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INFORME TCNICO PREVIO DE EVALUACIN DE SOFTWARE INTEGRADO DE

GESTIN ACADMICA

1.

NOMBRE DEL REA


rea de Secretara Acadmica

2.

RESPONSABLE DE LA EVALUACIN
Javier Eduardo Saavedra Reto

3.

CARGO
Especialista en Tecnologas de Informacin

4.

FECHA
1 de Diciembre del 2014

5.

JUSTIFICACIN
La gestin de la informacin acadmica en los Institutos de Educacin Superior
Tecnolgicos, requieren el uso de mecanismos que aseguren un manejo eficiente
y contribuyan a incrementar la calidad de los servicios que se brindan a los
alumnos. Como resultado de las actividades asociadas a los servicios que se
ofrecen a los alumnos, que realiza el personal administrativo, y en particular el
personal del rea de Secretara Acadmica, se generan problemas como gastos
administrativos y de personal no planificados, sanciones administrativas
impuestas por la Direccin Regional de Educacin de Piura (DREP), entre otras.
En su mayora, estos problemas tienen su origen en el uso de procedimientos
manuales para realizar la gestin acadmica. Esto se puede traducir como la
necesidad de implementar procedimientos eficientes que agilicen el proceso de
atencin a los alumnos e incremente la productividad de los empleados.
En el informe elaborado por el rea de Secretara Acadmica del Instituto de
Educacin Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes, manifiestan
que no cuentan con un Sistema que apoye las actividades realizadas por el
personal del rea antes mencionada. Por lo tanto, se ven en la necesidad de
adquirir e implementar software de Gestin Acadmica.

6.

ALTERNATIVAS
Debido a que es un proceso de adquisicin, y en estricto cumplimiento de la Ley
N 28612, y considerando los requerimientos del rea de Secretara Acadmica,
se ha buscado en el mercado alternativas de software que cumplan con los
requerimientos funcionales mnimos, los mismos que se detallan en el Anexo 01.
Se ha considerado adems la disponibilidad de soporte loca. En ese sentido, los
productos de software a evaluar son los siguientes:

7.

SGAPA. Sistema de Matrcula, Notas, Actas y Pagos del Instituto Superior


Tecnolgico Privado Peruano Alemn.
SGAFV. Sistema de Matrcula y Control de Pagos del Instituto Superior
Tecnolgico Privado Federico Villareal.
SIGA. Software Integrado de Gestin Acadmica Web.
SOFTA. Presentacin Profesional de SoftAula.
SICPA. Sistema de Informacin de Control de Procesos Acadmicos.

ANLISIS COMPARATIVO TCNICO


El anlisis tcnico ha sido realizado en conformidad con la metodologa
establecida en la Gua Tcnica sobre evaluacin de software en la administracin
pblica (R.M. N 139-2004-PCM) tal como se exige en el reglamento de la Ley N
28612.
7.1.

Propsito de evaluacin
Determinar los atributos o caractersticas mnimas del software a adquirir.

7.2.

Identificar el tipo de producto


Software para la gestin de actividades acadmicas.

7.3.

Identificacin del modelo de calidad


Para la evaluacin tcnica del software se va a utilizar la gua de
evaluacin de software aprobado por Resolucin Ministerial N139-2004PCM.

7.4.

Seleccin de mtricas
Las mtricas fueron identificadas de acuerdo a los criterios de las
especificaciones tcnicas del rea de Secretara Acadmica, ver Anexo 01.
La calidad del software ha sido evaluada de acuerdo a un puntaje o escala
fijada para cada caracterstica, con un mximo de 100 puntos para medir la
calidad total del producto. El Anexo 02, presenta la cuantificacin. A
continuacin se presenta el resumen de la evaluacin:
Software
SGAPA, Sistema de Matrcula, Notas, Actas y Pagos
SGAFV, Sistema de Matrcula y Control de Pagos
SIGA, Software Integrado de Gestin Acadmica Web
SOFTA, Presentacin Profesional de SoftAula
SICPA, Sistema de Control de Procesos Acadmicos

8.

Puntaje
64
57
72
60
54

CONCLUSIONES
Se determin los atributos o caractersticas tcnicas mnimas que deben ser
considerados para la evaluacin de software, asimismo se estableci la valoracin
cuantitativa de cada caracterstica. Por todo lo mencionado anteriormente, y de
acuerdo a la evaluacin realizada, se recomienda la adquisicin del Software

Integrado de Gestin Acadmica SIGA, porque cubre los requerimientos


mnimos solicitados.
ANEXO 01. Seleccin De Mtricas
MTRICAS INTERNAS Y EXTERNAS
N

Atributos

Funcionalidad

Fiabilidad

Usabilidad

Capacidad de
Mantenimiento

Descripcin
Permite gestionar grupos de alumnos o inicios
acadmicos.
Permite gestionar informacin de alumnos y
docentes.
Permite
gestionar
informacin
de
aulas,
laboratorios y talleres.
Permite agrupar lgicamente diferentes aulas.
Permite gestionar informacin de notas y
evaluaciones.
Genera reportes de Nminas de Alumnos y Actas
de Evaluacin Semestral con los formatos del
Ministerio de Educacin del Per.
Genera reportes de Record Acadmico y de pagos.
Genera record de asistencia de alumnos.
Permite gestionar informacin de unidades
didcticas y carreras profesionales.
Permite la gestin de contenidos temticos por
unidades didcticas.
Permite gestin de asignaturas equivalentes del
Ministerio de Educacin del Per.
Permite la gestin de carga horaria de docentes.
Permite la gestin de horarios de clases.
Permite
realizar
consultas
econmicas,
acadmicas y de datos personales.
Permite gestionar los pagos por matrcula,
ratificacin de matrcula, pensin y otros pagos
relacionados con actividades acadmicas.
Genera reporte de alumnos morosos.
Permite enviar correos electrnicos a docentes y
alumnos.
Permite migrar reportes hacia Excel o Word.
Trabaja sobre la plataforma web.
Debe contar con soporte local.
Posee una interfaz grfica de usuario amigable.
El software debe estar en idioma espaol.
Tiene herramientas de auto-ayuda y autoaprendizaje o tutoriales.
Tiene la capacidad de adaptarse a los cambios o
mejoras de nuevas versiones.
Sub Total
MTRICAS DE USO

Puntaje
Max.

Puntaje
Min.

3
2

2
1

2
2

1
1

2
3
3
3
2

1
2
2
2
1

60

36

Atributos

Eficacia

Productividad

Seguridad

Satisfaccin

Descripcin
Posee recursos y opciones de fcil de ubicacin,
para una rpida operatividad.
Tiene la rapidez para desarrollar reportes
completos.
Permite gestionar los archivos de modo seguro,
cuenta con la opcin de recuperacin de errores.
Confianza del usuario hacia el software.
Sub Total
Total

Puntaje
Mx.

Puntaje
Min.

10

10

10

10
40
100

6
24
60

ANEXO 02. Cuantificacin

Atributos

Funcionalidad

MTRICAS INTERNAS Y EXTERNAS


SGAP
SGAF
Descripcin
A
V
Permite
gestionar
grupos de alumnos o
2
2
inicios acadmicos.
Permite
gestionar
informacin de alumnos
3
3
y docentes.
Permite
gestionar
informacin de aulas,
2
0
laboratorios y talleres.
Permite
agrupar
lgicamente diferentes
2
0
aulas.
Permite
gestionar
informacin de notas y
2
3
evaluaciones.
Genera reportes de
Nminas de Alumnos y
Actas de Evaluacin
3
1
Semestral
con
los
formatos del Ministerio
de Educacin del Per.
Genera reportes de
Record Acadmico y de
2
3
pagos.
Genera
record
de
2
0
asistencia de alumnos.
Permite
gestionar
informacin de unidades
2
0
didcticas y carreras
profesionales.
Permite la gestin de
0
0
contenidos
temticos

SIG
A

SOFT
A

SICP
A

N
1

por unidades didcticas.


Permite
gestin
de
asignaturas
equivalentes
del
0
Ministerio de Educacin
del Per.
Permite la gestin de
carga
horaria
de
0
docentes.
Permite la gestin de
0
horarios de clases.
Permite
realizar
consultas econmicas,
3
acadmicas y de datos
personales.
Permite gestionar los
pagos por matrcula,
ratificacin de matrcula,
2
pensin y otros pagos
relacionados
con
actividades acadmicas.
Genera
reporte
de
2
alumnos morosos.
Permite enviar correos
electrnicos a docentes
0
y alumnos.
Permite migrar reportes
1
hacia Excel o Word.
Trabaja
sobre
la
0
plataforma web.
Debe contar con soporte
Fiabilidad
1
local.
Posee
una
interfaz
grfica
de
usuario
3
amigable.
El software debe estar
Usabilidad
3
en idioma espaol.
Tiene herramientas de
auto-ayuda
y
auto2
aprendizaje o tutoriales.
Tiene la capacidad de
Capacidad de adaptarse a los cambios
2
Mantenimiento o mejoras de nuevas
versiones.
39
Sub Total
MTRICAS DE USO
SGAP
Atributos
Descripcin
A
Posee
recursos
y
Eficacia
6
opciones de fcil de
ubicacin, para una

31

45

41

33

SGAF
V

SIG
A

SOFT
A

SICP
A

rpida operatividad.
Tiene la rapidez para
reportes
Productividad desarrollar
completos.
Permite gestionar los
archivos
de
modo
Seguridad
seguro, cuenta con la
opcin de recuperacin
de errores.
Confianza del usuario
Satisfaccin
hacia el software.
Sub Total
Total

25
64

26
57

27
72

19
60

21
54

Atributos

Funcionalidad

MTRICAS INTERNAS Y EXTERNAS


Descripcin
SGAPA
Permite gestionar grupos de alumnos o inicios
2
acadmicos.
Permite gestionar informacin de alumnos y
3
docentes.
Permite gestionar informacin de aulas, laboratorios
2
y talleres.
Permite agrupar lgicamente diferentes aulas.
2
Permite gestionar informacin de notas y
2
evaluaciones.
Genera reportes de Nminas de Alumnos y Actas de
Evaluacin Semestral con los formatos del Ministerio
3
de Educacin del Per.
Genera reportes de Record Acadmico y de pagos.
2
Genera record de asistencia de alumnos.
2
Permite gestionar informacin de unidades didcticas
2
y carreras profesionales.
Permite la gestin de contenidos temticos por
0
unidades didcticas.
Permite gestin de asignaturas equivalentes del
0
Ministerio de Educacin del Per.
Permite la gestin de carga horaria de docentes.
0
Permite la gestin de horarios de clases.
0
Permite realizar consultas econmicas, acadmicas y
3
de datos personales.
Permite gestionar los pagos por matrcula, ratificacin
de matrcula, pensin y otros pagos relacionados con
2
actividades acadmicas.
Genera reporte de alumnos morosos.
2

SGAFV

SIGA

SOFTA

SICPA

3
0

2
2

2
2

0
0

0
0

0
2

2
2

1
0

Fiabilidad

Usabilidad

Capacidad de
Mantenimiento

Atributos

Eficacia

Productividad

Seguridad

Satisfaccin

Permite enviar correos electrnicos a docentes y


0
alumnos.
Permite migrar reportes hacia Excel o Word.
1
Trabaja sobre la plataforma web.
0
Debe contar con soporte local.
1
Posee una interfaz grfica de usuario amigable.
3
El software debe estar en idioma espaol.
3
Tiene herramientas de auto-ayuda y auto-aprendizaje
2
o tutoriales.
Tiene la capacidad de adaptarse a los cambios o
2
mejoras de nuevas versiones.
39
Sub Total
MTRICAS DE USO
Descripcin
SGAPA
Posee recursos y opciones de fcil de ubicacin,
6
para una rpida operatividad.
Tiene la rapidez para desarrollar reportes completos.
7
Permite gestionar los archivos de modo seguro,
6
cuenta con la opcin de recuperacin de errores.
Confianza del usuario hacia el software.
6
25
Sub Total
64
Total

0
0
1
2
3

2
3
0
2
3

2
3
0
1
3

0
3
3
3
3

31

45

41

33

SGAFV

SIGA

SOFTA

SICPA

5
26
57

7
27
72

4
19
60

6
21
54

ANEXO 3. DESCRIPCIN DE SOFTWARE A EVALUAR

1.

Sistema de Matrcula, Notas, Actas y Pagos de Instituto Superior


Tecnolgico Privado Peruano Alemn (IPAL)
Desarrollado entre el 2007 y 2008 para atender las principales necesidades del
ISTP Peruano Alemn en las reas de Direccin Acadmica y Caja. Este
programa permite generar documentos oficiales, cmo Nominas de Alumnos,
Actas de Evaluacin Semestral y de Recuperacin, con el formato adecuado, y
que son requeridos por el Ministerio de Educacin. A continuacin se describen
sus principales caractersticas:
-

2.

Facilita la navegacin entre ventanas a los usuarios.


Registra alumnos, generando un cdigo por cada especialidad en la que se
matricule.
Permite agrupar lgicamente diferentes aulas.
Registra Consolidado de Notas.
Ingresar las subsanaciones por exmenes de recuperacin.
Genera reportes de Nminas de Alumnos, Actas de Evaluacin Semestral y
de Recuperacin, Boleta de Notas y Record de Pagos.
Consultas econmicas, acadmicas y de datos personales.
Genera record de asistencia.
Registra pagos por matrcula, ratificacin de matrcula, pensin y otros
pagos relacionados con actividades acadmicas.
Genera reporte de alumnos morosos.
Genera Balance Econmico.
Migra reportes hacia Excel.
Arquitectura Cliente/Servidor. Trabaja en red local LAN.

Sistema de Matrcula y Control de Pagos del Instituto Superior Tecnolgico


Privado Federico Villarreal
Orientado principalmente a atender el proceso de matrcula y pagos que realizan
los alumnos. Permite atender las necesidades de matrcula de alumnos y control
de pagos bsicas de esta institucin a travs de dos subsistemas diseados para
estos fines. Genera Nminas de Alumnos Matriculados, con el formato solicitados
por el Ministerio de Educacin. Sus principales caractersticas:
-

Fcil de utilizar, orientado a ventanas.


Registra alumnos.
Registra informacin de matrculas.
Registra especialidades y asignaturas.
Registra docentes.
Genera Nminas de Alumnos matriculados.
Genera reporte de pagos de alumnos.
Registra pagos por matrcula, pensin y venta de artculos.

3.

Arquitectura Cliente/Servidor. Trabaja en red LAN.

Software Integrado de Gestin Acadmica Web


Es un sistema modular para la administracin acadmica y curricular, diseado
especialmente para instituciones de educacin superior funciona completamente
en Internet, que integra tanto datos como procesos en una solucin completa
eliminando barreras de espacio y tiempo. SIGA cumple a cabalidad con las
caractersticas necesarias que garantizan la calidad del mismo, ellas son:
funcionalidad, fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad y portabilidad; todo
esto permite la integracin con futuros desarrollos de manera econmica y de alta
calidad.
Como SIGA es un producto diseado para interactuar a travs del Internet,
permite compartir informacin de manera eficiente y segura entre dependencias,
evitando los problemas de inconsistencia originados por la redundancia de
informacin. Las interfaces para los usuarios son amigables y tienen uniformidad
en su presentacin inducindole a navegar por el sistema, al autoaprendizaje,
facilitando a los mismos enfrentarse a las nuevas tecnologas de la informtica
con nimo y confianza.
El sistema SIGA est compuesto de subsistemas que permite la operacin de los
diferentes procesos acadmicos, como son matrculas, evaluaciones, trmites y
mantenimientos. Estos subsistemas a su vez se dividen en mdulos especficos
para cada actividad. La organizacin tiene la opcin, de acuerdo a sus
necesidades, de elegir los subsistemas, facilitando adquirir la aplicacin completa
o los mdulos o subsistemas de acuerdo a sus necesidades particulares.

4.

SoftAula
SoftAula es una suite de productos para gestin de centros de educacin superior
que se presenta en 4 modalidades: Lite, Basic, Profesional y Enterprise. Las
caractersticas ms importantes, relacionadas a la gestin acadmica, que ofrecen
las presentaciones Profesional y Enterprise son las que se indican y describen a
continuacin:
-

Gestin de alumnos, direcciones y relaciones familiares.


Creacin de grupos de alumnos.
Gestin de aulas y espacios.
Definicin de cursos y agrupacin de materias.
Gestin de profesores (datos personales y profesionales, condiciones
econmicas, disponibilidad horaria, etc.
Adicin de reservas no previstas.
Gestin de estados de reservas (asistente, no presentado, anulado).
Bsqueda y asignacin de espacios disponibles (aulas).
Bsqueda y asignacin de recursos disponibles.

Gestin y resolucin de conflictos entre espacios y profesores para


determinados das y horas.
Gestin de estados de reservas (asistente, no presentado, anulado).
Adicin de reservas no previstas.
Control de asistencias por profesor.
Gestin de exmenes y pruebas de control, medias y estadsticas por
grupo.
Gestin de Incidencias por alumno.
Envo de notificaciones individuales o por grupo (impresin, correo
electrnico, SMS, etc.).
Asistentes para la localizacin de grupos disponibles, creacin de reservas,
cambio de grupo, nivel, etc.
Prrrogas de estudios.
Creacin automtica de grupos con asignacin automtica de profesores y
aulas en funcin de disponibilidades y otros criterios de filtrado.
Edicin de Plantillas Estndar (matrculas, certificados, actas, carnet,
diploma, asistencias, calificaciones, etc.).
Creacin de plantillas personalizadas para listados.