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MCM LXIII

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CIO
RA

esan
Gerencia de proyectos de
Tecnologas de Informacin
Sesiones 9-10

Eddy Morris
emorris@esan.edu.pe

Anexo 4762

ES
C

Controlar los costos: La Herramienta del Valor

Ganado (EVM)
El proceso de Controlar los costos del proyecto busca las causas de las variaciones
positivas y negativas que se dan en el proyecto.
Este proceso tiene como finalidad:
Influir sobre aquellos factores que producen cambios en la lnea base de costo.
Gestionar las solicitudes de cambios cuando y a medida que se produzcan y
comunicar estos cambios.
Asegurar que los posibles sobre-costos no excedan la financiacin autorizada para
el proyecto.
Realizar seguimiento al rendimiento del costo para detectar y entender las
variaciones con respecto a la lnea base de costo.
Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea base de costo.
Actuar para mantener los sobre-costos esperados dentro de lmites aceptables.
Valores
Acumulativos

PV

El grfico muestra las curvas correspondientes al

Valor Planificado (PV), Costo Actual (AC) y Valor
Ganado (EV)

AC

EV
Hoy

MEDICIN DE VALOR GANADO

Siglas

Trmino

Interpretacin

PV

Valor Planificado

Al da de hoy Cul es el valor

estimado de los trabajos
planificados por hacer?

EV

Valor Ganado

Al da de hoy Cul es el valor

estimado de los trabajos
realmente realizados?

AC

Costo Real

Al da de hoy, Cul es el costo

real incurrido para el trabajo
realmente realizado?

BAC

Presupuesto hasta la Conclusin

Cunto se presupuest para el

esfuerzo total del proyecto?

EAC

Estimacin a la Conclusin

Cunto es lo que actualmente

se espera que cueste el proyecto
total?

ETC

Estimacin hasta la conclusin

A partir de este momento,

Cunto ms se espera que
cueste para terminar el proyecto?

VAC

Variacin a la Conclusin

Al da de hoy, Cunto por

encima o por debajo del
presupuesto se espera estar al
final del proyecto?

Frmulas e Interpretaciones del Valor Ganado

Nombre

Frmula

Interpretacin

Variacin del
Costo (CV)

EV-AC

Negativo, est por encima del

presupuesto.
Positivo, est por debajo del
presupuesto.

Variacin del
Cronograma (SV)

EV-PV

Negativo, est detrs del cronograma.

Positivo, est por delante del
cronograma.

ndice de
desempeo del
Costo (CPI)

EV/AC

ndice de
desempeo del
Cronograma (SPI)

EV/PV

Se est obteniendo un valor de X$ por

cada dlar gastado. Indica eficiencia del
uso del dinero invertido en el proyecto.
Slo estamos progresando a un X% del
nivel planificado originalmente.

Frmulas e Interpretaciones del Valor Ganado

Nombre

Estimacin a la
Conclusin (EAC)
A partir de la fecha,
Cunto esperamos
que cueste el
proyecto total?

Frmula

Interpretacin

BAC/(CPI
acumulado)

Se utiliza en caso ocurran variaciones del

BAC o si se continuar al mismo ritmo de
gasto.

AC + (ETC
ascendente)

Calcula el costo real ms una nueva

estimacin para el trabajo restante. Se utiliza
cuando la estimacin original fue errnea.

AC + (BAC EV)

Calcula el costo real a la fecha ms el

presupuesto restante. Se utiliza cuando se
cree que las variaciones actuales sern
atpicas. La frmula es AC: ms el valor
restante del trabajo a realizar.
Calcula el costo real a la fecha ms el
AC + ((BAC
presupuesto restante modificado por el
EV)/(CPI
rendimiento. Se utiliza cuando se cree que las
acumulativo x
SPI acumulativo) variaciones actuales sern tpicas. La frmula
asume un pobre rendimiento de costo.

Frmulas e Interpretaciones del Valor Ganado

Nombre
ndice de
desempeo del
trabajo por
completar (TCPI)

Frmula

Interpretacin

(BAC EV)/(BAC Esta frmula divide el trabajo restante

AC)
a realizar entre el dinero restante para
hacerlo.

Estimacin hasta
la conclusin
(ETC)

EAC AC

Variacin a la
conclusin (VAC)

BAC EAC

Cunto ms costar el proyecto?

Cunto por encima o por debajo del

presupuesto se estar al final del
proyecto?

Controlar los costos

Mediciones del valor ganado
Earned Value Measurement

Ejercicio:
Se tiene un proyecto para crear una nueva muralla. La muralla debe tener 4 lados, cada lado va a tomar 1 da en crearse y
est presupuestado en $1.000 por lado. Se planific que los lados deben ser completados uno despus del otro. Hoy da es el
final del da 3.
Usando el siguiente diagrama de estado del proyecto, completar la tabla con los clculos correspondientes, adems
interpretar el significado de cada respuesta. Para mayor exactitud en los clculos trabaje con tres decimales.

Actividad

Da 1

Da 2

Da 3

Da 4

Estado
(Fin del da 3)

Lado 1
Lado 2
Lado 3
Lado 4

Completo se
gast $
1.000

S---------F
S--------PF

-----F

Completo se
gast $
1.200

PS--S--PF

50% hecho,
se gast
$600

PS-----PF

An no se
inici

Leyenda: S= Inicio Real, F=Fin Real, PS=Inicio Planificado, PF=Fin Planificado

Asignacin de Personal
Llenar y mantener ocupados adecuadamente los puestos que
fueron establecidos para la estructura organizacional del proyecto

Actividades
Llenar los puestos.

Entrenar el personal.
Evaluar el personal.
Compensar.
Terminar asignacin de personal.

La asignacin de Recursos
Los recursos son limitados.
Deben tomarse en cuenta las habilidades requeridas para ejecutar el
trabajo.
El tamao del equipo depende del nmero de tareas del proyecto y el
esfuerzo necesario para llevarlas a cabo.
No olvidar otros tipos de recursos : equipo, materiales, etc.

Direccin de Proyectos
Actividades

Dirigir proyectos de TI consiste en todas

las actividades administrativas que tratan
de los aspectos interpersonales por los
cuales el personal del proyecto comprende
y contribuye al logro de las metas del
proyecto, una vez que han sido entrenados
y orientados.

Proporcionar liderazgo.
Delegar autoridad.
Coordinar actividades.
Facilitar las comunicaciones.
Resolver conflictos.
Administrar los cambios.

Teorias X e Y

A la gente no le gusta
trabajar

A la gente le gusta
trabajar

La gente debe ser

forzada a trabajar.

La gente trabaja mejor

bajo su propia
direccin

A la gente no le gusta
asumir responsabilidades

A la gente le gusta
asumir responsabilidades

Gestin de conflictos
CORRIENTE TRADICIONAL, est posicin dice que todo
conflicto es malo y que se debe evitar.
CORRIENTE DE LAS RELACIONES HUMANAS, se basa
en la idea de que el conflicto es un resultado natural e
inevitable en cualquier grupo, se debe gestionar.

Manejo de conflictos

Obligar
Apaciguar
Retirarse
Conciliar
Resolver

Gestin de las comunicaciones del proyecto

Planificacin de las comunicaciones

Distribucin de la informacin
Informar el rendimiento
Gestin de stakeholders

Gestin de stakeholders
Stakeholders: Constituidos por los
grupos u organizaciones que recibirn
el impacto del plan estratgico de la
organizacin o que se interesarn en
l.

Incluyen:

Gerentes y empleados
Miembros de las comunidades
ONGs
Clientes o consumidores
Proveedores
Gobierno
Dueos y/o accionistas

Grupo de Inters, rea de influencia (Parte 3)

El Mapa de Stakeholders: La matriz inters/poder

Nivel de Inters
Bajo
Poder
Define el grado en
que los individuos o
grupos son capaces
de
persuadir,
inducir, o ejercer
una
presin
coercitiva
sobre
otros,
para
que
estos
emprendan
determinadas
acciones

A, Esfuerzo mnimo

C, Mantener
satisfechos
Por lo general son pasivos
pero es un riego si pasan a D

Grupo de Inters, rea de influencia (Parte 3)

B, Mantener
informados
Pueden
resultar
unos
aliados
de
crucial
importancia a la hora de
influir sobre la actitud de los
Stakeholders
ms
poderosos

Bajo

Alto

Alto

D, Jugadores clave

COMUNICACIN EFECTIVA

La comunicacin se logra cuando el lder sabe

escuchar y sabe expresarse asertivamente. Sin
embargo, la comunicacin, como toda herramienta
puede ser muy peligrosa. Bien utilizada puede
generar un clima de confianza y unin del lder
con su personal; mal usada puede generar dolor,
rabia e indignacin.

Procesamiento de informacin

Visual
Auditiva
Sensitiva

Comunicacin gestual

Lenguaje de los gestos

Comunicacin mediante movimientos
corporales

Comunicacin intercultural

Direccin de Proyectos de TI

Capacitar al personal

Supervisin/Orientacin

Delegar autoridad

Solucionar conflictos

Coordinar actividades

Facilitar las comunicaciones

Motivar al personal

Medir productividad

Administrar los cambios

Promover la investigacin

Todos deben ganar

Gerencia de Multiproyectos

Definicin del proyecto

1.

Elabore un documento de definicion del proyecto con el siguiente contenido

como mnimo :

Antecedentes
Objetivos:Generales y especificos
Alcances
Justificacin del proyecto
Funciones principales
Factores Crticos de xito
Restricciones del proyecto
Evaluacin del riesgo
Gantt /Pert del proyecto
Recursos
Organizacin
Evaluacin financiera
Criterios de aceptacin
Conclusiones y recomendaciones

Avance: sesion 10

Control de Proyectos
Actividades que aseguren que las operaciones actuales se ejecutan de
acuerdo a lo previsto. Mide el cumplimiento de planes y estndares.

Estndares

Procedimientos
Calidad
Estimacin
Seguridad

Sistema de Monitoreo e Informes.

Avance de proyectos
Aspectos contractuales
Control presupuestal
Informes de uso de tiempo.
Resumen Gerencial
Actas de reuniones
Balanced Scorecard
Otros

Control de proyectos
Comit de
InformticaGer
encia de TI

Lider del
Proyecto
Gerencial

Gerente del
Proyecto

Usuarios

O&M

Actas
Agendas
Informes de avance
Informes gerenciales
Distribucin de tiempo
otros

Equipo de TI

Qu informes conforman su sistema de control de proyectos?

Quin prepara el informe?
Quin recibe el informe?

Control de Resultados
Control de avance y cumplimiento de plazos y presupuesto.
Control de calidad.
Comprobacin de la ptima aplicacin de los recursos
(personal, equipo).
Verificacin de la participacin del
usuario.
Medicin de mejora de productividad.
Evaluacin de beneficios
Evaluacin post-proyecto

REPORTES Y CUADROS DE CONTROL

1. SEGUIMIENTO Y AVANCE

3. RECURSOS

Informe Gerencial del

Proyecto

Control Econmico del

Proyecto

Informe de Avance del

Proyecto

Reporte de Utilizacin de
Insumos

Reporte de Horas
Trabajadas

2. CALIDAD

Informes de Revisin del

Proyecto

4. ACTAS DE REUNIONES

Actas de Aceptacin

5. AGENDAS DE REUNIONES

Principales Reportes del Sistema de Control

REPORTES

ELABORADO POR

DIRIGIDO A

FRECUENCIA DE
ELABORACION

CONTROL DE SEGUIMIENTO Y AVANCE

1
2

3
10
11

Distribucin Semanal de horas trabajadas

Informe de Avance del Proyecto

Informe Gerencial del Proyecto

Control Econmico del Proyecto
Reporte de Utilizacion de Insumos

Por los miembros del equipo

tcnico del proyecto
- Lder del Proyecto
Lder del Proyecto
- Gerente del Proyecto
- Director del Proyecto
- Cliente
- Gerente de Tecnologa de
Informacin
Gerente del Proyecto
- Alta gerencia (a solicitud)

Semanal
Semanal

Semanalmente

CONTROL DE CALIDAD

4
5
6

Memorandums de riesgo.

Gerente del Proyecto

Informes de Revisin del Proyecto

Lder del proyecto

- Lder del Proyecto

- Miembros del equipo tcnico y
de usuarios
- Gerente del Proyecto
- Lder usuario

Actas de Aprobacin
Informe de Cierre del proyecto

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto

- Cliente
- Todo el equipo

Eventualmente
Por cada reunin de revisin o
prueba del sistema
Por cada entregable en cada etapa
o fase del proyecto
Cierre del proyecto

CONTROL DE RECURSOS
10
11

Control Econmico del Proyecto (Real vs. Presup)

Reporte de Utilizacion de Insumos

Reporte de Horas Trabajadas (Real vs. Presup)

Gerente del Proyecto

- Director del Proyecto
Gerente del Proyecto
- Director del Proyecto
Por los miembros del equipo
tcnico y de usuario del
proyecto
- Lder del Proyecto

CONTROL Y ADMINISTRACION DE CAMBIOS DEL ALCANCE

8 Solicitud de cambios
Lder Usuario

Gerente del Proyecto

8
9

Lder Usuario
Director del Proyecto

Aprobacin de cambios
Informe de Control de cambios

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto

Semanal
Eventualmente
Por cada solicitud de cambio
recepcionada.
Semanalmente

Costo Acumulado Presupuestado vs. Acumulado Real

Costos del Proyecto

Acumulado por Rubro

REUNION DEL COMIT DE DIRECCIN DE TI

Reporte de Utilizacin de Insumos
(NOMBRE LARGO DEL PROYECTO)
Proyecto:
Fecha
Semana:
Hora
Codigo
Lugar

I.
1.
2.
3.

Area :
:

ACTA N ....

dd/mm/aaaa

Del.............al.........
Coordinador de T. I. :
: del 2001 hh:mm
Cons. Real
Progr. Observaciones
Nombre del :Insumo
Consumosse llevara
Saldos a cabo
IndicarIngresos
lugar donde
la/ Cons.
reunin
Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

A. Consumo
de Materiales Directos
ASISTENTES:
Sr. Nombre Apellido
....
....

Indicar dependencia
...
...

II.
1.
2.

AGENDA
Detallar.
.......
Sub - total

III.
1.
2.
3.

INFORMES
B. Consumo
de Materiales Indirectos

IV.
1.
2.
3.
4.

ACUERDOS
Detallar los acuerdos tomados por los participantes.
Sub
...- total

Detallar los informes realizados por los participantes de la reunin.

.......

ltimoTotal
acuerdo
C.ElConsumo

debe indicar hora y lugar de la prxima reunin a realizarse.

Lima,
FIRMAS

Nombre y apellidos
del Coordinador de T. I.

Fecha

El director del proyecto y el control

Monitoreo y control de la ejecucin de

proyectos

Dashboard

Grficas
Para una mas amigable
interface podra
manejarse diferentes
charts a nivel de
usuario, como estatus
general, diagramas de
torta, etc.

Control por el movil

Control de proyectos

Control de proyectos

Agenda

Revisin de Actividades Recientes

Hitos y Plan de Proyecto

Diseo de la Solucin
Milestones
Temas a Revisar / Riesgos
Prximas Actividades
Preguntas

Control de Proyectos: Hitos y Plan,

ajustado
May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Preparacin Proyecto
Planos del Negocio
Realizacin
Preparacin Final
Go Live
Soporte

Posicin Actual
Rojo: Actividad retrasada
Amarillo: Actividad en proceso, con cierto grado de retraso
Verde: Actividad completa

Azul: Actividad en proceso, curso normal sin terminar

Plomo : Actividad no iniciada

Nov

Dic

Ene

Diseo de la Solucin ERP

Al Jueves 05/May

: Finalizado

: Retraso crtico

: Retraso no crtico

: A tiempo

tem
% Avance General BBP Plan / Real 50% / 53%

Fase II: Business Blueprint

Workshops
Estructuras Organizativas
ndice de Procesos
Detalle de procesos: (Plan / Real)

Mdulo

Semana 5

Estado

Semana 4

Contabilidad

50% / 50%

30% / 20%

RRHH

50% / 27%

30% / 20%

Unidades

50% / 55%

30% / 20%

Repuestos

50% / 13%

30% / 20%

Servicios

50% / 25%

30% / 20%

Renta

50% / 100%

30% / 20%

WM

50% / 100%

30% / 0%

BBPs:
Totales

BPP
Pendientes

BPP
Pend.Aprob

BBP
Aprobados

15

11

15

15

15

16

13

16

16

16

Balanced Project management

El Balanced Project Management es una herramienta gerencial fundamentada
en el uso del BSC en la Direccin y Gestin de Proyectos. Por tanto, permite
realizar una gestin balanceada sobre las cuatro perspectivas (financiera,
clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento), con sus respectivos
objetivos e indicadores de desempeo. A partir de esas mtricas, el Project
Manager puede controlar y basar las decisiones de sus proyectos, midiendo y
estimando el desempeo real en el logro de los objetivos planteados.

Balanced Project management

Trabajo
Disee un sistema de control de proyectos
Comit de
InformticaGer
encia de TI

Lider del
Proyecto
Gerencial

Gerente del
Proyecto

Usuarios

O&M

Actas
Agendas
Informes de avance
Informes gerenciales
Distribucin de tiempo
otros

Equipo de TI

Qu informes conforman su sistema de control de proyectos?

Quin prepara el informe?
Quin recibe el informe?
Que indicadores y grficos debe considerar?
Elabore un prototipo

Prxima clase

Turner

PREGUNTAS?

Eddie Morris
ESAN
Tel: 317-7200 - 2316
Email: emorris@esan.edu.pe