Iso 30300-15489-27000

Sistemas
de GesBn Integral
ISO 30300 15489 GP1000 - 27000
Noviembre 2012
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4
CaractersBcas de las Normas

Documento voluntario
Elaborado por consenso
Par5cipacin de todas las partes interesadas
Disponible para el pblico (bajo pago)
Un sistema de ges+n es la forma de que la alta direccin

establezca una pol+ca, unos obje+vos y los medios para
llevarlos a cabo.

El propsito de implementar un SGD es presentar una
ges5n sistem5ca y vericable de los documentos o
evidencias obje+vas como informacin sobre las ac5vidades
de la organizacin, dentro de un SIG.
BENEFICIOS DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS
Ecacia y eciencia
Cumplimiento de los requisitos legisla5vos, reglamentarios y de rendicin de
cuentas
Uso de las Tecnologas de la informacin
Prestacin de servicios a las partes interesadas

Aseguramiento en la recuperacin de la informacin y Con5nuidad del negocio
en caso de un desastre
Tratamiento de Riesgos y seguridad


Eliminacin de la informacin redundante y duplicada
Incorporar la ges5n documental en los mecanismos de mejora con+nua
mediante la evaluacin y la auditora
Permi5r los procesos de cer5cacin por terceras partes
Aprovechar las sinergias con otros sistemas de ges5n
Poner en manos de la alta direccin una herramienta de

ges+n para implementar una infraestructura de ges+n de
los documentos
Control de la informacin sobre las ac+vidades de la

organizacin durante todo el +empo que sea necesaria para
cualquier propsito
GESTIN DE DOCUMENTOS

ISO MSS= Management System Standard
9000 sistemas de ges5n de calidad
14000 sistemas ges5n ambiental
27000 sistemas de ges5n de la seguridad de la
informacin
Otras

CARCTERSTICAS COMUNES
Ciclos de mejora con5na
Compa5bles
Cer5cables


CONJUNTO DE ELEMENTOS
MUTUAMENTE
RELACIONADOS QUE
INTERACTAN ENTRE S

ACTIVIDADES
COORDINADAS PARA
DIRIGIR Y CONTROLAR UNA
ORGANIZACIN
POLTICAS
OBJETIVOS
PROCESOS
RECURSOS
PLANIFICACIN
CONTROL
ASEGURAMIENTO
MEJORAMIENTO

Grado en que un conjunto
de Caracters5cas
inherentes
cumple los Requisitos
EFICIENCIA
EFICACIA
EFECTIVIDAD
Normalizar
Armonizar
Implementar
Las normas que conforman el marco legal

sobre los Sistemas de Ges5n
Funcin
Archivs5ca
PGD - Ley 594
General de
archivos
MECI
Sistema de
GesBn de Calidad
Norma Tcnica
Colombiana GP
1000
Pol5ca Integral de
Racionalizacin,
Estandarizacin,
Simplicacin y
Automa5zacin de
Trmites y Servicios
TIC
Procesos de mejoramiento organizacional
NTC-GP 1000 / NTC-ISO 15489
ISO 15489 (2001) INFORMACION Y DOCUMENTACION

GESTION DE DOCUMENTOS
ISO 15489 (2001) ALCANCE

Proporciona elementos para la administracin de documentos en insBtuciones pblicas
o privadas para usuarios internos y externos

Aplica a la Administracin de Documentos, en todos los formatos o medios, creados o recibidos en el

desarrollo
de ac5vidades, o para cualquier individuo que deba mantener archivos personales.
Proporciona la gua para determinar las responsabilidades de las ins+tuciones para los archivos y para las
pol+cas,
procesos y sistemas en el manejo de archivos.
Proporciona una gua que apoya los procesos de calidad para cumplir con ISO 9001 e ISO 14001.
Proporciona elementos para el diseo de un sistema de archivos, pero No incluye el manejo de archivos
histricos
CaractersBcas de los
documentos de
archivos segn la ISO
15489
Deben ser autn+cos, conables,

completos, sin alteracin y deben
permi+r su uso y acceso
Deben estar vinculados a metadatos

que denan el contexto, contenido y
estructura
Deben reejar con

precisin la comunicacin,
accin o decisin
El problema real son los documentos electrnicos

La ges5n de documentos pasa a un plano estratgico
Las normas ISO ( GESTIN DE DOCUMENTOS )

ISO 15489-1:2001 ISO UNE 15489: 2006. Ges5n de documentos. Generalidades Sera la
cabecera de la que par5ran todas las normas posibles, pues en ella se recogen los conceptos
bsicos.
ISO/TR 15489-2:2001 ISO UNE 15489: 2006. Ges5n de documentos Generalidades. Es un
informe tcnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1:2006. ISO UNE 23081-1:2008.Metadatos para la ges5n de documentos.
Generalidades.
ISO 23081-2: 2010 ISO UNE 23081-2:2011 Metadatos para la ges5n de documentos.
Aspectos conceptuales y de implementacin.
ISO/TR 23081-3 (2011). Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method
ISO/TR 26122 (2008). UNE ISO/TR 26122(2008) Anlisis de los procesos de trabajo para la
ges5n de documentos
ISO/TR 13028:2010 UNE ISO/TR 13028: 2011 Directrices para la implementacin

de procesos de digitalizacin de documentos
ISO 13008:2012. Digital records conversion and migra5on process
ISO 16175-1:2010. Principles and func5onal requirements for records in
electronic oce environments -- Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-2. Principles and func5onal requirements for records in electronic
oce environments -- Part 2: Guidelines and func5onal requirements for digital
records management systems
ISO 16175-3:2010. Principles and func5onal requirements for records in
electronic oce environments -- Part 3: Guidelines and func5onal requirements
for records in business systems
ISO 22310:2006. UNE-ISO 22310:2010. Directrices para los redactores de normas
para el establecimiento de los requisitos de la ges5n de documentos en las
normas.

Se deben contemplar las normas de formato PDF

ISO 32000-1:2008. Document management -- Portable document format --
Part 1: PDF 1.

ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document le
format for long-term preserva5on -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic document le
format for long-term preserva5on -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

ISO 24517-1:2008 Document management -- Engineering document
format using PDF -- Part 1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1)
NTC-GP 1000
ISO 15489
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES
La en5dad debe:

Establecer, documentar, implementar y mantener
un Sistema de Ges5n de la Calidad y mejorar con5nuamente su:

Ecacia, eciencia y efec+vidad,
4.2 GESTIN DOCUMENTAL

4.2.1 Generalidades
Poltica de la calidad y los objetivos de la calidad
Manual de calidad
Procedimientos documentados y los registros

requeridos en esta Norma
(Establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento)
Los documentos y registros

(Para el cumplimiento de las funciones de la entidad y una planificacin,
operacin y control de sus procesos eficaz)
MANUAL DE OPERACIONES O PROCEDIMIENTOS
7.2.2 Autenticidad
Es aquel que se puede probar que:

-
-
-
Es lo que afirma ser

Ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma
Ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma
7.2.3 Fiabilidad
Es aquel cuyo contenido es una representacin completa y precisa de

las operaciones, actividades o hechos de los que da testimonio.
7.2.4 Integridad
Que este completo e inalterado. Debe estar protegido contra

modificaciones.
7.2.5 Disponibilidad
Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado
4.2.3 Control de documentos
FAMILIA ISO 9000
ISO 15489
ISO 30301: INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

SISTEMAS DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS
ISO 30300
Aprobadas Noviembre del 2011

ISO 30300. Informacin y Documentacin Sistemas de Ges5n
para los Documentos Fundamentos y vocabulario
ISO 30301.
Informacin y Documentacin Sistemas de Ges5n

para los Documentos - Requisitos

Relacin 15489-30300
15489
30301
Norma de buenas
prc5cas
U5liza el verbo debera
No es cer5cable. Dircil
de avalar el cumplimiento
Su pblico ha sido/son los
profesionales de la
ges+n de documentos
Norma de requisitos
U5liza el verbo debe
Es cer5cable por terceras
partes independientes
Su pblico pretende ser la
alta direccin
Relacin entre normas ISO 15489 y normas ISO 30300
Implantacin de los procesos documentales en las

aplicaciones de ges3n documental

Las buenas prc5cas de la ISO

15489 conver5das en
requerimientos
Sistemas de informacion (TIC)

que ges5onan los documentos
tanto electrnicos como en
papel
Establecimiento de pol+cas y normas

Asignacin de responsabilidades

ISO-15489 -1:2001 / ISO 30300
Desarrollo de procedimientos y lineamientos

Servicios de archivos
Diseo y administracin especializada de
sistemas de administracin de documentos
Capacitacin

Esquema 30301: como entenderlo
QUIENES PUEDEN ESTABLECER UN SGD
ISO 9001
14001
27001
ISO
15489
Menor
esfuerzo,
obteniendo
grandes
benecios en
la GD
La implantacin de
la 30301 se
centrar en la
elaboracin de la
doc., la
comunicacin y en
los procesos de
auditora, revisin y
mejora.
?
La informacin y la
documentacin son
el elemento
principal de su
ac5vidad
Los procesos de
transformacin
hacia el entorno
digital requieren
replantear la
ges5n de la
informacin y la
documentacin.
Todas las organizaciones pueden implantar la ISO 30301

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
REQUISITOS PARA ESTABLECER UN SGD

Iden5cacin de
requisitos de
negocio, legales y
de otra ndole

Estructura organizaBva, roles y

responsabilidades.
PolBcas, objeBvo y estrategias.
Capacidades (=recursos + conocimientos)
Sistemas de informacin, ujos de

informacin, procesos de toma de decisiones.
Cultura de la organizacin: relaciones,

percepciones, y valores
Normas, directrices, modelos
Forma y extensin de las relaciones

contractuales
Determinacin
del alcance

Conocer el entorno
Social y cultural
Legal
Reglamentario
Financiero
Tecnolgico
Econmico
Competencia
Natural
mbito: Nacional / regional / local
MoBvaciones y tendencias clave que inuyen en
los objeBvos
Relaciones, percepciones, valores y expectaBvas
de las partes interesadas
EXTERNO
INTERNO
Iden5cacin de
factores internos y
externos

5. LIDERAZGO
COMPROMISOS, POLTICA Y ROLES
COMPROMISO DE
LA ALTA
DIRECCIN
(EFECTIVA Y
DEMOSTRABLE)
ESTABLECIMIENTO DE
UNA POLTICA DE GD
(ESTRATEGIAS Y
OBJETIVOS GD)
DEBE SER APROBADA,
DIVULGADA Y
ENTENDIDA EN
TODOS LOS NIVELES
PROVISIN DE
RECURSOS
NECESARIOS PARA
QUE SE IMPLANTE EL
SGD, ASIGNAR ROLES
Y
RESPONSABILIDADES
LA ALTA DIRECCIN
ES EL RESPONSABLE
DEL SGD (NO DEBE
TENER
CONOCIMIENTOS
TECNICOS DE GD)
PERO DEBE EXISTIR
UN RESPONSABLE
OPERATIVO DEL SGD
6. PLANIFICACIN
RIESGOS - OPORTUNIDADES, OBJETIVOS - PLANES
SISTEMAS DE GESTIN
Son un Sistema de
Prevencin de Riesgos.
Pretenden evitar todos
los riegos de no crear los
documentos necesarios
de cada ac5vidad y de un
inadecuado control de los
mismos.
MEJORA CONTINUA Y GESTIN DEL RIESGO ISO 31000:2009
No tratar los riesgos slo como

amenazas.
RIESGO(EFECTO DE
INCERTIDUMBRE SOBRE LOS
OBJETIVOS)
Deben realizar un anlisis previo
iden5cando cuales son los riegos
y oportunidades que necesitan
tratamiento al implantar el SGD.
PLANIFICACIN, CONTROLES Y
PROCESOS DOCUMENTALES
La denicin de riesgos, la denicin de
obje5vos y los planes para alcanzarlos son un
proceso en conjunto.

La Planicacin debe incluir:
QUIN ser el responsable
QU ser har
CUANTOS recursos se requieren
CUNDO se contemplar
CMO se evaluaran los resultados
ISO 30301 Capitulo 6.2
NOS
PERMITIR
ESCALONAR Y
HACER VIABLE
LA
CONSECUCIN
DE OBJETIVOS,
CUMPLIENDO
CON LOS
REQUISITOS
DE LA NORMA
7. SOPORTE
RECURSOS, CAPACITACIN Y DOCUMENTACIN

La
doc.
del SGD
La comunicacin
interna y externa
de la pol5ca y
obje5vos de la GD
La concienciacin y
formacin del personal en la
importancia de cumplir con
los requisitos del SG
Capacitacin de los recursos humanos
para asumir la ejecucin y
responsabilidad de los procesos que se
les asignan
Garan5zar los recursos asignados al SGD, los
cuales varan dependiendo del tamao y 5po de
la organizacin
DEBE EXISTIR UN PROCEDIMIENTO ESPECFICO PARA LA APROBACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SGD

8. OPERACIN
PLANIFICACIN Y CONTROL DISEO DE PROCESOS

IMPLEMENTACIN DE APLICACIONES DE GESTIN DOCUMENTAL
Diseo de un proceso de gesBn de documentos en un entorno ISO 30300
Pol5ca
Obje5vos
Riesgos
Procesos
Controles
LA NORMA 30301 EST REDACTADA DE FORMA QUE ES APLICABLE EN UN ENTORNO TOTALMENTE DIGITAL

MOREQ 2 DoD 5015
LOS PROCESOS ESTAN DIVIDIDOS EN DOS GRANDES APARTADOS: CREACIN Y CONTROL
9. EVALUACIN DEL DESEMPEO DEL SGD
EVALUACIN
La organizacin debe denir

lo que va a supervisar y
medir, estableciendo los
procedimientos para hacerlo
(cmo y cundo)
Debe denir quin y cmo

va a analizar y evaluar la
informacin
Debe realizar una revisin

del sistema de ges5n por la
alta direccin
Debe realizar auditoras

internas a intervalos
planicados
SUPERVISIN Y
MEDICIN
Indicadores
ANLISIS Y
EVALUACIN
Tendencias
Acciones
previas a la no
conformidad
AUDITORIA
INTERNA
SUPERVISIN POR
LA DIRECCIN
Conformidades
y No
conformidades
Acciones
correc5vas
Riesgos
oportunidades
de mejora
Mejora de
pol5ca y
obje5vos
10. MEJORA
GESTIN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES

CORRECTIVAS Y MEJORA CONTINUA
EN LOS SG EL CICLO DE MEJORA SE BASA EN LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
CONFORMIDADES
NO
CONFORMIDADES
PUNTOS FUERTES
OPORTUNIDADES
PUNTOS DBILES
RIESGOS
CUMPLIMIENTO Y VERIFICACIN
TODAS LAS NORMAS DE GESTIN SON VERIFICABLES

Vericacin de la misma en5dad
Vericacin por otra parte interesada
Cer5cacin
AUDITORIAS ( Documentacin y la observacin del

funcionamiento de los requisitos)
LISTA DE VERIFICACIN

SEGUIMIENTO ANLISIS MEJORA
AUDITORA DE UN SISTEMA DE GESTIN

ISO 9001:2008

ISO 19011 / ISO 30303 (REQUISITOS PARA AUDITORES Y
CERTIFICADORES)

ISO 30302 GUIA DE IMPLEMENTACIN

ISO 30304 GUIA DE EVALUACIN

PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE LA AUDITORA

Estudiar la documentacin
LIDER DEL EQUIPO AUDITOR
Designar al equipo auditor
AUDITORA EXTERNA
Coordinar y supervisar
AUDITORA INTERNA
Representar al equipo auditor
Preparar el informe nal
El lder del equipo auditor , se escoger segn lo establecido

en el Manual del Sistema de GesBn y en el procedimiento
correspondiente a la auditora
Hacer seguimiento y
cierre a las desviaciones
ALCANCE DE LA AUDITORA
Auditora de cerBcacin voluntaria
Auditora de Proveedores
Auditora Interna
Todas las unidades de trabajo que estn

integradas en el Sistema de Ges5n implantado
El cliente no es el proveedor, sino el contra5sta
de los servicios, con lo que el alcance vendr
determinado por dicho contra5sta. Se auditar
slo aquellos productos/servicios o reas de
trabajo que se hayan contratado
El cliente es la propia Direccin, de modo que el

alcance vendr determinado por la Direccin de
la Organizacin
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
AUDITORIA
Denen qu es lo que se va a lograr con la auditora
y deben ser concretados por el cliente de la
auditora.
Evaluar la capacidad del

SG para asegurar su
cumplimiento
Grado de conformidad
del SG del auditado,
con los criterios de la auditora
Iden5car las reas de

mejora potencial del
Sistema de Ges5n.
Evaluar la ecacia del SG
para lograr los obje5vos
especicados.

EJECUCIN DE LA AUDITORA

Buscar evidencias
Evaluar y generar
hallazgos
Entrevistas con el personal del rea a

auditar.
Inspecciones de las instalaciones,
equipos, materiales, productos y servicios.
Observar los procesos, operaciones y
ac5vidades.
Consulta de la documentacin.
Recopilar y vericar la
informacin
Preparar informe
conclusiones
AUDITORIAS DEL SGDEA
DOCUMENTAR
ESTABLECER
MANTENER
PolBcas y procedimientos para

promover la planeacin, diseo e
implementacin de un modelo, con el
n de proteger la informacin y los
acBvos de la EnBdad.
REGISTROS DE AUDITORA
CREACIN
La
informacin
se recoge y
registra en el
sistema
Controles para
asegurar el uso
de las plan5llas
adecuadas
Validar las
etapas del
ciclo de vida
Metadatos
apropiados
Los registros creados deben tener propsitos de trabajo

INFORMACIN DE LOS REGISTROS DE AUDITORA
FECHA Y HORA

La fecha y hora de
creacin del registro
de Auditora.
Determina la
secuencia de los
eventos.
Registrar la fecha y
hora en que fue
almacenado el
documento.

ALMACENAMIENTO
El SGDEA permite controlar el tamao de los archivos de informacin.
Permite disponer de sistemas de almacenamiento masivo.

Permite realizar peridicamente, un recuento de los expedientes digitalizados.
Establecer un plan de preservacin
Establecer medidas de conservacin.
Llevar a cabo la reproduccin masiva y conBnua de los documentos electrnicos.
ACCESO
Iden5car, auten5car y autorizar al personal de acuerdo a

los permisos establecidos.
Iden5car las limitaciones y restricciones de los registros y

hacer hincapi en los grupos o individuos que
tengan acceso.
Garan5zar los mecanismos de consulta para la vericacin

de la informacin de las pistas de auditora.
Restricciones debido a limitaciones tcnicas o por razones de

derechos de autor
SEGURIDAD Y VIGILANCIA
Registros de auditora inalterables, mediante niveles de seguridad
apropiados para prevenir algn cambio en cualquier dato que contenga.
Los registros de auditora son almacenados de forma segura de acuerdo

con la Norma5va de Seguridad.
Se deben mantener controles apropiados para la realizacin de copias

de seguridad y su almacenamiento.
Los procedimientos de recuperacin de archivos han sido

implementados.
ISO 27000 : SISTEMAS DE GESTIN DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIN
ISO 27000 : SISTEMAS DE GESTIN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
Norma que con5ene las especicaciones para los Sistemas de Ges5n de

Seguridad de la Informacin (SGSI):

Establecimiento

Implantacin
Documentacin
Evaluacin

Basada en los controles y objeBvos de control de la norma
UNE-ISO/IEC 17799.
Dene la relacin de procedimientos para establecer el SGSI
ISO 27000 : SISTEMAS DE GESTIN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
Sistema de Ges5n de la Seguridad de la Informacin (SGSI):

Sistema de ges5n que comprende la pol+ca, la estructura organiza+va,
los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la
ges5n de la seguridad de la informacin.

Cubre aspectos organiza5vos, lgicos, rsicos, legales...
Independiente de plataformas tecnolgicas y mecanismos concretos.

Aplicacin en todo 5po de organizaciones.
Fuerte contenido documental.
GesBn de la seguridad: estructura
GESTIN DE LA SEGURIDAD: MODELO
Modelo PDCA (Plan Do Check Act): Planicar, Hacer, Vericar y Actuar.
GESTIN DE LA SEGURIDAD: PLANIFICAR
Tres preguntas clave:
Cul es el estado actual de nuestra seguridad?

Cul es el estado al que queremos llegar?

Cmo queremos llegar a ese estado obje5vo?
Las respuestas a estas preguntas permiten denir el plan de actuacin para

conseguir
los obje5vos deseados.

clave de esta fase:

Piezas
de seguridad.
Pol5ca
de riesgos.
Anlisis
Seleccin de controles.

Aspecto cr5co: implicacin del ms alto nivel direc5vo.
GESTIN DE LA SEGURIDAD: HACER
Dos grandes reas: implantacin del SGSI y explotacin del mismo.

Implantacin del SGSI: ejecucin del plan denido en la fase

anterior.
Implantacin de controles (tanto tcnicos como no tcnicos).

Control de controles: ecacia.
Explotacin del SGSI:
Operacin de los sistemas implantados.

Respuesta ante incidentes.
GESTIN DE LA SEGURIDAD: VERIFICAR
Es necesario vericar la conveniencia, adecuacin y ecacia del SGSI en la

organizacin.
Indicadores de rendimiento: valores obje5vos (Mucho?, Poco?, A veces?
Demasiado?...).
Ecacia: El SGSI cumple los obje5vos de direccin.

Eciencia: Lo hace con coste mnimo.
Fase de auditora del SGSI:
Se ajusta a lo deseado?
Ha sido implantado y se man5ene y ejecuta correctamente?
Existen nuevos riesgos?
Hay cambios que puedan afectar al SGSI?
GESTIN DE LA SEGURIDAD: ACTUAR
La organizacin debe mejorar de manera conznua la ecacia del SGSI:
Revisin de obje5vos de seguridad.

Indicadores de ecacia de los procesos.
Auditora peridica y revisiones de seguridad.
Es necesario tomar acciones correc5vas para eliminar la causa de las no conformidades en la

implantacin,
operacin y uso del SGSI.
Es necesario determinar acciones preven5vas para eliminar la causa de no conformidades
potenciales,
previniendo su ocurrencia.
ISO 14001:2008

ISO 27001:2005

4.2 REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIN

4.2.1 GENERALIDADES

4.4.4
DOCUMENTACIN
4.3 REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIN

4.3.1 GENERALIDADES

CREACIN
A.1.1 A.1.2
CONTROL
A.2.2
4.2.3 CONTROL DE
LOS DOCUMENTOS
4.4.5 CONTROL DE
DOCUMENTOS
4.3.2 CONTROL DE
DCUMENTOS
CREACIN
A.1.1 A.1.2 A.1.3
CONTROL
A.2.1 A.2.2 A.2.3
A.2.4 - A.2.5
4.2.4 CONTROL DE
LOS REGISTROS
4.5.4 CONTROL DE
LOS REGISTROS
4.3.3 CONTROL DE
REGISTROS
CREACIN
A.1.1 A.1.2 A.1.3
CONTROL
A.2.1 A.2.2 A.2.3
A.2.4 A.2.5
ISO 9001:2008

ISO 30300
A.1.1 Determinar qu documentos, cumdo y cmo deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio
A.1.2 Determinar la informacin sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que debe incluirse en los documentos
A.1.3 Decidir en qu forma y estructura se deben crear y capturar los documentos
A.1.4 Determnar tecnologas apropiadas para crear y capturar documentos
A.2.1 Determinar qu informacin de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gesBn de documentos y cmo se vincular con los documentos
A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del Bempo
A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del Bempo
A.2.4 Establecer la disposicin/eliminacin autorizada de los documentos
A.2.5 Establecer las condiciones de administracin y mantenimiento de las aplicaciones de gesBn de documentos
El desawo es hacer llegar nuestro mensaje de los

benecios de una buena gesBn de documentos a las
organizaciones que se modernizan y ponerlo en la hoja
de ruta de la alta direccin
Experiencia es lo que se obBene, cuando NO se obBene

lo que se quiere.

Iso 30300-15489-27000

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Procesos de mejoramiento organizacional

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Aplica a la Administracin de Documentos, en todos los formatos o medios, creados o recibidos en el

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Deben estar vinculados a metadatos

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El problema real son los documentos electrnicos

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Las normas ISO ( GESTIN DE DOCUMENTOS )

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ISO/TR 13028:2010 UNE ISO/TR 13028: 2011 Directrices para la implementacin

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4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

un Sistema de Ges5n de la Calidad y mejorar con5nuamente su:

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4.2 GESTIN DOCUMENTAL

Procedimientos documentados y los registros

Los documentos y registros

MANUAL DE OPERACIONES O PROCEDIMIENTOS

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Es aquel que se puede probar que:

Es lo que afirma ser

Es aquel cuyo contenido es una representacin completa y precisa de

Que este completo e inalterado. Debe estar protegido contra

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado

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4.2.3 Control de documentos

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FAMILIA ISO 9000

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ISO 30301: INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

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Aprobadas Noviembre del 2011

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Relacin entre normas ISO 15489 y normas ISO 30300