Magaya Software
Manual de Contabilidad
Gua Para:
Facturacin
Pagos
Procesos Bancarios
Estado Financiero
y ms
Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganancias y Prdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede
elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Comprobacin, detalles de transacciones, y ms
Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haciendo ajustes en las divisiones de su compaa y numeracin de documentos en el software Magaya, creacin de Entradas de Diario, trabajando
con mltiples monedas, y ms.
La siguiente es una breve descripcin de las caractersticas de la carpeta de Contabilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elManual de Contabilidad del Software Magaya):
Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde
digita la definicin de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus
ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas
especficas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo
Documentacin para los diferentes artculos, como diferentes tipos de
documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Area, Carta
de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno.
Productos y Servicios: ste muestra los cdigos para los servicios que
usted provee, como por ejemplo flete martimo y el nombre de la cuenta a
la que est asociado. Usted usar estos productos al crear y trabajar con
transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP).
Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus
clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes
mediante el asistente aqu disponible.
Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxC:
Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las transacciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxP:
Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas,
como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas
para estos, es opcional).
Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a
sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede
crear:
Cheque: para pagar los artculos de los que usted no tiene facturas,
como alquiler, salarios, etc
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
3. Asistente de Contabilidad
El Asistente de Contabilidad est diseado para ayudarle a introducir la informacin contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fcil
de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la
fecha en que empieza a usar el sistema Magaya.
La configuracin de esta informacin se hace generalmente cuando el software
Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser
usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente
de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va
a trabajar en ms de una moneda que seleccione la moneda nacional para que
coincida con la moneda de su pas en el Asistente de Inicio; la moneda de su pas
afectar las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el
Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su:
Productos y Servicios
Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con
el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrs en las pantallas para
cambiar la informacin. Cuando termine con el asistente, toda la informacin
se guarda en el sistema Magaya.
Configuracin adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se
puede hacer en el men Mantenimiento > Configuracin. Vase el captulo 10
del Manual de Contabilidad del Software Magaya.
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
TASK
1.
2.
3.
4.
5.
10
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
6.
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3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los proveedores de almacenaje). El sistema crea automticamente una factura y
la enva a las CxP, y la lnea en la factura usar el saldo inicial como gasto.
Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las
pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma
manera.
7.
12
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
ser guardada.
AFTER COMPLETING THIS TASK:
Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se
puede modificar y completar la informacin introducida en cualquier momento
abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad.
13
3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
14
15
2)
3)
16
5)
Para hacer los totales de dbito y crdito iguales, agregue la cuenta "Capital
Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crdito y el dbito. Si el
dbito es menor, anote la diferencia en la columna de dbito. Si el monto
del crdito es menor, anote la diferencia en la columna de crdito. No
introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte
inferior de la pantalla; se guardar.
6)
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4. LISTA DE CUENTAS
INTRODUCCIN
4. Lista de Cuentas
Introduccin
La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a
llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego
puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los
tipos de gastos que tiene.
El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista
de Cuentas. Usted puede agregar cuentas especficas de su negocio. Puede tener
una cuenta de Documentacin para varios elementos diferentes, tales como
los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI
(antes conocido como SED), guas areas, carta de embarque, etc, o puede crear
una cuenta para cada uno.
La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, destacando el Costo del Flete Areo, Ingresos por Flete Areo, y su tipo de cuenta.
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4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS
1.
2.
20
4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS
3.
Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera
un pasivo).
Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artculos que
vende.
Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no
se pueda clasificar como Fijo o Circulante.
Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro
de un ao, el valor de inventario, etc.
4.
5.
6.
7.
21
4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
22
Otros Reportes: Esta opcin genera reportes por nombre, tipo, nmero
de cuenta, moneda, cuenta padre, o por cdigo de tipo.
Remplazar Cuenta: Use ste para remplazar por una cuenta del mismo
tipo. La cuenta ser remplazada en cualquier transaccin en donde se halla
usado. Esto es til si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente.
4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las
ventas (para las mercancas que vende, no los servicios). Para obtener ms
informacin acerca de cmo agregar el impuesto de ventas a su sistema de
Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas".
Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver.
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4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS
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5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
INTRODUCCIN A PRODUCTOS Y SERVICIOS
5. Productos y Servicios
Introduccin a Productos y Servicios
La lista de Productos y Servicios en el Magaya Explorer muestra todos los
productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios documentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y ms. Los Productos y
Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes
martimos ha vendido o comprado, etc
El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que
cubren las necesidades de un proveedor de logstica estndar. Usted puede
modificar o agregarle ms basado en sus necesidades especficas.
Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar.
Cuando usa un Artculo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la
factura afectar la cuenta a la que se aplica el artculo sumando o restando de ella
segn sea una factura o un crdito. La cuenta se mostrar en el informe de
prdidas y ganancias.
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5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS
26
1)
2)
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS
Inventario: Se usa para artculos que usted mantiene en su inventario y luego vende. Si selecciona Inventario y luego Cuenta de
Activos y Articulo de Inventario opciones adicionales sern
desplegadas.
3)
4)
5)
6)
7)
La casilla de seleccin de Crear el cargo de reventa automticamente se utiliza si quiere que su sistema Magaya cree automticamente un producto de reventa ya sea cuando se cree manualmente
un gasto o un ingreso.
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5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
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5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
tenga registrado ese mismo artculo. Cuando abra el cuadro de dilogo del
men de Acciones, seleccione los productos a encontrar y remplazar.
29
5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS
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Facturas de Cobro
Reintegros de Cobro
Pagos Recibidos
Depsitos
Reembolsos
Todas estas transacciones son creadas usando un cuadro de dilogo que transfiere todos los datos a los formularios del documento. Los datos tambin se
almacenan en el sistema Magaya para que pueda crear reportes y ms.
El Magaya Explorer ofrece reportes de CxC para mostrar qu clientes estn
morosos (reportes de retardos), facturas pendientes (sin pagar), y reportes de
ventas.
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La vista de Lista tambin tiene una columna de estado que indica si una
factura est pendiente o pagada. Se pueden aadir otras columnas a travs
del botn Acciones.
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2)
Seleccione el cliente al que usted esta facturando del men desplegable Aplicar a. La direccin para el cliente se completar de forma
automtica. Si necesita cambiar la direccin para esta operacin,
haga clic en el botn "Cambiar".
33
34
Esto puede puede ser til si necesita reemitir una factura porque el
cliente no tena fondos suficientes y su cheque es rechazado. Otro
ejemplo es cuando usted quiere ofrecer un descuento a un cliente.
Para obtener ms informacin, consulte la seccin Procedimientos
Especiales en Cuentas por Cobrar en el Captulo 10.
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3)
Haga clic en OK cuando haya terminado introduciendo toda la informacin para esta factura. Los datos son transferidos al formulario de la
factura, y esta es guardada en su base de datos Magaya.
Si hace clic en los botones de Nuevo o Copiar, el Diseador de Documentos Magaya se abre. Este se utiliza para personalizar plantillas. Vea el
36
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Facturas Pendientes por fecha: Para ver que facturas estn pendientes a
alguna fecha, sin importar si la factura se pag despus de esa fecha.
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Para ver la lista de facturas recurrentes, use el botn de Acciones y seleccione Facturas Recurrentes.
Transacciones Abiertas: Estas opciones crean una lista de todas las transacciones abiertas. Cambie el rango de fechas para ver el periodo de tiempo
que escogi, o para personalizar la lista mediante el botn de Acciones >
Escoger Columnas.
Reintegros de Cobro
Los Reintegros de Cobro son generados cuando usted le cobra de ms a un
cliente o si desea hacerle un descuento despus de creada la factura. (Nota: Los
descuentos tambin puede ser creados de otra manera; vea el Capitulo 10,
seccin Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar.)
Siga los siguientes pasos para crear un Reintegro de Cobro.
1) Vaya a Facturas (vista de documento o de lista) y haga clic en el botn
Agregar. Seleccione Agregar Reintegro de Cobro.
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Los campos en este cuadro de dilogo son los mismos que los del cuadro
de dilogo de la factura. Recordatorio: Todas las cantidades sern tratadas
como un negativo (una resta) para las cuentas y artculos seleccionados.
Cuando una nota de crdito ha sido pagada a un cliente (ya sea con un cheque
o con crdito en un saldo), el estado se actualizar en la Lista de Facturas. Usted
tambin puede ver el estado en la barra de herramientas similar a las facturas.
Cuando introduzca esta transaccin, se mostrar como un negativo (deduccin) en Cuentas por Cobrar.
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Pagos
Un Pago es un pago mediante cheque o tarjeta de crdito que usted recibe de un
cliente. Este proceso crea un registro del pago en su sistema Magaya. Para crear
un Pago:
1)
2)
42
3)
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Los reportes pueden crearse por nmero de cuenta, nombre, moneda, etc. Los
reportes se pueden configurar con diferentes tipografas y ms.
Un pago en lnea puede ser anulado. Para detalles sobre la funcin de pago en
lnea, vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya.
Para ver un pago, seleccinelo y escoja la opcin Ir al Documento.
Para ver fondos sin depositar, haga clic en esta opcin. Una lista se abre con
fondos que no se han llevado al banco an.
Tambin puede escoger las columnas que usted desea de la lista, exportar o
importar datos, y ver el historial de cada transaccin.
Estas acciones tambin estn disponibles cuando hace clic en el botn derecho
del ratn sobre una transaccin en la lista.
Depositando Pagos
Depsitos de pagos que usted recibe de sus clientes pueden crearse en la Lista de
Depsitos o en la vista de documento. Hay dos tipos de depsitos:
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Depsito: Use esto cuando est haciendo un tipo de Depsito como por
ejemplo si recibe un prstamo de un banco. Vea el tema "Banca" para
detalles.
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47
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Cheque de Reembolso
Existen dos tipos de reembolsos que usted puede crear con el Magaya Explorer:
La funcin de Cheque de Reembolso se localiza en Cheques (vista de lista
documento). sela cuando un cliente le pague de ms y usted le gire un cheque
por ese monto. Para poder emitir un cheque de reembolso, un crdito debe
existir para ese cliente, ya sea como Reintegro de Cobro o como un anticipo o
un sobrepago.
Un Reembolso de Proveedor est disponible en Pagos. Use esto cuando reciba
un reembolso de un proveedor. Para detalles sobre reembolsos de proveedor,
vea el tema "Cuentas por Pagar".
Siga los siguientes pasos para crear un Cheque de Reembolso.
En Cheques, haga clic en el botn Agregar y seleccione Cheque de Reembolso.
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50
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Facturas de Pago
Reintegro de Pago
Pagos de Facturas
Reembolso de Proveedores
Este tema tambin explica como crear reportes de facturas sin pagar y CxC
viejas.
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Un cuadro de dilogo se abre. Cuenta con tres pestaas: Factura de Pago, Notas
y Notas Internas.
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Seleccione la cuenta de Cuentas por Pagar que usted necesita para esta
factura. Si est trabajando en varias monedas, habr al menos una cuenta
disponible en el men desplegable por cada moneda. Para hacer la factura
en una de esas monedas, seleccinela de la lista desplegable. Para obtener
informacin sobre la configuracin del sistema Magaya para trabajar con
varias divisas, consulte el tema "Mltiples Monedas".
El Tipo que aplique extraer informacin de la lista de Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para facturas mostrar solo Productos y
Servicios que se refieren a cuentas de gastos (o Costo de Ventas).
Agregue una descripcin (opcional). Informacin adicional puede
agregarse en la pestaa de Notas. Cualquier nota que agregue aparecer en
la factura para que el cliente la vea.
Introduzca la cantidad y el precio. El monto se calcula automticamente.
La unidades son opcionales (ejemplos son: libras, lbs, c/u, etc.).
Haga clic en el botn OK. La informacin se guarda en la transaccin de
la Factura. Puede agregar tantos cargos como necesite.
En la pantalla de la Factura, introduzca cualquier Nota o Nota Interna segn
requiera haciendo clic en las pestaas.
Haga clic en el botn OK cuando termine. La factura se actualizar en la Lista
de Facturas o en el documento.
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Cuando accede al botn de Acciones desde la vista de lista, usted ver esas
opciones adems de las siguientes:
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Crear Reportes de Compras: Use esta opcin para crear reportes de todas
las facturas sin pagar o facturas sin pagar de una determinada fecha.
Otras opciones son crear un reporte de retardos de cuentas por pagar (en
detalle o como sumario) y un reporte de Detalle de Factura. El informe se
abre en el panel de visualizacin. Puede ajustar las columnas en los
informes, guardar un informe, filtrar la informacin, o exportar los datos
del informe.
Exportar los datos en la factura a QuickBooks o al software de contabilidad PeachTree para exportar las facturas que usted ha filtrado y para
salvarlas en su computadora (o en otro directorio) en un formato de
archivo que puede ser importado por esas aplicaciones.
Guardar como Recurrente: Esto es til para crear una factura recurrente
basada en la factura que est viendo si es una factura que necesita pagar
cada mes. Un asistente lo gua paso a paso. Ver detalles en el Manual de
Personalizacin del Software Magaya, Captulo 2. Tambin encontrar
pasos para facturacin peridica all Tambin.
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Reintegro de Pago
Un Reintegro de Pago es el crdito de un proveedor. El crdito puede ser
producto de un sobrepago que usted hizo al proveedor o si le sobrefacturaron a
usted. (Si le envan un cheque de reembolso, usted crear un Reembolso de
Proveedor en la Lista de Pagos.)
Los siguientes pasos explican como procesar un Reintegro de Pago en el Magaya
Explorer.
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En Facturas (vista de documento o lista), haga clic en el botn Agregar y seleccione Adicionar Reintegro de Pago.
Esta pantalla es la misma que la pantalla de Factura. Ver los pasos en la seccin
de "Creacin de Facturas" para llenar los campos del Reintegro de Pago. Tenga
en cuenta que el reintegro de pago se restar de Cuentas por Pagar y se mostrar
como un negativo en las CxP.
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Pago de Facturas
Para pagar facturas, vaya a la Lista de Cheques (o vista del documento) y haga
clic en el botn Agregar. Seleccione Pagar facturas (Cheque). Use esta opcin
para crear un cheque para cancelar una factura, tales como facturas de telfono
o facturas de carga, etc.
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Seleccione la Cuenta CxP para esta factura. Si est trabajando con mltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se
efectuar en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizar con esta transaccin de pago.
Seleccione la Cuenta Bancaria a usar para este cheque. Si usted tiene una
tarjeta de crdito establecida en la Lista de Cuentas, tambin puede seleccionarlo aqu. El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la
parte inferior del cuadro de dilogo.
Seleccione la cuenta bancaria que desea usar para pagar a los proveedores. Las
opciones estn marcadas por defecto. Vaya a la siguiente pantalla.
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62
63
En esta pantalla, el sistema muestra los cheques que el sistema crear para usted:
En la ltima pantalla del asistente, haga clic en el botn de Crear Cheques para
dejar que el sistema genere los cheques. La pantalla muestra el progreso del
sistema mientras crea los cheques:
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Reembolso de Proveedores
Un Reembolso de Proveedor est disponible en la carpeta de Pagos. Use esta
cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para poder recibir un cheque de
reembolso de un proveedor, deber tener reintegro de pago para ese proveedor
en el sistema.
Vaya a Pagos (en la vista de documento o lista) y haga clic en el botn de
Agregar.
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Seleccione la Cuenta CxP para este reembolso de proveedor. Si est trabajando con mltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra
moneda, este pago se efectuar en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizar con esta transaccin de reembolso.
8. BANCA
INTRODUCCIN A LA BANCA EN EL MAGAYA EXPLORER
8. Banca
Introduccin a la Banca en el Magaya Explorer
El Magaya Explorer ofrece funciones bancarias para atender sus necesidades
bancarias tales como:
Hacer depsitos
Reconciliaciones bancarias
Escribir Cheques
Hay diferentes tipos de cheques que usted puede crear. Desde el botn Agregar
(en la vista de documento o en la vista de lista) usted puede elegir lo siguiente:
El resto de este tema explicar las siguientes tareas para girar cheques:
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8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Cheque para gastos: Use esta opcin para crear un cheque para un gasto tal
como suministros de oficina para su negocio.
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8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Haga clic en el botn Agregar, y una lnea en la tabla de Detalle ser creada
y resaltada:
a) Haga clic en la primera celda en la tabla debajo de la columna Nombre
de la Cuenta. Cuando usted haga clic sobre el Nombre de la Cuenta, un
men desplegable aparecer. Seleccione la cuenta para esta lnea.
b) Haga clic en la celda del Monto en la tabla y escriba el monto para este
detalle.
c) Haga clic en la celda de Descripcin en la tabla y escriba la descripcin.
d) Haga clic en el campo de la Entidad si esta lnea se refiere a un cliente,
y seleccione el cliente en el men desplegable. De lo contrario el campo de
la Entidad es opcional.
Usted puede agregar tantos detalles al cheque como requiera haciendo clic
en el botn Agregar y siguiendo el mismo procedimiento. El monto total
crecer con cada linea de detalle que agregue.
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8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Si usted paga gastos con una tarjeta de crdito, introduzca esa informacin
como se muestra:
Para pagar con tarjeta de crdito, usted debe tener una cuenta de tarjeta de
crdito definida en la Lista de Cuentas. Seleccione la tarjeta de crdito del men
desplegable "Cuenta Bancaria". Utilice este mtodo cuando no tenga una
factura; por ejemplo, que fue a Office Depot, compr suministros de oficina, y
pag con una tarjeta de crdito. Cuando regrese al trabajo, actualice su Magaya
Explorer con esta transaccin.
Cuando el estado de cuenta de la tarjeta de crdito llega por correo y usted tiene
que pagarlo, utilice el mismo mtodo: Cheque para Gastos. Seleccione la cuenta
bancaria que desea utilizar para pagar, y seleccione la compaa de tarjetas de
crdito como el "Pguese a la orden de". Cuando se agrega el elemento en el
cuadro de dilogo, el Nombre de Cuenta ser la tarjeta de crdito.
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8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES
Pagar Impuesto de Ventas: Use esto para girar un cheque a agente tributario
tal como el estado o condado para el que ha colectado impuestos por los bienes
vendidos.
Seleccione la Cuenta Bancaria que usar para pagar este impuesto. El saldo
actual de esa cuenta bancaria se mostrar.
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8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
El campo del descuento debajo de los totales es para un porcentaje del total
de los impuestos adeudados. Este monto es determinado por la autoridad
tributaria.
Seleccione una plantilla: Use esta para escoger la plantilla que coincida con
sus cheques pre-impresos. Asegrese de marcar la casilla para vincular la
plantilla a la transaccin actual. Tambin puede configurar la plantilla por
defecto para todos los cheques (opcional).
Antes de imprimir, tambin haga clic en el botn de Opciones en el
men sobre el documento del cheque si est usando cheques
pre-impresos. Seleccione Imprimir solo campos. Esto imprimir los
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8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
datos en los campos del cheque tales como la fecha y el monto. No imprimir las lneas (que ya estn en sus cheques pre-impresos).
Reportes: Ver los detalles de cheques. Este reporte abre en una lista en la
que usted puede personalizar el rango de fechas que desea ver.
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8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES
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8. BANCA
HACIENDO DEPSITOS.
Haciendo Depsitos.
Un Depsito se refiere a hacer depsito de fondos tales como un prstamo que
usted recibe, en contraste con hacer un depsito de los pagos sobre facturas que
hacen sus clientes. Los depsitos pueden crearse en la Lista de Depsitos o en la
vista de documento en el Magaya Explorer. Existen dos tipos de depsitos:
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8. BANCA
HACIENDO DEPSITOS.
Usted puede agregar tantas lneas al cheque como requiera haciendo clic en el
botn Agregar y siguiendo el procedimiento anterior. El monto total crecer
con cada linea de detalle que agregue.
Haga clic en el botn OK. Una boleta de depsito ser creada.
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8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
Reconciliacin Bancaria
Para ejecutar una reconciliacin bancaria, vaya a la Lista de Cuentas, seleccione
la cuenta bancaria a conciliar, haga clic en el botn de Acciones y seleccione
Reconciliar.
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8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
Para colocar una marca de comprobacin en todas las transacciones, haga clic
en el botn Marcar Todo. Para remover la marca de comprobacin en todas
las transacciones, haga clic en el botn Desmarcar Todo:
Agregar: Use el botn Agregar para agregar una transaccin que esta listada en
el estado de cuenta pero no en la pantalla.
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8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
Editar: Use el botn Editar para cambiar una transaccin. Haga clic en la transaccin para seleccionarla. Haga clic en el botn Editar. Un cuadro de dilogo
diferente se abrir, dependiendo de la transaccin seleccionada. Modifquela y
haga clic en OK.
Eliminar: Si una transaccin no est en su estado de cuenta, seleccione la transaccin a eliminar, y haga clic en el botn de Eliminar.
El Balance sin Despejar debe ser cero para completar la reconciliacin. Si usted
hace clic en el botn de Hecho cuando el Balance sin Despejar no es cero, el
sistema le dar un mensaje y no completar la conciliacin. Usted puede salir y
regresar a la pantalla de reconciliacin en cualquier momento y su trabajo se
guardar. Cuando hace clic en el botn de "Dejar", la pantalla de la reconciliacin se cierra.
Cuando termine la reconciliacin y haga clic en el botn de Hecho, el sistema le
preguntar si desea imprimir el estado de cuenta. Usted puede imprimirlo ahora
o imprimir la conciliacin bancaria desde la opcin de reportes desde el botn
de Acciones en la Lista de Cuentas posteriormente.
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8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
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8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
81
8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA
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9. REPORTES CONTABLES
INTRODUCCIN A LOS REPORTES CONTABLES
9. Reportes Contables
Introduccin a los Reportes Contables
El Magaya Explorer le ofrece reportes contables, incluyendo:
83
9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES
84
9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES
Un cuadro de dilogo se abre con los campos llenos, pero puede cambiarlos
segn necesite.
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9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
mente haba que cerrar el reporte para volver a la vista de lista. Ahora usted
puede alternar entre ambas.
Cuando est viendo un reporte, puede hacer doble clic en un elemento de lnea
del reporte para profundizar y obtener ms detalles. Por ejemplo, ejecute un
Estado de resultados (Reporte de Prdidas y Ganancias) y haga doble clic en un
elemento de lnea. El elemento se abrir en una pestaa.
Personalizar Reportes
Usted puede mejorar y personalizar el formato de los reportes. Cambie la tipografa, color, tamao de los diferentes elementos en el reporte tales como el
nombre de la compaa, ttulo, subttulo, encabezados de columnas, filas, etc.
86
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
Pasos:
1)
Un cuadro de dilogo con tres pestaas se abrir: Informacin de Encabezado, Tipografa, y Nmeros. La pestaa de Informacin de Encabezado muestra el nombre de su compaa, el ttulo del reporte, y el
subttulo; Puede cambiar cualquiera de estos segn necesite.
2)
87
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
2)
Marque las opciones que desea usar, y haga clic en OK para guardar los
cambios.
88
9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES
Pasos:
1)
2)
2)
Tambin puede definir las columnas por defecto a un reporte que el usuario
haya modificado para devolverlo a su estado original: Haga clic en el botn de
Acciones y seleccione Definir Columnas por defecto.
Antes de esta nueva versin, el sistema sobrescriba el primer reporte. Esta
nueva funcin es especialmente til cuando se desea crear otro informe que es
similar al primero; ahora no tiene que empezar desde cero para construirlo.
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9. REPORTES CONTABLES
REPORTES FINANCIEROS
Reportes Financieros
Los Reportes Financieros son Prdidas y Ganancias, Hoja de Balance, y Estado
de Flujo de Caja. A continuacin se explica cada reporte.
90
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
91
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
La seccin de Gastos muestra los gastos tales como alquiler, salarios, servicios y otros gastos que pag tales como un contador.
El total de Utilidades Netas se lista en la parte de abajo y muestra las utilidades de la compaa despus de que todos los gastos se han pagado. Es la
Ganancia Bruta menos el total de gastos.
Haga doble clic en un nmero del reporte para ver sus detalles.
El Reporte de Prdidas y Ganancias detallado muestra ms informacin tal
como costo por artculo, utilidades, y gastos:
Usted puede ver cualquier transaccin en este reporte haciendo doble clic en
ella.
92
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
1)
2)
3)
93
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
94
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
4)
El reporte tambin puede ser guardado. Para ver reportes guardados, vaya al
men de Reportes y seleccione Reportes Guardados. En el cuadro de dilogo
que se abre, haga doble clic en el nombre del reporte y bralo.
Prdidas y Ganancias por Operaciones :
Este es un reporte nico solo disponible en el software de Magaya. Le deja ver la
rentabilidad de su negocio desde diferentes ngulos. Cuando usa las funciones
de contabilidad en Magaya con operaciones, cada transaccin de la operacin
tendr varias transacciones contables relacionadas a ella, tales como facturas de
compra y venta.
Este reporte lista las transacciones de cada operacin para el periodo asociadas
con las ingresos, gastos y ganancias provenientes de las transacciones contables
95
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS
96
El reporte detallado por operacin muestra todas las transacciones contables que se relacionan a cada transaccin de la operacin:
9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE
Hoja de Balance
La Hoja de Balance muestra el total de activos, pasivos y el capital. Le provee una
vista instantnea del capital de su negocio (cuanto posee y cuanto debe) a una
cierta fecha. Contesta a la pregunta Que tan endeudada est la compaa? y
Cuanto dinero requiero recolectar de mis clientes?. Este reporte es acumulativo; mostrar las cifras desde el primer da de su negocio hasta la fecha final del
reporte.
El siguiente es un ejemplo de reporte de Hoja de Balanceresumen:
97
9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE
98
9. REPORTES CONTABLES
ESTADO DE FLUJO DE CAJA
99
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Reportes de Ventas
Reportes de Ventas muestran las ventas por artculo, cliente, y agente. Otras
opciones en este men son crear un reporte de facturas pendientes y de retardos
de las cuentas.
100
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Por Cliente: Muestra el monto de las ventas por cliente y el porcentaje que cada
cliente representa del total vendido. Puede ver un reporte resumido o detallado:
Por Agente: Este reporte es similar al reporte por cliente, pero ste muestra los
agentes. Este reporte es muy til para el proveedor de logstica que est trabajando con varios agentes. Este reporte puede verse como un reporte resumido o
como un reporte detallado.
Todas las Ventas: Vea todas las ventas (en un reporte resumido o detallado).
Este reporte se ve parecido al reporte de clientes:
101
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
102
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Retardos de Cuentas por Cobrar: Ver Cuentas por Cobrar vencidas (dinero
que sus clientes deben a su compaa) en un reporte resumido o detallado. En
este resumen, el periodo de tiempo que la cuenta est vencida est en columnas
en la parte superior, mostrando que est al da, que est entre 1 y 30 das de
vencido, de 31 a 60 das, etc. Vea el ejemplo abajo:
103
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS
Los reportes de Retardos por fecha muestran cuentas por cobrar (o pagar) por
fecha especfica sin incluir pagos aplicados despus de la fecha final del reporte.
Estos reportes pueden configurarse para usar la fecha de transaccin o la fecha
de vencimiento para calcular la antigedad de cada transaccin.
104
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
Reportes de Compras
Reportes de Compras muestran compras por artculo, transportista, y proveedor, y otros reportes muestran facturas sin pagar y el retardo de las cuentas
por pagar.
105
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
106
En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.
107
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS
Las facturas y los crditos estn incluidos en el reporte de las Facturas sin
Pagar.
Reportes Comparativos: Reportes resumidos de compras pueden ser configurados para comparar periodos de tiempo tales como mes por mes o un cuatrimestre comparado con otro. Haga clic en el botn de Configurar en la parte
inferior de la vista de reporte, y seleccione la pestaa de Columnas para ajustar
los elementos.
Retardo de Cuentas por Pagar: Provee informacin sobre cuentas vencidas.
Nota: Si una transaccin se pag y usted ejecut un reporte antes de la fecha de
pago, la transaccin no se mostrar como retardada. Para ver que estaba pendiente, use el reporte de Facturas Pendientes.
108
9. REPORTES CONTABLES
RESUMEN DE REPORTES DE UTILIDADES
109
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE RENTABILIDAD POR CLIENTE
110
9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR VENDEDOR
El informe que aparece aqu ordena los clientes de acuerdo al monto de las
ganancias. El cliente que aporta las mayores ganancias aparece en la parte superior de la lista:
111
9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR AGENTE
112
9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES
Otros Reportes
Otros Reportes muestran detalles de transacciones, balances de comprobacin,
detalles de cheques, facturas de venta y compra, entradas de diario, impuestos
de ventas y ms.
113
9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES
de Crdito. Este reporte es usado por los contadores para emparejar los crditos
y los dbitos:
Libro Mayor: Este reporte muestra todos los balances y transacciones en detalle
para las cuentas del libro mayor durante el marco de tiempo seleccionado.
Detalle de Cheques: Lista los cheques girados, el tipo de transaccin, el nmero
de cheque, nombre de los clientes o proveedores, monto, y cada lnea incluida
en el cheque. Use este para obtener una vista detallada de sus gastos:
114
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MLTIPLES MONEDAS
Libro Diario: Este reporte muestra todas las transacciones para el rango de
fechas seleccionado.
Cheques faltantes: Este reporte est disponible cuando escoge una cuenta
bancaria.
115
9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MLTIPLES MONEDAS
La fecha de la transaccin
El nmero de transaccin
Informacin Adicional:
Para compensar las fluctuaciones en la tasa de cambio, algunos transportistas
cargan un Ajuste de Correccin Monetaria (CAF). El CAF es un porcentaje del
flete base.
Para habilitar mltiples monedas en su sistema Magaya, vaya a Mantenimiento
> Configuracin > Contabilidad.
116
Ajustes
Impuestos de Ventas
La Tabla de Impuestos muestra los impuestos de ventas que usted ha definido
en el Magaya Explorer. Usted puede agregar entradas impuestos a la tabla de
impuestos. La Tabla de Impuestos est en la Lista de Cuentas, bajo el botn de
Acciones.
Despus de que agrega un impuesto, puede agregarse a una Artculo o Servicio.
Esto automticamente agregar el impuesto cuando el artculo se use en una
Factura de Cobro o de compra.
Siga los siguientes pasos para agregar un nuevo impuesto.
117
118
119
120
Aprobar/Disputar Facturas
Para aprobar o disputar facturas, primero configure esta opcin para el cliente:
121
Haga clic en la pestaa de Seguimiento en el cuadro de dilogo de Seguimiento Web Usuario. Haga clic en la opcin Aprobar/Reclamar Factura
para hacer que aparezca una marca de comprobacin en la casilla.
Entrada de Diario
Las Entradas de Diario se usan para dar seguimiento a transacciones no habituales, tales como depreciacin o venta de un activo. Cuando crea Entradas de
122
Diario en el Magaya Explorer, estos son guardados en una lista que usted puede
ordenar y filtrar.
123
124
Haga clic en el botn de Agregar para agregar una nueva lnea de entrada
de diario. Una lnea en la tabla se resaltar. La lnea tiene las columnas
(que tambin son llamados campos, porque cuando se hace clic en ellos,
se activan y se puede introducir informacin).
La suma de todos sus Dbitos debe ser igual a la suma de todos los
Crditos para mantener el balance en el asiento. El sistema no le dejar
agregar una entrada que no est en balance.
Invertir una entrada de diario (til cuando se cambian los crditos por los
dbitos y viceversa)
125
Ajustes
La pestaa de Ajustes refleja transacciones que mantienen sus cuentas
balanceadas.
La informacin contenida en la pestaa de Ajustes es slo de lectura.
Tambin muestra el costo de los inventarios (activo), y luego, cuando lo vende,
la venta se muestran en la pestaa de Ajustes como una deduccin de los activos
y se convierte en costo de ventas.
Por ejemplo, cuando usted compra un artculo para su inventario, se crea una
Orden de Compra. A partir de esa Orden de Compra, se crea una Factura de
Pago. Cuando un cliente compra ese artculo, se crea un Orden de Venta y una
Factura de Cobro para el cliente. El costo y las utilidades se muestran en la
pestaa de Ajustes de la factura.
126
Mltiples Monedas
Esta seccin explica como configurar su sistema Magaya para trabajar con
mltiples monedas, como habilitar Monedas existentes de la Lista de Monedas
o agregar nuevas a la lista, como introducir transacciones en diferentes
monedas, y como trabajar con Reportes Mltiples Monedas.
Como Configurar Mltiples Monedas en su Sistema Magaya:
127
Seleccione la moneda nacional. Tenga en cuenta que esta opcin solo se habilita
si no existen transacciones contables. Se recomienda que la moneda nacional se
configure en el Asistente de Arranque; los pasos para usar el Asistente de
Arranque se explican en la primera parte del Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System.
Al marcar la casilla "Usar Multimoneda", el sistema activar el uso de ms de
una moneda en su sistema contable. Tenga en cuenta que esta opcin no se
puede revertir si hay transacciones contables existentes en diferentes monedas
en el sistema. Las transacciones deben ser eliminados antes de que el sistema le
permitir cambiar esta opcin. Debe hacer clic en el botn Guardar antes de
activar distintas monedas.
Tasa de Cambio Inverso: Si trabaja con monedas que se convierten a montos
muy pequeos, tal vez prefiera trabajar con tasas inversas. Marque la casilla para
128
esta opcin, y su sistema Magaya calcular la tasa por usted. Djela sin marcar
para usar la tasa de cambio directo.
Como Activar Monedas Individuales:
Para activar las monedas especficas en el sistema Magaya, vaya a la misma
pantalla usada para seleccionar su moneda nacional (en la carpeta de Mantenimiento > Configuracin > Contabilidad).
Haga clicen el botn Lista de Monedas. Un cuadro de dilogo se abre:
Haga clic en una moneda como el Euro o el peso y haga clic en el botn Editar
(o haga doble clic sobre la moneda). Un cuadro de dilogo se abre:
129
130
Para cambiar la tasa de cambio de una moneda, seleccione la moneda y haga clic
en el botn de Editar (o haga doble clic en la moneda). Un cuadro de dilogo se
abre:
131
132
Cuando se crea una factura, usted puede fijar la moneda seleccionando la cuenta
de CxC. Esto definir la moneda de la factura:
133
Cuando esta viendo un reporte, puede cambiar la moneda del reporte usando el
botn de Acciones:
134
Nmeros Consecutivos
135
Puede aadir prefijos y sufijos a los nmeros: Haga clic en el botn "Definir". En
el cuadro de dilogo que se abre, introduzca los nmeros como usted quiere que
se definan en el documento contable especfico.
Para evitar nmeros duplicados para el mismo proveedor, haga clic en la casilla
de verificacin "No permitir un nmero duplicado".
Configuracin de Exportar a QuickBooks:
Para incluir Definiciones Contables cuando se exporta a QuickBooks, haga clic
en esta opcin en el men de Configuracin:
136
137
138
No aplicar
Semanalmente (viernes)
139
140
2)
Liquidacin de EC, Recibos de Almacn, Embarques, y otras transacciones se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
3)
Cada transaccin de operaciones puede tener una lista de las transacciones contables (facturas) relacionadas. Puede hacer clic en el botn
141
4)
142
143
144
2)
3)
4)
145
Procesando Descuentos
Como agregar un descuento a una factura:
1)
Comience por crear una factura como normalmente lo hara, llenando los
campos y agregando los cargos.
2)
3)
4)
146
2) Ahora cree otra Factura: Haga clic en la pestaa de Cuentas del cuadro de
dilogo de la factura como se muestra aqu:
Incluya el monto que le cargar a su cliente para cubrir la comisin que el banco
le carg ($25.00), y el monto que el cliente pag con el cheque rechazado
($1,500.00) que necesita ser restado del banco.
La Comisin de Servicios Bancarios" es la cuenta de ingresos en la Lista de
Cuentas para gastos por servicios bancarios, tales como la comisin por el
cheque rechazado de $20.00. Este ejemplo muestra un cargo de $5.00 aadido
por su procesamiento.
147
Nota: Haga clic en la casilla de verificacin para mostrar las facturas pendientes.
2)
3)
148
149
2)
3)
150
ndice alfabtico
A
Activos 98
compra un activo fijo 58
Adelanto de pago 44
Ajuste de Correccin Monetaria (CAF) 116
Ajustes 126
Ao Fiscal
ajustar o cambiar 138
Anular una factura 57
Articulo de Reventa Automatizado 27
Asistente de Contabilidad 9
Automatizar cargos
configurar 138
B
Balances de Apertura 11
Banca 67
Boleta de depsito 48
C
Capital 98
Cheque de Reembolso 49
Cheques 67
cheque para gastos 68
cheque para pagar impuestos de ventas 71
guardar como recurrente 74
imprimir lote 74
invalidar 72
reportes 73
Cheques rechazados 147
Cheques rechazados, reemitir factura 35
Comisin por transferencia electrnica 148
Comprar activo fijo 58
Configuracin de la Contabilidad 135
ajustar y guardar 140
Costo de Ventas 100
Cuenta de Tarjeta de Crdito 21
Cuentas por Cobrar 31
Cuentas por Pagar 53
CxC 31
CxP 53
D
Depositar pago 75
Depsito 46, 75
Anular 48
Depsito de Pagos 45
Descuento 146
Descuento, dar al cliente en el pago 44
deshacer 81
Divisiones 23
E
Efectivo 99
Entradas de Diario 122
F
Factura
aprobar o disputar 39, 121, 122
excluir del seguimiento en lnea 39
Factura de Cobro
estado 32
facturas pendientes 38
numeracin 33
Facturas
peridicas 57
recurrentes 57
Facturas de Pago 53
Facturas de Ventas 32
Facturas peridicas
configurar 139
Fecha de cierre 138
Fecha de vencimiento 138
Fondos Insuficientes 147
Fondos sin Depositar
mostrar todos 47
G
Ganancia Bruta 91
Ganancias y Perdidas Efectivas 115
H
Hoja de Balance 97
I
Imprimir cheques 72
Impuesto
agregar 118
Impuesto de ventas 71
Impuesto sobre las Ventas
configuracin 139
L
Libro Diario 115
Limites de Crdito 137
Lista de Cuentas 19
agregar nueva cuenta 20
Listado de Transacciones 80
M
Moneda
agregar a 129
moneda nacional 128
Mltiples Monedas 115
trabajando con 127
N
Numeracin de cheques 60
Numeracin, de transacciones contables 136
P
Pagar facturas 60
Pago 42
depsito 46
Pago de Cliente 42
Pago de Facturas 60
Pago en Exceso 44
Pago en Linea 39
Pago en lnea 43
Pago parcial 43
Pasivos 98
PeachTree 39
Prdidas y Ganancias No Efectivas 116
Prdidas y Ganancias por Operaciones 95
Productos y Servicios 25
agregar nuevo 26
producto de reventa 27
Proveedores
pagar mltiples 61
Q
QuickBooks 39
configurar 136
R
Reconciliacin Bancaria 81
Reconciliacin bancaria 77
Reconciliar cuenta bancaria 77
Reembolso de Proveedor 65
Reintegro de Cobro 40
Reintegro de Pago 58
relacin entre Contabilidad y Operaciones 140
Remplazar Cuenta 22
Remplazar Producto 28
Reporte
mltiples monedas 115
Reporte de facturas sin pagar 57
reporte de Retados de CxC 38
Reportes
Balance comparativo 98
balance de comprobacin 113
cheques faltantes 115
comparar Prdidas y Ganancias 93
detalle de cheques 114
detalle de facturas de compra 114
detalle de facturas de venta 114
detalles de transacciones 113
Deuda tributaria por ventas 115
facturas pendientes 103
facturas sin pagar 107
guardar 84
personalizar 86
pestaas 85
por agente 101
por ventas 101
Retardos de Cuentas por Cobrar 103
Reportes comparativos de compras 108
Reportes comparativos de ventas 102
Reportes contables 83
Reportes de Carga
facturacin 57
Reportes de Compras 105
Reportes de compras 57
Reportes de Embarque 38
Reportes de Prdidas y Ganancias 91
Reportes de Ventas 100
Reportes de ventas 38
Rol de Administrador 135
T
Tabla de Impuestos 117
Tarifas 6