La Eficiencia es un Juicio acerca de

cmo estamos ejecutando o como

hemos realizado nuestro trabajo. Se
trata de juicios del siguiente tipo:
Juan es Eficiente

Interaction es una empresa eficiente

No estamos siendo eficientes
Se trata de juicios evaluativos acerca del trabajo de
Juan, Interaction o de nosotros
1

Qu llamamos trabajar?
Llamar por telfono
Asistir a una reunin
Hacer un Informe
Dar una Opinin
Ir hacia una parte
Mirar ciertos objetos
Informar a alguien,
Evaluar ciertos hechos
Pedir ciertas acciones
Controlar la ejecucin de otras
Y muchas otras cosas similares.......
2

Cmo se originan estas

acciones?;Por qu las hacemos?
Todas estas acciones que llamamos
trabajar las realizamos porque en
algn momento del pasado y con
alguien, nos hemos comprometido a
ejecutarlas.
No interesa el por qu ni cuando nos
hemos comprometido, slo importa
el compromiso que que hemos
tomado
3

De esto
desprendemos que:
Trabajar es cumplir
nuestros compromisos
Los invito a que repasemos
mentalmente las acciones que
hemos realizado hoy y descubrir el
compromiso (o los compromisos)
que nos ha(n) llevado a realizar
4

Corresponde a tal y cual

compromiso que he
tomado con tal y cual
persona

Esta accin que

estoy
ejecutando, aqu
y ahora

Dado que tengo

estos Compromisos

Debo hacer esto

COMPROMISOS

ACCIN

Todas estas acciones que a diario realizamos

en nuestra oficina son respuestas que
damos a COMPROMISOS que hemos tomado
Estos compromisos los podemos haber
tomado hace mucho tiempo, y otros hace
tan slo un momento.
Los hemos tomado con otras personas bien
precisas de dentro y/o de fuera de nuestra
Organizacin
7

Acciones que
realizamos a diario
Llamar por telfono
Asistir a una reunin
Hacer un Informe
Dar una Opinin
Ir hacia una parte
Mirar ciertos objetos
Informar a alguien,
Evaluar ciertos hechos
Pedir ciertas acciones
Controlar la ejecucin de
otras
Y muchas otras cosas
similares.......

Compromisos

La Eficiencia, por lo tanto,

es una evaluacin que
hacemos acerca de cmo
nosotros CUMPLIMOS
NUESTROS COMPROMISOS
que tomamos diariamente
en nuestra oficina
9

Nuestro comportamiento en el
trabajo tiene su origen en
nuestros compromisos
Disear, evaluar y
controlar el
Trabajo es
analizar la forma
en que se toman y
se cumplen los
compromisos en
una Organizacin
10

Preguntmonos ahora
Cuales son mis

compromisos para hoy en

mi Unidad/Oficina?
Con quienes me he
comprometido? Es decir,
quienes son mis Clientes
internos y/o externos)

11

Haga usted mismo esta lista que

especifica sus compromisos en el
trabajo y la lista de sus clientes ( o
personas con las cuales usted tom
cada compromiso)

12

LA EFICIENCIA ES ENTONCES

UNA EVALUACIN DE
NOSOTROS COMO
CUMPLIDORES DE
NUESTROS
COMPROMISOS.
13

quin nos evala como

eficientes o ineficientes?
Nuestros clientes que son
aquellas personas a quienes
les
hemos
prometido
ejecutar ciertas acciones y
con los cuales estamos
comprometidos a realizarlas

14

Qu aspectos de nuestra accin son

evaluados por nuestros clientes para
declarar si somos o no somos eficientes?
Los Costos en que incurrimos al cumplir nuestros
compromisos
La Calidad con la que cumplimos nuestros
compromisos
La Rapidez con la cual cumplimos nuestros
compromisos
La Precisin que tenemos al cumplir nuestros
compromisos (si cumplimos exactamente lo que
prometimos hacer)
La Puntualidad con que cumplimos nuestros
15
compromisos

QU ES ENTONCES SER UN
TRABAJADOR O UNA
EMPRESA EFICIENTE?
Es cumplir los compromisos acordados,al
mnimo costo, haciendo bien las cosas a
la primera, con la velocidad necesaria
para no tener quiebres innecesarios, con
precisin y cumpliendo los plazos
comprometidos.
16

De qu factores depende la
Eficiencia de una Unidad,
Oficina, Empresa?
DE LAS PERSONAS Y SUS
CUALIDADES
DE LAS TECNOLOGAS
ADMINISTRATIVAS Y DE PRODUCCIN
QUE SE ESTN UTILIZANDO
17

Requisitos mnimos que deben

exhibir las PERSONAS para ser
eficientes

1. Ser confiables.
2. Expertas en pedir accin,
en prometer accin y en
declarar posibilidades de
accin.

18

Cuando es confiable una

persona en el trabajo o una
Empresa?

Si es Tcnicamente competente en el
mbito de acciones en que asume
compromisos de accin
Si es Sincera : no miente ni a jefes, ni a
subordinados ni a compaeros de trabajo,
a ningn cliente ni proveedor.Lo que les
declara en voz alta es idntico a lo que se
dice a s misma en la intimidad de su
mente
19

QU SUCEDE CUANDO
No somos confiables porque carecemos
de las competencias tcnicas para
cumplir con nuestros compromisos
No somos confiables porque mentimos
acerca de cmo cumplimos nuestros
compromisos
No somos confiables porque no
cumplimos con nuestras promesas
20

Cuando esto pasa

Las personas
Las Oficinas y Unidades
Las Instituciones y Ministerios
El Estado
El Pas
Son REDES DE DESCONFIANZAS
21

Que necesariamente se
administran con
ALTOS COSTOS : COMO NO HAY CONFIANZA ES
NECESARIO TENER MUCHA SUPERVISIN Y
CONTROL
Dudosa calidad (los compromisos no se cumplen bien a
la primera)
Lentitud ya que es necesario tener muchas firmas y
autorizaciones para ejecutar acciones simples.
Alta imprecisin(los procesos burocratizados son largos
y al final se terminan haciendo cosas n que ver con lo
prometido inicialmente)
Alta impuntualidad (los procesos de cumplir compromisos
se retrasan porque son largos y hay que controlarlos
22
excesivamente...)

EFICIENCIA Y CONFIANZA VAN

UNIDAS

Cuando las Unidades, las Instituciones, el

Estado y el Pas funcionan como

redes de

desconfianza debido a la

incompetencia, insinceridad e
irresponsabilidad de las personas que los
forman
entonces , en el mundo moderno, poco hay que
hacer......ya que seremos

INEFICIENTES

23

LA EFICIENCIA ES CUMPLIR
LOS COMPROMISOS
TOMADOS

A BAJO COSTO
CON CALIDAD
CON RAPIDEZ
CON PRECISIN
CON ESCRUPULOSA PUNTUALIDAD
24

SE PUEDE MEDIR LA
EFICIENCIA DE CUALQUIER
PROCESO ORGANIZACIONAL
Y DE CUALQUIER PERSONA?
DECLARAMOS ENFATICAMENTE QUE S ES
POSIBLE.
SE TRATA DE UNA MEDICION DE APLICACIN
UNIVERSAL PORQUE DESCANSA EN EL
ELEMENTAL HUMANO DE CUALQUIER ACCIN
HUMANA DE TRABAJO:
EL COMPROMISO
25

PERO Y QU ES SER
EFICIENTE

Es Cumplir los compromisos:

A Bajo costo organizacional
Con Calidad
Con Rapidez
Con Precisin
Con Puntualidad
26

Yo, Mi Oficina,
la Organizacin,
Un Proceso,
La
Institucin

Trabajar es
Cumplir
Compromisos

CT
Compromisos
Tomados

CC
Compromisos
Cumplidos
Costos

Agregacin de valor
27

La Medicin de la Eficiencia
Productividad = Compromisos Cumplidos /Costos
Nivel de Trabajo = Compromisos Cumplidos/
Compromisos Tomados
Rapidez = Compromisos Cumplidos / Unidad de
Tiempo
Precisin: Compromisos Cumplidos 100% coincidentes
con lo prometido/ Compromisos Cumplidos
Puntualidad: Compromisos Cumplidos en el Plazo
Prometido /Compromisos Cumplidos.
28

La Medicin de la Eficiencia
slo requiere Registrar
sistemticamente los CT
en un perodo de tiempo
Los CC en ese perodo
Los Compromisos
cumplidos 100%
coincidentes con lo
prometido (CC1)
Los Compromisos
Cumplidos en el Plazo
prometido (CC2)

Los costos de cada

proceso separados
en:
-Personas
-Equipos
-Espacio

29

Medicin del Costo de una

persona que interviene en un
proceso
Horas de dedicacin a la (o las) actividad(es) del
proceso * Sueldo (o Salario) total hora de esa
persona(incluye todo tipo de bonificaciones y
trabajo extra)
Las horas de dedicacin se miden mediante un
dispositivo simple que es un contador digital que
registra el tiempo dedicado a una actividad
cualquiera por una persona.El registro de ese
tiempo se pasa mediante una cama a un
computador y de all a una Base de Datos.

30

Clculo de la Eficiencia
Ensaye el clculo de la Eficiencia para
los diferentes casos y procesos que se
dan el el CD Ejemplos

31

Por Qu ser Eficientes?

Para cumplir los compromisos que YO
HE ACEPTADO: YO SOY MIS
COMPROMISOS. Por qu no dije
antes de comprometerme que no lo iba
a cumplir con eficiencia?
SI NO CUMPLO MIS COMPROMISOS MI
IDENTIDAD SOCIAL BAJA SU VALOR
32

Construccin de la Mtrica de
la Eficiencia
Los Factores de la Eficiencia de
cualquier proceso son:
a) Las Personas
b) Las Tecnologas
Un proceso es ms eficiente cuanto ms
competentes y confiables son las
personas y se utilicen tecnologas
avanzadas y precisas
33

Identidad social
Est dada por lo que hago (= Los
compromisos de los cuales me hago
cargo)
Y por la forma como hago lo que hago
(= si los cumplo a bajo costo, con
calidad, con rapidez, con precisin y
puntualidad)
34

POR LO TANTO LOS MOTIVOS

PARA SER EFICIENTE ESTN
EN MI MISMO Y NO EN EL
JEFE; EN EL SUELDO; ETC
Yo asum esos compromisos y si soy
tcnicamente competente +
Sincero+Responsable
los cumplir
para mantener en alto mi Identidad
35
Social

LA EFICIENCIA SE PUEDE MEDIR

porque depende de estas variables
independientes o factores
Para ello es necesario contar los
COMPROMISOS CUMPLIDOS (CC)
y Compararlos con los COMPROMISOS
TOMADOS para un perodo de tiempo
(semana, mes, da, etc)(CT)
Adems contar los Compromisos cumplidos
100% OK con lo prometido (CC1)
y los Compromisos cumplidos puntualmente
36
(CC2)

VARIABLES o FACTORES de la
Eficiencia de las Personas y las
Organizaciones
Productividad = Compromisos Cumplidos /Costos
(Costo Unitario= Costos/ CC)
(Incluye los costos por inactividad debido a accidentes )
Nivel de Trabajo = CC/CT
Rapidez = CC / UT (UT = Unidad de Tiempo:
semana, mes, etc)
Precisin: CC 1 / CC
Puntualidad: CC2/CC
37

Esquema para el Modelo de Regresin

Mltiple de la Eficiencia
Y = 1X1+2x2+ 3x3+4x4+ 5X5
Factores de la Eficiencia =
Variables Independientes
Eficiencia = Variable
Dependiente = Y

1
2
3

C. Unitario = CC/Costos = X1

NT = CC/CT = X2

Precisin= CC1/CC = X3

Puntualidad = CC2/CC = X4

Rapidez = CC/ UT = X5

i = coeficiente de importancia del factor i sobre la variacin de la eficiencia. Son los parmetros
que miden la dependencia de la eficiencia de cada factor o variable de gestin o variable
independiente. El problema del Anlisis Multivariado consiste en estimar esta relacin para cada
proceso, a partir de la informacin histrica estadstica de los valores de estas variables y que estn
en la Base de Datos del Workflow del proceso (SAP por ej .). Esta estimacin permite conocer el
valor estimado de estos parmetros y sus propiedades. Usaremos el software Gretl para esto.

Mxima Eficiencia Posible del

Proceso = Eficiencia Potencial
Definimos las cinco medidas de la
Eficiencia bajo los siguientes supuestos
a) Las personas que trabajan son
Tcnicamente Competentes+
Sinceras+Responsables y poseen
competencias para pedir, prometer y
declarar accin
b) Se usan Tecnologas Punta
39

Clculo de la Eficiencia del

Proceso
Productividad :Productividad Actual/
Productividad Potencial
NT= NT Actual/NT Potencial
Rapidez= Rapidez Actual/Rapidez Potencial
Precisin= Precisin Actual/Precisin Potencial
Puntualidad= Puntualidad Actual/Puntualidad
Potencial
40

Ponderacin de Cada
Componente de la Eficiencia
Segn sea el proceso que se trate, la
importancia competitiva de cada uno de
los cinco factores es diferente
Llamamos i a la ponderacin relativa al
factor i ( 0 =< i <= 1)

41

LA EFICIENCIA DEL PROCESO

O DE UNA PERSONA ES
ENTONCES:
Eficiencia Total = 1* Productividad +
2* Calidad +
3*Rapidez +
4* Precisin +
5* Puntualidad
42

AHORA SABEMOS EVALUAR A

UNA PERSONA O A UN
EQUIPO
Podemos calcular la Eficiencia personal
y grupal y lo que es ms importante, LA
PODEMOS FUNDAMENTAR
Si somos capaces de fundamentar
nuestra evaluacin de las personas
disponemos de un instrumento muy
potente para motivarlas y direccionarlas
43

Sabemos ahora Fijar Metas a

las Personas y Equipos
Calculada la Eficiencia podemos negociar metas
claras en productividad, calidad, rapidez,
precisin y puntualidad para cada persona y
para el Equipo de Trabajo
Cada medida se puede visualizar de manera
fcil y as conseguir a bajo costo personal y
organizacional, grandes consensos con el
Equipo y naturalmente, motivarlos a cumplir
estas metas
44

EJEMPLO
Calculemos la eficiencia de un proceso de compra
de materiales.
Consta de las siguientes actividades:
Recepcin de la Requisicin de una unidad
demandante (actividad A1)
Cotizacin (actividad A2)
Anlisis y decisin (actividad A3)
Orden de Compra(actividad A4)
Recepcin y verificacin (actividad A5)
45

Trabajo realizado por el

Proceso en el mes M

46

Ahora Calcularemos la
Eficiencia de este Proceso
Lo primero es calcular los costos del procesos
para as poder calcular la Productividad
Los componentes de Costo de cualquier
procesos son:
Las personas. Costos del trabajo realizado
por ellas de acuerdo con su aportacin en
tiempo a cada actividad del Proceso
Las Tecnologas. Mide el uso de los Equipos
en el proceso
47
El Espacio fsico dedicados al proceso

Clculo del Costo de las

personas del proceso

48

Costo de los Equipos

empleados en el Proceso

49

Costo del Espacio dedicado al

Proceso de Compra de
Materiales

50

COSTO TOTAL DEL PROCESO

COMPRA DE MATERIALES

51

Clculo de los factores de

Eficiencia

52

Calculemos el Valor Potencial de

la Eficiencia de este Proceso
Para ello debemos estimar los
compromisos que podramos tomar
y cumplir si :
a) Las personas fuesen confiables,
es decir fuesen tcnicamente
competentes, sinceras y
responsables
b) Las tecnologas que usramos
en el proceso fuesen las ms
53
modernas y apropiadas

Para el caso de este proceso de

Compra de materiales tendramos
que este Potencial es :
Peticiones Recibidas en el Mes desde las
Unidades: 480 Compromisos Tomados
Pedidos despachados a las Unidades
450:Compromisos Cumplidos
Pedidos despachados 100% OK con el
pedido hecho 437:CC1
Pedidos despachados en la fecha pedida y
prometida 438:CC2
54

Entonces los valores

Potenciales de la Eficiencia
son

55

Clculo de la Eficiencia del

Proceso

56

CONCLUSIN
EL PROCESO DE COMPRA DE
MATERIALES TUVO UN NIVEL DE
EFICIENCIA DEL 45%DURANTE EL
MES M
ESTE VALOR ES CON RESPECTO AL
POTENCIAL DEL PROCESO QUE SE
ALCANZARA SI EL PROCESO FUESE
UNA RED DE CONFIANZA PROVISTA
DE MODERNAS TECNOLOGAS
57

AHORA; HECHO ESTE

CLCULO NOS
PREGUNTAMOS
Qu es lo que falta o falla en este proceso y que
impide mejorar esta eficiencia, al 75% por
ejemplo?
Qu compromisos debemos tomar y quienes los
deben tomar de dentro de la Unidad para lograr
este 75% de Eficiencia?
Qu compromisos debemos pedir y a quienes de
afuera de la Unidad para lograr este 75%?
58

Sabemos ahora Fijar Metas a

las Personas y Equipos
Calculada la Eficiencia podemos declarar
objetivos claros en productividad, calidad,
rapidez, precisin y puntualidad para cada
persona y para el Equipo de Trabajo
Cada medida se puede visualizar de manera
fcil y as conseguir a bajo costo personal y
organizacional, grandes consensos con el
Equipo y naturalmente, motivarlos a cumplir
estas metas
59