TEMA 4: LA CONTABILIDAD MERCANTIL. LOS LIBROS DE COMERCIO.

CLASES Y
REQUISITOS. EXHIBICION Y FUERZA PROBATORIA

1.LA CONTABILIDAD MERCANTIL

Se puede considerar a la contabilidad mercantil, segn el concepto material del mismo, como
un medio para establecer los beneficios o prdidas experimentadas en el ejercicio de una
actividad mercantil.
Junto a este concepto es posible establecer tambin un concepto formal; este har referencia
a qu libros se han de llevar, cmo han de ser llevados y que valor tienen sus asientos a
efectos de prueba. Dado que a esto se va a ocupar la segunda pregunta del programa ahora
nos ocuparemos fundamentalmente del aspecto material, cuya regulacin la podremos
encontrar en el vigente CCM as como en Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital
(TRLSC).
Art. 25 y ss
Igualmente tambin cabria hacer mencin al RD 1514/2007 que aprueba el Plan General de
Contabilidad.

La necesidad de llevar a cabo una contabilidad mercantil, es de carcter obligatorio para el

empresario, como destaca el artculo 34 del CMM.
Art. 34: Al cierre del ejercicio, el empresario deber formular las cuentas anuales de su
empresa, que comprendern el balance, la cuenta de prdidas y ganancias, un estado que
refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la
memoria. Estos documentos forman una unidad
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de
la situacin financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones
legales
Material
Las cuentas anuales que conformaran dicha contabilidad mercantil, constan de diversos
documentos:

1. El Balance

Es un cuadro o representacin grfica y comparativa de los saldos de las diferentes cuentas

del activo y del pasivo, que resume toda la actividad del ejercicio. Ofrecer una imagen de la
situacin de la empresa en un momento determinado. Para ello los datos contables se agrupan
en diversas cuentas organizadas en dos columnas (activo y pasivo).

Art. 35.1: En el balance figurarn de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
El activo comprender con la debida separacin el activo fijo o no corriente y el activo
circulante o corriente. La adscripcin de los elementos patrimoniales del activo se realizar en
funcin de su afectacin. El activo circulante o corriente comprender los elementos del
patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de
explotacin, as como, con carcter general, aquellas partidas cuyo vencimiento, enajenacin o
realizacin, se espera que se produzca en un plazo mximo de un ao contado a partir de la
fecha de cierre del ejercicio. Los dems elementos del activo deben clasificarse como fijos o no
corrientes.

En el pasivo se diferenciarn con la debida separacin el pasivo no corriente y el pasivo

circulante o corriente. El pasivo circulante o corriente comprender, con carcter general, las
obligaciones cuyo vencimiento o extincin se espera que se produzca durante el ciclo normal
de explotacin, o no exceda el plazo mximo de un ao contado a partir de la fecha de cierre
del ejercicio. Los dems elementos del pasivo deben clasificarse como no corrientes. Figurarn
de forma separada las provisiones u obligaciones en las que exista incertidumbre acerca de su
cuanta o vencimiento.

En el patrimonio neto se diferenciarn, al menos, los fondos propios de las restantes partidas
que lo integran.

Balance abreviado: El TRLSC en el artculo 257 admite la posibilidad de un balance abreviado

para aquellas sociedades que durante dos ejercicios econmicos cumplan un conjunto de
condiciones cuantitativas en relacin con las partidas del activo, la cifra anual de negocios y
numero de trabajadores. La principal especialidad va a estribar en su mayor sencillez, no
quedaran sometidas a los desgloses d las partidas del balance. Pero adems no estarn
obligadas por principio a revisar sus cuentas anuales por auditores de cuentas, a diferencia de
las que formulan el balance ordinario.

2.

La cuenta de prdidas y ganancias

Mientras el balance reflejaba la situacin patrimonial de la sociedad en un momento dado, este

documento recoger los resultados econmicos generados por la actividad social a lo largo de
un ejercicio.

Art. 35.2: La cuenta de prdidas y ganancias recoger el resultado del ejercicio, separando
debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de
explotacin, de los que no lo sean.
Figurarn de forma separada, al menos, el importe de la cifra de negocios, los consumos de
existencias, los gastos de personal, las dotaciones a la amortizacin, las correcciones
valorativas, las variaciones de valor derivadas de la aplicacin del criterio del valor razonable,
los ingresos y gastos financieros, las prdidas y ganancias originadas en la enajenacin de
activos fijos y el gasto por impuesto sobre beneficios.
La cifra de negocios comprender los importes de la venta de los productos y de la prestacin
de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa,
deducidas las bonificaciones y dems reducciones sobre las ventas as como el Impuesto
sobre el Valor Aadido, y otros impuestos directamente relacionados con la mencionada cifra
de negocios, que deban ser objeto de repercusin.

3.

El estado de cambios en el patrimonio neto

Recoge el registro de ciertos ingresos ocasionados por las variaciones de valor derivadas de la
aplicacin del criterio del valor razonable. Consta de dos partes como refleja el artculo 35.3

Art. 35.3: El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendr dos partes. La
primera reflejar exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la
empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de prdidas y
ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendr todos
los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones
realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando acten como tales. Tambin se
informar de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y
correcciones de errores.

Las sociedades que puedan formular balance abreviado podrn tambin formular de forma
abreviada este documento (Art. 257 TRLSC)
4.

Estado de flujo de efectivos

Art. 35. 4 El estado de flujos de efectivo pondr de manifiesto, debidamente ordenados y

agrupados por categoras o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la
empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el
ejercicio.

Este estado no ser obligatorio cuando as lo establezca una disposicin legal (Art.34 CCM) y
cuando se formule balance y estado d cambios de patrimonio neto abreviados (Art. 257
TRLSC)

5.

La Memoria Anual

Art. 35.5: La memoria completar, ampliar y comentar la informacin contenida en los otros
documentos que integran las cuentas anuales.
TRLSC: El contenido en este caso incluir entre otras cuestiones: criterios de valoracin,
cuadro de financiacin, estado de origen y aplicacin de los fondos (Art.260).
Las sociedades que puedan formular balance/estado de cambios en el patrimonio neto
abreviados, podrn asimismo formular memoria abreviada.

Principios de la elaboracin de las cuentas:

El Cdigo por supuesto establece una serie de principios de valoracin que deben inspirar la
redaccin de las cuentas anuales, entre los que cabe citar: que no se variarn los criterios de
valoracin de un ejercicio a otro, se seguir el principio de prudencia valorativa y se valoraran
por separado los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo (Art.38).
En casos excepcionales se podr admitir la no aplicacin d esos principios, explicando en la
memoria los motivos y la influencia que pueda tener sobre el patrimonio, la situacin financiera
y los resultados de la empresa (38.2).

Las cuentas anuales y la responsabilidad por su redaccin:

El Cdigo desea hacer responsable al empresario o a los administradores de la sociedad de la
redaccin de las cuentas anuales y para ello obliga a que el propio empresario firme.
Art.37: Las cuentas anuales debern ser firmadas por las siguientes personas, que
respondern de su veracidad:
1. Por el propio empresario, si se trata de persona fsica.
2. Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
3. Por todos los administradores de las sociedades.
2. En los supuestos a que se refieren los nmeros 2 y 3 del apartado anterior, si faltara la firma
de alguna de las personas en ellos indicadas, se sealar en los documentos en que falte, con
expresa mencin de la causa.
3. En la antefirma se expresar la fecha en que las cuentas se hubieran formulado.
Verificacin de las cuentas anuales

La veracidad de las cuentas anuales trata de garantizarse mediante la intervencin de

auditores
Art. 40: . todo empresario vendr obligado a someter a auditora las cuentas anuales de su
empresa, cuando as lo acuerde el Juzgado competente, incluso en va de jurisdiccin
voluntaria, si acoge la peticin fundada de quien acredite un inters legtimo.

El rgimen de la auditoria esta regulado por Ley 19/1988 que ha sido modificada ampliamente
por Ley 44/2002 y por la Ley 12/2010.
Depsito y publicidad:
Entre las nuevas funciones del Registro Mercantil figura la relativa al depsito y publicidad de
las cuentas anuales. El Registro Mercantil del lugar del domicilio del depositante asume as la

doble funcin de oficina en la que se archivan y conservan las cuentas anuales y dems
documentos complementarios y de oficina encargada de la publicidad de las cuentas y de esos
documentos.

2. LOS LIBROS DE COMERCIO. CLASES Y REQUISITOS. EXHIBICIN Y FUERZA

PROBATORIA DE LOS LIBROS DE COMERCIO
Antes aludamos al aspecto formal d la contabilidad, como los libros que debe llevar el
comerciante.
Estos los encontraremos enumerados y detallados en los artculos 25 a 30 del CCM.

Libros:
Art. 25: Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de
su empresa que permita un seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la
elaboracin peridica de balances e inventarios. Llevar necesariamente, sin perjuicio de lo
establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas
anuales y otro Diario

Art. 26: Las sociedades mercantiles llevarn tambin un libro o libros de actas, en las que
constarn, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los
dems rganos colegiados de la sociedad, con expresin de los datos relativos a la
convocatoria y a la constitucin del rgano, un resumen de los asuntos debatidos, las
intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los
resultados de las votaciones..

Libro de Inventarios y cuentas anuales:

Art. 28.1: El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de
la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de
comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas
anuales.

Libro Diario

Art.28.2: El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la

empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por
perodos no superiores al mes, a condicin de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

Otros: adems podrn las empresas llevar otros libros o registros que estimen convenientes
segn el sistema de contabilidad que adopte o la naturaleza de la actividad de que se trate.
REQUISITOS
1) PERSONA QUE HA DE LLEVAR: Del Art. 25.2 se establece que ser llevada directamente
por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la
responsabilidad de aqullos. Se presumir concedida la autorizacin, salvo prueba en
contrario

2) FORMA DE LLEVAR Y LEGALIZACION DE LOS LIBROS:

Los libros pueden estar previamente encuadernados o bien realizar los asientos y anotaciones
contables por cualquier procedimiento idneo sobre hojas que con posterioridad se
encuadernaran correlativamente para formar los libros obligatorios, lo que permite la
contabilidad por hojas mviles.

El requisito formal ms importante que deben cumplir los libros es su legalizacin, por el
Registrador Mercantil del lugar donde tuviera domicilio el empresario.
Es meramente facultativa la legalizacin de los denominados libros de detalle, as como
cualesquiera otros que se lleven por los empresarios individuales y por las sociedades como
auxiliares de los libros de contabilidad.

Art. 27: Los empresarios presentarn los libros que obligatoriamente deben llevar en el
Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilizacin, se
ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas
de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendr pleno valor
la legalizacin efectuada por el Registro de origen.
2. Ser vlida, sin embargo, la realizacin de asientos y anotaciones por cualquier
procedimiento idneo sobre hojas que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente
para formar los libros obligatorios, los cuales sern legalizados antes de que transcurran los
cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estar
a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.
3) CONTENIDO
Como requisito de fondo, el Cdigo establece la necesidad de llevar toda la documentacin
contable de forma clara y salvaguardando los errores padecidos en las anotaciones.:
Art.29: Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el
procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco,
interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Debern salvarse a continuacin, inmediatamente
que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrn
utilizarse abreviaturas o smbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el
reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin.
4) CONSERVACIN
El empresario no solo esta obligado a la llevanza de los libros de contabilidad. La proteccin de
los intereses de terceros y del inters pblico exige que conserve los documentos contables
durante un tiempo prudencial. A este efecto el artculo 30 establecer la obligacin de
conservacin durante 6 aos.
Art. 30: 1. Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir
del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones
generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se
refiere el prrafo anterior y si hubiese fallecido recaer sobre sus herederos. En caso de
disolucin de sociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho
prrafo.
5) EXHIBICION
Los libros de los comerciantes estn directamente encaminados a informarles de la marcha del
negocio y tambin, en circunstancias especiales a informar a las personas que con los mismos
se relacionan.
El principio que domina esta materia es el del secreto de la contabilidad mercantil,
Art. 32: 1. La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo
dispuesto en las Leyes.
No obstante la ley prev algunas excepciones:
2. La comunicacin o reconocimiento general de los libros, correspondencia y dems
documentos de los empresarios, slo podr decretarse, de oficio o a instancia de parte, en los
casos de sucesin universal, suspensin de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o
entidades mercantiles, expedientes de regulacin de empleo, y cuando los socios o los
representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

3. .. Podr decretarse la exhibicin de los libros y documentos de los empresarios a

instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga inters o
responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibicin. El reconocimiento se contraer
exclusivamente a los puntos que tengan relacin con la cuestin de que se trate.
El reconocimiento, dispone el artculo 33 que se har en el establecimiento del empresario, en
su presencia o en la de la persona que comisione, debiendo adoptarse las medidas oportunas
para la debida conservacin y custodia de los libros y documentos.
6 )FUERZA PROBATORIA DE LOS LIBROS

El Cdigo en su redaccin originaria contena un conjunto de normas que de forma casustica

graduaban la fuerza probatoria de los libros de los comerciantes. Se consideraban un medio
privilegiado de prueba cuando se llevaban de una forma ordenada. Sin embargo la doctrina del
TS haba venido restringiendo el valor de esos preceptos, ya que reiteradamente haban
declarado que a pesar de las normas establecidas en el CCM, los Jueces podan valorar la
prueba en su conjunto, de manera que otras medias probatorias pudiesen desvirtuar lo que
resultara de los libros de comercio. La modificacin que efectu en el CCM la Ley de 21 de
Julio de 1973 paso a establecer que el valor probatorio de los libros de los empresarios y
dems documentos contables ser apreciado por los Tribunales conforme a las reglas
generales del Derecho.
En este punto tambin se puede traer a Colacin el artculo 1228 que reza Los asientos,
registros y papeles privados nicamente hacen prueba contra el que los ha escrito en todo
aquello que conste con claridad; pero el que quiera aprovecharse de ellos habr de aceptarlos
en la parte que le perjudiquen.