocndose por su propio peso y la ayuda de los rodillos en la cola de la
lnea. La extraccin se realizar por el otro extremo de la estantera
e) Estanteras mviles
Es un sistema compuesto por estanteras convencionales colocadas unas junto a las otras
dejando un solo pasillo para acceder a ellas. Estas estanteras estn acomodadas sobre
rieles que permiten su desplazamiento lateral de forma manual o motorizada dejando un
pasillo libre para acceder a todas ellas.

f) Sistemas robotizados
Son sistemas para aprovechar al mximo la capacidad del almacn, as como optimizar su
operativa. En estos almacenes se optimizan los movimientos mediante trans- elevadores,
caminos de rodillos, etc. Que operan bajo las rdenes de un ordenador.

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D) CODIFICACION DE LOS PRODUCTOS.

Identificar las distintas referencias con las que vamos a trabajar en el almacn es vital para
la gestin de las entradas y salidas de las mercancas, para ello la forma ms sencilla es
asignar cdigos a cada una de las referencias que componen el stock. Estos cdigos deben
reunir una serie de caractersticas.
-Debe ser fcil de teclear
-Cada cdigo debe ser nico para cada referencia.
-El sistema de codificacin debe ser significativo, es decir guardar
relacin con el producto que identifica.

-Debe incluir un digito de control. Un digito de control est compuesto por

uno o varios nmeros que se calculan a partir del resto de nmeros o letras
del cdigo. Este digito sirve para evitar duplicidades y

errores de tecleo.

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En la Entidad Pblica
El Sistema de codificacin en la Entidad Pblica se realiza en base al CATALOGO NACIONAL
DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO, otorgado por la Superintendencia de Bienes Nacionales,
que nace de la recopilacin de los bienes declarados por las Instituciones Pblicas en los
Inventarios.
La Finalidad de la elaboracin de este Catalogo es determinar la cantidad de bienes Muebles
que tiene el Estado.
Brindar un documento de carcter informativo y a la vez propiciar la progresiva
estandarizacin de los bienes muebles y proporcionar informacin uniforme, simple,
completa ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes susceptibles de ser ingresados
al patrimonio de una Entidad de la Administracin Pblica.
Cdigo.- Es un nmero de 12 dgitos que est constituido por 04 partes que en forma
conjunta y compuesta definir el bien, el cual se compone de las siguientes partes:
Grupo Genrico.Es el conjunto de bienes muebles relacionados entre si por su afinidad, teniendo 02
dgitos como rango.
Clase.- Es la divisionaria del grupo genrico que lo subdivide de acuerdo a la funcin
y caractersticas del tipo de bien, que se encuentra definida como Equipo, Mobiliario,
etc. teniendo 02 dgitos como rango.
Denominacin del Tipo de Bien.- Es la identificacin o descripcin del bien en forma
genrica, la cual consta de 04 dgitos como rango.
Nmero Correlativo .- Representa el nmero del bien mueble de un total con las
mismas caractersticas. Es decir que pertenece al mismo grupo genrico, clase y

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denominacin y estar numerado en forma correlativa, teniendo 04 dgitos como

rango, estos pueden ser alfanumricos.
ESQUEMA DE GRUPOS - CATALOGO DE BIENES 2010
GRUPO GENERICO
NOMBRE
Agrcola y Pesquero

CLASE
CODIGO
4

NOMBRE

CODIGO

Equipo

22

Mobiliario

64
22

Aire Acondicionado y Refrigeracin

11

Animales

18

Equipo
Produccin y
Seguridad

Aseo y Limpieza

25

Equipo

22

Cocina y Comedor

32

Equipo

22

Mobiliario

64

Cultura y Arte

39

Equipo

22

Mobiliario

64

Electricidad y Electrnica

46

Equipo

22

Hospitalizacin

53

Equipo

22

Mobiliario

64

Instrumentos de Medicin

60

Equipo

22

Aeronave

Maquinaria, Vehculos y Otros

Oficina

Recreacin y Deporte

67

74

81

78

Equipo

22

Ferrocarril

29

Maquinaria Pesada

36

Mquina

50

Mobiliario

64

Artefacto Naval

71

Vehculo

82

Cmputo

Equipo

22

Mobiliario

64

Equipo

22

Mobiliario

64

29

Seguridad Industrial

88

Equipo

22

Telecomunicaciones

95

Equipo

22

EJEMPLO:
TECLADO ELECTRNICO DE MSICA:
CODIGO
392277630003

CODIGO CLASIFICADO
GRUPO

CLASE

TIPO DE BIEN

CORRELATIVO

39

22

7763

0003

CORRESPONDENCIA ENTRE CODIGOS

PRESUPUESTALES, CONTABLES Y SBN
Equipos Computacionales Y Perifricos
ESPECIFICA CTA_CONTABLE

COD_SBN

DETALLE

263231

1503020301

74080028

ADAPTADOR INALAMBRICO PARA RED

263231

1503020301

74080029

263231

1503020301

74080031

BALANCEADOR DE CARGA DE RED - LOAD BALANCING

CAJA COMPARTIDORA DE INTERNET - INTERNET
SHARING

263231

1503020301

74080037

CAJERO AUTOMATICO

263231

1503020301

74080050

CAPTURADOR DE IMAGEN - SCANNER

263231

1503020301

74080162

CHASIS PARA SERVIDORES TIPO HOJA/ULTRADELGADOS

263231

1503020301

74080218

CLIENTE LIVIANO

263231

1503020301

74080275

COMPUTADORA DE MANO - WORKPAD

263231

1503020301

74080500

COMPUTADORA PERSONAL PORTATIL

30

263231

1503020301

74080950

COMPUTADORA SERVIDOR - MAIN FRAME

263231

1503020301

74081400

CONCENTRADOR DE RED

263231

1503020301

74081512

CONMUTADOR DE VIDEO, TECLADO Y MOUSE

263231

1503020301

74081568

CONTROLADOR PARA DUPLICADORA

263231

1503020301

74081625

CONVERTIDOR DE SEAL

263231

1503020301

74081850

DISCO DURO EXTERNO

E) SISTEMAS DE UBICACION
Cuando un pedido llega al almacn se procede a verificar que todo est correcto, para
pasar a decidir donde se va a almacenar. Este lugar depender del sistema de gestin de
ubicaciones que haya elegido la empresa para ordenar su almacn, principalmente se
emplean tres:

Almacenamiento ordenado
Otorga un nico lugar para cada producto

Almacenamiento desordenado o catico

Consiste en colocar las mercancas en los lugares o huecos que quedan libres a
medida que van llegando, sin que exista ningn lugar predefinido para cada
mercanca.

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Almacenamiento a granel
Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir de aquellos que no estn
estructurados en forma de unidades de carga, adems de otros productos tales como
lquidos, grneles, etc.

F) POR SU UBICACION
A la hora de asignar una ubicacin a una carga determinada, esta debe estar perfectamente
definida para ser localizada. Para definir las ubicaciones se suele emplear un sistema de
coordenadas, compuestas de nmeros, letras o combinacin de ambas. Para definir las
ubicaciones, en primer lugar se suele definir la zona del almacn. Posteriormente se pasar
a identificar el hueco o ubicacin concreto mediante alguno de estos dos sistemas:
-Numeracin por estanteras

-Numeracin por pasillos

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