Anda di halaman 1dari 8

PT MUTUAGUNG LESTARI

MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN
: 0
: 01 April 2005
HALAMAN
: 1 dari 8

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN

DISETUJUI OLEH,

GENERAL MANAGER

NO. PENGGANDAAN

DISTRIBUSI KE

TANGGAL DISTRIBUSI

Status Distribusi *) :

DIKENDALIKAN
TIDAK DIKENDALIKAN
*) Beri tanda untuk yang sesuai

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 0
: 01 April 2005
HALAMAN
: 2 dari 8

CATATAN PERBAIKAN
NO.
BAGIAN
4.0
6.1.1
6.1.3
6.2.1.2
6.2.2.1
6.2.2.1
6.2.2.4
4.0
8.0
6.2.2.3
6.2.2.4
8.0

KETERANGAN PERBAIKAN
Penambahan
Pedoman
KAN
901-2006,
Persyaratan UmumLembaga Sertifikasi Pangan
Organik
Penetapan jadwal ditetapkan 1 (satu) tahun ( 1 )
bulan menjadi 1 (satu tahun (2 ) bulan
Bagian 6.1.3.2 & 6.1.3.3 disempurnakan
Tambahkan point j dan k
Kata General Manajer diganti dengan Presiden
Direktur.
Point a g, disempurnakan
Penambahan kalimat yang merupakan output
tinjauan manajemen, yang kemudian setelah
kalimat notulen rapat.
Penambahan referensi SNI 19-19011-2003:
Panduan audit sistem manajemen mutu dan/ atau
lingkungan.
MUTUAGRI 359 : Rekapitulasi Catatan
Pengaduan
Forn MUTUAGRI 325 diganti menjadi MUTU 4014
Form MUTUAGRI 326 : Notulen Rapat diganti
menjadi MUTU 4015 : Notulen Rapat
Form MUTUAGRI 326 : Notulen Rapat diganti
menjadi MUTU 4015 : Notulen Rapat dan
MUTUAGRI 325 : Daftar Hadir diganti menjadi
MUTU 4014 : Daftar Hadir

Uncontrolled when printed

NO.
TERBIT

NO.
PERBAIKAN

TANGGAL
PERBAIKAN

16/03/2007

16/03/2007

1
1
1

1
1
1

16/03/2007
16/03/2007
16/03/2007

1
1

1
1

16/03/2007
16/03/2007

20/09/2007

04/10/2007

04/10/2007

04/10/2007

04/10/2007

PARAF

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 0
: 01 April 2005
HALAMAN
: 3 dari 8

1.0

TUJUAN

1.1

Memberikan pedoman, menetapkan tanggung jawab dan program audit internal sistem
Manajemen MUTUAGRI, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen sehingga
dapat menjamin bahwa Sistem Manajemen MUTUAGRI telah diimplementasikan secara efektif
dan sesuai dengan persyaratan standar yang diacu.

1.2

Menjamin keefektifan dari penerapan Sistem Manajemen MUTUAGRI dengan mengidentifikasi


setiap ketidaksesuaian yang mungkin ada dan potensial guna mengupayakan tindakan perbaikan
dan pencegahan.

1.3

Memastikan keefektifan dan kesesuaian serta perubahan/ peningkatan yang terjadi pada sistem
mutu dan aktivitas MUTUAGRI secara berkaIa atau dalam waktu tertentu

1.4

Merupakan pedoman bagi MUTUAGRI dalam melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi
ketidaksesuaian atau penyimpangan terhadap penerapan sistem manajemen, tindakan
pencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kembali ketidaksesuaian atau
penyimpangan.

2.0

RUANG LINGKUP

2.1

Prosedur ini diterapkan pada semua organisasi, aktivitas, proses dan kegiatan yang berada dalam
MUTUAGRI.

2.2

Prosedur ini diterapkan pada seluruh area ketidakcukupan dan/atau ketidaksesuaian aktual atau
potensial dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen MUTUAGRI.

2.3

Prosedur ini jika diperlukan dapat diterapkan dalam aktivitas Rapat Tinjauan Manajemen dalam
pelaksanaan Sistem Manajemen MUTUAGRI yang membahas pengkajian tujuan, sasaran dan
kinerja MUTUAGRI, temuan audit, evaluasi keefektifan Sistem Manajemen MUTUAGRI dan
kesesuaian kebijakan manajemen dan kebutuhan untuk perubahan-perubahan yang terjadi.

2.4

Prosedur ini mencakup tinjauan dari hasil internal audit, banding, keluhan, kebutuhan pelatihan,
dan lain hal yang akan dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.

3.0

DEFINISI
Secara umum, kata-kata kunci yang digunakan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi yang
digunakan sebagai acuan pada dokumen bagian 4.0 dan/atau dijabarkan dalam prosedur pada
lokasi yang sesuai.

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 2
: 01 April 2005
HALAMAN
: 4 dari 8

4.0

REFERENSI

4.1
4.2
4.3
4.4

4.7
4.8

MUTUAGRI 01, Panduan Sistem Sertifikasi Organik;


MUTUAGRI 03, Panduan Mutu Sistem HACCP;
ISO 9000 : 2000, Quality Management System Fundamentals and Vocabulary;
Pedoman BSN 1001 : 1999, tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya
dan PengendalianTitik Kritis (HACCP);
Pedoman BSN 401 - 2000, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Produk;
IFOAM Accreditation Criteria for Bodies Certifying Organic Production and Processing, approved by
World Board, August 2002;
Pedoman KAN 901-2006, Persyaratan UmumLembaga Sertifikasi Pangan Organik.
SNI 19-19011-2003: Panduan audit sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan.

5.0

PENANGGUNG JAWAB

5.1

Presiden Direktur bertanggung jawab memimpin rapat tinjauan manajemen, berkonsultasi dengan
peserta rapat, meninjau dokumen yang diajukan serta mengesahkan perubahan perubahan
dokumen system dan/ atau tindakan yang diambil.

5.2

General Manager yang bertindak selaku Wakil Manajemen bertanggung jawab secara keseluruhan
dan mengatur sumber daya yang diperlukan dalam melakukan audit internal Sistem MUTUAGRI,
memonitor dan memverifikasi bahwa perubahan dokumen telah diterbitkan kembali, memonitoring
tindakan-tindakan yang diambil sudah dilaksanakan dengan benar dan efektif serta mempersiapkan
rapat tinjauan manajemen dan memastikan pelaksanaannya sesuai dengan periode waktu yang telah
ditentukan;

5.3

Quality Assurance (QA) bertanggung jawab terhadap perencanaan program, koordinasi pelaksanaan
dan pemeliharaan program audit internal Sistem MUTUAGRI termasuk monitoring terhadap
penyelesaian tindakan koreksi serta menyiapkan data tindakan koreksi dan pencegahan yang telah
dilakukan untuk tinjauan manajemen;

5.4

Personal yang diaudit bertanggung jawab terhadap areanya yang akan diaudit;

5.5

Auditor internal bertanggung jawab terhadap laporan hasil audit internal dan verifikasi.

5.6

Personal yang ditunjuk oleh General Manager/Wakil Manajemen untuk melaksanakan tindakan
perbaikan dan pencegahan;

4.5
4.6

6.0

PROSEDUR

6.1

AUDIT INTERNAL

6.1.1

Penjadwalan Audit internal

6.1.1.1

QA berkonsultasi dengan Manager Operasional, merencanakan dan menjadwalkan audit internal


yang mencakup seluruh area yang dipersyaratkan dalam standar yang diacu. Jadwal audit ini
diotorisasi pula oleh General Manager.

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 1
: 01 April 2005
HALAMAN
: 5 dari 8

6.1.1.2

Penjadwalan harus mencakup setiap elemen dari sistem untuk diaudit minimal setiap 1 (satu) tahun
sekali ( 2 bulan). Apabila terjadi penambahan pada program audit yang sudah dijadwalkan,
frekuensi audit dari aktivitas khusus tersebut bisa ditingkatkan sesuai dengan kebijakan dari QA,
Manager Operasional atau langsung dari General Manajer sewaktu-waktu berlaku pada keadaan
tertentu.

6.1.1.3

Keadaan tertentu tersebut bisa saja diluar jadwal audit internal yang telah ditetapkan, tetapi tidak
perlu dibatasi pada hal-hal berikut ini :
a. Hasil yang tidak memuaskan pada audit sebelumnya dari aktivitas atau area khusus.
b. Keluhan yang sah dari pelanggan yang ditunjukkan oleh kemunduran dalam pelayanan yang
ditawarkan oleh divisi MUTUAGRI.
c. Pergantian personal pada aktivitas atau area.
d. Revisi besar pada metoda operasional dari suatu aktivitas / kegiatan atau area.

6.1.1.4

QA menyiapkan jadwal audit mutu internal menggunakan formulir Jadwal Audit Internal
MUTUAGRI-318 dan diajukan ke General Manajer untuk dimintai persetujuannya dan
didistribusikan kepada personal yang diaudit dan auditor internal yang terkait.

6.1.2

Pelaksanaan Audit

6.1.2.1

QA dapat menyelenggarakan audit atau dengan alternatif memilih personal lain yang berkompeten
(minimal yang telah mendapatkan pelatihan tehnik audit) sesuai dengan kriteria kompetensi pada
prosedur MUTUAGRI-101 dan memastikan bahwa personal yang ditunjuk benar-benar independen
terhadap area yang diaudit.

6.1.2.2

Auditor internal yang ditunjuk akan mempersiapkan bahan-bahan audit sebagai berikut :
- Daftar hadir
- Daftar periksa
- Laporan ketidaksesuaian
- Laporan audit

6.1.2.3

Personal yang terkait dengan area yang diaudit dapat menandatangani daftar hadir pada saat rapat
pembukaan dengan mengisi form daftar hadir MUTUAGRI-319.

6.1.2.4

Selanjutnya auditor internal akan menjelaskan lingkup audit, mengkonfirmasi bagian-bagian yang
akan diaudit, metode yang digunakan, memastikan auditee yang akan diaudit dan hal-hal lainnya
yang diperlukan.

6.1.2.5

Dalam melaksanakan audit, auditor internal dapat menggunakan Daftar Periksa Audit Internal
(MUTUAGRI-320) sebagai panduan dalam mengaudit. Apabila teridentifikasi kekurangan, maka
auditor internal akan menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI321) yang disetujui oleh auditeenya.

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 1
: 01 April 2005
HALAMAN
: 6 dari 8

6.1.3

Pelaporan Hasil Audit

6.1.3.1

Auditor internal melaksanakan pertemuan akhir audit (closing meeting) dengan Manajemen dari
divisi atau auditeenya untuk memberitahukan ringkasan temuan selama audit termasuk pembacaan
dan presentasi mengenai Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI-321) yang
diterbitkan dan meminta tanda tangan atau persetujuannya. Form Daftar Hadir (MUTUAGRI-319)
diisi lengkap.

6.1.3.2

Auditor internal harus menyerahkan form Daftar Periksa Audit Mutu Internal, Form Daftar Hadir dan
Form Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan kepada QA dan meminta auditee untuk
melaksanakan tindakan koreksi.

6.1.3.3

Tndakan koreksi yang tepat untuk menghilangkan sebab dari suatu masalah yang ditemukan harus
disetujui oleh Manajer Operasional atau General Manager bersama-sama dengan tanggal
penyelesaian tindakan koreksi. Berdasarkan pada kerumitan atau banyaknya ketidaksesuaian, QA
bila perlu dapat mempertimbangkan untuk mengikutsertakan General Manajer dalam memutuskan
tindakan koreksi yang tepat. Tindakan koreksi ini bisa diselesaikan pada waktu pertemuan
penutupan atau sesudah pertemuan penutupan.

6.1.3.4

QA akan mencatat berdasarkan urutan nomor setiap permintaan tindakan koreksi dan pencegahan
kedalam form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan MUTUAGRI-322 QA
akan melengkapi pada daftar tersebut detail-detail yang relevan dari setiap permintaan tindakan
koreksi.

6.1.3.5

QA menyiapkan Laporan Ringkasan Audit Internal MUTUAGRI-323 dalam 5 (lima) hari kerja dari
petunjuk temuan-temuan audit dan jika memungkinkan arti dari temuan-temuan tersebut. laporan
tersebut akan dibagikan kepada :
General Manajer.
Manajer Operasional (jika perlu).
Arsip.

6.1.4

Pelaksanaan dan Verifikasi Audit

6.1.4.1

QA dan/atau Ketua Tim bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan koreksi
berdasarkan waktu penyelesaian yang telah disetujui dan memastikan bahwa tindakan koreksi yang
diambil benar-benar efektif. Form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan
akan disimpan oleh QA dan digunakan sebagai panduan untuk tindakan-tindakan koreksi yang
masih belum terselesaikan.

6.1.4.2

QA akan menginformasikan kepada Manajer Operasional untuk memonitor dan melihat


perkembangan dari tindakan koreksi yang diambil. Tergantung pada kerumitan dari
ketidaksesuaian, QA dapat menjadwalkan audit selanjutnya untuk mengukur dan membuktikan
keefektifan tindakan koreksi yang diambil. Pada kasus-kasus tertentu, audit dapat dipusatkan pada
daerah-daerah yang ditemukan ketidaksesuaian dan akan dilaporkan dengan mencatat tindakan
dan hasil dibagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi yang dimaksud.

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 1
: 01 April 2005
HALAMAN
: 7 dari 8

6.1.4.3

Jika tindakan koreksi dianggap memuaskan, QA akan menandatangani dan memberikan tanggal
pada bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi, dan menambahkan catatan-catatan dan /
atau referensi-referensi yang relevan, jika diperlukan. QA akan memasukan tanggal penyelesaian
tindakan koreksi dikolom verifikasi dari daftar status permintaan tindakan koreksi dan pencegahan
(MUTUAGRI-322).

6.1.4.4

Apabila tindakan koreksi tidak dapat dilakukan hingga tanggal yang telah ditetapkan dan QA tidak
dapat memecahkannya dengan Manajer Operasional, maka masalah itu harus dilaporkan secara
tertulis kepada General Manajer untuk diambil keputusan dan tindakannya. Catatan perhatian
terhadap masalah ini akan dimasukkan dalam bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi,
tetapi tidak akan ditandatangani.

6.2

TINJAUAN MANAJEMEN

6.2.1

Persiapan

6.2.1.1

Tinjauan manajemen dilaksanakan 1 (satu) tahun sekali ( 2 bulan) melalui rapat atau pertemuan
pada level manajemen yang kemudian akan disampaikan kepada Dewan Pembina untuk memberi
masukan/ saran/ perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan sistem.

6.2.1.2

GM akan meminta QA untuk menyiapkan undangan rapat tinjauan manajemen termasuk agenda
rapat (MUTUAGRI-324) dan menyusun data-data atau mengumpulkan dokumen-dokumen yang
akan ditinjau yang mencakup :
a. Hasil audit (internal dan external)
b. Hasil evaluasi terhadap kinerja personal (inspektor, tenaga ahli)
c. Tinjauan terhadap kebijakan dan sasaran mutu
d. Masukan dari pihak internal (termasuk sub kontraktor) dan operator
e. Status tindakan koreksi dan pencegahan
f. Hasil tinjauan manajemen yang lalu
g. Potensi-potensi peningkatan sumberdaya
h. Perubahan sistem atau mekanisme sertifikasi dan pemeliharaannya
i.
Klaim dan komplain
j.
Masukan dari komite imparcial (Cultivador Comitee)
k. Umpan balik dari pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan

6.2.2

Pelaksanaan

6.2.2.1

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dapat dihadiri oleh peserta berikut ini dan dipimpin oleh
Presiden Direktur, tapi tidak terbatas pada :
a. Direktur.
b. General Manajer/Wakil Manajemen
c. Manajer Operasional Sub-Divisi.
d. Quality Assurance.
e. Staf yang ditunjuk.

6.2.2.2

Agenda rapat tinjauan manajemen adalah seperti tercantum pada bagian 6.2.1.2 diatas.

Uncontrolled when printed

PT MUTUAGUNG LESTARI
MUTUAGRI - 103
NO. TERBIT
TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN


: 1
NO. PERBAIKAN : 3
: 01 April 2005
HALAMAN
: 8 dari 8

6.2.2.3

Semua peserta rapat tinjauan manajemen menandatangani daftar hadir (MUTU-4014).

6.2.2.4

Manajer QA akan mencatat laporan / notulen rapat yang merupakan output tinjauan manajemen,
yang kemudian diotorisasi oleh GM dan dibagikan kepada semua peserta yang terkait/ memerlukan
(MUTU-4015).
Beberapa tindakan yang dihasilkan dari rapat dicatat oleh Manajer QA dan/atau Manager
Operasional menggunakan form Daftar Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI322).

6.2.2.5

6.3

Tindak Lanjut

6.3.1

QA bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan yang diidentifikasi didalam
hubungannya dengan personal yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan.

6.3.2

Setelah setiap tindakan selesai dilakukan, QA akan memasukkan tanggal penyelesaian dalam
kolom yang tepat pada form Daftar Tindakan yang asli.

6.3.3

Apabila tidak diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan, QA akan melaporkan keadaan
tersebut kepada General manajer untuk dicarikan pemecahannya.

6.3.4

Apabila tindakan yang diidentifikasi mengharuskan adanya perubahan-perubahan pada dokumen


sistem mutu, revisi dokumen ini harus dikontrol sesuai dengan Prosedur MUTUAGRI-102
(Pengendalian Dokumen dan Rekaman).

7.0.

DOKUMENTASI
Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk cetakan dan atau media elektronik lainnya dalam
bahasa Indonesia atau dapat berbahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status legalitas yang
sama.

8.0

DAFTAR FORMULIR

8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
8.9
8.10

MUTUAGRI-318 : Jadwal Audit Internal


MUTUAGRI-319: Daftar Hadir Audit Internal.
MUTUAGRI-320: Daftar Periksa Audit Internal
MUTUAGRI-321: Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
MUTUAGRI-322: Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan
MUTUAGRI-323 : Laporan Ringkasan Audit Internal
MUTUAGRI-324 : Invitation Letter
MUTUAGRI-359: Rekapitulasi Catatan Pengaduan
MUTU-4014: Daftar Hadir.
MUTU-4015: Notulen Rapat

Uncontrolled when printed