as

nidad 2.
PActividad: Planificacin y preparacin de auditoras
l
a Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
n determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
i determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
f empresa.
i
c Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
a normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
c
i
1. Diseo del programa de auditoras 1: el programa de auditora que

disee debe contener lo siguiente:

n
a. Objetivos y alcance del programa de auditoria
y
OBJETIVO
P
Proporcionar una metodologa estructurada para la realizacin de auditoras
r
internas, a fin de verificar si el SGC organizacional se desarrolla adecuadamente,
e
si se actualiza constantemente y acorde a las polticas institucionales y
p
reglamentarias existentes, y as asegurar el indicadores de cumplimiento de
a
actividades de la empresa XYZ Consultores, realizando observaciones del
r
sistema y/o recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y
a
cumplimiento de objetivos, planes, programas y procesos, oportunidades de
c
mejora. Esto servir de gua a la direccin para la toma asertiva de decisiones y
i
correccin de inconformidades o desviaciones de los procesos.

n ALCANCE
d Va desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin hasta el
e seguimiento de las acciones preventivas y/o correctivas resultantes del desarrollo de
auditoras internas del SGC en la empresa XYZ Consultores, en el ao 2015.
A
u
d
i
t
o
r

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao

DESCRIPCIN DE LAS
ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

laborar
rograma de
uditora

laborar
anes de
uditora

Se
realiza
anualmente,
de
acuerdo
a
lo
siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.

Preparar la
auditora
6.
El programa anual
de auditoras es
aprobado por la
direccin,
previa
revisin del rea de
control interno.
El jefe de control
interno designa al
auditor lder, quin
debe realizar un
plan de auditoria
que contenga:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

especficos
a
auditar
El plan de auditoria
se debe dar a
conocer 5 das
antes
de
la
realizacin de la
auditora y solicitar
los
documentos
necesarios
al
auditado,
segn
criterios del auditor
lder.
Una vez aprobado
el plan de auditora
y recibidos los
documentos
soportes,
previa
realizacin de la
auditora
se
procede a:
1. Revisin de la
documentacin
segn criterios
y objetivos de la
auditora
2. Elaborar
lista
de verificacin
3. Solicitar
informacin al
auditado, que
se
considere
necesaria para
el proceso de la
auditoria
4. Evaluar
informacin y
datos
de:
objetivo,
funciones,
propsito,
entorno,
recursos
humanos,
procedimientos,
servicios,
infraestructura

eunin de
pertura

ecoleccin
e
formacin

Se realiza con las

personas
responsables
de
los procesos a
auditar. El auditor
lder coordina la
reunin
para
presentar al equipo
auditor, as como
para:
1.
2.
3.
4.

Las fuentes de
recoleccin
de
informacin
pueden variar de
acuerdo
a
la
complejidad de la
auditora,
entre
otras pueden ser:
1.
2.

3.

Preparar
conclusione
s de la
auditora

documentacin
(Polticas,
planes,
procedimientos,
instructivos,
guas,
contratos,
bases de datos,
sistemas
de
informacin,
registros,
informes
de
gestin,
informes
de
evaluacin)
4. Revisin
de
fuentes como
PQRs
(Peticiones,
quejas
y
reclamos)
5. Bases de datos
y
procedimientos
El equipo auditor
debe reunirse
antes de la reunin
de cierre para:
1. Revisar
hallazgos
(Conformidad,
no
conformidad,
oportunidades
de mejora)
2. Acordar
conclusiones
de la auditora
3. Formular
recomendacion
es a que haya
lugar
Se
realiza
la
reunin con los
funcionarios
que
atendieron
la
auditora
y
el

eunin de
erre

dueo del proceso

auditado.
En la
reunin
se
corroboran
los
siguientes
aspectos:
1.

Realizar
seguimiento

2.
3.

Lo realiza el auditor
lder o quien este
designe para
verificar
cumplimiento de
las acciones
correctivas o
preventivas
propuestas en el
plan de
mejoramiento.

c. Criterios de auditoria
PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTE

RESPONSABLE

El responsable del
Elaborar
programa
proceso auditado
de
auditora
tiene
15
das
Programa
hbiles a partir de de Elaborar plan de
auditora
- Evidencias de
auditora
la notificacin
del
de
auditora
Preparar la auditora
informe - Plan
para
auditora
Hallazgos
Realizar reunin de
realizar plan de
Alta direccin
Procesos
Acciones
- Alta
- Jefe de control
apertura
mejoramiento de
Dependencias
organizacion
correctivas y
direccin
interno
las
acciones
Recoleccin de la
de la entidad
ales
preventivas
reas
y/o
Lder de
preventivas
o
informacin
- Planes de
- Informes de
procesos de
equipo auditor
correctivas
Preparar
mejora
auditora
la
empresa
encontradas.
conclusiones de la
vigentes
- Planes de
Realizar acta de
auditora
Auditoras
mejoramiento
cierre de auditora
Reunin de cierre
anteriores
Se realiza informe
Informe de auditora
forme de
definitivo en el
Distribuir el informe
uditora
formato
Realizar seguimiento
correspondiente, el
cual ser
enviado aseleccionados por procesos
d. Auditores
las directivas para
su revisin. El
NOMBRE
CARGO
informe debe ser
ELABOR
Alejandro Lesmes
Analista de Calidad
entregado mximo
REVIS
Ricardo
Anaya
Jefe Oficina Control Interno
ocho (08) das
APROB
Ricardo Anaya
Jefe Oficina Control Interno
despus
de haber
realizado
la
e. Recursos necesarios
auditora.
ntrega
Se enva mediante
Recursos
Humanos: Profesionales de la oficina de control interno. Auditores de
forme
oficio
al
calidad dedel
la entidad, financieros, viticos, papelera y tiles.
responsable
proceso auditado y
Tecnolgicos
Hardware: Equipos de cmputo e impresoras Software: Internet,
al auditor
lder.

a ones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina

p de control interno.
l
i
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoria
c
a
RIESGOS ASOCIADOS
t
PROBABILI
VALORACIN
IMPACTO
DAD
DEL RIESGO (I+P)
DEL
DESCRIPCIN
POSIBLES
MANEJO
i NOMBRE
MEDIDAS
RIESGO
DEL RIESGO
CONSECUENCIAS
DEL RIESGO
1
2
3
1
2
3 A T M I IN
v
Que el programa
o
Deficiencia en el
Asumir,
de auditora no
Capacitacin
Incumplimiento
seguimiento a la
X
X
X
reducir
el
s
se cumpla en su
los auditores
gestin y calidad
riesgo
totalidad
,
o
f
f
i
c
e
.

Inexactitud

Decisiones
Informes
no equivocadas
basados en las basadas en informes
evidencias
no ajustados a la
reales
realidad
de
la
organizacin

Asumir,
reducir
riesgo

el

Capacitacin a
los auditores

A: Aceptable
I
n T: Tolerable
f
M: Moderado
r
a I: Importante
e
s IN: Inaceptable
t
r
u
2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe
c
contener lo siguiente:
t
u
a. Objetivos y alcance de la auditora
r
a
: OBJETIVOS: Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin
disciplinaria de la XYZ Consultores.
I
n ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el
s concepto de gastos generales de XYZ Consultores.
t
a b. Procesos a ser auditados
l
a Procesos Estratgicos:
c - Planeacin estratgica
i - Desarrollo del plan estratgico
- Desarrollo de planes operativos anuales

e intervencin
Proceso disciplinario

Pr
o Procesos Anlogos y apoyo
c - Proceso atencin al pblico
e - Proceso estratgico
s - Proceso de contratacin
o - Proceso financiero
s - Proceso de gestin humana
- Procesos de tecnologa informtica
M
i Procesos de evaluacin y control
s - Sistema de Gestin de Calidad
i
o c. Criterios de auditoria y documentacin de referencia
n
a - Elaborar el Plan de Visita de Auditora
l - Precisar los detalles de la auditora tales como:
e
o Determinacin del tipo de auditora
s
o Determinacin de equipos y medios de almacenamiento electrnico a utilizar
:
o Consideracin y definicin de fechas, inicio y terminacin, actividades in-situ,
P
preparacin y entrega de informe.
r
o Asignacin de tareas al equipo auditor
o
o Determinacin de recursos necesarios
c
e
Definir:
s
Objetivos
o
Alcance
Antecedentes
p
r - Someter el plan de visita de auditora a aprobacin del jefe de la oficina de control
e
interno
v - Generar comunicaciones necesarias
e - Abrir archivo documental de la auditora
n
ti d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora
v
o Cronograma:
P Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditora.
r
o Siguiendo la NTC 19011:2002 Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin
c de Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales, para lo cual la secuencia a
e seguir sera:
s - Preparacin del Plan de Auditora
o - Asignacin de las tareas al equipo auditor
- Preparacin de los documentos de trabajo
d - Reunin apertura (Fecha prevista para su celebracin)

P
n y distribucin del informe de auditora
r
e e. Mtodos de auditora a utilizar
p
a Mtodo deductivo, para aplicarlo se necesita:
r - Formulacin de objetivos generales y/o especficos del examen a realizar
a - Declaracin de normas de auditora generalmente aceptadas y principios de
c
contabilidad de general aceptacin
i - Conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
- Formulacin de juicios sobre el sistema examinado tomado en conjunto
n
i f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor
n
f - Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en
o
coordinacin con las unidades administrativas correspondientes
r - Organizar equipos de auditoria para realizar exmenes programados
m
e
3. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especifica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas
Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
d
desarrollo de esta actividad.
e
au
d
it
o
r
a
Ap
r
o
b
a
c
i

Para llevar a cabo una auditora es indispensable contar con un equipo de

auditores capaces de generar comunicacin efectiva y neutral con el auditado,
adems de comunicacin eficaz entre el equipo de auditora (auditor lder y
equipo auditor) y la gerencia.
Se debe optar por generar un clima favorable y de cooperacin entre las partes a
fin de garantizar el desarrollo adecuado de la auditora.
Antes de iniciar una auditora es necesario revisar todos los factores que se
consideren relevantes para el adecuado desarrollo de la auditora, solicitando de
antemano la informacin que se considere necesaria que puede ir desde
organigrama, diagrama de flujo de procesos, manuales de procesos, manuales
de funciones, fichas tcnicas Antes de llevar a cabo la auditora tambin debe
elaborarse el check list, requisitos internos y externos.

Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad
"Planificacin y preparacin de auditoras".
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Disea un programa de auditora teniendo en cuenta la empresa en la que se
aplica y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditora teniendo en cuenta los criterios necesarios para su
elaboracin y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.