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Universidad Nacional Abierta

Direccin de Investigaciones y Postgrado

Maestra en Educacin Abierta y a Distancia


rea de Incumbencia: Administracin y Gerencia
Unidad Curricular: Administracin de Instituciones
de Educacin a Distancia

PROCESOS,
ACTIVIDADES Y
ESTRUCTURA

Pedro Gutirrez

Julio, 2002

Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

PROCESOS, ACTIVIDADES Y ESTRUCTURA


Adaptacin del Captulo 4 Procesos, Actividades y Estructura tomado del libro:
Economa empresarial de Pedro Gutirrez Leal, Caracas 1998, en publicacin
para la Unidad Curricular Administracin de Instituciones de Educacin a Distancia de la Maestra en Educacin a Distancia de la Universidad Nacional Abierta.
Versin: 25-jul-02

Posicionando el Tema
Este Captulo tiene como propsito evidenciar la unidad operacional del sistema social,
mostrando la coherencia organizativa existente entre la Misin Institucional y sus procesos,
actividades internas y su estructura.
Este enfoque y mtodo interpretativo parte por considerar que toda organizacin existente
se justifica en la satisfaccin de necesidades y expectativas presentes en su entorno, por lo
tanto, todos los elementos, procesos, actividades, tareas y estructura interna, responden o
deben responder a esta consideracin o sea, la razn de ser del sistema.
Interpretamos que el sistema social, entre ellos el educativo, responde a necesidades y
expectativas presentes en el colectivo y sus individuos, por lo que el Modelo de Produccin
o Modalidad educativa en este caso, responde a la Misin del Sistema. Por ejemplo, la
modalidad educativa masificada bien pudiera utilizar la presencialidad o la educacin a
distancia, dependiendo del rea de cobertura y el volumen de atencin.
El Modelo de Produccin o Modalidad le confiere al Sistema Educativo especificidades en
cuanto a su operatividad, cantidad de participantes y costo unitario de produccin. Los
aspectos tcnicos relacionados con la prestacin del servicio educativo, estn determinados
por la Modalidad o Modelo de Produccin, sin otras consideraciones de tipo acadmicas.
La operatividad genrica que le confieren la produccin y administracin a una organizacin
sern abordadas en este aparte, independientemente de la Modalidad o Modelo de
Produccin. La especificidad tcnica funcional que confiere la Modalidad ser tratada de
manera general, otorgndole a los Participantes de la Maestra en Educacin a Distancia la
presencia investigativa que valide la descripcin funcional que presentamos a ttulo de
propuesta terica, as como identificar en los procesos, actividades y funciones presentes
en instituciones que utilicen la Modalidad de Educacin a Distancia

De los elementos a los Procesos y Actividades


Educativos

del Sistema

En el Captulo 2 pudimos observar como todos los elementos constituyentes de la empresa del
Sistema Educativo los agrupamos en tres (3) Ambientes.
Lgico: Esta agrupacin contiene los elementos que conceptan, definen, guan, y orientan la
intencin, los procesos, la imagen, expresin, los productos y servicios pues consta de
la Misin, los procedimientos, el conocimiento implcito en el manejo de las
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maquinarias, equipos, formulas qumicas, decisiones, etc. Conforman un grupo de


elementos de carcter intangible que son fundamentales para el desempeo de la
organizacin. Pueden estar escritos, pero en la mayora de los casos se encuentran
implcitos en el quehacer cotidiano. Su importancia radica en la capacidad rectora de
la accin institucional, por lo tanto, mientras mayor nivel de conciencia se disponga de
ella, as tambin la actividad gerencial tendr xito en el logro de su objetivos.
Material: Est constituido por los elementos tecnolgicos, inventario, espacio fsico y de todo
aquello que tenga una expresin material y concreta, sobre el cual se desenvuelve la
cotidianidad institucional. Es el escenario donde se ejecuta la Misin del sistema,
adems las maquinarias, equipos, presupuesto, ingresos y egresos con que se generan
los productos y se prestan el servicio. Aunque la organizacin preste sus servicios
educativos va Internet requiere de un soporte material, un servidor y conexiones con
las cuales generar los productos academicos.
Social: Conformado por todas las personas que participan en el sistema social, desde la ms alta
posicin jerrquica hasta el ms modesto cargo. El Ambiente Social es quien genera
la empresa, la dirige, la organiza y la gobierna. Quien formula los planes, pero
tambin quien genera el valor, con la produccin y servicios que presta.
Los tres ambientes no pueden existir uno sin el otro y se relacionan en los procesos,
actividades y tareas que se ejecutan en su interior. Los procesos estn conformados
por una serie de actividades que se manifiestan en su estructura funcional y
organizativa.
1. El proceso Administrativo planifica, prioriza, organiza, coordina y controla las
actividades internas de la organizacin as como las relaciones de intercambio con su
entorno, para lograr mxima eficiencia.
2. El proceso Acadmico - Productivo genera los bienes y servicios con los cuales el
Sistema Social, satisface las necesidades y expectativas de su entorno. En l se
fabrican o elaboran los productos acadmicos.
Los dos procesos mezclando en ellos los componentes de los tres ambientes, tienen objetivos que
se sustancian con la Misin del sistema, la cual expresa la lgica que fundamenta la relacin que
caracteriza la organizacin
Se han identificado actividades Primariasque estn relacionadas con la generacin del valor
utilitario de los bienes y servicios que el sistema produce y que la organizacin intercambiar con su
entorno. Aquellas actividades que ofrecen soporte a la Primarias, sin las cuales resultara
prcticamente imposible la produccin se denominan Actividades de Apoyo.
En los dos Procesos encontramos actividades Primarias y Apoyo. Es necesario aclarar que
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Procesos, Actividades y Estructura


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en el Proceso Administrativo las Actividades Primarias: Gerencia Institucional y Gestin


Presupuestaria, no participan directamente en la creacin de los bienes y servicios, sin ellas, el
sistema no tendra gobierno, orientacin ni direccin, as como tampoco, una gestin eficiente,.de
los recursos econmicos con que cuenta.
El Proceso Administrativo:
El Proceso Administrativo tiene como objetivo la utilizacin eficiente de los recursos disponibles
con el fin al alcanzar el rol que le asigna la sociedad de manera efectiva. La administracin
tradicional le ha determinado cuatro actividades fundamentales:
1. Planificacin: Es la primera actividad administrativa la cual tiene como finalidad establecer un
marco de accin factible para ofrecer intencionalidad y direccin a la
organizacin, en virtud de lograr plenamente su objetivo fundamental, al
menor costo posible.
2. Organizacin: Una vez establecidos los planes, se requiere determinar la estructura
organizativa en relacin a los logros de los objetivos planteados. La
organizacin ejerce influencia directa sobre la productiva, mientras esta se
adecue a los planes trazados, su efectividad y eficiencia se incrementa.
3. Direccin: Se refiere al gobierno de la organizacin, con la finalidad de crear y mantener un
clima organizacional interno, propicio para el logro de sus objetivos y para
obtener la imagen que se requiere proyectar al entorno.
4. Control: Esta actividad tiene como finalidad evaluar y redirigir la utilizacin de los recursos
financieros, humanos y organizacionales, con instrumentos que permitirn
orientar al sistema en la direccin correcta para alcanzar sus objetivos. Permite
tomar acciones preventivas o correctivas antes las circunstancias y
eventualidades que se presenten.
Modernamente las actividades del Proceso Administrativo se han especializado yespecificado
con mayor detalle. Las Actividades del Procesos Administrativo se han incrementado,
incorporando a la clasificacin anterior otras de acuerdo a su relevancia en la eficiencia y
efectividad productiva.
Bsicamente las actividades que se han incorporado podran decirse que son sub-actividades de
las cuatro antes mencionadas, pero por su importancia, es necesario resaltarlas como particip es
en la conduccin institucional.

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Ambientes, Procesos y Actividades


Sistema Educativo
Ambientes
A. Lgico

A. Material

A. Social

Acadmico Procesos Administrativo


Actividades
Control y Desarrollo Acadmico Evaluacin Institucional

Planificacin Institucional
Apoyo

Recursos Humanos
Control de Recursos Materiales

Primarias

Investigacin, Docencia,
Extensin, Produccin

Gerencia Institucional
Gestin Presupuestara

Actividades Primarias del Proceso Administrativo:


? Gerencia Institucional: Es la actividad del Proceso Administrativo lder de toda el
desempeo institucional. Estructuralmente esta representado y ejercida por la posicin
ejecutiva ms alta del Sistema Educativo, equivalentes en una institucin universitaria, al
Rectorado. Por lo general las decisiones acadmicas y administrativas son tomadas por
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Procesos, Actividades y Estructura


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un cuerpo colegiado. Si bien en las instituciones de educacin superior existen


estructuras que hacen las veces de Poder Legislativo, forma bajo la figura de Consejo
Superior y/o Consejo Universitario, adems de un Consejo Directivo integrado por
gerentes de primer nivel jerrquico en lo acadmico, administrativo y en la tramitacin
burocrtica de la institucin, es el jefe del poder ejecutivo, el Rector quien imprime la
dinmica ejecutiva y los parmetros que guiaran la expresin poltica de su gestin de
gobierno.
En las Instituciones privadas, el Consejo Superior ejerce funciones importante en la
definicin las polticas institucionales culturales y acadmicas que orientan el ejercicio
universitario. Responde antes los socios financistas, ejerciendo funciones de una
contralora de amplio espectro.
El Consejo Universitario se encarga de las tomas de decisiones acadmicas y
administrativas ceido a las polticas institucionales y a los patrones culturales
preestablecidas por el alto nivel de gobierno. El Rector, en el caso de instituciones
privadas, ejecuta los planes y presupuesto establecidos al igual que el Rector de
institucin pblica, pero su gobierno se ve constreido a los preceptos establecidos por
los socios financistas. En algunas universidades privadas el Rector se reduce a la
representacin e imagen oficial del la institucin. Es un requisito antes las exigencias
legales vigentes.
En las Universidades Pblicas el rol del Rector es fundamental en el manejo acadmico,
administrativo y poltico de la institucin. En el se concreta las relaciones de poder de los
grupos que hacen vida en la universidad y en las ms altas esferas de gobierno.
? Gestin Presupuestaria: Esta actividad primaria del Proceso Administrativo, est
directamente relacionada con el manejo de los recursos presupuestarios internos, y con
las relaciones financieras con entes externos, del sector oficial y privado. Su objetivo es
el mantener la disponibilidad de recursos financieros suficientes para el pleno ejercicio
de las actividades internas, pero en especial las acadmicas. La misma est
representada orgnicamente por el Vicerrectorado Administrativo, quien forma parte del
Consejo Directivo de la institucin. Es tarea propia de esta Actividad, la elaboracin,
ejecucin y control del presupuesto de ingresos y egresos.

Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo


El orden de aparicin de las Actividades de Apoyo del Proceso Administrativo no esta
relacionada con su importancia ni prioridad en el campo administrativo, simplemente con el
orden de aparicin en el grafico anterior.
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? Evaluacin Institucional: El objetivo de esta actividad propia del Ambiente Lgico


es mejorar continua y permanentemente las cuatros actividades de generacin de
Productos Acadmicos pretendiendo alcanzar su mayor nivel de pertinencia en
cuanto a los parmetros que caracterizan las necesidades detectadas en su entorno. La
calidad de sus egresados se evidencia en el logro del Perfil Institucional y de Carreras.
La calidad de los aportes al conocimiento se evidencia en la capacidad explicativa de la
realidad problema que origina la investigacin. El impacto social igualmente debe reflejar
la pertinencia de sus aportes a la problemtica social. Los bienes y servicios son
evaluados por los usuarios en cuanto a las necesidades que originaron la contratacin.
La evaluacin curricular interna analiza la forma como los principios y valores
institucionales se reflejan en la conducta y desempeo de sus egresados y productos
acadmicos. La evaluacin externa evidencia los resultados de la gestin acadmica y el
impacto social de sus productos en la colectividad, los individuos, las empresas y el
Estado. Esta actividad es ejecutada por el Vicerrectorado Acadmico, como control de
la gestin acadmica del sistema educativo.
? Planificacin Institucional: Es una actividad comn a ambos Procesos. Antecede a
cualquier otra actividad, sea administrativa o productiva, pues su objetivo es el orientar
la utilizacin de los recursos humanos, materiales, presupuestarios y cognoscitivos con
el fin de obtener productos acadmicos de manera efectiva y eficiente. La planificacin
crea un marco ideal para orientar y encausar la accin de los diferentes recursos
evitando el gasto superfluo de esfuerzo y de materiales.
Esta Actividad evidencia su actuacin con la elaboracin de un plan el cual consta de
dos niveles de competencia: el Macro o Estratgico donde se establecen los
parmetros, acciones y recursos con los que la institucin cuenta para impactar
favorablemente su entorno.
El siguiente nivel es el Operativo que utiliza fundamentalmente la informacin de la
Evaluacin Institucional para corregir o potenciar el rendimiento de los recursos
utilizados y lograr el perfil deseado de los productos.
? Actividad de Recursos Humanos: Es comn para ambos Procesos (Administracin
y de Produccin), est relacionada con el efectivo desempeo de las labores que
realizan todos los que trabajan en la institucin, con miras a potenciar la productividad
del recurso.
Forma, capacita e induce la cultura del sistema educativo ofreciendo la oportunidad de
hacer carrera profesional y la posibilidad de satisfacer sus expectativas de crecimiento
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personal
Preferiblemente depende jerrquicamente del Vicerrectorado Administrativo ejerciendo
tareas de manejo de personal, controla y evala su rendimiento, propone incentivos y la
poltica remunerativa para ser elevado a instancias superiores. Su funcin es organizativa
adems de potenciar el rendimiento del recurso humano, tanto acadmico como
administrativo propiamente.

El Proceso Acadmico:
El Proceso Acadmico equivale al Proceso Productivo de las empresas comerciales pues en l
se crea el valor utilitario, a travs de la generacin de los bienes y servicios con los cuales
satisface las necesidades y expectativas de la sociedad. En la medida que estos sean eficaces en
este sentido, el sistema institucional adquiere importancia y relevancia social, lo cual se manifiesta
en el reconocimiento que hace la sociedad a sus aportes y egresados.
La utilidad que una institucin de educacin genera con sus productos se mide por la
preferencia que muestran las empresas, organizaciones, as como, la cantidad de personas que
presionan por entrar a sus aulas en bsqueda de formacin.
Una expresin muy comn entre gente del sector pblico y en especial del educativo, es que el
termino efectividad y rentabilidad no se aplica a la prestacin de sus servicios. La concepcin
moderna del Estado en funcin de la sociedad en la que se inscribe le exige un alto grado de
eficacia en su gestin. Al estar la sociedad al servicio del Estado, ste asume el rol educativo
bajo la concepcin de socializador, de conforma r de una conducta socialmente aceptada entre
los miembros del colectivo, en consonancia con los intereses econmicos y polticos que se
esconden detrs de la funcin pblica.
El Estado como servidor de la sociedad que lo crea, se debe a sta, exigindole que la
institucionalidad resuelva los problemas que la afectan. La educacin como institucin, est al
servicio de las personas, la sociedad y el mismo Estado, por lo que debe responder a las
necesidades y expectativas de sus clientes.
El Estado se ha encargado de retribuir, bajo la forma de presupuesto, a las instituciones de
educacin por los productos acadmicos generados. Actualmente la fuente de
retroalimentacin se ha diversificado, ahora sus clientes retribuyen en especie y en preferencia,
aquellas instituciones que, con mayor eficacia, responden a sus exigencias.
El Estado y sus instituciones deben ser tan eficientes como deben ser tambin, las empresas
privadas. La calidad de los productos del sistema educacional est en juego de no exigir, la
sociedad y sus miembros, los productos acadmicos que requiere y participar en la
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administracin de los procesos de formacin de sus miembros.


El Proceso educativo y sus actividades deben responder al perfil del egresado as como, a los
parmetros preestablecidos en cuanto a los aportes al conocimiento, al impacto social y en
cuanto a la produccin de bienes y servicios, para que satisfacer las necesidades de su
clientes, de acuerdo al diseo, obtenido de una investigacin de necesidades realizado en su
entorno local o proximo.

El Proceso Acadmico esta conformado, al igual que el administrativo, en actividades Primarias y


de Apoyo.

Actividades de Primarias del Proceso Acadmico


Las Actividades Primarias son aquellas que tienen que ver directamente con la generacin de los
productos y servicios. Estas son realizadas con la participacin del recurso humano, quien,
mientras mayor nivel de conciencia tenga de las necesidades y expectativas de sus clientes, su
participacin y compromiso con la creacin del valor utilitarios.
El valor est asociado con la capacidad intrnsecas del bien o servicio para dar satisfaccin a las
necesidades socialmente sentida, lo cual se traduce en el aprecio que por ellos tengan el mercado
y el inters de procurarse unos de sus productos.
El Ambiente Social es el que genera el valor utilitario de los bienes y servicios. Las personas que
lo conforman tienen la responsabilidad de definir y aplicar las estrategias con las cuales se
conducir la institucin en el logro de sus objetivos, con la mayor eficiencia posible, alcanzar la
calidad, innovar y ofrecer al cliente la plena satisfaccin de sus necesidades y expectativas.
Las actividades de este Proceso pueden abordarse de acuerdo a la relacin que desarrolle la
institucin con su mercado, con la cantidad declientes que este tenga, y con la forma cultural
que aborde para enfrentar las necesidades del cliente. Puede asumir las actividades en forma
aislada, independientes una de otras, siendo entonces la Docencia, la Investigacin, la Extensin y
la Produccin actividades inconexas.
Por el contrario, pueden considerarse tareas o funciones inherentes a la produccin acadmica
en la cual participan los miembros del Ambiente Social del Sistema educativo, siendo as, la
Actividad se concepta como Formacin, donde la Docencia, la Investigacin, la Extensin y la
Produccin Acadmica, estn integradas en un todo armnico y coherente.
Tambin, la docencia, la investigacin, la extensin y la produccin se definen de manera
particular, dependiendo de los valores y principios que tengan su alta gerencia o sean producto de
el diagnostico de requerimientos que formule el entorno. Es conveniente recordar un precepto de
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Procesos, Actividades y Estructura


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mercadeo moderno que establece que uno no vende lo que quiere sino lo que el mercado
desee.
La educacin como institucin del Estado, tiene un carcter socializante, pero en la actualidad,
debe responder tambin a las necesidades de las personas, organizaciones, organizaciones y la
sociedad en su conjunto, requiriendo para ello, armona entre las necesidades y expectativas de
sus clientes y los requerimientos mismo del Estado.

Actividades de Apoyo del Proceso Acadmico


Las Actividades de Apoyo son esenciales para la generacin del valor utilitario. Si bien las
actividades primarias fundamentales pata la produccin acadmica, las de Apoyo coadyuvan a
alcanzar la satisfaccin de las necesidades y expectativas de su entorno, al ms bajo costo posible
de produccin.
Es pertinente aclarar, que la produccin acadmica conlleva la inversin monetaria, e intelectual,
por parte del sistema educativo. Los costos financieros son repuestos en igual o superior cantidad
a la invertida en el proceso de intercambio entre la institucin educativa y su cliente. Como
hemos mencionado anteriormente, en caso del Estado como cliente, este se encarga se reponer
los costos financieros a travs de la asignacin presupuestaria, en caso de instituciones privadas,
la reposicin es responsabilidad de sus clientes y patrocinantes.
La influencia que tiene el sistema educativo en su entorno se desarrolla y consolida en la misma
medida que sus productos sean pertinentes a las necesidades de sus clientes, por lo tanto, la
pertinencia y precisin en la elaboracin de sus productos en relacin con los requerimientos del
entorno, conlleva un riesgo sobre el prestigio y posicionamiento de la institucin en su nicho de
mercado. La inversin intelectual se repone con el posicionamiento y renombre que la
institucin educativa en la sociedad lo cual trae como consecuencia la preferencia de mercado y
la tendencia a incrementar sus precios.
El renombre institucional conlleva adems una marcada influencia en las tomas de decisiones por
parte de las personas y organizaciones de su entorno, determinndole ascendencia sobre sus
clientes, por consiguiente preponderancia poltica. El xito acadmico y econmico
fundamenta la relevancia social y el poder poltico frente al colectivo social.
? Control de Recursos materiales: garantiza y controla el suministro y transferencia de la
materia prima, insumos, hasta concretar la generacin de los productos acadmicos. Est
relacionada con la adquisicin, transporte, almacenamiento, distribucin y presentacin de los
recursos materiales. Mientras menor sea el tiempo en la que los recursos e insumos, se
concreten en productos el costo financiero ser menor y la pertinencia de los mismos, ser
mayor.
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Procesos, Actividades y Estructura


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Los recursos materiales se refieren a equipos y insumos necesarios para la prestacin de las
funciones docentes, investigacin, extensin y produccin. El objetivo de esta Actividad es
reducir el tiempo de consecucin, velar por la calidad de los mismos, as como por el costo de
produccin, tanto financieros como intelectuales, de cada uno de los productos.

El tiempo que toma el transito entre la entrada de los materiales y la salida de los productos, es
otra de las variables que influyen en los costos de produccin. Estos deben ser reducidos al
mnimo, con el objeto de incrementar su capacidad de utilidad y posicionamiento institucional.

? Actividad de Control y Desarrollo Acadmico se encarga controlar, investigar y el


desarrollo de los Productos Acadmicos del Sistema Educativo, manteniendo control y
supervisin sobre la calidad y parmetros de la produccin y productos ofrecidos por la
institucin as como, de la evolucin de las necesidades y expectativas de los clientes.
Controla el rendimiento y la calidad del proceso acadmico, lleva el control personalizado de
los estudiantes, vela por la pertinencia del impacto social y de los bienes y servicios
producidos. Hace seguimientos a los egresados y la utilizacin de los productos. Realiza
seguimiento de las necesidades presentes de los clientes as como tambin, anticipa sus
posibles necesidades y problemas.

La Estructura organizacional
La Estructura orgnica en s misma, es un reflejo o expresin del Concepto Institucional,
evidenciando la forma organizativa implementada con el propsito de dejar claramente
establecido los diferentes estratos jerrquicos, el nivel de competencias y responsabilidades de
cada cargo y las lneas de comunicacin, tendiendo en cuenta que, el Proceso Acadmico genera
el valor y el Administrativo, consume el ingresos generado por lo productivo.
El rol de la estructura organizacional consiste en suministrar el medio por el cual
los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones
para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. (Hill, 1996:324)

La Estructura Organizacional se desarrolla para:


? Incrementar la eficiencia de los factores de produccin, a travs de minimizar costos
que implican el retrabajo y la indefinicin de competencias.
? Establecer el nivel de responsabilidades y competencias de cada cargo.
? Reducir la incertidumbre laboral en cuanto a su desempeo.
? Utilizar tcnicas administrativas de asignacin de recursos y generacin de ingresos.
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Procesos, Actividades y Estructura


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La estructura organizativa condiciona el flujo y tratamiento de la informacin que se produce en su


entorno y su interior.
La Institucin Educativa comienza su vida pblica a partir de la publicacin en Gaceta
Oficial, de la Ley de creacin o la Resolucin Ministerial, instrumento legal que le determinan su
estructura organizativa. La estructura ms que responder a la eficiencia, tienden a ser altamente
burocrticas y a reducir al mnimo sus relaciones con su entorno social.
Dependiendo, del tipo de producto, cliente y de la modalidad educativa seleccionada la
estructura tendera a ser ms o menos eficiente y burocratizada. Cuando los Productos
Acadmicos son genricos, el mercado masivo y el modelo de produccin o modalidad es
masificada, muy a pesar que las habilidades competitivas exijan costos reducidos de produccin,
la tendencia es a la burocratizacin.
En la realidad en las instituciones educativas pblicas pareciera que su estructura organizacional
respondiera a resolver problemas de desempleo nacional y exigencias polticas que una
racionalidad administrativa, pues su cliente es el Estado o el gobierno de turno.
En instituciones privadas, las cuales dirigen sus esfuerzos formativos a los segmentos de mayor
poder adquisitivo de la poblacin, sus egresados como producto acadmico, tienden a mostrar
cierta diferenciacin o al menos, adquieren un marco relacional entre empresas grandes, donde
el precio tiende a obviarse frente a los beneficios que exhiben los productos, la estructura
organizativa, hipotticamente, tendera a ser ms plana y menos burocrtica.
La Modalidad educativa a distancia, masifica su atencin tratando a generar sus productos al
ms bajo costo posible, su estructura organizativa tiende a ser simple, altamente competitiva y de
reducida burocratizacin. En los ltimos aos, esta modalidad ha incorporado la informtica como
va de prestacin del servicio educativo, ampliando su rea de cobertura y abaratando aun ms
sus costos unitarios de produccin.
En la realidad educativa nacional, la modalidad a distancia a desarrollado una estructura
organizacional compleja y burocratizada, en la cual el desarrollo de la mediacin ha sido puesta a
un lado en beneficio a la incorporacin de empleados, acadmicos y administrativos.
Tambin es de resaltar que si bien la incorporacin de la informtica tiende a reducir aun ms sus
costos, en realidad, los altos costos de la computacin e Internet, ha causado una mala
interpretacin de esta modalidad, asocindose una modalidad dirigida a los segmentos ms altos
del mercado.
La modalidad a distancia requiere una alta inversin en el desarrollo de los materiales
instruccionales y en el caso de la informtica tambin en la instalacin de los equipos y el
desarrollo de las comunicaciones, pero al dividir esta inversin entre el nmero de beneficiarios, el
costo fijo unitarios se diluye entre los participantes y todas las ocasiones que tienen capacidad
para ser empleados.
Otro aspecto a considerar al momento de disear la estructura orgnica del sistema educativo es
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Procesos, Actividades y Estructura


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el referido a forma de delegar autoridad (centralizacin o descentralizacin). La misma esta


relacionada con los principios gerenciales de los ms altos niveles jerrquicos, influyendo
sustancialmente en la manera de ejercer la gerencia o gobierno de la organizacin.
La centralizacin y la descentralizacin institucional tienen ventajas y desventajas, dependiendo
del Concepto, de la Modalidad y la envergadura o mbito de cobertura.
Los principios bsicos que orienta el diseo curricular, tienen una gran influencia sobre los
principios y valores que orientan la relacin entre el sistema educacional y su entorno. Si se
considera que el rol de la educacin es el de liderar el desarrollo de la sociedad y sus individuos
a travs de conocimiento que subyace en la academia, es muy frecuente que se haya aceptado de
manera implcita que sea un nico cliente siendo este por lo general, el Estado o se dirija el
esfuerzo educativo a un mercado concentrado (Militares, religiones, etc).
Si institucionalmente el esfuerzo educativo se dirige a la sociedad, sus integrantes, adems que al
Estado y sus instituciones, el diseo curricular esta guiado por las necesidades y expectativas
presentes en su entorno.
Si el Modelo de Produccin o Modalidad educativa cubre el mbito nacional, que reconoce las
especificidades y requerimientos locales, la tendencia gerencial - administrativa que orienta el
desarrollo estructural, tiende o tendera a ser descentralizada. Pero en la realidad, el Sistema
Educativo nacional, y utilice la modalidad educativa que se requiera, dirige sus esfuerzos a un
Mercado Concentrado: el Estado. Este respondiendo al inters de los grupos dominantes de la
sociedad y en concordancia con la estructura econmica, la poltica y el desarrollo ideolgico, es
centralizado. Manteniendo un el ejercicio administrativo y gerencial de la accin pblica acorde
con este principio.

Centralizacin : La alta gerencia asume el control total de la direccin funcional y operativa de


la institucin, concentrando el gobierno y las decisiones administrativas y
acadmicas. Al expandirse y arraigarse localmente las sedes administrativas,
entran en pugna con la casa matriz por adquirir cierto cuota de poder en la
toma de decisiones. En la misma medida que el sedes adquieren relevancia
social local, el conflicto tiende a expandirse, corrindose el riesgo, que se
convierta en un freno para su desarrollo institucional.
La centralizacin por s misma no es ni perjudicial ni ventajosa. Es una forma
de administrar que de ser utilizada con marcada intencionalidad directiva, con
objetivos estratgicos bien definidos, brinda los frutos esperados. De lo
contrario, genera insatisfaccin de sus cuadros gerenciales medios y
desmotivacin entre el personal. La debida correspondencia administrativa,
estructural y gerencial con el Concepto del Sistema Educativo en cuestin,
tendera a reducir la conflictividad interna.
En la Modalidad a distancia, dirigida a potenciar la inversin en aras de la
masificacin y democratizacin educativa, la centralizacin del desarrollo de
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Procesos, Actividades y Estructura


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los medios de instruccin de usos generalizado se presenta como la mejor


forma de beneficiarse de la economa de escala. (Reduccin de costo por
compras de volumen)

Descentralizacin: Es una alternativa administrativa y funcionales, cuando la institucin


educativa requiere expandirse. Pero recordemos que su implementacin esta
condicionada con Concepto del Sistema seleccionado
En si misma la descentralizacin se presenta como una forma estructural y
gerencial para un Sistema Educativo basado en la satisfaccin de la
necesidades del entorno al generar productos acadmicos para la
diversidad de clientes que reconoce.
La descentralizacin no significa burocratizacin, ni utilizando la Modalidad a
distancia, siempre y cuando la mediacin se mantenga en el centro de la
relacin docente. Esta forma administrativa es asociada por el personal como
una demostracin de confianza y respeto al su habilidades acadmicas y
profesionales, ofreciendo soporte anmico para la creatividad, eficiencia y la
productividad. Otra ventaja es la oportuna y rpida respuesta que el cliente
percibe como inters a sus necesidades por parte de la institucin.
En educacin buena parte de los clientes se encuentran ubicados en localidades esparcidas a lo
largo de un pas. Estos por consiguiente tienen necesidades educativas especficas dependiendo
del mundo fsico natural y cultural en el que se desenvuelven. Al dirigir un esfuerzo educativo a
distancia, para obtener los beneficios de la economa de escala se requiere una produccin masiva
de materiales instruccionales, as como tambin, para su distribucin. De esta manera, se tendera
a eludir el compromiso con las especificidades locales, dejando de solventar los requerimientos
del cliente. Este tipo de procedimiento educativo si bien podra responder a un estudio de las
necesidades de formacin de carcter nacional, el cliente local podra tomarlo como un intento
educativo de estandarizacin de una cultura o como presin del gobierno central, para socializar y
uniformar, la manera de pensar.
Una gestin centralizada del sistema educativo que tome en cuenta en su diseo curricular e
instruccional, la diversidad y especificidad local, incrementa su pertinencia y posicionamiento
como una institucin de alta calidad de respuesta a las necesidades y expectativas de la sociedad.

Diseo de la Estructura Orgnica


El diseo de la estructura orgnica del Sistema debe reflejar simplicidad, operatividad y
flexibilidad, con la finalidad de garantizar la mxima funcionalidad con la mayor eficiencia,
guardando relacin con los Procesos y Actividades que hemos descrito anteriormente en este
Captulo.
La necesaria flexibilidad que debe exhibir la organizacin institucional no debe atentan con la
eficiencia y efectividad operativa. Existe la propensin a la proliferacin de niveles y cargos, que
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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

reducen la capacidad de respuesta institucional antes los requerimientos de sus clientes, por lo
tanto, las actividades previamente mencionadas, son la gua bsica para mantener la operatividad
entre los lmites de efectividad productiva.
La Visin futuro futura de la empresa juega un rol especial en el plan de su desarrollo futuro del
cuerpo corporativo. Ella nos orienta y dirige los esfuerzos empresariales para elaborar un futuro
organigrama ptimo, al que conoceremos como organigrama objetivo
La estructura objetivo orienta la evolucin y desarrollo organizativo de la empresa. En la medida
que la empresa se aproxime a su horizonte estratgico, en la misma medida se ir desplegando la
estructura organizativa internas. La estructura objetivo genrica de cualquier empresa, en trminos
generales, debe tener como objetivo, alcanzar la mxima eficiencia de costos, una reducida
burocracia interna, capacidad de adaptacin al proceso evolutivo de la empresa y potenciar las
buenas relaciones con el cliente.
La estructura organizativa genrica de cualquier empresa, refleja las actividades especficas que
son necesarias para dar mxima satisfaccin a las necesidades y expectativas del cliente, as como
prestarle un eficaz servicio.
Estableciendo una lgica relacin entre el Marco Estratgico Fundamental y estructura,
evidenciamos que los dos Procesos bsicos anteriormente mencionados, - Administracin y
produccin -, guardan una estrecha correlacin con la estructura de la organizacin.
Empezamos por evidenciar que en la estructura organizativa empresarial se representan estos dos
grandes procesos en dos niveles operativos:

Nivel Administrativo.
Se encarga de ejecutar las actividades de elaboracin de la Planificacin Estratgica; controla y
monitorea el desempeo de la empresa, dirige, decide, ordena, prioriza y supervisa el resto sus
actividades, tales como la gerencia del recurso humano, las comunicaciones y la gestin financiera,
armonizada por la Actividad de Gerencia Ejecutiva, imprescindible para la eficiente y eficaz
generacin de beneficios y reduccin de costos. Adicionalmente, realiza servicios de apoyo tales
como: seguridad, proteccin, archivo, mantenimiento, limpieza, etc.
Su objetivo principal es garantizar la coherencia funcional y financiera de todo el sistema
empresarial; as como por la eficiencia y rendimiento de los factores de produccin, reduciendo
costos y maximizar su efectividad.
Por lo general, el Proceso Administrativo plasmado estructuralmente por este Nivel funcional, no
genera ingresos en forma directa, por lo contrario consume recursos econmicos financieros. Su
estructura operativa funcional debe ser altamente eficiente, poco burocratizada, sencilla, eficaz,
flexible y automatizada.
La Actividad de Gestin Financiera es la nica de este Nivel capaz de generar ingresos
adicionales, realizando colocaciones e inversiones con la intencin de racionalizar el uso de los
fondos disponibles y de reserva.
Pedro Gutirrez L.
25 jul. 02

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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

Actividades del proceso administrativo.


a. Evaluacin Institucional (Control y Supervisin)
b. Planificacin Institucional (Desarrollo del Ambiente Lgico).
c. Administracin del Recurso Humano (Desarrollo del Ambiente Social)
d. Control de Recursos Materiales.(Actividad que ofrece cohesin y coherencia administrativa)
e. Gerencia Institucional. (Actividad de toma de decisiones)
f. Gestin Presupuestara. (Generacin de ingresos extraordinarios)

Nivel Acadmico.
El Proceso Acadmico del sistema educativo es ejecutado por los miembros que conforman el
Ambiente Social, dedicados a la generacin de los Productos. Realizan actividades de
Investigacin, Docencia, Extensin y produccin, que dependiendo de la Modalidad y el diseo
curricular seleccionado, actan de manera aislada o como parte del todo, conformando la
Actividad Primaria Formativa. Esta decisin, influye directa en el diseo de la estructura
organizativa del Nivel Acadmico Productivo de la Institucin o Sistema Educativo.
La seleccin de la Modalidad y del Diseo, est fundamentalmente orientada por el
reconocimiento implcito o explicito del Mercado al que se dirigen el esfuerzo institucional. De
manera explicita se reconoce como cliente a quien aporta la mayora del ingreso retributivo, que
en el caso del cliente Estado, significa presupuesto anual.
Por el contraro, si se reconoce como mercado meta adems del Estado a los miembros
integrantes de la sociedad, la definicin de la Modalidad Educativa y del diseo curricular, parte
de reconocer tambin que el esfuerzo acadmico institucional, es ofrecer satisfaccin a sus
necesidades.
El Concepto del Sistema Educativo es diferente de una opcin a otra, por lo tanto, la estructura
organizativa y funcional del Sistema debe estar en consonancia con l.
Si la consideracin que orienta la conformacin y operacionalidad del sistema educativo es la de
ofrecer satisfaccin a la sociedad y el Estado, requiere una alta eficiencia caracterizada por bajos
costos adems de una alta capacidad para adaptarse a un entorno en continuos cambios, con
miras a satisfacer los requerimientos de los clientes. Lo cual, definitivamente orienta el diseo
curricular y estructural institucional.

Lista de Actividades del Proceso Acadmico productivo.


Las actividades que a continuacin se enumeran son bsicamente acadmicas, las otras son
administrativas y se enumeran en el tem anterior
1. Investigacin, Docencia, Extensin y Produccin (Act. Primara de Fabricacin)

2. Control Acadmico. (Act. Apoyo)


Pedro Gutirrez L.
25 jul. 02

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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

A continuacin exponemos una representacin grafica, a ttulo de ejemplo, de las Actividades de


ambos Procesos para mostrar como se plasman los Procesos y Actividades, en una estructura
organizacional. .

El Organigrama

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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

Organigrama Genrico
Institucin Educativa Superior a Distancia
Consejo
Universitario

Rectorado
Consejo
Directivo
Direccin de
Recursos Humanos

Consultora
Jurdica
Coordinacin de Operaciones
Descentralizadas

Vicerrector Administrativo
Oficina de Planificacin

Secretara
Relaciones Inter Institucionales
Protocolo y Ceremonial Acadmico

Direccin de Control de
Recursos Materiales
Oficina de Evaluacin
Institucional

Servicios de Apoyo
Archivo y Correspondencia Oficial
Nivel Administrativo

Nivel Acadmico Productivo

Direccin de Control
Acadmico

Vicerrector
Acadmico
Actividades
Direccin de reas y Carreras
Direccin de Investigaciones y
Postgrado

Pedro Gutirrez L.
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Investigacin
Docencia Extensin Produccin

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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

En el organigrama genrico presentado mostramos la separacin entre las dependencias que


realizan las actividades del Proceso administrativo (Arriba) y las Actividades propias del Proceso
Acadmico Productivo. Para mostrar la correspondencia existente entre la lgica operacional y la
estructural. Que tratando de ser coherente con la plena satisfaccin de las necesidades del entono
estas se realicen al menor costo posible.
Las diferentes dependencias unidas por la lnea roja indican la dependencia jerarquica, mando o
comunicacin ejecutiva que parte desde el Consejo Universitario, pasando por el Rector y llega
directamente hasta el Vicerrectorado Acadmico, donde se realizan las actividades que satisfacen
las necesidades del entorno. Las lneas de color verde representan las actividades que sirven de
apoyo administrativo a las actividades productivas, sin esta situacin signifique menoscabo a la
importante labor que realizan, nicamente resalta su posicin en la estructura y su participacin en
logro de la Misin Institucional.
Las dependencias aqu descritas no deben ser consideradas las nicas posibles, la estructura
definitiva depender de las necesidades propias de la institucin. Pero hay que tener en cuenta
que la velocidad de respuesta ante las cambiantes condiciones y necesidades del entorno requiere
que la estructura organizativa tenga en cuenta la distancia entre el nivel de atencin al cliente y el
nivel de toma de decisiones. De esta manera, la estructura orgnica de la empresa toma una gran
importancia en dos sentidos:
1. En el nivel de respuesta a las expectativas del cliente.
2. En su influencia sobre los costos de produccin.

Estructura plana
Estructura jerrquica en la cual la distancia entre la alta posicin jerrquica y el cliente final es
corta.

Alta Gerencia

En este tipo de estructura los requerimientos


del cliente obtienen una respuesta ms
inmediata por los altos niveles de decisin y
se reducen los costos que implica una alta
burocracia. Los niveles jerrquicos se
reducen a un mnimo necesario.

Cliente

Estructura alta.
Es aquella que tiene muchos niveles jerrquicos, distancindose las relaciones entre el cliente y los
altos niveles de decisin; adems la atencin al nivel productivo, pierde inters. La burocracia
administrativa, especialmente el control interno se incrementa, reduciendo los costo, aumentando
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Procesos, Actividades y Estructura


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la nomina improductiva..

Estructura y funcionamiento
La estructura orgnica materializa, concreta y asigna responsabilidades en funcin a sus
Actividades especficas. Esto significa que la estructura orgnica no es un caso meramente
casustico, ni producto de inspiracin de su alta gerencia. Su definicin y diseo, forman parte de
su Marco Estratgico, ms especficamente de su Concepto Empresarial.
Antes de comenzar el desarrollo de los aspectos organizacionales en s mismos, vamos a
puntualizar sobre ciertos preceptos esenciales para garantizar coherencia y armona entre la
estructura y los parmetros funcionales que determina y exige el Concepto Empresarial:

1) El Precepto de unidad estratgica: la organizacin esta justificada y enmarcada


por un Concepto, extrado de necesidades y expectativas de la sociedad y ms
especficamente de sus clientes. Por lo tanto, el conjunto orgnico de dependencias, debe
considerar y ejecutar funciones que le son especficas con miras a alcanzar su objetivo
fundamental.

2) El Precepto de delegacin de autoridad: se refiere a la forma cmo se establecen


y se delega la responsabilidad en cuanto a la toma de decisiones, al manejo de los recursos y
al gobierno interno dentro de la empresa. Este precepto est ntimamente ligado al respeto de
las lneas de comunicacin, con la intencin de preservar la estructura y coherencia de cuerpo
orgnico.
3) El Precepto de lneas de comunicacin o mando: se refiere a las vas que
toman las directrices, rdenes e informacin dentro de la estructura jerrquica. Estas vas o
canales deben respetarse, si queremos que el orden y la disciplina se mantenga dentro del
cuerpo estructural. Es importante resaltar la importancia que la informtica tiene, para agilizar
las funciones administrativas y de control de parmetros de rendimiento, con la finalidad de
disponer de informacin veraz a tiempo y al menor costo.

4) El precepto de especializacin del cargo. El cargo debe estar diseado para


realizar determinada actividad, claramente definida y establecida con precisin, para evitar
confusiones, dilaciones, duplicidad e incertidumbre.
5) El precepto de responsabilidad: el efectivo cumplimiento del cargo, permite que
toda la estructura funcione como una unidad o equipo, por lo tanto, el cargo no puede ser
ejercido cumpliendo obligaciones, sino por conocimiento de las implicaciones que conlleva
su ejecucin. La responsabilidad significa actuar por conocimiento de causas y efectos.
Conlleva el conocer las implicaciones de las actuaciones u omisiones.
6) El precepto de respeto: cada uno de los cargos previstos es esencial para alcanzar el
objetivo fundamental de la empresa, la coherencia y la disciplina interna. La valoracin y
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Procesos, Actividades y Estructura


Administracin de Sistemas Educativo

reconocimiento de todos los cargos, permite a sus actores mantener el inters y la autoestima
personal, con lo que la productividad del trabajo sale favorecida.
La identificacin del personal con los objetivos y la filosofa empresarial, no se logra por
decretos ni por imposicin, se logra valorando el aporte individual en su logro. La empresa es
una organizacin social, donde confluyen los intereses particulares y formas de ver de todos
sus miembros; el respeto mutuo es un precepto bsico para establecer una poltica de manejo
del ambiente laboral interno.

7) El precepto de la comunicacin: los mecanismos y elementos comunicacionales


claros garantizan las buenas relaciones entre las diferentes dependencias y niveles jerrquicos
de la organizacin.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
HILL, Charles W. Y Garreth, Jones. ADMINISTRACIN ESTRATGICA un enfoque integrado. Traduce
Magaly Bernal O. Bogot: Editorial McGraw-Hill. 1.996. Tercera edicin.

Pedro Gutirrez L.
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