Anda di halaman 1dari 8

PEDOMAN KESEKRETARIATAN

BEM STIKes Cirebon


BAB I
SEKRETARIAT

Agar seluruh administrasi organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien
diperlukan sekretariat organisasi atau kantor organisasi. Sekretariat organisasi
berfungsi sebagai:
1. Pusat kendali aktifitas organisasi;
2. Pusat komunikasi organisasi;
3. Pusat kegiatan administrasi;
4. Wahana interaksi dengan masyarakat sekitar.
Dengan mengingat begitu pentingnya sekretariat bagi organisasi, maka
pengadaan sekretariat hendaknya memperhatikan lokasi sekretariat, kebutuhan ruang
bagi terselenggaranya kegiatan organisasi dan tata ruang sekretariat.
Lokasi sekretariat hendaknya terletak pada tempat yang strategis dipandang dari
segala segi sehingga memperlancar komunikasi dengan anggota, dan interaksi
organisasi dengan masyarakat sekitar yang mampu menjamin ketenangan dan
kesehatan sehingga memungkinkan bagi fungsionaris (pengurus) organisasi dapat
bekerja dan menjalankan tugasnya di sekretariat.

BAB II
ADMINISTRASI BEM STIKes Cirebon
A. Surat Menyurat
Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari
pengolahan surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan
penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu
organisasi merupakan sesuatu yang penting dan merupakan bagian tugas lapangan
pekerjaan
administrasi
kesekretariatan.
Administrasi
surat-menyurat
(ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :
1. Bersifat pelayanan;
2. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi, dan;
3. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi.
Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan
pelayanan) berfungsi memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk
membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai
service work, ketatausahaan memberikan pelayanan ke berbagai bagian atau
aparat organisasi. Konsekuensinya, ia tidak berdiri sendiri, tetapi senantiasa
terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif lainnya.
Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang
diperlukan di mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.
Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya
surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seorang dengan
orang lain. Surat Juga merupakan potret sejarah yang akan dibaca dari satu
generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa lainnya. Karena sifat yang
demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi jelas dan
tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas
yang digunakan dalam melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna
putih ukuran F 4 dengan berat 70 gr. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:
1. Alat komunikasi;
2. Dokumen organisasi;
3. Tanda bukti (alat pembuktian ).
1. Kepala Surat;
Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :
a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala);
b. Format Kop Surat Lembaga Kekaryaan dan Lembaga Khusus ditetapkan oleh
musyawarah lembaga;
c. Nama lembaga hanya diperkenankan satu baris. Sehingga penggunaan
singkatan atau akronim dapat diperkenankan

d. Panitia pelaksana kegiatan dapat menentukan format kop suratnya atas


persetujuan ketua umum struktur pimpinan.
e. Contoh Kop surat BEM STIKes Cirebon sebagai berikut:

Jenis surat (kertas), F4 dengan margin:


Top : 2,0 cm
Buttom: 0 cm
Left: 2,5 cm
Right: 2,0 cm
2. Isi Surat
a. Penomoran
001/BEM-STIKes.Crb/X/3/2012
001
= no. Surat keluar
BEM-STIKes.Crb
= nama organisasi
X
= BEM angkatan ke 10
3
= bulan keluar surat
2012
= tahun keluar surat
Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut
waktu terbitnya, tidak sendiri sendiri, kecuali surat keputusan.
Lamp. diisi jika surat disertai lampiran;
Hal : menerangkan isi singkat surat;
b. Alamat surat (tujuan surat dikirim);
c. Kalimat pendahuluan
Kalimat pendahuluan seharusnya tidak lebih dari satu alinea.
contoh : capan syukur kepada Allah SWT atas rahmat yang diberikannya dan
pujian rasul dan keluarganya.
d. Kalimat Isi
Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sehingga
tidak menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi merupakan
uraian persoalan pokok, harus:
1. Tidak berbelit-belit;
2. Singkat dan tidak terputus-putus;

3. Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar


e. Kalimat penutup
Untuk kesopanan diperlukan adanya kalimat penutup seperti:
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Sekian dan terima kasih. Dsb.
f. Tempat tanggal surat
Contoh: Cirebon, 19 Mei 2013
g. Pengirim Surat
Nama lembaga pada pengirim surat maksimal terdiri dari tiga baris, dimana
baris pertama adalah BEM STIKes Cirebon, baris kedua dan ketiga adalah
Nama kegiatan.
h. Tanda Tangan
Penandatangan harus terdiri dari dua unsur saja yaitu unsur pengeluar surat dan
unsur pemberi legalitas surat.
i. Tembusan Surat
Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat
tersebut dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim
sesuai dengan alamat dimana surat itu ditujukan dan surat tembusan yang
disampaikan kepada beberapa instansi atau pihak yang terkait atas
dibuatnya surat tersebut.
3. Amplop Surat
Ukuran amplop : 22 cm x 11 cm atau 25 cm x 35 cm
Warna Dasar : Putih atau Coklat
4. Sirkulasi Surat
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai
perjalanannya sampai dengan dimasukkannya surat ke file-file (arsip)
organisasi.
Pada agenda surat masuk dibuat kolom kolom dalam buku pengarsipan :
No.

Tanggal
terima

Identifikasi surat masuk


Nomor
tanggal

Asal surat

Isi
(hal)

Petugas
penerima

b. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak,
pemikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi
sebagai berikut:
Konsep surat terlebih dahulu harus dimintakan clearence kepada pengurus
yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tentang isi
dan reaksi surat tersebut;

No.

Pada agenda surat keluar dibuat kolom kolom dalam buku pengarsipan :
Tanggal

Isi Surat

Tujuan

Petugas

B. Dokumen Organisasi
Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwaperistiwa atau kejadian-kejadian dan kemudian disimpan. Sedangkan Dokumentasi
adalah segala upaya untuk pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta
pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Bentuk-bentuk dokumen beserta
aturannya adalah sebagai berikut:

Surat-surat disusun menurut urutan nomor dan dijilid tiap periodenya.

Laporan-laporan pertanggungjawaban tiap periode;

Dokumen lainnya yang dijilid (kalau memungkinkan) terdiri dari


1. Kliping-kliping media tulis ataupun elektronik;
2. Naskah-naskah kepengurusan tiap periode;
3. Berita acara aktifitas kepengurusan;
4. Bukti-bukti keuangan organisasi;
5. Tulisan-tulisan penting;
6. Gambar-gambar dan foto-foto; disusun berdasarkan waktu dengan
mencantumkan tanggal dan jenis kegiatan yang dilakukan pada foto.

Semua dokumen organisasi kecuali surat harus dibuat dan atau disusun dalam
kertas ukuran kwarto 70 gr. Benda-benda berharaga dan bernilai; disusun dengan
aman dan rapi didalam sekretariat kepengurusan dalam betuk media penyimpanan
yang mudah disimpan dan mudah diakses.
C. Penyimpanan/Pengarsipan
Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis.
Pengarsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya
tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi dan apabila diperlukan

mudah dilacak kembali. Pengarsipan yang baik sangat berguna dalam membantu
kelancaran dan kerapihan organisasi.
Dokumen-dokumen organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat
atau kantor. Sangatlah tidak dibenarkan dan dilarang apabila terjadi penyimpanan
surat-surat dan dokumen-dokumen organisasi di luar sekretariat, terutama jika
penyimpanan dilakukan oleh individu-individu pengurus ataupun bukan pengurus.
Hal ini untuk mengurangi resiko kerusakan, kehilangan dan penyalahgunaan
dokumen organisasi.
Semua arsip harus dilakukan penjilidan tiap periode kepengurusan. Berikan
penjildan atau pembatas warna putih untuk LPJ, biru untuk Kumpulan surat masuk
dan keluar dan warna hijua untuk dokumen lainnya.
D. Administrasi Keanggotaan
Anggota BEM STIKes Cirebon merupakan sasaran kerja, pembinaan dan
perkaderan organisasi sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota
yang kongkrit dan terarah. BEM STIKes Cirebon adalah organisasi kader sehingga
selalu menerima anggota baru, selanjutnya melalui proses/jenjang perkaderan
dan akhirnya melepaskan diri sebagai alumni.
Setiap satu tahun sekali diadakan pendaftaran ulang (heregristasi) bagi
anggota lama. Pelaksanaan heregristasi cukup dilakukan dengan mengisi formulir
keanggotaan kepada Penngurus. Pengurus kemudian melakukan, pendaftran ulang
keanggotaan dilakukan agar jumlah anggota dapat diketahui secara pasti dari
waktu-kewaktu. Sehingga naik turunnya keaktifan anggota dapat juga terdeteksi
dari waktu kewaktu.
E. Inventarisasi Organisasi
1. Inventarisasi adalah upaya untuk mendata semua kekayaan organisasi;
2. Inventarisasi dilakukan pada benda permanen dan benda tidak permanen;
3. Benda permanen ialah kekayaan yang tidak habis dalam satu periode;
4. Benda tidak permanen adalah kekayaan yang habis dalam satu periode;
5. Inventarisasi organisasi dibukukan dalam daftar inventaris yang memuat
tanggal penerimaan, nama dan jumlah barang, pemakaian dan keterangan.

BAB III
KEPROTOKOLERAN
Keprotokoleran BEM STIKes Cirebon merupakan segala aktifitas yang berhubungan
dengan penyelenggaraan suatu prosedur acara di dalam organisasi . Agar sasaran suatu
aktifitas dapat dicapai secara optimal diperlukan penanggung jawab penyelenggara
dan pembagian tugas di dalam penyelenggaraannya. Jika penyelenggaraan suatu
aktifitas tidak ada panitia penyelenggara/project officer, maka pengelolaan,
penataan, dan penyelenggaraannya dapat langsung di bawah tanggungjawab
Sekretaris. Namun demikian kesemuanya itu masih membutuhkan tambahan unsur
penyelenggara seperti pengantar acara, penerima tamu, pengatur perlengkapan,
konsumsi, dan segala hal yang berhubungan dengan keacaraan. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam suatu upacara:
Tempat/gedung (lay out, pengaturan kursi);
Waktu acara
Tamu/undangan (disediakan tempat khusus);
Jenis acara;
Pengantar acara;
Susunan acara.
Khusus yang terakhir, jika ada kata sambutan, maka urutan pemberi sambutan
adalah dari instansi terendah kemudian menuju ke instansi yang lebih tinggi. Untuk
lebih jelasnya, berikut contoh susunan acara :
1. Pembukaan,
2. Pembacaan ayat suci Al Quran,
3. Laporan Panitia
4. Sambutan-sambutan
a. ...
b. ...
c. ...
5. Acara lainnya,
6. Doa
7. Penutup
Susunan acara diatas selalu diterapkan untuk memulai dan mengakhiri 2 ritual
organisasi BEM STIKes Cirebon. 2 (dua) ritual itu menjadi sebuah prosedur (formal)
yaitu:
1. Pelantikan
Pelantikan merupakan sebuah protokoler yang digunakan untuk pengesahan
pengurus dan pengesahan keanggotaan. Pelantikan merupakan sebuah
pengumuman legalitas yang didapat oleh struktur atau anggota untuk memulai
aktifitas dalam sistem organisasi dengan segala hak dan kewajibannya. Pada

pelantikan pengurus atau anggota elemen yang ada dalam acara pelantikan,
Petugas Pelantikan dan Pengurus atau anggota yang dilantik.
Acara pelantikan minimal terdiri dari Ikrar Janji Pengurus dan Pembacaan
Surat Keputusan atas susunan kepengurusan yang dikeluarkan oleh institusi
kepemimpinan yang lebih atas dari pengurus yang dilantik. Petugas pelantik
dilakukan oleh struktur kepemimpinan yang lebih tinggi dari Pengurus yang
dilantik atau perwakilan forum yang mengangkat pengurus. Pengurus yang
dilantik minimal terdiri dari tiga orang dan satu diantaranya adalah ketua
kepengurusan.
2. Pembukaan dan Penutupan Acara
Setiap acara yang dilakukan oleh BEM STIKes Cirebon dapat diadakan suatu
ritual yang dinamakan Pembukaan dan Penutupan Acara. Pembukaan dan
Penutupan Acara mempunyai makna bahwa sebuah institusi dalam BEM STIKes
Cirebon mempunyai sebuah kegiatan. Sifat memperjelas pelaksana kegiatan
inilah yang menjadi tujuan dalam sebuah Pembukaan Acara. Pembuka dan
penutup acara dapat dilakuakan oleh Ketua Panitia/ yang mewakili atau Ketua
Struktur Pemimpinan Pelaksana Acara/ yang mewakili atau Ketua Struktur
Pemimpinan yang lebih atas.

Anda mungkin juga menyukai