Anda di halaman 1dari 9

PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MEDIS

RSU. Permata Medika

Nomor Dokumen :

Nomor Revisi :

Halaman :

.../KM/VI/2011

Kebumen
Ditetapkan Oleh
Tanggal Terbit :

Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011

Pengertian

drg. Budi Irianto


Untuk mengevaluasi kebutuhan barang tahun yang lalu dengan tahun
yang akan datang, diperlukan perencanaan kebutuhan barang sesuai
dengan kemampuan anggaran.

Tujuan

Kebutuhan pengadaan barang medis dan tersedianya anggaran

Kebijakan

Terselenggara pengadaan barang medis sesuai rencana


1.
2.
3.

Prosedur

4.
5.
6.
7.

Unit Terkait

1.
2.

Kepala Instalasi melakukan analisa kebutuhan barang.


Kepala Instalasi menyusun usulan perencanaan kebutuhan
barang yang disampaikan kepada Direktur melalui Tim Pengadaan
Tim Pengadaan melakukan penghitungan / menganalisa
kebutuhan barang yang selanjutnya disusun dijadikan rencana
kebutuhan barang tahunan (RKBT).
Tim Pengadaan menyusun draf RKBT disampaikan Kabid
Umum dan Keuangan.
Kabid Umum dan Keuangan mempelajari, meneliti usulan
kebutuhan barang medis, untuk diajukan kepada Direktur.
Direktur mempelajari dan meneliti usulan kebutuhan barang
medis dan selanjutnya diadakan rapat koordinasi.
Dalam rapat koordinasi draf RKBT rumah sakit dimintakan
persetujuan bersama, bila setuju maka menjadi rencana pembelian
barang tahunan (RPBT).
Kepala Instalasi
Kabid. Umum dan Keuangan

PENGADAAN BARANG MEDIS


Nomor Dokumen :

Nomor Revisi:

Halaman :

..../KM/VI/2011

RSU. Permata Medika


Kebumen
Tanggal Terbit :

Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Pengertian

Untuk mewujudkan tertib pengadaan barang

Tujuan

Untuk mewujudkan pengendalian dan evaluasi tertib administrasi


pengadaan barang.
Semua pengadaan barang harus sesuai dengan prosedur yang
ditetapkan.

Kebijakan
Prosedur

1.

Pengadaan barang berdasarkan Rencana Pembelian Barang


Tahunan (RPBT).
2. Masing masing Instalasi/Unit kerja, mengajukan permohonan
secara tertulis dengan cara mengisi formulir, permohonan
diajukan melalui Staf Rumah Tangga
3. Staf Rumah Tangga selanjutnya melaporkan kepada Tim
Pengadan, kemudian Tim Pengadaan melakukan penelitian dan
koordinasi dengan Kasie Keuangan.
4. Apabila usulan disetujui dan dana pembelian tersedia maka Tim
Pengadaan membubuhkan tanda tangan diatas formulir
permintaan pengadaan barang dan dimintakan persetujuan.
5. Formulir permintaan pengadaan barang selanjutnya diajukan
kepada Direktur untuk diketahui dan dibuktikan dengan tanda
tangan Direktur.
6. Formulir permintaan barang kemudian diserahkan kembali
kepada Tim Pengadaan.
7. Tim Pengadaan mengadakan rapat koordinasi bersama Kasie
Keuangan tentang rencana pelaksanaan pengadaan sekaligus
menunjukan pelaksanaanya
8. Pelaksana membeli barang sesuai dengan SP dan SPK
9. Rekanan mengirim barang didampingi Tim Penerimaan untuk
diperiksa Tim Pengadaan bila barang sesuai dengan SP dan SPK
10. kemudian barang dicatat dan disimpan di gudang barang atau di
serahkan ke Instalasi/Unit Kerja yang membutuhkan.
11. Selanjutnya proses pembayaran lewat bendahara rutin.
Unit Terkait

1.
Staf Rumah Tangga
2. Tim Pengadaan
3. Kasie Keuangan
4. Tim Penerimaan

PENGELOLAAN , PENDISTRIBUSIAN DAN


PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS MEDIS

RSU. Permata Medika


Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

.../KM/VI/2011

Tanggal Terbit :

Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Pengertian

Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang inventaris


rumah sakit mulai dari penerimaan barang, pendistribusian dan
penghapusan barang.

Tujuan

Barang barang milik rumah sakit sebagai inventaris dapat dikelola


dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya.

Kebijakan

Pengelolaan barang inventaris adalah pengelolaan mulai dari


penerimaan, distribusi sampai dengan penghapusan barang.

Prosedur

1. Tim Penerimaan menerima barang medis dari Staf Rumah Tangga


kemudian disimpan di gudang barang.
2. Tim Penerimaan mencatat barang ke buku penerimaan barang.
3. Pendistribusian barang inventaris ke pelaksana melalui alur
permintaan barang ke gudang / logistik antara lain :
a. Petugas ruang mengisi blangko bon barang
b. Atasan langsung menyetujui pengebonan barang
c. Petugas ruang mengantar blangko bon barang kegudang
logistik untuk mengambil barang
d. Pengurus barang mengeluarkan barang inventaris melalui
persetujuan atasan langsung
e. Pengurus barang mencatat bukti pengeluaran barang pada
buku inventaris 2.
f. Pengurus barang mengirim barang ke pelaksana dan mencatat
ke (Kartu Inventaris Ruang) KIR.
4. Mutasi barang dari ruang ke ruang, pengurus barang harus menulis
dikartu KIR menyatakan barang dipindahkan ke ruang lain.
5. Penghapusan barang inventaris dilakukan setelah barang yang
rusak diperiksa oleh petugas Staf Rumah Tangga
6. Pengurus barang mengajukan ke Kasie Umum dan Kesekretariatan
dan diteruskan Kabid. Umum dan Keuangan dan dimintakan
disposisi ke Direktur, dan Direktur turun ke Kasie Umum dan
Sekretariat untuk dibuatkan surat usulan penghapusan.

Unit Terkait

a. Staf Rumah Tangga


b. Kasie Umum dan Kesekretariatan
c. Kabid. Umum dan Keuangan

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI


RSU. Permata Medika
Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

.../KM/VI/2011

Ditetapkan oleh

PROSEDUR TETAP

Tanggal Terbit :

Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

7 Juni 2011
Pengertian
Tujuan
Kebijakan

Prosedur

Unit Terkait

drg. Budi Irianto


Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang habis pakai
rumah sakit mulai dari penerimaan barang sampai pendistribusianya.
Barang habis pakai dapat dikelola dengan baik dan dapat
dipertanggungjawabkan pendistribusiannya.
Pengelolaan barang habis pakai adalah pengelolaan mulai dari
penerimaan sampai dengan pendistribusian barang
1. Staf Rumah Tangga menerima barang dari Tim Penerimaan
kemudian disimpan di gudang barang.
2. Pendistribusian barang barang habis pakai ke user melalui alur
permintaan barang ke gudang antara lain :
a. Petugas ruang membuat / mengisi blangko bon barang dengan
persetujuan atasan langsung.
b. Petugas ruangan mengantar blangko bon barang ke gudang
barang untuk mengambil barang
c. Petugas gudang barang mengambil sesuai permintaan dan
menulis dikartu barang atau bukti barang keluar dari gudang.
d. Pembantu pemegang barang mengeluarkan barang sesuai
dengan permintaan dan menulis dikartu barang.
e. Pembantu pemegang barang mengumpulkan blangko
pengebonan untuk dilaporkan ke pemegang barang.
f. Pemegang barang membukukan blangko bon yang telah
diserahkan oleh pembantu pemegang barang ke buku
pengeluaran barang dan ke kartu persediaan barang.
g. Pemegang barang/bendahara barang minta tanda tangan ke
atasan langsung tentang bukti barang keluar.
1. Staf Rumah Tangga
2. Tim Penerimaan
3. Instalasi yang bersangkutan

PENERIMAAN BARANG MEDIS

RSU. Permata Medika


Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

.../KM/VI/2011

Tanggal Terbit :

Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011

Pengertian
Tujuan
Kebijakan

Prosedur

Unit Terkait

drg. Budi Irianto


Untuk menciptakan tertib administrasi pengadaan barang inventaris
dan non inventaris dengan data penerimaan barang, sehingga
diperoleh kejelasan data dan tanggung jawab pengadaan barang
Agar pengiriman pengadaan barang inventaris datanya sesuai dengan
SP dan SPK dan atau surat perjanjian jual beli, kemudian dicatat
dalam buku penerimaan barang.
Tertib penerimaan dan pengelolaan barang.
1. Rekanan (PT/CV) sebelum menyerahkan barang inventaris atau
non inventaris kepada rumah sakit, sebelumnya koordinasi dengan
Staf Rumah Tangga dan harus diperiksa oleh Tim Penerimaan
Barang Medis.
2. Rekanan (PT/CV) menyerahkan barang medis, baik barang
inventaris maupun non inventaris kepada Tim Penerimaan
dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan.
3. Tim Penerimaan meneliti barang yang dikirim oleh rekanan
(PT/CV) dan mencocokan dengan SPK, perjanjian jual beli atau
surat pesanan (SP) sesuai dengan barang yang dipesan atau tidak.
4. Tim Penerimaan mencatat penerimaan barang dalam buku
bendahara penerimaan apabila barang sudah benar benar sesuai
dengan pesanan/kontrak/SPK.
5. Tim Penerimaan menerima dan mengelola barang selanjutnya
didistribusikan atas penerima unit yang membutuhkan dan atau
dikelola oleh unit yang bersangkutan.
6. Tim Penerimaan mencatat semua data barang yang dikeluarkan.
7. Tim Penerimaan menyiapkan data semesteran dan tahunan.
1. Staf rumah Tangga
2. Tim Penerimaan
3. Instalasi atau unit yang bersangkutan
4. Kasie Keuangan

PENYIMPANAN BARANG MEDIS

RSU. Permata Medika


Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

.../KM/VI/2011

Tanggal Terbit :
PROSEDUR TETAP

Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

7 Juni 2011
drg. Budi Irianto

Pengertian
Tujuan
Kebijakan

Prosedur

Unit Terkait

Untuk mengamankan barang yang telah dibeli dan diterima oleh


panitia.
Mengamankan barang yang belum didistribusikan ke ruangan.
Penyimpanan barang sebelum didistribusikan terlebih dahulu dicek
kualitasnya oleh Tim Penerimaan dengan unit terkait.
1. Penyimpanan barang dilaksanakan oleh pengurus barang.
2. Pengurus barang menyimpan barang sesuai jenisnya / perkelompok
barang.
3. Pengurus barang mencatat barang barang tersebut di kartu
barang.
4. Kartu barang diletakan pada masing masing jenis barang
5. Pengurus barang mengecek keberadaan barang yang disimpan di
gudang barang.
1. Staf Rumah Tangga
2. Kasie Umum dan Kesekretariatan
3. Kasie Keuangan

PENGADAAN BARANG MEDIS YANG BERSIFAT CITO

RSU. Permata Medika


Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

..../KM/VI/2011

Tanggal Terbit :

Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Pengertian

Untuk memenuhi pengadaan barang menyusul / segera

Tujuan

Untuk memenuhi kebutuhan barang dengan cepat dan tepat.

Kebijakan

Proses administrasi pengadaan barang menyusul


1. Kepala Instalasi melaporkan kepada Direktur perihal barang yang
harus dipenuhi.
2. Direktur memanggil Kabid Umum dan Keuangan dan Tim
Pengadaan, perihal rencana pembelian barang.
3. Tim Pengadaan segera melakukan pembelian ke rekanan.

Prosedur

4. Hasil pelaksana pengadaan barang melaporkan kepada Staf Rumah


Tangga.
5. Setelah mendapat barang yang dibutuhkan, Tim Pengadaan lapor
kepada Staf Rumah Tangga dan Kasie Keuangan.
6. Staf Rumah Tangga membuat rekomendasi pelaksanaan pengadaan
atau pembelian barang yang bersifat cito.
7. Rekomendasi pelaksanaan pengadaan barang oleh Tim Pengadaan
dilaporkan kepada Direktur.
1. Staf Rumah Tangga

Unit Terkait

2. Tim Pengadaan
3. Tim Penerimaan
4. Kasie Keuangan

BATAS KEUANGAN PENGADAAN BARANG MEDIS


(ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG MEDIS)
RSU. Permata Medika
Kebumen

Nomor Dokumen

Nomor Revisi

Halaman

.../KM/VI/2011

Ditetapkan oleh
Tanggal Terbit :

Direktur RSU. Permata Medika Kebumen

PROSEDUR TETAP
7 Juni 2011
drg. Budi Irianto
Pengertian

Semua pengadaan barang harus mengacu pada rencana pembelian


barang yang telah disetujui oleh Yayasan Nurul Barokah Agung
Persada

Tujuan

Untuk mematuhi dan memenuhi syarat peraturan yang berlaku

Kebijakan

Untuk pengawasan pengadaan barang harus sesuai dengan peraturan


1. Untuk barang habis pakai / inventaris sampai dengan Rp.
2.500.000,- dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung,
dibutuhkan dengan surat pesanan barang Staf Rumah Tangga
2. Pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang melakukan pesanan
kepada toko atau rekanan yang telah ditentukan.
3. Hasil pengadaan barang oleh Tim Pengadaan, langsung dikirim /
diserahkan kepada Staf Rumah Tangga.
4. Hasil pengadaan barang diperiksa oleh dituangkan dalam berita
acara pemeriksaan.

Prosedur

5. Untuk barang habis pakai atau inventaris diatas Rp.2.500.000 s/d


Rp. 5.000.000,- dilakukan secara pengadaan langsung, dibuktikan
dengan :
a. Surat pesanan barang
b. Surat penawaran rekanan
c. Surat perintah kerja kepada rekanan, pengadaan barang ini
diajukan oleh Tim Pengadaan diketahui Direktur RSU.
Permata Medika kepada Yayasan
6. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris seharga Rp.
5.000.000,- s/d Rp. 10.000.000,- disesuaikan dengan keputusan
Direktur dan atau Kebijakan Yayasan.
7. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris diatas
Rp.10.000.000,- disesuaikan dengan peraturan yang berlaku
( Kebijakan Yayasan ).

Unit Terkait

1. Staf Rumah Tangga


2. Kasie Keuangan

PENGADAAN BARANG PELAYANAN MEDIS


RSU Permata Medika
Kebumen

Nomor Dokumen :

Nomor Revisi :

Halaman :

.../KM/VI/2011

Tanggal Terbit :
PROSEDUR TETAP

Ditetapkan oleh
Direktur RSU.Permata Medika Kebumen

7 Juni 2011
drg. Budi Irianto

Pengertian

Pengadaan barang pelayanan medis di seluruh unit pelayanan medis.

Tujuan

Untuk mengikutsertakan anggota SMF dan Komite Medis dalam


perencanaan pengadaan barang medis.

Kebijakan

Pengadaan barang pelayanan medis diajukan oleh masing-masing


Staf Medis Fungsional.
1.

Prosedur

Masing-masing SMF mengajukan permohonan kepada Direktur


tentang pengadaan setiap barang pelayanan medis. Surat
permohonan diajukan melalui Komite Medis.
2. Permohonan sedapat mungkin disertai studi kelayakan.
3. Komite Medis mengadakan rapat dengan SMF untuk
menentukan skala prioritas.
4. Hasil rapat disampaikan kepada Direktur.
5. Direktur dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dapat
mengadakan setuju/tidak/menunda dengan usulan Komite
Medis.
6. Apabila disetujui Direktur memberikan disposisi kepada Tim
Pengadaan Barang Medis (Tim Pengadaan dan Penerimaan).
7. Tim Pengadaan Barang Medis selanjutnya mengadakan
pertemuan untuk membahas lebih lanjut.
8. Selanjutnya hasil pertemuan dilaporkan kepada Direktur.
9. Direktur menerbitkan surat pesanan kepada perusahaan yang
dimaksud.
10. Proses berikutnya diserahkan kepada Tim Penerimaan Barang
Medis.
11. Tim Penerimaan Barang Medis membuat berita acara
penerimaan yang ditandatangani Kasie Yanmed dan pengguna
(Instalasi yang membutuhkan)

Unit Terkait

Seluruh Staf Medis Fungsional