Manual de Normas y Procedimientos Del Departamento de Compras 2158

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, reunido en su sesin N 2158, Ordinaria, celebrada el da 26 de

octubre del ao dos mil once, en uso de las atribuciones legales y
reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artculo 26 de la Ley de
Universidades y el numeral 23 del artculo 9 del Reglamento de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO.
Base Legal
1. Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico Artculo 134.
Decreto 6,233 Julio 2008.
2. Ley de Contrataciones Pblicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de
2008, Gaceta Oficial N.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008.
3. Reforma Parcial Decreto N.5.929, Gaceta Oficial N.39.165 de fecha 24
de Abril de 2009.
4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. Gaceta 39.181, de fecha
19 de Mayo de 2009.
5. Ley de Universidades Artculo 9, numeral 1 y artculo 26 numeral 21.
6. Normas Generales de Control Interno.
7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Gaceta 28.
8. Normativa para la Administracin de Fondos en Anticipo de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado
9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y
Anticipo a Proveedores.
10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Pblicas, Gaceta Oficial
N 39.503 del 6 de septiembre de 2010.
11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisin de
Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisicin de Bienes y
Contratacin de Servicios.
Introduccin
El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras
constituye un documento que presenta y pone a disposicin del personal que
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Gaceta Universitaria N 128
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integra esta unidad y de las instancias acadmico-administrativa que lo

requieran, la informacin ordenada y concisa acerca de los actividades
relacionadas con el proceso de contratacin para el suministro de bienes y
prestacin de servicios.
Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como
medios de comunicacin y coordinacin dentro de una organizacin, pues en
ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran
necesarios para el mejor desempeo de las actividades.
En este sentido, para las unidades administrativas este manual servir de
apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las
actividades que presentan relacin directa con el Departamento de Compras y
Comisin de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la
duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con informacin
oportuna y claridad en la ejecucin de las actividades.
Es por ello, que se debe prever su actualizacin constante segn las
necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el
entorno que influyan directamente en las actividades internas. En funcin a
esto, el Departamento de Compras deber informar al Departamento de
Organizacin y Mtodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas.
Aspectos Generales
Objetivo
Describir los procesos definidos para la Contratacin de Bienes y
Servicios para lograr la adecuada prestacin de los servicios administrativos,
as como, proporcionar a los responsables de la administracin de los recursos
financieros y en general a los usuarios de la Institucin, lineamientos,
parmetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con
ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el
patrimonio de la Universidad.

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Alcance
Este manual est dirigido al Departamento de Compras, Comisin de
Contratacin de Bienes y Servicios y unidades acadmicas-administrativas de
la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado las cuales intervienen en
los procesos inherentes a Contrataciones Pblicas.
Normas Generales
1. En concordancia a lo sealado en la Ley de Contrataciones Pblicas la

adquisicin de bienes y contratacin de servicios, se realizar de acuerdo a
las siguientes modalidades:
Tipo de
Contratacin
Adquisicin
de Bienes y
Contratacin
de Servicios
Monto en
Unidades
Tributarias
Modalidades
de
Contratacin
Mayor a
2.500 hasta
5.000
Consulta de
Precios
Modalidad de
pago
Orden de
Compra
Unidad
Contratante
Autorizacin y
Firma
Dpto. de
Compras
Comisin de
Contratacin
Convenio
Marco
Mayor a
5000 hasta
20.000
Concurso
Cerrado
Adjudicacin
del Contratista
Vicerrector
Administrativo
Orden de
Compra
Contrato
Comisin de
Contratacin
Vicerrector
Administrativo
Comisin de
Contratacin
Rector
Convenio
Marco
Mayor a
20.000
Concurso
Abierto
Rector
Pargrafo nico: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a

lo sealado en el artculo 21, se regirn segn lo dispuesto en la Ley de Contrataciones
Pblicas y su Reglamento.
2. Todo contrato de adquisicin de bienes o prestacin de servicios deber tener su
origen a travs de una requisicin. Los funcionarios autorizados para firmar estos
documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de
las unidades que sean responsables de la ejecucin presupuestaria.
3.
Se deber disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la

Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios.

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4.
Cuando se trate de bienes o servicios con caractersticas tcnicas especiales, las

unidades solicitantes podrn contactar al proveedor a objeto de verificar la
pertinencia del bien o servicio requerido.
5.
Cuando la adquisicin de un bien, la contratacin de un servicio u obra, este

regulado por una normativa o ley de la Repblica, la unidad solicitante deber
remitir al Departamento de compras la exposicin de motivos por los cuales debe
adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que sta solicite la
autorizacin ante la instancia respectiva.
6.
El Departamento de Compras, establecer el procedimiento para la solicitud de

compras reguladas por normativa o ley de la Repblica, fijando el cronograma para
su recepcin y tramitacin a nivel institucional.
7.
Las unidades ejecutoras sern las receptoras de los bienes y servicios requeridos
por Departamento de Compras y sern responsables de distribuirlos a las
unidades que dependan de ellas segn los requerimientos internos.
8.
Para la adquisicin de bienes o prestacin de servicio, los mismos podr ser

efectuados a travs de un contrato marco u orden de compra, segn el caso.
9.
Para la adquisicin de equipos de computacin, ejecucin de obras, las unidades

acadmicas-administrativas debern requerir el aval tcnico a la Comisin de
Informtica y Direccin de Planta Fsica (segn sea el caso).
10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA,

debern aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso
administrativo, ya que su omisin constituye un supuesto generador de
responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
11. Para todas las modalidades de seleccin de contratistas previstas en la Ley de
Contrataciones Pblicas, as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin
de estas modalidades, la unidad usuaria deber efectuar las actividades previas
que garanticen una adecuada seleccin, adems de preparar el presupuesto base
indicado en la Ley de Contrataciones Pblicas. Asimismo, se debe contar con la
programacin presupuestaria, especificaciones tcnicas sin indicar marca
comercial, determinacin de las ventajas econmicas y tcnicas.

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12. La definicin de las especificaciones tcnicas contenidas en el Pliego de

Condiciones, debern ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes
dependencias de la Universidad.
13. En las modalidades de Concurso Cerrado, Consultas de Precios y Contrataciones
Directas, las empresas participantes, debern ser previamente calificadas por la
unidad contratante segn su capacidad legal, financiera y tcnica.
14. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT debern
incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social as
como las garantas y solvencias requeridas.
15. Los porcentajes para la determinacin del Compromiso de Responsabilidad Social

cuando corresponda, se calcular de acuerdo a lo siguiente:
Consulta de Precios
1%
Concurso Cerrado
1,5%
Concurso Abierto
2%
16.
El informe de Recomendacin de la Comisin de Contrataciones, a que hace

referencia la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento, debe contener
adems:
La identificacin de los miembros de la Comisin de Contrataciones

La modalidad de seleccin aplicada y su objeto.
La identificacin de los participantes y oferentes.
Las razones tcnicas, econmicas y financieras en el que se fundamente la
evaluacin, la seleccin de la oferta que merezca la adjudicacin, as como
las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opcin, si
fuere el caso.
La aplicacin de medidas de promocin de desarrollo econmico, si fuere el
caso.
Las motivaciones particulares de la seleccin, cuando el participante
recomendado para el otorgamiento de la adjudicacin, no haya ofrecido el
precio ms bajo.
En caso de haberse delegado la revisin tcnica, se incluir el informe
debidamente suscrito por los encargados de su elaboracin.

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Lugar y fecha del informe, el cual ser firmado por todos los Miembros de
la Comisin y por el Secretario; y el voto salvado de algn miembro de la
Comisin de Contrataciones y el informe correspondiente, si lo hubiere.
17. El expediente de contratacin deber ser archivado, por la unidad contratante en

el caso de la UCLA, el Departamento de Compras, manteniendo su integridad
durante al menos tres (3) aos despus de ejecutada la contratacin.
18. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratacin,
excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de
atencin al pblico, previa solicitud por escrito de la empresa participante, con al
menos dos (2) das hbiles de anticipacin, la cual ser atendida de acuerdo a lo
establecido en la Ley que regula la materia.
19.
En la Administracin del Contrato, se deben incorporar los documentos que se

relacionen con:
Garantas
Actas de inicio, suspensin, terminacin y recepcin provisional o definitiva
de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso.
Documentos relacionados con modificaciones de los contratos, si fuere el
caso.
Formularios para el pago o valuaciones.
Aprobaciones de pago.
Pagos realizados.
Finiquito.
Liberacin de garantas.
Evaluacin de actuacin o desempeo del contratista.
Cualquier otro relacionado con la administracin del contrato y evaluacin
posterior.
20. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de

compra por adquisicin de bienes o contratacin de servicios sern determinadas
por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio:
a. De contado: 10 das hbiles despus de entregado el bien y factura.
b. Anticipo a proveedores segn lo establecido en la Ley de Contrataciones
Pblicas.
c. Anticipo para gastos.

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Los criterios b y c, se podrn otorgar a discrecionalidad de la institucin y segn

los lineamientos emitidos por la Direccin de Finanzas.
21. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios:
a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo, debern presentar como garanta
una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de
Compras, de acuerdo al caso, equivalente a la totalidad del monto otorgado, la
misma deber presentarse en forma previa a la entrega del mencionado
anticipo. Si es ante la Unidad solicitante, esta debe
enviar copia de la Fianza al Dpto. de Compras, para ser archivada en el
expediente.
b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compaa de seguros o institucin
bancaria. Con excepcin de las compaas de seguros, las cuales debern
consignar una fianza bancaria.
c) El Departamento de Compras devolver previa solicitud por escrito la
fianza
al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realiz el
control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que
haya cumplido con los compromisos pactados.
d) El anticipo a proveedores podr otorgarse hasta por un 50% del monto total de
la Orden de Compra o monto adjudicado. El importe del anticipo que se otorgue
deber pactarse bajo la condicin de precio fijo y para asegurar la aplicacin
correcta del anticipo, el monto restante se pagar de contado a 10 das hbiles
despus de entregado el bien.
e) Los jefes de unidades debern vigilar por el cumplimiento en la entrega del
bien y garanta para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte
del proveedor y debern notificarlo al Departamento de Compras.
22. El Consejo Universitario, en atencin a lo establecido en el articulo 42 de la ley de

Contrataciones Pblicas, delega sus competencias en lo referido a la adjudicacin,
declaratoria de desierta, suspensin, terminacin y nulidad de la contratacin de
bienes y/o servicios, en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios
mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT).

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23. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darn lugar a la
imposicin de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias, sin
perjuicio de las responsabilidades de carcter civil y penal que resulten
procedentes.
GLOSARIO DE TRMINOS
A los efectos de facilitar la comprensin del presente manual, a continuacin se
explica la terminologa utilizada en l; no se persigue establecer definiciones que
coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantacin del
mismo.
1. Calificacin: Es el resultado del examen de la capacidad legal, tcnica y financiera
de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato.
2. Contratista: Toda persona natural o jurdica que ejecuta una obra, suministra un
bien o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los rganos y
entes sujetos a la Ley de Contrataciones pblicas, en virtud de un contrato sin que
medie relacin de dependencia.
3. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde
se establecen precios unitarios por cada rengln, el cual se ejecutar mediante
requisicin y orden de compra segn las condiciones y trminos especficos de las
cantidades a ejecutar.
4. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que
permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad.
5. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen
como consecuencia la paralizacin o la amenaza de paralizacin total o parcial de
sus actividades o del desarrollo de las competencias del rgano o ente
contratante.
6.
Modalidades de Contratacin: Son las categoras que disponen los sujetos a la

Ley de Contrataciones Pblicas, establecidas para efectuar la Seleccin de
Contratistas para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y Ejecucin de
Obras.
7.
Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o

servicios requeridos a los proveedores adjudicados a travs de Contrato Marco.
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8.
Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o
jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un
servicio a ejecutar una obra.
9.
Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas bsicas,

requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades.
10. Presupuesto Base: Es una estimacin de los costos que se generan por las
especificaciones tcnicas requeridas para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de
Servicios y Ejecucin de Obras.
11.
Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a

la contratacin, formular el requerimiento ante la unidad contratante, evaluar la
actuacin y desempeo del contratista durante la contratacin para la
adquisicin de bienes o prestacin de servicios.
12.
Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas,

preparar el informe de recomendacin y solicitar el otorgamiento de la
adjudicacin para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios. Para el caso
de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad
ejecutora de presupuesto, son unidades contratantes, cada una segn los montos
que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente)
13.
Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de

artculos o productos ms solicitados por las unidades acadmicas y
administrativas.
Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesin N 2158 Ordinaria,
celebrada el da veintisis de octubre del ao dos mil once.
Dr. Francesco Leone

Rector
Dr. Francisco Ugel

Secretario General

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Procesos de Direccin
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.01
Consolidacin Programacin de Compras

Institucionales
Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidacin de la programacin
de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de
Contrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones
Normas Especficas
1. El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de suministrar las pautas a
las unidades administrativas para la programacin de las compras anuales.
2. Cada unidad acadmica-administrativa, ser la responsable de la transcripcin de
los registros correspondientes a la programacin de compras.
3. El Departamento de Compras, informar mediante circular el lapso establecido para
la elaboracin de la programacin de compras y la transcripcin en el SIAD y en el
mdulo de programacin de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.
4. El Departamento de Compras ser el cuentadante ante el Sistema Nacional de
Contrataciones y deber monitorear a travs del mdulo Programacin de Compras,
los movimientos ejecutados por las diferentes unidades
5. El Departamento de Compras, deber dar acceso al Sistema Integrado
Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la informacin relacionada
con la programacin de compras.

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Cdigo
P.01

Institucionales
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Jefe de
Compras
Unidad
AcadmicaAdministrativa
Jefe de
Compras y
Funcionarios
del Dpto. de
Compras
Unidad
Actividad
1. Remite va Web circular a las Unidades AcadmicoAdministrativas informando el lapso en el cual estar abierto el
modulo de programacin de compras para la informacin
respectiva.
2. Ingresa en el SIAD al Mdulo Programacin de Compras, y
registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el
lapso establecido por el Departamento de Compras.
3. Emite reporte de consolidacin de compras.
4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo
Programacin Electrnica de Compras y transcribe la
informacin de la programacin de compras para el ejercicio
fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.
5. Informa al Departamento de Compras va telefnica o correo
electrnico sobre la transcripcin de la informacin sobre la
programacin de compras para su revisin.
6. Revisa en la pgina web del Sistema Nacional de
Contrataciones
a
travs
del
Mdulo
Electrnico
de
Programacin de Compras la informacin transcrita por el
funcionario
responsable
de
cada
unidad
acadmicaadministrativa.
7. Informa al Departamento de compras a travs de Memorndum
o correo electrnico, la culminacin de la fase de transcripcin
de la Programacin de Compras.
8.
9.
10.
11.
Jefe de
Compras
Terminado el plazo, cierra el Mdulo de Programacin de Compras.

Emite reporte de unidades que no completaron la transcripcin.
Emite reporte de Programacin Consolidada.
Genera un listado para verificar el registro de la informacin por
parte de las unidades acadmicas-administrativas.
24. Solicita va correo electrnico al Sistema Nacional de Contrataciones,
listado con la informacin que han transcrito cada una de las
unidades y efecta la conciliacin con los reportes del SIAD.

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Cdigo
P.01

Institucionales
Responsable
Jefe de
Compras
Sistema
Nacional de
Contrataciones
(SNC)
Jefe de
Compras
Secretaria
Actividad
1. Realiza el cierre de la Programacin de Compras al Sistema
Nacional de Contrataciones.
2. Emite el Certificado de envo de la data por el Modulo de
Programacin de Compras del SNC.
3. Verifica los registros de la Programacin de Compras:
13.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo
electrnico al Jefe de Compras y a la Unidad
Acadmico - Administrativa, detallando los tems a
modificar y apertura nuevamente el Sistema.
4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones
pertinentes.
a. Si
toda
la
informacin
est
correcta,
genera
automticamente el consolidado de la Universidad como
nico ente en el Sistema Nacional de Contrataciones.
b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado
Administrativo con una copia a la Direccin de Servicios
Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la
Programacin anual de compras.
c. Entrega copia del reporte de aprobacin emitido por el
Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria
para el archivo respectivo.
5. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta
correspondiente.

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Cdigo
P.02
Anlisis de la Programacin de Compras Institucional

Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el anlisis de la
programacin de compras institucional que permita un desembolso financiero por
parte de la Universidad con criterio de eficiencia, eficacia y economa.
Normas Especficas
1. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programacin de Compras
Institucional, el Departamento de Compras informar a las unidades ejecutoras la
adquisicin de bienes o contratacin de servicios que por su monto (a nivel
institucional) superen las 2.500 U.T y deben ser centralizadas a travs de esta
unidad, a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades.
2. El Departamento de Compras, a los efectos de garantizar el suministro de bienes y
prestacin de servicios que por sus caractersticas o recurrencia dificulten planificar
la modalidad de seleccin de contratistas, podr establecer un contrato marco bajo
el esquema de lista de precios e informar oportunamente a las unidades
acadmicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad.
3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisin de Contrataciones
emitir el cronograma de las contrataciones, que posibilite a las unidades
acadmicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.
Responsable
Jefe de Compras

Actividad
1. Una vez realizada la conciliacin de las compras a nivel
institucional, analiza los rubros que fueron considerados por
las unidades ejecutoras y determina mediante anlisis tcnico
aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades
tributarias establecidas a nivel Institucional.
2. Elabora el listado de rubros centralizados.
3. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado
Administrativo para su consideracin.
4. Emite circular para las unidades acadmicas-administrativas
sealando los rubros centralizados y la fecha de recepcin de
las requisiciones.

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Cdigo
P.03
Sumario de Contrataciones Trimestrales

Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de
Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes, Prestacin de Servicios y
Ejecucin de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones
Pblicas y su Reglamento efectuadas por las unidades acadmicas-administrativas de
la UCLA.
Normas Especficas:
1. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la informacin en
el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD ser de 15 das continuos a partir

del cierre del trimestre.
2. La informacin a transcribir en el Sumario de Contrataciones, se realizar a travs
de la pgina web www.snc.gob.ve. En el modulo denominado Mdulo Sumario de
Contrataciones diseado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de
acuerdo al instructivo respectivo.
3. El Director y/o responsable de cada unidad acadmica-administrativa, deber
revisar el resumen de los procesos de contratacin ejecutados antes de notificarle
al Departamento de Compras que culmin la transcripcin de la informacin
satisfactoriamente.
Formularios Utilizados
Descripcin
Sumario de
Contrataciones
Origen
Responsable
Medio
SIAD
Unidad AcadmicoAdministrativa
ElectrnicoFsico
Responsable
Jefe de
Compras
Unidad
Actividad
1. Enva circular, en el que informa a las unidades que el Modulo
de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC, estar abierto
en un perodo determinado para la transcripcin de las compras
realizadas.
2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre
correspondiente.
3. Emite reporte de Sumario Consolidado.
4. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones, las
compras efectuadas durante determinado Trimestre, en el lapso
establecido para ello.

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Cdigo
P.03
Sumario de Contrataciones Trimestrales

Responsable
Actividad
Jefe de
Compras y/o
Funcionarios
del
Departamento
5. Monitorea a travs del Mdulo de Sumario de Contrataciones

del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios
responsables de cada unidad con el fin de verificar el
cumplimiento de la transcripcin correspondiente.
Unidad
6.
Informan al Departamento de compras va correo

electrnico, la culminacin de la fase de transcripcin del
Sumario.
7.
Terminado el plazo, cierra el Mdulo de Sumario de

Contrataciones.
Emite reporte de unidades que no cerraron.
Emite reporte consolidado de sumario trimestral.
Solicita va correo electrnico al Sistema Nacional de
Contrataciones, el reporte del sumario trimestral a nivel
institucional.
Verifica la informacin que han transcrito cada una de las
unidades y luego realiza la conciliacin con los reportes del
SIAD.
a. Si posee errores la informacin en el sistema, se le
informa tanto por correo electrnico como va
telefnica a la unidad responsable a fin de que
verifique la informacin.
b. Si no posee errores, de acuerdo a los parmetros
establecidos en el mdulo genera el cierre del
trimestre ejecutado a travs del sistema.
Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC, el
certificado de envo de los datos transcritos por las unidades
acadmico-Administrativas.
Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de
Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo
respectivo.
Recibe reporte emitido por el SNC y archiva.
8.
9.
10.
Jefe de
Compras
11.
12.
13.
Secretaria
14.

15/88
Cdigo
P.04
Asignacin de Claves a Usuarios

Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignacin de claves a los usuarios
que utilizarn el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la informacin
correspondiente al proceso de compras.
Responsable
Actividad
Unidad
Acadmico Administrativa
1. Enva memorando al Jefe de Compras indicando los datos de

identificacin del funcionario designado por el Jefe de la Unidad,
el cual ser responsable de accesar a los Mdulos del Sistema
Nacional de Contrataciones.
2. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves
y editar la informacin de cada usuario.
3. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programacin de
compras, el Sistema Nacional de Contrataciones le crea
directamente la contrasea.
4. Si la clave ser usada para ingresar a los mdulos de
programacin de compras,
sumario de contrataciones y
Evaluacin del Desempeo, enva memorando al funcionario
designado por el Jefe de la Unidad Acadmico - Administrativa
en el que indica el login y contrasea para accesar a dichos
mdulos.
Jefe de
Compras

16/88
Cdigo
P.05
Seguimiento a la Orden de Compra

Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las rdenes de
compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los
proveedores seleccionados.
Normas Especficas:
1. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al
Departamento de Compras, realizar el seguimiento de las rdenes de compras e
informar al Director de Servicios Generales, cualquier inconveniente que se
presente.
2. El Departamento de Compras previa notificacin de la unidad receptora del bien o
servicio, deber informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institucin,
sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestacin
del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra, con la finalidad de que
canalice a travs de la Consultora Jurdica la rescisin del contrato y la ejecucin
de las fianzas antes de su vencimiento.
3. Trimestralmente, la Direccin de Servicios Generales a travs del Departamento de
Compras deber informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecucin de la
programacin y el cumplimiento de los proveedores.
Cdigo
Descripcin
MPC-F.07
Reporte Ordenes de
Compras
Responsable
Jefe de Compras
/Jefe Sectorial de
Compras
Responsable
Jefe de
Compras
Origen
Departamento
de Compras
Medio
Electrnico
- Fsico
Actividad
1.
2.
Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera

mensualmente el reporte de rdenes de compras para verificar
el status de la misma.
Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de
compras, sealando las rdenes de compras emitidas y no
servidas a la fecha.

17/88
Cdigo
P.05
Seguimiento a la Orden de Compra
Responsable
Actividad
3.
Jefe Sectorial
de Compras
4.
5.
Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada

orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la
situacin que presenta.
Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no est
servida, indicando los motivos sealados por el proveedor.
Recopila la informacin obtenida del seguimiento efectuado y
junto con el Jefe de Departamento, elabora un informe dirigido
al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de
Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y
fines consiguientes.

18/88
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Cdigo
MPC-01
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PROCESOS OPERATIVOS

19/88
Cdigo
P.06
Recepcin de Requisiciones
Objetivo:
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debern realizarse parar
la recepcin de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos, conforme a la normativa
que lo regula.
Normas Especficas
1. La requisicin ser elaborada por la unidad ejecutora quien deber presentar como
anexos la documentacin requerida segn el tipo de bien que se solicita. Por
ejemplo, aval de la comisin de informtica, en caso de equipos de computacin.
2. La requisicin tendr un nmero correlativo que ser asignado a travs del sistema
integrado administrativo (SIAD).
3. El registro de las requisiciones lo realizar la unidad ejecutora.
4. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras va electrnica y
de forma fsica debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante.
5. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria
para cubrir el gasto de la compra a efectuar. Para ello, la requisicin deber tener
anexo el pre-compromiso que avale la misma.
6. Cada unidad ser la responsable del control presupuestario segn la requisicin
realizada.
7. El proveedor una vez recibida la notificacin de adjudicacin tendr cinco (5) das
hbiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) das hbiles para la entrega de
orden de compra o firma del contrato.
8. De acuerdo al monto de la contratacin, se asignarn los responsables del proceso
de contratacin.
a. Si el monto de la contratacin supera las 2.500 UT hasta 5.000 UT se realizar
una consulta de precios, siendo el Departamento de Compras el responsable de
la seleccin de proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el Informe de
Recomendacin para la adjudicacin. Asimismo, deber someter el expediente
estructurado a la Comisin de Contrataciones para su aprobacin.
b. Si el monto de la contratacin supera las 5.000 UT hasta 20.000 UT se realizar
un Concurso Cerrado, siendo la Comisin de Contrataciones la responsable de la
seleccin de proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el informe de
recomendacin para la adjudicacin.
c. Si el monto de la contratacin supera las 20.000 UT se realizar Concurso
Abierto, siendo la Comisin de Contrataciones la responsable de la seleccin de
proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendacin para
la adjudicacin.

20/88
Cdigo
P.06
Cdigo
Descripcin
MC-F01
Responsable
Secretaria
Jefe de
Departamento
Seccin de
Contrataciones
e
Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Origen
Responsable
Medio
Jefe de la Unidad
ElectrnicoUnidad
Solicitante
Fsico
AcadmicoAdministrativa
Actividad
1. Recibe de las unidades acadmicas-administrativas la
Requisicin de Materiales y Equipos tanto en fsico en original y
copia, como electrnicamente va SIAD + pre-compromiso +
autorizacin de la Direccin de Informtica o Planta Fsica
(segn el caso) dependiendo del bien o servicio requerido,
presupuesto base mediante ofertas, especificaciones tcnicas
de la contratacin.
2. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el
registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las
especificaciones
(disponibilidad
presupuestaria,
firmas
autorizadas y anexos segn el caso) firma, sella la requisicin o
solicitud en seal de conformidad y devuelve la copia a la
unidad solicitante.
3. Da ingreso en el SIAD para el anlisis respectivo y entrega al
Jefe de Departamento.
4. Recibe requisicin (es) + pre-compromiso (s) + informe (s)
respectivo (s) y otros documentos, verifica el monto de la
solicitud y los rubros a adquirir, y entrega a la Seccin de
Contrataciones e Importaciones.
respectivo (s), revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a
la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de
las empresas actualizadas en el ramo a contratar.
Requisicin de
Materiales
6. Una vez recibido el listado, elabora la calificacin de las empresas

indicando el nivel estimado de contratacin y calificacin legal,
econmica y financiera.
7. Remite legajo de documentos: requisicin (es) + pre-compromiso (s)
+ informe (s) respectivo (s) + calificacin de las empresas al Jefe de
Compras.

21/88
Cdigo
P.06
Responsable
Jefe de
Departamento
Miembros de
la Comisin de
Contrataciones
de Bienes y
Servicios
Jefe de
Departamento
Secretaria

Actividad
8. Recibe requisicin(es) + pre-compromiso(s) + informe(s)
respectivo(s)) + calificacin de las empresas y solicita mediante
comunicacin reunin con la Comisin de Contrataciones para
presentar las solicitudes recibidas.
9. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el
supuesto cuantitativo para la modalidad de contratacin.
a. Si es mayor a 2.500 UT y menor a 5.000 UT, entregan
documentos al Jefe de Compras para ejecutar el
procedimiento Consulta de Precios.
b. Si es mayor a 5.000 UT y menor a 20.000 UT, deciden el
nmero de empresas a ser invitadas y entregan documentos
al Jefe de Compras para la elaboracin del pliego de
condiciones y estructuracin del expediente de la
contratacin.
c. Si es mayor a 20.000 UT se entrega documentos para la
elaboracin del pliego de condiciones y estructuracin del
expediente al Jefe de Compras
respectivo (s)) + calificacin de las empresas (de ser el caso); y
entrega a la Secretaria para la distribucin interna.
11. Recibe del Jefe de Departamento, requisicin (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificacin de
las empresas (de ser el caso). De acuerdo a la decisin por parte
de la Comisin de Contrataciones.
i. Si es Consulta de Precios
1. Asigna el comprador.
2. Elabora e imprime una relacin del sistema donde se
visualizan las requisiciones anexas.
3. Hace firmar la
relacin de requisiciones al Jefe de
Departamento.
4. Una vez firmada la relacin, entrega documentos
haciendo firmar por el comprador al momento de
entrega.

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Cdigo
P.06
Responsable
Secretaria

Actividad
ii. Si es Concurso Cerrado o Abierto:
1. Entrega documentos al Jefe de Seccin de
Contrataciones e Importaciones para la
elaboracin del Pliego de Condiciones.

23/88
Cdigo
P.07
Seleccin de Proveedores por Consulta de Precios

Objetivo:
Establecer las actividades a ejecutarse para la seleccin de los proveedores por
consultas de precios, de acuerdo a las normas institucionales, leyes y reglamentos a
fin de cumplir con los principios de transparencia, igualdad, competencia y
publicidad.
Normas Especficas
1. La ejecucin de este procedimiento se realizar considerando lo establecido en la
Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.
2. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de
seleccin por consulta de precios.
3. Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de proveedores, se deber tramitar
el pre-compromiso.
4. Para cualquiera de las modalidades de contratacin se deber abrir un expediente
en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.
5. Para toda contratacin se deber establecer un presupuesto base.
6. Para la consulta de precios; se deber elaborar una invitacin con las
especificaciones tcnicas sealadas en las requisiciones recibidas por las unidades
acadmicas-administrativas.
7. La unidad contratante, ser el responsable de elaborar el Acta de Inicio, las
invitaciones, las solicitudes de ofertas, anlisis de las mismas, preparacin de
rdenes de compras u contratos, informe de recomendaciones y formar el
expediente.
8. El comprador deber realizar el anlisis de las ofertas en dos (2) das hbiles.
9. Todo proveedor de bienes deber estar inscrito en el Registro de Contratistas y
Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U.T., y para montos
superiores a 4.000 U.T. debern estar inscritos en el Registro Nacional de
Contratista.
10.El proveedor tendr tres (3) das hbiles contados a partir de la entrega de la
invitacin para enviar la respectiva oferta.

24/88
Cdigo
P.07

Normas Especficas
11.En las Consultas de Precios, las invitaciones a las empresas participantes podrn
ser efectuadas mediante remisin escrita, por fax o correo electrnico, y se debe
mantener en el expediente de la contratacin constancia del envo y la recepcin
de las invitaciones remitidas, tal como lo seala la Ley de Contrataciones Pblicas
y su Reglamento.
12.En la invitacin se deber incluir lo relacionado a las garantas y solvencias
requeridas, as como el compromiso de responsabilidad social.
13.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente
establecida en la invitacin podr ser excluido del registro de proveedores de la
Universidad y sta podr rescindir el contrato unilateralmente, reservndose las
acciones legales establecidas en nuestra legislacin. En este caso, la unidad
usuaria deber elaborar la evaluacin del desempeo y enviarla va electrnica al
Servicio Nacional de Contrataciones.
14.La unidad contratante deber formar el expediente para la Consulta de Precios
para Adquisiciones de Bienes o Prestacin de Servicios con la siguiente
documentacin:
Orden de requisicin
Disponibilidad presupuestaria
Presupuesto Base
Documentacin legal de la empresa
Solvencia laboral vigente
Inscripcin en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA
Acta de Inicio
Invitaciones
Solicitud de ofertas
Anlisis de las ofertas (cuadro comparativo)
Orden de compra o servicio
Informe de Recomendacin
Nota de entrega del bien o servicio
Control perceptivo
Factura
Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.500 UT.
Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)
Exposicin de motivo (si fuere el caso)

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Cdigo
P.07
Cdigo
Descripcin
MC-F01
MC-M01
Requisicin de
Materiales
Invitacin
MC-M02
Acta de Inicio
MC-F02
Entrega de
Requisicin y
Recepcin de Ofertas
Anlisis de Ofertas
MC-F03
Responsable
Comprador
Origen
Responsable
Medio
Unidad AcadmicoAdministrativa
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
Jefe de Unidad
Comprador
Electrnico
-Fsico
Fsico
Comprador
Fsico
Comprador
Fsico
Departamento de
Comprador
Fsico
Compras
Actividad
1. Recibe la (s) requisicin (es) (Fsica y Electrnica) + precompromiso + informe de la Comisin de Informtica o Direccin
de Planta Fsica segn el bien o servicio adquirir y efecta un
anlisis tcnico de la misma.
1.1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratacin
bajo la modalidad de Consulta de Precios.
1.2. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA
y selecciona examinando como mnimo a tres posibles
proveedores. Si existe uno solo, aplica lo establecido en el
artculo 87 de la Ley de Contrataciones Pblicas.
1.3. Elabora invitacin con las especificaciones tcnicas
sealadas en la (s) requisicin (es) recibida (s) y hace
firmar por el Jefe de Compras.
1.4. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles
que pueden pasar a retirar la invitacin.
1.4.1. Si la entrega es personal, anota en el formulario
Entrega de Requisiciones y Recepcin de Ofertas la
fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia
de la invitacin.
1.4.2. Si la entrega es va fax o correo electrnico, anota en
el formulario Entrega de Requisiciones y Recepcin
de Ofertas la fecha de entrega, anexa comprobante
de recepcin del fax y solicita acuse de recibo de la
empresa en papel membretado sellado y firmado.

26/88
Cdigo
P.07
Responsable

Actividad
1.5. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un
lapso no mayor a tres (3) das hbiles. Si los
proveedores invitados no cotizan debern informar por
escrito las razones por lo cual no cotizan y se deber
buscar
otros
proveedores
adicionales
e
iniciar
nuevamente el proceso.
1.6. Al recibir las ofertas, en un lapso no mayor a dos (2)
das hbiles revisa las mismas y coteja la firma para
verificar que sean las autorizadas por la empresa.
1.7.
Elabora cuadro comparativo de anlisis de ofertas
para determinar que cumplan con lo exigido en la
invitacin
1.7.1. Si no cumple se descalifica al proveedor.
1.7.2.
Comprador
1.7.3.
1.7.4.
1.7.5.
De lo contrario, efecta el anlisis de las ofertas,

segn formato establecido para ello. De ser necesario,
solicita a la Comisin de Contrataciones el
nombramiento de una Comisin Tcnica en el caso de
consultas de precios que por su cuanta supere las
2.500 UT.
Determina si el pre-compromiso cubre el gasto. De no
cubrir el monto correspondiente a la compra, informa
por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso.
Elabora el Informe de Recomendacin.
Estructura el expediente de la contratacin con los
siguientes documentos:
Requisicin.
Pre-compromiso
Autorizacin de la unidad (si fuere el caso).
Aprobacin Comisin de Informtica (si fuera el
caso)
Aprobacin Direccin de Planta Fsica (Si fuera el
caso)
Ofertas.
Anlisis de Ofertas.
Informe de recomendacin.
Remite expediente al Jefe de Compras para su
autorizacin.

27/88
Cdigo
P.07
Seleccin de Proveedores por Consulta de

Precios
Responsable
Jefe de
Compras
Comprador

Actividad
2. Recibe expediente de la contratacin, revisa el anlisis de las
ofertas e informe de recomendacin, analiza y autoriza el
proceso de contratacin.
3. Presenta expediente de la contratacin ante la Comisin de
Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA, para la
aprobacin y asignacin del Compromiso de Responsabilidad
Social.
4. Una vez considerada la compra por la Comisin de
Contrataciones, devuelve expediente al Comprador para la
elaboracin del Acta de Adjudicacin.
5. Recibe expediente de la contratacin, elabora acta de
adjudicacin para ser firmada por la mxima autoridad.
6. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas, anexando el
acta de adjudicacin e informando fecha para la entrega de las
fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato.
7. Enva a la unidad usuaria copia del acta de adjudicacin.
8. Si la contratacin se efecta por orden de compra, procede a
ejecutar procedimiento 08.
9. Si la contratacin se efecta por contrato marco, procede a
ejecutar el procedimiento 09.

28/88
Cdigo
P.08
Seleccin de Proveedores por Concurso

Cerrado y Abierto
Objetivo:
Establecer las actividades a ejecutarse para la seleccin de proveedores en las
modalidades de contratacin, cumpliendo con lo establecido en la Ley de
Contrataciones Pblicas y su Reglamento, a fin de dar respuesta a las necesidades
de las diferentes unidades.
Normas Generales
1. Los procesos inherentes a las modalidades de contratacin, se regirn por lo
dispuesto en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.
2. Cuando el monto de la Adquisicin de Bienes o Servicios sea Superior a 5.000
UT hasta 20.000 UT. el proceso de seleccin de proveedores se realizar por
Concurso Cerrado.
3. Cuando el monto de la Adquisicin de Bienes o Servicios sea superior a 20.000
UT, el proceso de seleccin de proveedores se realizar por Concurso Abierto.
4. La Unidad Contratante en la modalidad de contratacin por Concurso Cerrado o
Abierto, ser la Comisin de Contrataciones.
5. En toda modalidad de contratacin se deber estructurar un expediente que
contenga los documentos generados en el proceso.
6. Para iniciar un proceso de seleccin de proveedores, se deber contar con la
disponibilidad respectiva.
7. En el pliego de condiciones se deber incorporar el Compromiso de
Responsabilidad Social, as como las garantas y solvencias requeridas,
dependiendo del tipo de contratacin.
8. Para toda modalidad de contratacin, se deber establecer el Presupuesto Base
en funcin al Sistema Referencial de Precios, fijado por el Departamento de
Compras.
9. En toda modalidad de contratacin, se deber elaborar el Acta de Inicio del
proceso.
10. La Comisin de Contrataciones de Bienes y Servicios, tendr la responsabilidad de
coordinar las actividades previas al concurso cerrado, seleccionar los proveedores,
efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de recomendacin.
11. La Adjudicacin en la modalidad de Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Abierto
estar bajo la potestad de la mxima autoridad de la Universidad.

29/88
Cdigo
P.08

Cerrado y Abierto
Normas Especficas.
12.La Seccin de Contrataciones e Importaciones, es la unidad encargada de
elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados.
13.El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de publicar el pliego de
condiciones en la pgina web de la Institucin.
14.Cuando el rubro a contratar se relacione con la poblacin estudiantil, se debe
invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato
y Federacin de Centros de Estudiantes. Asimismo, se hace invitacin a la
Direccin de Auditora Interna en calidad de observador.
15.La invitacin deber indicar la direccin de la pgina web donde aparece
publicado el pliego de condiciones.
16.La empresa deber informar al Departamento de Compras, el acuse de recibo
de la invitacin en papel membretado, firmado y sellado por el responsable de
la misma.
Cdigo
Descripcin
MC-M04
Pliego de Condiciones
MC-M02
Acta de Inicio
MC-M05
Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas
Invitacin
MC-M01
MC-F07
MC-M03
Listado de Asistencia de
Empresas
Convocatoria
Origen
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Responsable
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Medio
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico

30/88
Cdigo
P.08

Cerrado
Responsable
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Jefe de
Departamento
Actividad
1. Recibe de la Comisin de Contrataciones requisicin (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + seleccin de empresas a ser
invitadas.
2. Si las contrataciones son recurrentes:
a. Solicita a las unidades acadmicas y administrativas la
informacin tcnica a ser incluida en el pliego de
condiciones, tales como:
i.
Direccin Servicios Generales (reas Verdes,
Vigilancia y Seguros Patrimoniales).
ii.
Direccin de Transporte (Parque Automotor
(Seguro)
iii.
Coordinacin de Comedores (Comedores)
iv.
Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y
Servicios de Centrales Telefnicas).
b. Recibe informacin tcnica por parte de las unidades e
incorpora cualquier informacin adicional que se requiera
as como el compromiso social empresarial, sealado por
la Comisin de Contrataciones.
3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5.000
U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de
responsabilidad social, solvencias y garantas.
4. Remite va web pliego de condiciones a los miembros de la
comisin para su conocimiento y posterior revisin en
conjunto.
5. Estructura el expediente de la contratacin.
6. Elabora el acta de inicio del proceso.
7. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin al Jefe de Departamento.
8. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin, verifica que todo est conforme y emite
convocatoria a los miembros de la Comisin para la revisin y
aprobacin del Pliego de Condiciones.

31/88
Cdigo
P.08

Cerrado
Responsable
Comisin de
Contrataciones
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Actividad
9. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que
todo est conforme.
10.Una vez reunidos, revisan, avalan el pliego de condiciones y
firman el Acta de Inicio.
11. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de
inicio para la elaboracin de las invitaciones.
12. Elabora Invitacin indicando las empresas seleccionadas y
hace firmar por el Presidente de la Comisin.
13. Remite a las empresas va fax o correo electrnico la invitacin
verifica su recepcin y solicita acuse de recibo de la empresa
por escrito en papel membretado y sellado
14. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de
recepcin de ofertas y hace firmar por el Presidente de la
Comisin.
15. Emite comunicacin a la unidad ejecutora para solicitar
quienes sern las personas asignadas para participar en el
acto pblico de recepcin y apertura de ofertas.
16. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los
integrantes de la Comisin de Contrataciones de Bienes y
Servicios, Direccin de Auditora Interna y a las personas
asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de
cotejo en seal de haber sido informados y archiva en el
expediente de la contratacin
17. Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y
archiva en el expediente de la contratacin.

32/88
Cdigo
P.08

Cerrado
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
18. Entrega expediente de la contratacin a la Secretaria de la

Comisin de Contrataciones mediante memorndum, para el
inicio del acto pblico de Recepcin y Apertura de Ofertas con
los siguientes documentos:
a. Requisiciones
b. Pre-Compromisos
c. Pliego de Condiciones
d. Invitaciones
e. Acta de Inicio
f. Acta de Recepcin del Pliego de Condiciones
g. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere)
h. Acto motivado (si lo hubiere)
i. Convocatorias
j. Lista de Asistencia Proveedores
k. Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas
l. Hoja de Observaciones Proveedores
Jefe Sectorial
de Compras

33/88
Cdigo
P.09
Seleccin de Proveedores por Concurso Abierto
Responsable
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Jefe de
Departamento
Actividad
1. Recibe de la Comisin de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s).
2. Si las contrataciones son recurrentes:
a. Solicita a las unidades acadmicas y administrativas la
informacin tcnica a ser incluida en el pliego de
condiciones, tales como:
i.
Direccin Servicios Generales (reas Verdes,
Vigilancia y Seguros Patrimoniales).
ii.
Direccin de Transporte (Parque Automotor
(Seguro)
iii.
Coordinacin de Comedores (Comedores)
iv.
Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y
Servicios de Centrales Telefnicas).
b. Recibe informacin tcnica por parte de las unidades e
incorpora cualquier informacin adicional que se requiera
as como el compromiso social empresarial, sealado por
la Comisin de Contrataciones.
3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20.000
U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de
responsabilidad social, solvencias y garantas.
4. Elabora Cronograma de Actividades.
5. Remite va web pliego de condiciones y cronograma de
actividades a los miembros de la comisin para su
conocimiento y posterior revisin en conjunto.
6. Estructura el expediente de la contratacin.
7. Elabora el acta de inicio del proceso.
8. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+
acta de inicio + expediente de la contratacin al Jefe de
Departamento.
9. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin, verifica que todo est conforme y emite
convocatoria a los miembros de la Comisin para la revisin y
aprobacin del Pliego de Condiciones.

34/88
Cdigo
P.09
Responsable
Comisin de
Contrataciones
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Actividad
10.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades +
acta de inicio verifican que todo est conforme. Una vez
reunidos, revisan y avalan el pliego de condiciones.
11. Firman el Acta de Inicio.
12. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de
inicio para la publicacin de los mismos.
13.Realiza la publicacin del Pliego de Condiciones en el Mdulo de
Publicacin Electrnica del SNC, con 72 Horas de anticipacin.
14.Una vez aprobada la Publicacin del Pliego de Condiciones por
el SNC, publica en la Pg. Web de la UCLA.
15.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta
Pblico de Recepcin y Apertura de Ofertas y hace firmar por el
Presidente de la Comisin.
16.Emite comunicacin a la unidad ejecutora para solicitar quienes
sern las personas asignadas para participar en el Acto Pblico
de Recepcin y Apertura de Ofertas.
17.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los
integrantes de la Comisin de Contrataciones de Bienes y
Servicios, Direccin de Auditora Interna y a las personas
asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de
cotejo en seal de haber sido informados y archiva en el
expediente de la contratacin
18.Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y
archiva en el expediente de la contratacin.

35/88
Cdigo
P.09
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
19. Entrega expediente de la contratacin a la Secretaria de la

Comisin de Contrataciones mediante memorndum, para el
inicio del acto pblico de Recepcin y Apertura de Ofertas con
los siguientes documentos:
a. Requisiciones
b. Pre-Compromisos
c. Pliego de Condiciones
d. Invitaciones
e. Acta de Inicio
f. Acta de Recepcin del Pliego de Condiciones
g. Convocatorias
h. Lista de Asistencia Proveedores
i. Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas
j. Hoja de Observaciones Proveedores
Jefe Sectorial
de Compras

36/88
Cdigo
P.10
Recepcin y Apertura de Ofertas
Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debern realizarse para
la Recepcin y Apertura de Ofertas, segn lo dispuesto en la Ley de Contrataciones
Normas Especficas:
1. El proceso de Recepcin y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora
previstas, en presencia de los siguientes miembros:
a. Presidente(a) de la Comisin.
a. Secretario(a) de la Comisin
b. Director(a) de Servicios Generales
c. Director(a) de Finanzas.
d. Jefe(a) de Compras.
e. Consultor(a) Jurdica
f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del
proceso.
g. Los proveedores que participan en el proceso.
h. Una comisin tcnica, en calidad de observadores, integrada por dos
personas, quienes sern nombradas por la unidad solicitante (estos pueden
ser el jefe de la unidad y un experto en la materia).
2. El secretario(a) de la Comisin de Contrataciones, deber coordinar la firma del
control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de
sobre.
3. El secretario(a) de la Comisin de Contrataciones, deber entregar a los
proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del
proceso de contratacin donde participen.
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-F07
Control de Asistencia
Empresas
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico
MC-M06
Hoja de Observaciones
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico
MC-M05
Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas A y B
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico

37/88
Cdigo
P.10

Responsable
Secretaria
Comisin de
Contrataciones
Presidente de
la Comisin
Miembros de la
Comisin de
Contrataciones
Actividad
1. El da y hora pautados proceden a dar recepcin y apertura de
ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B).
2. Extrae del expediente de la contratacin, el control de asistencia
y la hace firmar por los representantes de las empresas en
orden de llegada.
3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por
escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al
final de la apertura de sobres.
4. Extrae del Expediente, Acta de Recepcin y Apertura de Sobre A
y B.
5. Da inicio a la recepcin y apertura de ofertas, llama a los
proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les
solicita la cdula de identidad y se van abriendo los sobres A
en el mismo orden.
6. Revisan el contenido del sobre A Aspectos Legales y
Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en
el pliego de condiciones.
a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los
documentos originales con su cdula de identidad y se hace
firmar el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas.
b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la
descalificacin del proveedor, hace firmar por el mismo y se
lee en voz alta a todos los presentes.
7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de
llegada, para que presenten el sobre B el cual contiene la
Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o
cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta.
8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de
Responsabilidad Social y con la fianza.
a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad
Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le
entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leda y se
descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor
descalificado y se le entrega copia del acta para que libere
su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la
fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta
original al presidente de la Comisin de Contrataciones.

38/88
Cdigo
P.10
Responsable
Actividad
Presidente del
Comisin de
Contrataciones
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las

cotizaciones, la garanta de la compra), y se revisa que lo
solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.
10.Una vez concluido el Acto Pblico de Recepcin y Apertura de

Ofertas:
10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos
los proveedores y por los miembros de la Comisin de
Contrataciones.
10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las
Secretaria de la
empresas que quedaron calificadas y por los miembros
Comisin de
de la Comisin de Contrataciones.
Contrataciones
11.Fotocopia el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas (Sobres A
y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de
Auditora Interna y unidad solicitante.
12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los
documentos consignados por los proveedores ms actas y los
introduce en el expediente de contrataciones.
13.Hace entrega de las ofertas a la Comisin Tcnica mediante
formato de entrega de ofertas para el anlisis y elaboracin del
informe.
14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la
contratacin + sobres A y B de las empresas calificadas para el
anlisis financiero y de recomendacin.

39/88
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el
anlisis de las ofertas calificadas en la Recepcin y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo
estipulado en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.
Normas Especficas
1. La Comisin Tcnica para el anlisis de las ofertas deber considerar un
presupuesto base segn los bienes o servicios a contratar.
2. La comisin tcnica tendr un lapso de dos (02) das hbiles para analizar las
ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) da hbil para concurso cerrado,
a fin de emitir opinin al respecto.
3. El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de elaborar el informe
financieros y de recomendacin de las empresas participantes, en un lapso de
cuatro (4) das para concurso abierto y tres (3) das para concurso cerrado.
4. La mxima autoridad deber otorgar la adjudicacin o declarar desierto el
procedimiento, deber dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la recepcin
del informe de recomendacin emitido por la Comisin de Contrataciones.
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-M07
Informe Financiero
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-M08
Informe de
Recomendaciones
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-M09
Acta de Adjudicacin
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-F05
Asignacin del
Compromiso de
Responsabilidad
Social
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico

40/88
Responsable
1.
2.
Comisin
Tcnica
3.
4.
Dpto. Compras
5.
Jefe de Compras
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
Actividad
Recibe del Secretario (a) de la Comisin de Contrataciones,
oficio con las ofertas recibidas.
Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas
en un da hbil para concurso cerrado y dos (2) das hbiles
para concurso abierto.
Elabora el informe tcnico proponiendo la mejor oferta del
servicio en cuanto a especificaciones tcnicas.
Entrega informe tcnico + ofertas recibidas al Jefe de
Compras.
Recibe de la Secretario (a) de la Comisin de
Contrataciones, expediente de la contratacin + sobres A y
B de las empresas calificadas, entrega a la Seccin de
Contrataciones e Importaciones para el anlisis financiero.
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones e
Importaciones
6.
Recibe expediente de la contratacin + sobres A y B de las

empresas calificadas, efecta anlisis y prepara el informe
financiero en un lapso de un (1) da hbil si es concurso
cerrado y dos (2) das hbiles si es concurso abierto.
Jefe Sectorial de
Compras
7.
Espera el informe de la Comisin Tcnica para elaborar el

informe de recomendacin.
Jefe de
Compras
8.
Jefe Sectorial de
Compras
9.
(Seccin
Contrataciones e
Importaciones)
10.
Recibe de la Comisin Tcnica el informe y remite a la

Seccin de Contrataciones e Importaciones para la
elaboracin del informe de recomendacin.
Recibe del Jefe de Compras, el informe de la Comisin
Tcnica y en un (1) da hbil elabora el informe de
recomendacin.
Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratacin +
sobres A y B, Informe Financiero y Recomendacin +
Informe Tcnico (si es el caso).
Recibe expediente de la contratacin + sobres A y B,
Informe Financiero y Recomendacin + Informe Tcnico (si
es el caso), revisa lo recibido y firma dejando constancia en
el formato de cotejo.
Elabora convocatoria a los miembros de la Comisin de
Contrataciones de Bienes y Servicios para el anlisis y firma
de los informes financieros y recomendacin.
Jefe de
Compras/Comisin
de Contrataciones
11.
12.

41/88
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
Responsable
Miembros de la
Comisin de
Contrataciones
Bienes y
Servicios
13.
14.
15.
16.
Dpto. Compras
Jefe de Compras
17.
18.
Seccin
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial de
Compras
19.
20.
21.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad
En la fecha indicada en la convocatoria, se renen, analizan y
firman el Informe Financiero y Recomendacin.
Asignan el compromiso de responsabilidad social.
Devuelven documentos al Jefe de Compras para la
elaboracin del Acta de Adjudicacin o Declaratoria Desierta
(segn el caso).
Recibe Informe Financiero y Recomendacin firmados por los
miembros de la Comisin de Contrataciones y entrega a la
Seccin de Contrataciones e Importaciones para la
elaboracin del Acta de Adjudicacin o Declaratoria Desierta
(segn el caso).
Elabora Acta de Adjudicacin o Declaratoria Desierta dos (2)
originales y dos (2) copias (segn el caso) y anexa
documentos respectivos.
Remite mediante memorndum, Acta de Adjudicacin o
Declaratoria Desierta (segn el caso) con los documentos
respectivos para la firma de la mxima autoridad.
Si la contratacin es mediante Concurso abierto, Concurso
Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado
remite va correo, Acta de Adjudicacin
o Acta de
Declaratoria Desierta publica en la pgina web mdulo
Contrataciones Pblicas.
Si la contratacin es mediante adjudicacin directa, informa a
la empresa adjudicada.
Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta
de Adjudicacin + Informe de Recomendacin + Informe
Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de
contratacin.

42/88
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
22. Si la contratacin corresponde:
22.1. Adquisicin de bienes, entrega el expediente de la
contratacin al comprador asignado para elaborar
la orden de compra o contrato marco.
22.2. Si es servicio, remite mediante memorndum
copia acta de adjudicacin a la unidad solicitante
para la elaboracin del contrato. (ir paso 25)
23. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicacin +
Asignacin de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta
Declaratoria Desierta (segn el caso).
24. Remite a la Direccin de Extensin copia del Acta de
Adjudicacin + Asignacin de Compromiso de Responsabilidad
Social para su control y seguimiento.
Unidad
Solicitante
Jefe de Compras
Seccin
Contrataciones e
Importaciones
Jefe Sectorial de
Compras
25. Recibe copia del acta de adjudicacin, elabora contrato y hace

firmar por la mxima autoridad y el representante legal de la
empresa adjudicada.
26. Remite copia del contrato al Departamento de Compras para
su incorporacin al expediente
27. Recibe de la unidad solicitante, contrato de servicio y entrega
a la Seccin de Contrataciones e Importaciones para la
incorporacin al expediente de la contratacin
28. Recibe contrato de servicio, verifica el proceso de contratacin
ejecutado, extrae el expediente del archivo e incorpora el
contrato de servicio.
29. Archiva nuevamente el expediente

43/88
Cdigo
P.12
Elaboracin de la Orden de Compra
Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboracin y procesamiento de las
rdenes de compras, conforme la normativa vigente, a fin de dar respuesta a las
necesidades de las unidades acadmicas y administrativas.
Normas Especficas
1. La secretaria del Departamento de Compras mantendr actualizado el archivo de
los expedientes de compras y el control de las compras en proceso.
2. Al entregar la orden de compra al proveedor, la misma llevar anexo la carta
compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse
la adquisicin del bien.
3. Cuando las mercancas no fuesen entregadas en los lapsos establecidos, la
Universidad podr rechazar la entrega de mercanca faltante, rescindir el contrato y
reclamar al proveedor la indemnizacin estipulada en el contrato.
4. La Universidad podr conceder prrrogas para la entrega de la mercanca, siempre
que el proveedor lo solicite por causa justificada.
5. El expediente segn la modalidad de contratacin deber contener:
1. Requisicin
2. Acta de Inicio
3. Pre-Compromiso
4. Invitacin
5. Ofertas.
6. Anlisis de Ofertas
7. Informe de Recomendacin
8. Aprobacin Comisin Informtica (si fuere el caso)
9. Aprobacin Direccin de Planta Fsica (si fuere el caso)
10. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (segn el caso)

44/88
Cdigo
P.12
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-F04
Orden de
Compra
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
MC-M11
Carta Compromiso
Proveedor
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
Fsico
Responsable
Actividad
Comprador
1. Revisa el expediente de la contratacin a procesar; Ingresa al

Sistema
Integrado
Administrativo
(SIAD),
transcribe
la
informacin referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden
(es) de compra (s) en original y cinco (5) copias.
2. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos
respectivos.
3. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la informacin
contenida y chequea que los soportes estn completos, segn el
tipo de compra.
4. De estar todo correcto, conforma la misma y entrega al Jefe de
Compras.
5. Genera relacin en el SIAD en original y copia.
Jefe de
Compras
Secretaria
6. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la

contratacin, verifica e ingresa al sistema SIAD, aprueba y firma.
7. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al
expediente para el envo a la Direccin de Finanzas.
8. Recibe orden de compra + expediente de la contratacin.
9. Entrega orden de compra + expediente de la contratacin al
Director de Servicios Generales para la firma
y enva a la
Direccin de Finanzas junto a la relacin elaborada en SIAD, en
original y copia.
10.Archiva copia la relacin.

45/88
Cdigo
P.12

Responsable
Actividad
11.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la

Direccin de Finanzas, registra en el sistema la entrada y coteja
que los soportes recibidos concuerden con los enviados con
anterioridad.
a. Si la condicin de la orden de compra es devuelta:
11.1. Revisa el motivo de la devolucin y entrega al Jefe de
Compras. (Ir paso 12)
11.2. Si la condicin de la orden de compra es aprobada:
a. Elabora va SIAD comprobante de entrega de la
orden, el cual indica: nombre de la empresa, N de
Secretaria
Rif, N de orden, Fecha de entrega y fecha de
vencimiento.
b. Se comunica con el proveedor para que retire copia
de la orden de compra y firme el comprobante de
entrega.
c. Archiva relacin en el expediente segn el proceso
realizado.
d. Remite original a la unidad acadmica-administrativa
junto a memorando de remisin.
e. Enva copia de la orden de compra
junto a un
memorando de remisin a las unidades siguientes:
1era. Copia a Contabilidad Presupuestaria.
2da. Copia a Contabilidad Financiera.
3ra. Copia Expediente del Proveedor.
4ta. Copia Archivo Departamento
5ta. Copia Bienes Nacionales.
f. Archiva expediente de la contratacin.
12.Recibe orden de compra devuelta, revisa, analiza y consulta al
comprador sobre el particular. De ser necesario se comunican con
Jefe de
la unidad ejecutora.
Departamento
13.Decide junto al comprador sobre la situacin y entrega a la
secretaria documentos remitidos por la Direccin de Finanzas
para efectuar las correcciones segn el caso planteado.
46/88
Cdigo
P.12
Responsable
Secretaria
Actividad
14.Recibe los documentos devueltos por la Direccin de Finanzas,
ingresa al sistema SIAD, actualiza el status de la orden de
compra.
15.Enva nuevamente los documentos a la Direccin de Finanzas
para su revisin.

47/88
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Cdigo
P.13
Elaboracin Contrato Marco

Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboracin del Contrato Marco
conforme la normativa vigente, a fin de dar respuesta a las necesidades de las
unidades acadmicas y administrativas.
Normas Especficas
1. El contrato marco contendr como anexo el listado de materiales adjudicados segn
la modalidad de contratacin.
2. El contrato marco podr tener una duracin correspondiente a un perodo fiscal.
Cdigo
Descripcin
MC-M10
Contrato Marco
Origen
Responsable
Medio
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
Responsable
Comprador
Actividad
1. Revisa el expediente de la contratacin a procesar, elabora
contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo
1).
2. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y enva con
memorndum para la firma del Rector.
3. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la
empresa adjudicada para la firma del contrato.
4. Una vez firmado el contrato, distribuye de acuerdo a lo siguiente:
a. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s)
b. Un Original Expediente de la Contratacin
c. Una Copia a la Direccin de Finanzas
5. Entrega expediente de la contratacin a la Secretaria para su
archivo.

48/88
Cdigo
P.14
Emisin Orden de Servicio

Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos
por las unidades acadmicas-administrativas mediante orden de servicio ante los
proveedores adjudicados segn contrato marco.
Normas Especficas
1. La ejecucin del contrato marco lo realizar el Departamento de Compras mediante
la emisin de orden de servicio para los proveedores adjudicados.
2. La orden de servicio deber ser anexada al expediente de la contratacin.
Cdigo
Descripcin
MC-F06
Orden de Servicio
Origen
Responsable
Medio
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
Responsable
Actividad
Comprador
1. Recibe requisiciones + pre-compromisos segn el cronograma

establecido por el Departamento de Compras para la
administracin
del
Contrato
Marco
segn
los
rubros
centralizados, organiza segn los rubros.
2. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas
adjudicadas en las diferentes modalidades de contratacin.
3. Solicita mediante comunicacin escrita va fax o correo
electrnico nueva oferta a los proveedores, a fin de constatar
los precios actuales vs iniciales, para determinar variaciones.
4. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efecta
anlisis comparativo de los precios ofertados.
5. Ingresa al SIAD, mdulo de compra y elabora orden de servicio.
6. Imprime un original y dos copias de la orden de servicio; firma y
hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello.

49/88
Cdigo
P.14
Emisin Orden de Servicio
Responsabl
e
Comprador

Actividad
Entrega orden de servicio a los proveedores.
Si es personal, entrega original al representante de la empresa y hace firmar
la copia en seal de recibido.
De lo contrario, remite por fax o correo electrnico solicitando acuse de recibo
por la misma va.
Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y
posterior pago al proveedor.
Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas +
copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratacin.

50/88
Cdigo
P.15
Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra

Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o
modificaciones de las rdenes de compras, segn lo establecido en la normativa
interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades acadmicasadministrativas.
Cdigo
Descripcin
F-03 (Manual FR.)
Apartado
Presupuestario
Origen
Responsable
Medio
Unidad
Ejecutora
Jefe de la Unidad
Electrnico
Fsico
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
1. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificacin

Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden
de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso)
+ Memorndum de remisin.
2. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos.
3. Entrega al Jefe de Departamento.
4. Recibe solicitud de modificacin o anulacin de orden de
compra, revisa e ingresa al sistema para la realizar el
movimiento respectivo y firma.
5. Entrega los documentos a la secretaria para la distribucin.
6. Recibe los documentos segn el movimiento efectuado.
Formato de Modificacin Presupuestaria en original y tres
(3) copias.
copia de la orden de compra.
formulario anexo orden de compra (de ser el caso)
Memorandum de remisin
Relacin emitida por el jefe de compra.
7. Hace firmar por el Director de Servicios Generales.
8. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el
SIAD, elabora relacin de salida de documentos y remite a la
Direccin de Finanzas para la revisin.
Secretaria
Jefe de
Departamento
Secretaria

51/88
Cdigo
P.15
Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secretaria
Actividad
9. Recibe copia de la relacin de salida de documentos firmada en
la Direccin de Finanzas y archiva como soporte del trmite
efectuado.
10.Una vez revisado por la Direccin de Finanzas, recibe
modificacin presupuestaria, copia orden de compra y relacin
de envo.
11.Da entrada en el SIAD.
12.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se
corresponda con los enviados. De faltar algn documento, realiza
las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situacin.
13.Distribuye original de la modificacin presupuestaria de la
siguiente manera:
13.1. Si es una modificacin por incremento o disminucin a
la Orden de Compra se entrega al proveedor.
13.2. Si es una modificacin de datos o anulacin de la orden
de compra, se archiva en el Departamento.
14. Remite copia del formulario modificacin presupuestaria a las
siguientes unidades:
14.1.1.1. 1era. Copia Contabilidad Presupuestaria.
14.1.1.2. 2da. Copia Contabilidad Financiera.
14.1.1.3. 3ra. Copia - Unidad Ejecutora
14.1.1.4. 4ta. Copia Bienes Nacionales
14.1.1.5. 5ta. Copia Expediente de la contratacin.
Dado firmado y sellado en el saln de Sesiones del Consejo Universitario de la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesin N 2158,
Ordinaria, celebrada el da de 26 de octubre dos mil once.
Dr. Francesco Leone Durante

Rector
Dr. Francisco Ugel Garrido

Secretario General

52/88
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
FORMATOS Y MODELOS

53/88

Cdigo
MPC-01
Fecha
Septiembre
2011
FORMULARIOS
Formatos
Cdigo
MC-F01
MC-F02
MC-F03
MC-F04
MC-F05
MC-F06
MC-F07
Descripcin
Requisicin
Entrega de Requisiciones y Recepcin de Ofertas
Anlisis de Ofertas
Orden de Compra
Asignacin Compromiso Responsabilidad Social
Orden de Servicio
Control de Asistencia Empresas
Modelos
Cdigo
MC-M01
MC-M02
MC-M03
MC-M04
MC-M05
MC-M06
MC-M07
MC-M08
MC-M09
MC-M10
MC-M11
Descripcin
Invitacin
Acta de Inicio
Convocatoria
Pliego de Condiciones
Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas
Observaciones del Proveedor
Informe Financiero
Informe Recomendacin
Acta de Adjudicacin
Contrato Marco
Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor)

54/88
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
FORMATOS

55/88
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
Requisicin Nro.
Compromiso Nro.
Fecha
REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS

RO
Cdigo Unidad
Solicitante
Cdigo Unidad
Ejecutora
RC
Unidad Solicitante
Nombre del Solicitante
Firma del Solicitante
Responsable de la Unidad Ejecutora
Firma
Destino de lo solicitado
Codificacin del
Material
DETALLE DE LA SOLICITUD
Descripcin del Material
Unidad de
Medida
Cantidad
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato N 1

56/88
Unidad Solicitante:
LISANDRO ALVARADO
No. de Requisicin:
Fecha:
No. de Licitacin:
Fecha de Vencimiento
Entrega de Requisiciones y Recepcin de Ofertas

Requisicin
Proveedor
Fecha de
Entrega o
Envo
Nombre de
quien recibe
No. de Fax
Recepcin de Ofertas
Consignado
Fecha
Recibida por
por la
Unidad
Observaciones

57/88
LISANDRO ALVARADO
Unidad Solicitante:
Cdigo:
No. de Requisicin:
Pag.
Fecha:
ANALISIS DE COTIZACIONES
PROVEEDORES
CODIFICACIN
tem
Cdigo
Pres.
Cantidad
Partida
Genrica
Especifica
SubEspecifica
Unidad de
Medida
Precio Unitario
Importe
Seleccin
del
Producto
Precio Unitario
Importe
Seleccin
del
Producto
Precio Unitario
Importe
Selecci
n del
Product
o

58/88
ORDEN DE COMPRA
LISANDRO ALVARADO
Nro.
Fecha:
DATOS DEL PROVEEDOR

Nombre
Rif
Direccin
DATOS DEL PEDIDO

Entrega
Condiciones de Pago
Lugar
Fecha
DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE

Nombre de la Unidad
Cdigo
Jefe de la Unidad
DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO

Nombre de la Unidad
Cdigo Unidad
Ejecutora
Genrica
CODIFICACION DEL
MATERIAL
Elaborado
Direccin
CODIFICACIN PRESUPUESTARIA
Partida
REN
OC
Cdigo
Especfica
DESCRIPCION DEL MATERIAL
Jefe de Compras
Orig. Proveedor
Sub- Especfica
Control
UNIDAD
DE
MEDIDA
CANT
Importe
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
Total Sin I.V.A.

Total I.V.A.
Importe de la Orden
Director de Servicios Generales
Materiales o Servicio
Fecha
Recibido por
Contabilidad Presupuestaria
Exp. Proveedor
Arch. Numrico
Unidad. Solic
Bienes Nac.
Contabilidad Financiera

59/88
UNIVERSIDADCENTROCCIDENTALLISANDROALVARADO
VICERRECTORADOADMINISTRATIVO
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre
2011/ Formato N 4
COMISINDECONTRATACIONES
ASIGNACINCOMPROMISODERESPONSABILIDADSOCIAL(CRS)
CONCURSO:
FECHAREALIZACION:
COMPAACONTRANTE:
MONTO
DE
CONTRATACIN
PERODODEEJECUCIN
COMPROMISODERESPONSABILIDADSOCIAL
1. ProyectosdeDesarrolloSocioComunitario
2. Creacindenuevosempleospermanentes
3. Formacinsocioproductivadeintegrantes
delacomunidad.
4. Ventadebienesapreciossolidariosoal
costo
5. Aportes en dinero o especies a programas
sociales determinados por el Estado o
Institucionessinfinesdelucro
6. Cualquierotroproyectosocial.
OBSERVACIONES: Vo Bo. Comisin

ContratacionesUCLA:
LA MONTOCRS:
ACTIVIDADESAEJECUTAR
de Responsable
Contratante
Empresa Fecha:
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato N 5

60/88
LISANDRO ALVARADO
Contrato
Marco
Nro. Proceso de
Contratacin
Nombre de la Empresa
Unidad Ejecutora
Representante Legal
Responsable de la Unidad Ejecutora
Destino de lo solicitado
Cantidad
Unid/Med
DETALLE DE LO SOLICITADO
Descripcin
Prec.Unit
Total
Sub-Total
IVA
Total Factura
Departamento de Compras
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato N 6

61/88
LISANDRO ALVARADO
COMISIN DE CONTRATACIONES
Barquisimeto-Estado Lara
CONTROL DE ASISTENCIA
Descripcin de la Contratacin:
EMPRESA
REPRESENTANTE
FECHA
Observaciones:

62/88

Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
MODELOS

63/88
LISANDRO ALVARADO
COMISION DE CONTRATACIN
INVITACIN
Barquisimeto,
de ______ 201__
Sres._____________________________________
Representantes de la Empresa: ________________
Ciudad.-
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de invitarle a participar en

la ___________________ No ______ correspondiente a _______
___________________.
Las empresas interesadas, deben tener en cuenta que la calificacin tcnico
administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:
Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la

UCLA.
Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social.
Presentar Garanta de Fiel Cumplimiento.
Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales:

Descripcin
Condiciones de
entrega o
ejecucin
Tiempo de
validez de la
oferta
Criterios de
evaluacin
de
El oferente deber presentar su propuesta citando el respectivo No
_________________, a ms tardar el da ___________ a las ______, en la siguiente
direccin: ___________________________________________________________.
Atentamente,
Presidente de la Comisin de Contrataciones
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo N 1

64/88
LISANDRO ALVARADO
COMISION DE CONTRATACIN
ACTA DE INICIO
Hoylunes___________________,siendolas__________,enconcordanciaaloestablecidoenel
artculo107delaLeydeContratacionesPblicasysuReglamento,sedainicioalprocedimiento
de contratacin Nro. __________________ relacionado con (nombre de la modalidad de
contratacin)porunmontoestimadode________________.

Lasempresasseleccionadasfueron:
NombreEmpresa
NivelEstimadodeContratacin
CalificacinFinanciera
El proceso de contratacin se realizar de acuerdo al siguiente cronograma:

(Descripcin del cronograma segn la modalidad de contratacin)
En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisin de

Contrataciones:
_______________________
Presidente
___________________________
Secretario (a)
_______________________
Miembro
______________________
Miembro
__________________________
Miembro
__________________________
Miembro

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Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado
DireccindeServiciosGenerales
Departamento de Compras
No.
Para:
Fecha:
De:
Asunto: Convocatoria
REF.ConcursoAbiertoN.(ColocarDescripcin).
Me dirijo a usted, en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES,

correspondiente a la referencia arriba indicada, la cual se efectuar el da __________, a
las __________ en el ____________________________
Agradeciendo su presencia, me suscribo de usted,
Atentamente,
Presidente
Comisin de Contrataciones
Una voz del pensamiento

Av. Morn entre 21 y 22 Quinta Morelyz, telfono, fax, 0251-2591484-2591486

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LISANDRO ALVARADO
Barquisimeto Estado Lara
COMISIONDECONTRATACIONES
PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO

ACTO UNICO DE RECEPCIN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONMICA
CONCURSO CERRADO N.
Objeto:
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo N 4

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Barquisimeto,
CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIN
Concurso Cerrado N.
Objeto:
Solicitud de Aclaratorias:
Las dudas debern ser remitidas al correo electrnico: compra@ucla.edu.ve, y
sern respondidas por esta misma va al email que a tal efecto haya indicado cada
participante.
Acto Pblico de Recepcin y Apertura de la Oferta Econmica:

Fecha:
Hora:
Lugar:
Modalidad:
Acto nico

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Estimados Seores:
Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas,
Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros.
La Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, participa a las Empresas o

Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Prestadoras de Servicios y Productores de
Seguros, inscritas en la Superintendencia de Seguros, con experiencia en el ramo
asegurador, basndose en lo establecido en la Constitucin de la Repblica Bolivariana
de Venezuela, Ley de Contrataciones Pblicas, publicada en Gaceta Oficial N.39.165
de fecha 24-04-2009, Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas, publicado en
Gaceta Oficial N.39.181 de fecha 19-05-2009, Decreto 4998, y por las dems Leyes y
Normas Internas de la UCLA, que el proceso de CONCURSO CERRADO N.
________ , para la ______________________, se realizar mediante la modalidad de
exigir en un mismo acto la presentacin de la voluntad de participar y la documentacin
necesaria, la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES
DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO, el da
___________ a las _________-., en el _________________________________________.
1. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO.
El presente Concurso Cerrado, tiene por Objeto la Contratacin de

______________________desde el __________ hasta el ____________. Las
necesidades a satisfacer por la Universidad a travs de este Concurso Cerrado, es la de
garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Acadmicas, de Investigacin,
Extensin y Administrativas, mediante una Eficiente y Eficaz prestacin del Servicio de
___________________. La Contratacin de _______________________________,
debern ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las caractersticas
tcnicas y de servicios a realizar, periodicidad y condiciones que se detallan en l, las
cuales revisten de carcter contractual ante futuras acciones legales.
Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado debern estar Inscritas
en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No
Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolvares Fuertes
(Bs.F. 10.000.000,); Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen
de Solvencia.
2. CRITERIOS GENERALES:
a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de seleccin de un
proveedor para la prestacin del servicio requerido, en tal sentido las Compaas
de Seguros slo podrn presentar una nica oferta bien por si misma o bien a
b) travs de un nico intermediario (productores, corredores de seguro sociedades
de corretaje) debidamente autorizado para ello.

c) Los Productores, Corredores o Sociedades de Corretaje slo podrn presentar una

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oferta en nombre y representacin de una (01) Empresa de Seguros, es decir, no

podrn actuar en representacin de varias compaas de seguros dentro del mismo
proceso.
El acto de contratacin tendr como modalidad, acto nico con apertura de sobres,
contentivos de manifestacin de voluntad de participar, documentos de
calificacin y ofertas. En este mecanismo la calificacin y evaluacin sern
realizadas simultneamente. La descalificacin del oferente, ser causal de
rechazo de su oferta.
Con posterioridad a la presentacin de los documentos requeridos en este proceso,
la Comisin de Contrataciones podr solicitar por escrito a las empresas
participantes, la informacin adicional que considere conveniente para aclarar o
complementar la documentacin consignada.
La oferta y dems documentos que formen parte integrante de sta, debern estar
redactados en idioma espaol.
Los servicios prestados, debern cumplir con la normativa legal vigente en el pas.
No se admitirn propuestas alternativas y/o condicionadas, que no estn apegadas
a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. Los
oferentes debern presentar sus ofertas en los renglones descritos en las
especificaciones de la Contratacin. La Comisin de Contrataciones de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, evaluar las ofertas y
otorgar la Adjudicacin, a la Oferta que reporte mayores beneficios a la
Institucin, siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos
Jurdicos, Econmicos, Financieros y Tcnicos.
d)
e)
f)
g)
h)
3. PRESENTACIN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos debern ser presentados en el orden solicitado, debidamente firmados en
cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable), y sern colocados de forma
ordenada en carpetas encuadernadas, con separadores, que sern consignadas en sobres
cerrados y sellados. Dichos sobres sern identificados de la siguiente forma:
Sobre A:
Sobre B:
Aspectos Legales, Tcnicos y Financieros.

Oferta Econmica.
Los referidos sobres sern identificados con la siguiente etiqueta:

NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________
CONCURSO CERRADO N: ____________

SOBRE: ________________________________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________
CONTENIDO DEL SOBRE A
TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE
SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL), CADA UNA EN
CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS.

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ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS.

1. Original y Copia de la Carta de Manifestacin de Voluntad de participar en el
Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona
debidamente Autorizada para tal fin.
2. En caso de que el Representante Legal no asista al acto, ste deber Autorizar mediante
Comunicacin escrita firmada por l en Original y Copia a la Persona que lo
representar indicando el nombre, apellido, cdula de identidad y nacionalidad de quien
lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado.
3. Original y Copia de la Cdula de Identidad del Representante Legal de la Empresa,
Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado.
4. Copia del Registro Mercantil, Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva
publicaciones y modificaciones si las hubiere.
5. Copia de la Direccin, Telfonos, Fax, e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros.
6. Copia del Certificado de Inscripcin (Vigente) ante la Superintendencia de
Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. de Credencial del Productor o Corredor
de Seguros (Vigente).
7. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado debern presentar
Copia de la documentacin que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido
(PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolvares Fuertes (Bs.F.
10.000.000,); Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen
de Solvencia.
8. Las Cooperativas debern consignar en conjunto con la informacin solicitada Copia
del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional
de Cooperativas (SUNACOOP), establecido en el Artculo 90 de la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas, publicada en Gaceta Oficial No. 37.285 de fecha 18 de
Septiembre de 2001.
9. Las Empresas debern presentar una Declaracin Jurada firmada por su Representante
Legal en Original y Copia, donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de
2009 a la fecha de este Concurso Cerrado, en las siguientes obligaciones: RIF,
INCES S.S.O., Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa, y la
Solvencia Laboral, Certificado de Inscripcin en el Sistema Nacional de
Contrataciones. En esta Declaracin Jurada se deber indicar lo siguiente: Queda
entendido que la Universidad podr descalificar a la empresa participante si sta a la
fecha sealada por esta Institucin no consigne los Originales de las Solvencias y
dems Documentos citados en esta Declaracin Jurada, sin que esta accin de lugar a
10. reclamo alguno ante cualquier Organismo Pblico y Tribunales de la Repblica por
parte de esa empresa.
11. Copia de la Declaracin de Impuesto sobre la Renta, correspondiente al ltimo
ejercicio econmico.
12. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Pblico y Visados
por el Colegio de Contadores Pblicos, correspondientes a los tres (3) ltimos
Ejercicios Econmicos, salvo que la constitucin de la Empresa sea menor a un ao.
13. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA, recientes
para la fecha de recepcin de los documentos y apertura de sobres de este Concurso
Cerrado.

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14. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA, recientes
para la fecha de recepcin de los documentos y apertura de sobres de este Concurso
Cerrado.
15. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa,
Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestacin de este tipo de servicio
indicando: Clientes, Telfonos, Direccin y Fechas de Prestacin.
16. Original y Copia de Comunicacin escrita mediante la cual se aceptan los trminos y
condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus
respectivos anexos que forman parte integral del mismo.
NOTAS IMPORTANTES:
a. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre A referido a los
ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS, es causal inmediato de descalificacin
del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado.
b. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la
____________________, desde el ________ hasta el ___________, deber presentar
como requisito indispensable los Originales de la documentacin solicitada en los
Aspectos Legales y Financieros Numerales 4, 6, 7, 8, 9, 10 y 11, para su respectiva
verificacin; la no presentacin de la misma a la fecha sealada por la Universidad
es causal inmediato de descalificacin del Oferente como participante en este
proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales
por parte de los Oferentes, se exhorta a las Empresas o Cooperativas y
Productores a no descuidar la presentacin total de los requerimientos
anteriormente descritos.
CONTENIDO DEL SOBRE B:
EN ORIGINAL Y ACOMPAADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS
DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS.
OFERTA ECONOMICA.
1. Presentacin del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para
____________________________ desde el _________ hasta el ______________,
discriminadas segn las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo
No. 1.
2. La Oferta Econmica debe estar debidamente firmada en cada una de sus pginas por el
Representante Legal de la Empresa, Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin.
3. Currculum detallado de la persona, productor o agente de seguro autorizado por la empresa
aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado, acompaado de las direcciones de los
Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestar la debida atencin.
4. La empresa propondr solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso
Cerrado. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor, productor, corredor, por
cuanto el resultado de evaluacin del servicio prestado por este a la Universidad, ser imputado
a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado.
5. La Oferta Econmica se presentarn en moneda nacional (Bs.F) y deber ceirse estrictamente
a lo requerido en el Formato Anexo No. 1.
6. Declaracin de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social.

72/88
ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL.

Segn lo establecido en el Decreto N. 5.929, LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS, esta
Comisin decide que el Compromiso de Responsabilidad Social, derivado del articulado indicado
en la Ley, debe ser dirigido por la naturaleza de la contratacin. En este caso, se solicita que dicho
compromiso vaya dirigido a ____________________________________, los cuales sern
entregados a la Comisin de Contrataciones de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
o __________________________ el da _________________, en la Sala de Reuniones del
Vicerrectorado Administrativo. En este sentido, la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado. Queda entendido que el monto de _______________________, no puede afectar los
costos de la presente contratacin, de igual manera deben tener presente los oferentes, que la
Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad, la cual tendr
incidencia en la seleccin del contratista, en la oferta debe indicarse de manera explicita, la
donacin que aportar la empresa contratista.
NOTAS IMPORTANTES:
La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre B referido a la OFERTA
ECONOMICA, es causal inmediato de descalificacin del Oferente como participante en este
proceso de Concurso Cerrado.
INFORMACIN ADICIONAL:
a. No se aceptarn Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, y Prestadoras de
Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad
Universitaria en calidad de Personal Docente, Administrativo y Obrero (Activos y
Jubilados), as como Estudiantes bajo la condicin de Activos; ni aquellas empresas
referidas en el Artculo No 27 de la Normativa para la Adquisicin de Bienes o
Contratacin de Servicios en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
(UCLA); aprobada en Consejo Universitario en su Sesin No. 1759, Ordinaria, de fecha
07/03/2007, la cual citamos a continuacin:
Art. 8 No debern participar en las licitaciones pblicas, aquellas empresas
que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad.
Igualmente debern inhibirse de participar aquellas personas que tengan
nexos familiares con funcionarios de la Institucin responsable del proceso
de compras, pago, contrato, direccin y coordinacin de actividades
administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad.
b. En ningn caso se admitirn ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso
Cerrado despus de la hora fijada, ni se admitirn ofertas despus del da y la hora de consulta.
c. La Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado durante el estudio y anlisis de los
documentos presentados en los Sobres A y B, podr solicitar cualquier informacin
adicional que considere conveniente o necesaria, reservndose el derecho de modificar esta
convocatoria, extender los plazos, suspender este Proceso de Concurso Cerrado, rechazar
aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra
decisin que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo
alguno por parte de los participantes.

73/88
d. En caso de cualquier duda o informacin adicional relacionada con la Documentacin, los

Aspectos Legales y Financieros, el representante legal o autorizado de la Empresa, Cooperativa
y Otras Formas Asociativas, y Prestadoras de Servicios, debern ser remitidas al correo
electrnico compra@ucla.edu.ve, los das __________ al _____________ y sern respondidas
al email que haya colocado el participante, de igual forma las aclaratorias, dudas y cualquier
informacin o modificacin al Pliego de condiciones, referente al presente Concurso Cerrado, le
sern remitidas a todas las empresas invitadas.
GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS,
CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS.
Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Prestadoras de Servicios y Productores
de Seguros, debern presentar en ste Proceso de Concurso Cerrado, al momento de Abrir el Sobre
B, una Garanta de Mantenimiento de la Oferta de Servicio, mediante la presentacin de una
Fianza de Fiel Cumplimiento, otorgada por una Institucin Financiera o Empresa de Seguros,
debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA, por la suma de TRES
MIL BOLVARES FUERTES SIN CNTIMOS (Bs.F. 3.000,). La referida Fianza, debe ser a
nombre de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado y es obligatorio que en la misma se
identifique la Universidad en los siguientes trminos: La Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado, con sede en Barquisimeto Estado Lara, creada mediante Decreto del
Ejecutivo Nacional No. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967, publicado en Gaceta Oficial No.
28.475 de esa misma fecha.
RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE
SEGUROS.
Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros, sern responsables de sus actuaciones
de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y
REASEGUROS No. 1.545, publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA N 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y dems
Disposiciones de carcter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros.
DEVOLUCIN DE GARANTAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a
favor de la UCLA).
La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro, una vez cumplida con la
Universidad las obligaciones derivadas de la Contratacin de las Plizas de Seguros, si no
resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garanta definitiva y una vez
transcurrido el plazo de la misma, se proceder a la devolucin de la garanta.

74/88
LISANDRO ALVARADO
Acta de Apertura de Sobres
SOBRE A
Concurso ______________________
No.
REF.(DescripcindelConcurso)
Hoy lunes ___________________, siendo las __________, se reunieron en

_______________________de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, las
siguientes personas: __________________________ miembros principales de la Comisin de
Contrataciones de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, las Empresas
participantes, Observadores e invitados especiales, con la finalidad de proceder al acto de
aperturadesobrescorrespondientealConcurso(DescripcindelConcurso)
EMPRESASPARTICIPANTES
EMPRESA
REPRESENTANTENo.C.I.FIRMA
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
Una voz del Pensamiento

Direccin de Servicios Generales Dpto. de Compras
Av. Morn entre 21 y 22 Quinta Moreliz Telfonos: 2591484-2591486

75/88
LISANDRO ALVARADO
Acta de Apertura de Sobres
Concursos Abiertos 011/2009
OBSERVACIONESDELACOMISINDECONTRATACIONES
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En concordancia a lo establecido en el artculo 54 de la ley de Contrataciones Pblicas, el

cual seala una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las
manifestaciones de voluntad u ofertas, proceder en el acto fijado, a la apertura y
verificacin de su contenido, dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier
observacin que se formule al respecto.
En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisin de
Contrataciones:
Una voz del Pensamiento

Direccin de Servicios Generales Dpto. de Compras
Av. Morn entre 21 y 22 Quinta Moreliz Telfonos: 2591484-2591486

76/88
LISANDRO ALVARADO
COMITE DE CONTRATACIONES
HOJA DE OBSERVACIONES
Descripcin de la Contratacin
Empresa
Representante Autorizado:
Observaciones:

77/88
LISANDRO ALVARADO
Informe Financiero de las Empresas Participantes
Contratacin: __________________________________________
Hoy (colocar el da, fecha y ao) se elabora el informe financiero de

(cantidad en letras y nmero de las empresas analizadas) empresas las cuales
participaron en el proceso de concurso N______________ y se mencionan a
continuacin:
La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso)

Se realiza un anlisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de
Contrataciones Pblicas vigente, lo solicitado en el pliego de contratacin y los
estados financieros de cada una de las empresas.
Este informe expone los ndices y conclusiones de la evaluacin financiera

a las empresas que participaron en el proceso, cuya apertura de sobre se realiz
el (indicar el da, fecha y hora de realizacin). Considerando, el anlisis de los
estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirn los
indicadores que definirn la capacidad de contratacin, rendimiento de la misma,
as como, el grado de solvencia y endeudamiento que presentan.

78/88
(Descripcin de los diferentes ndices financieros de las empresas analizadas)

ndice de Solvencia y Liquidez
Rotacin de Cuentas por Cobrar
Rentabilidad
Rendimiento sobre los Activos
Endeudamiento
Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero
Nivel de Contratacin
Conclusiones del Anlisis
De conformidad con lo anteriormente expuesto, firman los integrantes del Comit

de Contrataciones.
Nombres y Cargo
C.I.
Firma

79/88
LISANDRO ALVARADO
Informe de Recomendacin
Contratacin: __________________________________________
Hoy (colocar el da, fecha y ao) reunidos en (indicar el lugar de reunin) de
la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, las siguientes personas
(mencionar las personas asistentes sealando su nmero de cdula), a los efectos
de analizar los aspectos legales, econmicos y financieros y las ofertas que
presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratacin arriba
indicado.
En fecha (colocar el da de la semana, fecha en letra y nmero, mes y ao,
lugar y hora), se procedi al acto de Recepcin nica de Ofertas Definitivas de
este proceso, seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas
participantes, las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos:
(Colocar la descripcin de la licitacin)

Empresas
Costo
Apegado a lo dispuesto en el artculo _____ de la Ley de Contrataciones

Vigente, se adopta los siguientes criterios generales: Evaluacin de aspectos
legales, econmicos, financieros y tcnicos; a su vez se evala experiencia
basado en la revisin de los documentos constitutivo de la empresa y los que
sustentan su vigencia legal, capacidad de contratacin y costo.

80/88
EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL
(Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto)
EVALUACION FINANCIERA
EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS
ANALISIS DEL COMIT DE CONTRATACIONES
(Este espacio est referido a las conclusiones del anlisis efectuado por la
Comisin Tcnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en
el proceso de contratacin)
De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comit de

Contrataciones de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Nombre y Cargo
C.I.

81/88
LISANDRO ALVARADO
ACTA DE ADJUDICACIN
CONCURSO __________N _______
En Barquisimeto, a los (colocar la fecha en letras y nmeros, mes y ao). El

Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, (nombre del Rector con
C.I.), en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias.
CONSIDERANDO
1. Lo recomendado por el Comit de Contrataciones en su informe de Adjudicacin N

________, al Concurso (describir el proceso de concurso sealando nmero del
proceso y fecha de realizacin).
ACUERDA
Otorgar la Adjudicacin a la empresa: (colocar el nombre de la empresa)

correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido
por el adjudicatario)
RECTOR
Elaborado por O y M/ Actualizacin Septiembre 2011/ Modelo N 9

82/88
LISANDRO ALVARADO
Vice Rectorado Administrativo
CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX
Entre la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, con sede en

Barquisimeto, Estado Lara, creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la
Repblica de Venezuela N 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la
Gaceta Oficial N 28.475, de esa misma fecha, representada en este acto por el
Rector, FRANCESCO LEONE DURANTE, venezolano, mayor de edad, con
domicilio en Barquisimeto, Estado Lara, Licenciado en Contadura pblica
identificado con la Cdula de Identidad N 5.239.425, electo para el cargo de
Rector de conformidad con lo previsto en el captulo III del Ttulo II del Reglamento
de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, segn consta en Acta de
Proclamacin y Juramentacin del 15 de mayo de 2006, inserta bajo el N 34,
Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notara Pblica Cuarta de
Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006, acorde con lo dispuesto en el artculo
26, numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artculo 12 del Reglamento de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, debidamente autorizado por el
Consejo Universitario en su Sesin Ordinaria N 1.672 de fecha 11 de enero de
2006, quien para los efectos de este contrato se denominar LA UNIVERSIDAD,
por una parte y por la otra, _________________________________., inscritas en
el
Registro
Mercantil
______________________________________________________________
Segn Acta de Adjudicacin otorgada en fecha ______________, perteneciente a

la modalidad de contratacin _________, representada en este acto por
__________________________________________________________, a quien
en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominar EL/LOS
PROVEEDOR (ES), se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO
MARCO en la Universidad, el cual se regir por las siguientes clusulas:
PRIMERA: OBJETO
1.1.
El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y

entrega del material que soliciten las diferentes unidades acadmicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales sealadas en
el pliego de condiciones.

83/88
1.2.
Forman parte integrante del presente contrato, las condiciones especficas

sealadas en el pliego de condiciones anexo.
SEGUNDA: PRECIO
2.1. VIGENCIA
Los precios acordados para el suministro de requerimientos sern los que se
deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que
resulten adjudicados, tendrn una vigencia de tres (3) meses, la cual podr
ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisin gubernamental que
afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria, impuestos, entre
otros. De producirse tal decisin ambas partes revisarn y ajustarn este
contrato.
2.2. VARIACIN DEL PRECIO
En los trimestres sucesivos los proveedores podrn ofertar nuevos precios

por la razn expuesta en el numeral 2.1. anterior mediante comunicacin
dirigida a la Comisin de Contrataciones, explicando las razones del
incremento. sta ser analizada de acuerdo al procedimiento que a tal
efecto, seale el pliego de condiciones, en un perodo no mayor de diez (10)
das calendarios.
Vencido este trmino, en caso de que no exista una comunicacin por parte
de la UCLA, se dar como aprobada la nueva lista de precios.
TERCERA: SUMINISTRO
3.1. VARIACIN DEL SUMINISTRO

Se podrn introducir incrementos sustanciales a las cantidades o nmero de
unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco, en
la medida que las unidades acadmicas-administrativas as lo requieran y se
cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva.

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CUARTA: MATERIAL
4.1. ENTREGA
Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma
trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones tcnicas. Los
proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a
los requerimientos de las unidades acadmicas-administrativas, a travs del
Departamento de Compras, respetando las especificaciones tcnicas y
condiciones de la oferta.
4.2. LAPSO DE ENTREGA

EL PROVEEDOR, se compromete a suministrar el material a las unidades
acadmicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) das calendario,
garantizando su calidad y perfecto funcionamiento, as como tambin el
cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a
equipos y maquinarias, de ser el caso.
4.3. STOCK
EL PROVEEDOR, se compromete a mantener en su stock el material

especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicacin.
En caso de Emergencia o imprevistos, el material debe ser entregado en un
tiempo no mayor a 24 horas a la unidad acadmica-administrativa. Asimismo,
la unidad acadmica-administrativa podr en caso de ser necesario, enviar
un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR.
4.4. GARANTA DEL MATERIAL

EL PROVEEDOR, conviene en dar una garanta de acuerdo a las
caractersticas del material, por defecto de fabricacin del mismo, desde la
fecha de facturacin (entrega) del material vendido, debiendo determinar de
comn acuerdo, las causas que originan el reclamo de garanta. La opinin
del fabricante ser determinante para el trato de la garanta.

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QUINTA: CONDICIONES DE PAGO

5.1. PAGO
Todos los materiales incluidos en el presente contrato sern pagaderos en un
plazo no mayor a 15 das calendario, a partir de la fecha de recepcin de la
factura por parte de la unidad acadmica-administrativa
SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO
6.1. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. Cualquiera de las
partes si as lo deseare, puede dar por terminado este contrato, dando aviso
a la otra parte con una anticipacin de 30 das. Queda entendido que el
contrato mantendr su vigencia durante el periodo de aviso.
6.2. Son causales de terminacin anticipada de este contrato las sealadas en el
artculo 127 de la Ley de Contrataciones Pblicas y los artculos 190,191 y
193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. En dicho caso se
levantar un acta en la que se consignar las circunstancias que la han
motivado y la situacin de hecho derivada de la misma.
SEPTIMA: SEGUIMIENTO
7.1.
La Universidad, a travs del Departamento de Compras, designar un

funcionario que realizar labores de supervisin y vigilancia en los trminos
siguientes:
Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisin de los pagos.
Cumplimiento de especificaciones.
Servicio o atencin al cliente.
Cumplimiento de garantas.
Servicio Tcnico.
7.2.
Corresponde a los proveedores seleccionados la obtencin de las

autorizaciones y solvencias, tanto oficiales como particulares que se
requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato; as
como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades
acadmicas-administrativas de la UCLA.
7.3. EL PROVEEDOR, se somete a las evaluaciones que debern efectuar las

unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, segn el
instrumento de Evaluacin de Proveedores emitido por el Sistema Nacional
de Contratistas.

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OCTAVA: GARANTA DE FIEL CUMPLIMIENTO

El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato, una FIANZA O
GARANTA DE FIEL CUMPLIMIENTO, emitida por una Institucin Bancaria o
Empresa de Seguros, debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a
favor de LA UNIVERSIDAD, por un monto equivalente al 15% del monto del
contrato por concepto de Fiel, Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las
Obligaciones contenidas en las Clusulas del Contrato a suscribir con LA
UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratacin. La referida Fianza
debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD. As mismo es obligatorio que en la
misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes trminos: La
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, con sede en Barquisimeto
Estado Lara, creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. 980 de fecha 07
de Noviembre 1967, publicado en Gaceta Oficial No. 28.475 de esa misma fecha.
En prueba de conformidad de cuanto antecede, firman y rubrican el presente
contrato, en todas sus hojas, por duplicado, de un mismo tenor y a un solo efecto,
en Barquisimeto a.
POR LA UCLA
POR EL PROVEEDOR

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Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado
Vice-Rectorado Administrativo
Direccin de Servicios Generales
Departamento Compras
COMPROMISO DEL PROVEEDOR

Seor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y
condiciones siguientes:
La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado es de Contado o Crdito.
Los materiales, equipos o servicio que sean adquiridos estarn sujetos a ser
inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.C.L.A.
Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales, equipos o servicio; debe
informar por escrito a la Unidad Solicitante.
Al momento de la entrega de materiales, equipos o servicio; debe presentar la
Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garanta
Si la Cotizacin es por un aparato o equipo indique:
a) Plazo de la Garanta _____________________________________________

b) Garanta de Repuestos en el mercado _______________________________
Indique Plazo de la entrega de materiales, equipos o servicio, para ser contados a
partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________
Indique si prestan mantenimiento________________________________________
Nota: Si su oferta es acertada Ud.(s) recibir(n) una Orden de Compra oficial, prenumerada, sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios
Generales. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de
cualquier otra forma (Cuando es por esta Va).
El incumplimiento por parte de EL PROVEEDOR, de algunas de puntos aqu escritos,
podr dar origen a la rescisin total o parcial de la Orden de Compra por parte de LA
UNIVERSIDAD, quedando sobreentendido que EL PROVEEDOR acepta lo
expuesto en este compromiso.
Firma Autorizada
Fecha

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Manual de Normas y Procedimientos Del Departamento de Compras 2158

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