GENERALES
UNIVERSIDAD NACIONAL
AGRARIA LA MOLINA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de
Racionalizacin y Estadstica
Oficina Administrativa de
Planificacin
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RECTOR
Ing. Lus Katsumi Maezono Yamashita
VICERRECTOR ACADEMICO
Dr. Vctor Guevara Carrasco
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Ing. Lus Briceo Berr
JEFE DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS GENERALES
Ing. Ivn D. Soto Rodrguez
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Planificacin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INDICE
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Introduccin............................................................................................................
I. Objetivo..............................................................................................................
II. Base Legal..........................................................................................................
III. Alcance..............................................................................................................
IV. Aprobacin y Actualizacin..............................................................................
V. Responsables
DE LOS PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO N 01..
Solicitud de Trabajo y/o Servicio..
Diagrama de Flujo.....................................................................................................
PROCEDIMIENTO N 02.
Pedido interno a Almacn.
Diagrama de Flujo....
PROCEDIMIENTO N 03..
Servicio de Chofer.
Diagrama de Flujo.
PROCEDIMIENTO N 02
Solicitar Movilidad Para Viajes de Prcticas Fuera de la ciudad de Lima..
Diagrama de Flujo.
PROCEDIMIETNO N 04
Reparacin de Vehiculo...
Diagrama de Flujo....
PROCEDIMIENTO N 05
Movilidad Para Practicas Locales y Asuntos Administrativos
Diagrama de Flujo.............................................................
PROCEDIMIENTO N 06
Atencin de Combustible.
Diagrama de Flujo....
PROCEDIMIENTO N 07
Solicitud de Pase de Ingreso a la UNALM..
Diagrama de Flujo.
PROCEDIMIENTO N 08
Para ingresar a la UNALM..
Diagrama de Flujo.
FORMULARIOS.
04
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INTRODUCCIN
La Oficina Administrativa de Planificacin, rgano de Lnea del Vice-Rectorado
Administrativo, a travs de su Departamento de Racionalizacin y Estadstica, ha
elaborado el Manual de Procedimientos de la Oficina Administrativa de Servicios
Generales, con la finalidad de establecer procedimientos descriptivos y sistematizados
de acuerdo a la normatividad vigente; tiene carcter instructivo y sirve tambin como
gua orientadora en el desarrollo de sus actividades coordinando con las diversas
dependencias de la UNALM.
El presente Manual contiene en forma detallada la ejecucin de todos los
Procedimientos utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas acordes con
los dispositivos legales vigentes.
I.
OBJETIVO
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BASE LEGAL
III. ALCANCE
El presente Manual es de aplicacin en todo el mbito estructural y organizativo,
para el cumplimiento de los objetivos de la Oficina Administrativa de Servicios
Generales de la UNALM.
IV. APROBACIN Y ACTUALIZACIN
El presente Manual de Procedimientos ser propuesto por la Oficina
Administrativa de Planificacin y con el Visto Bueno de la Oficina Administrativa
de Servicios Generales ser elevado al Rector, para su aprobacin mediante
Resolucin Rectoral; mxima Norma Administrativa de la UNALM.
El Manual de Procedimientos Administrativos ser revisado peridicamente,
cuando se apruebe o modifique disposicin que afecte directa o indirectamente el
desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales.
V.
RESPONSABLES
Jefe de la Oficina Administrativa de Servicios Generales
Jefe de las Unidades
Jefes de las Secciones
Personal Administrativo
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PROCEDIMIENTO N 01
SOLICITUD DE TRABAJO Y/O SERVICIO
1. Finalidad
Solicitar correctamente algn trabajo y/o servicio a travs de las diferentes
Secciones del Departamento de Mantenimiento Fsico.
2. Alcance
Oficina Administrativa de Servicios generales, Unidad de Mantenimiento Fsico,
Dpto. de Administracin Interna, Unidades Operativas.
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual de
Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la Molina.
4. Requisito
Solicitud de Trabajo o carta.
5. Etapas del Procedimiento
La Unidad Operativa presenta una carta o una Solicitud de Trabajo (S/T) dirigido
al Jefe de la Oficina de Servicios Generales.
El Jefe de la Of. de Servicios Generales aprueba carta o S/T y lo remite a la
Unidad de Mantenimiento Fsico para su conocimiento, luego pasa el Dpto. de
Administracin Interna para su elaboracin.
Elaborado la O/T, pasa al Departamento de Mantenimiento Fsico para el VB del
Jefe.
Luego retorna a la Unidad de Administracin donde los Jefes de cada Seccin
retirarn la O/T para la realizacin del trabajo solicitado.
Una vez culminados los trabajos la Unidad Operatividad da su conformidad a la
O/T.
Luego cada Jefe de Seccin entrega al Dpto. de Administracin la O/T cumplida
para que sea archivada.
6. Duracin del Procedimiento
El procedimiento de solicitud de Trabajo y/o servicio tendr una duracin de uno (1)
a dos (2) das
7. Diagrama de Flujo
Unidades
Operativas
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Oficina de Servicios
Generales
Unidad de
Administracin
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Dpto.
Mantenimiento
Fsico
INICIO
Presenta carta o
Jefe aprueba
Solicitud de
Carta (S/T)
o S/T
Trabajo
Registra
S/T
Jefe da V.B
Jefes de
Secciones
Elabora
RetiranOrden
O/T
para
de Trabajo
realizar el
trabajo
(O/T)
solicitado
Retorna
O/T
Jefe Seccin
entrega O/T
cumplida
FIN
PROCEDIMIENTO N 02
PEDIDO INTERNO AL ALMACEN PIA
Secciones del
Dpto. de
Mantenim.Fsico
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1. Finalidad
Abastecer a las Secciones de la Oficina de Servicios Generales del material
necesario, para poder elaborar los trabajos requeridos por las Unidades Operativas.
2. Alcance
Oficina Administrativa de Servicios Generales, Dpto. de Mantenimiento Fsico y/o
Dpto. de Mantenimiento Mecnico, Almacn Interno,
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Autorizacin de los Jefes de Departamento.
Formato de Pedido Interno de Almacn
5. Etapas de Procedimiento
Los jefes de Seccin con la Orden de Trabajo (O/T) autorizadas por los Jefes de
Dpto., solicitan a Almacn Interno de la Oficina de Servicios Generales el
Pedido Interno al Almacn (PIA).
El Almacn, elabora el Pedido Interno al Almacn (PIA) y lo pasa al Dpto.,
Fsico y/o Dpto. de Mantenimiento Mecnico para el VB del Jefe.
Luego pasa a la Oficina Administrativa de Servicios Generales, para el VB del
Jefe de Servicios Generales.
Con el VB del Jefe de Servicios Generales el Almacn Interno hace entrega de
los materiales solicitados a los Jefes de Seccin.
6. Duracin del Procedimiento
El procedimiento de pedido interno a almacn tendr una duracin de uno (1) a dos
(2) das.
7. Flujograma
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Almacn Interno de la
Oficina Servicios
Generales
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Departamento de
Mantenimiento Fsico
y/o
Mantenimiento
Mecnico
INICIO
Jefe de Seccin
recepciona los
materiales solicitados
FIN
PROCEDIMIENTO N 03
SERVICIO DE CHOFER
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Oficina de Servicios
Generales
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1. Finalidad
Cubrir los requerimientos de algunas Unidades Operativas que no cuentan con
chofer en sus dependencias.
2. Alcance
Unidades Operativas, Oficina de Servicios Generales, Seccin Transporte
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Carta dirigida al Jefe de la Oficina de Servicios Generales para viajes de
prcticas o servicio externo.
Carta o llamada telefnica al jefe de Transportes para servicios internos y
locales.
5. Etapas del Procedimiento
La Unidad Operativa solicita a travs de una carta al jefe de la Oficina de
Servicios Generales, los servicios de un chofer.
Recibido el pedido y con el VB del jefe de la Oficina de Servicios Generales,
se deriva al Jefe de la Seccin Transporte, el que asignar un chofer disponible
en ese momento o para la fecha solicitada.
Los casos solicitados por telfono al Jefe de transporte, asignar directamente al
chofer.
6. Duracin del Procedimiento
El procedimiento de solicitar chofer tiene una duracin de uno (1) a dos (2) das.
7. Flujograma
OFICINA DE SERVICIOS
SECCION DE
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TRANSPORTE
INICIO
Recepciona
pedido
Recibe pedido
y dayVB
lo asigna
deriva a chofer
la Seccin de
disponible
Transporte
Solicita Chofer por
carta o llamada
telefnica (*)
Jefe aprueba
designacin de chofer
FIN
(*) Cuando el pedido se hace por va telefnica la solicitud pasa directamente a la seccin de transporte
PROCEDIMIETNO N 04
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INICIO
JefeRemite
Secc. Transportes
carta
VB Jefe
Si
Programa la
unidad
adjuntando
ficha
de
Serv.
mvil y de
chofer
a salir
Solicitud
Unidades
Grales.
Mviles
No
FIN
De no haber
disponibilidad se
devuelve solicitud a
la facultad
FIN
Seccin Transporte
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PROCEDIMIENTO N 05
REPARACIN DE VEHCULO
1. Finalidad
Dejar hbiles los vehculos de la Universidad, para un buen funcionamiento.
2. Alcance
Unidades Operativas, Servicios Generales, Dpto. de Mantenimiento Mecnico,
Dpto. de Administracin Interna.
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Presentar una Solicitud de Trabajo.
5. Etapas del Procedimiento
La Unidad Operativa enva una Solicitud de Trabajo (S/T) o carta dirigida al Jefe
de la Oficina Administrativa de Servicios Generales.
El jefe de Servicios Generales aprueba la S/T o carta y lo remite al Jefe del
Departamento de Mantenimiento Mecnico.
El Jefe del Dpto. de Mantenimiento Mecnico pone su VB a la S/T y la enva
al Dpto. de Administracin Interna, para elaborar la O/T para ejecutar el trabajo
solicitado.
6. Duracin del Proceso
El proceso de solicitud de Reparacin de vehiculo tendr una duracin de uno (1) a
dos (2) das.
7. Flujograma
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Oficina de Servicios
Generales
INICIO
Recepciona y
Presenta
Jefe
de SS.GG.
da VB de
a la S/T
Solicitud
aprueba S/T o carta
trabajo o carta
Elabora O/T y lo
Ejecutar
envaela trabajo
Seccin
Mecnica
FINAL
Oficina Administracin
Interna
Seccin Mecnica
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PROCEDIMIENTO N 06
MOVILIDAD PARA PRCTICAS LOCALES Y ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
1. Finalidad
Facilitar a los alumnos y unidades operativas movilidad para que se puedan trasladar
en la ciudad de Lima, para realizar prcticas y gestiones administrativas.
2. Alcance
Facultades, Unidades Operativas, Oficina de Servicios Generales, Dpto. de
Transporte
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Carta o solicitud al Jefe de Servicios Generales para prcticas.
Llamada telefnica para asuntos administrativos.
5. Etapas del Procedimiento
Se presenta una carta o solicitud al Jefe de Servicios Generales, con copia al
Departamento de Trasportes.
Si lo aprueba el jefe de Servicios Generales, pasa al Departamento de
Transportes, para que el Jefe asigne al chofer y el vehculo a utilizar.
6. Duracin del Procedimiento
El proceso de solicitud de movilidad local, tendrn una duracin de uno (1) a dos (2)
das.
7. Flujograma
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Oficina de Servicios
Generales
INICIO
Jefe Aprueba
Carta
No
FIN
Departamento de
Transporte
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PROCEDIMIENTO N 07
ATENCIN DE COMBUSTIBLE
1. Finalidad
Abastecer de combustible (gasolina y petrleo) a todos los vehculos que pertenecen
a la UNALM.
2. Alcance
Unidades Operativas, Of. de Servicios Generales, rea de Control de Combustible.
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Vales de gasolina.
Tarjetas de petrleo.
5. Etapas del Procedimiento
Todos los vehculos que pertenecen a la UNALM, recogen sus vales
correspondientes en la Oficina de Servicios Generales.
La Oficina de Servicios Generales hace entrega de tarjetas slo para el despacho
de petrleo a las diferentes dependencias que lo han solicitado.
El encargado del grifo slo atender a la persona que porte sus respectivos vales
de gasolina y/o tarjetas para despacho de petrleo.
6.
7.
Flujograma
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INICIO
Entrega de vales
Gasolina y tarjetas
para el despacho de
petrleo a las Unidades
Operativas, solicitadas
con una carta
Despacha Gasolina o
Petrleo a las unidades
que presenten sus
respectivos vales de
combustible y/o
tarjetas de petrleo
FINAL
rea de Control de
Combustible
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PROCEDIMIENTO N 08
PARA SOLICITAR PASE DE INGRESO A LA UNALM
1. Finalidad
Ingresar a las instalaciones de la Universidad.
2. Alcance
Unidades Operativas, Facultades, Of. de Servicios Generales, Seccin de Seguridad
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina
4. Requisitos
Solicitud dirigida al Jefe de Servicios Generales
Fotografa
5. Etapas del Procedimiento
Ex-alumnos o personas que requieren por diversas razones ingresar a la
UNALM, tendrn que enviar una solicitud adjuntando una fotografa, dirigida al
Jefe de Servicios Generales, explicando el motivo, el horario y hasta que fecha
requerir ingresar a la UNALM.
El Jefe de Servicios Generales autoriza el ingreso.
Se elabora el pase respectivo
6. Duracin del Procedimiento
El procedimiento para solicitar pase de ingreso a la UNALM tendr una duracin de
uno (1) a dos (2) das.
7. Flujograma
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INICIO
Presentar solicitud
dirigida al Jefe de
Servicios
Generales
Jefe
Autoriza
ingreso
adjuntado una fotografa
explicando: Motivo,
horario y fecha.
Se elabora pase
FIN
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PROCEDIMIENTO N 09
PARA INGRESAR A LA UNALM
1. Finalidad
Ingresar a las instalaciones de la Universidad
2. Alcance
Facultades, Unidades Operativas, Of. de Servicios Generales, Unidad de Vigilancia.
3. Base Legal
Ley Universitaria N 23733.
Res. N 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina
Res. N 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignacin de Personal (CAP) y el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
Res. N 736-2002-UNALM del 31 de Diciembre 2002, que aprueba el Manual
de Organizacin y Funciones (MOF) de la Universidad Nacional Agraria la
Molina.
4. Requisitos
Documento de identidad.
Pase de ingreso.
Carn Universitario.
Pago de derecho de estacionamiento (vehculo)
5. Etapas del Procedimiento
Visitantes presentarn un documento de identidad que se quedar en la puerta de
ingreso de la Universidad.
Usuarios presentarn su tarjeta pase y alumnos presentarn su carn
universitario.
Vehculos oficiales, autoridades, docentes y no docentes tienen ingreso libre.
Los vehculos particulares ingresan previo pago de derecho de estacionamiento.
Al trmino de la visita, salir por la misma puerta de ingreso para recabar
documento de identidad.
Los vehculos saldrn por la puerta principal.
6. Duracin del Procedimiento
El proceso de Ingreso a la UNALM tendr una duracin de 5 minutos.
7. Flujograma
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Vigilancia solicita
- Visitantes
dejan
DNI.
documentos
a las
-personas.
Usuarios(DNI;
y alumnos
Pase de
presentan
pase o
Ingreso su
o carn
carn
respectivamente.
universitario)
- Vehculos oficiales
autoridades,
docentes y no
docentes tienen
ingreso libre.
- Particulares pagan
derecho de
estacionamiento
Ingresan a la UNALM
- Visitantes terminan
visita y recogen
documento en la puerta
de ingreso.
- Vehculos particulares
salen por la puerta
principal.
FIN
USUARIOS
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DEL:
AL:
FECHA:
Firma:
VB
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FORMATO DE SOLICITUD
DE TRABAJO
ORDEN DE TRABAJO N
FECHA:
SOLICITADO
FACULTAD/PROGRAMA
OFC. ADMINISTRATIVA:
DEPARTAMENTO:
SOLICITANTE:
ATENDIDO
SECCIN:
JEFE SECCIN:
INFORME
Trabajo iniciado el da:
Hora:
Terminado el da:
...
RECIBIDO
TRABAJO CONCLUIDO
JEFE DE SECCIN
NOTA: Inmediatamente despus de terminado el trabajo srvase devolver debidamente firmada esta
Orden de Trabajo al Departamento para su VB control, valorizacin y archivo.
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DA MES AO
Cantidad
Unidad
Medida
...
....
Jefe de Seccin
Jefe de Almacn
Recib Conforme