PROFESIONALES EN SISTEMAS DE CALIDAD

CONTROL DE REGISTROS
Objetivo.
Determinar los lineamientos para la conservacin, recuperacin, almacenamiento, y
tiempo de retencin y control de registros del sistema de gestin de calidad.
Alcance.
Este documento aplica a todos los Registros del Sistema de Gestin de Calidad.
Definiciones.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
Responsabilidad y Autoridad
Todo el personal de la organizacin es responsable del control de sus registros y el
Encargado de este punto es el responsable de coordinar dichas actividades.
Desarrollo
El almacenamiento de los registros de calidad es por medio de diferentes tipos de
contenedores (carpetas, archiveros, flderes, etc.) localizados en las reas asignadas
de la Organizacin. Estas reas son revisadas anualmente para asegurarse que los
registros no hayan sufrido algn dao o deterioro.
Los registros son legibles y de fcil recuperacin y se rigen mediante el control de
registros (RE-TSGC-05), el cual nos indica su recuperacin, conservacin, retencin,
disposicin, disponibilidad y despus de su tiempo de retencin, como se manejan
dichos registros.
Disponibilidad y destruccin.
La disponibilidad de los registros es para todo el personal de la Direccin de la
Tesorera Judicial, siendo identificados los diferentes tipos de archivos existentes en la
misma organizacin, son de fcil acceso y permiten una pronta localizacin de los
mismos.

Si son registros de documentos generados por la Organizacin como organizacin,

despus del tiempo de conservacin (un ao) en la misma Organizacin, se almacenan
en archivo muerto durante 5 aos ms; si son registros del Sistema de Gestin de
Calidad se conservan una ao en la organizacin y dos ms en archivo muerto, y se
destruyen cuando hayan excedido el tiempo total de conservacin.
El archivo de todos los registros de calidad esta clasificado en dos tipos:

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a) Archivo Activo:

Para todos los registros tanto de la organizacin como del Sistema de

Gestin de Calidad generados durante el ao en curso.

b) Archivo Muerto: Dos aos para todos los registros generados por el SGC, destruyndose despus de
este tiempo; y 5 aos para los de la organizacin, en el edificio del Tribunal Superior de Justicia, despus
de este tiempo se ponen a disposicin de la Oficiala Mayor.
Las condiciones ambientales y fsicas en las cuales se localizan los archivos minimizan el riesgo de dao,
deterioro y /o prdida de los registros.
Almacenamiento y proteccin.
La mayora de los registros son archivados y almacenados en medios magnticos (discos) y /o en medios
fsicos (archiveros, carpetas, flderes o cajas) de tal manera que permitan su fcil recuperacin y evite su
dao, deterioro o prdida. Estos registros debern estar en la ubicacin determinada.
Anexos
XXXX Control de Registros

LISTA DE CONTROL DE REGISTROS

Tiempo de
Tipo de Registro
Clave

Nombre
Fsico

Lgico

Almacenami

Retencin

ento y

en Archivo

Proteccin

Activo
(meses)

Recuperacin
Fsico

Lgico

Disposicin despus del

tiempo de retencin
Archivo
Muerto

Destruccin

R-SGC-03

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