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Rubi Administrao de Pessoal

Curso Operacional Rubi Windows


Rotinas Bsicas

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Rubi Administrao de Pessoal

Dez/2007

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1 Navegao no Sistema
Pode-se navegar pelas telas do sistema utilizando os recursos de navegao padro do Windows.
Ou seja, pelo mouse, ou pelo teclado pressionando-se a tecla ALT mais a letra sublinhada no menu.
Exemplo: ALT + T ativa o menu Tabelas. A tecla F1 chama o Help, que o manual eletrnico do
Vetorh.
Pode-se ainda utilizar os botes de maximizar e minimizar para que a tela principal do sistema ocupe
toda a tela ou parte dela. Pode-se tambm utilizar o mouse, clicando-se na borda direita e/ou na
borda inferior da tela para diminuir ou aumentar o seu tamanho.

Um menu auxiliar pode ser utilizado clicando em


Ser aberta a seguinte tela:

Teclando o boto direito do mouse na rea de trabalho do Vetorh, ir aparecer um menu para seleo
dos ltimos 10 relatrios emitidos.

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Telas de Pesquisa
As telas de pesquisa so apresentadas ao clicar sobre os botes de consulta.

A tela de pesquisa pode ser apresentada de duas formas:

ou ainda:

Dependendo da necessidade do usurio, campos podero ser retirados ou acrescentados tela de


consulta de registros. Esta mudana feita atravs do boto Configurar (primeiro tipo de tela) ou
atravs do clique da direita do mouse sobre os registros e selecionando-se a opo Configurar.

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Uma tela semelhante a abaixo ser apresentada:

Os campos que aparecero na tela de pesquisa sero os indicados no espao denominado de


Campos Selecionados. Para selecionar um campo basta clicar no mesmo e depois no boto

Pode-se ainda definir a ordenao dos registros, clicando-se no boto Ordenao.


O salvamento das alteraes efetuadas na tela de pesquisa pode acontecer de duas formas:
Padro Define a configurao feita para todos os usurios existentes.
Especial Define a configurao feita apenas para o usurio ativo.
Existe ainda a opo Incremental. Quando esta opo est selecionada, a pesquisa do registro
acontece conforme se vai escrevendo no campo Procura. Quando ela no est selecionada deve-se
escrever e depois clicar no boto Pesquisa para que o sistema efetue a busca do dado.

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2.1 Admisso do Colaborador
Colaboradores / Ficha Cadastral / Empregados: Este o cadastro principal do colaborador. Nele
esto todos os dados necessrios ao Rubi para que se calcule a folha (mensal, adto salrio, adto 13 o
e 13o integral) e se gere os relatrios anuais (RAIS, DIRF, Informe). O colaborador recebe um cdigo,
que no precisa ser o nmero da ficha de registro. Este ser o cdigo que o identificar em todos os
locais do sistema.
No momento em que se faz a incluso de um colaborador, tambm so criados os histricos
necessrios: Filial, Local, Cargo, Salrio, Centro de Custo e Escalas.
Quando o Rubi integrado ao Ronda, abre-se tambm uma tela para informar o tipo de apurao do
ponto do colaborador.
Se o Rubi estiver integrado ao RS Mdulo de Recrutamento e Seleo do Vetorh, o candidato aps
aprovado para efetivao, fica disponvel no Rubi para cadastro atravs do boto Efetivao,
existente na parte inferior desta tela. Desta forma, os dados apenas precisam ser complementados,
aproveitando as informaes que j constam do RS.
Colaboradores / Ficha Cadastral / Complementar: Nesta tela so includos dados complementares
do colaborador, tais como endereo, documentos particulares, nmero da ficha registro, informar as
datas dos exames mdicos, do ltimo e do prximo exame, data da renovao da carteira de
habilitao, etc.
Tambm possui a informao da quantidade de dias de durao do contrato de trabalho para que se
possa fazer o controle dos vencimentos dos Contratos de Experincia ou outros Contrato a Prazo
Determinado. A emisso dos relatrios de controle se dar na opo Colaboradores / Documentos
/ Prazos Contratos.
Colaboradores / Dependentes / Ficha Familiar : Cadastrar os filhos, pais, cnjuge e qualquer outro
parente do colaborador que seja necessrio para o clculo da sua folha. Os filhos, dependendo da
idade sero utilizados como dependentes para Salrio Famlia e Imposto de Renda, enquanto os pais
e cnjuge sero apresentados na Ficha de Registro e eventualmente podero ser utilizados como
dependentes para Imposto de Renda.
Colaboradores / Histricos: Acessar a opo Adicionais e informar o % de insalubridade ou
periculosidade recebido pelo colaborador. Esta informao poder ser individual, por local ou por
local e cargo
O Histrico tambm deve ser utilizado para cadastrar as alteraes contratuais posteriores de: Cargo,
Local, Filial, Salrio, Escala Horria, etc.

2.2 Dependentes
Todos os dependentes do colaborador sero registrados aqui. Pai e me, para serem destacados na
Ficha de Registro, os filhos, que se forem menores de 14 anos sero impressos na Ficha de Salrio
Famlia. O cnjuge e tambm os filhos para serem considerados como dependentes de imposto de
renda. Tambm dependentes de penso judicial sero registrados neste item.
Os campos Idade Limite SF e Idade Limite IR determinam se o familiar ser considerado dependente
ou no. Para cnjuge, pais e outros dependentes para IR dever ser informado Idade Limite IR = 99.
Os dados da certido de nascimento ou frequencia escolar devem ser informados na pasta
correspondente para os filhos menores de 14 anos para que se possa emitir a Ficha Salrio Famlia
e o Termo de Responsabilidade. Na pasta Cadastro devero ser informados a data de vacinao
e/ou as datas de entrega de comprovante de frequncia escolar semestral. Caso estas datas no
constem nos respectivos meses, ocorrer a suspenso do pagamento de salrio famlia a partir dos

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18 meses de vida at 7 anos e no ms seguinte a Maio e Novembro para os de idade entre 7 e 14


anos.

2.3 Documentao Admissional


Aps registrar os dados do colaborador no sistema, pode-se fazer a emisso dos documentos
admissionais para assinatura, tais como: Contrato de Trabalho, Declarao Dependentes IR e SF,
Autorizao Descontos, Prorrogao de Horrios e outros. Esta emisso feita atravs do menu
Colaboradores / Documentos.
Para facilitar a emisso, considerando-se que so sempre os mesmos documentos, salvo algumas
variaes que podem acontecer para determinados cargos, filiais, tipos de contrato de trabalho e
outros, pode-se montar uma seqncia para emisso de documentos. Esta seqncia feita no
menu principal, em Gerador / Grupos de Modelos. Uma tela conforme a abaixo ser aberta:

Nela se far a configurao da forma de listagem dos documentos.


Descrio:
tela acima.

Indicar um nome para identificar a seqncia a ser configurada, ver exemplo na

Arquio Log: Indicar um caminho e nome para que o sistema possa gerar um arquivo de log,
isto muito til se na emisso apresentar algum tipo de problema.
Tipo de Modelo:
Indicar se um sequencial ou intercalado. Sequencial: A
listagem ser por modelo, ou seja, o sistema listar o primeiro modelo para todos os colaboradores, o
segundo modelo para todos os colaboradores e assim sucessivamente. Intercaldo: A listagem ser
por colaborador. Sero listados todos os modelos para o primeiro colaborador, depois todos os
modelos para o segundo colaborador e assim sucessivamente.
Erro log. Branco:Gerar arquivo de log em branco.
Observao:
acima.

Pode-se deixar informaes como porque uma emisso, ver exemplo na tela

As seguintes restries devem ser obedecidas nesta verso:

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1) Os modelos devero ser todos do mesmo tipo (Grfico, Modelo Texto ou Arquivo Texto);
2) Devero ter a mesma orientao (Retrato ou Paisagem);
3) Mesma quantidade de linhas (no caso de Texto ou Arquivo);
4) Estas restries so verificadas levando em considerao o primeiro modelo do agrupamento.
Exemplo: se o primeiro modelo tiver as caractersticas - TEXTO, RETRATO e 77 linhas, todos os
outros devero ter as mesmas caractersticas;
5) Se intercalado o modelo deve possuir no mnimo uma abrangncia referenciando cada campo da
chave primria da tabela base do grupo. Exemplo: se a tabela base possuir como campos chave
NUMEMP e NUMCAD, o modelo includo dever ter uma abrangncia referenciando cada campo
destes.
No Rubi, esses grupos podero ser "chamados" atravs dos menus:
Colaboradores /Documentos/Sequncia Documentos;
Colaboradores/Frias/Listar/Sequncia Documentos;
Colaboradores/Rescises/Listar/Sequncia Documentos.
Para incluir modelos deve-se clicar no boto
apresentada:

. Um vez pressionado, a seguinte tela ser

Deve-se clicar em Relatrios para ento selecionar o mdulo, no caso FP Folha de Pagamento
RUBI

Novamente clicando no + de FP aparecero todas as categorias de relatrios que o sistema


armazena, como o exemplo de documentao admissional, os modelos esto em COL
Colaboradores. Clicar no + e depois selecionar DO Documentos. Destsa forma, os modelos de
documentos existentes na cpia sero apresentados para que se possa indicar o desejado.

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Definida a seqncia pode-se emit-la em Colaboradores / Documentos / Seqncia de Documentos.


Para emisso de apenas um documento utilizar Colaboradores / Documentos / Modelo.

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2.4 Clculo de Frias


Ao gerar o recibo de frias o Rubi cria automaticamente o afastamento para frias do empregado, que
far com que estas frias sejam levadas para a folha mensal.
Salrio considerado para Frias - O salrio considerado no recibo de frias aquele com data igual
ou inferior data de incio das frias, se o salrio for alterado no perodo de gozo das frias o Rubi
calcula automaticamente as diferenas a serem pagas na folha.
Frias com Pagamento Antecipado Deve-se informar a data de incio do gozo de frias, a
quantidade de dias de gozo, a quantidade de dias de abono pecunirio (somente se existir), se
adiantar 13o salrio e no campo Gerar Adiantamento indicar S. Este o procedimento normal.
Frias com Pagamento na Folha Mensal - Deve-se informar a data de incio do gozo de frias, a
quantidade de dias de gozo, a quantidade de dias de abono pecunirio (somente se existir), se
adiantar 13o salrio e no campo Gerar Adiantamento indicar N.

2.4.1

Frias Individuais

O clculo de frias individuais se d em Colaboradores / Frias / Recibos / Individual. O Rubi ir


sugerir o perodo aquisitivo de frias mais antigo do colaborador que estiver com saldo. Porm,
permitido indicar qualquer perodo na gerao do recibo, mesmo que o anterior ainda esteja com
saldo. Lembre-se, o campo Gerar Adiantamento dever ser preenchido com S, para que seja
considerado o pagamento das frias antes da folha mensal (no o adiantamento quinzenal).

2.4.2

Frias Programadas

Este recurso ser bastante utilizado pelas empresas que programam antecipadamente as frias de
seus colaboradores. Pode-se por exemplo, trabalhar com uma programao semestral de frias,
desta forma, tanto o colaborador, chefia imediata e departamento pessoal sabem com antecedncia
da existncia das frias.
A programao feita em Colaboradores / Frias / Programao / Cadastro.
Para que as chefias comuniquem as departamento pessoal as datas de programao de frias de
seus colaboradores, o Rubi tem disponvel em relatrio chamado Relao de Coleta. Este relatrio
est disponvel em Colaboradores / Frias / Programao / Listar.
O clculo dos recibos de frias programadas feito atravs de Colaboradores / Frias / Recibos /
Programadas, onde a data inicial e final informada na tela deve abranger a data de incio de gozo de
frias programada para os colaboradores.

2.5 Emisso do Recibo, Aviso de Frias e Solicitao de Abono Pecunirio


Todos os documentos de frias podem ser emitidos a partir do item Colaboradores / Frias / Listar.
Permite definir Seqncias de Emisso que possibilitam indicar todos os documentos a serem
listados, de uma s vez, atravs da opo Emitir Sequencia.

2.6 Verificando Perodos Vencidos e a Vencer


Em Colaboradores / Frias / Programao / Listar apresenta um relatrio que deve ser emitido
mensalmente a fim de se obter os empregados que esto com perodos de frias vencidos, para
evitar o pagamento de dobro. O modelo utilizado o 001 (Relatrio Coleta), e a sugesto de emisso
que o periodo de abrangencia seja de dois anos para trs, at no mnimo um ms para frente.

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3 Rescises
Trata de toda a rotina de rescises de contrato dos colaboradores. Desde o clculo at a emisso de
documentos e integrao junto folha mensal. Calcula as rescises normais e as complementares
em decorrncia de aumentos salariais ou outras diferenas que precisam ser pagas aps a
homologao da resciso.

3.1 Calculando Rescises


Calcula a partir dos dados informados, os valores de verbas rescisrias, de acordo com a tabela de
causas de resciso do item Tabelas / Motivos / Causas Demisso.
Aps a confirmao dos dados digitados, so apresentadas telas encadeadas, contendo os eventos e
valores calculados. Clicando em Avanar o Rubi avana para a prxima tela e ao final pode-se
confirmar os clculos ou no.
A partir da resciso o Rubi cria um afastamento de situao 07 para o demitido.
Quando o colaborador estiver em perodo de estabilidade e for demitido, o Rubi apresentar uma
mensagem solicitando confirmao da demisso. Os dias de estabilidade sero pagos e projetado o
direito de frias e 13o salrio at o final da estabilidade. O aviso prvio indenizado contado ao final
deste perodo.
A resciso de contrato a prazo antecipado, calcula o valor da indenizao do tempo que falta para o
final do contrato, reduzindo o valor para 50%.
A resciso de contrato a prazo antecipado, quando o tipo de contrato for 7 (Lei 9.601/98), no calcula
o valor da indenizao do tempo que falta para o final do contrato pela metade.
Na gerao do relatrio Aviso Prvio, se o colaborador estiver em estabilidade, trar uma mensagem
de alerta.
Para recalcular uma resciso que ainda no foi paga, deve-se acessar o item Colaboradores /
Rescises / Calcular, indicar o cadastro do desligado e responder "S" pergunta de "Deseja Alterar
Esta Resciso?"
Temos duas formas de recalcular uma resciso: uma delas alterando os parmetros da resciso na
primeira tela e a outra, consiste em apenas alterar algum valor calculado anteriormente. Baseado
nestas informaes que se deve responder corretamente a pergunta "Deseja Alterar os Parmetros
Dessa Resciso".
Para cancelar uma resciso j calculada deve-se acessar a opo Colaboradores / Rescises /
Calcular, selecionar o colaborador e clicar no boto exlcuir.

3.2 Parmetros para Calcular a Resciso


Data Demisso
Indicar a data da resciso. A partir dela, encontrar os dias de saldo de salrio e efetuar a contagem
do aviso prvio indenizado. Esta data tambm ser utilizada para gravar o histrico de afastamentos.
Causa Demisso
De acordo com a causa, o Rubi identificar quais as verbas a serem pagas ou reavidas. A tabela de
direitos de causas de resciso poder ser alterada pelo usurio. Os cdigos 06 e 07 somente podero
ser efetuados atravs da rotina de Transferncias de Filiais/Empresas.
Indenizao por Demisso em Ms Anterior a Data Base
Caso 1: Se tomarmos como exemplo o ms de data base em Julho e o colaborador sendo demitido
em Junho com Aviso Trabalhado, neste caso o Rubi calcular esta indenizao.

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Caso 2: Se tomarmos como exemplo o ms de data base em Julho e o colaborador sendo demitido
em Maio com Aviso Prvio Indenizado de 30 dias. Caso a data de demisso seja 01/05, o final do
aviso prvio indenizado acontecer em 31/05, no sendo devida neste caso, a indenizao. Porm,
se a demisso ocorrer no dia 02/05 ou data posterior, o final do aviso prvio indenizado ocorrer a
partir de 01/06, sendo devida neste caso, a indenizao.
Data Aviso: Informar a data em que foi dado o Aviso Prvio pela parte interessada. Ser utilizada
para encontrar os dias de aviso e nas emisses dos documentos da resciso.
Salrio Final Aviso
Serve para indicar o novo salrio quando ir ocorrer uma alterao salarial no ms seguinte. Desta
forma, o Rubi calcular as verbas indenizatrias com este novo salrio. Confirma-se o salrio atual
caso no haja alterao prevista.
Saldo Conta FGTS
Quando a causa da demisso for de iniciativa do empregador sem justa causa ou trmino antecipado
de contrato determinado, deve-se informar o saldo de FGTS devido ao empregado para que o
sistema possa encontrar o valor da multa de 50% do FGTS a pagar. O Rubi pode sugerir o valor do
saldo, desde que as informaes histricas dos depsitos existam, e que a ITRD esteja atualizada na
tabela de indices.
Reposio de Vaga, Penso FGTS e Aviso Prvio GRRF
Informaes necessrias para a gerao da GRRF. Estes campos no afetam o clculo da resciso.

3.3 Resciso Complementar


A resciso complementar ir verificar todos os eventos anteriores e comparar com os recalculados. As
diferenas positivas ou negativas sero apuradas para fazerem parte da resciso complementar.
Pode-se gerar quantas rescises complementares forem necessrias. Basta manter as anteriores.
Os valores da resciso complementar sero levados na ficha financeira do ms do clculo relativo
sua data de pagamento, e estes constaro da GPS, SEFIP ou GRFC deste mesmo ms.
O movimento da resciso normal, vem sempre demonstrado na complementar e no deve ser
excludo. Somente alterado, se necessrio para o reclculo. Assim, foi informado 10 horas extras
com 100% na primeira resciso, e o correto era 15 horas, informe 15 horas sobre este cdigo, e o
Rubi encontrar as diferenas.
O campo Saldo Conta FGTS somente deve ser informado se houver alguma diferena de saldo de
FGTS em relao resciso original.

3.4 Resciso Simulada


A resciso simulada tem a mesma funcionalidade da resciso normal, mas permite que seja
armazenada uma simulao de uma resciso, para posterior consulta. O nico relatrio disponvel
um demonstrativo de clculo (no permite a emisso dos documentos legais).

3.5 Listando Rescises


Toda a documentao das rescises (recibo, aviso prvio, demonstrativo de valores, etc) pode ser
emitida em Colaboradores / Resciso / Listar.

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4 Clculo de Folha
A partir deste item tem-se a noo de como proceder para lanar eventos e como calcul-los, alm de
verificar demais recursos que o Rubi fornece como digitao de vales e descontos na folha, alm das
consultas.

4.1 Definio de Clculos


Indica-se um cdigo de clculo para cada novo processamento. Recomenda-se que este cdigo seja
uma seqncia numrica crescente, para facilitar as futuras pesquisas.
Todos os clculos definidos e processados no sistema ficam gravados. Por isso, no possvel a
reutilizao deste cdigos.
Podem ser abertos processamentos futuros, permitindo lanamentos. Somente aps calculado o
processamento seguinte que o Rubi bloquear o clculo e lanamentos para meses anteriores.
A cada novo mes ou um novo tipo de processamento ser necessrio criar um novo cdigo de clculo
, para calcular os valores da folha.
Para facilitar a abertura de novos cdigos de clculo, quando a base contm muitas empresas, existe
o item Grupos de Empresas, que ir permitir definir e efetuar o clculo de vrias empresas ao mesmo
tempo. Observe que o cdigo de clculo indicado para o grupo deve estar disponvel para todas as
empresas.

4.2 Efetuando Clculo


Nesta opo o Rubi efetua o clculo, conforme o Cdigo de Clculo selecionado. Se o objetivo
calcular a folha de pagamento de um novo ms, verifique se o anterior est totalmente fechado, pois
uma vez calculado este novo mes, o Rubi no permitir recalcular o mes anterior.
Antes de efetuar o clculo da folha, deve-se verificar alguns itens muito importantes: Tabela de
Imposto de Renda (Tabelas / Valores / Imposto de Renda), Tabela de Previdncia (Tabelas /
Valores / Previdncia / Cadastro) e Valores de Salrios Normativos (Tabelas / Sindicatos /
Normativos).
Para efetuar o clculo acesse Clculos / Efetuar Clculos. Se aps o trmino do clculo o boto log
estiver habilitado, deve-se clicar no mesmo e verificar os erros ou mesagens descritos, resolv-los e
recalcular a folha.
O clculo pode ser efetuado dentro de uma abrangncia de colaboradores, no necessrio calcular
toda a empresa. Se for for mencionado um grupo de clculo a ser calculado, as demais abrangncias
no sero permitidas.
Se aps calculada a folha, alguma alterao for efetuada, basta recalcular os colaboradores que
sofreram alteraes, utilizando a Abrangncia de Colaboradores.

4.3 Lanamentos
Em Lanamentos tem-se a possibilidade de lanar valores de forma varivel, ou seja valores como
descontos de farmcias, mercado e outros que servem somente para a competncia atual. Outra
forma de lanamentos so os denominados Fixos, que sero considerados todos os meses ou em um
perodo com data inicial e final para a folha de pagamento.

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4.3.1

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Lanamento Valores Variveis

Em Clculos / Lanamentos / Variveis temos como opes lanar por Colaborador, por Evento,
Coletivamente ou fazer a manuteno dos eventos e valores lanados.
Colaborador: Permite digitar diversos eventos para o mesmo colaborador. Sero digitados o cdigo
do evento, referncia ou valor. No permite alterar ou excluir eventos.
Eventos: Digitar um determinado evento para diversos colaboradores. Ser digitado o cadastro do
colaborador e o valor ou referncia do evento. No permite alterar ou excluir eventos.
Coletivos: Lanar um determindado evento com o mesmo valor para todos os colaboradores ou
conforme uma abrangncia indicada. Nesta opo tambm se tem o recurso de alterar um
determinado evento ou exclui-lo de forma coletiva.
Mltiplos: o misto de Eventos e Colaborador. Digita-se todas as informaes: dados do
colaborador assim como dos eventos. No permite alterar ou excluir eventos.
Manuteno: Nesta tela sero mostrados os eventos lanados para o colaborador selecionado
dentro do cdigo de clculo ativo. Nesta opo possvel incluir, alterar ou exluir um evento.

4.4 Lanamento Valores Fixos


Em Clculos / Lanamentos / Fixos deixa-se programado eventos a serem descontados ou pagos
todos os meses para os colaboradores ou em um determinado perodo inidicado.
Pode-se fazer os lanamentos fixos para cada colaborador ou de forma coletiva (conforme
abrangncia).

4.5 Ficha Financeira


Em Clculos / Ficha Financeira / Cadastro pode-se visualizar os valores calculados, conforme cdigo
de clculo indicado na tela.
IMPORTANTE: Somente no caso de uma implantao, pode-se digitar os valores dos eventos
diretamente na ficha financeira.