Anda di halaman 1dari 11

CHAPTER 29 (MOELLER) PENGGAJIAN dan PERSONALIA

UNIVERSITAS INDONESIA

Tugas Rangkuman Kelompok Matakuliah Audit Internal

KELOMPOK 5
DESI SELVIA (1206317026)
DINY SULISTYOWATI (1206317070)
INDRY M TAMBUNAN (1206317442)
NURIN WILDANIA NISA (1206317801)

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM EKSTENSI
DEPOK
2014

Rangkuman Bab 29 dari Buku Modern Internal Auditing Edisi 5

Payroll and Personnel


29-1 Pengenalan : Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi penggajian lebih dari sekedar menerbitkan cek upah pada akhir periode. Penggajian
berkaitan erat dengan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa bayaran yang dilakukan telah
benar dan sesuai setelah dikurangi biaya seperti pajak penghasilan, employee benefit.
Sumber daya manusia memiliki tanggungjawab untuk mempekerjakan, pembagian manfaat,
dan mendukung seluruh personil dalam organisasi. Fungsi dari bagian penggajian dan sumberdaya
manusia yang penting adalah untuk menjaga kualitas dari tenaga kerja di dalam organisasi.
Fungsi bagian sumber daya manusia adalah untuk memberikan bantuan dan pelayanan kepada
setiap orang dalam organisasi pada semua tingkatan. Karena internal auditor adalah seorang karyawan
dan karena alasan kerahasiaan, beberapa fungsi audit dihindari pada daerah ini. Bagaimanapun juga,
pengendalian internal terhadap penggajian, sumber daya manusia, dan employee benefit dapat
membuat kontribusi manajemen yang penting, termasuk potensi pengurangan biaya.
29 2 Penggajian dan Pengendalian Kompensasi Karyawan
Penggajian dan kompensasi karyawan termasuk gaji dan upah yang secara teratur diberikan,
juga termasuk pembayaran insentif seperti komisi penjualan. Pertimbangan pengendalian audit
penting untuk bagian penggajian, karena :
1. Gaji dan upah biasanya merupakan satu dari segmen terbesar dari biaya operasional
organisasi.
2. Pengeluaran ini melibatkan orang dan sebagai konsekuensinya masalah mengenai orang tidak
terelakkan.
3. Berhubungan begitu erat dengan berbagai masalah operasional seluruh kegiatan organisasi
dan upaya untuk mencapai pemanfaatan tenaga kerja yang efektif.
Bagian penggajian juga harus mempertimbangkan aturan hukum seperti upah peraturan upah
minimum, asuransi, berbagai kuota peraturan terkait, dan program pensiun pemerintah. Biaya
penggajian adalah jantung dari keseluruhan operasional organisasi.
(a) Proses Penggajian
Karena penggajian harus dilakukan terhadap karyawan atas kompensasi pekerjaan yang
mereka lakukan, persyaratan pertama dalam proses penggajian adalah bukti bahwa
kompensasi individu dilakukan pada karyawan yang benar secara resmi, resmi bekerja di
dalam organisasi dan tidak diberhentikan sebelum tanggal mulai periode penggajian saat ini.
Persyaratan kedua adalah bukti dari pekerjaan yang dilakukan. Dalam kasus penggajian
karyawan, dokumentasi pekerjaan yang dilakukan akan bervariasi tergantung pada status
organisasi dan tingkat karyawan.
Karyawan dari kategori yang berbeda seringkali dibayar dengan periode waktu yang berbeda
pula. Pekerja per jam seringkali dibayar dalam basis mingguan, dan karyawan yang
tingkatannya lebih senior biasanya dibeyarkan gaji secara bulanan. Aspek kunci dalam
persiapan penggajian adalah :
Akumulasi bukti kerja
Penerapan tarif
Distribusi Akuntansi
Penerapan pemotongan

Penentuan gaji bersih


Walaupun para pemberi kerja membayar karyawan mereka dengan cara tunai, organisasi pada
saat ini telah membayar tiap individu dengan cek atau dengan cara automatic fund transfer
untuk mengurangi resiko dari memegang uang tunai, dan tentu saja untuk menyediakan
pencatatan otomatis dari penggajian karyawan.
(b) Pertimbangan Pengendalian Internal dari Penggajian
Bagian ini mencakup pengendalian internal dan kegiatan audit atas fungsi penggajian.
Diskusi selanjutnya adalah mengenai pengendalian terhadap sumberdaya manusia dan fungsi
employee benefits. Auditor internal harus selalu mengingat bahwa area pengendalian yang
terpisah ini saling terkait. Fungsi terpisah dari organisasi modern termasuk dalam employee
benefit dan proses kompensasi, termasuk : Departemen Operasional, Departemen Sumberdaya
Manusia, Fungsi Pencatat Waktu Kerja, Proses Penggajian, dan Fungsi Penggajian terkait
Akuntansi.
(c) Kegiatan Internal Audit Penggajian
Saat ini, aspek operasional dari fungsi penggajian seringkali diabaikan oleh auditor.
Meskipun masih dilihat sabagai resiko kecil oleh auditor maupun manajemen, sistem
penggajian dapat memiliki resiko audit yang signifikan.
(i) Prosedur Audit Keuangan dari Penggajian
Prosedur audit keuangan dan operasional untuk penggajian saling terkait. Memahami
bagaimana penggajian diatur adalah kuncinya. Berikut contoh flowchart sistem penggajian

Sumber : www.teebriz.blogspot.com

Tujuan yang dapat membantu memastikan orang yang tepat menerima bayaran yang tepat adalah :
Semua penambahan, pengurangan, perubahan tarif, telah diotorisasi dengan tepat
Data waktu karyawan telah diproses secara akurat, terkalkulasi dan terdistribusi
Seluruh penggajian yang berkaitan dengan pajak penghasilan dan pengurangan harus
dikalkulasikan secara akurat dengan aturan dan regulasi yang berlaku
Pembayaran gaji harus dilakukan pada orang yang tulen pada tarif dan kompensasi yang telah
diotorisasi
Catatan pembayaran penggajian harus diklasifikasikan secara tepat dan dirangkum dalam
kasifikasi akun yang benar
(ii) Prosedur Audit Operasional Fungsi Penggajian
Audit operasional difokuskan pada bahwa hanya orang yang tepatlah yang menerima gaji,
yaitu orang yang masih aktif sebagai karyawan di perusahaan terkait. Jika gaji dalam
bentuk cek, auditor internal harus memastikan bahwa cek diberikan dan diterima oleh
karyawan yang tepat.
(iii) Prosedur Audit Komputer Fungsi Penggajian
Auditor internal harus menguji aplikasi sistem penggajian, auditor internal harus
memberikan perhatian khusus pada area berikut ini : Pengendalian atas perubahan
program, Pengendalian keamanan logis, Prosedur update dari program komputer.
(iv) Laporan Temuan Sample Audit dari Fungsi Penggajian
Contohnya :
A. Input formulir dari Penggajian tidak disetujui secara benar.
Rekomendasi : Proses penggajian harus menetapkan prosedur untuk mempercepat
proses manajer lini menyetujui gaji dengan pengecualian.
B. Pengendalian keamanan dari data penggajian
Rekomendasi : Keamanan atas hak akses pada master file gaji harus dibatasi hanya
pada orang orang yang diperbolehkan untuk mengubah master file.
(b) Human Resources Internal Control Consideration
meningkatkan peraturan, ancaman litigasi, dan praktik manajemen yang baik semua menambah
peningkatan tanggung jawab dari fungsi sumber daya manusia untuk berbagai kegiatan, masingmasing memiliki implikasi pengendalian internal penting berikut ini:
(i) analisis pekerjaan dan evaluasi
keseluruhan analisis pekerjaan dan proses evalutaion memungkinkan karyawan untuk melihat
di mana mereka cocok dalam organisasi dan apa manajemen mengharapkan dari mereka. juga
menyediakan tingkat lapangan bermain untuk mencegah tuduhan karyawan bias pekerjaan
atau diskriminasi. audit internal harus mencari sistem secara keseluruhan dan proses yang
berkelanjutan untuk evaluasi ulang
(ii) administrasi kompensasi
administrasi kompensasi menentukan tingkat umum gaji di masyarakat dan industri di mana
organisasi ini merupakan bagian. organisasi harus memenuhi atau setidaknya bersaing dengan

level gaji, yang harus cukup tinggi untuk menarik sumber daya manusia dari kualitas yang
diinginkan dan dalam jumlah yang tepat, tetapi tidak begitu tinggi untuk menciptakan biaya
yang berlebihan dan harga produk tidak kompetitif. kompensasi keseluruhan memadukan
membayar langsung, kinerja insentif gaji, dan tunjangan karyawan.
(iii) evaluasi kinerja
auditor internal harus mengembangkan pemahaman tentang proses kinerja penilaian
organisasi dan kemudian dtermine apakah proses yang sedang diikuti dengan benar pada
tingkat ll di organisasi. untuk menilai kualitas penilaian kinerja tersebut, auditor memeriksa
sampel individu penilaian kinerja diselesaikan serta ringkasan statistik. tujuan adalah untuk
memastikan bahwa ada bidang sumber daya manusia dan prosedur manajemen untuk
menyelesaikan proses evaluasi dan review secara periodik, sesuai dengan kebijakan
organisasi.
(iv) Transfer, promosi dan pengakhiran
beberapa masalah terutama berkaitan dengan situasi individu, sedangkan yang lain muncul
perubahan berdasarkan persyaratan sumber daya manusia. fungsi sumber daya manusia dapat
berfungsi baik sebagai sumber utama informasi tentang sumber daya yang tersedia dan
sebagai perencana dan penasihat dalam membantu manajer dan supervisor memecahkan
masalah personil mereka. ketika terminasi yang terlibat, ada kebutuhan untuk manging
dampaknya.

departemen

sumber

daya

manusia

mengantisipasi

penghentian

bila

memungkinkan dan mengembangkan pengaturan pemisahan adil sesuai dengan komunitas


organisasi.
(v) catatan dan laporan karyawan
memelihara semua catatan karyawan dan pengolahan semua perubahan status kepegawaian
memberi sumber daya manusia fungsi tanggung jawab untuk melaporkan informasi yang
diinginkan oleh manajemen, sehubungan dengan komposisi tenaga kerja dan perubahan dari
waktu ke waktu, atau pertimbangan operasional yang signifikan seperti informasi untuk
kontrol lembur, absensi, atau omset
(vi) Kegiatan bimbingan karyawan
Layanan konseling karyawan memberikan bantuan dengan masalah seperti dependensi kimia,
baik di rumah atau melalui luar, lembaga organisasi yang disponsori. fungsi sumber daya
manusia harus memikul tanggung jawab tersebut. fungsi sumber daya manusia harus menjaga
dokumentasi yang memadai atas seluruh materi. sumber daya manusia dapat melindungi
organisasi dengan berpotensi mencegah litigasi karyawan
(vii) rencana manfaat karyawan
manfaat karyawan mungkin program diskon komersial khusus, seperti di toko lokal. sumber
daya manusia mungkin mengeluarkan kartu diskon kepada karyawan atau membuktikan
bahwa mereka adalah karyawan yang valid. audit internal dapat meninjau kontrol dan

prosedur yang mencakup layanan ini dan pemanfaatannya, berpotensi membuat rekomendasi
penghematan biaya.
(viii) jasa karyawan
Organisasi mungkin memberikan ruang kantor, saluran telepon, dan manfaat lainnya, dan
sumber daya manusia mungkin memproses transaksi antara sistem penggajian dan catatan
credit union. Audit internal dapat meninjau kontrol dan prosedur yang mencakup layanan ini
dan pemanfaatannya, berpotensi membuat rekomendasi penghematan biaya
(ix) kompensasi dan keselamatan pekerja itu
administrasi program kompensasi pekerja juga merupakan aspek penting dari kegiatan
departemen sumber daya manusia keseluruhan. masalah keamanan merupakan kombinasi dari
perangkat pelindung yang efektif, prosedur dan pendidikan untuk mempromosikan kesadaran
keamanan yang lebih besar. kompensasi pekerja dapat disalahgunakan jika tidak ditangani
dengan baik dan dapat meningkatkan biaya keseluruhan organisasi dan membatasi tenaga
kerja yang tersedia. auditor internal dan manajemen lini harus menyadari pelanggaran
potensial dan mempertimbangkan bertarung jenis klaim jika mereka meragukan
keabsahannya.
(x) hubungan kerja
Audit internal biasanya tidak memiliki peran dalam meninjau kepatuhan kontrak untuk
perjanjian kerja bersama, tapi setidaknya harus menyadari bahwa perjanjian tersebut ada dan
harus mempertimbangkan mereka ketika membuat rekomendasi, terutama di mana karyawan
profesional tercakup oleh kesepakatan tawar-menawar kolektif.

(C) Human Resources department internal audit activities


Audit interal, manajemen lini, dan manajemen sumber daya manusia mungkin menduga tujuan
berpotensi melayani diri sendiri dalam setiap review dari departemen sumber daya manusia. di
samping itu, resoures manusia departemen sebagai fungsi tunggal dapat dilihat sebagai daerah risiko
yang relatif rendah bila dibandingkan dengan daerah lain dalam organisasi.
(i) human resources financial audit procedures
sumber daya manusia tidak biasanya memiliki sejumlah besar tanggung jawab keuangan
langsung. prosedur audit keuangan untuk departemen sumber daya manusia berkaitan dengan
prosedur departemen sendiri
(ii) Human resources department operational audit program
memilih daerah berisiko lebih tinggi dalam sumber daya manusia untuk meninjau operasional
dapat membuktikan signifikan karena banyak daerah yang tidak secara langsung diamati oleh
manajemen.
(iii) Human Resources function computer audit procedures

sumber daya manusia sistem yang digunakan untuk mempertahankan profil dari seluruh
karyawan dan untuk menyediakan data manfaat compensationand sistem pendukung biasanya
dalam beberapa bentuk database, dengan satu set catatan untuk setiap karyawan termasuk
informasi kunci tingkat demografi dan membayar.
(iv) Human Resources Sample Audit Report Findings
Hal-hal yang mungkin menjadi temuan auditor untuk audit atas HR Department adalah klaim
karyawan untuk kepentingan pribadi. Misalnya karyawan melakukan klaim atas perjalanan
dinas. Namun setelah ditelusuri lebih lanjut, ada sebagian biaya dari perjalanan dinas tersebut
yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Rekomendasi untuk temuan ini adalah sebaiknya
segala jenis klaim karyawan diperiksa oleh HR Department,karena setiap perjalanan dinas
karyawan pasti memerlukan persetujuan HR Manager.

29-3

Human Resources Function


Fungsi dari HRD yaitu bertanggung jawab dalam seluruh data administrasi pelamar

dari awal masuk hingga keluar perusahaan. Namun kadangkala HRD bisa saja melewati batas
tanggung jawabnya dengan membuat kebijakan baru dalam perekrutan karyawan. Salah satu
cara untuk membatasinya adalah aturan mengenai persayratan perekrutan, batas umur yang
diperbolehkan, dan isu lain dapat meningkatkan perekrutan karyawan.
a)

Human Resources Department Function

Identifikasi kebutuhan karyawan perusahaan

Analisis karyawan yang sudah ada sekarang apakah perlu ditambah atau
dikurangi

Merekrut orang dari luar, pengadaan promosi, transfer, atau training

Adanya penyejahteraan karyawan, keuntungan yang didapat jika bekerja di


sana.

i) Identification of Human Resource Needs


Untuk mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan maka perlu dilihat ke dalam
struktur organisasi bersama dengan deksripsi pekerjaan tiap divisi. Deksripsi
pekerjaan adalah kunci aktivitas organisasi, sebagai dasar syarat spesifik untuk
merekrut karyawan berdasarkan pengetahuan, keterampilan, pengalaman serta
sifat kandidat. HRD juga harus bisa memformulasikan standar dari deskripsi
pekerjaan, tanggung jawab spesifik dan syarat di tiap posisi yang dibutuhkan.
ii) Determining and Assessing Available Human Resources

HRD harus bisa menentukan dan menilai apakah karyawan yang ada sekarang ini
sudah cukup untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. Jika belum, maka
diperlukanlah perekrutan karyawan. Jika karyawan yang telah ada dinilai malah
membuat kinerja perusahan menjadi tidak efektif, maka perampingan karyawan
pun perlu dilakukan.
iii) Recruitment and Selection of Personnel
Perekrutan karyawan dimulai ketika ditemukan kandidat yang sesuai. Cara agar
para kandidat tersebut mengetahui adanya lowongan kerja adalah dari iklan di
koran, melalui agensi, atau langsung dari universitas. Dalam meilih kandidat yang
pas maka HRD memerlukan informasi para kandidat dari empat hal berikut:

Application Forms terdiri dari latar belakang pendidikan, prestasi, serta


pengalaman kerja kandidat

References yaitu kontak yang bias dihubungi mengenai segala informasi


kandidat

Special Test yaitu tes yang diadakan oleh pihak perusahaan untuk mengukur
kemampuan kandidat

Personal Interview yaitu wawancara dengan orang-orang tertinggi di


perusahaan tersebut, atau dengan divisi yang ingin dimasuki kandidat

iv) Training and Development


Ada beberapa aturan yang harus dipahami ketika training yaitu:

Receptivity of Trainee yaitu pihak yang memberi training harus mengetahui


materi yang disampaikan agar tujuan training tersebut tercapai.

Quality of the Training Material bahwa bahan atau materi yang disampaikan
pada training sebelumnya sudah diuji sehingga menghasilkan training yang
berkualitas.

Time Requirement yaitu tergantung tingkat kesulitan training, makin sulit


maka waktu trainingnya makin lama.

Participation and Involvement yaitu adakalanya para pihak yang memberi


training harus ikut serta ecara langsung dan berkomunikasi dengan kandidat
untuk mengetahui apakah ada peningkatan, dan metode ini dianggap efektif.

Reinforcement adalah tahap akhir training di mana penjelasan tujuan dari


training dilakukan.

Dalam membuat training menjadi efektif, ada beberapa aspek yang harus
dipertimbangkan audit internal:

Diperlukan campur tangan manajemen secara berkala dan dukungan dari


program training secara keseluruhan

Model dari program training harus dikoordinasikan dengan kebutuhan


operasional perusahaan

Didesain untuk menaikkan motivasi serta minat para kandidat

v) Overall Human Resources Administration Responsibilities


HRD yang efektif adalah dengan menyesuaikan tugas serta deskripsi pekerjaan
dengan kemampuan karyawan serta mana yang paling menguntungkan
perusahaan. Staf HRD juga harus memastikan bahwa seluruh karyawan telah
ditepatkan dan bekerja sesuai dengan deksripsi pekerjaan masing-masing. Seiring
dengan manajemen yang memberi tanggung jawab kepada staf divisinya, HRD
membuat aturan, standar, serta prosedur yang membantu meningkatkan semangat
kerja karyawan.
29-4 EMPLOYEE BENEFIT PROGRAM
Imbalan kerja karyawan merupakan area audit internal yang penting karena membutuhkan
pemahaman lebih akan pencatatan akuntansinya dan peraturan pemerintah terkait. Beberapa poin
penting terkait imbalan kerja karyawan akan dibahas dalam poin berikut.
(a)

Employee Benefit Program Activities


Jenis imbalan kerja karyawan dapat berbeda-beda di setiap perusahaan tergantung jenis
program yang diambil, ukuran perusahaan, dan nilai minimal resiko.
(i) Employee health and disability insurance
Saat ini, kebanyakan perusahaan besar mengikuti program asuransi yang meng-cover
biaya kesehatan karyawan. Biaya kesehatan yang di-cover biasanya rawat jalan, rawat
inap, medical check-up, dental care, cacat permanen dan kematian akibat kecelakaan kerja.
Untuk premi asuransi sendiri, biasanya ditanggung oleh perusahaan dan karyawan.
(ii) Employee benefit pension program
Program pension merupakan salah satu poin untuk menarik karyawan baru. Tidak semua
perusahaan memiliki program pension, tapi biasanya perusahaan-perusahaan besar sudah
menerapkan program ini. Perusahaan biasanya mencadangkan biaya kontribusi setiap
bulannya untuk membiayai program pension. Karyawan pun ikut berkontribusi. Kontribusi
karyawan dipotong melalui gaji setiap bulannya.
(iii) Employee benefit investment and saving plan activities

Investasi atau program tabungan karyawan (misalnya pembelian saham perusahaan) dapat
meningkatkan resiko transaksi dan harus menjadi perhatian auditor. Melalui program
kepemilikan saham perusahaan, karyawan dapat membeli saham perusahaan melalui
pemotongan gaji. program ini harus memdapat persetujuan dari pemilik saham. Program
ini biasanya dijalankan oleh departemen tresuri.

(b)

Employee Benefit Program Internal Control


Program investasi dan tabungan perusahaan mengharuskan perusahaan memotong gaji masingmasing karyawan. Kegiatan ini adalah tanggung jawab dari HR Departement. Manfaat dari
pemotongan gaji ini tidak akan direalisasikan sampai tanggal jatuh tempo di masa yang akan
datang. Untuk itu diperlukan sebuah control untuk memastikan bahwa pemotongan gaji sudah
benar.
Perusahaan harus memelihara dan menyimpan catatan atas pemotongan gaji ini, baik dalam
bentuk softcopy maupun dokumen. Data yang disimpan dalam system harus dikontrol untuk
mencegah adanya manipulasi.

(c)

Employee Benefit Internal Audit Activities


Internal audit tidak dapat mempengaruhi audit atas program imbalan kerja karyawan karena
program ini terspesialisasi dan kegiatan dari program ini diluar aktivitas normal perusahaan.
Berikut akan dibahas mengenai beberapa isu spesifik terkait audit atas imbalan kerja karyawan.
(i) Employee health plan audit consideration
Internal auditor harus me-review program, termasuk provisi imbalan kerja, prosedur untuk
pemotongan gaji karyawan, dan dokumen pembayaran premi asuransi.
(ii) Employee pension plan audit consideration

10

Berikut beberapa langkah untuk melakukan operasional review atas program pension:

(iii) Employee saving plan audit consideration


Internal auditor harus melakukan test atas semua transaksi pemotongan gaji karyawan,
untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah dilakukan dengan benar. Contohnya
dalam program investasi dan tabungan karyawan, auditor harus dapat menghitung nilai
wajarnya dan pajak yang mempegaruhi transaksi tersebut.
(iv) Employee benefit sample audit report finding
Hal yang mungkin akan menjadi temuan auditor adalah klaim atas kesehatan karyawan
tidak direview oleh HR Departement. Untuk kasus seperti ini, rekomendasi dari auditor
adalah untuk mereview semua klaim karyawan.

29-5 PAYROLL AND HUMAN RESOURCES AUDIT IN PERSPECTIVE


Dengan adanya audit atas departemen personalia dan penggajian, maka auditor dapat
memperoleh pemahaman atas prosedur kegiatan yang dilakukan oleh HR Departement dan control
resikonya.

11