S

e ha vuelto indispensable un proceso en el

cual se pueda regular la cantidad y la
cantidad de informacin almacenada a
travs del ejercicio de la foliacin.

Folio recto
Folio
Vuelto
Pgina

Paginar
La foliacin permite ubicar o localizar de manera
puntual de un documento, y es necesaria para
diligenciar diferentes documentos como los de
control, o transferencias de informacin tanto
primarias (archivo central), cmo las secundarias
(archivo histrico)

documental
Primera cara de un folio.
Segunda cara de un
folio.
Cara de una hoja, lo
escrito o impreso en una
pagina
Acto de enumerar cada
pgina.

Requisitos:

La documentacin debe estar clasificada.

La documentacin debe estar ordenada.

La documentacin debe estar depurada.

Concepto
Folio
Foliar
Foliacin
Elaborado por: Lina Mara Pulido Pea. Juan
Calos Pulido, liseth Paola Ospina

Definicin
Hoja
Enumerar hojas.
Acto de enumerar folios,
trabajo que consiste en
enumerar
correlativamente todos
los folios de cada unidad

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales

file:///C:/Users/LINA%20MARIA/Downloads/Instr
uctivo_de_Foliacion_de_documentos.pdf

Seguir el hipervnculo para profundizar

ms en estos procesos y requisitos.

B, esto con el fin de estandarizacin y de que

estos tonos son identificados por mquinas

OJO:

Como Realizar la Foliacin.

Mal:

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo

que paginar, ya revisamos en el principio del
presente folleto en donde se presentaron los
conceptos y sus definiciones, y por lo tanto
son conceptos diferentes. Y para conceptos de
los procedimientos que pretende estandarizar
este documento a mano del Archivo General
de Colombia, la numeracin en archivos se
refiere nica y exclusivamente a la foliacin.

Bien:
reprogrficas.

https://www.youtube.com/watch?v=nPKxjJy1wz
k

Para un adecuado cumplimiento del proceso de

foliacin, se debe realizar este procedimiento
con esfero negro o lpiz de ese mismo color HB o

En el siguiente video podr encontrar material

audiovisual que puede servirle de gua y ayuda
para entender lo que este procedimiento se
refiere, todo relacionado con el anterior
hipervnculo.

a que ya hemos encontrado un rea de

generalidades o reas de desarrollo
podremos avanzar a una serie de
enumeraciones que nos permitirn facilitar y
entender el proceso de manera puntual.
Pero para efectos prcticos se harn
presentaciones de estos valindonos de diversas
maneras y materiales de representacin de la
informacin.

1
2
3
4
5

Se debe enumerar de manera consecutiva

(Sin omitir o repetir numeros)

No utilizar complementos a la numeracin No A,B,C.. y hacerlo por la cara recta.

Pas
o:
9.

10.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior dereca y en

el mismo sentido en que se maneja el texto

Se debe escribir el numero de manera legible, evitando

tachones.
Se debe enumerar lejos de cualquier alteracin al documento
base.

11.

No foliar ni las pastas, ni las hojas en blanco

Todo material como mapas, dibujos deben ser foliados

normalmente, pero se debe dejar constancia del tipo de
documento foliado.

13.

Los anexos impresos se enumeraran como un solo folio, o si

se separa el maetrial se har referencia cruzada

Incorrecto

Enumerar el folio
referenciando
cantidad de adhesivos
Las fotos procurar
foliarlas en la cara
vuelta,
y
hacer
referencia
a
la
cantidad
Radiografas,
negativos se folian en
sobres previamente
enumerados

Enumerar cada
pequeo
adhesivo.
Foliar
cada
foto por la cara
recta.

No escribir con trazos fuertes ya que puede daar el papel.

12.

Correcto

14

En
caso
de
documentos de varias
pginas y ya foliados
se puede hacer el
cruce,
pero
con
control adecuado
Cuando haya ms de
una
unidad
documental se deber
refoliar todo.
Si existe error anular
con lnea oblicua

Pegar
el
documento de
manera directa
y
foliar la
pgina
de
manera
normal.
Refoliar
a
mano
estos
documentos y
cada una de
sus pginas.
Solo foliar cada
documento
grande
una
vez.
Anular
con
tachones

15

16

17

La foliacion es
una tarea
previa

SI hay folios en
blanco se
retiran

No se
enumeran los
folios en blanc

Se hace antes
de digitalizar.

si estan
empastados se
hace referencia

Se hace
referencia.

18) No se debe foliar ni retirar las hojas en blanco

que cumplan una funcin de conservacin a
diferentes tipos de materiales anexados (fotos,
radiografas, imgenes entre otras).
19) No foliar otros formatos diferentes al papel
(digitales, USB, CDS) pero si hacer referencia a
la cantidad y calidad de estos, o si se opta por
separarlos se debe hacer una referencia cruzada.