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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001:2008

Responsable
Representante de la
Direccin

Versin del documento

Vigente desde:

07

Enero de 2012

Control de cambios en el documento

Causa del cambio
Cambio realizado

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Mara Liliana Castro

Representante de la
Direccin

Ricardo Cepero
Consejo Ejecutivo

Fernando Mendoza Vargas S.J.

Rector

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Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIN...................................................................................................... 4
2. RESEA HISTORICA ............................................................................................... 4
3. DOCUMENTOS DE APOYO Y TERMINOLOGA .................................................... 5
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ............................................................... 5
4.1 REQUISITOS GENERALES: .................................................................................. 5
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN: ............................................................ 7
4.3 EXCLUSIONES PERMISIBLES: ............................................................................ 7
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ............................................................. 7
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN: ..................................................................... 7
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE: (7.2.1 Y 8.2.1) ................................................................ 8
5.3 POLTICA DE CALIDAD ......................................................................................... 8
5.4 PLANIFICACIN .................................................................................................... 9
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD ................................................................................ 10
5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ......................... 11
5.5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD .................................................................. 11
5.5.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN. .......................................................... 11
5.5.2 COMUNICACIN INTERNA .............................................................................. 11
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN .......................................................................... 12
5.6.1 GENERALIDADES. ........................................................................................... 12
5.6.2 INFORMACIN PARA LA REVISIN: .............................................................. 12
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN ..................................................................... 12
6. GESTIN DE LOS RECURSOS ........................................................................... 12
6.1 PROVISIN DE RECURSOS ............................................................................... 12
6.2 RECURSOS HUMANOS ....................................................................................... 13
6.3 INFRAESTRUCTURA ........................................................................................... 13
AMBIENTE DE TRABAJO ......................................................................................... 15
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO .............................................. 15
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO................................ 15

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7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ............................................. 16

7.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE ............................... 16
7.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO. ..... 16
7.3 DISEO Y DESARROLLO ................................................................................... 16
7.4 COMPRAS Y CONTRATACIN DE SERVICIOS. ............................................... 17
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO ................................................ 17
7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO ............... 17
7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIN .................................. 17
7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD ............................................................... 17
7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE .............................................................................. 17
7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO ................................................................. 18
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN ............. 18
8.

MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA ..................................................................... 18

8.1 GENERALIDADES ............................................................................................... 18

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN ............................................................................... 18
8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE ........................................................................ 19
8.2.2 AUDITORIA INTERNA....................................................................................... 19
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS ......................................... 19
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO .................................................. 19
8.3 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME ........................................................ 19
8.4 ANLISIS DE DATOS .......................................................................................... 20
8.5 MEJORA ............................................................................................................... 20
8.5.1 MEJORA CONTINUA ........................................................................................ 20
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA..................................................................................... 20
8.5.3 ACCIN PREVENTIVA ..................................................................................... 20

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1. INTRODUCCIN
El Sistema de Gestin de Calidad diseado e implementado por el COLEGIO MAYOR
DE SAN BARTOLOM ha documentado el Manual de Gestin de Calidad con el
objetivo de dar cumplimiento a los requisitos del cliente, a los requisitos legales y a otras
partes interesadas; as mismo se da cumplimento a los requisitos de la norma NTC- ISO
9001: 2000 en su numeral 4.2.2 y que contiene entre otros aspectos el alcance del
sistema de gestin de la calidad, los procesos documentados y establecidos para el
Sistema de Gestin de la Calidad o referencia a los mismos y una descripcin de la
interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad. Al implementar los
aspectos anteriores, el COLEGIO MAYOR DE SAN BARTOLOM garantiza a travs
de un mejoramiento continuo, el cumplimiento de la poltica de calidad.
El Manual de Gestin de Calidad representa la estructura general del sistema de
gestin de la calidad de la organizacin y es el documento maestro utilizado como gua
en la aplicacin e implementacin de los diversos requisitos solicitados por las norma
NTC-ISO 9001:2000 y los ajustes de la 2008.
El COLEGIO MAYOR DE SAN BARTOLOM pretende a travs de la implementacin
de su Sistema de Gestin de Calidad, generar en sus Compaeros Apostlicos la
cultura del control y un enfoque de procesos integrados, orientado a la satisfaccin de
nuestros clientes (usuarios- beneficiarios- estudiantes y padres de familia) y a la mejora
continua para seguir siendo una Institucin reconocida por su capacidad de gestin en
el sector Educativo de Cundinamarca Bogot y de Colombia.
2. RESEA HISTORICA
Somos una Fundacin Educativa dirigida por la Compaa de Jess y financiada en su
mayor parte por un contrato con el Gobierno Nacional, en aplicacin de la Ley 72 de
1983. El Colegio fue fundado por los Padres Jesuitas el 27 de Septiembre de 1604 y
recibi tambin posteriormente, estudiantes del Seminario de San Bartolom fundado
en 1605 por el Arzobispo de Santaf Bartolom Lobo Guerrero. En 1623 recibi la
potestad real de ofrecer grados universitarios en el Academia Javeriana que funcion en
su mismo edificio. A partir de la expulsin de los Jesuitas por Carlos III en 1767, el
Seminario se traslad al Colegio y de all recibi el nombre que mantiene hasta el
presente. Durante la independencia se formaron en este Colegio eminentes prceres
como Nario, Santander y Ricaurte. En la poca republicana otros ilustres personajes
cursaron sus estudios en este Colegio y desde Santander hasta nuestros das 27
Presidentes de la Repblica fueron egresados de sus aulas. En el siglo XIX retomaron
los Jesuitas en dos breves perodos para retomar la direccin del Colegio y desde 1886
la han mantenido hasta el presente. Sin embargo el edificio fue expropiado por la
Nacin durante 10 aos, de 1940 a 1950. El Colegio siempre ha tenido como objetivo la

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formacin de las juventudes en los principios ms rectos de excelencia y de servicio.

Hoy es un centro educativo privado que sigue los lineamientos de la calidad, brindando
a sus alumnos/as una educacin que comprende sus dimensiones intelectual, corporal,
sicolgica, trascendente, socio-poltica, tica y esttica, y que atiende el desarrollo de
todas sus aptitudes, en una perspectiva confesional catlica e Ignaciana Jesutica.
En la ltima etapa desde 1951, se brindo una educacin de calidad inicialmente a 1.200
alumnos en Bachillerato diurno y nocturno, y en la actualidad a 1.524 alumnos y
alumnas de Preescolar, Primaria y bachillerato. Nuestra filosofa se basa en el
reconocimiento del /la alumno /a como una persona de comunidad. De aqu que
entendamos la educacin como un proceso de personalizacin liberadora. En la
bsqueda de la excelencia integral formamos hombres y mujeres para los dems y con
los dems. Se trata de ser ms para servir mejor, sobre todo al hermano/a ms pobre.
Se tiene organizado el Proyecto Educativo Institucional (PEI) y el Plan de Estudios de
acuerdo con las ltimas normas del Ministerio de Educacin Nacional (Ley115) para
organizar el currculo y para aprovechar los recursos humanos y materiales de que
disponemos, buscando siempre la formacin de personas que se destaquen en su
voluntad por superarse y por poner al servicio de los dems aquello que aprenden y que
ellos / as por su cuenta desarrollan.
Hasta 1997 se educaron en este claustro nicamente hombres. En 1998 ingresaron las
primeras nias a Sexto Grado, dentro de un proyecto coeducativo, que nos permite
educar hombres y mujeres en un mismo ambiente respetando sus diferencias; y en el
2004 se abrieron el Preescolar y la Primaria en el barrio Olaya en las instalaciones que
fueron del Colegio Santa Catalina Labour. En el 2006 el Colegio obtiene la
Certificacin a la Calidad aplicado a Diseo y Prestacin del Servicio de Educacin en
los niveles de Preescolar, Bsica Primaria, Bsica Secundaria y Media, otorgado por el
ICONTEC, con dos visitas de seguimiento al sistema y la tercera de renovacin
otorgada en el 2009.
3. DOCUMENTOS DE APOYO Y TERMINOLOGA
En cada proceso documentado se han definido los documentos de apoyo y la terminologa
necesarios para su adecuado funcionamiento.
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos generales:
Alcance del SGC:

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El alcance del Sistema de Gestin de Calidad del COLEGIO MAYOR SAN

BARTOLOM aplica desde el diseo, la planificacin y la prestacin del Servicio de
Educacin en los niveles de Preescolar, Bsica y Media, hasta el otorgamiento del ttulo
de Bachiller Acadmico a sus estudiantes, cubriendo la totalidad de los macroprocesos
de Gestin de Direccin, Gestin de
Formacin, Gestin Humana y Gestin
Administrativa y Financiera.

APOYO

REALIZACIN

DIRECCIN

El Sistema de Gestin contempla los siguientes macroprocesos con sus respectivos

procesos:
MACROPROCESO
1. Gestin de
Direccin

2. Gestin de
Formacin

PROCESOS
1.1. Direccionamiento Estratgico
1.2. Comunicacin Organizacional
1.3. Mejora Continua
2.1. Admisiones y Matrculas de Estudiantes
2.2. Diseo y Prestacin de servicio
2.3. Acompaamiento

3. Gestin Humana 3.1. Talento Humano

4.1. Gestin Contable
4.Gestin
4.2. Compra de Servicios y Suministros
Administrativo
4.3 Gestin de Servicios
Financiero

Para mayor claridad se anexan:

Anexo 1: Mapa de Macroprocesos y Procesos
Anexo 2: Matriz de caracterizacin de Macroprocesos y sus interrelaciones.
En la caracterizacin de los Macroprocesos se establecen: Los registros utilizados, el
responsable del Macroproceso, entradas (recursos, informacin), salidas (resultados y/o
productos), clientes y proveedores del Proceso y los indicadores de seguimiento y
medicin utilizados en el Proceso.

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4.2 Requisitos de la documentacin:

La estructura del sistema documental del COLEGIO MAYOR SAN BARTOLOM,
consta de: Manuales, Procesos y Registros.
Para cumplir con los requisitos de la documentacin, se han documentado:
Los diez procesos que aparecen en la lista anterior,
El Manual de Gestin de Calidad: En el cual se determina el alcance del SGC y se da
respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2008
El Manual de Cargos : En este Manual se determina el perfil de cada cargo que
conforma la estructura organizacional de la Institucin y se detallan las
responsabilidades y autoridades de cada funcionario, lo que facilita y gua su accionar
dentro de los Procesos y la Institucin.
El Proyecto Educativo Institucional: En este documento se especifican los principios
y fines de la Institucin, la Estrategia Pedaggica y los recursos necesarios.
Manual de Convivencia: Conjunto de principios, normas, derechos, deberes,
procedimientos, acuerdos y dems aspectos que regulan y hacen posible la convivencia
de los miembros de una institucin educativa.
Reglamento de Trabajo: Es un documento que explica las normas que deben
observar los empleados de la Institucin.
4.3 Exclusiones Permisibles:
Dadas las caractersticas del servicio que ofrece la Institucin y por no ser necesario el
empleo de instrumentos fsicos de medicin de masa, volumen, densidad, longitud u
otras que requieran planes de mantenimiento y calibracin, se considera que el numeral
7.6 (Control de los dispositivos de seguimiento y medicin), no aplica para el Colegio.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la Direccin:
La Institucin evidencia su compromiso con la implementacin del SGC y la mejora del
mismo, mediante:

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- El establecimiento de mecanismos de comunicacin que permiten conocer el nivel de

satisfaccin de nuestros clientes, mediante las encuestas que se realizan anualmente
y as determinar acciones de mejora.
- Adems se han definido, documentado y comunicado la poltica y los objetivos de
calidad de la Institucin a todos los compaeros apostlicos, lo que permite dirigir su
accionar hacia la mejora continua de los Procesos y de la Institucin.
5.2 Enfoque al cliente: (7.2.1 y 8.2.1)
La Gestin de Direccin es responsable de liderar la comunicacin con el cliente y de
trazar estrategias de Formacin y Atencin que permitan gestionar y fortalecer sus
relaciones con los usuarios del servicio educativo. La Institucin ha dispuesto un
proceso de comunicaciones el cual evala el nivel de satisfaccin de sus clientes.
Los requisitos especificados por el cliente se conocen mediante el contrato de
Prestacin del Servicio Educativo el cual esta incluido en el Proceso de Admisiones y
Matrculas de Estudiantes.
5.3 Poltica de Calidad
La Poltica de Calidad definida por la alta direccin orienta la bsqueda de la mejora
continua de sus procesos, el desarrollo de su personal y la satisfaccin de sus clientes y
beneficiarios finales de su servicio educativo. Se ha establecido la siguiente Poltica de
Calidad:
El Colegio Mayor de San Bartolom:
Se compromete con una cultura de calidad que propicie la formacin integral de
hombres y mujeres que asumen el reto de la transformacin social, el respeto y
cuidado del ambiente.
Se fundamenta en el Evangelio, la Pedagoga Ignaciana, la excelencia humana
y acadmica de los integrantes de la comunidad educativa y el mejoramiento
continuo de sus procesos, para lograr la satisfaccin de sus beneficiarios.
Busca y optimiza recursos humanos, tecnolgicos y econmicos que garanticen
la sostenibilidad del Colegio; se fortalece mediante el trabajo en red con
ACODESI, el plan regional de Bogot y las dems obras de la Compaa de
Jess.

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4 Planificacin
Estructura Organizacional: La Institucin COLEGIO MAYOR SAN BARTOLOM, cuenta
con una estructura administrativa formal. Ver anexo 3: Organigrama.
Para garantizar el Direccionamiento de la Institucin se han establecido como grandes
estrategias corporativas la Misin y la Visin:
Visin
Para el ao 2015 el Colegio Mayor de San Bartolom ser reconocido, en nuevos
escenarios, por desplegar su trayectoria histrica educativa jesutica de alta calidad, por
su gestin sostenible y por su respuesta a los desafos de la sociedad actual.
Misin.
SOMOS una comunidad educativa catlica, de jesuitas y laicos, inspirada en el
evangelio y la espiritualidad ignaciana.
QUEREMOS formar integralmente mujeres y hombres con espritu libre y solidario, en
el ejercicio del liderazgo cristiano, con sentido social y compromiso ambiental, para la
construccin de una sociedad donde se privilegie la defensa de la fe y la promocin de
la justicia.
CONTAMOS con una trayectoria histrica de ms de 400 aos de servicio educativo a
la nacin colombiana, cimentada en los valores cristianos de la Compaa de Jess, en
la pedagoga ignaciana, en el marco legal colombiano, en las directrices de ACODESI y
en la calidad humana y profesional de quienes conformamos la comunidad educativa.
VALORES:
-

Queremos dar testimonio de fe catlica centrada en la persona de Jess, en un

compromiso diario de respeto y aceptacin de s mismos /as y de los dems /as.
Ser justos y equitativos /as reconocindole a cada uno lo que se merece,
teniendo en cuenta las diferencias individuales y nuestras posibilidades.
Crecer en la autonoma fomentando el uso responsable de la libertad y
asumiendo sus consecuencias.
Optar por los/as ms necesitados /as llevando a la prctica el amor a Dios
expresado en el amor al prjimo.
Ser tolerantes respetando las diferencias y favoreciendo una sana convivencia.

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Sentirnos identificados y comprometidos con la Misin de nuestra Comunidad

Educativa.
Expresar el amor cristiano a travs de la bsqueda del bien total del hombre y la
mujer.
Vivir la honestidad siendo claros y coherentes con nuestros principios y valores.
Luchar por alcanzar el Magis buscando la Mayor Gloria de Dios en todo lo que
hacemos.
Por medio del discernimiento descubrir la voluntad de Dios para la toma de
decisiones.

5.4.1 Objetivos de Calidad

OBJETIVO DE DIRECCIN
Garantizar los recursos econmicos que aseguren la sostenibilidad del Colegio a
mediano y largo plazo para el cumplimiento de la misin en el marco de una
cultura de calidad.
OBJETIVOS DE FORMACIN
Fortalecer la formacin integral desde el evangelio, la pedagoga ignaciana y un
currculo articulado para lograr la excelencia humana y acadmica.
Cualificar los procesos formativos a travs de la implementacin de las TIC, la
promocin de la investigacin y el cuidado del ambiente para dar respuesta a los
desafos de la actualidad.
Propiciar experiencias y procesos de encuentro con Dios-Jess enmarcados en
la espiritualidad Ignaciana que conlleven a la transformacin social manifestada
en solidaridad, justicia y amor por s mismo y por los dems, especialmente hacia
los ms necesitados.

OBJETIVOS DE GESTIN HUMANA

Construir conjuntamente con los compaeros/as apostlicos/as estrategias para
mejorar los procesos de comunicacin, las relaciones interpersonales, la
motivacin y el acompaamiento que se refleje en un clima laboral ptimo.
Promover programas de actualizacin y formacin para el desarrollo de
competencias pertinentes de acuerdo al rol de los y las colaboradores/as para la
prestacin de un mejor servicio.

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OBJETIVO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Proporcionar recursos fsicos, econmicos y tecnolgicos
manera oportuna para el cumplimiento de la misin.

de alta calidad de

5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad

Para garantizar la planeacin y revisin del SGC la Institucin se ha documentado e
implementado el Proceso de mejora continua. Dando cumplimiento a lo establecido
en el numeral 4.1
5.5 Responsabilidad y autoridad
Los perfiles de los cargos, las responsabilidades y autoridades de las personas
relacionadas con el Sistema de Gestin de Calidad han sido definidos y documentados
en el Manual de Cargos
5.5.1 Representante de la Direccin.
La alta Direccin design a un miembro del Consejo Ejecutivo como Representante de
la Direccin, que independientemente de otras responsabilidades, tiene las siguientes
responsabilidades y autoridades:
- Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del Sistema
de Gestin Calidad.
- Liderar y garantizar el buen funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad de la
Institucin
- Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente
en todos los niveles de la Institucin.
5.5.2 Comunicacin interna
El macroproceso de Gestin de Direccin es el responsable de velar por una adecuada
comunicacin interna con todo el personal de la Institucin y externa con los clientes y
dems partes interesadas.
Se ha definido, documentado e implementado el
Proceso de Comunicacin
Organizacional, el cual pretende generar medios y estrategias de comunicacin
oportuna, clara y fidedigna, que permitan prestar un buen servicio al beneficiario. Y
conocer la opinin de la comunidad educativa.

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5.6 Revisin por la Direccin

5.6.1 Generalidades.
La Institucin ha definido, documentado e implementado el Proceso de Mejora
Continua, el cual establece, define y aplica la revisin del SGC por el Rector, para
asegurarse de su continua adecuacin y eficacia.
En la revisin se establecen las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar
cambios al SGC. Tambin se revisa el logro de los objetivos de calidad y cuando sea
pertinente la poltica de calidad. Las revisiones se registran en las actas de la revisin
por la Rectora.
5.6.2 Informacin para la Revisin:
Las variables de entrada en las que se fundamenta el proceso son:
- Necesidades y expectativas de los clientes.
- Resultado de los objetivos de calidad.
- Nivel de Desempeo de los procesos.
- Quejas y reclamos de los clientes.
- Resultados de las auditorias internas, certificacin y de los seguimientos.
- Estados de las acciones correctivas y preventivas.
- Cambios en requisitos legales y de los clientes.
- Evaluacin de la comunicacin.
- Evaluacin de desempeo y competencias personales.
5.6.3 Resultados de la Revisin
El resultado de la revisin del SGC se expresa mediante:
- La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos
- Mejora de los servicios prestados por la Institucin
- Planes de mejora
- Necesidades de recursos
6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisin de Recursos
La Institucin provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeo eficaz de
los Procesos.
Define el conjunto de instrucciones vinculadas entre s, de tal forma que revelen los
hechos econmicos y financieros que faciliten la toma de decisiones en la Fundacin

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Colegio Mayor de San Bartolom, lo anterior se documenta y se implementa a travs

del Proceso de Gestin Contable.
Se establecen los parmetros de compra de servicios, suministros que cumplan con las
especificaciones tcnicas y humanas requeridas, siguiendo las disposiciones
establecidas en el Proceso de Compra de Servicios y Suministros
6.2 Recursos humanos
Para contar con talento humano competente y motivado que a travs de programas,
planes y servicios de bienestar contribuyan al logro de la misin y los objetivos
propuestos para la institucin, se ha definido, documentado e implementado el Proceso
de Talento Humano.
Los servicios de apoyo como transporte y cafetera se encuentran en el proceso de
Contratacin de servicios y compra de suministros en donde se establecen los controles
y los seguimientos al servicio.
Para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para apoyar todos los
proceso del Colegio Mayor de San Bartolom en las sedes de Primaria y Bachillerato, se ha
documentado el Proceso de Gestin de servicios.
6.3 Infraestructura
Se ha definido la infraestructura necesaria (instalaciones fsicas, muebles, enseres,
equipos de cmputo y de comunicacin), para garantizar la prestacin del servicio
educativo y lograr la satisfaccin de las necesidades de nuestra Comunidad Educativa.
La Institucin provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeo eficaz de
los Procesos:
- Equipos de proteccin personal para cargos que revisten riesgos ocupacionales,
coordinados y controlados por los integrantes del Comit Paritario de Salud
Ocupacional (COPASO).
- Normas de seguridad industrial y salud ocupacional para preservar la salud del
empleado.
- Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones fsicas, muebles, enseres,
equipos de cmputo y de comunicacin.

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Infraestructura para la Prestacin del Servicio Educativo:

El Colegio dispone de un edificio de 5 plantas.
En la primera se encuentran tres patios de juego en piso de ladrillo, un parqueadero,
taller de mantenimiento, tienda escolar, restaurante escolar, vestier, servicios generales,
servicio de Enfermera, elctrico, oficina de asomayor, saln para el Conjunto Elctrico
y Grupo Scout, almacn y tres bateras de bao.
En la segunda planta oficinas, capilla de alumnos, saln social Profesores y Empleados,
dos bateras de bao, nueve oficinas (Rectora, Bienestar Estudiantil, Asesora
Espiritual, Secretaria General, Direccin Acadmica, Gestin Humana, tres salones de
clase, servicio de asesora escolar, seis reas acadmicas, Auditorio, Iglesia,
Administracin, Recepcin del Colegio, salas de atencin a Padres, oficinas de ABBA, y
En la tercera planta once salones, laboratorio de Fsica, Qumica, sala de estudio
grupal, dos oficinas (Pastoral, Secretaria de pastoral), Gimnasio del tercer piso, tres
bateras de bao.
En al cuarta planta se encuentra la Biblioteca, Encuadernacin, Mapoteca, sala
individual, doce aulas de clase, aula especializada para dibujo, cuatro reas
Acadmicas, Laboratorio de Biologa, internet, tres bateras de bao y Cuatro oficinas.
En la quinta planta se encuentran tres aulas especializadas de Informtica, Sala
Especializada de Msica, sala especializada de Artes Plsticas.
Se dispone de un Teatro que tiene cuatro pisos con dos bateras de baos y un
Gimnasio en dos plantas con dos bateras de baos y duchas.
La sede de Preescolar y Primaria est construida en una sola planta dividida en cuatro
pabellones, una cafetera, una parte administrativa, aulas especiales y amplias zonas
verdes.
El primer pabelln consta de seis salones, tres oficinas, la capilla, saln mltiple, dos
aulas especiales, el almacn, una batera de baos y sala de Profesores.
El segundo pabelln consta de siete aulas, dos oficinas, una batera de baos y el
depsito.
El tercer pabelln consta de cuatro salones, una oficina, dos salas de Informtica, una
para profesores y otra para alumnos / as.
El cuarto pabelln consta de una Biblioteca, Ludoteca, sala de Sistemas para

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estudiantes, una oficina, tres bateras de bao, dos salas de Profesores y tres aulas de
clase.
Adems se cuenta con un saln social y dos aulas especializadas de Msica y Danzas.
En la parte administrativa se cuenta con Enfermera, Secretara, Recepcin, cuatro
salas de atencin a Padres, sala de Profesores y un apartamento.
En la Cafetera se cuenta con cocina y comedor y un depsito de material.
Ambiente de trabajo
La Institucin realiza la evaluacin de clima laboral cada dos aos con la que detecta el
nivel de satisfaccin de los colaboradores, se analiza el resultado y se aplican acciones
de mejora de acuerdo a lo identificado.
Tambin se preocupa por garantizar una adecuada salud ocupacional y seguridad
industrial del personal, controlando los ndices de accidentalidad por medio de acciones
preventivas de formacin y de control de los incidentes y accidentes de trabajo y
suministrando la dotacin requerida y adecuada para garantizar la comodidad y
seguridad de su personal y se mantiene una estricta poltica de salud ocupacional y
seguridad industrial, de acuerdo con la legislacin vigente.
- En cuanto a competencias, se ha determinado el nivel de competencias (Educacin,
Conocimientos especficos, Experiencia y Habilidades), necesarias para desempear
cada uno de los cargos. Dependiendo de los resultados se realizan planes de
mejoramiento que incluyen entre otros aspectos: Capacitacin, Entrenamiento y
Formacin.
- Se realiza una evaluacin anual del desempeo y se establecen compromisos de
mejora.
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto
La Institucin planifica y realiza la prestacin del servicio educativo de forma controlada,
para lo cual se ha estructurado el Macroproceso de Formacin y se ha
responsabilizado a la Direccin Acadmica, Direccin de Bienestar Estudiantil y
Direccin de Pastoral
Se han definido, documentado e implementado los procesos que contienen los
requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo.
Estos son:

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- Proceso de Admisiones y Matrculas de Estudiantes

- Proceso Diseo y Prestacin del Servicio
- Proceso de Acompaamiento
Las actividades se realizan siguiendo la descripcin de los procesos documentados en
el Manual de Calidad.
La estructura de los Procesos est definida en la Matriz de caracterizacin de Procesos
y sus interrelaciones, la cual contiene:
Relacin con la Norma, responsable del Macroproceso, procesos, entradas (recursos e
informacin), proveedores, salidas (productos o servicios) y clientes. Ver anexo 2.
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente
7.2.1 Determinacin de los Requisitos del Cliente
Para formalizar legalmente la relacin con el cliente, se ha definido, documentado y
aplicado el Proceso de Admisiones y Matrculas de Estudiantes.
Mediante la firma del contrato de prestacin del servicio educativo, la Institucin le
garantiza a las familias y a los estudiantes la prestacin del Servicio Educativo,
ajustado a los lineamientos del MEN. Igualmente se detallan los derechos y deberes de
la Institucin, padres de familia y estudiantes.
El contrato reposa en la carpeta acadmica de cada estudiante, una vez culmine el
perodo acadmico se destruye.
7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Servicio.
En el Proceso de Admisiones y Matrculas de Estudiantes se establecen las
caractersticas del servicio educativo ofrecido a los Padres de familia. El Colegio
garantiza por medio del contrato de matrcula el cumplimiento de estas caractersticas.
7.3 Diseo y Desarrollo
La Institucin disea los contenidos curriculares por Nivel, por Grado, por Asignatura y
por Dimensiones generando un Plan de Estudios que permite ser revisado, verificado y
validado anualmente; dependiendo de los resultados se retroalimenta el Proceso y si es
necesario, se establece un nuevo Plan de Estudios como respuesta a las oportunidades
de mejora identificadas. Para cumplir con este requisito se ha definido, documentado y
aplicado el Proceso de Diseo y Prestacin de servicio.

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7.4 Compras y Contratacin de Servicios.

Se han definido, documentado y aplicado los Proceso de Compra de Servicios y
Suministros que tienen como objetivo establecer los parmetros de compras y
contratacin de servicios para asegurar que la Institucin adquiera suministros,
insumos, activos fijos y servicios que cumplan con las especificaciones tcnicas
requeridas. A pesar de ser servicios externos, La Institucin garantiza la calidad del
servicio a travs de las evaluaciones anuales el control y seguimiento a cada uno de
ellos.
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la Produccin y Prestacin del Servicio
La Institucin regula en su Manual de Convivencia la normalizacin de las actividades
escolares, con el fin de favorecer el desarrollo integral de los estudiantes y facilitar una
sana convivencia. Este Manual es entregado a cada uno de los estudiantes y
profesores en la Agenda Escolar al iniciar ao y se encuentra publicado en la pgina del
Colegio.
7.5.2 Validacin de los Procesos de Produccin
El Colegio valida la prestacin del servicio garantizando que todo el personal de
Profesores es competente. (Ver Manual de Cargos, Responsabilidades y Autoridades).
Adems se realiza una validacin a todas las etapas del diseo.
7.5.3 Identificacin y Trazabilidad
Cada estudiante es identificado con su nombre completo y un cdigo que le permite
hacer su seguimiento y trazabilidad a lo largo de su vida acadmica dentro de la
Institucin. Al finalizar satisfactoriamente el ltimo Grado que ofrece la Institucin, se
expide el Acta de Grado y queda registrada en la Secretara General del Colegio.
La Secretara General Acadmica es la responsable de preservar los registros
acadmicos, de cada estudiante por Grado. Los registros se archivan en copia fsica y
en medio magntico.
7.5.4 Propiedad del Cliente
El Colegio maneja la informacin relativa a los egresados y a los estudiantes activos en

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la Secretaria General Acadmica en la que se cuenta con todas las condiciones de

seguridad necesarias para una adecuada preservacin.
La Secretara General es la responsable de proteger la informacin referente al
desarrollo acadmico de cada estudiante y familias.
7.5.5 Preservacin del Producto
El Director(a) Acadmico(a), Director(a) de Bienestar Estudiantil y Director de Pastoral
por medio del macroproceso de formacin son los responsables de establecer y velar
por que se apliquen de forma adecuada los requisitos establecidos por la ley, las
familias y los estudiantes del Servicio de Educacin de la Institucin.
Como acciones preventivas se hacen copias de seguridad del software acadmico
peridicamente y as se protege el registro acadmico de la Institucin.
El Colegio provee las instalaciones fsicas que cumplan las normas de seguridad
bsicas para garantizar el bienestar de sus estudiantes.
7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y Medicin
No aplica para el COLEGIO MAYOR DE SAN BARTOLOM
8.

MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades
La medicin del desempeo de los procesos se realiza mediante el control de los
Indicadores de Gestin establecidos en cada proceso.
El seguimiento al desempeo de los Procesos se hace mediante el seguimiento
permanente al cumplimiento de la meta y de los niveles permisibles establecidos en
cada proceso, que hace cada responsable de proceso y son reportados al Consejo
Ejecutivo peridicamente. As mismo, en la Revisin por la Direccin que hace el
Rector, verifica el desempeo de los Procesos y establece acciones de mejora al
Sistema de Gestin de Calidad.
8.2 Seguimiento y Medicin
El seguimiento y medicin al desempeo de los Procesos y a la calidad del Servicio
Educativo se hace mediante:

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Una evaluacin Institucional anual, del nivel de satisfaccin de nuestros clientes

Las auditoras internas al desempeo del SGC, durante dos ciclos anuales

La Revisin por la Direccin que hace el Rector.

El nmero de quejas y reclamos

Las cartas de agradecimiento y felicitacin.

8.2.1 Satisfaccin del Cliente

La Institucin realiza seguimiento a la informacin relativa a la percepcin del cliente
(Evaluacin del nivel de satisfaccin) la cual se realiza anualmente, para verificar el
cumplimiento de los requisitos por parte de la Institucin.
Adems se tiene el proceso de Comunicacin Organizacional, para atender en forma
oportuna las quejas y reclamos relacionados con la calidad de servicio y/o del servicio
prestado en la Institucin.
8.2.2 Auditoria Interna
Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de mejora continua, el cual
establece las pautas necesarias para programar, planear y ejecutar las auditorias
internas del Sistema de Gestin de Calidad.
8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos
La Institucin tiene estructurada como metodologa de seguimiento a los procesos, la
revisin peridica a los Indicadores de Gestin en la reunin del Consejo Ejecutivo y la
toma de acciones correctivas en los casos que fuere necesario.
8.2.4 Seguimiento y Medicin del Servicio
La Institucin mide y hace seguimiento al macroproceso acadmico mediante: los
controles permanentes y el seguimiento a los Indicadores de Gestin del Proceso, el
sistema de evaluacin establecido al proceso de formacin, el acompaamiento
permanente a los estudiantes y el anlisis de resultados de pruebas externas, como
son: simulacro ICFES, Pruebas de Estado y Pruebas Saber.
8.3 Control de Servicio no Conforme
Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de mejora continua, el cual

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permite establecer el mtodo para identificar y controlar las no conformidades

presentadas durante cualquier etapa del Proceso de Formacin.
8.4 Anlisis de Datos
El Representante de la Direccin y los Directores de macroproceso son los
responsables de analizar los datos del desempeo de los procesos, presentar sus
resultados al Consejo Ejecutivo, sobre:
- El nivel de satisfaccin de los clientes, las quejas y reclamos
- Evaluacin de proveedores
- Indicadores de desempeo de los Macroprocesos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicadas,
mediante el uso de la Poltica de Calidad, el control a los objetivos de calidad, los
resultados de las auditorias internas, auditorias de los clientes, auditorias de
proveedores, acciones correctivas y preventivas y los resultados de la Revisin por la
Direccin.
8.5.2 Accin Correctiva
Se ha definido, documentado e implementado el proceso de acciones correctivas que
eliminen las causas de las fallas detectadas y prevengan que se vuelvan a presentar.
8.5.3 Accin Preventiva
Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de Acciones Preventivas cuyo
objetivo es establecer los riesgos o no conformidades potenciales en los Procesos y
aplicar los Procesos que prevengan su ocurrencia.