PROCESOS,
ACTIVIDADES Y
ESTRUCTURA
Pedro Gutirrez
Julio, 2002
Posicionando el Tema
Este Captulo tiene como propsito evidenciar la unidad operacional del sistema social,
mostrando la coherencia organizativa existente entre la Misin Institucional y sus procesos,
actividades internas y su estructura.
Este enfoque y mtodo interpretativo parte por considerar que toda organizacin existente
se justifica en la satisfaccin de necesidades y expectativas presentes en su entorno, por lo
tanto, todos los elementos, procesos, actividades, tareas y estructura interna, responden o
deben responder a esta consideracin o sea, la razn de ser del sistema.
Interpretamos que el sistema social, entre ellos el educativo, responde a necesidades y
expectativas presentes en el colectivo y sus individuos, por lo que el Modelo de Produccin
o Modalidad educativa en este caso, responde a la Misin del Sistema. Por ejemplo, la
modalidad educativa masificada bien pudiera utilizar la presencialidad o la educacin a
distancia, dependiendo del rea de cobertura y el volumen de atencin.
El Modelo de Produccin o Modalidad le confiere al Sistema Educativo especificidades en
cuanto a su operatividad, cantidad de participantes y costo unitario de produccin. Los
aspectos tcnicos relacionados con la prestacin del servicio educativo, estn determinados
por la Modalidad o Modelo de Produccin, sin otras consideraciones de tipo acadmicas.
La operatividad genrica que le confieren la produccin y administracin a una organizacin
sern abordadas en este aparte, independientemente de la Modalidad o Modelo de
Produccin. La especificidad tcnica funcional que confiere la Modalidad ser tratada de
manera general, otorgndole a los Participantes de la Maestra en Educacin a Distancia la
presencia investigativa que valide la descripcin funcional que presentamos a ttulo de
propuesta terica, as como identificar en los procesos, actividades y funciones presentes
en instituciones que utilicen la Modalidad de Educacin a Distancia
del Sistema
En el Captulo 2 pudimos observar como todos los elementos constituyentes de la empresa del
Sistema Educativo los agrupamos en tres (3) Ambientes.
Lgico: Esta agrupacin contiene los elementos que conceptan, definen, guan, y orientan la
intencin, los procesos, la imagen, expresin, los productos y servicios pues consta de
la Misin, los procedimientos, el conocimiento implcito en el manejo de las
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A. Material
A. Social
Planificacin Institucional
Apoyo
Recursos Humanos
Control de Recursos Materiales
Primarias
Investigacin, Docencia,
Extensin, Produccin
Gerencia Institucional
Gestin Presupuestara
personal
Preferiblemente depende jerrquicamente del Vicerrectorado Administrativo ejerciendo
tareas de manejo de personal, controla y evala su rendimiento, propone incentivos y la
poltica remunerativa para ser elevado a instancias superiores. Su funcin es organizativa
adems de potenciar el rendimiento del recurso humano, tanto acadmico como
administrativo propiamente.
El Proceso Acadmico:
El Proceso Acadmico equivale al Proceso Productivo de las empresas comerciales pues en l
se crea el valor utilitario, a travs de la generacin de los bienes y servicios con los cuales
satisface las necesidades y expectativas de la sociedad. En la medida que estos sean eficaces en
este sentido, el sistema institucional adquiere importancia y relevancia social, lo cual se manifiesta
en el reconocimiento que hace la sociedad a sus aportes y egresados.
La utilidad que una institucin de educacin genera con sus productos se mide por la
preferencia que muestran las empresas, organizaciones, as como, la cantidad de personas que
presionan por entrar a sus aulas en bsqueda de formacin.
Una expresin muy comn entre gente del sector pblico y en especial del educativo, es que el
termino efectividad y rentabilidad no se aplica a la prestacin de sus servicios. La concepcin
moderna del Estado en funcin de la sociedad en la que se inscribe le exige un alto grado de
eficacia en su gestin. Al estar la sociedad al servicio del Estado, ste asume el rol educativo
bajo la concepcin de socializador, de conforma r de una conducta socialmente aceptada entre
los miembros del colectivo, en consonancia con los intereses econmicos y polticos que se
esconden detrs de la funcin pblica.
El Estado como servidor de la sociedad que lo crea, se debe a sta, exigindole que la
institucionalidad resuelva los problemas que la afectan. La educacin como institucin, est al
servicio de las personas, la sociedad y el mismo Estado, por lo que debe responder a las
necesidades y expectativas de sus clientes.
El Estado se ha encargado de retribuir, bajo la forma de presupuesto, a las instituciones de
educacin por los productos acadmicos generados. Actualmente la fuente de
retroalimentacin se ha diversificado, ahora sus clientes retribuyen en especie y en preferencia,
aquellas instituciones que, con mayor eficacia, responden a sus exigencias.
El Estado y sus instituciones deben ser tan eficientes como deben ser tambin, las empresas
privadas. La calidad de los productos del sistema educacional est en juego de no exigir, la
sociedad y sus miembros, los productos acadmicos que requiere y participar en la
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mercadeo moderno que establece que uno no vende lo que quiere sino lo que el mercado
desee.
La educacin como institucin del Estado, tiene un carcter socializante, pero en la actualidad,
debe responder tambin a las necesidades de las personas, organizaciones, organizaciones y la
sociedad en su conjunto, requiriendo para ello, armona entre las necesidades y expectativas de
sus clientes y los requerimientos mismo del Estado.
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Los recursos materiales se refieren a equipos y insumos necesarios para la prestacin de las
funciones docentes, investigacin, extensin y produccin. El objetivo de esta Actividad es
reducir el tiempo de consecucin, velar por la calidad de los mismos, as como por el costo de
produccin, tanto financieros como intelectuales, de cada uno de los productos.
El tiempo que toma el transito entre la entrada de los materiales y la salida de los productos, es
otra de las variables que influyen en los costos de produccin. Estos deben ser reducidos al
mnimo, con el objeto de incrementar su capacidad de utilidad y posicionamiento institucional.
La Estructura organizacional
La Estructura orgnica en s misma, es un reflejo o expresin del Concepto Institucional,
evidenciando la forma organizativa implementada con el propsito de dejar claramente
establecido los diferentes estratos jerrquicos, el nivel de competencias y responsabilidades de
cada cargo y las lneas de comunicacin, tendiendo en cuenta que, el Proceso Acadmico genera
el valor y el Administrativo, consume el ingresos generado por lo productivo.
El rol de la estructura organizacional consiste en suministrar el medio por el cual
los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones
para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. (Hill, 1996:324)
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reducen la capacidad de respuesta institucional antes los requerimientos de sus clientes, por lo
tanto, las actividades previamente mencionadas, son la gua bsica para mantener la operatividad
entre los lmites de efectividad productiva.
La Visin futuro futura de la empresa juega un rol especial en el plan de su desarrollo futuro del
cuerpo corporativo. Ella nos orienta y dirige los esfuerzos empresariales para elaborar un futuro
organigrama ptimo, al que conoceremos como organigrama objetivo
La estructura objetivo orienta la evolucin y desarrollo organizativo de la empresa. En la medida
que la empresa se aproxime a su horizonte estratgico, en la misma medida se ir desplegando la
estructura organizativa internas. La estructura objetivo genrica de cualquier empresa, en trminos
generales, debe tener como objetivo, alcanzar la mxima eficiencia de costos, una reducida
burocracia interna, capacidad de adaptacin al proceso evolutivo de la empresa y potenciar las
buenas relaciones con el cliente.
La estructura organizativa genrica de cualquier empresa, refleja las actividades especficas que
son necesarias para dar mxima satisfaccin a las necesidades y expectativas del cliente, as como
prestarle un eficaz servicio.
Estableciendo una lgica relacin entre el Marco Estratgico Fundamental y estructura,
evidenciamos que los dos Procesos bsicos anteriormente mencionados, - Administracin y
produccin -, guardan una estrecha correlacin con la estructura de la organizacin.
Empezamos por evidenciar que en la estructura organizativa empresarial se representan estos dos
grandes procesos en dos niveles operativos:
Nivel Administrativo.
Se encarga de ejecutar las actividades de elaboracin de la Planificacin Estratgica; controla y
monitorea el desempeo de la empresa, dirige, decide, ordena, prioriza y supervisa el resto sus
actividades, tales como la gerencia del recurso humano, las comunicaciones y la gestin financiera,
armonizada por la Actividad de Gerencia Ejecutiva, imprescindible para la eficiente y eficaz
generacin de beneficios y reduccin de costos. Adicionalmente, realiza servicios de apoyo tales
como: seguridad, proteccin, archivo, mantenimiento, limpieza, etc.
Su objetivo principal es garantizar la coherencia funcional y financiera de todo el sistema
empresarial; as como por la eficiencia y rendimiento de los factores de produccin, reduciendo
costos y maximizar su efectividad.
Por lo general, el Proceso Administrativo plasmado estructuralmente por este Nivel funcional, no
genera ingresos en forma directa, por lo contrario consume recursos econmicos financieros. Su
estructura operativa funcional debe ser altamente eficiente, poco burocratizada, sencilla, eficaz,
flexible y automatizada.
La Actividad de Gestin Financiera es la nica de este Nivel capaz de generar ingresos
adicionales, realizando colocaciones e inversiones con la intencin de racionalizar el uso de los
fondos disponibles y de reserva.
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Nivel Acadmico.
El Proceso Acadmico del sistema educativo es ejecutado por los miembros que conforman el
Ambiente Social, dedicados a la generacin de los Productos. Realizan actividades de
Investigacin, Docencia, Extensin y produccin, que dependiendo de la Modalidad y el diseo
curricular seleccionado, actan de manera aislada o como parte del todo, conformando la
Actividad Primaria Formativa. Esta decisin, influye directa en el diseo de la estructura
organizativa del Nivel Acadmico Productivo de la Institucin o Sistema Educativo.
La seleccin de la Modalidad y del Diseo, est fundamentalmente orientada por el
reconocimiento implcito o explicito del Mercado al que se dirigen el esfuerzo institucional. De
manera explicita se reconoce como cliente a quien aporta la mayora del ingreso retributivo, que
en el caso del cliente Estado, significa presupuesto anual.
Por el contraro, si se reconoce como mercado meta adems del Estado a los miembros
integrantes de la sociedad, la definicin de la Modalidad Educativa y del diseo curricular, parte
de reconocer tambin que el esfuerzo acadmico institucional, es ofrecer satisfaccin a sus
necesidades.
El Concepto del Sistema Educativo es diferente de una opcin a otra, por lo tanto, la estructura
organizativa y funcional del Sistema debe estar en consonancia con l.
Si la consideracin que orienta la conformacin y operacionalidad del sistema educativo es la de
ofrecer satisfaccin a la sociedad y el Estado, requiere una alta eficiencia caracterizada por bajos
costos adems de una alta capacidad para adaptarse a un entorno en continuos cambios, con
miras a satisfacer los requerimientos de los clientes. Lo cual, definitivamente orienta el diseo
curricular y estructural institucional.
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El Organigrama
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Organigrama Genrico
Institucin Educativa Superior a Distancia
Consejo
Universitario
Rectorado
Consejo
Directivo
Direccin de
Recursos Humanos
Consultora
Jurdica
Coordinacin de Operaciones
Descentralizadas
Vicerrector Administrativo
Oficina de Planificacin
Secretara
Relaciones Inter Institucionales
Protocolo y Ceremonial Acadmico
Direccin de Control de
Recursos Materiales
Oficina de Evaluacin
Institucional
Servicios de Apoyo
Archivo y Correspondencia Oficial
Nivel Administrativo
Direccin de Control
Acadmico
Vicerrector
Acadmico
Actividades
Direccin de reas y Carreras
Direccin de Investigaciones y
Postgrado
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Investigacin
Docencia Extensin Produccin
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Estructura plana
Estructura jerrquica en la cual la distancia entre la alta posicin jerrquica y el cliente final es
corta.
Alta Gerencia
Cliente
Estructura alta.
Es aquella que tiene muchos niveles jerrquicos, distancindose las relaciones entre el cliente y los
altos niveles de decisin; adems la atencin al nivel productivo, pierde inters. La burocracia
administrativa, especialmente el control interno se incrementa, reduciendo los costo, aumentando
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la nomina improductiva..
Estructura y funcionamiento
La estructura orgnica materializa, concreta y asigna responsabilidades en funcin a sus
Actividades especficas. Esto significa que la estructura orgnica no es un caso meramente
casustico, ni producto de inspiracin de su alta gerencia. Su definicin y diseo, forman parte de
su Marco Estratgico, ms especficamente de su Concepto Empresarial.
Antes de comenzar el desarrollo de los aspectos organizacionales en s mismos, vamos a
puntualizar sobre ciertos preceptos esenciales para garantizar coherencia y armona entre la
estructura y los parmetros funcionales que determina y exige el Concepto Empresarial:
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reconocimiento de todos los cargos, permite a sus actores mantener el inters y la autoestima
personal, con lo que la productividad del trabajo sale favorecida.
La identificacin del personal con los objetivos y la filosofa empresarial, no se logra por
decretos ni por imposicin, se logra valorando el aporte individual en su logro. La empresa es
una organizacin social, donde confluyen los intereses particulares y formas de ver de todos
sus miembros; el respeto mutuo es un precepto bsico para establecer una poltica de manejo
del ambiente laboral interno.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
HILL, Charles W. Y Garreth, Jones. ADMINISTRACIN ESTRATGICA un enfoque integrado. Traduce
Magaly Bernal O. Bogot: Editorial McGraw-Hill. 1.996. Tercera edicin.
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