2.

- CARACTERISTICAS DEL PROYECTO

2.1. MEJORA EN EL SISTEMA DE INFORMACION DEL AREA LOGISTICA CON
LAS DEMAS AREAS

TIPO DE RECURSO
Recursos humanos

DESCRIPCION DEL RECURSO

Jefe de sistemas, tcnico en sistemas e
informtica

Recursos informticos

Pc

Energa elctrica
Recursos financieros

2.2. DEFINICION DE LAS AREAS

AREA LOGISTICA
Funciones:
La funcin logstica se encarga de la gestin de los flujos fsicos (materias primas,
productos acabados)
AREA OPERACIONES
Funciones:
Como su nombre lo indica, el rea de Operaciones se encarga de la parte operativa de
la empresa, es decir, de su funcionamiento, el rea de operaciones es la que se
encarga de establecer las polticas, manuales, procedimientos e instrucciones de
cmo se hacen las cosas en la empresa, tambien debe de encargarse de hacer
revisiones constantes que permitan mejorar la operacin, en pocas palabras
operaciones se encarga de definir el proceso para fabricar ese producto, sin embargo,
debe de establecer puntos de medida y control que les revele si el procedimiento para
la elaboracin es el adecuado o hay que mejorarlo.

 AREA DE SISTEMAS
Funciones:
Administracin de sistemas y soporte centralizados.

Gran parte de la actividad que se desarrollan en el rea de Sistemas

corresponde a la administracin de los sistemas operativos y al soporte a los
usuarios de los computadores centrales o corporativos, con los objetivos de
garantizar la continuidad del funcionamiento de las mquinas y del "software" al
mximo rendimiento, y facilitar su utilizacin a todos los sectores de la
comunidad de la Empresa.

Esta labor se desarrolla en tareas como stas:

Mantenimiento de los equipos, deteccin y resolucin de averas.

Gestin de cuentas de usuario y asignacin de recursos a las mismas.

Preservacin de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de

usuario, incluyendo copias de seguridad peridicas.

Evaluacin de necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central) y

provisin de los mismos en su caso.

Atencin a usuarios ( consultas, preguntas frecuentes, informacin general,

resolucin de problemas, asesoramiento...).

Organizacin de otros servicios como copia de ficheros en cinta, impresin

desde otros ordenadores en impresoras dependientes de estos equipos...

Mantenimiento de las Listas de Correo Electrnico

Entrenamiento y puesta en marcha de equipos

Capacitacin

3.- DESCRIPCION DE LOS RECURSOS

3.1.- FUNCIONES DEL PERSONAL
GERENTE GENERAL:
Entre sus funciones principales estan:

Designar todas las posiciones gerenciales.

Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos.

Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y
entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin de los gerentes
corporativos.

Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus
anlisis se estn ejecutando correctamente.

SECRETARIA
Las principales funciones de la secretaria ejecutiva de presidencia son :
Distribuir el correo y los faxes entrantes, recibir a los visitantes y decidir si se les debe
dar admisin, asistir a reuniones y levantar el acta; preparar respuestas a las consultas
y dems correspondencia, preparar planes de viaje para los ejecutivos. Tambin leeN
y analizan los memorandos que entran, as como los informes y las presentaciones;
dirigen y mantienen el horario de los ejecutivos, los registros de archivos,
documentos e informes
JEFE DE ACERIA
Liderar un equipo de produccin, orientado a la resolucin de problemas en un
entorno altamente exigente. El desafo de la posicin es el cumplimiento de
los programas de produccin, asegurando los niveles esperados de calidad,
seguridad, cuidado del medio ambiente y clima organizacional del turno a su cargo.
JEFE DE LAMINACION
El jefe de Laminacin es la persona encragada de planear, controlar y ejecutar el
mantenimiento, responde por la vida utili de los equipos y la reduccin de costos de
manteminiento. Responde por el rea de laminacin, el buen funcionamiento de la

operacin. Disea, calcula, interpreta planos; aplica en el rea lo diseado y planeado.

Tiene a su cargo a todo el personal del rea de laminacin
JEFE DE DPTO METALURGICO

Ejecutar las tareas para la obtencin de los principales metales, aleaciones,

producciones de piezas y materiales necesarios para la economia. Determinar
y selecionar la materia prima, combustible, reactivos y otros materiales
fundamentales para los procesos metalrgicos. Interpretar y diagnosticar los
problemas mas generales de la operaciones bsicas de los procesos
metalrgicos. Ejecutar las principales tcnicas de muestreo y participacin en
los analisis y ensayos en la produccin metalrgica, asi como, aplicar los
principios basicos sobre el mantenimiento de equipamiento y las instalaciones.

JEFE DE DPTO DE MANTENIMIENTO

Motivar, liderar y gestionar un equipo de personas dentro del departamento de
mantenimiento.
Gestionar el presupuesto perteneciente a su departamento.
Realizar el Plan de mantenimiento de maquinaria e instalaciones.

JEFE DE ALMACEN Y SUMINISTRO

Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos

adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los
niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organizacin.
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacn.
Verifica la codificacin y registro de mercancas que ingresa al almacn.
Elabora la programacin anual de las adquisiciones para la dotacin del
almacn.
Supervisa la clasificacin y organizacin de la mercanca en el almacn.
Elabora rdenes de compra para la adquisicin de materiales e informa a la
unidad de compras y suministros.
Atiende e informa al pblico en general.

Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y

servicios.
Mantiene actualizados los sistemas de registros.
Supervisa la seleccin de materiales y equipos en cuanto a identificacin, tipo
y calidad.
Revisa, firma y consigna inventarios en el almacn.
Supervisa el despacho de mercanca a las dependencias que realizan las
requisiciones.
Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacn.
Realiza y/o coordina inventarios en el almacn.
Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones.
Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de
asistencia, relaciones de gastos y otros.
Archiva requisiciones de mercancas, requisiciones de compra, guas de
despacho y rdenes de entrega.
Lleva el control de mercanca despachada contra mercanca en existencia.
Establece mtodos de trabajo, registro y control en el almacn.
Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por
la Institucin.
Tramita las rdenes de compra.
Corta, prueba y prepara materiales para la realizacin de las prcticas
docentes.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

JEFE DE RRH

Garantizar una buena comunicacin entre todos los niveles de la organizacin, lo cual
permita mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea ms armnica la
comunicacin y las jornadas laborales, proporcionando mayor productividad del
Recurso Humano y por ende de la empresa.

Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, seleccin, ingreso

e induccin del personal, a fin de asegurar la eleccin de los candidatos mas idneos

para los puestos de la organizacin, mediante la aplicacin de

los procedimientos formales programados para facilitar al nuevo trabajador toda
la informacin necesaria acerca de la estructura
organizacional, funciones, objetivos de la empresa, poltica y objetivos de la calidad,
de su puesto de trabajo, facilitando la adaptacin del trabajador y su participacin e
identificacin activa en la empresa.

Proyectar y coordinar programas de capacitacin y entrenamiento para los empleados,

a fin de cumplir con los planes de formacin, desarrollo, mejoramiento y actualizacin
del personal, a travs de la deteccin de necesidades de adiestramiento, la
priorizacin de los cursos, talleres entre otros. De manera de asegurar el mximo
aprovechamiento del talento humano y promover la motivacin al logro, en trminos
personales y organizacionales.

Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administracin de personal, a

objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los beneficios establecidos
por la empresa.

Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos
de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a
objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en la Empresa.

Supervisar y revisar los procesos de nmina a fin de garantizar el depsito oportuno

de los empleados y asignados de la empresa.

Controlar y supervisar los diferentes beneficios de Ley (fideicomiso, utilidades,

prestaciones sociales, vacaciones, entre otros), mediante el cumplimento de los
procedimientos internos de la empresa y la L.O.T.

Supervisar y revisar (clculo y pago) de cesta ticket del personal que goza del
beneficio.

Elaboracin de carta de trabajo al personal activo, respetando la modalidad de

contratacin.

Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporacin del personal, ya

sea por despido, retiro voluntario o culminacin de contrato, segn lo establecido en la
L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado por la empresa para la entrega oportuna
de las liquidaciones.

Planificar y supervisar el Plan de Formacin de Personal.

Anticiparse a las necesidades de los empleados con el fin de solventar cualquier

inquietud o insuficiencias que padezcan.

Estar actualizado en todo lo referente al marco legal de la Republica Bolivariana

de Venezuela con competencia al rea laboral.

Mantener supervisin funcional de tareas relacionadas con toda el rea de recursos

humanos para la atencin de reclamos y soluciones de problemas personales.

Tener y desarrollar iniciativas para la solucin de problemas y toma de decisiones.

Poseer alto sentido de responsabilidad y honestidad en el manejo de informacin

confidencial.

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

JEFE DE ADMINISTRATIVOS Y FINANZAS

El jefe de Administracin y Finanzas tiene como principal funcin la
optimizacin del proceso administrativo, contable y financiero de la
organizacin

1.

Analizar las cuentas por cobrar y realizar las gestiones de cobro pertinentes.

2. Analizar de las cuentas por pagar y coordinar con tesorera los fondos disponibles
para hacerles frente.
3. Analizar la disponibilidad e informar diariamente a la Presidencia de la Fundacin.
4. Evaluar las diferentes cuentas de los estados financieros para efectuar
oportunamente las correcciones y/o ajustes a que hubiere lugar.
5. Coordinar con la Gerencia Corporativa de Proyectos la administracin de cada uno
de los proyectos en que la Fundacin tiene participacin.
6. Preparar el presupuesto anual de la Fundacin y presentarlo en el Consejo Directivo
para su discusin y aprobacin, as como hacerle el adecuado seguimiento.
7. Coordinar el proceso de elaboracin de la Memoria y Cuenta de la Fundacin.
8. Coordinar las compras de Activos fijos, materiales de oficina, artculos de escritorios
y remodelacin de oficinas.
9. Negociar con los clientes los temas relacionados con crditos y pago de proyectos.
10. Coordinar con las Autoridades de la UCV las actividades relacionadas con cdigos
contables, planes y tcnicas presupuestarias, entre otras.
11. Efectuar evaluaciones administrativas y contables de cada una de las empresas
filiales y relacionadas de la FUCV.
12. Vigilar el cumplimiento de las polticas relativas a uso de caja chica, viticos,
Ordenes de pago, requisicin de materiales.
13. Supervisar la facturacin de la Fundacin.
14. Control del archivo administrativo y contable.
15. Elaboracin de Reportes financieros.
16. Resguardar los bienes de la Fundacin a travs de las plizas de seguros que los
protejan incluyendo, entre otros, equipos electrnicos, telfonos celulares, vehculos,
infraestructura, mobiliarios, inmuebles.

17. Cumplir y hacer cumplir la normativa fiscal y todo lo relacionado con el cumplimiento
de los deberes formales a los que est obligada la Fundacin.
.

JEFE DE DPTO COMERCIAL

Planifica: la planificacin es la base de la buena y correcta administracin del tiempo.
Sirve para organizar las acciones y tareas del equipo comercial.

Se alinea a la poltica dictada por el directorio y busca la mejor manera de alcanzar los
objetivos y metas planteados.

El gerente comercial, sabe cunto deben vender sus vendedores y en que tiempo
tienen y pueden hacerlo.

Conoce las maas y excusas que siempre ponen los vendedores, dado que l ha sido
vendedor. Ya recorri el camino y es difcil que lo engaen. La experiencia y sabidura
producto de los aos de trabajo, lo distinguen.

- Supervisa: conoce a la perfeccin las tareas que realizan da a da sus vendedores y

supervisa el trabajo del equipo. Organiza reuniones quincenales de ventas y corrige
desvos.

-Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestin comercial.

El gerente comercial tiene que leer y descifrar los mensajes que recibe de los
vendedores. No siempre lo que se dice, es lo que se quiere decir. Puede haber errores
de comunicacin o malos entendidos y solo un experto en gerenciar, notar las
diferencias.

Escuchar y luego hablar. El silencio es un buen aliado, al momento de interpretar una

comunicacin.

- Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes. Respalda y

defiende las gestiones realizadas y acompaa al equipo en la ardua tarea de vender y
captar nuevos clientes. Es justo y busca ser imparcial. Tambin castiga y sabe
sancionar al que se desva del camino.

- Clasifica: para hacer eficiente el uso del tiempo y optimizar los resultados, el gerente
comercial debe clasificar en categoras a los clientes de la empresa.

La categorizacin, estar relacionada con las polticas de la organizacin y los

objetivos.

Hay que saber medir el potencial e importancia de los clientes y separar el grupos de
mayor a menor.

En momentos crticos, la clasificacin ayudar a tomar decisiones y a dejar de lado, a

aquellos clientes que generan baja rentabilidad a la empresa.

- Fija Precios: el gerente comercial, es el responsable de la fijacin de precios y de

definir la poltica de descuentos y bonificaciones.

Autoriza a los vendedores, a hacer acuerdos puntuales.

- Gestiona la cobranza: en el afn de vender, los ejecutivos de cuenta, no miden y no

tienen en cuenta, la problemtica financiera.

Muchos clientes, pagan fuera de los plazos convenidos y esto genera problemas de
liquidez, que si no son observados por el gerente comercial, pueden complicar a la
organizacin en su conjunto.

El gerente siempre debe estar al tanto de las cobranzas y su evolucin. Debe darle la
misma o mayor importancia que a las ventas.

Vender y cobrar en tiempo y forma, tiene que ser su prioridad.

Se recomienda designar a una persona exclusiva, para la gestin de las cobranzas.

La gestin consiste en llamar a los clientes en los das y horarios de consultas.

Reclamar y verificar que las facturas estn dentro del sistema de pagos. Verificar los
montos a pagar y los plazos que se negociaron al realizar la venta. Coordinar el envo
del cadete o servicio de motos, para que retire los pagos.

Por lo visto, la gestin de cobranzas lleva mucho tiempo y requiere organizacin

interna extrema.

- Capacita: el gerente comercial, ha desempeado la profesin de vendedor y conoce

todos los secretos de la misma.

Capacitar a los vendedores y transmitir la experiencia acumulada, va a redundar en

mejores resultados de ventas y permitir la formacin profesional del vendedor.

La capacitacin y el entrenamiento que puede brindar un buen gerente comercial, es

tanto o ms importante que la capacitacin formal que se obtiene en escuelas y
universidades.

Los libros de ventas, no siempre pueden reflejar los secretos de las ventas, dado que
es muy complejo definir en palabras los mismos.

La capacitacin requiere el contacto diario y cara a cara con el aprendiz.

- Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y

despedir a los vendedores.

Necesita conocer de recursos humanos y de leyes laborales, para no cometer errores.

Dentro de la seleccin de personal, la misma puede ser iniciada por el gerente

comercial o por una agencia de recursos humanos.

Si la inicia el gerente comercial, este realizar la lectura de los curriculum recibidos y

las primeras entrevistas con los seleccionados.

Una vez concluidas las mismas, derivar a los candidatos, a la selectora de personal
profesional, quin har los estudios psicolgicos.

Si la bsqueda la inicia la selectora de personal, la misma enviar a la empresa, una

terna de candidatos, para que el gerente comercial, elija a uno de ellos.

El proceso de seleccin de personal, es complejo y clave para el xito de toda

organizacin. Los recursos humanos hacen siempre la diferencia.

Al momento de la contratacin de un nuevo vendedor, tiene en cuenta algunos de los

siguientes puntos:

Formacin: la formacin formal, es la referida a los estudios oficiales cursados

y terminados. Segn el tipo de producto que la empresa comercializa, se
tomarn en cuenta los estudios tcnicos o humanistas.
La formacin informal, es la que el vendedor, recibi en sus otros empleos. En
muchas empresas se dictan seminarios de ventas y negocios, buscando
perfeccionar y mejorar las habilidades del equipo de ventas.

Trayectoria: Aos de experiencia laboral, empresas en las que trabaj y las

funciones que desempe con anterioridad. La trayectoria, marca un perfil
laboral

determina

el

rumbo

del

vendedor.

El historial, tambin se puede encontrar en artculos publicados en Internet. Si

el vendedor ha tenido una trayectoria destacada, es muy probable que su
nombre este en algn sitio de Internet o foro de discusin. El contenido
difundido en Internet, ser tenido en cuenta y formar opinin.

Cartera de clientes: conocer los nombres de las empresas con las que trabaj
y si tiene referencias o contactos en las mismas.
Si el vendedor es un profesional avezado, es muy probable que tenga la
posibilidad de volver a atender a un cliente del pasado.

El cliente lo va a recordar con cario y respeto, dado que siempre se comport

correctamente y cumpli con lo pactado.

Es muy importante valorar la cartera de clientes y relaciones que tiene el

vendedor. La cartera de clientes, es su mayor capital.

El gerente pedir referencias y algunos contactos dentro de esa cartera y podr

verificar las palabras de su entrevistado.

Aspecto: La personalidad y la percepcin del lenguaje visual determina una

eleccin. Por ello, toda imagen vale ms que mil palabras y este famoso
slogan, se aplica tambin a los recursos humanos.
No basta con ser serio o profesional, tambin hay que aparentarlo.

El gerente comercial observar los siguientes puntos que marcan una personalidad:

Zapatos: el tipo de zapatos, calidad y limpieza de los mismos, hablan de una

persona.

Un vendedor profesional, debe saber esto y cuidar sus zapatos con la mayor
dedicacin posible.

Los zapatos lustrados y limpios, suman puntos a favor, al momento del

contacto visual.

Uas: el estado de las uas, si estn limpias, cortas o largas, siempre son
observadas por el buen entrevistador.

Cabello: el corte de pelo, el peinado y el estado general del cabello, tambin

habla de la personalidad.
El cabello largo, sucio y desprolijo, muestra una manera de vivir, que
seguramente se reflejar en la actividad comercial del vendedor.

El cabello del vendedor, va a ir en concordancia con el producto que este

comercialice. El pelo largo y desprolijo, puede ser de utilidad para el vendedor
de motos, por ejemplo. No va a estar relacionado, con un vendedor de
seguridad electrnica para Bancos o Instituciones Financieras.

Barba y bigote: el aspecto de la barba y del bigote, tambin se toman en

cuenta, al momento de la seleccin.
La comunicacin visual entre los seres humanos, se facilita si no hay barreras.

Puntualidad: marca un aspecto importante de todo profesional. Ser puntual,

refleja compromiso y respeto por el tiempo del otro. Si el vendedor llega tarde a
las reuniones, va a perder la confianza del cliente y las gestiones de ventas, no
resultarn productivas.
Una persona impuntual, pierde credibilidad y generara desconfianza.

La puntualidad, tambin refleja el buen manejo de los tiempos. El buen

profesional de ventas, calcula y administra el tiempo, para sacar el mayor
provecho del mismo.

El tiempo es escaso en la sociedad moderna y hay muchas distracciones, que

desvan de los objetivos y no aportan a lograr mayor productividad.

El gerente comercial, sabe cmo administrar el tiempo propio y el de su equipo.

Puntualidad tambin es imagen.

El vendedor, es la imagen de la empresa, frente al cliente y la sociedad en su

conjunto.
JEFE DE LOGISTICA
Encargado de llevar a cabo el cumplimiento del plan de entrega, as como
reportar al Gerente Administrativo Financiero los indicadores de cumplimiento de
entregas a tiempo y sin devoluciones a los clientes. Controlar los gastos de logstica y
hacer un seguimiento continuo al presupuesto anual de la seccin. Dirigir al personal
de manera que se hagan los despachos de productos en la cantidad, calidad, tiempo y
lugar solicitado por los clientes.
JEFE DE SISTEMAS

Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del rea de Sistemas.

Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.

Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la Institucin.

Supervisa y revisa la elaboracin de proyectos de organizacin, mtodos y

procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles
jerrquicos.

Realiza flujogramas de procesos, normas y procedimientos de Sistemas.

Mantener al da las copias de Seguridad y la Seguridad de la Informacin en la

Institucin.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Supervisa el trabajo del personal a su cargo.

SOFTWARE INFORMATICO
SOLUFLEX ERP
Datos Generales
Este programa gestiona el trabajo del Area Comercial, Gerencia de Ventas,
manejando informacin del Cliente, de Productos, Vendedores, Canales de Venta y
almacen.

Funcionalidades
-Registra los movimientos de Entrada y Salida de Almacenes
-Guias de Remisin (Despacho, Traslado, Consignaciones)
-Transferencias entre almacenes
-Requerimientos al Almacen, Atencin de Requerimientos
-Solicitudes de Compra, Solicitud de Cotizaciones al Proveedor
-Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio
-Toma de Inventarios, Saldos Iniciales
-Existencias en Almacen, Kardex Valorizado, Actualiza Stock
-Procesos automticos para Despachos al Cliente o entregas en Sucursales
-Gestin de Productos, Lectura de Cdigos de Barra
-Clasificacin por Familia de Productos (Categora, Lnea, SubLnea, Marcas, Grupos,
Caracteristicas)
-Control de Stock en Puntos de Venta
-Impresin y Anulacin de Documentos (Masivas)
-Numeracin de Documentos por Serie/Numeracin
-Generacin de Asientos Contables Automaticos
-Importaciones Compras al Exterior
-Consultas y Reportes
-El Mdulo incorpora Tablas Dinamicas, Consultas y Reportes aprovenchando al
maximo la informacin registrada en el sistema