Lic.

Bethzabe Granados Prez

Asignatura: Gestion Secretarial II

INCOS LA PAZ

SISTEMA GEOGRAFICO Y SISTEMA NUMERICO

SISTEMA ALFABTICO GEOGRFICO

CONCEPTO
Archivo alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la organizacin de
los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localizacin, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar,
por orden alfabtico.
Este sistema es similar al alfabtico nominativo (personas naturales y razones
sociales), porque la clasificacin final se hace tambin por nombres de
individuos y empresas.
USOS
Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:

agencias, distribuidores, concesionarios, etc.

instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.

transporte, etc.
ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRFICOS
En primera instancia ira:

alfabeto y abarcara todos los pases que comiencen por la A, (Argentina,

Alemania, Angola).

Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

pas donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden

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alfabtico y en ese orden ir primero Buenos Aires que Rosario, ambas

ciudades de Argentina.

su vez irn en estricto orden alfabtico ya sea como persona natural o

jurdica.

El archivo geogrfico es el sistema de archivar los documentos por el nombre

de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los
documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan
por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.
Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores,
se usan guas divisionarias a cinco cortes en cuyas pestaas se anotan los
nombres geogrficos en el orden de su divisin poltica: nacin, estado, ciudad,
pueblo, etc.; ordenadas alfabticamente, o bien, por los apellidos y nombres de
los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guas y en una
distribucin alfabtica dentro de cada lugar.
En tales condiciones el sistema es puramente geogrfico, o una combinacin
del geogrfico con el alfabtico de nombres de personas fsicas o morales, o
asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares
geogrficos en ordenamiento estrictamente alfabticos; pero requiere del
catlogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o
instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetizacin se hace
siguiendo la regla general de la materia.
En cuanto a la redaccin de los nombres geogrficos, y a fin de evitar
repeticiones, se tratar en las reglas de redaccin de catlogos.
No slo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando
viajamos; tambin el archivo se apropia del sistema geogrfico para organizar
la corespondencia de su clientela; y es asi como por medio de mapas, rutas,
etc, la empresa se vuelve cada dia mas eficiente, ubicando con prontitud a sus
clientes y proveedores.
Resultar de mucha importancia y de gran sencillez para el estudianate de
archivo conocer el sistema alfabetico geogrfico por cuanto se basa en el
alfabetico nominativo que ya domina.

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Archivo alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la organizacin de

los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localizacin, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar,
por orden alfabtico.
En este sistema es similar al alfabtico nominativo (personas naturales y
juridicas), porque la clasificacin final se hace tambin por nombres de
individuos o empresas.
USOS
Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:
1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2) En instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.
3) En empresas de servicios pblicos como luz, telfono, gas, etc.
4) En compaas dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS
Todo archivo geogrfico
1) Un archivo principal:

consta

de

dos

elementos

importantes:

Se ordena alfabticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones,

etc,
y
puede
organizarse
de
la
siguiente
forma:
a)Con guias alfabticas y con guias de divisiones geogrficas o politicas.
b)Con
solo
guias
de
diviciones
geogrficas
o
politicas.
Un tarjetero o fichero:
a)Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por
ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes
organizado por territorio; en este caso sera conveniente tener una lista,
alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado
geogrficamente.
Un mapa, una gua:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geogrficamente o por
zonas o direcciones.

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(1) La guia alfabetica

(2) La guia del pais
(3) La subguia de ciudad
(4) La carpeta individual del cliente
(5) La carpeta de varios

F) el ndice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organizacin, para

determinar
la
primera
y
la
ultima
letra
del
ndice.
Organizacin del tarjetero auxiliar
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabtico, sin
tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un
archivo alfabtico nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.
Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisin se
organiza as:
Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal,
que puede ser en Colombia el departamento de BOLIVAR
enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el
departamento de Bolvar, la capital es CARTAGENA
luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los
documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabtico, por ejemplo
UMAIMA HADRA & HNOS. LTDAfinalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o
MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo,
para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.
SISTEMA NUMERICO
Tcnicas de Archivo, sistema numrico
Qu es el sistema numrico? Consiste en asignar nmeros consecutivos a las
personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las
carpetas, para despus archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha
con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se archivarn en
orden alfabtico en un cajn o fichero.
Ventajas Desventajas Su carcter es limitado. La localizacin del
documento clasificado Lectura rpida. resulta difcil si no se reconoce el

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numero. Exactitud. Es necesario una gua de Carencia de dudas o

confeccin de localizacin. errores. Necesita un ndice. La falla de un
documento se pone de manifiesto inmediatamente. Posibilidades de
intercambiar nmeros.
Clasificacin :NumeroConsecutivo:Se asigna un nmero a cada documento y
ste ser elque se utilice para clasificarlos y ordenarlos. Laasignacin de
nmeros ser realiza por orden de llegada.
Clasificacin Cronolgica:El criterio que se utiliza es segn el tiempo de vida
deldocumento. Primero se ordenan por el ao, despus porel mes y finalmente
por el da. Se emplea parainformacin de carcter financiero o econmico o en
larelacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,etc. Clasificacin en
numero de serie:Consiste en asignar un numero de organizacin en lugar
deseguir un orden consecutivo, reservando bandas de nmerospara
determinados asuntos. Por ejemplo, todas las facturasestarn en el archivo n
1 los reclamos en el archivo n 3 .
Clasificacin por decimal o por numero en cdigo:Consiste en asignar a los
documentos categoras ysub-categoras, representadas cada una de ellas por
undgito, que despus se expresar en forma de nmero. Clasificacin
numrica terminal: Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior
surge el sistema de clasificacin por el ltimo dgito.
Los sistemas de archivo numricos asignan nmeros a cada archivo
o informacin de registro que contiene. La numeracin podra extraerse de la
misma documentacin (por ejemplo, nmeros de orden de compra), en nmero
de archivos en el orden de generacin de registros (de 1 a 1000), el uso de la
numeracin de la seccin donde los archivos numerados en los puntos (o
categoras) como el 100, 200, 300, etc., pertenecen a las subpartidas de
materias especficas o usando decimales (similar al sistema decimal de
Dewey). Sistemas de archivo numricos incluyen frecuentemente un ndice de
archivos para ayudar en la recuperacin de registros.
La codificacin numrica permite el cambio de secciones enteras de los
registros mientras se mantiene la secuencia correcta. Los registros se
presentan de forma consecutiva, de derecha a izquierda y de arriba abajo. Los
archivos Directos numricos estn organizados en orden consecutivo y
creciente, de menor a mayor nmero. Archivos Duplex numricos tienen dos o
ms conjuntos de nmeros separados por guiones, comas o espacios, y
presentados por el set inicial seguido de los nmeros siguientes. Archivos de
ndice cronolgico son sistemas numricos por ao, mes y da. Sistemas de
terminales dgito-numrico permiten agrupar archivos en las estanteras, la
organizacin de los archivos en el ltimo nmero (de dos a cuatro dgitos)
como el elemento principal de presentacin, y registros de presentaciones

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consecutivas por ltimo nmero, el nmero medio, entonces primer

nmero. Requisitos de espacio en las estanteras se determinan fcilmente
mediante la agrupacin de los registros por secciones numricos, 10s, 100s,
1000 de los registros por estante o estantera. Adems, la organizacin de
grabacin se va aumentado por la indexacin de archivos.
Ventajas
El
sistema
numrico
posee
varias
ventajas
como
lo
son
La
confidencialidad,
rpida
identificacin
de
la
secuencia,
expansin limitada, usos mltiples del tarjetero ndice del sistema, las
referencias no recargan el archivo principal, nmeros que identifican a los
corresponsales, los patrones numricos facilitan la identificacin de datos, el
uso de los nmeros reduce el ancho del rotulo, los nmeros son identificados
particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los dems los
sistemas de organizacin del archivo numrico.
Organizacin del archivo numerico
Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numrico y es
muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad
y fcil expansin.
Los componentes del sistema numrico se componen por cuatro partes
bsicas:
Al archivo principal
El archivo miscelneo alfanumrico
El tarjetero ndice
El registro de nmeros asignados
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos
El archivo miscelneo alfabtico se conservan todos los documentos de los
corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se
dispongan de ellos.
El Tarjetero ndice se organiza en el orden alfabtico por el nombre de cada
corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numrico por
que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la
relacin de los nmeros asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que
se asignen a ms de un corresponsal.

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Usos de tarjeteros numericos

Para diferentes propsitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en
orden numrico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los
clientes separan mercanca y a las cuentas de los clientes q separan
mercanca y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirve para llevar las
anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de
uso frecuente se utiliza una gua para cada diez tarjetas. La informacin
registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos
computarizada
Sistema numerico SISTEMA
organizacin de los archivos

GEOGRAFICO

y de colores para la

Los sistemas numricos son varios los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numrico corriente es el sistema numrico ms conocido; en los dos
dgitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a
derecha, y se asignan en orden ascendente, sea, de menor a mayor.
Sistema de dgitos centrales en este sistema, los nmeros de divide en grupos.
Los expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dgitos del centro,
luego segn los dgitos de la izquierda y finalmente se toma en consideracin
de los de la derecha.
Sistema de dgitos terminales de acuerdo con este sistemas, el numero se lee
de la derecha a la izquierda, cada numero generalmente se utiliza y se divide
en tres grupo, cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dgitos.
Sistema alfanumrico combina letras con nmeros. A las letras se les asigna
un significado especial este sistema se estudia al final del captulo.
En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son variaciones de
los q se acaban de presentar.

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SISTEMA GEOGRAFICO

GAVETA HORIZONTAL

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CARPETA COLGANTE

CARRO PARA CARPETAS COLGANTES

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SISTEMA NUMERICO

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