DIME COMO

Por: Arq. Ma. del Roble

Trevio Guajardo
Gerente de Escala
Educacin Contnua

Dicen que lo que bien inicia, bien

acaba; por eso al inicio de cada
ao, mucha gente suele contar con
una lista de propsitos y proyectos
sobre los cuales desea trabajar a lo
largo de los siguientes 12 meses.
Antes de comenzar a implementar los proyectos programados, es
importante hacer una evaluacin y
reflexionar sobre los resultados del
ao que acaba de terminar.
Algunas preguntas que nos pueden ayudar a la reflexin seran
las siguientes: Qu proyectos se
iniciaron en el 2005? Cuntos de
esos proyectos estaban planeados
para concluir en el 2005? Cules
de esos proyectos terminaron y
cules no? Los que no se terminaron por qu fue? Cmo ha afectado que no se hayan terminado a
tiempo? De los proyectos que s se
terminaron, se cumplieron las expectativas de todas las personas

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que afectaban o se vean afectados por l? Se lograron los objetivos?, etc.

Si hiciramos un anlisis para identificar la raz de los problemas por
los cuales los proyectos del 2005
no resultaron como se esperaban,
probablemente se encontrara que
en repetidas ocasiones los proyectos no estaban definidos desde el
inicio, que faltaba claridad en el alcance, que no haba un responsable que diera cuentas del proyecto,
etc. por citar algunos.
Para lograr un proyecto exitoso, es
necesario comenzarlos apoyndonos en un documento formal que
ayude a que todos los participantes
en el proyecto estn alineados a los
objetivos que se plantearon para
llevarlo a cabo. Este documento
debe contener la suficiente informacin para conocer la razn por la

cual se realizar el proyecto; cules

son los objetivos; quines son los
participantes clave del proyecto y
qu esperan de l; documentar las
restricciones que se tengan; quin
ser el responsable de coordinarlo
y tambin informacin clave de
proyectos similares que se hayan
hecho. Toda esta informacin se
consolida en un documento que
en Administracin Profesional de
Proyectos se le denomina Charter
(Chamoun, 2002:53), o acta de nacimiento del proyecto.

EL OBJETIVO ES SACAR EL
MEJOR PROVECHO DE LAS
EXPERIENCIAS DEL PASADO
O DE EXPERTOS PARA HACER
UN MEJOR PROYECTO.

Para elaborar el charter primero necesitamos describir la justificacin

o el propsito del proyecto. Esta
informacin nos servir para documentar el requerimiento del cliente por el cual se est realizando el
proyecto y lograr que el equipo lo
entienda y est consciente de ello.
Posteriormente requerimos tener
una descripcin clara y concisa del
producto o servicio que el proyecto deber entregar. Se recomienda
que sea una descripcin especfica
y medible; mientras ms especfica
sea, menor ser el riesgo de que se
malinterprete la informacin; por
ejemplo, si quisiramos construir
una casa, la descripcin sera: Casa
de 350 m2 de construccin que
tenga recibidor, cocina, antecomedor, sala-comedor con bao de
visitas, lavandera, cuarto de servicio con su bao, cochera para dos
vehculos, dos habitaciones para
dos personas con su bao cada
una y una habitacin principal con
vestidor; y sala para televisin. Se
entregar con todos los servicios
conectados, acabados interiores,
exteriores, muebles sanitarios y
cocina integral. En este ejemplo la
casa de 350 m2 con las especificaciones descritas anteriormente,
sera el entregable final. Puede
haber proyectos donde se necesite tener varios entregables finales,
todos deben estar descritos lo ms
especfico posible.
Hay que documentar tambin los
supuestos o factores que se consideren como verdaderos para reali-

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zar la planeacin, pero que conforme avance el proyecto, se tendrn

que confirmar porque pueden convertirse en riesgos. Por ejemplo,
podemos tener un supuesto de
que se contar con el flujo de efectivo requerido para realizar los pagos cada quince das y una vez que
se determine el presupuesto base
del proyecto y el programa de obra
tendremos que revisar el esquema
de pagos para asegurar que contamos con el flujo de efectivo en el
tiempo que se haba estimado.
Las restricciones son otros factores importantes a considerar
durante la elaboracin del Charter,
estos son ya limitantes directas
al proyecto; como por ejemplo, un
monto disponible especfico, una
fecha de entrega predeterminada,
etc.
Es importante considerar durante este proceso un apartado para
realizar una investigacin de proyectos similares y documentar la
informacin clave para la planeacin. A esta seccin se le puede
llamar informacin histrica. El
objetivo es sacar el mejor provecho de las experiencias del pasado
o de expertos para hacer un mejor
proyecto.
Adems tenemos que incluir un
apartado con la lista de las personas clave involucradas en el proyecto y las expectativas que cada
quin tiene para asegurar que el
equipo ejecutor las va a cumplir.

Esta informacin tiene que ser muy

clara y estar en trminos medibles
para poder satisfacerlas. Aqu es
recomendable hacer una serie de
preguntas para que la informacin
pueda ser lo ms objetiva posible;
por ejemplo, si queremos que la
casa est amplia, entonces habr
que preguntar los parmetros para
definir el adjetivo amplia, para
asegurar que estamos hablando
en los mismos trminos. Aqu es
donde se requiere la habilidad del
encargado del proyecto de identificar lo que cada persona involucrada espera y que muchas veces no
le es fcil describir.
Con este proceso nos aseguramos
que tanto los clientes, los afectados por el proyecto y el equipo
ejecutor; estn hablando el mismo
idioma, se enfoquen en sacar el
proyecto conforme a las necesidades y requerimientos, se definan
los criterios de aceptacin por parte de quien encarga el proyecto y
se eviten malos entendidos.
Finalmente el documento debe
venir firmado por quien asigna al
responsable del proyecto y por la
persona encargada o gerente de
proyecto. Este documento ser la
base para realizar la planeacin y
el comienzo de una comunicacin
efectiva entre todos los participantes del proyecto.