Anda di halaman 1dari 12

A.

Seksi Penunjang Medis


1. Unit Rekam Medis
Demi meningkatan mutu pelayanannya, Unit Rekam Medis melakukan
evaluasi kinerja selama periode Januari-Oktober tahun 2013. Berikut ini
adalah hasil evaluasi kinerja unit Rekam Medis periode Januari-Oktober
tahun 2013.
Tabel 3.3. Evaluasi Kinerja Unit Rekam Medis
Periode Januari-Oktober Tahun 2013
Rekam
Medis
Man

Methode

Material

Analisa
Kompetensi dan
kepatuhan
petugas kurang

Belum adanya
metode kerja
yang baik dalam
pendaftaran
pasien baru dan
pengelolaan
berkas rekam
medis.

Tempat
penyimpanan
berkas RM yang
kurang memadai.

Masalah

Kesimpulan

Terdapat nomor rekam


medis ganda,
kesalahan data
statistik dan kesulitan
pengambilan berkas
RM akibat petugas
yang kurang teliti.
Masukan angka.

Kurangnya tingkat
kepatuhan petugas
terhadap SPO dapat
mengganggu
kinerja RM.

Terdapat keluhan
pasien terkait informasi
yang diberikan
petugas.

Petugas tidak
memberikan
informasi dengan
lengkap dan jelas.

Pengisian data
identitas pasien baru
tidak sesuai kartu
identitas pasien. BUAT
SK DR KA.RSBDT
BAHWA SETIAP PASIEN
YG INGIN MENDAFTAR
WAJIB MELAMPIRKAN
FOTOCOPY KTP.
BRP KASUS YG
DISEBABKAN O/ PASIEN
YG KRG JUJUR
Masih terdapat 4.899
(32,3%) berkas yang
belum disusutkan dan
950(27%) berkas yang
belum dimusnahkan.
Lemari penyimpanan
berkas RM tidak
mampu menampung
berkas RM yang aktif
dan adanya lemari
yang agak macet.
Gudang penyimpanan
berkas RM tidak
mampu menampung
berkas in aktif.

Masih ditemukan
data pasien yang
sama dengan
identitas yang
berbeda.

WASKAT,
TELUSUR
ORANGNYA

Penyusutan dan
pemusnahan berkas
rekam medis perlu
dilakukan dengan
lebih optimal.
Ruang kerja RM
terlihat kurang rapi
akibat penumpukan
berkas rekam
medis.

Rencana tindak
lanjut
Diklat tentang
Pedoman
Penyelenggaraan
Rekam Medis terhadap
semua petugas Rekam
Medis.
Pembuatan TOR
waskat supervisor dan
melaksanakannya
secara
berkesinambungan.
Diklat terkait service
excellent .
Waskat supervisor
terkait pelaksanaan
pencatatan buku
operan saat
pergantian shift.
Pengadaan alat
fotokopi untuk
memudahkan proses
pendataan pasien
baru.

Pengaturan metode
kerja untuk proses
penyusutan.
Melakukan perbaikan
lemari dan
melanjutkan proses
retensi berkas RM.

Berikut ini adalah resume kinerja bagian rekam medis periode JanuariOktober 2013 tahun 2013 dan diprognosakan hingga bulan Desember
Tahun 2013.
Tabel 3.4. Evaluasi Kinerja Unit Rekam Medis
Periode Januari-Oktober Tahun 2013

No

Kategori
Jumlah Pasien R.Jalan
Poliklinik Kebidanan
Poliklinik Anak

Poliklinik THT

-1.288

-6,9%

-345

-3,1%

511

16

3,3%

-78

-26,0%

17.518

10.991

10.646

18

-4

-18,2%

2.832

3.708

876

30,9%

56

118

62

110,0%

1.480

1.364

-116

-7,8%

602

534

-68

-11,3%
-8,7%

Ruang Melati

138

126

-12

Ruang Mawar

307

229

-78

-25,3%

Ruang Cempaka

433

475

42

9,7%

14

30

16

114%

12

10

500%

Ruang Flamboyan

12

18

50%

Jumlah Pasien Rujukan

345

299

-46

-13,4%

1.296

1.184

-112

-8,6%

526

517

-9

-1,7%

Forceps

-1

-100,0%

Vakum

91

55

-36

-39,3%

433

358

-75

-17,4%

47

38

-9

-18,3%

198

216

18

9,1%

Ruang Edelweis

Tindakan di Unit
OK/VK
Partus

SC
Lain-lain
DC
BOR (pasien dalam &
TDC)

-2,3%

222

Jumlah Pasien Rawat


Inap Anak

-762

22

Ruang Anggrek

300

Jumlah Pasien Rawat


Inap Ibu

Jml

32.740

18.806

495

Peningkatan/
Penurunan

Poliklinik Bidan

Nebulizer

33.502

Prognos
a 2013

Poliklinik Umum

UGD

Tahun
2012

59,91

60,41

0,8%

ALOS

2,91

TOI

1,95

3,12

hari

7,2%

2,05

hari

5,1%

BTO

52,8

52,8

kali

0,0%

54,25

43,79

ALOS

3,31

2,82

hari

-14,8%

TOI

2,79

3,7

hari

32,6%

BOR (pasien dalam)

-19,3%

Target
RKAP

5%

5%

5%

5%

BTO
BOR (pasien anak)
8

44,92

41,68

kali

1,19

5,84

-7,2%
390,8%

ALOS

1,14

2,46

hari

115,8%

TOI

119,89

39,69

hari

-66,9%

BTO

2,25

6,5

kali

188,9%

Anggrek

67,27

50,71

Melati

64,42

55,49

Mawar

46,11

30,53

Cempaka

43,16

43,03

BOR Tiap R. Perawatan


(pasien dalam)
9

-24,6%
%

-13,9%
-33,8%
-0,3%

10

Rata-rata KLPCM

0,15%

0,34%

126,7%

11

Rata-rata KLPCM IC

0,30%

4,38%

1360,0%

12

Status RM Ganda

14

16

11,00%

Kesimpulan :
a. Kurangnya ketelitian petugas dalam melakukan pendaftaran,
pengambilan berkas rekam medis, pengambilan data dapat
menimbulkan kesalahan.
b. Kurangnya pemberian informasi kepada pasien dapat menimbulkan
keluhan pasien. Tidak adanya waskat supervisor terkait pelaksanaan
pencatatan buku operan jaga.
c. Masih ditemukan berkas rekam medis ganda akibat adanya data
pasien yang sama dengan identitas yang berbeda.
d. Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru tidak sebanding
dengan jumlah berkas RM yang disusutkan mengakibatkan semakin
menumpuknya berkas RM di ruang kerja.
e. Terdapat penurunan jumlah pasien baik rawat jalan (2,3%), rawat inap
(7,8%), rujukan bidan (13,4%), dan jumlah tindakan di OK/VK (8,6%).
f. Terdapat peningkatan jumlah pasien perawatan anak sebesar 16
pasien (114%).
Rencana Tindak Lanjut :
a. Membuat TOR waskat PJ Rekam Medis terkait pelaksanan SPO dan
melaksanakannya secara berkesinambungan.
b. Diklat tentang Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis dan service
excellent.
c. Mengajukan pengadaan mesin fotokopi di ruang pendaftaran.
d. Membuat metode kerja yang lebih optimal untuk melanjutkan proses
penyusutan.
e. Pemberian reward dan punishment
terkait pelaksanaan SPO
pelayanan.
2. Unit Laboratorium

Unit laboratorium adalah sebuah unit penunjang pelayanan yang selama


ini belum dikelola sendiri oleh manajemen RS Bersalin Duren Tiga. Sejak 1
Januari 2011 pengelolaan dilakukan oleh staf keuangan/akuntingpelayanan medis dan para dokter sebagai penyandang dananya. Sesuai
dengan perjanjian antara manajemen RS Bersalin Duren Tiga dengan para
dokter pengelola laboratorium, maka pengelolaan laboratorium akan
diserahkan ke manajemen RS pada tanggal 1 Januari 2014. Berikut ini
adalah hasil evaluasi kinerja laboratorium tahun 2013.
Tabel 3.5. Evaluasi Kinerja Unit Laboratorium
Periode Januari-Oktober Tahun 2013
ANALISA

MASALAH

Man

Pengadaan SDM

Metode

Pengalihan
penggelolaan

Material

Pengalihan asset
dan Akutansi/keu

1. Karyawan
laboratorium
menyatakan
persetujuannya
menjadi karyawan
RS.
2. Dokter
Penanggungjawab
belum ada.
Pengelolaan oleh
staf laboratorium.
Pengelolaan oleh
staf laboratorium.

KESIMPULAN
1.

Peng
adaan karyawan
masih dalam
proses rekrutmen.
2.
Pena
nggungjawab
laboratorium masih
harus dicari.
Perlunya
penanggungjawab
pengelolaan.
Perlunya
penanggungjawab
asset

RENCANA DAN
TINDAK LANJUT
1. Pembuatan kontrak
kerja karyawan.
2. Mencari dokter
Spesialis Patologi
Klinik sebagai
penanggungjawab.

Penyerahan tugas
kepada Kasie
penunjang medis.
Penyerahan asset
kepada kasubag umum
dan keuangan kpd
kasubag keuangan &
Akt.

Berikut ini adalah evaluasi kinerja Unit Laboratorium RS Bersalin Duren


Tiga periode Januari-Oktober 2013 dan diprognosakan hingga bulan
Desember Tahun 2013.
Tabel 3.6. Perbandingan Jumlah Pasien Laboratorium RS Bersalin
Duren Tiga Periode Januari-Desember Tahun 2012 dan 2013
No

2012

2013

Januari

674

574

Februari

591

463

Maret

618

526

April

563

542

Mei

602

621

Juni

618

538

Juli

574

503

Agustus

556

595

September

598

506

Oktober

613

561

10

Bulan

11

Nopember

541

543

12

Desember

687

543

7235

6515

Total
Selisih

-720

Prosentase

-10%

Keterangan :
Jumlah pasien laboratorium bulan November dan Desember tahun 2013 diprognosakan
berdasarkan dari data jumlah pasien laboratorium selama periode Januari Oktober 2013

Diagram 3.1. Perbandingan Jumlah Pasien Laboratorium


RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Desember
Tahun 2012 dan 2013
Berdasarkan tabel dan diagram di atas diketahui bahwa perbandingan
jumlah pasien laboratorium tahun 2013 dengan tahun 2012 mengalami
penurunan sebanyak 720 pasien. Penurunan jumlah pasien tersebut seiring
dengan adanya penurunan jumlah pasien RS Bersalin Duren Tiga pada
tahun ini.
Kesimpulan :
a. Pengadaan karyawan dalam proses rekrutmen.
b. Belum adanya penanggungjawab laboratorium.
c. Perlu dilakukan penyerahan seluruh asset dan Akutansi/keuangan
serta tugas pengelolaan laboratorium kepada manajemen RS.
Rencana Tindak Lanjut :
a.
Pembuatan kontrak kerja karyawan.
b. Mencari dokter patologi klinik sebagai penanggungjawab laboratorium.
c.
Serah terima tugas dan asset serta akunting/keuangannya kepada
staf RS.

3. Unit Fisioterapi
Klinik Fisioterapi di Rumah Sakit Bersalin Duren Tiga mulai dibuka bulan
Februari tahun 2012 dengan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga.
Berikut ini adalah tabel perbandingan jumlah pasien fisioterapi dengan
penggunaan nebulizer di Rumah Sakit Bersalin Duren Tiga periode JanuariOktober 2013 dan diprognosakan hingga bulan Desember Tahun 2013.

Tabel 3.7. Perbandingan Jumlah Pasien Fisioterapi dan


Penggunaan Nebulizer RS Bersalin Duren Tiga Periode JanuariDesember
Tahun 2012 dan 2013
Bulan
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
Nopember
Desember
Total
Selisih
Prosentase

Fisioterapi
Fisio 2012
Fisio 2013
0
4
56
23
32
19
21
17
10
12
51
8
34
39
18
7
23
41
22
8
24
18
5
18
296
214
-82
-27,7%

Nebulizer
Nebu 2012
Nebu 2013
0
4
17
3
16
9
10
4
0
9
2
14
0
17
0
18
1
13
0
7
2
10
6
10
54
118
64
118,5%

Keterangan :
Jumlah pasien Fisioterapi dan Nebulizer bulan November dan Desember tahun 2013
diprognosakan berdasarkan dari data jumlah pasien Fisioterapi dan Nebulizer selama
periode Januari Oktober 2013.

Berdasarkan tabel di atas diketahui bahwa perbandingan jumlah pasien


fisioterapi periode Januari-Desember tahun 2013 dengan tahun 2012
mengalami
penurunan
82
pasien(27,7%).
Perbandingan
jumlah
penggunaan nebulizer di UGD periode Januari-Desember tahun 2013
dengan tahun 2012 mengalami kenaikan sebesar 64 tindakan (118,5%).

Berikut ini adalah grafik perbandingan pemberi surat pengantar ke klinik


fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan
tahun 2013.

Diagram 3.2. Perbandingan Pemberi Surat Pengantar Ke Klinik


Fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun
2012 dan 2013
Diagram 3.2. Perbandingan pemberi surat pengantar ke klinik fisioterapi RS
Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.
Berikut ini adalah grafik perbandingan dokter spesialis obsgyn dan dokter
spesialis anak yang memberikan surat pengantar ke klinik fisioterapi RS
Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.

Diagram 3.3. Perbandingan Dokter Spesialis Kebidanan dan Anak


yang Memberikan Surat Pengantar Ke Klinik Fisioterapi RS
Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun 2012 dan 2013
Diagram 3.3. Perbandingan dokter spesialis obsgyn dan dokter spesialis
anak yang memberikan surat pengantar ke klinik fisioterapi RS Bersalin
Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.
Dari grafik tersebut di atas, tampak bahwa dokter spesialis obsgyn
memberikan andil terbesar dalam memberikan rujukan pasien ke klinik
fioterapi pada tahun 2012 sebesar 64% dan pada tahun 2013 sebesar
79%. Hanya ada 4 dari 9 orang dokter obsgyn yang memberikan
pengantar yaitu dr.Chandra, dr.Fachruddin, dr.Frizar dan dr.Laksmi. Dokter
anak yang memberikan pengantar hanya dr.Melina, dr.Budiyanto, dr.Srie
Enggar, dr.Hesti(resign) dan dr.Dyah. Selain dokter obsgyn dan anak yang

sudah disebutkan di atas, dokter UGD juga memberikan pengantar pasien


ke klinik fisioterapi.
Berikut ini adalah tabel perbandingan jenis diagnose pasien fisioterapi
periode Januari-Oktober 2012 dan tahun 2013.

Tabel 3.8. Perbandingan jenis Diagnosa Pasien Fisioterapi


RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun 2012 dan
2013
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

DIAGNOSA
Infertilitas
Adnexitis
Kista
PID
Tuba Non Patent
Hidrosalphing
Odem
Mialgia
ISPA
Asma Bronchiale
Sinusitis
Backpain
Vertigo
Torticolis
Tension Headache
Flat Foot
Arthralgia
Bell's Palsy
Spasme Otot
Sulit menelan

2012
48
40
0
30
10
20
0
8
54
7
6
4
3
11
0
0
0
1
2
1

2013
39
74
17
4
0
5
12
0
13
1
0
5
0
0
2
1
1
3
1
0

Kesimpulan :
a. Penurunan jumlah pasien RS mempengaruhi penurunan jumlah pasien
klinik fisioterapi.
b. Masih rendahnya peran serta dokter praktik dalam mengembangkan
klinik fisioterapi.
c. Jenis kasus kebidanan dan gangguan saluran pernapasan lebih banyak
dibandingkan dengan kasus lainnya.

Rencana Tindak Lanjut :


a. Perlunya resosialisasi yang berkesinambungan oleh bagian pemasaran
kepada dokter praktik terkait keberadaan klinik fisioterapi.
b. Perlu dilakukan upaya pemasaran untuk menjaring kasus-kasus dari
luar RS
c. Perlu kajian mengenai keberadaan penyelenggaraan pelayanan ini.
4. Unit Farmasi
Berikut ini adalah evaluasi kinerja Unit Farmasi RS Bersalin Duren Tiga
periode Januari-Oktober 2013.

Tabel 3.9. Evaluasi Kinerja Unit Farmasi RS Bersalin Duren Tiga


Januari Oktober Tahun 2013

Analisa
MAN

Ketelitian dan
kepatuhan
menjalankan
SPO masih
kurang

Masalah
Terjadi 1 kali kesalahan
penulisan nama pasien
pada etiket obat pasien
rawat jalan.
Terjadi 1 kali kesalahan
meng input jumlah obat
resep rawat jalan.
Terjadi 1 kali kejadian
pembelian alkes OK/VK
tanpa persetujuan
atasan.

Kesimpulan
Kurang teliti dalam
pengerjaan resep.

Petugas tidak
menjalankan SPO.

Rencana dan
Tindak Lanjut
1. Pengawasan
melekat oleh PJ
Pelayanan
farmasi, dengan
cara
menambahkan di
uraian tugas PJ
pelayanan
farmasi untuk
waskat
berkesinambunga
n.

2.

METHOD
E

Pelayanan
Farmasi

Terjadi penurunan
jumlah resep baik rawat
jalan (7,7%) maupun
rawat inap (1,8%).
Terjadi peningkatan
jumlah resep tidak
terlayani sebesar 7,1 %.

Terjadi pemakaian obat


di luar formularium baik
rawat jalan (5%)
maupun rawat inap
(1,1%).

Pengadaan
Farmasi

TOR (turn over ratio)


menurun.

Penurunan TOR
sebesar 0.3 dan
peningkatan
persediaan 4.9%.

Obat kadaluarsa jumlah


dan nilainya menurun.

Obat kadaluarsa
jumlahnya menurun
sebanyak 25% dan
nominalnya
menurun sebesar
37%.
Mengalami
peningkatan
pendapatan 0.7%

Pendapatan Farmasi

MATERIA
L

Penurunan jumlah
resep akibat
penurunan jumlah
pasien RS.
Peningkatan jumlah
resep tidak
terlayani akibat
kurangnya
informasi
ketersediaan obat.
Pemakaian obat di
luar formularium
akibat penambahan
obat oleh dokter
setelah formularium
berjalan.

Pemberiaan
reward dan
punishment dari
hasil pengawasan
PJ
1. Waskat
pelaksanaan
pemberian
informasi kepada
dokter praktik
terkait
kekosongan obat,
dengan cara
menambahkan di
kinerja harian PJ
untuk waskat.

2. Menyusun
formularium tepat
waktu dan
meminta
komitmen dokter
praktik utk
menjalankan
formularium yang
sdh disepakati
dan meminta
Surat dari Kepala
RS untuk tidak
menambahkan
obat diluar
Formularium.
Mengevaluasi
kembali buffer stock
dan ROP oleh PJ
Logistik Farmasi di
awal tahun
(trimester
pertama).
Mempertahankan
kinerja.

Mengalami
peningkatan
pendapatan.
-

Kesimpulan :
a. Masih kurang ketelitian pekerjaan petugas farmasi dan kurang
mentaati SPO yang ada dalam mengerjakan pekerjaan.
b. Menurunnya pelayanan resep di rawat jalan dan meningkatnya
pemakaian obat diluar formularium di pelayanan resep rawat jalan.
c. Meningkatnya nilai persediaan farmasi karena belum dilaksanakannya
evaluasi kembali buffer stock dan ROP (Re Order Point) persediaan
farmasi.
Rencana dan Tindak Lanjut :
a. Untuk meningkatkan ketelitian dan meningkatkan ketaatan terhadap
SPO akan dilakukan pengawasan melekat oleh PJ farmasi dengan
menambahkan di uraian tugas PJ pelayanan farmasi untuk melakukan
pengawasan secara berkesinambungan dan menambahkan di

perjanjian kerjasama dengan karyawan bahwa akan mengurangi


penilaian kinerja apabila terjadi kesalahan.
b. Untuk pelayanan farmasi akan dilakukan pengawasan oleh PJ farmasi
dan masuk dalam kinerja harian PJ farmasi untuk memberikan
informasi obat kosong sebelum dokter praktek dan memberikan
informasi obat pengganti. Mengajukan formulir untuk formularium obat
tepat waktu agar dokter lebih maksimal untuk mengisi formulir
tersebut.
c. Evaluasi buffer stock dan ROP persediaan farmasi dua kali dalam
setahun pada bulan Januari dan Juli dan evaluasinya akan dilaporkan
kepada Kabid Yanmed untuk kemudian ditetapkan jumlah atau cara
pengadaan stock bila memang hasil evaluasi mengatakan demikian.