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_____ es financiado por la Unin Europea

Gestin Documental
Electrnica

Proyectos de Gestin de Documentos

Electronic Document Management System (EDMS)

Aplicacin practica a travs del desarrollo de un caso

y la experiencia en implementacin de Sistemas de Gestin Documental
electrnicos SGDE

Nelson Javier Pulido Daza

Noviembre de 2011

El Caso de estudio
Objeto: Empresa del orden nacional por Licitacin pblica
desea contratar el diseo e implementacin de su SGDE
cumpliendo con la normatividad a nivel de TIC y
documentos electrnicos que integre totalmente sus procesos
misionales de negocio.
Modalidad: Todo incluido (Equipos, sistema de informacin, personal y transferencia
tecnolgica)
Cubrimiento: 7 principales ciudades
Tiempo de implementacin: 14 meses calendario.
Presupuesto: Cinco mil novecientos millones de pesos.
Volmenes documentales: 44,3 millones de documentos mes.

El problema: A los ocho meses de iniciado el proyecto, no se haba logrado aprobar el

primer documento de especificaciones. El proyecto vario en 65% su alcance inicial.

Documento
El Documento es el registro o testimonio de
nuestras actividades. Un documento no es
nicamente aquel que producimos o
recibimos en papel.
Correos electrnicos, archivos Excel, Word,
fotografas
y
videos
son
tambin
documentos.

Documento electrnico o digital

Cualquier unidad de informacin registrada en un disco
compacto o en un disco duro, es un documento. Se habla de
documentos digitales porque la informacin, no importa su
forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en
un medio electrnico:
Ejemplo: Documentos impresos digitalizados, como actas de
comit, informes de seguimiento.
Documentos digitales para imprimir.
Digitales Multimediticos: Ejemplo Power Point", Word,
Excel.

Programa de Gestin Documental

Produccin

Programa de Gestin
Documental PGD
Define el manejo de la
informacin producida o
recibida
Resultado que se logra del
anlisis y procesamiento de
la informacin contenida en
los documentos

Disposicin

Recepcin

Final

Consulta

PROCESOS DEL
CICLO VITAL
DEL
DOCUMENTO

Conservacin

Distribucin

Tramite

Programa de Gestin Documental

Componentes Bsicos
Expediente
Electrnico

Metadatos

Documento
Electrnico

Objeto Digital

Integridad
Confiabilidad
Conformidad
Exhaustividad
Sistematizacin

Metadatos de
Representacin

Esquema del Expediente Electrnico

Programa de Gestin Documental

Componentes Bsicos
Ley 594 2000

Produccin

Distribucin

Flujos Documentales
Estandarizacin de Formatos
Manuales de Funciones , Procedimientos
y de Archivo
Actualizacin TRD

Estndares Nals - Internals

Procedimientos

PGD
Organizacin

Marco Normativo del

Sector

Recursos Humanos
Sensibilizacin
Plan Estratgico de
Implementacin

Programa de Gestin Documental

Componentes Bsicos Archivo y correspondencia
Metadata:
1. Responsable del procesamiento.
2. Fecha de Procesamiento: (DD/MM/AA).
3. Fecha de entrega: (DD/MM/AA).
4. Hora.
5. Nmero de radicacin interno.
6. Medio de llegada o envo.
7. Nombre del funcionario remitente o destinatario.
8. Nombre del rea remitente o destinatario.
9. Nombre del cdigo de la dependencia.
10. Nmero de radicacin.
11. Datos del trmite (Nombre del funcionario,
tiempo de respuesta, formato del documento,
anexos, niveles de prioridad, trmite iniciado)

ESQUEMA DE CONSULTAS
Permitir la consulta por pantalla bajo los diversos datos definidos en la
metadata.
ESQUEMA DE REPORTES
Permitir la generacin y construccin flexible de reportes, diversos:
Planillas por dependencias,, Planillas de estadsticas / por dependencia /
trmites / funcionarios / Procesos.

COMUNICACIONES
OFICIALES INTERNAS
UTILIZACIN Y CONSULTA DE PROFORMAS

AREAS GENERADORAS
reas definidas: Secciones, Despacho, Secretaria General, Asesores y
Oficinas.

Diseo y proforma de cada tipo documental , segn las normas tcnicas:

Carta: NTC-3393.
Memorando Acta: NTC-3397.
Circulares: NTC-3234.
Hojas de transmisin de fax: NTC-3580.
Actas Administrativas: NTC-3394.
Certificados y Constancias: NTC-4176.
Informes Administrativos: NTC-3588.
Resoluciones.

Programa de Gestin Documental

Componentes Bsicos Archivo y correspondencia
Metadata:
1. Responsable del procesamiento.
2. Fecha de Procesamiento: (DD/MM/AA).
3. Fecha documento: (DD/MM/AA).
4. Hora.
5. Nmero de radicacin interno externo.
6. Medio de envo.
7. Datos de service que enva el documento.
8. Nombre de la persona y/o entidad destinataria.
9. Nombre de la dependencia competente.
10. Nombre del funcionario responsable del trmite.
11. Datos del trmite (Nombre del funcionario, No.
Radicacin, tiempo de respuesta, formato del
documento, anexos, niveles de prioridad, radicados de
Entrada anteriores los cuales estn asociados E/S).

ESQUEMA DE CONSULTAS
Permitir la consulta por pantalla bajo los diversos datos definidos en la
metadata.
ESQUEMA DE REPORTES
Permitir la generacin y construccin flexible de reportes, diversos:
Planillas por dependencias,, Planillas de estadsticas / por dependencia /
trmites / funcionarios / Procesos.

COMUNICACIONES
OFICIALES EXTERNAS
(ENVIADA)
UTILIZACIN Y CONSULTA DE PROFORMAS

AREAS GENERADORAS
reas definidas: Secciones, Despacho, Secretaria General, Oficinas y
Subdirecciones a nivel de Subsecciones se encuentran grupos formales
de trabajo, creados mediante Resoluciones.

Diseo y proforma de cada tipo documental , segn las normas tcnicas:

Carta: NTC-3393.
Memorando Acta: NTC-3397.
Circulares: NTC-3234.
Hojas de transmisin de fax: NTC-3580.
Actas Administrativas: NTC-3394.
Certificados y Constancias: NTC-4176.
Informes Administrativos: NTC-3588.
Resoluciones.

Programa de Gestin Documental

Implementacin Bsica

IMPLEMENTACIN
TECNOLOGICA
PLANIFICACION
DOCUMENTAL

GESTION DE
DOCUMENTOS

ALMACENAMIENTO

PROCESAMIENTO DE
INFORMACION

Planificacin Documental
ESTRUCTURA
DOCUMENTAL
Series
Subseries
Tipos documentales
Tablas de retencin
documental
Indexacin (criterios)

ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Dependencias
Cargos
Funcionarios
Malla de seguridad

AJUSTE DE POLITICAS,
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS QUE
TENGAN RELACION CON
EL SGD

Programa de Gestin Documental

Implementacin Bsica

Conversin de documentos para consulta en ambientes digitales.

- Conservacin
- Consulta
- Disponibilidad
- Integracin con los documentos de origen electrnico

ALISTAMIENTO DOCUMENTAL

PROCESAMIENTO DE
INFORMACION

DIGITALIZACION
POR LOTES INFORMACION HISTORICA

INDEXACION DOCUMENTAL

DIGITALIZACION
DOCUMENTOS NUEVOS QUE SE
GENERAN

Programa de Gestin Documental

Implementacin Bsica

GESTION DE DOCUMENTOS

ADMINISTRACION DE
CENTROS
DOCUMENTALES
Documentos

Scanner

CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS
CONSULTA DE
INFORMACIN Y
DOCUMENTOS

Consulta y gestin
documental

Correo
electrnico

Documentos
electrnicos
PDF, word,
etc.

Servidor de
Aplicaciones
Imgenes, reglas de
negocio
WorkFlow

Consulta va
WEB

Estndares / Normatividad

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

Pone al documento en estrecha relacin con el productor, sus

funciones y el procedimiento en cuyo contexto se origino.
Separa los documentos producidos en una Entidad en el ejercicio
de una funcin especifica (asignada por su misin en el contexto
social en el que se inscribe o el encargo legal que regula su
existencia) de aquellos otros documentos de apoyo.
Establece la distincin entre los documentos originales y los
antecedentes o documentos reutilizados , borradores o versiones.
Seala la captura en un SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL, como paso inicial de la existencia del
documento.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

Principios de la Gestin de Documentos.

Definir e identificar
Que documentos deben crearse en cada fase del proceso y que
informacin deben contener estos documentos. Se debe tener en
cuenta la Tecnologa a usarse.
Las llaves (Metadatos) que deben crearse conjuntamente con los
documentos y a lo largo de los procesos documentales .
Los requisitos para usar, recuperar y transmitir documentos dentro
de los diferentes procesos de negocio y los plazos de conservacin.

Normatividad

Generalidades Norma ISO 15489

Principios de la Gestin de Documentos.

Definir e identificar

Como se organiza los documentos de forma que facilite su uso, con el

fin de minimizar el riesgo de incluir documentos que no reflejen su
actividad desarrollada.

Como preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del

tiempo.

Como garantizar que los documentos se conserven en un entorno

seguro y de acuerdo al tiempo requerido y necesario para su uso.

Que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas

aplicables y la poltica de la organizacin.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

AUTENTICIDAD.
Conservar la razn original de su naturaleza, esto es la
identificacin y preservacin de las caractersticas originales
del documento, claramente identificadas en el documento
electrnico gestionado por el SGDE.
Esto es su contexto, contenido y estructura.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

FIABILIDAD.
Es aquel cuyo contenido puede ser considerado
una representacin completa y precisa de las
operaciones efectuadas.

Como se demuestra la fiabilidad desde el sistema de

informacin.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

INTEGRIDAD.
La capacidad de preservar desde el origen del documento
electrnico, la completitud del mismo y su inalterabilidad.
Debe contar con herramientas para la definicin y
administracin de polticas sobre los documentos y sus
metadatos.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

DISPONIBILIDAD.
Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

CONFIABILIDAD.
Debe registrar y preservar con precisin y exitosamente
informacin sobre el documento electrnico como los trmites,
acciones u operaciones (creacin, actualizacin, lectura y
borrado) y decisiones aplicadas al mismo.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

USABILIDAD.
Cumplir con la funcin para la que fue creado originalmente el
documento electrnico. Deber gestionar funcionalidades
como la localizacin, recuperacin, presentacin e
interpretacin del documento.

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

CONFORMIDAD.
Debe ofrecer mecanismos de control a documentos sensibles
de ser evidencia legal o histrica.
La aplicacin de mecanismos de encripcin, cifrado y
tecnologas de firmas digitales

Normatividad
Generalidades Norma ISO 15489

COBERTURA:
Un proceso continuo y sistemtico que garantice la administracin
de los archivos desde su creacin o captura hasta la conservacin
electrnica del mismo, en su mbito de gestin e histrico.
Cubrir efectivamente la totalidad de los procesos definidos en el
PGD.

Creacin,
incorporacin,
gestin, uso,
conservacin y
seguridad.
Gestin de
documentos en
cualquier soporte

Integracin con
otros sistemas de
gestin

Plan estratgico
organizacional
Procesos
Procedimientos
Control
documental
Personal
Clientes
T. I.

NTC-ISO 15489

Formacin
Programa de formacin continuo:
Definir la administracin del
programa
Esquema del programa
Niveles de formacin
Evaluacin de la formacin

Auditoria
Control para garantizar:
Aplicacin de polticas
Conformidad con los requisitos
Mejoramiento del sistema

Bajo una visin integradora, el S.I. debe estructurar:

VISIN
ESTRATGICA
DE L NEGOCIO

Integracin de
Procesos
Auditora
Riesgos
T.I.

POLTICAS

Gestin de
Informacin
Conservacin y
Almacenamiento
Seguridad de
Inf.
Continuidad

MODELO DE
S. I.

Documento
Fsico
Documento
Electrnico
Documento
Hbrido
Actualizacin de
TRD

FORMACIN
DE PERSONAL

Directivos
Administrativos
Operativos
Gestin
Documental
Aplicacin de
TRD

SISTEMA DE
INFORMACIN
MISIONAL

Procesos
Procedimientos
Control

Taller Proyecto de S.I.

Esquema del Proyecto

FASE

DESCRIPCION

1. Diagnstico.
Fase 0

Fase 1

2. Evaluacin de Procesos.
3. Definicin de requerimientos Tcnicos,
Funcionales y Operativos.
1. Introduccin
2. Objetivos
3. Alcance
1. Descripcin del Proyecto

Fase 2

2. Modelo Conceptual
3. Costos
1. Modelo de Desarrollo

Fase 3

2. Arquitectura Tcnica
3. Servicios
4. Conclusiones y Bibliografa

 MUCHAS GRACIAS !
Nelson Javier Pulido Daza
NELSONPULIDO94@gmail.com