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Logistics Software Solutions

Magaya Software
Manual de Contabilidad

Gua Para:
Facturacin
Pagos
Procesos Bancarios
Estado Financiero
y ms

Manual de Contablidad para Productos de Magaya


ndice
1. Cmo utilizar este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cmo est Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Dnde Encontrar Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Sistema Contable Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Introduccin a la Carpeta de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3. Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Usando el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Introduciendo Saldos de Apertura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4. Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Como Agregar a la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Acciones en la Lista de Cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5. Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Introduccin a Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Agregar Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6. Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Introduccin a Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Crear Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Acciones para Facturas de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Reintegros de Cobro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Acciones para Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Depositando Pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Acciones para Depsitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Cheque de Reembolso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
7. Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Introduccin a Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Crear Facturas de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Acciones para Facturas de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Reintegro de Pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Pago de Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Pagar a Mltiples Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61


Reembolso de Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
8. Banca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Introduccin a la Banca en el Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Escribir Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Acciones para Cheques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Haciendo Depsitos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Reconciliacin Bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
9. Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Introduccin a los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Visualizacin y Trabajo con los Reportes Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Personalizar Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Reportes Financieros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Reportes de Prdidas y Ganancias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Hoja de Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Estado de Flujo de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Reportes de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Reportes de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Resumen de Reportes de Utilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Reportes de Rentabilidad por Cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Reporte de Ganancias por Vendedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Reporte de Ganancias por Agente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Otros Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Reportes de Mltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
10. Funciones Avanzadas de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Impuestos de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Aprobar/Disputar Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Pasos: Crear una Entrada de Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Ajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Mltiples Monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Men de Configuracin de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Relacin entre Contabilidad y Operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Procesando Descuentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Manejando Cheques Rechazados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Procesar Pago por Transferencia Electrnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Depsitos de Caja Chica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
ndice alfabtico

1. CMO UTILIZAR ESTE MANUAL


INTRODUCCIN

1. Cmo utilizar este manual


Introduccin
Bienvenidos al Manual del Software Contable de Magaya.
Este manual est diseado para ensearle como realizar los procedimientos de
contabilidad en Magaya software y responder preguntas comunes como por
ejemplo "Cmo creo una Factura de Cobro?" y "Cmo agrego una cuenta a la
Lista de Cuentas?".
Magaya software est diseado para proveedores de servicios logsticos, agentes
expedidores de fletes, N.V.O.C.C. , consolidadores, agentes de transporte,
agentes de mensajera, proveedores de almacn y otros en la industria logstica.
El software de Magaya contiene un sistema contable completo que integra las
funciones contables con las dems funciones operativas en el software.

Cmo est Organizado este Manual


Este manual est diseado orientado a las tareas. Usted puede saltar a cualquier
tpico y obtener instrucciones paso a paso para todas las tareas contables ejecutables en el software Magaya. Tambin puede hacer clic en cualquier palabra en
el ndice para ir a ese tema. Este manual est organizado en los siguientes temas:

Una visin general del sistema de contabilidad y asistente de contabilidad


(se recomienda comenzar con el Asistente de Contabilidad para configurar la informacin contable de su empresa tales como el ao fiscal, la
moneda del pas, y otros)

Cmo usar la Lista de Cuentas

Cmo utilizar los Productos y Servicios

Cuentas por Cobrar, incluyendo el trabajo con las facturas, notas de


crdito, recepcin de pagos, y cmo crear un informe de las facturas pendientes y el envejecimiento de CxC

Cuentas por Pagar, incluyendo la creacin y el pago de facturas, crditos y


reembolsos a factura de proveedor, y cmo crear un informe de facturas
sin pagar y el envejecimiento de CxP

1. CMO UTILIZAR ESTE MANUAL


DNDE ENCONTRAR AYUDA

Como ejecutar operaciones bancarias tales como escribir cheques en el


software Magaya, como hacer boletas de depsito, y como conciliar la
cuenta bancaria

Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganancias y Prdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede
elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Comprobacin, detalles de transacciones, y ms

Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haciendo ajustes en las divisiones de su compaa y numeracin de documentos en el software Magaya, creacin de Entradas de Diario, trabajando
con mltiples monedas, y ms.

Funciones de contabilidad que puede personalizar para su empresa como el


establecimiento de las tarifas de transporte, tarifas y contratos, cargos por la
automatizacin y ms se pueden encontrar en el Manual de Personalizacin de
Magaya Software, disponible en www.magaya.com.

Dnde Encontrar Ayuda


Si tiene consultas o necesita asistencia, puede contactar a Magaya Corporation:
Telfono: (786) 845-9150
Email: support@magaya.com
Manuales de usuario de software Magaya, tutoriales en vdeo, y consejos prcticos estn disponibles para ver o descargar desde el sitio web de Magaya:
www.magaya.com. Consejos adicionales puede encontrarlos en los cuadros de
dilogo y las pantallas del Magaya Explorer. Para deshabilitar los consejos, vaya
a la Carpeta de Mantenimiento > Configuracin > General.
El uso del software Magaya y su documentacin, se rigen por los trminos establecidos en su licencia.
Copyright 2011 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados.

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA


INTRODUCCIN

2. Sistema Contable Magaya


Introduccin
Todos los productos Magaya incluyen un completo sistema contable que est
integrado con las caractersticas operativas presentes en la aplicacin. Por
ejemplo, cuando agrega cargos a un Recibo de Almacn o Embarque, el sistema
Magaya transfiere toda la informacin para que pueda crear las facturas, recibos
y otras transacciones contables fcilmente.
El siguiente diagrama ilustra el proceso contable y los reportes financieros
incluidos en el sistema Magaya:

El sistema contable tambin incluye reportes financieros como por ejemplo la


hoja de balance y el reporte de prdidas y ganancias que usted puede crear en el
Magaya Explorer.
Hay un Asistente Contable que puede usar la primera vez que instala el software de Magaya. Este le ayudar a preparar el balance inicial de todas las cuentas
a la fecha en que comienza a usar el sistema Magaya. Ver el captulo 3 "Asistente
Contable" en este manual para ms detalles.

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA


INTRODUCCIN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD

Introduccin a la Carpeta de Contabilidad


En la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer hay una lista de funciones
que le permiten ejecutar transacciones contables comunes como por ejemplo
crear facturas, recibos, pagos, depsitos y cheques y digitar tasas:

La siguiente es una breve descripcin de las caractersticas de la carpeta de Contabilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elManual de Contabilidad del Software Magaya):

Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde
digita la definicin de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus
ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas
especficas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo
Documentacin para los diferentes artculos, como diferentes tipos de
documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Area, Carta
de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno.

Productos y Servicios: ste muestra los cdigos para los servicios que
usted provee, como por ejemplo flete martimo y el nombre de la cuenta a
la que est asociado. Usted usar estos productos al crear y trabajar con
transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP).

Tarifas: La carpeta de Tarifas contiene los siguientes tipos de tarifas:

Tarifas Estndar de Cliente: Estas son las tarifas de venta de servicios


de carga que se aplican a todos los clientes.

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA


INTRODUCCIN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD

Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus
clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes
mediante el asistente aqu disponible.

Tarifas de Transportista: Estas son las tarifas de compra de servicios


de carga organizadas por compaa (de transporte).

Contratos de Clientes: Esta se ocupa de las tarifas de cliente que se


utilizan para el clculo de sus precios de venta.

Contratos de Transportista: Esta se ocupa de sus tarifas de compra.


introduzca la tarifa que su transportista le da.

Para detalles sobre el uso de las tarifas, vea el Manual de Personalizacin


del Software Magaya.

Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxC:

Aadir Factura de Cobro: esto es para las facturas normales

Aadir Reintegro de Cobro: es para un reembolso. Lo enva a un


cliente si se le sobre factur. Tambin se utiliza para los agentes a los
que usted debe dinero; el reintegro de cobro se genera automticamente durante la liquidacin.

Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las transacciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transacciones de CxP:

Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas,
como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas
para estos, es opcional).

Aadir Crdito sobre Factura de Pago: si usted le pag en exceso a


un proveedor (o le sobre facturaron), entonces puede hacer un
registro de los crditos que le dan. Si usted les debe un saldo, es
posible deducirlo de ese saldo. Al escribir el cheque, el software
Magaya restar el crdito. Si le envan un cheque de reembolso, se
puede crear un pago que ser un Reembolso de Proveedor.

Pagos Recibidos (y la Lista de Pagos Recibidos): Al recibir los pagos de los


clientes, los pagos sern listados aqu. Se puede crear un pago de cliente o
un reembolso de proveedor aqu, seleccionndolo en la flecha desplegable
del botn Agregar. Tipos de pagos que usted puede hacer:

Pago de Cliente: Se utiliza para registrar lo que un cliente paga

Reembolso de Proveedor: Se utiliza cuando un proveedor le enva


dinero (reembolso, tal vez le cobraron en exceso)

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA


INTRODUCCIN A LA CARPETA DE CONTABILIDAD

Depsitos (y la lista de Depsitos): Este registra sus depsitos al banco.


Los tipos de depsitos son:

Depositar Pagos: para depositar un pago que ha recibido de un


cliente

Depsito Directo: para depositar dinero de cualquier otra fuente,


como un prstamo

Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a
sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede
crear:

Pagar Facturas (Cheque): para pagar facturas ordinarias

Cheque: para pagar los artculos de los que usted no tiene facturas,
como alquiler, salarios, etc

Cheque de reembolso: un cheque que se crea para dar a su cliente un


reembolso

Pagar Impuestos por Ventas: un cheque para pagar impuestos de


ventas que colecta de las cuentas por cobrar (CxC).

Estos temas se explican en el Manual Contable Magaya. Para encontrar


cualquier tema rpidamente, vaya al ndice y haga clic en la palabra indexada.
En cualquier lista, puede hacer clic en una entidad o transaccin para tener
acceso a un men desplegable de opciones. El mismo men est disponible en
el botn Acciones de cada lista. Usted tambin puede ver transacciones abiertas
para cualquier cliente, proveedor, etc. haciendo clic en el nombre de la entidad
en la carpeta de Mantenimiento.

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

3. Asistente de Contabilidad
El Asistente de Contabilidad est diseado para ayudarle a introducir la informacin contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fcil
de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la
fecha en que empieza a usar el sistema Magaya.
La configuracin de esta informacin se hace generalmente cuando el software
Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser
usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente
de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va
a trabajar en ms de una moneda que seleccione la moneda nacional para que
coincida con la moneda de su pas en el Asistente de Inicio; la moneda de su pas
afectar las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el
Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su:

Lista de Cuentas (tambin llamado el libro mayor)

Productos y Servicios

Balances de apertura de sus clientes y proveedores

Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con
el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrs en las pantallas para
cambiar la informacin. Cuando termine con el asistente, toda la informacin
se guarda en el sistema Magaya.
Configuracin adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se
puede hacer en el men Mantenimiento > Configuracin. Vase el captulo 10
del Manual de Contabilidad del Software Magaya.

Usando el Asistente de Contabilidad


Siga las instrucciones de abajo para usar el Asistente de Contabilidad

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

TASK

1.

Vaya al men Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. La


pantalla de bienvenida se abre:

2.

Haga clic en el botn Siguiente para iniciar el asistente.

3.

Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su ao fiscal.


Esto es necesario para calcular las ganancias del ao. El sistema utilizar
este mes para cerrar automticamente el ao.

4.

En la pgina de la Lista de Cuentas, agregue o edite cuentas segn


requiera. (El software provee una lista de cuentas por defecto. Se recomienda que esta informacin se introduzca en el asistente para que
pueda usar las funciones contables del software Magaya.) Tambin
introduzca los balances iniciales para las cuentas que necesita tales
como caja chica y banco. La siguiente es la pantalla del asistente para la
Lista de Cuentas:

5.

10

El balance de apertura es utilizado por el sistema para crear una entrada


de diario que carga esa cuenta por el balance y debita el saldo inicial de
la cuenta patrimonial.

Ms detalles acerca de la Lista de Cuentas pueden hallarse en el tema


Lista de Cuentas.

En la pantalla de Productos y Servicios, agregue o edite Productos y


Servicios segn requiera. (Este software provee una lista por defecto de
productos y servicios. Haga clic en el botn Agregar para aadir un
nuevo producto o servicio. Haga clic en un articulo o servicio existente

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

y luego clic en en el botn Editar para hacer cambios.) La siguiente es la


pantalla del asistente de Productos y Servicios:

6.

Para ms detalles sobre los productos y servicios, consulte el tema


"Productos y Servicios".

Haga clic en el botn Siguiente para pasar a la siguiente pantalla:


ingresar los saldos iniciales de los agentes de transporte. En el sistema
Magaya, los agentes de transporte se consideran clientes. Agregar o
editar balances de apertura haciendo clic en el botn de Agregar o
Editar para:

Clientes (esto incluye agentes de transportes). Al entrar en el balance


de apertura para un cliente, el sistema crear automticamente una
factura para el cliente por esa cantidad que se destinar a CxC, y la
partida se asignar a los Productos y Servicios como ingreso al saldo

11

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

inicial. La imagen muestra los agentes de trnsito, la pantalla de Clientes


funciona de la misma manera.

Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los proveedores de almacenaje). El sistema crea automticamente una factura y
la enva a las CxP, y la lnea en la factura usar el saldo inicial como gasto.
Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las
pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma
manera.

7.
12

Haga clic en el botn Finalizar cuando haya terminado. Su informacin

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

ser guardada.
AFTER COMPLETING THIS TASK:
Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se
puede modificar y completar la informacin introducida en cualquier momento
abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad.

13

3. ASISTENTE DE CONTABILIDAD
USANDO EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

14

INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA

Introduciendo Saldos de Apertura


Para introducir saldos de apertura en su software Magaya siga estos pasos.
Este procedimiento se recomienda despus de usar el Asistente de Contabilidad
para establecer los detalles de su contabilidad.
Antes de comenzar los pasos de abajo, tenga a mano un balance de comprobacin que liste todas los estados de resultados de su sistema anterior, para que
pueda introducir los datos de l en su sistema Magaya. Es posible que ya tenga
el reporte se utiliz para introducir datos en el Asistente de Contabilidad; se
puede utilizar el mismo informe para este procedimiento.
1)

Crear un Balance de Comprobacin en sus sistema Magaya:

Vaya a la carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Reportes > Balance de


Comprobacin

Busque los saldos de apertura de ingresos y gastos

Este balance de comprobacin muestra todos los datos introducidos


en el Asistente de Contabilidad.

15

INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA

2)

3)

Crear un Asiento de Diario en su sistema Magaya:

Vaya a la Carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Asientos de Diario


Generales.

Haga clic en el botn de Agregar para abrir un cuadro de dilogo de


asiento de diario.

Agregue los siguientes artculos en el cuadro de dilogo del asiento de


diario:

Haga clic en el botn de Agregar para activar la lnea en la tabla de


detalle.

En la columna de Nombre de Cuenta, seleccione Saldo de Apertura


de Ingresos.
Si hay un Dbito en el Balance de Comprobacin, entonces introduzca el monto en la columna de Crdito. Se requiere esta reversin
para este paso.

16

Haga clic en el botn de Agregar, y en la columna Nombre de la


Cuenta, seleccione el Saldo de Apertura de Gastos. Si haba un
monto como Dbito para este gasto en su balance de comprobacin,

INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA

introduzca la cantidad en la columna de Crdito. Se requiere esta


reversin para este paso.
4)

Escribe el nombre de sus otras cuentas en el cuadro de dilogo de Asiento


de Diario. Por ejemplo, introduzca el dbito y el crdito para los ingresos
de carga area y costo.
Siga introduciendo todas sus cuentas. Si usted tena una cuenta en el
sistema anterior, pero que no aparece en la lista Magaya de las cuentas por
defecto, puede crearla: Haga clic en el signo ms en el men desplegable
de la columna Nombre de la Cuenta y agregue la cuenta.

5)

Para hacer los totales de dbito y crdito iguales, agregue la cuenta "Capital
Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crdito y el dbito. Si el
dbito es menor, anote la diferencia en la columna de dbito. Si el monto
del crdito es menor, anote la diferencia en la columna de crdito. No
introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte
inferior de la pantalla; se guardar.

6)

Haga clic en OK en el cuadro de dilogo de Asiento de Diario para


guardar.
Ahora los dbitos y crditos son iguales, y los saldos de apertura estn
completos.

17

INTRODUCIENDO SALDOS DE APERTURA

18

4. LISTA DE CUENTAS
INTRODUCCIN

4. Lista de Cuentas
Introduccin
La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a
llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego
puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los
tipos de gastos que tiene.
El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista
de Cuentas. Usted puede agregar cuentas especficas de su negocio. Puede tener
una cuenta de Documentacin para varios elementos diferentes, tales como
los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI
(antes conocido como SED), guas areas, carta de embarque, etc, o puede crear
una cuenta para cada uno.
La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, destacando el Costo del Flete Areo, Ingresos por Flete Areo, y su tipo de cuenta.

19

4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS

Como Agregar a la Lista de Cuentas


Procedimiento Paso a Paso
TASK

1.

Vaya a la carpeta de Contabilidad y haga clic en la Lista de Cuentas.

2.

20

La lista de cuentas se abre.

Haga clic en el botn de Agregar. Un cuadro de dilogo se abre.

4. LISTA DE CUENTAS
COMO AGREGAR A LA LISTA DE CUENTAS

3.

Use el primer men desplegable para seleccionar un tipo de cuenta. El


tipo de Cuentas por Cobrar, se muestra por defecto. Las opciones son:

Cuentas por Cobrar (CxC): Este dinero es el que se le adeuda a usted


(se considera un activo).

Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera
un pasivo).

Ingresos: Determina de donde proviene el dinero.

Gastos: Se usa para determinar en que est gastando dinero.

Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artculos que
vende.

Banco: Use esta cuenta para transacciones de cuenta corriente y de


ahorros, mercado de dinero y caja chica.

Fondos por Depositar: Dinero retenido para depositarse luego.

Activos Fijos: Para equipos o mobiliario que no van a ser convertidos en


efectivo en el presente ao.

Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no
se pueda clasificar como Fijo o Circulante.

Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro
de un ao, el valor de inventario, etc.

Pasivos a Largo Plazo: Cuentas que se deben durante un largo perodo


de tiempo, como una hipoteca, a ms de un ao.

Otros Pasivos Corrientes: Que se deben a menos de un ao. Por


ejemplo los impuestos de ventas.

Patrimonio: El valor neto de la compaa.

Tarjeta de Crdito: cree una cuenta de "tarjeta de crdito" por cada


tarjeta para dar seguimiento a los gastos del negocio pagados con la
tarjeta de crdito. (Tambin tendr que aadir la compaa de tarjetas
de crdito como proveedor en la carpeta de mantenimiento).

4.

Introduzca el nombre y nmero de cuenta.

5.

Seleccione una cuenta padre conforme lo requiera. Esto le permitir


agrupar las cuentas en reportes (por ejemplo agrupando todos los
tipos de fletes y todos los tipos de documentacin).

6.

Aada anotaciones si es necesario haciendo clic en la pestaa de Notas


y escribiendo en el campo en blanco.

7.

Si desea desactivar esta cuenta ahora (o en otro momento), haga clic en


la casilla de seleccin Inactiva".

21

4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS

Acciones en la Lista de Cuentas


El botn de Acciones en la Lista de Cuentas le da muchas opciones.

Las siguientes acciones se pueden ejecutar haciendo clic en botn de Acciones:

22

Otros Reportes: Esta opcin genera reportes por nombre, tipo, nmero
de cuenta, moneda, cuenta padre, o por cdigo de tipo.

Reportes: Esta opcin ofrece la misma lista de reportes que la opcin de


men Reportes encima de la barra de herramientas de Magaya Explorer.

Lista de Transacciones: Esto le permite ver una lista de las transacciones


al hacer clic en un activo o pasivo de la lista. (Esta opcin aparece atenuada
si selecciona ingresos o gastos.)

Reconciliar: Utilice esta opcin para reconciliar la Cuenta Bancaria. Se


abre una pantalla, indicando los depsitos y crditos, cheques y dbitos,
los totales del balance y mucho ms. Usted tiene la opcin de agregar,
modificar o eliminar las transacciones.

Remplazar Cuenta: Use ste para remplazar por una cuenta del mismo
tipo. La cuenta ser remplazada en cualquier transaccin en donde se halla
usado. Esto es til si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente.

4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS

Despus de que remplaza la cuenta, puede deshabilitar o borrar la cuenta


vieja.

Asientos de Diario General: Esto muestra una lista general de asientos de


diario. Para aprender a agregar una nueva entrada de diario, consulte el
Captulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya, el tema
"Asientos de Diario".

Divisiones: Este muestra una lista de divisiones, si su compaa las tiene.


Para ms detalles sobre cmo configurar las divisiones, consulte el tema
Divisiones en el Manual de Personalizacin del Software Magaya.

Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las
ventas (para las mercancas que vende, no los servicios). Para obtener ms
informacin acerca de cmo agregar el impuesto de ventas a su sistema de
Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas".

Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver.

Importar (y Exportar): Utilice estas opciones para enviar datos desde la


base de datos Magaya, o llevar datos hacia la base de datos Magaya, en
formatos XML o CSV.

23

4. LISTA DE CUENTAS
ACCIONES EN LA LISTA DE CUENTAS

24

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
INTRODUCCIN A PRODUCTOS Y SERVICIOS

5. Productos y Servicios
Introduccin a Productos y Servicios
La lista de Productos y Servicios en el Magaya Explorer muestra todos los
productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios documentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y ms. Los Productos y
Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes
martimos ha vendido o comprado, etc

El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que
cubren las necesidades de un proveedor de logstica estndar. Usted puede
modificar o agregarle ms basado en sus necesidades especficas.
Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar.
Cuando usa un Artculo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la
factura afectar la cuenta a la que se aplica el artculo sumando o restando de ella
segn sea una factura o un crdito. La cuenta se mostrar en el informe de
prdidas y ganancias.

25

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

Agregar Productos y Servicios


Para agregar un producto o un servicio al sistema Magaya, siga los siguientes
pasos.

26

1)

Haga clic en el botn Agregar en la carpeta Productos y Servicios. Un


cuadro de dialogo se abrir:

2)

Seleccione el tipo de producto (o servicio). Cuando selecciona un Tipo, no


ser un gasto o ingreso hasta que usted tambin seleccione el tipo de
cuenta. Los Tipos de productos y servicios disponibles en el men desplegable son:

Otros: Use ste para productos (o servicios) que no se pueden


clasificar como Carga o como alguno de los otros tipos listados.

Carga: Use ste para productos (o servicios) de carga como Carga


Martima o Carga Area.

Valuacin: Cuando se usa ste tipo para crear un producto, el valor


(valor de la carga) aparecer en las guas areas.

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
AGREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

Impuesto: Este se usa para impuestos como los derechos de aduana,


y el monto que aparecer en las guas areas.

Otros fletes: Se usa para artculos (o servicios) que se relacionan con


la carga pero que no son precisamente la carga, como costos e
ingresos por Sobrecargo por Combustible.

Inventario: Se usa para artculos que usted mantiene en su inventario y luego vende. Si selecciona Inventario y luego Cuenta de
Activos y Articulo de Inventario opciones adicionales sern
desplegadas.

3)

Para el campo Cdigo Tributario, seleccione un impuesto sobre las


ventas aplicable al servicio o producto. (Para configurar el impuesto sobre
las ventas, ir a Lista de Cuentas, el botn de Acciones, la Tabla de Impuestos.)

4)

Escriba una descripcin del producto. El campo de Cdigo se llenar


automticamente en base a la descripcin.

5)

Seleccione una cuenta a la que el producto (o servicio) se referir en el


libro mayor (seleccione la cuenta que desea cuando se ejecuta el estado de
resultados para ver este artculo reflejado, segn el grado de detalle que
desee ver en su estado de resultados). El producto (o servicio) ser un
ingreso, gasto o costo de mercancas vendidas, dependiendo de a qu
cuenta est relacionado. Por ejemplo, una tarifa de almacenamiento se
asigna a una cuenta de Costo de Servicios. Los ingresos por Carga
Terrestre son asignados a una cuenta de Ingresos por Carga Terrestre.

6)

Escriba un precio. Si desea tener el precio calculado, use el botn de


Tarifa. Para ms detalles sobre el uso del cuadro de dilogo de Tarifa, vea
el Capitulo 2 en el Manual de Personalizacin del Software Magaya.

7)

Si usted selecciona la opcin para indicar que este es un artculo de


reventa , los siguientes campos se habilitarn:

La casilla de seleccin de Crear el cargo de reventa automticamente se utiliza si quiere que su sistema Magaya cree automticamente un producto de reventa ya sea cuando se cree manualmente
un gasto o un ingreso.

Cargo de Ingreso (o Cargo de Gastos): Si usted selecciona Cuenta de


Ingresos, entonces este campo ser Cargo de Ingresos.

Proveedor Preferido: Este podra estar marcado en gris.

Cuenta de Activos: Para la compra de inventarios y su reventa. (sta


se activa cuando se selecciona el tipo Inventario).

Producto Relacionado: Seleccione de entre los productos en el men


desplegable o aada un producto nuevo. (ste se activa cuando se

27

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS

selecciona el tipo Inventario). Esto carga informacin a partir de


las definiciones del producto de inventario que se encuentran en la
carpeta de Almacenaje.
8)

Haga clic en el botn OK cuando haya terminado. El producto (o servicio)


ahora aparece en la lista.

Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios


Para realizar informes basados en los Productos y Servicios, utilice el botn
Acciones y seleccione Reportes en el men emergente.
Las siguientes reportes de ventas y compras estn disponibles:

Los reportes se producirn usando las transacciones de los productos y servicios.


Otras acciones disponibles en el botn Acciones incluyen la opcin de elegir las
columnas que desea en la lista, y para importar o exportar los datos desde o
hacia el sistema Magaya.
Remplazar Producto: Usted puede encontrar y remplazar cualquier producto
existente del mismo tipo, y el sistema actualizar cualquier transaccin que

28

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS

tenga registrado ese mismo artculo. Cuando abra el cuadro de dilogo del
men de Acciones, seleccione los productos a encontrar y remplazar.

La caracterstica de Buscar y Reemplazar es til si un producto se ha duplicado


o no se ha utilizado correctamente. Despus de que el producto es reemplazado,
usted puede optar por desactivar o eliminar el producto anterior.
La lista de Productos y Servicios se puede filtrar usando el Filtro Estndar o
Avanzado. Para detalles acerca de los filtros, vea el Capitulo 5 en el Manual de
Operaciones del Magaya Cargo System.

29

5. PRODUCTOS Y SERVICIOS
ACCIONES EJECUTADAS CON PRODUCTOS Y SERVICIOS

30

6. CUENTAS POR COBRAR


INTRODUCCIN A CUENTAS POR COBRAR

6. Cuentas por Cobrar


Introduccin a Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar (CxC) es dinero que se le debe en facturas pendientes. Las
secciones de este tema explican cmo crear las siguientes transacciones en el
software Magaya:

Facturas de Cobro

Reintegros de Cobro

Pagos Recibidos

Depsitos

Reembolsos

Todas estas transacciones son creadas usando un cuadro de dilogo que transfiere todos los datos a los formularios del documento. Los datos tambin se
almacenan en el sistema Magaya para que pueda crear reportes y ms.
El Magaya Explorer ofrece reportes de CxC para mostrar qu clientes estn
morosos (reportes de retardos), facturas pendientes (sin pagar), y reportes de
ventas.

31

6. CUENTAS POR COBRAR


CREAR FACTURAS DE VENTA

Crear Facturas de Venta


Para crear facturas de venta en el Magaya Explorer, siga estos pasos.
1)

En la factura (documento o lista), haga clic en el botn Agregar. Seleccione


Agregar Factura" en el men emergente.

El cuadro de dilogo de Factura de Cobro se abre. En la primera pestaa,


digite los detalles de la transaccin. Digite detalles en las pestaas de
Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas segn requiera. Eventos y
cualquier documento adjunto o fotografas estarn visibles para los
clientes en la herramienta interactiva de seguimiento en lnea Magaya
LiveTrack.
Nota: Cuando trabaje en la vista Documento, rpidamente puede ver el
estado de la factura observando el smbolo en la barra de herramientas del
documento, contiguo a las flechas de navegacin:

La vista de Lista tambin tiene una columna de estado que indica si una
factura est pendiente o pagada. Se pueden aadir otras columnas a travs
del botn Acciones.

32

6. CUENTAS POR COBRAR


CREAR FACTURAS DE VENTA

2)

Introduzca informacin en el cuadro de dilogo de Factura de Cobro:

El nmero de factura se rellena automticamente. Para informacin


acerca de como establecer la numeracin de las facturas, vea el tema
"Men de Configuracin de la Contabilidad".

Seleccione el cliente al que usted esta facturando del men desplegable Aplicar a. La direccin para el cliente se completar de forma
automtica. Si necesita cambiar la direccin para esta operacin,
haga clic en el botn "Cambiar".

Seleccione Cuentas por Cobrar para el campo de la Cuenta. Si est


trabajando en varias monedas, habr al menos una cuenta
disponible en el men desplegable para cada moneda. Para hacer la
factura en una de esas monedas, seleccinela de la lista desplegable.
Para obtener informacin sobre la configuracin del sistema
Magaya a trabajar con varias monedas, consulte el tema "Mltiples
Monedas".

La Fecha de Transaccin se establece en la fecha de hoy.

La Fecha de Vencimiento se establece en 30 das. Si ha establecido


condiciones de pago para el cliente, el sistema completar la fecha
predefinida de manera automtica.

33

6. CUENTAS POR COBRAR


CREAR FACTURAS DE VENTA

Agregar Cargos: Haga clic en el botn Agregar en el cuadro de


dilogo para agregar cargos. Un nuevo cuadro de dilogo se abrir:

El Tipo que usted emplee extraer informacin de la lista de


Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para las facturas
le mostrar solo los productos y servicios que se refieren a las
cuentas de Ingresos.
Agregue una descripcin (opcional). Informacin adicional puede
agregarse en la pestaa de Notas. Cualquier nota que usted agregue
aparecer en la factura a la vista del cliente.
El Cdigo Fiscal extrae de la Tabla de Impuestos de Ventas.
Introduzca la Cantidad y el Precio. El monto ser calculado
automticamente. La unidad puede ser una palabra como libras,
lbs, o c/u. El campo de Unidad es opcional.
Haga clic en el botn OK. El cargo se rellena en la lnea del cuadro
de dilogo de la factura. Usted puede agregar tantos cargos a la
factura como requiera mediante el botn Agregar. Los totales se
calculan.

34

Si usted necesita editar un cargo, seleccione la partida para el cargo


y haga clic en el botn Editar. Para remover (borrar) un cargo, seleccione la partida para el cargo y haga clic en el botn Remover.

6. CUENTAS POR COBRAR


CREAR FACTURAS DE VENTA

Para agregar una lnea de Cuenta a la factura, haga clic en la pestaa


de Cuentas.

Esto puede puede ser til si necesita reemitir una factura porque el
cliente no tena fondos suficientes y su cheque es rechazado. Otro
ejemplo es cuando usted quiere ofrecer un descuento a un cliente.
Para obtener ms informacin, consulte la seccin Procedimientos
Especiales en Cuentas por Cobrar en el Captulo 10.

Si esta factura se relaciona con una transaccin, como un embarque


o un Recibo de Almacn, el botn para esta transaccin aparecer en
el cuadro de dilogo de la factura. Vea la transaccin haciendo clic
en el botn.

Una factura peridica mostrar un botn de Historia que


mostrar todas las transacciones relacionadas.

35

6. CUENTAS POR COBRAR


CREAR FACTURAS DE VENTA

3)

Haga clic en OK cuando haya terminado introduciendo toda la informacin para esta factura. Los datos son transferidos al formulario de la
factura, y esta es guardada en su base de datos Magaya.

La factura se puede modificar haciendo clic en el botn de Acciones y


escogiendo Seleccionar Plantilla.
En el cuadro de dilogo, usted puede escoger diferentes plantillas y
asociarlas a esta transaccin o definirla como plantilla por defecto.

Si hace clic en los botones de Nuevo o Copiar, el Diseador de Documentos Magaya se abre. Este se utiliza para personalizar plantillas. Vea el

36

6. CUENTAS POR COBRAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA

Manual de Personalizacin del Software Magaya para ms detalles.

Acciones para Facturas de Venta


El botn de Acciones para Factura de Cobro provee muchas funciones. Usted
puede acceder a las Acciones cuando est en la vista de Documento de Factura
o en la vista de Lista de Facturas. Deslice el cursor sobre el botn de Acciones y
haga clic en la flecha al lado del botn.
Las siguientes Acciones estn disponible en la vista del Documento:

37

6. CUENTAS POR COBRAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA

El botn de Acciones en la vista de Lista de Facturas de Cobro contiene las


siguientes opciones adicionales:

Los Reportes de Embarque relacionan las operaciones de informacin en el


sistema Magaya, permitindole ver reportes tales como cuanto ha facturado por
ciertos puertos o agentes destino.
Reportes de Ventas que se pueden crear son:

Facturas Pendientes: Ver un reporte de facturas pendientes. Cuando se


abre el reporte, usted puede modificar el reporte escogiendo que columnas
ver, cambiar el rango de fechas, filtrar la lista, guardarla o exportarla.

Facturas Pendientes por fecha: Para ver que facturas estn pendientes a
alguna fecha, sin importar si la factura se pag despus de esa fecha.

Retardos de CxC, Reportes: Seleccione un reporte que muestre detalles


desglosados o sumarios para ver qu est vencido.

Detalles de Facturas: Una lista de todas las facturas, incluyendo el detalle,


desglosado por linea para cada factura.

Otras opciones del botn de Acciones:

38

6. CUENTAS POR COBRAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE VENTA

Exportar la lista a los programas de contabilidad QuickBooks o


PeachTree para exportar las facturas que ha filtrado y para salvarlas en su
computadora (u otra carpeta) en un formato de archivo que puede ser
abierto por esos programas.

Ir a un Documento cuando hace clic en una factura.

Imprimir un lote de facturas que tiene en una lista filtrada.

Excluir la factura del seguimiento en lnea.

Aprobar/Disputar una factura (esta opcin est disponible del botn de


Acciones en la Lista de Facturas o si hace clic derecho en una factura de la
lista. El perfil del cliente debe tener los accesos a este Web Track configurados; ver Captulo 10, Funciones Avanzadas de Contabilidad.)
Haga clic en el botn ya sea para aprobar o disputar. Escriba la razn en el
cuadro de dilogo.

Los comentarios aparecen en la pestaa de Eventos para la transaccin.

Recibir pago de una factura sobre la que ha hecho clic. Un cuadro de


dilogo de abre. Vea la seccin "Pagos".

Para detalles en el uso de la opcin de pagos en lnea, vea el Captulo 9 en


el Manual de Comunicacin del Software Magaya.

Anular una transaccin que haya seleccionado.

Guardar como Recurrente: Esto convierte la factura seleccionada en una


factura recurrente que ser cargada al cliente cada mes (o en el periodo
que usted defina). Los pasos para crear facturas recurrentes se encuentras
en el Manual de Personalizacin del Software Magaya.

39

6. CUENTAS POR COBRAR


REINTEGROS DE COBRO

Para ver la lista de facturas recurrentes, use el botn de Acciones y seleccione Facturas Recurrentes.

Transacciones Abiertas: Estas opciones crean una lista de todas las transacciones abiertas. Cambie el rango de fechas para ver el periodo de tiempo
que escogi, o para personalizar la lista mediante el botn de Acciones >
Escoger Columnas.

Otras opciones en la Lista de Facturas son las funciones de importar y exportar


para enviar datos a otros sistemas o para traer datos a la base de datos de
Magaya. Usted puede escoger las columnas o ver la Historia de una factura
seleccionando la factura y la opcin de Historia la lista del botn de Acciones.
Todas las acciones arriba indicadas tambin estn disponibles cuando hace clic
derecho en una transaccin de la lista.

Reintegros de Cobro
Los Reintegros de Cobro son generados cuando usted le cobra de ms a un
cliente o si desea hacerle un descuento despus de creada la factura. (Nota: Los
descuentos tambin puede ser creados de otra manera; vea el Capitulo 10,
seccin Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar.)
Siga los siguientes pasos para crear un Reintegro de Cobro.
1) Vaya a Facturas (vista de documento o de lista) y haga clic en el botn
Agregar. Seleccione Agregar Reintegro de Cobro.

40

6. CUENTAS POR COBRAR


REINTEGROS DE COBRO

Un cuadro de dilogo se abre con las siguientes pestaas: la primera pestaa se


usa para todos los detalles de las transacciones de notas de crdito; los otras se
usan para Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas.

Los campos en este cuadro de dilogo son los mismos que los del cuadro
de dilogo de la factura. Recordatorio: Todas las cantidades sern tratadas
como un negativo (una resta) para las cuentas y artculos seleccionados.

Cuando una nota de crdito ha sido pagada a un cliente (ya sea con un cheque
o con crdito en un saldo), el estado se actualizar en la Lista de Facturas. Usted
tambin puede ver el estado en la barra de herramientas similar a las facturas.
Cuando introduzca esta transaccin, se mostrar como un negativo (deduccin) en Cuentas por Cobrar.

41

6. CUENTAS POR COBRAR


PAGOS

Pagos
Un Pago es un pago mediante cheque o tarjeta de crdito que usted recibe de un
cliente. Este proceso crea un registro del pago en su sistema Magaya. Para crear
un Pago:
1)

Vaya a Contabilidad > Pagos (o Lista de Pagos)

2)

Haga clic en el botn Agregar y seleccione Pago de Cliente.

Un cuadro de dilogo se abre.

42

6. CUENTAS POR COBRAR


PAGOS

3)

Introduzca la informacin que necesita en el cuadro de dilogo de transaccin de pago.

La CxC de Cuentas por Cobrar se selecciona por defecto. Usted


puede seleccionar una CxC diferente. Por ejemplo, si est trabajando
en mltiples monedas y selecciona una CxC con otra moneda, este
pago se har en esa otra moneda, y esa CxC se actualizar con esta
transaccin de pago.

Seleccione el cliente que est haciendo el pago. Cuando seleccione el


cliente, usted vera cualquier factura o nota de crdito pendiente para
el. La casilla de verificacin que muestra facturas pendientes est
seleccionada por defecto.

Seleccione la cuenta de banco para depositar el pago. La casilla de


verificacin al lado del campo Depositar a no est marcada por
defecto. Si la deja sin seleccionar, el dinero ser enviado a la cuenta
de Fondos sin Depositar en su sistema Magaya para ser retenido
hasta que vaya al banco con todos los depsitos. (Entonces usted
crear una transaccin de Pago de Depsito en la subcarpeta de
Depsitos).

Pagar con: Este campo se conecta con la opcin de Pago en Lnea;


para usar esta funcin, debe estar activada en su men de Configuracin y configurada para este cliente. Vea el Manual de Software de
Comunicaciones Magaya para ms detalles.

Introduzca el nmero del cheque que el cliente le envi.

La fecha se llenar con la fecha de hoy. Puede cambiarse segn lo


necesite.

Introduzca el monto del pago. Si hay facturas pendientes, el monto


del pago ser deducido del total. Usted tambin puede hacer clic en
las facturas en la lista para aplicarles el pago.

Introduzca un memo (anotacin) segn requiera.

Haga clic en la factura a pagar. Una marca de verificacin aparecer


en la casilla y el Monto Pendiente cambiar a Monto Pagado. Para
introducir un pago parcial, haga clic en la celda de la tabla de Monto
Pagado de la factura y digite el monto pagado.

43

6. CUENTAS POR COBRAR


PAGOS

Haga clic en el botn de OK cuando termine. Toda la informacin


se salvar, y un documento de pago ser creado automticamente.

La Lista de Pagos ser actualizada y mostrar la nueva transaccin.


Pago en Exceso: Usted puede introducir un monto que es mayor que el
indicado en la pantalla de las facturas. Una notificacin aparecer, como
se muestra en este ejemplo:

Este ejemplo muestra un pago en exceso por $271.15. Haga clic en Si si


desea aceptar el pago, o haga clic en No si necesita hacer un cambio. La
diferencia se mantendr como un crdito para ese cliente.
La prxima vez que usted acepte un pago de este cliente, el crdito
aparecer en la lista. El monto se puede aplicar a facturas futuras, o puede
crear un cheque de reembolso.
Adelanto de pago: Digite el monto en el campo Monto y haga clic en
OK. El monto se mostrar como un Pago y estar disponible como un
crdito para futuras facturas.
Descuento: Usted puede dar descuento en el cuadro de dilogo de
Factura. Vea la seccin Procedimientos Especiales para Cuentas por
Cobrar en el Captulo 10.
Cargos por Transferencia Electrnica: Vea la seccin Procedimientos
Especiales para Cuentas por Cobrar en el Captulo 10.

44

6. CUENTAS POR COBRAR


ACCIONES PARA PAGOS

Acciones para Pagos


El botn de Acciones en Pagos (vista de documento o lista) le permite crear
reportes y ms.

Los reportes pueden crearse por nmero de cuenta, nombre, moneda, etc. Los
reportes se pueden configurar con diferentes tipografas y ms.
Un pago en lnea puede ser anulado. Para detalles sobre la funcin de pago en
lnea, vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya.
Para ver un pago, seleccinelo y escoja la opcin Ir al Documento.
Para ver fondos sin depositar, haga clic en esta opcin. Una lista se abre con
fondos que no se han llevado al banco an.
Tambin puede escoger las columnas que usted desea de la lista, exportar o
importar datos, y ver el historial de cada transaccin.
Estas acciones tambin estn disponibles cuando hace clic en el botn derecho
del ratn sobre una transaccin en la lista.

Depositando Pagos
Depsitos de pagos que usted recibe de sus clientes pueden crearse en la Lista de
Depsitos o en la vista de documento. Hay dos tipos de depsitos:

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6. CUENTAS POR COBRAR


DEPOSITANDO PAGOS

Depsito de Pagos: Use esta opcin cuando est depositando dinero de la


cuenta de Fondos sin Depositar.

Depsito: Use esto cuando est haciendo un tipo de Depsito como por
ejemplo si recibe un prstamo de un banco. Vea el tema "Banca" para
detalles.

Para depositar un pago:


Haga clic en el botn de Agregar y seleccione Depositar Pago:

Un cuadro de dilogo se abre

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6. CUENTAS POR COBRAR


DEPOSITANDO PAGOS

Seleccione la cuenta bancaria a la que ir el depsito.

La fecha se llenar con la fecha de hoy.

Agregue un memo (anotacin) segn requiera.

La casilla de verificacin para mostrar todos los fondos sin depositar


estar marcada por defecto si el depsito que est haciendo es nuevo (no
existe). Si la lista es muy larga, desactive la casilla para ver solo los
depsitos relacionados con las transacciones en las que est trabajando.

En la lista de Pagos, haga clic en la casilla de las transacciones que desea


depositar. El texto cambiar de No a Si.

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6. CUENTAS POR COBRAR


ACCIONES PARA DEPSITOS

Haga clic en el botn OK cuando termine. Una boleta de depsito est


lista:

El pago se considera ahora depositado de acuerdo a su sistema contable Magaya.


Si usted est recibiendo pagos de clientes en lnea, deposite esos pagos igual que
cualquier otro depsito.

Acciones para Depsitos


El botn de Acciones para Depsitos puede accederse desde la vista de documento o lista para las siguientes opciones:

48

Reportes: Por nombre de cuenta, anotacin, etc

Ir a Documento: El Depsito aparece en el panel de visualizacin.

Anular Depsito: Esto invalida la transaccin pero no la borra, para que


halla un registro de la anulacin en la bitcora de transacciones.

Imprimir en Lote: Esto imprimir las transacciones que usted halla


filtrado.

Configurar Columnas: Un cuadro de dilogo se abre con opciones para


incluir o excluir columnas y reorganizarlas.

Exportar: Un cuadro de dilogo se abre donde puede seleccionar la


ubicacin (carpeta) a donde exportar datos.

Historia: Un cuadro de dilogo se abre mostrando cualquier transaccin


relacionada con la transaccin que ha seleccionado.

6. CUENTAS POR COBRAR


CHEQUE DE REEMBOLSO

Cheque de Reembolso
Existen dos tipos de reembolsos que usted puede crear con el Magaya Explorer:
La funcin de Cheque de Reembolso se localiza en Cheques (vista de lista
documento). sela cuando un cliente le pague de ms y usted le gire un cheque
por ese monto. Para poder emitir un cheque de reembolso, un crdito debe
existir para ese cliente, ya sea como Reintegro de Cobro o como un anticipo o
un sobrepago.
Un Reembolso de Proveedor est disponible en Pagos. Use esto cuando reciba
un reembolso de un proveedor. Para detalles sobre reembolsos de proveedor,
vea el tema "Cuentas por Pagar".
Siga los siguientes pasos para crear un Cheque de Reembolso.
En Cheques, haga clic en el botn Agregar y seleccione Cheque de Reembolso.

49

6. CUENTAS POR COBRAR


CHEQUE DE REEMBOLSO

Un cuadro de dilogo se abre

50

Seleccione la cuenta de CxC. Esto extraer de la Lista de Cuentas. Si usted


est trabajando con mltiples monedas, seleccione la cuenta para la
moneda apropiada para este cheque. Esta captura de pantalla muestra una
lista desplegable con el Euro (EUR) y el Bolivar Venezolano (VEB) incluidos en la lista:

Seleccione la Cuenta Bancaria que usar para pagar este reembolso.

Seleccione la compaa a la que est girando el cheque de reembolso.

Escriba una Nota si se requiere.

6. CUENTAS POR COBRAR


CHEQUE DE REEMBOLSO

Marque la casilla para mostrar todos los crditos no reembolsados.

En la lista de Crditos, haga clic en el crdito con el que est trabajando o


introduzca el monto para cada crdito.

Introduzca el monto a reembolsar en el campo de Monto.

Haga clic en el botn de OK.

El reembolso aparecer en el panel de visualizacin.

51

6. CUENTAS POR COBRAR


CHEQUE DE REEMBOLSO

52

7. CUENTAS POR PAGAR


INTRODUCCIN A CUENTAS POR PAGAR

7. Cuentas por Pagar


Introduccin a Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar (CxP) son facturas de sus proveedores que necesita pagar.
Las secciones de este tema explican cmo crear las siguientes transacciones en
el Explorador de Magaya:

Facturas de Pago

Reintegro de Pago

Pagos de Facturas

Reembolso de Proveedores

Este tema tambin explica como crear reportes de facturas sin pagar y CxC
viejas.

Crear Facturas de Pago


Para crear una factura de Pago, vaya a Facturas de Pago (la vista de documento
o de lista) en la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer. Las facturas de
pago con frecuencia son creadas para gastos telefnicos, mercadeo, etc.
Haga clic en el botn Agregar y seleccione Adicionar Factura de Pago.

53

7. CUENTAS POR PAGAR


CREAR FACTURAS DE PAGO

Un cuadro de dilogo se abre. Cuenta con tres pestaas: Factura de Pago, Notas
y Notas Internas.

54

En la pestaa de Factura de Pago, el nmero de transaccin se llena


automticamente, pero usted puede modificarlo y escribir el nmero de
factura real del proveedor.

Seleccione la cuenta de Cuentas por Pagar que usted necesita para esta
factura. Si est trabajando en varias monedas, habr al menos una cuenta
disponible en el men desplegable por cada moneda. Para hacer la factura
en una de esas monedas, seleccinela de la lista desplegable. Para obtener
informacin sobre la configuracin del sistema Magaya para trabajar con
varias divisas, consulte el tema "Mltiples Monedas".

Seleccione el proveedor. La direccin se llenar automticamente. Si


necesita cambiar la direccin para esta transaccin, haga clic en el botn
Cambiar y digite la nueva informacin.

La Fecha de Transaccin se llena automticamente con la fecha de hoy.


(Introduzca la fecha de la factura si se necesita).

La Fecha Lmite se llena automticamente basada en los trminos para este


proveedor (por ejemplo a 30 das desde la fecha). Cambie la fecha de
vencimiento si la fecha real de vencimiento es diferente.

7. CUENTAS POR PAGAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA

Haga clic en el botn Agregar para agregar cargos a la factura. Un cuadro


de dilogo se abre:

El Tipo que aplique extraer informacin de la lista de Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para facturas mostrar solo Productos y
Servicios que se refieren a cuentas de gastos (o Costo de Ventas).
Agregue una descripcin (opcional). Informacin adicional puede
agregarse en la pestaa de Notas. Cualquier nota que agregue aparecer en
la factura para que el cliente la vea.
Introduzca la cantidad y el precio. El monto se calcula automticamente.
La unidades son opcionales (ejemplos son: libras, lbs, c/u, etc.).
Haga clic en el botn OK. La informacin se guarda en la transaccin de
la Factura. Puede agregar tantos cargos como necesite.
En la pantalla de la Factura, introduzca cualquier Nota o Nota Interna segn
requiera haciendo clic en las pestaas.
Haga clic en el botn OK cuando termine. La factura se actualizar en la Lista
de Facturas o en el documento.

Acciones para Facturas de Compra


Cuando est viendo una factura, puede hacer clic en el botn de Acciones para
pagar la factura, Anularla, salvarla como factura recurrente, seleccionar una

55

7. CUENTAS POR PAGAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA

plantilla o ver el historial. Cada una de estas se explicar en esta seccin.


Primero veamos el men del botn de Acciones de la vista de documento:

Cuando accede al botn de Acciones desde la vista de lista, usted ver esas
opciones adems de las siguientes:

La lista de Acciones tambin est disponible cuando seleccione una factura y


haga clic derecho en ella.
Las siguientes son todas las Acciones:

56

7. CUENTAS POR PAGAR


ACCIONES PARA FACTURAS DE COMPRA

Crear Reportes de Carga: Seleccione una factura, haga clic en el botn de


Acciones, y haga clic en la opcin Reportes de Carga. Seleccione el tipo
de reporte de carga que necesita. Los Reportes de Carga relacionan las
operaciones y la informacin contable en el sistema Magaya, permitindole ver reportes tales como cuanto le ha facturado a travs de ciertos
puertos o agentes destinatarios.

Crear Reportes de Compras: Use esta opcin para crear reportes de todas
las facturas sin pagar o facturas sin pagar de una determinada fecha.
Otras opciones son crear un reporte de retardos de cuentas por pagar (en
detalle o como sumario) y un reporte de Detalle de Factura. El informe se
abre en el panel de visualizacin. Puede ajustar las columnas en los
informes, guardar un informe, filtrar la informacin, o exportar los datos
del informe.

Exportar los datos en la factura a QuickBooks o al software de contabilidad PeachTree para exportar las facturas que usted ha filtrado y para
salvarlas en su computadora (o en otro directorio) en un formato de
archivo que puede ser importado por esas aplicaciones.

Para ver una factura, seleccione el documento para resaltarlo y seleccione


"Ir al documento".

Imprimir un lote de facturas que usted filtr.

Pagar una factura: Un cuadro de dilogo se abre. Para ms informacin


sobre el llenado de los campos, vea la seccin Crear Facturas.

Anular una transaccin: Seleccione la factura y haga clic en la opcin para


invalidar una transaccin.

Guardar como Recurrente: Esto es til para crear una factura recurrente
basada en la factura que est viendo si es una factura que necesita pagar
cada mes. Un asistente lo gua paso a paso. Ver detalles en el Manual de
Personalizacin del Software Magaya, Captulo 2. Tambin encontrar
pasos para facturacin peridica all Tambin.

Facturas Recurrentes: Esto desplegar una lista de facturas recurrentes.

Transacciones Abiertas: Esto muestra una lista de transacciones abiertas.


Ajuste el rango de fechas segn requiera en la lista.

Escoger columnas en la lista.

Importar y Exportar datos hacia y desde la base de datos Magaya.

Historia: Esto abre una lista de cualquier transaccin relacionada con la


seleccionada.

Para pagar ms de un proveedor, ver la seccin Pagar Mltiples Proveedores.

57

7. CUENTAS POR PAGAR


REINTEGRO DE PAGO

Nota: Los usuarios de la Solucin de Cadena de Suministro Magaya pueden


crear facturas de Ordenes de Compra para ms de un proveedor. Vase el captulo 9 sobre las Ordenes de Compra en en Manual de Operaciones de la Solucin
de Cadena de Suministro Magaya.
Comprar un Activo Fijo:
Cuando usted compra un activo fijo, puede crear una factura para el. Por
ejemplo, si usted compra un vehculo para su compaa, usted ingresa una
factura que va a los Activos de su compaa.

Reintegro de Pago
Un Reintegro de Pago es el crdito de un proveedor. El crdito puede ser
producto de un sobrepago que usted hizo al proveedor o si le sobrefacturaron a
usted. (Si le envan un cheque de reembolso, usted crear un Reembolso de
Proveedor en la Lista de Pagos.)
Los siguientes pasos explican como procesar un Reintegro de Pago en el Magaya
Explorer.

58

7. CUENTAS POR PAGAR


REINTEGRO DE PAGO

En Facturas (vista de documento o lista), haga clic en el botn Agregar y seleccione Adicionar Reintegro de Pago.

Un cuadro de dilogo se abre. Existen las siguientes pestaas: Crdito, Notas y


Notas Internas. La fecha y el nmero de transaccin se rellenan automticamente.

Esta pantalla es la misma que la pantalla de Factura. Ver los pasos en la seccin
de "Creacin de Facturas" para llenar los campos del Reintegro de Pago. Tenga
en cuenta que el reintegro de pago se restar de Cuentas por Pagar y se mostrar
como un negativo en las CxP.

59

7. CUENTAS POR PAGAR


PAGO DE FACTURAS

Pago de Facturas
Para pagar facturas, vaya a la Lista de Cheques (o vista del documento) y haga
clic en el botn Agregar. Seleccione Pagar facturas (Cheque). Use esta opcin
para crear un cheque para cancelar una factura, tales como facturas de telfono
o facturas de carga, etc.

60

Seleccione la Cuenta CxP para esta factura. Si est trabajando con mltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se
efectuar en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizar con esta transaccin de pago.

Introduzca el nmero de cheque. Para informacin sobre el ajuste de la


numeracin de cheques, vea el tema "Men de Configuracin de Contabilidad""Men de Configuracin de Contabilidad".

Seleccione la Cuenta Bancaria a usar para este cheque. Si usted tiene una
tarjeta de crdito establecida en la Lista de Cuentas, tambin puede seleccionarlo aqu. El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la
parte inferior del cuadro de dilogo.

La fecha se completa automticamente.

Seleccione a quien desea girar el cheque ("Pagar a la orden de"). Si hay


crditos existentes, el monto se mostrar en la parte inferior de la pantalla.

7. CUENTAS POR PAGAR


PAGAR A MLTIPLES PROVEEDORES

Agregue una nota segn sea necesario.

Marque la casilla para mostrar todas las facturas no pagadas en la Lista de


Facturas.

Haga clic en la factura a pagar o en el Reintegro de Pago a aplicar a este


pago.

Anote el monto pagado en el campo de Cantidad Recibida.

Haga clic en el botn de OK cuando termine. El cheque se mostrar en el


panel de visualizacin.

Pagar a Mltiples Proveedores


Desde la Lista de Cheques, usted puede pagar mltiples proveedores. Seleccione
la opcin del botn Agregar. Un asistente se abre:

Seleccione la cuenta bancaria que desea usar para pagar a los proveedores. Las
opciones estn marcadas por defecto. Vaya a la siguiente pantalla.

61

7. CUENTAS POR PAGAR


PAGAR A MLTIPLES PROVEEDORES

Seleccione las facturas a pagar. Una marca de comprobacin aparece junto a


cada factura conforme la seleccione:

62

7. CUENTAS POR PAGAR


PAGAR A MLTIPLES PROVEEDORES

Si hay reintegro de pagos, seleccione los crditos a aplicar:

63

7. CUENTAS POR PAGAR


PAGAR A MLTIPLES PROVEEDORES

En esta pantalla, el sistema muestra los cheques que el sistema crear para usted:

En la ltima pantalla del asistente, haga clic en el botn de Crear Cheques para
dejar que el sistema genere los cheques. La pantalla muestra el progreso del
sistema mientras crea los cheques:

64

7. CUENTAS POR PAGAR


REEMBOLSO DE PROVEEDORES

Si alguna factura no es vlida, el cheque no ser creado por el asistente. Esto


puede ocurrir si alguien ms en su compaa est pagando esa misma factura al
mismo tiempo en que usted ejecuta el asistente.
Haga clic en Terminar cuando concluya. Los cheques pagados aparecern en
su Lista de Cheques. Usted puede imprimir los cheques como de costumbre.

Reembolso de Proveedores
Un Reembolso de Proveedor est disponible en la carpeta de Pagos. Use esta
cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para poder recibir un cheque de
reembolso de un proveedor, deber tener reintegro de pago para ese proveedor
en el sistema.
Vaya a Pagos (en la vista de documento o lista) y haga clic en el botn de
Agregar.

65

7. CUENTAS POR PAGAR


REEMBOLSO DE PROVEEDORES

Un cuadro de dilogo se abre. (Es similar a la pantalla de Pagos).

66

Seleccione la Cuenta CxP para este reembolso de proveedor. Si est trabajando con mltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra
moneda, este pago se efectuar en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizar con esta transaccin de reembolso.

Ingrese su numero de cheque.

Seleccione la Cuenta Bancaria para depositar este reembolso.

Seleccione el nombre del proveedor.

La fecha se llena automticamente con la fecha de hoy.

Marque la casilla para mostrar todos los crditos no reembolsados.

Digite una nota si se requiere.

Ingrese el monto del reembolso en la celda de "Monto", o seleccione de los


crditos en la lista. En la lista de Crditos, puede hacer clic en una linea de
Monto Pagado y escribir el monto.

Haga clic en el botn de OK. El reembolso se mostrar en el panel de visualizacin.

8. BANCA
INTRODUCCIN A LA BANCA EN EL MAGAYA EXPLORER

8. Banca
Introduccin a la Banca en el Magaya Explorer
El Magaya Explorer ofrece funciones bancarias para atender sus necesidades
bancarias tales como:

Escribir cheques (para pagar gastos e impuestos de ventas)

Hacer depsitos

Reconciliaciones bancarias

Escribir Cheques
Hay diferentes tipos de cheques que usted puede crear. Desde el botn Agregar
(en la vista de documento o en la vista de lista) usted puede elegir lo siguiente:

El resto de este tema explicar las siguientes tareas para girar cheques:

Aadir Cheques: Esto es para pagar gastos tales como suministros de


oficina u otros gastos por los que no recibe una factura del proveedor.

67

8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES

Pagar Impuesto de Ventas: Esto es para escribir un cheque a una agencia,


departamento o autoridad tributaria para pagar los impuestos que usted
recolecta en sus facturas de venta.

Los siguientes tipos de cheques se explican en los temas indicados:

Pagar a mltiples proveedores: Use esta opcin para girar cheques a


mltiples proveedores. Vea el captulo Cuentas por Pagar para detalles.

Pagar Facturas (Cheque): Esto es para pagar facturas pendientes. Ver el


tema en Cuentas por Pagar: "Pago de Facturas".

Aadir Cheque de Reembolso: Esto es para reembolsar dinero a un


cliente. Ver el tema en Cuentas por Cobrar: "Cheque de Reembolso".

Cheque para gastos: Use esta opcin para crear un cheque para un gasto tal
como suministros de oficina para su negocio.

68

Seleccione la cuenta bancaria que va a utilizar para este cheque. Si est


trabajando en varias monedas, habr al menos una cuenta disponible en el
men desplegable para cada moneda. Para escribir un cheque en una de
esas monedas, seleccinela de la lista desplegable. Para obtener informacin sobre la configuracin del sistema Magaya para trabajar con varias
divisas, consulte el tema "Mltiples Monedas". El saldo actual de la cuenta
bancaria seleccionada se muestra en la parte inferior de la pantalla.

El nmero de cheque se llena automticamente basado en el ltimo


cheque girado de la cuenta seleccionada. Para informacin sobre como

8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES

configurar de la numeracin de cheques, vea el tema "Men de Configuracin de la Contabilidad".

Seleccione a quien pagar ("Pagar a la orden de").

La fecha se llena automticamente. Se puede cambiar si es necesario.

Haga clic en el botn Agregar, y una lnea en la tabla de Detalle ser creada
y resaltada:
a) Haga clic en la primera celda en la tabla debajo de la columna Nombre
de la Cuenta. Cuando usted haga clic sobre el Nombre de la Cuenta, un
men desplegable aparecer. Seleccione la cuenta para esta lnea.
b) Haga clic en la celda del Monto en la tabla y escriba el monto para este
detalle.
c) Haga clic en la celda de Descripcin en la tabla y escriba la descripcin.
d) Haga clic en el campo de la Entidad si esta lnea se refiere a un cliente,
y seleccione el cliente en el men desplegable. De lo contrario el campo de
la Entidad es opcional.

Usted puede agregar tantos detalles al cheque como requiera haciendo clic
en el botn Agregar y siguiendo el mismo procedimiento. El monto total
crecer con cada linea de detalle que agregue.

Haga clic en el botn de OK cuando termine. El cheque se mostrar en el


panel de visualizacin.

69

8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES

Si usted paga gastos con una tarjeta de crdito, introduzca esa informacin
como se muestra:

Para pagar con tarjeta de crdito, usted debe tener una cuenta de tarjeta de
crdito definida en la Lista de Cuentas. Seleccione la tarjeta de crdito del men
desplegable "Cuenta Bancaria". Utilice este mtodo cuando no tenga una
factura; por ejemplo, que fue a Office Depot, compr suministros de oficina, y
pag con una tarjeta de crdito. Cuando regrese al trabajo, actualice su Magaya
Explorer con esta transaccin.
Cuando el estado de cuenta de la tarjeta de crdito llega por correo y usted tiene
que pagarlo, utilice el mismo mtodo: Cheque para Gastos. Seleccione la cuenta
bancaria que desea utilizar para pagar, y seleccione la compaa de tarjetas de
crdito como el "Pguese a la orden de". Cuando se agrega el elemento en el
cuadro de dilogo, el Nombre de Cuenta ser la tarjeta de crdito.

70

8. BANCA
ESCRIBIR CHEQUES

Pagar Impuesto de Ventas: Use esto para girar un cheque a agente tributario
tal como el estado o condado para el que ha colectado impuestos por los bienes
vendidos.

Seleccione la Cuenta Bancaria que usar para pagar este impuesto. El saldo
actual de esa cuenta bancaria se mostrar.

La fecha y nmero de cheque se llenar automticamente.

Seleccione el agente tributario al que est pagando este impuesto de ventas


(Pagar a la orden de).

Agregue una nota segn sea necesario.

71

8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES

Marque la casilla para mostrar el saldo adeudado a esa autoridad tributaria


(si la casilla no ha se ha marcado an). Cualquier impuesto adeudado a la
agencia seleccionada se mostrar en la tabla:
a) La primera columna muestra si el impuesto est pagado o sin pagar.
Cuando hace clic en l para pagarlo, el campo cambia a "Pagado" y una
marca de comprobacin aparece en la casilla.
b) La columna Nombre muestra el nombre del agente tributario.
c) El Cdigo es el cdigo tributario.
d) El Saldo es el saldo pendiente para ese agente tributario.
e) La columna de Crdito muestra un crdito si existe. Usted tendr un
crdito si ha pagado impuesto de ventas cuando hace compras. Ese crdito
se mostrar aqu.
e) Monto adeudado es el total adeudado.
f) Digite el monto pagado.

El campo del descuento debajo de los totales es para un porcentaje del total
de los impuestos adeudados. Este monto es determinado por la autoridad
tributaria.

Haga clic en el botn de OK cuando termine. El cheque se mostrar en el


panel de visualizacin.

Acciones para Cheques


Seleccione Cheques (vista de lista o vista de documento) y haga clic en el botn
de Acciones. Las opciones de la vista de documento son:

Para invalidar una transaccin

Guardar como una transaccin recurrente (solo para Cheques para


Gastos)

Seleccione una plantilla: Use esta para escoger la plantilla que coincida con
sus cheques pre-impresos. Asegrese de marcar la casilla para vincular la
plantilla a la transaccin actual. Tambin puede configurar la plantilla por
defecto para todos los cheques (opcional).
Antes de imprimir, tambin haga clic en el botn de Opciones en el
men sobre el documento del cheque si est usando cheques
pre-impresos. Seleccione Imprimir solo campos. Esto imprimir los

72

8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES

datos en los campos del cheque tales como la fecha y el monto. No imprimir las lneas (que ya estn en sus cheques pre-impresos).

Si usted no tiene cheques pre-impresos para su uso en la impresora,


necesitar una tipografa (font) para el nmero de cuenta y nmero de
ruta bancaria, que no es proporcionada por Magaya Corporation; pero s
proporcionamos personalizaciones a la plantilla del cheque y otros documentos. Contacte a Magaya para detalles y precios.

Ver el historial relacionado con esta transaccin

Las opciones de la vista de lista incluyen:

Otros Reportes: Crear reportes por nmero de cuenta, etc.

Reportes: Ver los detalles de cheques. Este reporte abre en una lista en la
que usted puede personalizar el rango de fechas que desea ver.

Ir al documento (el cheque).

Anular un cheque: Para invalidar el cheque seleccionado. Este conserva


un registro de la anulacin.

73

8. BANCA
ACCIONES PARA CHEQUES

74

Imprimir un lote de cheques que ha filtrado. Hacer clic en el botn de


Filtrar, y seleccione la informacin que necesita para crear una lista
filtrada de cheques para imprimir.

Guardar como Recurrente: Para convertir el cheque seleccionado en un


cheque recurrente a ser pagado cada mes o en otro periodo que usted
defina.

Cheques Recurrentes: Muestra una lista de cheques recurrentes.

Configurar columnas para la lista de Cheques.

Exportar datos del Magaya Explorer.

Historia: Ver las transacciones relacionadas.

8. BANCA
HACIENDO DEPSITOS.

Haciendo Depsitos.
Un Depsito se refiere a hacer depsito de fondos tales como un prstamo que
usted recibe, en contraste con hacer un depsito de los pagos sobre facturas que
hacen sus clientes. Los depsitos pueden crearse en la Lista de Depsitos o en la
vista de documento en el Magaya Explorer. Existen dos tipos de depsitos:

Depositar un Pago: Use esta opcin cuando est depositando dinero de la


cuenta de Fondos sin Depositar. Vea el teme en Cuentas por Cobrar:
"Depositando Pagos".

Depsito: Use esta opcin cuando est haciendo un depsito en su cuenta


bancaria como por ejemplo para un prstamo que ha recibido.

Para hacer un depsito, haga clic en el botn Agregar y seleccione "Depsito":

Un cuadro de dilogo se abre:

Seleccione la cuenta bancaria para este depsito.

75

8. BANCA
HACIENDO DEPSITOS.

Agregue una nota segn sea necesario.

Haga clic en el botn Agregar para agregar un depsito. La lnea en la tabla


de Detalle es creada y resaltada.

Haga clic en una lnea de la tabla de Detalle, y la lnea ser resaltada:


a) Haga clic en la celda Nombre de la Cuenta. Esto activa un men
desplegable. Seleccione la cuenta relacionada a esta lnea en el depsito
(para este ejemplo, prstamo para Administracin de Pequea Empresa).
b) Digite el monto del depsito haciendo clic en la celda bajo Monto.
c) Escriba una descripcin haciendo clic en la celda de Descripcin.
d) Si existe una entidad (o cliente) relacionado a esta lnea en el depsito,
digtela haciendo clic en la celda de Entidad para activar el men desplegable. Si no, el campo Entidad puede permanecer en blanco.

Usted puede agregar tantas lneas al cheque como requiera haciendo clic en el
botn Agregar y siguiendo el procedimiento anterior. El monto total crecer
con cada linea de detalle que agregue.
Haga clic en el botn OK. Una boleta de depsito ser creada.

76

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

Reconciliacin Bancaria
Para ejecutar una reconciliacin bancaria, vaya a la Lista de Cuentas, seleccione
la cuenta bancaria a conciliar, haga clic en el botn de Acciones y seleccione
Reconciliar.

La pantalla de la reconciliacin se abre. En esta pantalla se puede reconciliar la


actividad de la cuenta para que coincida con el estado del banco. Esta pantalla
se salva a medida que trabaja. Si hace clic en el botn Dejar, su trabajo ser
guardado, y usted puede volver a la pantalla en cualquier momento. El botn
"Listo" se utiliza despus de completar la conciliacin.

77

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

Establecer la Fecha del Estado de Cuenta: La Fecha del Estado de Cuenta es la


fecha en la que el estado de cuenta bancario fue emitido.
Si ha usado esta pantalla de conciliacin antes, el balance de apertura para este
mes ser el mismo que el balance de cierre del mes anterior. Si esta es la primera
vez que realiza una conciliacin en el Magaya Explorer, el balance de apertura
ser cero. Para agregar un balance de apertura, cree una Entrada de Diario y
luego brrela en la Lista de Transacciones para que aparezca en la conciliacin.

Introduzca el Balance de Cierre del Estado de Cuenta: Use el balance indicado


en su estado de cuenta.
Coloque una marca de comprobacin en cada transaccin en la lista a medida
que coincide con el estado de cuenta bancario. El estado en la columna "Despejada" va a cambiar de No a S:

Para colocar una marca de comprobacin en todas las transacciones, haga clic
en el botn Marcar Todo. Para remover la marca de comprobacin en todas
las transacciones, haga clic en el botn Desmarcar Todo:

Al revisar las transacciones, el nmero total de transacciones Despejadas se


actualizar en la parte inferior de la pantalla:

Agregar: Use el botn Agregar para agregar una transaccin que esta listada en
el estado de cuenta pero no en la pantalla.

78

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

Editar: Use el botn Editar para cambiar una transaccin. Haga clic en la transaccin para seleccionarla. Haga clic en el botn Editar. Un cuadro de dilogo
diferente se abrir, dependiendo de la transaccin seleccionada. Modifquela y
haga clic en OK.
Eliminar: Si una transaccin no est en su estado de cuenta, seleccione la transaccin a eliminar, y haga clic en el botn de Eliminar.
El Balance sin Despejar debe ser cero para completar la reconciliacin. Si usted
hace clic en el botn de Hecho cuando el Balance sin Despejar no es cero, el
sistema le dar un mensaje y no completar la conciliacin. Usted puede salir y
regresar a la pantalla de reconciliacin en cualquier momento y su trabajo se
guardar. Cuando hace clic en el botn de "Dejar", la pantalla de la reconciliacin se cierra.
Cuando termine la reconciliacin y haga clic en el botn de Hecho, el sistema le
preguntar si desea imprimir el estado de cuenta. Usted puede imprimirlo ahora
o imprimir la conciliacin bancaria desde la opcin de reportes desde el botn
de Acciones en la Lista de Cuentas posteriormente.

79

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

Si hay un error que corregir despus de la conciliacin, se puede ir a la Lista de


Transacciones de la cuenta bancaria (en la Lista de Cuentas) y despejar la transaccin all.

Seleccione Listado de Transacciones del botn de Acciones (en la Lista de


Cuentas para la cuenta bancaria). La lista se abre. En la lista puede hacer clic
derecho en la transaccin y escoger despejarla:

Deshacer la Reconciliacin Bancaria: Una reconciliacin bancaria se puede


revertir si es necesario. Todas las transacciones sern vueltas a marcar como
Sin Despejar en una sola operacin, en lugar de una a la vez. De la Lista de
Cuentas, haga clic derecho en la cuenta bancaria, y seleccione Ver Reconcilia-

80

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

ciones en el men. Haga clic derecho en la reconciliacin deseada y seleccione


"Revertir Reconciliacin" del men desplegable.

81

8. BANCA
RECONCILIACIN BANCARIA

82

9. REPORTES CONTABLES
INTRODUCCIN A LOS REPORTES CONTABLES

9. Reportes Contables
Introduccin a los Reportes Contables
El Magaya Explorer le ofrece reportes contables, incluyendo:

Reportes Financieros: Reportes financieros estndar tales como reporte


de Prdidas y Ganancias y Balances.

Reportes de Ventas: Estos reportes proveen informacin acerca de las


ventas por artculo o por cliente, acerca de facturas pendientes y retardos
de Cuentas por Cobrar

Compras: Estos reportes proveen informacin acerca de artculos


comprados, transportistas, y proveedores, acerca de facturas de compra
sin pagar y retardos de Cuentas por Pagar

Reportes en Mltiples Monedas: Vea cualquier perdida o ganancia al


hacer negocios en mltiples monedas.

Visualizacin y Trabajo con los Reportes Contables


Puede acceder a los informes de diferentes maneras en el Magaya Explorer.
Muchos de los reportes financieros estn disponibles en la opcin de Reportes
en el men superior:

Cada tipo de reporte tiene un sub-men con opciones adicionales.

Tambin puede acceder a los reportes que se han guardado.

83

9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES

Tambin puede encontrar muchos reportes usando el botn de Acciones en


cualquier lista Contable tales como la Lista de Facturas de Venta, Lista de Pagos,
Lista de Facturas de Compra, Listas de Depsitos y de Cheques para ver reportes
especficos para cada uno de estos tipos de transacciones contables. El botn de
Acciones en la Lista de Cuentas (mostrado abajo) y en los Productos y Servicios
tambin le da acceso a muchos reportes financieros:

Puede personalizar los reportes cambiando las columnas y la moneda con el


botn de Acciones, o filtrar el informe con el botn Filtro.
El rango de fechas puede cambiarse usando los campos de fecha encima de la
lista. Haga clic en el botn de Refrescar para ver los cambios.
Se pueden crear reportes para mostrar el empleado que creo cierta transaccin
contable tales como facturas de venta y de compra.
Despus de personalizar un reporte, puede guardarlo. Al abrir un reporte guardado, se mostrar con todas las funciones personalizadas guardadas.
Para guardar un reporte, haga clic en el botn de "Guardar" cuando est viendo
el reporte.

84

9. REPORTES CONTABLES
VISUALIZACIN Y TRABAJO CON LOS REPORTES CONTABLES

Un cuadro de dilogo se abre con los campos llenos, pero puede cambiarlos
segn necesite.

La opcin de "Guardar Como" le permite preservar el formato original de un


reporte y guardar una copia de l bajo otro nombre. Entonces puede hacer
cambios al segundo reporte sin tener que comenzar desde el principio a
construirlo.
Para ver los reportes guardados, vaya a la opcin de Reportes en la parte superior del Magaya Explorer y seleccione "Reportes Guardados". Un cuadro de
dilogo se abrir, mostrando la lista de los informes guardados.
Puede hacer doble clic en una transaccin de un reporte para ver sus detalles:

Vaya a un documento, haga clic derecho en la transaccin y seleccione "Ir a".


Para regresar al reporte, haga clic en el botn de Regresar.
Pestaas:
Usted puede alternar entre las vistas de informes y listas. Similar a la navegacin
por pestaas disponible en Internet Explorer y algunos otros navegadores web,
las pestaas en su Magaya Explorer le permiten alternar entre las vistas.
Por ejemplo, cuando est viendo una lista como la Lista de Facturas, y quiere ver
tambin un reporte, ahora usted puede ver los dos en las pestaas. Anterior-

85

9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES

mente haba que cerrar el reporte para volver a la vista de lista. Ahora usted
puede alternar entre ambas.

Cuando est viendo un reporte, puede hacer doble clic en un elemento de lnea
del reporte para profundizar y obtener ms detalles. Por ejemplo, ejecute un
Estado de resultados (Reporte de Prdidas y Ganancias) y haga doble clic en un
elemento de lnea. El elemento se abrir en una pestaa.

Personalizar Reportes
Usted puede mejorar y personalizar el formato de los reportes. Cambie la tipografa, color, tamao de los diferentes elementos en el reporte tales como el
nombre de la compaa, ttulo, subttulo, encabezados de columnas, filas, etc.

86

9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES

Pasos:
1)

Haga clic en el botn "Configurar" en la barra de herramientas inferior en


la vista de Documento.

Un cuadro de dilogo con tres pestaas se abrir: Informacin de Encabezado, Tipografa, y Nmeros. La pestaa de Informacin de Encabezado muestra el nombre de su compaa, el ttulo del reporte, y el
subttulo; Puede cambiar cualquiera de estos segn necesite.
2)

haga clic en la pestaa de "Tipografa". Seleccione el elemento que desea


personalizar tales como Encabezado - Nombre de la Compaa. Haga
cambios a la tipografa y haga clic en OK.

Otras opciones de personalizacin en la pestaa de "Nmeros":

Mostrar los nmeros completos o los nmeros divididos entre 1000

Desplegar los nmeros usando separadores de miles, por ejemplo:


1,000,000.00

87

9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES

Mostrar nmeros negativos en rojo o entre parntesis

Pasos para Personalizar Nmeros:


1)

Haga clic en la pestaa de Nmeros en el cuadro de dilogo de configuracin:

2)

Marque las opciones que desea usar, y haga clic en OK para guardar los
cambios.

Seleccione Columnas Adicionales en Reportes Fijos:


Se pueden seleccionar columnas adicionales en todos los reportes fijos creados
originalmente en el sistema tales como columnas de "Nombre del Embarque" o
"Puerto de Origen" en el reporte de Facturas Pendientes.

88

9. REPORTES CONTABLES
PERSONALIZAR REPORTES

Pasos:
1)

Haga clic en el botn de Acciones, y seleccione Escoger Columnas.

2)

En el cuadro de dilogo que se abre, seleccione la columna que desea, o


haga clic en el botn de Agregar Columna para abrir un nuevo cuadro
de dilogo con ms opciones.

Cambie Nombre de Columnas en los Reportes:


Puede cambiar los nombre de las columnas en cualquier reporte, incluyendo
aquellos creados por el sistema.
Pasos:
1)

Abra el cuadro de dilogo de Escoger Columnas.

2)

Haga clic en el nombre de la columna. Luego escriba el nuevo nombre, y


haga clic en OK para guardar.

Tambin puede definir las columnas por defecto a un reporte que el usuario
haya modificado para devolverlo a su estado original: Haga clic en el botn de
Acciones y seleccione Definir Columnas por defecto.
Antes de esta nueva versin, el sistema sobrescriba el primer reporte. Esta
nueva funcin es especialmente til cuando se desea crear otro informe que es
similar al primero; ahora no tiene que empezar desde cero para construirlo.

89

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES FINANCIEROS

Usted puede agregar columnas de Crdito y de Dbito a cualquier reporte de


"Detalle" seleccionando Acciones > Elegir Columnas.

Reportes Financieros
Los Reportes Financieros son Prdidas y Ganancias, Hoja de Balance, y Estado
de Flujo de Caja. A continuacin se explica cada reporte.

90

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

Reportes de Prdidas y Ganancias


El Reporte de Prdidas y Ganancias muestra sus utilidades (tambin llamadas
ingresos o ventas), costos, gastos, y rentabilidad para un periodo. Los reportes
pueden crearse en formato sumario o en una vista detallada. Los reportes de
Prdidas y Ganancias, tambin llamados Estado de Resultados, muestran que
tan bien se est desempeando la compaa.
Este es un ejemplo de una vista de resumen de un estado de Prdidas y Ganancias:

Para crear un reporte, ajuste el rango de fechas, y haga clic en el botn de


Refrescar.

La fecha de creacin del reporte se despliega arriba del reporte. La fecha de


creacin ser la fecha de hoy.

La seccin de utilidades muestra utilidades del transporte y otras fuentes.

La seccin de Costo muestra el Costo de los Bienes Vendidos tales como


costos de transporte.

La Ganancia Bruta muestra el total de ingresos menos el total de costos.

91

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

La seccin de Gastos muestra los gastos tales como alquiler, salarios, servicios y otros gastos que pag tales como un contador.

El total de Utilidades Netas se lista en la parte de abajo y muestra las utilidades de la compaa despus de que todos los gastos se han pagado. Es la
Ganancia Bruta menos el total de gastos.

Haga doble clic en un nmero del reporte para ver sus detalles.
El Reporte de Prdidas y Ganancias detallado muestra ms informacin tal
como costo por artculo, utilidades, y gastos:

Usted puede ver cualquier transaccin en este reporte haciendo doble clic en
ella.

92

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

Para filtrar el informe, haga clic en el botn Filtrar y seleccione la opcin:


Estndar o Avanzado. El filtro estndar para las transacciones del reporte tiene
las opciones que aparecen en la captura de pantalla:

Reporte del Estado Comparativo de Prdidas y Ganancias:


Para ver informacin de prdidas y ganancias de ms de un periodo a la vez, siga
estos pasos:

1)

Vaya a Reportes > Reportes Financieros y seleccione Prdidas y Ganancias


(solo sumario)

2)

Haga clic en el botn de Configurar.

3)

En el cuadro de dilogo que se abre, haga clic en la pestaa de Columnas.


Seleccione una de las siguientes opciones:
Tipo de Columnas: Por Mes, Cuatrimestre, Cuatrimestre Fiscal, Ao, Ao
Fiscal. Seleccione uno de estos para ver el los periodos de tiempo para

93

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

visualizar columnas. El otro men desplegable Tipo de Anlisis es


opcional.
Tambin puede incluir un anlisis de los perodos de tiempo:
Tipo de Anlisis: Perodo Anterior, Ao Anterior, Ao a la Fecha. La
opcin de anlisis puede mostrar un cambio porcentual o el monto del
cambio.

94

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

4)

Haga clic en OK para ver el reporte. Este ejemplo muestra un reporte


comparativo de Prdidas y Ganancias por mes con cambio porcentual
comparado con el mes anterior:

El reporte tambin puede ser guardado. Para ver reportes guardados, vaya al
men de Reportes y seleccione Reportes Guardados. En el cuadro de dilogo
que se abre, haga doble clic en el nombre del reporte y bralo.
Prdidas y Ganancias por Operaciones :
Este es un reporte nico solo disponible en el software de Magaya. Le deja ver la
rentabilidad de su negocio desde diferentes ngulos. Cuando usa las funciones
de contabilidad en Magaya con operaciones, cada transaccin de la operacin
tendr varias transacciones contables relacionadas a ella, tales como facturas de
compra y venta.
Este reporte lista las transacciones de cada operacin para el periodo asociadas
con las ingresos, gastos y ganancias provenientes de las transacciones contables

95

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE PRDIDAS Y GANANCIAS

relacionadas. A continuacin se muestra un ejemplo de un reporte de Prdidas


y Ganancias por operaciones:

96

El rango de fechas de este reporte se despliega arriba. Esta es la fecha de las


operaciones, no de las transacciones contables. Por ejemplo, el reporte
mostrar facturas para las transacciones de la operacin ya sea que caigan
en este periodo o no.

Las operaciones estn a la izquierda y el nmero de transacciones se


muestran bajo cada tipo de operacin. Los ingresos, gastos, ganancias y las
columnas muestran los montos para cada transaccin y los totales.

El reporte detallado por operacin muestra todas las transacciones contables que se relacionan a cada transaccin de la operacin:

Los Ingresos, Gastos y Ganancias tambin se muestran en columnas con


los totales abajo.

El nombre del cliente (o proveedor), nmero, y cuenta asociada (tales


como Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar) se muestran.

9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE

Los ingresos miscelneos y los gastos se muestran. Esto le mostrar


cualquier transaccin contable que no est asociada con una transaccin
de las operaciones.

Hoja de Balance
La Hoja de Balance muestra el total de activos, pasivos y el capital. Le provee una
vista instantnea del capital de su negocio (cuanto posee y cuanto debe) a una
cierta fecha. Contesta a la pregunta Que tan endeudada est la compaa? y
Cuanto dinero requiero recolectar de mis clientes?. Este reporte es acumulativo; mostrar las cifras desde el primer da de su negocio hasta la fecha final del
reporte.
El siguiente es un ejemplo de reporte de Hoja de Balanceresumen:

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9. REPORTES CONTABLES
HOJA DE BALANCE

La seccin Activos resume activos circulantes y fijos tales como Cuentas


por Cobrar, cuentas bancarias, efectivo, etc.

La seccin Pasivos resume pasivos circulantes tales como Cuentas por


Pagar, prstamos, tarjetas de crdito, etc.

La seccin Capital muestra el capital de la compaa (total de activos


menos total de pasivos). La lnea de Ganancias Retenidas es de las Utilidades Netas de los aos anteriores (es dinero que se reinvierte en la
compaa). En el software Magaya, el cierre del ao se hace automticamente. La lnea de las Utilidades Netas es desde el inicio del ao fiscal en
curso hasta la fecha final del reporte.

En la vista de resumen del Balance, usted puede comparar periodos de tiempo


para analizar las diferencias entre meses o entre periodos fiscales. Haga clic en
el botn de Configurar y vaya a la pestaa de Columnas para ajustar el periodo
del reporte.

Un detalladoBalance muestra las transacciones para el periodo seleccionado


para cada cuenta:

98

9. REPORTES CONTABLES
ESTADO DE FLUJO DE CAJA

Las columnas del reporte muestran el tipo de transaccin, fecha y nmero,


el nombre del cliente o del proveedor, las cuentas, el balance y ms.

Si la factura u otra transaccin contable tiene ms de una cuenta incluida,


la palabra -MUCHOS- se desplegar en la columna de Cuenta.

Cada cuenta mostrar un balance inicial que acumula la actividad antes


del periodo. Despus de eso, ver las transacciones para el periodo y el
balance final a la fecha final del periodo.

Estado de Flujo de Caja


Este reporte muestra un sumario de cuanto efectivo est ingresando (efectivo
recibido) y saliendo de su negocio (monto pagado) durante un perodo de
tiempo. A continuacin se muestra un ejemplo de un reporte de flujo de efectivo:

El resumen de los ingresos netos de las operaciones por el perodo de


tiempo aparece en primer lugar. Este muestra el efectivo que ha entrado y
el que se ha gastado. No muestra lo que ha facturado a los clientes, slo lo
que se recibe (o gasta).

99

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS

La seccin de Inversin muestra efectivo usado (gastado) en inversiones


en activos y los ingresos de la venta de otros negocios, el equipo, la colocacin o el cobro de los prstamos, o de los activos a largo plazo. Cualquier
cambio a estas cuentas (ganancias o prdidas) se muestra aqu. Este
ejemplo muestra inversin cero, porque esta empresa de carga no est
comprando o vendiendo negocios, etc.

La seccin de Financiamiento muestra en efectivo que usted pag o


recibi de la emisin y/o prstamo de fondos u otras actividades de financiamiento externo. Por ejemplo, si su empresa tiene acciones y las vendi,
el dinero en efectivo aportado por la venta se muestran en esta parte del
informe. Adems, el pago de un crdito bancario se muestra como un uso
del flujo de caja. Este ejemplo muestra cero porque esta empresa de carga
no est emitiendo acciones, etc.

La seccin de Efectivo muestra el aumento neto de efectivo para el


perodo, y el dinero en efectivo al principio y al final del perodo.

Reportes de Ventas
Reportes de Ventas muestran las ventas por artculo, cliente, y agente. Otras
opciones en este men son crear un reporte de facturas pendientes y de retardos
de las cuentas.

Por Artculo: Muestra el total de ventas por artculo y muestra el Costo de


Ventas (COGS) para los artculos que revende. Vea un reporte resumido o
detallado. El reporte detallado muestra las facturas y otras transacciones

100

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS

asociadas con cada artculo. El siguiente es parte de un resumen, resaltando las


columnas:

Por Cliente: Muestra el monto de las ventas por cliente y el porcentaje que cada
cliente representa del total vendido. Puede ver un reporte resumido o detallado:

Por Agente: Este reporte es similar al reporte por cliente, pero ste muestra los
agentes. Este reporte es muy til para el proveedor de logstica que est trabajando con varios agentes. Este reporte puede verse como un reporte resumido o
como un reporte detallado.
Todas las Ventas: Vea todas las ventas (en un reporte resumido o detallado).
Este reporte se ve parecido al reporte de clientes:

101

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS

Comparativo de ventas: Los reportes de ventas se pueden configurar para


mostrar una comparacin de un cliente por mes, u otras opciones. Aqu hay un
ejemplo:

Haga clic en el botn de Configurar en la barra de herramientas inferior para


abrir el cuadro de dilogo de Configurar Reporte. Haga clic en la pestaa de
Columnas y ajuste las trminos de comparacin que desea ver:

102

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS

Facturas Pendientes: Muestra facturas que estn pendientes (sin pagar).

Muestra la fecha de la factura y el nmero, cuntos das tiene de vencida,


el monto original, cualquier cantidad pagada, y una referencia de la transaccin.

Retardos de Cuentas por Cobrar: Ver Cuentas por Cobrar vencidas (dinero
que sus clientes deben a su compaa) en un reporte resumido o detallado. En
este resumen, el periodo de tiempo que la cuenta est vencida est en columnas
en la parte superior, mostrando que est al da, que est entre 1 y 30 das de
vencido, de 31 a 60 das, etc. Vea el ejemplo abajo:

El reporte detallado de retardos de cuentas por cobrar muestra facturas y otras


transacciones que estn vencidas a la fecha. El reporte est organizado en periodos de 30 das para mostrar que tanto tiempo tienen de vencidas las cuentas.
El reporte detallado est organizado en periodos de tiempo similares al reporte
resumido. Lo ms actual est listado de primero, luego cualquier cuenta entre 1

103

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE VENTAS

y 30 das de vencida, hasta las ms viejas. Muestra el estado de retardo de las


cuentas a la fecha:

Los reportes de Retardos por fecha muestran cuentas por cobrar (o pagar) por
fecha especfica sin incluir pagos aplicados despus de la fecha final del reporte.
Estos reportes pueden configurarse para usar la fecha de transaccin o la fecha
de vencimiento para calcular la antigedad de cada transaccin.

104

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS

Reportes de Compras
Reportes de Compras muestran compras por artculo, transportista, y proveedor, y otros reportes muestran facturas sin pagar y el retardo de las cuentas
por pagar.

105

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS

El Reporte de Compras por Artculomuestra lo que ha comprado, el monto, y


que porcentaje representa ese monto del total de sus compras.

106

En el resumen de compras por artculo, el costo de carga area representa


un 75.2% del total de compras.

En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS

Reporte por Transportista (detalle o resumen) muestran los transportistas, el


monto que ha comprado de ellos, y el porcentaje que representa este monto:

En el reporte resumido, el porcentaje ms grande de compras corresponde


a Crown Shipping (61.2%) para este periodo.

En el reporte detallado, se muestran las transacciones contables relacionadas con las compras.

Los reportes deCompras por Proveedor muestran lo que usted compr (o


pag) a un proveedor tal como la compaa telefnica o proveedores que le
prestan servicios a usted. El reporte resumido y el reporte detallado se ven similares a los reportes por transportista.
El reporte de Todas las Compras muestra las compras que ha hecho de todos
los proveedores, transportistas, etc.
El reporte de Facturas sin Pagar muestra el nombre del proveedor, la fecha,
nmero de transaccin, una referencia, la fecha de vencimiento, y el nmero de
das de das vencidos, y el monto adeudado:

107

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE COMPRAS

Las facturas y los crditos estn incluidos en el reporte de las Facturas sin
Pagar.

Reportes Comparativos: Reportes resumidos de compras pueden ser configurados para comparar periodos de tiempo tales como mes por mes o un cuatrimestre comparado con otro. Haga clic en el botn de Configurar en la parte
inferior de la vista de reporte, y seleccione la pestaa de Columnas para ajustar
los elementos.
Retardo de Cuentas por Pagar: Provee informacin sobre cuentas vencidas.
Nota: Si una transaccin se pag y usted ejecut un reporte antes de la fecha de
pago, la transaccin no se mostrar como retardada. Para ver que estaba pendiente, use el reporte de Facturas Pendientes.

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9. REPORTES CONTABLES
RESUMEN DE REPORTES DE UTILIDADES

Resumen de Reportes de Utilidades


Los reportes de ganancias estn disponibles por Cliente, por Vendedor, o por
Agente.

Haga clic en el botn de Configurar en la barra de herramientas inferior para


abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la pestaa de Informacin de Cabecera, edite el ttulo del reporte,


subttulo o fechas segn necesite.

109

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE RENTABILIDAD POR CLIENTE

En la Rentabilidad por Entidad pestaa, seleccione que transacciones


incluir. Todas estn marcadas por defecto. Los Cargos de las transacciones
marcadas se renen todos para el reporte.
Otras opciones: Seleccione que costos incluir (margen del agente, comisiones de los vendedores) o excluir. Si el agente es parte de nuestra
compaa pero en otra divisin, puede excluir sus costos y ver la rentabilidad. Desmarque las casillas para ver la rentabilidad antes de sustraer estos
costos.
El reporte se puede ordenar por rentabilidad o por el nombre de la
entidad. Si su base de datos es ms grande, puede configurar el informe
para mostrar slo las entidades que aportan el 80% de las ganancias, las
empresas ms activas que aportan el mayor porcentaje de sus ganancias.
Para incluir facturas de venta y compra en el reporte, marque la casilla. Si
no, el informe recoger las ganancias de las transacciones de las operaciones solamente. Las facturas creadas manualmente no se incluirn.
Marque la casilla para incluir las facturas de venta y compra.

En la pestaa Tipografa, seleccione la tipografa y sus propiedades.

En la pestaa Nmeros, seleccione opciones para mostrar nmeros.

Reportes de Rentabilidad por Cliente


Los Reportes de Rentabilidad por Cliente le dejan saber los mrgenes que cada
cliente contribuye a la rentabilidad global de la compaa.

110

9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR VENDEDOR

El informe que aparece aqu ordena los clientes de acuerdo al monto de las
ganancias. El cliente que aporta las mayores ganancias aparece en la parte superior de la lista:

Usted puede personalizar la direccin de ordenamiento con el botn de Configuracin.


Haga doble clic en el nombre del cliente, y se abrir el cuadro de dilogo con su
perfil. Haga doble clic en cualquier nmero en la lista para ver los detalles; se
abrir en una nueva pestaa, preservando su primer reporte y la lista, para que
pueda verlos todos.

Reporte de Ganancias por Vendedor


Este reporte permite conocer los mrgenes que cada vendedor est contribuyendo a las ganancias globales de la compaa. Esta captura de pantalla muestra
la vista detallada de las transacciones de los vendedores. Las otras pestaas son

111

9. REPORTES CONTABLES
REPORTE DE GANANCIAS POR AGENTE

la lista de vendedores y el reporte de ganancias resumido para el personal de


ventas.

Reporte de Ganancias por Agente


El Reporte de Ganancias por Agente permite mostrar los mrgenes que cada
agente de transporte est contribuyendo a las ganancias globales de la
compaa. Podemos ver en un resumen, los detalles de las transacciones, o los
cargos.

112

9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES

Otros Reportes
Otros Reportes muestran detalles de transacciones, balances de comprobacin,
detalles de cheques, facturas de venta y compra, entradas de diario, impuestos
de ventas y ms.

Detalle de Transacciones: Para ver detalles de transacciones para una cuenta


especfica de la Lista de Cuentas, seleccione la cuenta y use el botn de Acciones.
Para ver detalles de transacciones para todas las cuentas de la Lista de Cuentas,
use el men Reportes de la barra de herramientas superior.
Balance de Comprobacin: Una lista de las cuentas mostrando el balance para
cada una. El total de la columna de Dbito debe ser igual al total de la columna

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9. REPORTES CONTABLES
OTROS REPORTES

de Crdito. Este reporte es usado por los contadores para emparejar los crditos
y los dbitos:

Libro Mayor: Este reporte muestra todos los balances y transacciones en detalle
para las cuentas del libro mayor durante el marco de tiempo seleccionado.
Detalle de Cheques: Lista los cheques girados, el tipo de transaccin, el nmero
de cheque, nombre de los clientes o proveedores, monto, y cada lnea incluida
en el cheque. Use este para obtener una vista detallada de sus gastos:

Detalle de Facturas de Venta: Lista las facturas de venta para el periodo


escogido, el tipo de transaccin, el nmero de factura, y otra informacin. El
reporte es similar al de Detalle de Cheques.
Detalle de Facturas de Compra: Lista las facturas de compra para el periodo
escogido, el tipo de transaccin, el nmero de factura, y otra informacin. El
reporte es similar al de Detalle de Cheques.

114

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MLTIPLES MONEDAS

Libro Diario: Este reporte muestra todas las transacciones para el rango de
fechas seleccionado.

Deuda Tributaria por Ventas: Reporte resumido o detallado. Este muestra el


nombre de la autoridad tributaria, la tasa impositiva, el monto de las ventas para
el periodo, el monto de impuesto de ventas colectado durante ese periodo y el
periodo anterior, y la deuda tributaria por ventas.
Cuando se utiliza el botn de Acciones en la Lista de Cuentas, se puede seleccionar un reporte para:

Cheques faltantes: Este reporte est disponible cuando escoge una cuenta
bancaria.

Reportes de Mltiples Monedas


Los Mltiples MonedasReportes muestran prdidas o ganancias de negocios
hechos en monedas diferentes.
Usted debe tener mltiples monedas activadas en su sistema Magaya y transacciones realizadas en esas monedas con el fin de que aparezca informacin en
estos reportes. Si la tasa de cambio no se modifica o no se actualiza en el Magaya
Explorer, no ver cambios reflejados en los reportes.
Existen dos tipos de Reportes de Mltiples Monedas disponibles:

Ganancias y Perdidas Efectivas: Este reporte muestra transacciones que


han tenido una perdida o ganancia efectiva (real) porque se ha recibido un
pago por una factura que ha tenido una variacin en la tasa de cambio o
porque usted pag una factura que tuvo una variacin en la tasa de
cambio.
Por ejemplo, usted factur a un cliente 250 euros cuando el euro estaba en
1,75. Le pagan los 250 euros adeudados, pero el valor del euro se ha reducido a 1,60 en la fecha que hace el depsito. El informe mostrar una
ganancia efectiva para esa cuenta. Si el euro no ha cambiado, el reporte no
mostrar nada.
Las columnas del Reporte Efectivo muestran:

El Tipo de transaccin tal como Pagos o Pago de Facturas

115

9. REPORTES CONTABLES
REPORTES DE MLTIPLES MONEDAS

La fecha de la transaccin

El nmero de transaccin

La Entidad asociada con esa transaccin tal como la compaa a la


que gira el cheque

La columna de Monto Original muestra la cantidad en que se fij


inicialmente la transaccin

La columna del Monto Efectivo muestra la cantidad que se recibi


realmente

La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda

La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o


perdido en su moneda nacional

Prdidas y Ganancias No Efectivas: Este reporte muestra los balances


para sus cuentas en diferentes monedas. Cuando paga una factura o recibe
un pago en alguna de esas monedas, el balance de esa cuenta bancaria, las
cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, reflejarn el resultado de la
transaccin.
Las columna en el Reporte de No Efectivas mostrar lo siguiente para
CxC, CxP, y cuenta bancaria para cada moneda:

El nombre de cuenta para cada moneda

El balance actual muestra el monto en CxC, CxP, y en la cuenta


bancaria

La columna de Balance muestra el monto en su moneda nacional

El Balance Ajustado muestra el anterior, el balance original antes de


un cambio

La Tasa de Cambio le muestra la tasa de la moneda

La columna de Perdidas/Ganancias muestra el monto ganado o


perdido en su moneda nacional

Informacin Adicional:
Para compensar las fluctuaciones en la tasa de cambio, algunos transportistas
cargan un Ajuste de Correccin Monetaria (CAF). El CAF es un porcentaje del
flete base.
Para habilitar mltiples monedas en su sistema Magaya, vaya a Mantenimiento
> Configuracin > Contabilidad.

116

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


IMPUESTOS DE VENTAS

10. Funciones Avanzadas de Contabilidad


Las siguientes secciones explican las funciones avanzadas de contabilidad
disponibles en el Magaya Explorer. Las funciones son:

Impuestos de Ventas: Cmo definir los impuestos a las ventas en la tabla


de impuestos y cmo usarlos

Aprobar/Disputar las facturas

Asientos de Diario: Como crear asientos de diario

Ajustes

Mltiples Monedas: Como trabajar con mltiples monedas

Configuracin: Como definir algunas opciones de contabilidad

Relacin entre procedimientos operativos y contables

Procedimientos especiales de Cuentas por Cobrar (Cheques rebotados,


etc)

Impuestos de Ventas
La Tabla de Impuestos muestra los impuestos de ventas que usted ha definido
en el Magaya Explorer. Usted puede agregar entradas impuestos a la tabla de
impuestos. La Tabla de Impuestos est en la Lista de Cuentas, bajo el botn de
Acciones.
Despus de que agrega un impuesto, puede agregarse a una Artculo o Servicio.
Esto automticamente agregar el impuesto cuando el artculo se use en una
Factura de Cobro o de compra.
Siga los siguientes pasos para agregar un nuevo impuesto.

Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas


1) Vaya a la Lista de Cuentas.

117

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS

2) Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Tabla de Impuestos. Una


tabla se abre. (Si no ha agregado ningn impuesto, la tabla estar en blanco).

3) Haga clic en el botn de Agregar. Un cuadro de dilogo se abre:

118

Digite el cdigo del impuesto. Puede ser cualquier combinacin de letras


y/o nmeros.

Escriba una descripcin para el impuesto, por ejemplo Impuesto de


Ventas del Condado Miami Dade o Impuesto Colombiano.

Seleccione la autoridad tributaria del men desplegable. Aqu es donde los


impuestos sern colectados. Si necesita agregarlo, haga clic en el signo de
"mas". La autoridad tributaria se considera un proveedor as que el cuadro
de dilogo de Proveedor se desplegar.

Introduzca el porcentaje de los impuestos, como el 15%. (Ingrese el


nmero, no el smbolo de porcentaje).

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS

Para agrupar impuestos, haga clic en la casilla de verificacin. El cuadro de


dilogo cambia para incluir una tabla:

Haga clic en el botn de Agregar. Otro cuadro de dilogo se abre. En ese


cuadro de dilogo hay una lista de impuestos que usted ha configurado (si
es que ha establecido algunos impuestos). Seleccione un impuesto de la
lista para asignarlo a ese grupo. Haga clic en el botn OK para volver al
cuadro de dilogo de Impuestos del Artculo.

Haga clic en el botn OK cuando haya terminado.

El impuesto es agregado a la Tabla de Impuestos.

119

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: AGREGUE UN IMPUESTO DE VENTAS

Para incluir automticamente el impuesto en un artculo o servicio, vaya a la


carpeta de Productos y Servicios, seleccione el producto (o servicio), y seleccione el impuesto de la lista desplegable de Cdigo Fiscal.

Cmo utilizar los Impuestos de Ventas en las Facturas de Venta y Compra:


Cuando se selecciona el impuesto en una factura o recibo, el importe del
impuesto se calcular en funcin del porcentaje del impuesto de la partida de
impuestos y se sumar al total. El importe de los cargos ser listado, y el importe

120

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


APROBAR/DISPUTAR FACTURAS

del impuesto se mostrar por separado. A continuacin se mostrar un total que


incluye los cargos y el impuesto. Esta es la pantalla de los cargos de la factura:

Aprobar/Disputar Facturas
Para aprobar o disputar facturas, primero configure esta opcin para el cliente:

Vaya a Mantenimiento > Clientes y haga clic derecho en el nombre del


cliente en la lista. En el men emergente, seleccione Permitir seguimiento. Un cuadro de dilogo se abrir.

121

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


ENTRADA DE DIARIO

Haga clic en la pestaa de Seguimiento en el cuadro de dilogo de Seguimiento Web Usuario. Haga clic en la opcin Aprobar/Reclamar Factura
para hacer que aparezca una marca de comprobacin en la casilla.

Para aprobar o disputar una factura en su sistema Magaya, vaya a la Lista


de Facturas. Haga clic en el botn de Acciones (alternativa: haga clic
derecho en una factura de la lista), y seleccione Aprobar/Disputar Transaccin.

Introduzca la razn en el cuadro de dilogo.

El comentario aparece en la pestaa de Eventos para la transaccin.


Opcin de Aprobar/Disputar en lnea: Usted puede dar a sus clientes permisos
para aprobar o disputar facturas en lnea. Por favor vea el Capitulo 9 en el
Manual de Comunicaciones del Software Magaya para detalles sobre como darle
a sus clientes la opcin de pagar facturas en lnea en Magaya LiveTrack y ms.

Entrada de Diario
Las Entradas de Diario se usan para dar seguimiento a transacciones no habituales, tales como depreciacin o venta de un activo. Cuando crea Entradas de

122

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO

Diario en el Magaya Explorer, estos son guardados en una lista que usted puede
ordenar y filtrar.

Pasos: Crear una Entrada de Diario


1. Vaya a la Lista de Cuentas y haga clic en el botn de Acciones.

2. Seleccione "Entradas de Diario Generales". Se abre una lista.


3. Haga clic en el botn de Agregar. Un cuadro de dilogo se abre.

El campo de fecha muestra la fecha actual. Cambiar la fecha si es necesario.


Introducir un nmero de entrada.
4. En el cuadro de dilogo, siga estos pasos:

123

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO

124

Haga clic en el botn de Agregar para agregar una nueva lnea de entrada
de diario. Una lnea en la tabla se resaltar. La lnea tiene las columnas
(que tambin son llamados campos, porque cuando se hace clic en ellos,
se activan y se puede introducir informacin).

La primera columna en la lnea es Nombre de Cuenta. Esta es la cuenta


a la que aplica la lnea. El campo se vuelve un men desplegable. Seleccione la cuenta del men desplegable.

La segunda columna es Dbito a donde agrega el monto que deducir.

La tercera columna es Crdito a donde agrega el monto que acreditar.

La columna Descripcin se usa para agregar una descripcin


(opcional). Este es un campo de texto.

La Entidad es un cliente, proveedor, etc, que est relacionada con este


asiento de diario. Haga clic en el campo para activar el men desplegable.
Esta informacin aparecer cuando liste las transacciones de esta entidad
o cliente.

La Moneda se establece cuando configura el sistema Magaya (se pueden


realizar cambios en el Mantenimiento > Configuracin). Cada lnea puede
estar en una diferente moneda si selecciona una cuenta que est en una

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


PASOS: CREAR UNA ENTRADA DE DIARIO

diferente moneda, pero el monto en las columnas de Dbito o Crdito se


muestra en la moneda nacional:

Tasa de Cambio se utiliza para introducir la tasa de cambio si se crea


este asiento de diario en otra moneda. Este es la tasa de cambio entre la
moneda que ha seleccionado y la moneda nacional que se ha configurado
en su sistema Magaya.

La suma de todos sus Dbitos debe ser igual a la suma de todos los
Crditos para mantener el balance en el asiento. El sistema no le dejar
agregar una entrada que no est en balance.

5. Haga clic en el botn OK. La entrada se agrega a la lista y es enviada a las


cuentas correspondientes.

Acciones para Entradas de Diario:


En la lista de los Entradas del Diario General, haga clic en el botn de Acciones
para hacer una copia de una entrada de diario, crear reportes, imprimir una
entrada o un lote, seleccionar columnas, o importar o exportar datos.
Otras opciones para entradas de diario:

Invertir una entrada de diario (til cuando se cambian los crditos por los
dbitos y viceversa)

Mostrar total de los dbitos y crditos en la pantalla de la entrada de diario

Configurar los nmeros consecutivos de las entradas de diario en el men


Mantenimiento > Configuracin > Contabilidad

Seleccione una plantilla cuando imprima una entrada de diario

125

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


AJUSTES

Ajustes
La pestaa de Ajustes refleja transacciones que mantienen sus cuentas
balanceadas.
La informacin contenida en la pestaa de Ajustes es slo de lectura.
Tambin muestra el costo de los inventarios (activo), y luego, cuando lo vende,
la venta se muestran en la pestaa de Ajustes como una deduccin de los activos
y se convierte en costo de ventas.
Por ejemplo, cuando usted compra un artculo para su inventario, se crea una
Orden de Compra. A partir de esa Orden de Compra, se crea una Factura de
Pago. Cuando un cliente compra ese artculo, se crea un Orden de Venta y una
Factura de Cobro para el cliente. El costo y las utilidades se muestran en la
pestaa de Ajustes de la factura.

Otro uso de la pestaa de Ajustes es mostrar las ganancias y prdidas ajustadas


para los cambios de divisa. Si est utilizando mltiples monedas, usted ver la
diferencia entre la tasa del da de creacin la factura y la tasa de cambio del da
en que el cliente pag la factura. Cuando se recibe el pago y actualiza la tasa de
cambio en el cuadro de dilogo de Pago, la pestaa de Ajuste mostrar la diferencia en las tasas.

126

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Cuando cambia la tasa en el cuadro de dilogo, el sistema le preguntar si desea


guardar el cambio (que ser reflejado en todas las transacciones que usan esa
divisa creadas despus de esta).

Si se agrega un ajuste a una transaccin contable en la pestaa de Cuentas del


cuadro de dilogo de una transaccin, aparecer en la pestaa de Ajustes de la
transaccin, tales como el cuadro de dilogo de la factura. Esta muestra la
comisin bancaria por fondos insuficientes:

Mltiples Monedas
Esta seccin explica como configurar su sistema Magaya para trabajar con
mltiples monedas, como habilitar Monedas existentes de la Lista de Monedas
o agregar nuevas a la lista, como introducir transacciones en diferentes
monedas, y como trabajar con Reportes Mltiples Monedas.
Como Configurar Mltiples Monedas en su Sistema Magaya:

127

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Puede configurar mltiples monedas de dos maneras en el Magaya Explorer: 1)


en el Asistente de Arranque o 2) en la pantalla de Mantenimiento > Configuracin > Contabilidad:

Seleccione la moneda nacional. Tenga en cuenta que esta opcin solo se habilita
si no existen transacciones contables. Se recomienda que la moneda nacional se
configure en el Asistente de Arranque; los pasos para usar el Asistente de
Arranque se explican en la primera parte del Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System.
Al marcar la casilla "Usar Multimoneda", el sistema activar el uso de ms de
una moneda en su sistema contable. Tenga en cuenta que esta opcin no se
puede revertir si hay transacciones contables existentes en diferentes monedas
en el sistema. Las transacciones deben ser eliminados antes de que el sistema le
permitir cambiar esta opcin. Debe hacer clic en el botn Guardar antes de
activar distintas monedas.
Tasa de Cambio Inverso: Si trabaja con monedas que se convierten a montos
muy pequeos, tal vez prefiera trabajar con tasas inversas. Marque la casilla para

128

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

esta opcin, y su sistema Magaya calcular la tasa por usted. Djela sin marcar
para usar la tasa de cambio directo.
Como Activar Monedas Individuales:
Para activar las monedas especficas en el sistema Magaya, vaya a la misma
pantalla usada para seleccionar su moneda nacional (en la carpeta de Mantenimiento > Configuracin > Contabilidad).
Haga clicen el botn Lista de Monedas. Un cuadro de dilogo se abre:

Haga clic en una moneda como el Euro o el peso y haga clic en el botn Editar
(o haga doble clic sobre la moneda). Un cuadro de dilogo se abre:

Verifique que la tasa de cambio esta correcta y actualizado. Si actualiza la tasa de


cambio, tambin se actualizar el campo de fecha para reflejar la fecha de hoy.
Marque la casilla "Esta moneda esta activa" para activar la moneda.

129

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Haga clic en OK. Aparecer una marca de comprobacin en la lista de monedas,


lo que indica que la moneda est activa. Cierre este cuadro de dilogo cuando
termine de activar las monedas. Haga clic en Guardar de nuevo en la pantalla de
configuracin. Una cuenta de CxC, CxP, y una cuenta bancaria se crear
automticamente para la moneda activada.
Como Agregar una Nueva Moneda a la Lista de Monedas:

Haga clic en el botn de Lista de Monedas.

Haga clic en el botn de Agregar.

Introduzca el nombre de la moneda y el cdigo. El smbolo es opcional.

Introduzca la tasa de cambio actual y la fecha de hoy.

Haga clic en la casilla de verificacin "Esta moneda esta activa".

Haga clic en el botn de Aceptar. La moneda est ahora disponible en su


sistema.

Como Administrar Tipos de Cambio:

130

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Para cambiar la tasa de cambio de una moneda, seleccione la moneda y haga clic
en el botn de Editar (o haga doble clic en la moneda). Un cuadro de dilogo se
abre:

Introduzca la tasa de cambio actualizada en el campo de Tasa de Cambio.

Seleccione la fecha de hoy.

Haga clic en el botn de OK para guardar los cambios.

Tambin puede administrar los tipos de cambio mientras est trabajando en


una transaccin. Este es el mtodo ms eficiente de gestin de los tipos de
cambio ya que el sistema actualizar la tabla de tipo de cambio basado en las
modificaciones que realice en una transaccin.
Por ejemplo, si usted est trabajando en un envo y modifica la tasa de cambio,
el sistema le preguntar si desea que esta modificacin sea guardada en la Lista
de Monedas y que se actualice la tasa para todas las transacciones. Si slo desea
usar esta moneda para esta transaccin, haga clic en No. Si desea guardar los
cambios, haga clic en S. Esto actualizar la Lista de Monedas y no tendr que ir
a esa lista para actualizarla. Se actualizar automticamente.
Como Introducir una Transaccin de Operaciones en una Moneda Diferente:

131

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Cuando est trabajando en una transaccin de operaciones tal como Ordenes de


Recogida, Recibos de Almacn, Embarques, etc, los cargos se pueden ajustar a
cualquier moneda activada en su sistema Magaya:

Al liquidar una transaccin de operaciones que tiene cargos en varias monedas,


se generarn facturas por separado para cada moneda.
La moneda en un envo se puede definir mediante el botn de Acciones. La
moneda del envo es usada como la moneda de la Factura o Reintegro de Cobro
generada para el agente en la liquidacin.

Como Introducir una Transaccin Contable en una Moneda Diferente:

132

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Cuando se crea una factura, usted puede fijar la moneda seleccionando la cuenta
de CxC. Esto definir la moneda de la factura:

Cuando se crea una transaccin contable en una moneda que es diferente de su


moneda nacional, tambin puede cambiar la tasa de cambio de esa moneda en
el cuadro de dilogo.
Si se introduce un tipo de cambio que es diferente de la establecida en la Lista de
Monedas, el sistema le preguntar si desea guardar esta nueva tasa y actualizarla.
Si desea utilizar la divisa solamente para esta transaccin, haga clic en No. Si
desea guardar los cambios, haga clic en S. Esto actualizar la Lista de Monedas
y no tendr que ir a esa lista para actualizarla. Se actualizar automticamente.
Reportes de Mltiples Monedas:
Puede ver pagos por moneda haciendo clic en el botn de Acciones en la Lista
de Pagos y seleccionando Reportes. Luego seleccione Por Moneda.

133

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MLTIPLES MONEDAS

Cuando esta viendo un reporte, puede cambiar la moneda del reporte usando el
botn de Acciones:

La moneda cambiar y los totales se actualizarn automticamente en la nueva


moneda.
Puede ver un informe de prdidas y ganancias en mltiples monedas yendo a la
barra de herramientas superior en el Magaya Explorer y seleccionando el men
Reportes. Los reportes disponibles muestran prdidas y ganancias efectivas y
potenciales.
Vea la seccin "Reportes de Mltiples Moneda" en el tema "Reportes Contables"
para obtener ms detalles.

134

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MEN DE CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD

Men de Configuracin de la Contabilidad


Aunque muchas funciones contables son creados por el Asistente de Contabilidad, puede cambiar la configuracin o ejecutar otras configuraciones en la
carpeta de Mantenimiento bajo Configuracin:

Estos ajustes son frecuentemente configurados por el administrador del sistema


Magaya.
Aqu est un breve resumen de las opciones relacionadas con la contabilidad
que se pueden configurar desde este men:

El uso de nmeros consecutivos en los documentos contables

Configuracin de exportacin a QuickBooks

Como maneja su sistema los Limites de Crdito de los clientes

Otras opciones: Para generar cargos automticamente, la fecha para el


cierre de la contabilidad, las fechas de vencimiento de transacciones,
definir monedas, definir el ao fiscal, establecer facturaciones peridicas,
establecimiento de impuestos sobre las ventas

Cada una de estas opciones se explicar en detalle en las secciones siguientes.

Nmeros Consecutivos

135

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MEN DE CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD

Marque las casillas en esta seccin para habilitar la numeracin consecutiva de


Facturas de Venta, Notas de Crdito, Facturas de Compra, Crditos, Cheques, y
Asientos de Diario.

Puede aadir prefijos y sufijos a los nmeros: Haga clic en el botn "Definir". En
el cuadro de dilogo que se abre, introduzca los nmeros como usted quiere que
se definan en el documento contable especfico.

Para evitar nmeros duplicados para el mismo proveedor, haga clic en la casilla
de verificacin "No permitir un nmero duplicado".
Configuracin de Exportar a QuickBooks:
Para incluir Definiciones Contables cuando se exporta a QuickBooks, haga clic
en esta opcin en el men de Configuracin:

136

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MEN DE CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD

Esto incluir la Definicin de la Cuenta de la Lista de Cuentas en la archivo de


salida guardado por Magaya Explorer para ser utilizado en QuickBooks. Es
importante asegurarse de que sus cuentas tienen los mismos nombres tanto en
Magaya como en QuickBooks para evitar duplicados.
Para incluir a clientes y proveedores al exportar desde Magaya a QuickBooks,
marque la casilla. Esto crear el nombre en QuickBooks. De nuevo, compruebe
que el nombre de las entidades son los mismos en Magaya y en QuickBooks.
Esta opcin se desactiva si ha activado mltiples monedas en su sistema
Magaya. Si usted ya tiene el nombre de la entidad definido en QuickBooks, no
necesita marcar esta casilla.
Limites de Crdito
Para seleccionar las acciones que quiere ejecutar con los clientes que excedan el
lmite de crdito, utilice las opciones que aparecen en esta seccin del men de
Configuracin. Puede seleccionar una, dos o todas las opciones:

Despus de establecer un lmite de crdito, el sistema avisar al usuario cuando


un cliente ha llegado a su lmite de crdito. Por ejemplo, si selecciona la opcin
"No libere la carga", el sistema no le permitir liberar ninguna carga. Si selecciona No aceptar ms reservas (en lnea tampoco), entonces el sistema no le
permitir que se haga ninguna reserva para ese cliente. Un aviso aparecer para
indicarle al usuario el lmite de crdito se ha alcanzado.
El monto del limite de crdito se puede definir en el perfil del Cliente en la
pestaa de Condiciones de Pago.
Otras Opciones
En la seccin de "Otras Opciones" de la pantalla de Configuracin de Cuentas,
las opciones disponibles son las siguientes:

137

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MEN DE CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD

Para generar cargos automticamente, haga clic en esta casilla de verificacin.


Esta casilla est marcada por defecto. Si desmarca esta casilla, tendr que crear
manualmente los cargos contables para todas las transacciones.
Para activar la opcin de fecha de cierre y definirla para la contabilidad, haga clic
en la casilla La contabilidad se cerrar en o antes de. Luego seleccione una
fecha usando una lista desplegable. Los usuarios no podrn introducir o modificar transacciones hechas antes de esta fecha. Actualice esta fecha despus de
cada periodo.
Mediante el establecimiento de una contrasea, el acceso a editar aos anteriores se puede establecer.
Introduzca el nmero de das para definir cuando vencen las facturas. 30 das en
el ajuste por defecto. Esto se puede remplazar para cada cliente en el perfil del
Cliente en la pestaa de Condiciones de Pago.
Para informacin sobre cmo trabajar con mltiples monedas y tipo de cambio
inverso, consulte la seccin "Mltiples Monedas".
Otras opciones en el men de Configuracin de la Contabilidad incluyen la
opcin de cambiar el mes inicial para el ao fiscal. El mes fue definido en el Asis-

138

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


MEN DE CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD

tente de Contabilidad (si lo utiliz para configurar su software Magaya). El


sistema usar este mes como el inicio del nuevo ao fiscal para calcular
automticamente las ganancias retenidas del ao anterior.

Facturas peridicas: Facturar peridicamente significa que todos los cargos


generados por un cliente se acumularn en una sola factura al final del perodo
(semana o mes). Para cualquier cliente para quien establece esta opcin, el
sistema agregar cargos a una factura. Para facturar peridicamente a los
clientes, haga clic en una de las opciones:

No aplicar

Semanalmente (viernes)

Mensualmente (esta opcin lo habilita para configurar hasta cinco das


por mes para facturar a sus cliente)

La opcin que se establece aqu es el valor predeterminado para el sistema. Para


cambiar la configuracin para un cliente especfico, vaya al perfil de ese cliente
y realice el cambio en la pestaa de Condiciones de Pago.
La opcin de Facturas peridicas tambin se puede establecer en la pestaa de
Condiciones de Pago de cualquier perfil de cliente. En esa pantalla, puede determinar, por cliente, la forma de aplicar la factura peridica, personalizar la forma
de las facturas peridicas para un cliente individual.
Para configurar mantener el impuesto de ventas de las compras que realice y
retenerlo como un crdito tributario, marque esta casilla. Este se aplicar
cuando est pagando su impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, usted crea un
cheque para pagar el impuesto sobre las ventas. El cheque es pagadero a la autoridad fiscal o la agencia como el estado o condado. El total que usted tendr que
pagar reflejar la deduccin de impuestos sobre las ventas que usted ya pag
cuando hizo las compras que requiere impuesto a las ventas.
La opcin de "Permitir aadir costos en las facturas de cobro" incluir los gastos
en la factura de un cliente. Esto no es recomendable de acuerdo con las mejores
prcticas contables. Esta opcin est desactivada por defecto.
Para excluir nuevas facturas de la vista en lnea, marque la casilla.
Para habilitar el sistema para que genere automticamente transacciones recurrentes, marque la casilla.
Las opciones de liquidacin se pueden establecer por separado para envos
entrantes y salientes. Para ms detalles sobre la liquidacin de envos, consulte

139

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


RELACIN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System, en el captulo de


Embarques.
Guardar los cambios que hace a la Configuracin de la Contabilidad.

Si no hace clic en el botn Guardar, aparecer un mensaje antes de que usted


puede moverse a otra carpeta o funcin del Magaya Explorer:

Haga clic en Si o No.


Tambin puede restablecer las opciones y volver a la configuracin anterior.

Relacin entre Contabilidad y Operaciones


El Magaya Explorer conecta transacciones de operaciones con funciones contables de las siguientes formas:
1)

140

Los cargos se pueden introducir a medida que agrega las transacciones de


operaciones a su sistema Magaya. El sistema utiliza los productos y servicios que se definen en la lista de productos y servicios (en la carpeta de

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


RELACIN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

Contabilidad) para llenar la lista desplegable de cargo en la pantalla de tipo


de cargo.

2)

Los cargos introducidos en una transaccin operativa tal como una


Entrega de Carga (EC) se usan para crear Facturas de Compra y Venta
durante el proceso de liquidacin. Para liquidar los cargos en una EC, haga
clic en el botn de Generar.

Liquidacin de EC, Recibos de Almacn, Embarques, y otras transacciones se explica en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.
3)

Cada transaccin de operaciones puede tener una lista de las transacciones contables (facturas) relacionadas. Puede hacer clic en el botn

141

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


RELACIN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

Acciones y seleccionar la Lista de Transacciones para cada transaccin de


operaciones.

4)

142

Cada transaccin contable (facturas) tiene una lista de transacciones de


operaciones relacionadas. Para la mayora de las facturas, slo hay una
transaccin relacionada. La excepcin es para las facturas peridicas, que
a menudo tienen ms de una operacin vinculada. A continuacin ver un
botn de Historia.

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


RELACIN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

En esta captura de pantalla, la factura est relacionada con un embarque. Para


ver los detalles del embarque, haga clic en el botn de Embarque. Para ir al
Embarque, haga clic en el botn de flecha.

Tambin puede ver el historial de una transaccin contable cuando se encuentre


en la vista de lista, como la lista de Facturas. Seleccione la transaccin y haga clic
en el botn de Acciones. Tambin puede consultar el documento desde el botn
de Acciones.

143

10. FUNCIONES AVANZADAS DE CONTABILIDAD


RELACIN ENTRE CONTABILIDAD Y OPERACIONES

144

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR

Procedimientos Especiales en Cuentas por


Cobrar
Este tema explica como ejecutar los siguientes procedimientos contables usando
funciones en el Software Magaya versin 8.0 (publicado en Julio 2011):
1)

Procesar un descuento para un cliente

2)

Manejar cheques rechazados

3)

Procesar comisin por transferencia electrnica

4)

Hacer depsitos de caja chica

Soluciones alternas para versiones anteriores del software no son necesarias en


la versin 8.0.

145

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR


PROCESANDO DESCUENTOS

Procesando Descuentos
Como agregar un descuento a una factura:
1)

Comience por crear una factura como normalmente lo hara, llenando los
campos y agregando los cargos.

2)

En el cuadro de dilogo de la factura, haga clic en la pestaa Cuentas


(junto a la pestaa de Cargos).

3)

Haga clic en el botn de Agregar. Seleccione una cuenta de gastos de


descuento.

4)

En la lnea, haga clic en la columna Nombre de la Cuenta, y seleccione


la cuenta de gastos de descuento.
En la columna de Monto, haga clic en el espacio e introduzca un signo
de menos y el nmero, por ejemplo, para ofrecer un descuento de
$1,000.00, digite -1000.00 en la columna.
Las columnas de Descripcin y Entidad son opcionales.

El total se actualizar automticamente. Haga clic en los botones de Cerrar u OK


para guardar.

146

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR


MANEJANDO CHEQUES RECHAZADOS

Manejando Cheques Rechazados


Manejando cheques rechazados en su sistema Magaya requiere dos transacciones: Una registra la comisin bancaria, y otra crea una nueva factura.
Escenario: Usted ha recibido un pago, pero el cheque es rechazado por fondos
insuficientes.
1) Cree un Cheque de Gastos:
Cuando reciba el cheque rechazado del banco, haga un Cheque a Gastos para
registrar la comisin bancaria.
Haga el cheque pagadero al banco por el monto de la comisin por cheque sin
fondos ($20.00).

2) Ahora cree otra Factura: Haga clic en la pestaa de Cuentas del cuadro de
dilogo de la factura como se muestra aqu:

Incluya el monto que le cargar a su cliente para cubrir la comisin que el banco
le carg ($25.00), y el monto que el cliente pag con el cheque rechazado
($1,500.00) que necesita ser restado del banco.
La Comisin de Servicios Bancarios" es la cuenta de ingresos en la Lista de
Cuentas para gastos por servicios bancarios, tales como la comisin por el
cheque rechazado de $20.00. Este ejemplo muestra un cargo de $5.00 aadido
por su procesamiento.

147

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR


PROCESAR PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRNICA

Procesar Pago por Transferencia Electrnica


Cuando recibe un pago por transferencia electrnica, el cliente enva el monto
total, pero el banco le cobra una comisin por la transferencia. Hay dos
opciones para procesar esto: 1) El pago que reciba mostrar la comisin, o bien,
2) Procese el pago en su totalidad y cree un Cheque de Gastos para el pago por
transferencia electrnica. La eleccin depende de cmo su banco le cobra. El
siguiente ejemplo muestra cmo procesar la opcin 1:
1)

En el cuadro de dilogo de Pago del Cliente, haga clic en las facturas de la


pestaa de Factura de Cobro a la que quiere aplicar el pago.

Nota: Haga clic en la casilla de verificacin para mostrar las facturas pendientes.
2)

Haga clic en Cuentas (contiguo a la pestaa de Cargos).

3)

Haga clic en el botn de Agregar, y agregue informacin en la lnea:


Nombre de la cuenta (Cargos por Servicios Bancarios), Monto (esta es la
comisin por transferencia electrnica que el banco le cobr; en este

148

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR


DEPSITOS DE CAJA CHICA

ejemplo muestra -25.00), y una descripcin (esto es opcional, pero este


ejemplo muestra "Comisin de Transferencia Electrnica".

El monto total recibido debe ser igual a la cantidad pagada ($2,200.00


menos la comisin de $25.00 = $2,175.00).
Haga clic en OK para guardar.

Depsitos de Caja Chica


Use la cuenta de Caja Chica en su sistema Magaya para realizar un seguimiento
de la caja chica. Esto se puede hacer al ejecutar depsitos de los clientes que

149

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES EN CUENTAS POR COBRAR


DEPSITOS DE CAJA CHICA

pagan en efectivo mediante el depsito de parte del dinero en la Cuenta


Bancaria y la asignacin de una pequea cantidad a la cuenta de Caja Chica.
1)

Vaya a los Depsitos, y seleccione "Pago de Depsitos". En el cuadro de


dilogo, seleccione los pagos que usted desea depositar.

2)

Haga clic en Cuentas (contiguo a la pestaa de Pagos).

3)

Haga clic en el botn de Agregar, y agregue la informacin: Seleccione la


cuenta de Caja Chica, e ingrese la cantidad ($-50.00).
Si no se introduce un signo menos, la cantidad de la caja chica no se
deducir del total de Depsitos. Este ejemplo muestra que el total depositado en la cuenta bancaria es de $6,400.81, ya que restamos $50.00 que se
mantendrn en la caja chica.

150

ndice alfabtico
A
Activos 98
compra un activo fijo 58
Adelanto de pago 44
Ajuste de Correccin Monetaria (CAF) 116
Ajustes 126
Ao Fiscal
ajustar o cambiar 138
Anular una factura 57
Articulo de Reventa Automatizado 27
Asistente de Contabilidad 9
Automatizar cargos
configurar 138
B
Balances de Apertura 11
Banca 67
Boleta de depsito 48
C
Capital 98
Cheque de Reembolso 49
Cheques 67
cheque para gastos 68
cheque para pagar impuestos de ventas 71
guardar como recurrente 74
imprimir lote 74
invalidar 72
reportes 73
Cheques rechazados 147
Cheques rechazados, reemitir factura 35
Comisin por transferencia electrnica 148
Comprar activo fijo 58
Configuracin de la Contabilidad 135
ajustar y guardar 140
Costo de Ventas 100
Cuenta de Tarjeta de Crdito 21
Cuentas por Cobrar 31
Cuentas por Pagar 53
CxC 31
CxP 53
D
Depositar pago 75

Depsito 46, 75
Anular 48
Depsito de Pagos 45
Descuento 146
Descuento, dar al cliente en el pago 44
deshacer 81
Divisiones 23
E
Efectivo 99
Entradas de Diario 122
F
Factura
aprobar o disputar 39, 121, 122
excluir del seguimiento en lnea 39
Factura de Cobro
estado 32
facturas pendientes 38
numeracin 33
Facturas
peridicas 57
recurrentes 57
Facturas de Pago 53
Facturas de Ventas 32
Facturas peridicas
configurar 139
Fecha de cierre 138
Fecha de vencimiento 138
Fondos Insuficientes 147
Fondos sin Depositar
mostrar todos 47
G
Ganancia Bruta 91
Ganancias y Perdidas Efectivas 115
H
Hoja de Balance 97
I
Imprimir cheques 72
Impuesto
agregar 118
Impuesto de ventas 71
Impuesto sobre las Ventas

configuracin 139
L
Libro Diario 115
Limites de Crdito 137
Lista de Cuentas 19
agregar nueva cuenta 20
Listado de Transacciones 80
M
Moneda
agregar a 129
moneda nacional 128
Mltiples Monedas 115
trabajando con 127
N
Numeracin de cheques 60
Numeracin, de transacciones contables 136
P
Pagar facturas 60
Pago 42
depsito 46
Pago de Cliente 42
Pago de Facturas 60
Pago en Exceso 44
Pago en Linea 39
Pago en lnea 43
Pago parcial 43
Pasivos 98
PeachTree 39
Prdidas y Ganancias No Efectivas 116
Prdidas y Ganancias por Operaciones 95
Productos y Servicios 25
agregar nuevo 26
producto de reventa 27
Proveedores
pagar mltiples 61
Q
QuickBooks 39
configurar 136
R
Reconciliacin Bancaria 81

Reconciliacin bancaria 77
Reconciliar cuenta bancaria 77
Reembolso de Proveedor 65
Reintegro de Cobro 40
Reintegro de Pago 58
relacin entre Contabilidad y Operaciones 140
Remplazar Cuenta 22
Remplazar Producto 28
Reporte
mltiples monedas 115
Reporte de facturas sin pagar 57
reporte de Retados de CxC 38
Reportes
Balance comparativo 98
balance de comprobacin 113
cheques faltantes 115
comparar Prdidas y Ganancias 93
detalle de cheques 114
detalle de facturas de compra 114
detalle de facturas de venta 114
detalles de transacciones 113
Deuda tributaria por ventas 115
facturas pendientes 103
facturas sin pagar 107
guardar 84
personalizar 86
pestaas 85
por agente 101
por ventas 101
Retardos de Cuentas por Cobrar 103
Reportes comparativos de compras 108
Reportes comparativos de ventas 102
Reportes contables 83
Reportes de Carga
facturacin 57
Reportes de Compras 105
Reportes de compras 57
Reportes de Embarque 38
Reportes de Prdidas y Ganancias 91
Reportes de Ventas 100
Reportes de ventas 38
Rol de Administrador 135
T
Tabla de Impuestos 117
Tarifas 6

Tarjeta de crdito, uso pare le pago de gastos 70


Tasa de Cambio
configurar o cambiar 131
inverso 128
Transaccin despejada o sin despejar 80
Transacciones Abiertas 8, 40
Transacciones vencidas
ajustar fecha 138

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