V

rea Sistema Nacional de Contabilidad

rea

Sistema Nacional de
Contabilidad

Cmo y cundo registrarlas?

Ficha Tcnica
Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*
Ttulo : Notas de contabilidad
Cmo y cundo registrarlas? - Parte final
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 48 - Octubre 2012

Sumario

Introducin
m) 140000 Cuentas de orden
n) 150000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin
) 170000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin cierre
o) 180000 Saneamiento contable

Introducin
En esta parte final, sobre la elaboracin de notas de contabilidad,
debemos recalcar la importancia de estas ya que al igual que
los registros administrativos del SIAF, sirven para alimentar de
informacin adecuada a los estados financieros y presupuestales.
Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de registrar
las notas contables, es la identificacin de los cdigos establecidos
en la base de datos del SIAF. El registro oportuno y consistente de
dichas notas constituye un indicador de la calidad y consistencia
de los estados financieros.
Espero que las instrucciones brindadas en esta secuencia de tres
captulos publicados en meses distintos de la revista Actualidad
Gubernamental sirvan como un manual prctico que oriente el
buen registro de las notas contables. En cuya parte final se considera las notas de tipo 140000 - Cuentas de orden y 150000
- Asientos de extincin, liquidacin y/o fusin. Y 180000 - saneamiento contable.
m) 140000 Cuentas de orden
- 023 Cartas rdenes
- 024 Control de cartas rdenes
- 025 Bienes en prstamo y/o cedidos en uso entregados
- 026 Bienes en prstamo y/o cedidos en uso devueltos
- 027 Bienes en custodia
- 028 Bienes en custodia devueltos
- 029 Bienes no depreciables
- 030 Extorno de bienes no depreciables
- 031 Bienes a ser monetizados
- 032 Extorno de bienes a ser monetizados
* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.

Partel
fina
- 036 Reconocimiento de obligaciones previsionales obtenidas
por clculo actuarial
- 037 Rebaja de la alcuota de obligaciones previsionales
registradas en el ejercicio
- 038 Garantas otorgadas
- 039 Garantas a favor de terceros
- 040 Registro de la deuda e intereses por devengar por arrendamiento financiero
- 041 Para rebajar el saldo de la obligacin por la transferencia
efectuada al MEF
- 042 Cuentas de contingencias
- 043 Cuentas de contingencias por contra
- 044 Por el registro de los intereses por devengar
- 045 Por la rebaja de los intereses por devengar
- 046 Entrega de certificados de inversin pblica regional y
local CIPRL Tesoro Pblico
- 047 Documentos emitidos y/o recibidos
- 048 Control de documentos emitidos y/o recibidos
- 050 Convenios aprobados por ejecutar
- 051 Ejecucin de convenios aprobados

Caso prctico N 26
La UE 000015 realiza la compra de una impresora valorizada en S/.290.00, dicho monto resulta menor a 1/8 de la UIT
y que, segn el Instructivo de Contabilidad N 2, debern ser
controlados a travs de cuentas de orden. Por lo que la oficina
de contabilidad, independientemente de la contabilizacin de
la fase del compromiso, devengado y pago, deber controlar
dicha compra mediante notas de contabilidad, para ello utiliza
el cdigo 140000-029.
X

DEBE

9105 BIENES EN PRSTAMO, CUSTODIA

Y NO DEPRECIABLES

290

910503 Bienes no depreciables

91050301 Equipos no depreciables
9106 CONTROL BIENES EN PRSTAMO, CUSTODIA

Y NO DEPRECIABLES

910603 Bienes no depreciables

91060301 Equipos no depreciables
Por el control de bienes menores a 1/8 de la UIT.

Actualidad Gubernamental

N 48 - Octubre 2012

HABER

290

V 1

Informe Especial

Notas de contabilidad

Informe Especial

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Caso prctico N 29
Caso prctico N 27
El pliego 003 ha realizado la provisin y castigo de cuentas
de cobranza dudosa bajo el mtodo directo por la suma de S/.
750.00, sin embargo el derecho a cobro no se ha extinguido,
En tal sentido, la oficina de contabilidad controla dicho monto
a travs de cuentas de orden, pare ello elabora la nota de contabilidad utilizando el cdigo 140000-021.
X

DEBE

9103 VALORES Y GARANTAS

750.00

910306 Valores y documentos en cobranza
9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA

910406 Control de valores y documentos en cobranza
Por el control de cuentas de cobranza dudosa castigadas cuyo
derecho a cobro no se ha extinguido.

HABER

750.00

La Municipalidad 007 recibe de la empresa Bob El Constructor

S.A.A la carta fianza N 12-0-11111 por concepto de garanta de
fiel cumplimiento por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la
oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando
el cdigo 140000-019.
X

DEBE

HABER

9103 VALORES Y GARANTAS

35,000

910304 Garantas recibidas
9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA

910404 Control de garantas de terceros
Por la recepcin de la carta fianza.

35,000

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Caso prctico N 30
La Municipalidad 007, despus de la culminacin de la obra
de la construccin del C.E. N 47300, realiza la devolucin de
la carta fianza N 12-0-11111 a la empresa Bob El Constructor
S.A.A. la por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la oficina
de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el
cdigo 140000-020.
X

Caso prctico N 28
La Municipalidad 007 suscribe un contrato con la empresa Bob
El Constructor S.A.A. para la realizacin de la obra denominada
Construccin del C.E. N 47300 financiada con recursos del
Foncomn por la suma de S/.350,000.00. En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando
el cdigo 140000-001.
X

DEBE

DEBE

HABER

9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA

35,000

910404 Control de garantas de terceros
9103 VALORES Y GARANTAS

910304 Garantas recibidas
Por la devolucin de la carta fianza.

35,000

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

HABER

9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 350,000

910101 Contratos y proyectos aprobados
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 350,000

910201 Contratos y proyectos por ejecutar
Por la suscripcin de contrato.

V 2

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A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Caso prctico N 31
La Municipalidad Provincial 333 celebra un financiamiento con el
Banco de la Nacin por la suma de S/.500,000.00 para la compra de maquinaria pesada. En tal sentido, independientemente
de la contabilizacin de los registros administrativos, la oficina
de contabilidad registra la nota de contabilidad por el contrato
aprobado y atendido, para ello utiliza los cdigos 140000-003
y 140000-004, respectivamente.

DEBE

Caso prctico N 33

HABER

9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS

500,000

910102 Prstamos internos aprobados
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500,000

910202 Contratos de prstamos por utilizar
Por el contrato del prstamos aprobado.
X
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500,000

910202 Contratos de prstamos por utilizar
9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500,000

910102 Prstamos internos aprobados
Por el contrato atendido por el BN.

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP

La Municipalidad Provincial 333 realiza el primer pago de la

cuota del prstamo del Banco de la Nacin por la suma de
S/.33,000.00, el mismo que genera un inters de S/.650.00.
En tal sentido, independientemente de la contabilizacin de
los registros administrativos, la oficina de contabilidad registra
la nota de contabilidad por los intereses devengados, para ello
utiliza el cdigo 140000-045.
X

DEBE

HABER

9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA

650.00

910410 Intereses por devengar por contra
9103 Valores y garanta

910310 Intereses por devengar
Por los intereses devengados.

650.00

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

n) 150000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin

En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:

Caso prctico N 32
La Municipalidad Provincial 333 recibe el prstamo del Banco
de la Nacin por la suma de S/.500,000.00, el mismo que
genera un inters de S/.18,000.00. En tal sentido, independientemente de la contabilizacin de los registros administrativos, la
oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los
intereses por devengar, para ello utiliza el cdigo 140000-044.
X

DEBE

HABER

9103 VALORES Y GARANTAS

18,000

910310 Intereses por devengar
9104 Valores y garanta por contra

910410 Intereses por devengar por el contrario
Por los intereses por devengar.

18,000

- 002 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado del saldo

acreedor de la hacienda Nacional adicional a la Hacienda
nacional.
- 003 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado del saldo
deudor de la Hacienda Nacional adicional a la Hacienda
Nacional.
- 004 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado de traspasos
y remesas recibidas a la Hacienda Nacional adicional.
- 005 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado de traspasos
remesas entregadas a la Hacienda Nacional adicional.
- 006 Liquidacin, extincin y/o fusin, capitalizacin de
reservas a la Hacienda Nacional.
- 007 Liquidacin, extincin y/o fusin, capitalizacin de
supervit acumulado a la Hacienda Nacional.
- 008 Liquidacin, extincin y/o fusin, cobertura de dficit
acumulado.
- 013 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado a resultado
de operacin.
- 014 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado a resultado
del ejercicio.

Actualidad Gubernamental

N 48 - Octubre 2012

V 3

Informe Especial
X

Caso prctico N 34
La UE 002 es fusionada a la UE 010, esta ltima absorbe los
saldos de la Hacienda Nacional adicional de la entidad fusionada por la suma de S/.950,000.00. En tal sentido, la UE 010
elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza el cdigo
150000-002.
X

DEBE

HABER

3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL

950,000

320101Traspasos y remesas
32010101 Traspasos de fondos

3201010101 Tesoro Pblico
3101 Hacienda nacional 950,000

310101 capitalizaciones de la Hacienda Nacional
Por la capitalizacin de la Hacienda Nacional adicional Fusin de las UE.

DEBE

3401 RESULTADOS ACUMULADOS

200.00

340103 Efectos del saneamiento contable
34010301 Caja y bancos
1101 Caja y bancos

11010 Caja
Por el saneamiento contable.

HABER

200.00

X
9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO

200.00

911101 Caja y bancos
9112 Control del saneamiento del activo

911201 Caja y bancos
Por el saneamiento contable.

200.00

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

) 170000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin

cierre
En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:
- 001 Lliquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas de balance
- 002 Liquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas de orden
- 003 Liquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas presupuestarias
- 004 Liquidacin, extincin y/o fusin - asiento de liquidacin
de cuentas de balance
- 005 Liquidacin, extincin y/o fusin - liquidacin de cuentas
de orden
o) 180000 Saneamiento contable
En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:
- 001 Saneamiento contable de cuentas patrimoniales
- 002 Saneamiento contable del activo (cuentas de orden)
- 003 Saneamiento contable del pasivo (cuentas de orden)

Caso prctico N 35
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso del saneamiento contable en la cuenta 1101 Caja y bancos, se denota un
saldo en exceso de S/.200.00. En tal sentido, la Municipalidad,
despus de haber realizado todos los procesos del saneamiento
contable, elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza los
cdigos 180000-001 y 180000-002.

V 4

Actualidad Gubernamental

Caso prctico N 36
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable ha encontrado diferencias entre el inventario
fsico y los libros contables en la cuenta 150108 Otras estructuras
por un valor de S/.150,000.00. En tal sentido, la Municipalidad,
despus de haber realizado todos los procesos del saneamiento
contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los
cdigos 180000-001 y 180000-002.

DEBE

HABER

3401 RESULTADOS ACUMULADOS

150,000

340103 Efectos del saneamiento contable
34010321 Edificios y estructuras
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150,000

150108 Otras estructuras

15010802 Infraestructura vial

1501080205 Otros
Por el saneamiento contable.

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rea Sistema Nacional de Contabilidad

DEBE

HABER

9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO

150,000

911119 Edificios y estructuras
9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO 150,000

911219 Edificios y estructuras
Por el saneamiento contable.

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Reportes notas de contabilidad

El SIAF nos facilita la emisin de reportes relacionados a notas de
contabilidad, dicho mecanismo se detalla en el mdulo contable
en la ruta siguiente: Reportes/Notas de contabilidad.

Caso prctico N 37
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable tiene un saldo de S/.5,300.00 en Cuentas
por pagar, sin embargo este saldo est referido a deudas a proveedores y acreedores que no han sido ubicas y son por montos
menores a una UIT. En tal sentido, la Municipalidad, despus de
haber realizado todos los procesos del saneamiento contable,
elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los cdigos
180000-001 y 180000-003.

DEBE

2103 CUENTAS POR PAGAR

5,300

210301 Bienes y servicios por pagar
21030101 Bienes y servicios por pagar

2103010102 Servicios
3401 RESULTADOS ACUMULADOS

340103 Efectos del saneamiento contable

34010331 Cuentas por pagar
Por el saneamiento contable.

HABER

Veamos algunos ejemplos de reportes:

5,300

a) Incorporacin saldos de balance

Base legal:
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Pblico

X
9113 SANEAMIENTO DEL PASIVO
5,300

911301 Impuestos, contribuciones y otros
9114 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL PASIVO

911401 Impuestos, contribuciones y otros
Por el saneamiento contable.

Ingresando a dicha opcin, se puede filtrar por mes, por

nmero y por cdigo y secuencia, tal como se aprecia a
continuacin:

5,300

Artculo 29.- Ejercicio Presupuestario

El ejercicio presupuestario comprende el ao fiscal y el periodo de regularizacin:
a) Ao Fiscal, en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos comprendidos en el
Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina
el 31 de diciembre. Solo durante dicho plazo se aplican
los ingresos percibidos, cualquiera sea el periodo del
que se deriven, as como se ejecutan las obligaciones
de gasto que se hayan devengado hasta el ltimo da

Actualidad Gubernamental

N 48 - Octubre 2012

V 5

Informe Especial
del mes de diciembre, siempre
que corresponda a los crditos
presupuestarios aprobados en los
Presupuestos.
b) Periodo de Regularizacin, en el
que se complementa el registro de
la informacin de ingresos y gastos
de las Entidades sin excepcin;
ser determinado por la Direccin
Nacional del Presupuesto Pblico
mediante Directiva, conjuntamente con los rganos rectores de los
otros sistemas de administracin
financiera; sin exceder el 31 de
marzo de cada ao.

Artculo 42.- Incorporacin de

mayores fondos pblicos
42.1.d) Los recursos financieros, distintos a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios,
que no se hayan utilizado
al 31 de diciembre del ao
fiscal, constituyen Saldos de
Balance, los mismos que se
pueden incorporar durante la
ejecucin en el presupuesto
de la Entidad, bajo la modalidad de incorporacin de mayores fondos pblicos que se
generen por el incremento de
los crditos presupuestarios.

El Saldo de Balance de las Fuentes de

Financiamiento recursos por operaciones oficiales de crdito y donaciones y
transferencias que requiera de contrapartida, ser asumida, exclusivamente, con cargo al respectivo presupuesto
institucional aprobado para el pliego.

b) Depreciacin
Mtodo y Porcentaje de Depreciacin
Mtodo
Las entidades responsables a efectuar la depreciacin de los bienes
del activo fijo utilizarn el mtodo
de lnea recta.
Porcentajes
Los porcentajes anuales de depreciacin sern los siguientes:
- Edificios 3%
- Infraestructura Pblica 3%
- Maquinaria, Equipo y otras
Unidades para la Produccin
10%
- Equipo de Transporte 25%
- Muebles y Enseres 10%
- Equipo de cmputo 25% (R.C.
N 143-2001-EF/93.01)
Las entidades podrn modificar
los porcentajes de depreciacin

Incorporacin de saldos de balance 100000-020

Actualidad Gubernamental

c) Documentos que intervienen en la

adquisicin y control de los Bienes
y Servicios que sustentan el registro contable
DOCUMENTOS FUENTE
1.1 rea de Bienes
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Orden de Servicios
Pedido-Comprobante de Salida
(PECOSA)
Inventario fsico
Existencia valorada de Almacn
Control Visible de Almacn

DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de entrada al Almacn
1.2 rea de Fondos
Recibo de Ingresos
Papeleta de depsitos
Nota de cargo
Nota de abono
Comprobantes de pago
Planillas de Haberes y Pensiones
Valorizacin de Obra
Otros
PECOSAS 020000-015

Depreciaciones 090000-004

V 6

con Resolucin de la Alta Direccin, en los casos debidamente

justificados, a tal efecto, harn de
conocimiento de este cambio de
poltica a la Contadura Pblica de
la Nacin.
Los porcentajes anuales de depreciacin que se venan efectuando al 31
de diciembre de 1997, continuarn
hasta completar dicha depreciacin.
Una vez que los activos se encuentren 100% depreciados seguirn
figurando en libros con su valor
residual.

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