Constitucin de empresa

conformado por el salario bsico, los recargos diurnos y nocturnos,

las horas extras, los dominicales y festivos, las comisiones,
auxilio de transporte, entre otros.
4. Las deducciones, entre las cuales se contemplan los descuentos y
Las apropiaciones son los
valores que la empresa
debe
pagar:
salud
y
pensin en el porcentaje
que corresponde, riesgos
profesionales, apor- tes
parafiscales (Sena, Caja
de compensacin y el
Institu- to de bienestar
familiar), las prestaciones
sociales
(Prima
de
servicios,
cesantas,
intereses sobre cesantas,
dotacin) y las vacaciones.

los aportes.
5. Las apropiaciones de nmina.
Frente al tem 5, se debe tener en cuenta que se denominan
apropiaciones de nmina porque a diferencia del devengado que
debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en
los primeros das del siguiente mes o un ao despus dependiendo
del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder
contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos
valores.
Toda nmina est conformada por las partes enunciadas, pero no en
todas las nminas se deben pagar todos los conceptos mencionados
aqu por cuanto algunos dependen de los montos del ingreso del
empleado como es el caso del Fondo de Solidaridad Pensional y la
Retencin en la Fuente, o los crditos por libranza que no todos los
empleados tienen.
Por otra parte, la empresa debe tener en cuenta que no puede
descontar del sueldo del empleado valores que no estn autorizados
por el mismo trabajador, por ley o autoridad judicial competente.
Cuando a un trabajador le resulta un faltante, algunas empresas se
lo descuentan del sueldo por la derecha, algo que la ley de forma
enftica prohbe si no se tiene la autorizacin del empleado.
EI resuItado de restar Ias deducciones aI totaI devengado, es Io
que conocemos como eI neto a pagar, es decir, Io que efectivamente
recibe eI trabajador.

OflS7I7VIfl

d@
@

Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
En todas las empresas el departamento encargado de la elaboracin
y registro de la nmina deber tener una hoja de vida de cada uno de
los empleados en la que se registre: el nombre, fecha de nacimiento,
cdula de ciudadana, fecha de ingreso a la compaa, periodos de
vacaciones disfrutadas, salario, incrementos salariales y fecha del
incremento. Ver figura 7.1.
Con el fin de ilustrar cada paso de liquidacin de una nmina vamos a
utilizar el siguiente ejemplo:
En Ia empresa EI Porvenir Ltda. tienen Ios siguientes empIeados:

Un bodeguero que ingres a la compaa el 1 de julio de 20XX, con

un salario desde el 1 de Enero de 20XX de un salario mnimo.

Una secretaria que ingres a la compaa en febrero de 20XX

y actualmente recibe un salario equivalente a uno y medio salario
mnimo legal vigente (SMLV).

Un asistente de contabilidad con un salario actual equivalente a

dos salarios mnimos legales vigentes, quien ingres a la compaa
el 1 de Octubre de 19XX.

Un vendedor con un salario bsico de $800.000, ms comisiones

sobre ventas del 0.5%. Ingres a la compaa el 1 de Septiembre
de 20XX.

Un contador con un salario equivalente a cinco salarios mnimos

legales vigentes, quien ingres el 1 de Mayo de 20XX.

Un gerente con un salario mnimo integral quien ingres el 1 de Mayo

de 20XX.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
HOJA DE VIDA EMPLEADOS
NOMBRE:
CODIGO :

FOTO

Documentos de Identificacin
Documento de Identidad:
Nmero:
Lugar:
Libreta Militar:
Clase Libreta:
Distrito Militar:
Lic. Conduccin:
Categora:

Pasaporte:
Certificado Judicial:
Matrcula Profesional:
Tarjeta Profesional:
Otro Documento:

Fecha vencimiento:
Fecha matrcula:
Fecha tarjeta:

Datos Personales
Fecha de Nacimiento
Pas
Departamento
Lugar de Nacimiento
Nacionalidad
Direccin:
Barrio:
Telfono:

Sexo:
Grupo Sanguneo:
Estatura:
Estado Civil:
Nivel Estudios:

Seguridad
Nmero de Contrato
Tipo de Contrato:
Fecha de Ingreso:
Fecha de Retiro:

Entidad Salud
Entidad Pensin
Entidad Cesantas

Historico de Sueldo
Sueldo Inicial
Incremento Sueldo:
Incremento Sueldo:

Fecha:
Fecha:
Fecha:

Historico de Vacaciones
Descripcin

Fecha Inicial Fecha Final Das Legales Das Tomados

Pagado

Figura 7.1.
Ejemplo de una hoja de registro de empleado.

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Devengado
Teniendo los datos actualizados de cada empleado, vamos a liquidar
la nmina de todo el mes de Marzo de 20XX de la empresa El
Porvenir Ltda.. La empresa deber disear su propio formato o utilizar
un formato de los que ya existen en el comercio.
Teniendo el formato, el primer paso es listar los nombres de cada uno
de los empleados, el cargo, el nmero de das y el sueldo bsico; en
nuestro caso vamos a omitir el nmero de das ya que la modalidad
de pago es mensual.

Tenga en cuenta que siempre tomaremos los meses de 30 das.

Ahora

analizaremos

otros

conceptos

por

los

cuales

estos

empleados recibirn ingresos. Aplicando lo que aprendimos en los

anteriores fascculos, tienen derecho a un auxilio

de transporte

aquellos que devengan hasta dos salarios mnimos mensuales,

suponiendo que el salario mnimo para 20XX es de $600.500. EI
auxiIio de transporte para 2009 es de $70.500, mensuaIes.

Recuerde que debemos totalizar cada columna a la que agregamos datos.

Las ventas de la compaa en este mes fueron de ciento veinte millones

de pesos ($120'000.000): el seor vendedor recibir el 0.5% como
comisin de dichas ventas.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
Comisin por ventas = 120'000.000 x 0.5%
ERIC PASIVE
2013-11-10 00:10:28
Comisin por ventas =
600.000
-------------------------------------------Para sacar comision ...
La jornada del seor bodeguero es de lunes a sbado,
de 3 de la tarde
Total de ventas * 0.5%
= 600.000
a 12 de la noche con una hora de receso en 120.000.000
la jornada.* 0.5%
Como
se

aprecia, 2 horas de las laboradas corresponden a jornada nocturna.

Cada dato obtenido se deber aproximar.

Procederemos a liquidarle al seor bodeguero el recargo nocturno que

le corresponde durante el mes de marzo:
Salario mes
Salario da
Salario hora
Recargo por hora
Das trabajados
Total horas nocturnas trabajadas
Total recargo nocturno

=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=

600.500
600.500 30
20.017
20.017 8
2.502
2.502 x 0,35
876
26
26 x 2
52
876 x 52
45.552

Este nuevo vaIor caIcuIado debe ubicarse en Ia coIumna de recargos.

Otra informacin importante que debemos registrar como conceptos
devengados son las horas extras; para nuestro ejercicio son:

El asistente trabaj durante el mes 8 horas extras diurnas y 6

horas extras nocturnas.

La secretaria trabaj 12 horas extras diurnas, 8 horas extras

nocturnas. Trabaj un lunes festivo, este da adems de las horas
normales, trabaj 1 hora extra diurna y 2 horas extras nocturnas.

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
ERIC PASIVE

Para determinar el tiempo extra de cada persona primero debemos

2013-11-10 00:18:32
--------------------------------------------

saber cunto vale el salario mensual. Este dato lo dividimos por 30

Tiempo extra:
/ 30 dias= Valor del dia trabajo
(das) para establecer el valor del da de trabajo; este valor del da salario
lo

Valor dia trabajo / 8 = Hojas de jornada

diaria (Valor de la hora).

dividimos en 8 (horas de jornada diaria) y hayamos el valor de la hora;
Con el valor de la hora podremos

con el valor de la hora podemos saber el valor de la hora extra diurna,

saber el valor de la hora extra diurna
nocturna dominical.... valor hora * hora
nocturna, dominical o festiva diurna o nocturna, aplicando el porcentaje

correspondiente al dato que queremos conocer.

extra diurna
valor hora * hora extra nocturna
total horas extras diurnas:
hora extra diurna * =

Teniendo el valor unitario de cada concepto, lo multiplicamos por el

nmero de horas trabajadas para hallar el valor total del tiempo extra de
cada persona. En relacin con el ejercicio planteado:
Primero Iiquidaremos eI tiempo extra deI asistente:
Salario mes
Salario da

=
1'201.000
=
1'201.000 30
=
40.033
Salario hora
=
40.033 8
=
5.004
Hora extra diurna
=
5.004 x 1,25
=
6.255
Hora extra nocturna
=
5.004 x 1,75
=
8.757
Total horas extras diurnas
=
6.255 x 8
=
50.040
Total horas ext. nocturnas
=
8.757 x 6
=
52.542
Total tiempo extra = Total hrs. ext. diurnas + Total hrs. ext. nocturnas
Total tiempo extra = 50.040 + 52.542 Total
tiempo extra del asistente = 102.582

EI tiempo extra de Ia secretaria es:

Salario mes
Salario da
Salario hora
Hora extra diurna
Hora extra nocturna
Da festivo
laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

=
=
=
=
=
=
=
=
=
=

00.750
00.750 30
30.025
30.025 8
3.753
3.753 x 1,25
4.61
2.17 x 1,75
6.568
30.025 x 0,75

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
=
22.51
H. ext. Festivo diurna
=
3.753 x 2,0
(75% Recargo dominical+25% recargo hora extra diurna = total recargo
100%)
=
7.506
H. ext. Festivo nocturna
=
3.753 x 2.50
(75% Recargo dominical+75% recargo hora extra nocturna = total recargo
150%)
=
.383
Total horas extras diurnas

=
4.61 x 12
=
56.22
Total horas ext. nocturnas
=
6.568 x 8
=
52.544
Total h. ext. fest. diurnas
=
7.506 x 1
=
7.506
Total h. ext. fest. nocturna
=
.383 x 2
=
18.766
Total tiempo extra = Tot. hrs. ext. diurnas + Tot. hrs. ext. nocturnas + Da
festivo + Tot. hrs. ext. fest. diurnas +Tot. hrs. ext.
fest. nocturnas.
T. tiempo ext. = 56.22 + 52.544 + 22.51 + 7.506 +18.766
Total tiempo extra y recargo dominical de la secretaria = 157.627

En este punto ya tenemos determinados los valores devengados por

los diferentes conceptos para cada empleado de la empresa El Porvenir
Ltda.; eI paso a seguir es estabIecer eI totaI devengado de cada
uno de Ios empIeados y eI totaI devengado por Ios empIeados de Ia
empresa. En Ia figura 7.2 se observa eI formato de nmina incIuyendo
Ios devengados.
DEVENGADO
No .

CARGO

NOMBRES
SUELDO

AUX. DE
TRANS
PORTE

DESCUENTOS

COMISIO
RECARGOS
NES

TOTAL
TIEMPO DEVENGA DO
EXTRA

45.552

716.552

1 Bodeguero

German Torres

600.500

70.500

2 Secretaria

Esperanza Perez

900.750

70.500

3 Asistente

Carlos Pardo

1.201.000

4 Vendedor

Ricardo Nieto

800.000

5 Contador

Cesar Suarez

3.002.500

3.002.500

6 Gerente

Pedro Vargas

7.806.500

7.806.500

TOTALES

14.311.250

157.627

1.128.877

102.582

1.303.582

600.000

141.000

600.000

TOTAL
FONDO DE RETENCION DESCUEN
PENSION SOLIDARID ENLA
TOS
AD
FUENTE

SALUD

1.400.000

45.552

260.209

15.358.011

Figura 7.2.
Formato nmina incluyendo los devengados.

OflS7I7VIfl

d@
@Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Deducciones
La segunda parte de la liquidacin de la nmina est compuesta por
todas las deducciones que se le deben hacer a los empleados.
Legalmente

el

empleador est autorizado a descontar a sus

trabajadores los aportes para salud, pensiones, retencin en la fuente

y embargos judiciales; con una
empleado,

se

le

sindicatos,

fondos

pueden
de

autorizacin

descontar

empleados

cuotas

por escrito
voluntarias

cooperativas,

del
para

prstamos

bancarios por libranza y otros.

En el marco de las deducciones, comenzaremos con los descuentos
de seguridad social por salud. Segn lo estudiado debemos tomar como
base el total del salario de cada empleado, incluyendo el tiempo
extra. Recordemos que el auxilio de transporte no hace parte del
salario, por lo tanto no lo tenemos en cuenta como base para calcular
este descuento.
Para calcular el aporte por salud en el caso de los salarios integrales,
se le debe descontar a ste un treinta por ciento y esta cifra es la
base. El procedimiento para calcular el aporte una vez se tenga
calculada la base de cada uno de los empleados, consiste en
multiplicar esta cifra por el 4% que es el aporte que debe hacer el
empleado a la Entidad Promotora de Salud a la que est afiliado.
El segundo dato de la seccin descuentos es el aporte a los Fondos
de Pensiones. Como ya se vio, este aporte al igual que el de salud es
del 4%.
Debemos determinar el salario base para este clculo, el cual se
establece tomando el total devengado de cada uno de los empleados y
descontando el auxilio de transporte para obtener la base para aplicar el
porcentaje del aporte. En el caso de los salarios integrales se les debe
descontar el 30% para la base.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

ERIC PASIVE
2013-11-10 00:22:30

-------------------------------------------Para calcular el aporte por salud:

Descontar el 30% ... la base
Para Calcular el aporte
La base * 4%

Constitucin de empresa
Teniendo las cifras que se descontarn a cada uno de los empleados
por aportes al Fondo de Pensiones, las registramos en el formato de
nmina en la columna pensin y totalizamos. La siguiente columna
corresponde al aporte que hacen los empleados que devengan ms
de cuatro salarios mnimos, al fondo de solidaridad; este aporte es del
1% del salario de cada empleado.
Teniendo

los

datos

de

los

aportes

de

cada

uno

de

los

empleados procedemos a transcribirlos en el formato de nmina, en la

columna fondo de solidaridad y totalizamos. (Figura 7.3)
DEVENGADO
No .

CARGO

NOMBRES

COMISIO
TIEMPO
SUELDO
RECARGOS
NES
EXTRA

1 Bodeguero

German Torres

600,500

2 Secretaria

Esperanza Perez

900,750

3 Asistente

Carlos Pardo

1,201,000

4 Vendedor

Ricardo Nieto

800,000

5 Contador

Cesar Suarez

6 Gerente

Pedro Vargas

TOTALES

DESCUENTOS

% aporte

TOTAL
FONDO DE RETENCION DESCUEN
SALUD PENSION SOLIDARID EN LA
TOS
AD
FUENTE

646,052

4%

25,842

25,842

51,684

157,627

1,058,377

4%

42,335

42,335

84,670

102,582

1,303,582

4%

52,143

52,143

104,287

1,400,000

4%

56,000

56,000

112,000

3,002,500

3,002,500

4%

120,100

120,100

30,025

270,225

7,806,500

6,005,000

4%

240,200

240,200

60,050

540,450

536,620

536,620

90,075

0 1,163,316

14,311,250

45,552

Base para
aportes

600,000

600,000

45,552

260,209

NETO A
PAGAR

Figura 7.3.
Nmina incluyendo descuentos por salud y pensin.

Ya calculamos los descuentos a los empleados por los aportes a

la seguridad social; nos falta otro descuento que es la Retencin
en la Fuente. Para caIcuIar este impuesto debemos consuItar Ia
tabIa de retenciones para asaIariados deI ao gravabIe en curso,
teniendo eI saIario base de cada empIeado.
Para efectos de la Retencin en la Fuente por ingresos laborales,
la totalidad del salario integral se considera ingreso gravable.

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

10

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
La estructura en los procedimientos uno y dos, con salario normal, inicia
as:
Se suma el total pagos laborales del mes:
En dinero o en especie
Sean o no factor salarial, vacaciones
Viticos permanentes
Directos o indirectos.
Los valores anteriores ya estn incluidos en el salario integral, as que la
estructura de depuracin en el salario integral se inicia con:
Suma total de pagos laborales (Salario integral)
(-) Cesantas, intereses sobre cesantas y prima mnima legal
de servicios
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
Aportes pensionales obligatorios
Aportes voluntarios hasta el lmite legal
Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador:
reembolso gastos, pagos alimentacin, salud y educacin
que cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas
Indemnizacin por accidente de trabajo o enfermedad o que
impliquen proteccin a la maternidad
Gastos de entierro del trabajador
Gastos de representacin de funcionarios oficiales
Exencin para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin
(=) Base de retencin

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

11

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
Teniendo eI vaIor a retener a cada empIeado, segn Ia tabIa de
retenciones

en Ia fuente para asaIariados, se incorporan estos

descuentos en eI formato de nmina.

Si los empleados han autorizado algn descuento para el fondo
de empleados, prstamos o tienen descuentos por embargos
judiciales, se

debern relacionar en una columna llamada otros

descuentos. Teniendo ya

la informacin total de descuentos

relacionados en el formato de nmina, procedemos a totalizar este

concepto.
Por ltimo, hallaremos el valor a pagar de cada uno de los empleados.
As, tomamos el total devengado, menos el total descuentos y ese
valor resultante lo colocamos en la columna neto a pagar. (Figura 7.4).
DEVENGADO

No . CARGO

NOMBRES

TOTAL
AUX. DE
COMISIO
TIEMPO DEVENGA
SUELDO TRANS
DO
RECARGOS EXTRA
NES
PORTE

1 Bodeguero German Torres

600.500

70.500

2 Secretaria Esperanza Perez

900.750

70.500

45.552

DESCUENTOS

TOTAL
FONDO DE RETENCION DESCUEN
SALUD PENSION SOLIDARID EN LA
TOS
AD
FUENTE

NETO A
PAGAR

716.552 25.842

25.842

51.684

664.868

157.627 1.128.877 42.335

42.335

84.670 1.044.207

102.582 1.303.582 52.143

52.143

104.287 1.199.295

1.400.000 56.000

56.000

112.000 1.288.000

3 Asistente Carlos Pardo

1.201.000

4 Vendedor Ricardo Nieto

800.000

5 Contador Cesar Suarez

3.002.500

3.002.500 120.100 120.100

30.025

0 270.225 2.732.275

6 Gerente Pedro Vargas

7.806.500

7.806.500 240.200 240.200

60.050

725.000 1.265.450 6.541.050

45.552 260.209 15.358.011 536.620 536.620

90.075

725.000 1.888.316 13.469.695

TOTALES

600.000

14.311.250 141.000 600.000

Figura 7.4.
Formato de nmina con neto a pagar.

Apropiaciones
Hasta

este

punto

hemos

realizado

la

primera

parte

de

la

liquidacin matemtica de la nmina; ahora procederemos a liquidar la

segunda parte en la cual involucramos los aportes y las provisiones
correspondientes a los empleadores.
Primero se calculan los aportes parafiscales que son: salud,
pensin,

Administradora

de

Riesgos

Profesionales,

Caja

Compensacin Familiar,

12

OflS7I7VI

de

fl d@
@Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. Estos aportes se
deben cancelar mensualmente. La base para caIcuIar todos estos
ERIC PASIVE

aportes es eI totaI de Ia coIumna totaI devengado, menos eI totaI de 2013-11-10

Ia
00:31:10
-------------------------------------------coIumna totaI auxiIio de transporte, menos eI 30% de Ios saIarios

integraIes.
Total devengado
Total Auxilio de transporte
30% Salario integral
Base para calcular aportes =
=

15358.011
141.000
1801.500

=
=
=

15'358.011 - 141.000 1'801.500

13'415.511

Para calcular salud, pension, riesgos

profesionales, caja de compensacion,
ICBF y Sena total devengado -total
auxilio de transporte - 30% de salarios
integrales= rta
Concepto base %
aporte
salud :
rta * 8.5%= pension
rta *12.0%=
arp
rta * 0.522%=
caja de
rta * 4%=
ICBF
rta * 3%=
Sena
rta * 2%=

Teniendo definida la base para calcular cada uno de los aportes

correspondientes al empleado, procedemos a calcularlos como se
observa en la tabla 7.1.
CONCEPTO

BASE
13'415.51 *
Salud
1
13'415.51
*
Pensin
1
ARP
*
13'415.51
Caja de compensacin
*
1
ICBF
*
13'415.51
Sena
13'415.51 *
1
1
Tabla 7.1
13'415.51
1
La segunda parte corresponde al clculo

%
8.5%
12.0%
0.522%
4%
3%
2%

APORT
=
=
=
=
=

E
1'073,241
1'60,61
70,02
325,3
402,465

268,310

que se efecta con el fin

de causar la porcin del gasto mensual que se le adeuda a los

trabajadores por el concepto de prestaciones sociales y vacaciones. EI
empIeador debe efectuar estas provisiones sobre Ia nmina mensuaI.
Recordemos que los salarios integrales tienen incluidas las
prestaciones sociales, ms no las vacaciones. La base para
calcular prestaciones sociales es el total devengado, sin incluir
los salarios integrales. Para nuestro ejercicio (Tabla 7.2):

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

13

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa

Total devengado
Salario Integral

BASE PARA PROVISIONES

15'358,011
- 7'806,500

Total base para provisiones

7'551,511

CONCEPTO
Cesantas
Intereses sobre la cesanta
Prima de servicios

BASE
7'551,511
7'551,511
7'551,511

%
* 8.33%
* 1.00%
* 8.33%

=
=
=

PROVISI
N
62,22
75,515
62,22

Tabla 7.2

Recordemos que las vacaciones se liquidan nicamente con el

sueldo bsico, sin incluir el auxilio de transporte, el valor de las horas
extras, ni el valor del trabajo en das de descanso obligatorio.
Para nuestro ejercicio, la base la determinamos con la sumatoria de
las columnas sueldos, comisiones y recargos como se observa en la
tabla 7.3.
BASE PARA VACACIONES
Sueldos
Comisiones
Recargos

14'311,250
600,000
45,552

Total base para vacaciones

CONCEPTO

14'56,802
BASE

Vacaciones

14'56,802

* 4.16%

PROVISIO
N
= 623,200

Tabla 7.3

En este punto terminamos todos Ios cIcuIos matemticos reIacionados

con Ia nmina mensuaI, para pasar aI tema de Ia contabiIizacin.
7.1

Elabore una tabla en donde se relacionen todos los porcentajes

que deben ser utilizados para liquidar una nmina por los diferentes
con- ceptos. Tanto para el empleador como los descuentos a los
empleados. Incluya los porcentajes del tiempo complementario.
Recuerde anexar el resultado de esta actividad a la carpeta en la
que se organizan los documentos de esta asignatura.

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

14

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Contabilizacin
La nmina como soporte contable origina dos comprobantes de diario que
son: uno, por lo devengado, deducido y pagado, y el otro, por los aportes
y prestaciones sociales. Para registrar en la contabilidad la
nmina debemos utilizar el Plan nico de Cuentas (PUC).
En el comprobante inicial involucramos la primera parte del formato de
nmina;

primero

registramos

los

gastos

correspondientes

sueldos, auxilio de transporte, horas extras, recargos nocturnos,

comisiones; despus debemos registrar los descuentos que se les
han efectuado a los empleados por los diferentes conceptos; stos
son, para la empresa, cuentas por pagar a terceros en nombre de
los empleados. Por ltimo registramos en la contabilidad, el neto a
pagar a cada empleado, utilizando una cuenta de pasivos llamada
salarios por pagar. (Figura 7.5)
EL PORVENIR LTDA.
Comprobante de diario de Nmina
Marzo de 20x9
Codigo de
Cuenta
5105
510503
510506
510515
510518
510527

Detalle

GASTOS DE PERSONAL
Salario Integral
Sueldos
Horas extras y recargos
Comisiones
Auxilio de transporte

No. 101

Parcial

15,358,011

725,000

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

237005 Aportes a EPS

536,620

2380 ACREEDORES VARIOS

238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones

626,696

SALARIOS POR PAGAR

German Torres
Esperanza Perez
Carlos Pardo
Ricardo Nieto
Csar Suarez
Pedro Vargas
SUMAS IGUALES

Creditos

7,806,500
6,504,750
305,761
600,000
141,000

2365 RETENCION EN LA FUENTE

236505 Salarios y pagos laborales

2505
250501
250502
250503
250504
250505
250506

Debitos

Total Devengado

725,000

Deducido

536,620

Deducido

626,696

Deducido

13,469,695

Neto a Pagar

664,868
1,044,207
1,199,295
1,288,000
2,732,275
6,541,050
15,358,011

15,358,011

Figura 7.5.
Comprobante de diario No. 101.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

15

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
En el segundo comprobante de diario registramos la parte inferior del
formato de nmina donde involucramos los gastos de la empresa
por conceptos parafiscales y las provisiones para prestaciones
sociales y vacaciones. (Figura 7.6).
EL PORVENIR LTDA.
Comprobante de diario de Nmina
Marzo de 20x9
Codigo de
Cuenta

Detalle

No. 102

Parcial

5105
510530
510533
510536
510539
510568
510569

GASTOS DE PERSONAL
Cesantas
Intereses sobre cesantas
Prima de servicios
Vacaciones
Aportes a ARP
Aportes a EPS

629,292
75,515
629,292
623,200
70,029
1,073,241

510570
510572
510575
510578

Aportes a fdos de pensiones

Aportes cajas de comp. fliar
Aportes ICBF
SENA

1,609,961
325,939
402,465
268,310

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

237005 Aportes a EPS
237006 Aportes a ARP
237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas
2380 ACREEDORES VARIOS
238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones
2610
261005
261010
261015
261020

PARA OBLIGACIONES LABORALES

Cesantas
Intereses sobre cesantas
Vacaciones
Prima de servicios
SUMAS IGUALES

Debitos

Creditos

5,707,244

2,139,984
1,073,241
70,029

Total aportes empleador

996,714
1,609,961
1,609,961
1,957,299

Total Provisiones

629,292
75,515
623,200
629,292
5,707,244

5,707,244

Figura 7.6.
Comprobante de diario No. 102.

AdicionaI a Ios registros de Ia Iiquidacin y apropiaciones de Ia nmina

se deben reaIizar Ios registros correspondientes a Ios pagos. (Figura
7.7).

OflS7I7VIfl

16

d@
@Nf@S

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
EL PORVENIR LTDA.
Comprobante de diario de Nmina
Marzo de 20x9
Codigo de
Cuenta
2505
250501
250502
250503
250504
250505
250506

No. 103

Detalle

Parcial

SALARIOS POR PAGAR

German Torres
Esperanza Perez
Carlos Pardo
Ricardo Nieto
Csar Suarez
Pedro Vargas

Debitos

Creditos

13.469.695
664.868
1.044.207
1.199.295
1.288.000
2.732.275
6.541.050

13.469.695

1110 BANCOS
111005 Banco de Bogota

13.469.695

13.469.695

SUMAS IGUALES

13.469.695

Figura 7.7.
Comprobante de diario No. 103.

El nuevo sistema implementado por el Gobierno Nacional, a travs del

Ministerio de Proteccin Social, denominado PIaniIIa Integrada de
Liquidacin de Aportes (PILA), busca facilitar a los aportantes los pagos
a la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el
SENA, el ICBF y las Cajas de Compensacin Familiar, ESAP,
Ministerio de Educacin, a travs de transferencias electrnicas.
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el
trmite mensual de los aportantes, ya que evita el diligenciamiento de
un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual,
para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrnica
que le permite el pago integrado. De esta forma se obtienen importantes
ahorros para los aportantes representados en el tiempo de los
mensajeros

encargados

de

recoger

los

formularios

en

cada

administradora y de pagar

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

17

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nmina que
diligencian actualmente los formularios de pago y los trmites y
costos de los procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y
registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena,
etc.
Uno de los requisitos del sistema es que no se admiten pagos
parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la
seguridad social integral y parafiscales, a los que est obligado cada
aportante dentro de los plazos establecidos por el Gobierno.
El comprobante de diario que registra el pago de los aportes a la
seguir- dad social integral y parafiscales se detalla a continuacin en la
figura 7.8.
EL PORVENIR LTDA.
Comprobante de diario de Nmina
Marzo de 20x9
Codigo de
Cuenta

Detalle

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

237005 Aportes a EPS
Aportes trabajadores
Aportes del empleador
237006 Aportes a ARP
237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas
2380 ACREEDORES VARIOS
238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones
Aportes trabajadores
Aportes del empleador
2365 RETENCIN EN LA FUENTE
236505 Salarios y pagos laborales
1110 BANCOS
111005 Banco de Bogota
Pago electrnico Aportes en lnea
Cheque No. 0570 DIAN pago RetFte
SUMAS IGUALES

Figura 7.8
Comprobante de diario No. 104.

No. 104

Parcial

Debitos

Creditos

1,609,861
536,620
1,073,241
70,029
996,714
2,236,657
626,696
1,609,961
725,000
725000
5,638,261
4,913,261
725,000
5,638,261

5,638,261

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

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laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Liquidacin de prestaciones sociales
Las prestaciones sociales se deben liquidar a la terminacin del contrato
o en una fecha determinada, de acuerdo con la Ley. La provisin
debe causarse mensualmente y registrarse en la cuenta para
obligaciones laborales. Al efectuar el cierre contable anual, despus
de realizados los ajustes a las liquidaciones mensuales, se deben
trasladar los saldos del perodo a las cuentas de prestaciones
sociales

consolidadas,

las

cesantas,

primas,

intereses

vacaciones.

Prima de servicios
De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y
diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios
correspondiente a

los trabajadores que tengan este derecho.

Utilizaremos como ejemplo la liquidacin de la prima del primer

semestre de la empresa El Porvenir; tomando la nmina del mes de
marzo y asumiendo que los otros cinco meses del semestre fueron
exactamente

iguales

dicho

mes.

Teniendo

estos

datos

procederemos a liquidar y pagar la prima de servicios a las personas

que tienen derecho a este beneficio.
Inicialmente se toma el promedio mensual devengado de cada uno de
los empleados durante los seis meses; en este caso es el mismo, por
lo cual el clculo se obtiene fcilmente dividiendo por dos y ese es el
valor a pagar por concepto de prima semestral. El empleado de salario
integral no tiene derecho a prima. Se debe efectuar un formato de
liquidacin de prima y hacer firmar a cada empleado cuando reciba el
pago.
La contabilizacin del pago de la prima al seor Torres se muestra en
la tabla 7.4:

Provisin:
cuenta
que refleja la prdida
de valor de utilidad o
absorcin de costos.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

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OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
Cdigo
2610

261020

Cuentas
PARA
OBLIGACIONES
LABORALES
Prima de servicios
Germn Torres

Parcial

Dbitos

Crditos

358,276
358,276

1110
BANCOS
1110501 Banco Bogot
Sumas Iguales

358,276

358,276
358,276

Tabla 7.4

De iguaI forma se deben contabiIizar todos Ios pagos por este concepto.

Figura 7.9
De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de
servicios a los trabajadores que tengan este derecho.
Imagen tomada de:
http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/prima3.jpg

Auxilio de Cesantas
Todo trabajador tiene derecho a un auxilio de cesanta equivalente a un
salario promedio mensual devengado por cada ao de trabajo o
proporcionalmente a la fraccin del ao trabajado.
Utilizaremos un ejemplo para liquidar las cesantas de un empleado de
una empresa que comenz a trabajar el 1 de marzo de 20X8 y a
quien se le deben liquidar las cesantas a 31 de diciembre de 20X8
y consignarlas antes del 15 de febrero de 20X9 en el fondo de
cesantas elegido por el trabajador. El sueldo mensual devengado es
$720.000.
OflS7I7VIfl

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@ @Nf@Sa

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Primero se determina el nmero de das trabajados durante el ao.
Da Mes Ao
31

12

20X8

Fecha de liquidacin

20X8

Fecha de

Ingreso 30

Este empleado trabaj en total diez meses, es decir, trescientos das

del ao, por lo tanto se le deben liquidar las cesantas teniendo en
cuenta que no trabaj el ao completo.
Valor cesanta

( 720.000 x 300 das ) / 360

600.000

EI 31 de diciembre de 20X8, en Ios comprobantes de cierre de ao se

debe recIasificar de Ia cuenta de provisin de cesanta, a Ia cuenta de
cesantas

consoIidadas, eI vaIor que Ie corresponde a cada

empIeado por este concepto.

La contabilizacin en este momento es:
Cdigo

Cuentas
Crditos 2610
OBLIGACIONES LABORALES
261005
Cesantas
2510
251010

Dbitos
PARA
600,000

CESANTIAS CONSOLIDADAS
Ley 50
Sumas Iguales

600,000
600,000

600,000

Tabla 7.5

Antes del 15 de febrero de 20X9 la empresa deber consignar en el

fondo de cesantas a nombre del trabajador los $600.000 y registrar en
la contabilidad este pago as:

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

21

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa
Cdigo
2510
251010

Cuentas

Dbitos

CESANTAS
CONSOLIDADAS
Ley 50

Crditos

600,000

1110
BANCOS
1110501 Banco Bogot

600,000

Sumas Iguales

600,000

600,000

Tabla 7.6

Intereses sobre cesantas

La empresa deber cancelar intereses del 12% a los trabajadores,
sobre las cesantas causadas. Tomando el ejemplo anterior se le
deben cancelar antes del 31 de Enero de 20X9 los siguientes
intereses:
Valor de las cesantas =
Meses trabajados
Porcentaje de intereses
Total intereses

600.000
=
10
=
10%
=
600.000 x 10%
=
60.000

La contabilizacin de estos intereses, de igual forma que las cesantas,

se debe ajustar en el comprobante de cierre anual y reclasificar de la
cuenta de provisin a la cuenta de intereses sobre cesantas as:
Cdigo

Cuentas

Dbitos

2610
261010

PARA OBLIGACIONES LABORALES

Intereses sobre cesantas
60,000

2515

INTERESES SOBRE CESANTAS

Sumas Iguales

Crditos

60,000
60,000

60,000

Tabla 7.7

El da en que se efecte el pago de estos intereses, antes del 31 de

enero de 20X9, se debe contabilizar as:

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

22

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa
Cdigo

Cuentas

Dbitos

Crditos 2515
SOBRE CESANTAS

INTERESES

60,000

1110
BANCOS
1110501 Banco Bogot

60,000

Sumas Iguales

60,000

60,000

Tabla 7.8

Liquidacin de vacaciones
Al realizar la liquidacin de los quince das de vacaciones a que
tiene derecho cada empleado al cumplir un ao de labores, se debe
tener en cuenta el nmero de das calendario que va a disfrutar y
cancelarlos con el ltimo salario devengado.
Vamos a liquidarle las vacaciones al asistente de contabilidad de la
empresa El Porvenir Ltda., quien entr a la compaa el 1 de octubre
de 20X7 y no ha tomado sus vacaciones; sale a disfrutarlas el 5 de
mayo de 20X9 y regresa el 27 de mayo a trabajar. Es importante
eIaborar Ia Iiquidacin de pago de vacaciones y registrar estos datos
en eI Iibro de vacaciones de Ios empIeados o en Ia hoja de vida de
stos.
EL PORVENIR LTDA.
Liquidacin de vacaciones

Lugar y fech Santaf de Bogot, Mayo 5/x9

Nombre:
Carlos Pardo

Periodo:
Cargo:

Vacaciones por disfrutar:

15 das

Fecha de iniciacin de vacaciones:

Fecha regreso al trabajo:
Das Calendario disfrutados:
Ultimo salario devengado
Valor a pagar por 22 das de vacaciones

05/05/20x9
27/05/20x9
22 das
1.201.000
880.733

01-10-x7 al 30-09-x8
Asistente Contabilidad

Recib de conformidad

C.C. 98.753.222 de Bogot

Figura 7.10.
Formato para pago de
vacaciones.

laSVlO HO.
7 S@N@S7f@ f

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

23

Constitucin de empresa
Una vez canceladas las vacaciones al empleado, se debe registrar el
pago en la contabilidad, teniendo en cuenta que este perodo que va a
disfrutar de vacaciones corresponda al ao anterior en su totalidad. Se
debe afectar Ia cuenta vacaciones consoIidadas.
Cdigo

Cuentas

Dbitos

Crditos 2525VACACIONES CONSOLIDADAS 880,733

1110
BANCOS
1110501 Banco Bogot
Sumas Iguales

880,733
880,733

880,733

Tabla 7.9

Cada ao a 31 de Diciembre se deben calcular las vacaciones de cada

uno de los empleados que an no las han disfrutado y ajustar y
reclasificar las cuentas de provisiones por vacaciones y vacaciones
consolidadas.

Cuando hablamos de la nmina de una compaa debemos relacionar

este concepto con una liquidacin matemtica de salarios recibidos
por los empleados, unos descuentos que se le efectan a stos y
un pago que finalmente reciben los trabajadores a cambio de un
servicio.
La nmina de una empresa es uno de los gastos ms importantes, por
su costo y la complejidad en su liquidacin al involucrar pagos por
seguridad social, prestaciones sociales e impuestos, dependiendo
stos del salario

de los trabajadores y de unos porcentajes

establecidos por la legislacin.

La liquidacin matemtica de la nmina genera unos registros
contables, los cuales reflejan los diferentes gastos y obligaciones que
se adquieren al tener unos empleados prestando un servicio.

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

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laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa

GMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislacin Laboral: Teora y Prctica,

Cuarta Edicin, Editorial McGraw-Hill.
Rgimen Laboral Colombiano, Legis Editores S.A.
CORAL GUDIO, Contabilidad Universitaria, tercera edicin, Editorial
McGraw-Hill.

Hemos elaborado toda la liquidacin de una nmina con su respectiva

contabilizacin; dentro de este tema de conceptos laborales tenemos por
estudiar

la

terminacin

de

un

contrato

laboral

todas

sus

implicaciones contables.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

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OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

Constitucin de empresa

OflS7I7VIfl
d@ @Nf@Sa

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laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

Constitucin de empresa

Seguimientoalautoaprendizae
Constitucin de empresa - Fascculo 7
Nombre
Apellidos

Fecha:

Ciudad

Semestre:

1. Liquide el tiempo extra que se le debe pagar a un trabajador cuyo

salario mensual es de dos salarios mnimos legales; trabaj en el
mes 14 horas extras diurnas, 6 horas extras nocturnas y un domingo.
2. Cunto es el total devengado por una operaria en el mes, si trabaja 16
horas en el turno nocturno, no trabaja ni domingos ni horas extras y su
sueldo es de un salario mnimo mensual?
3. Cunto es el aporte que debe hacer un empleado al fondo de pensiones,
de solidaridad y a la EPS, si el salario mensual es de $3'180.000?
4. Una empresa tiene la siguiente nmina: un gerente con un salario
mnimo integral; una asistente de gerencia con un salario equivalente a
dos y medio salarios mnimos mensuales legales vigentes; un contador
con un salario equivalente a tres salarios mnimos vigentes; una
secretaria con un salario equivalente a dos salarios mnimos legales
mensuales vigentes; un mensajero con un salario mnimo mensual legal
vigente y un bodeguero con un salario mnimo legal. Este seor trabaj el
siguiente tiempo extra: siete horas diurnas, cuatro horas nocturnas, tres
horas diurnas dominicales, cuatro horas nocturnas dominicales, dos
domingos, cuatro horas de recargo nocturno, dos horas de recargo
nocturno dominical. Elabore la liquidacin de la nmina del mes en el
formato correspondiente, parafiscales, provisiones, comprobantes de
diario respectivos, incluyendo los pagos. El desarrollo de este ejercicio
debe hacerse en un formato que usted debe elaborar y en comprobantes
de diario las respectivas contabilizaciones.

laSVlO HO. 7
S@N@S7f@ f

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d@ @Nf@Sa