Anda di halaman 1dari 67

BAGIAN PENGEMBANGAN PEGAWAI

SETDITJEN PERBENDAHARAAN

2011
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

2011 Bagian Pengembangan Pegawai

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... 2
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................... 5
BAB I ...................................................................................................................................................... 9
Menggunakan Mail Merge dan Label ....................................................................................................... 9
1.1 Membuat Mail Merge dengan Cara Manual .................................................................................. 10
a) Tahap Pembuatan Dokumen Master ........................................................................................... 10
b) Tahap Pembuatan DataSource .................................................................................................... 11
c) Proses Penggabungan (Merge) ................................................................................................... 12
1.2 Membuat Mail Merge dengan Wizard .......................................................................................... 15
1.3 Mencetak Dokumen Mail Merge .................................................................................................. 20
a) Edit Individual Documents ......................................................................................................... 21
b) Print Documents ........................................................................................................................ 22
c) Send E-mail Messages ............................................................................................................... 22
1.4 Mail Merge dengan Rule .............................................................................................................. 23
a) If ... Then ... Else .................................................................................................................... 23
b) Next Record If ....................................................................................................................... 24
c) Skip Record If ........................................................................................................................ 24
1.5 Mengedit Daftar Penerima atau Data Source pada Mail Merge ..................................................... 25
a)

Mengedit Daftar Penerima ...................................................................................................... 25

b) Menambah Daftar Penerima ....................................................................................................... 29


c) Menghapus Daftar Penerima ...................................................................................................... 29
d) Mencari Daftar Penerima ........................................................................................................... 29
e) Kostumisasi Kolom .................................................................................................................... 29
1.6 Membuat dan Mencetak Label...................................................................................................... 30
LATIHAN ......................................................................................................................................... 33
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 2 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB II Menggunakan Fasilitas Field ..................................................................................................... 36


2.1 Menambahkan Field Date pada Dokumen .................................................................................... 37
2.2 Menambahkan Field Time pada Dokumen.................................................................................... 37
2.3 Memperbaharui Field pada Dokumen ........................................................................................... 38
2.4 Mengubah Field pada Dokumen ................................................................................................... 38
2.5 Menghapus Field pada Dokumen ................................................................................................. 39
2.6 Mengunci Field pada Dokumen .................................................................................................... 39
2.7 Menambahkan Field Fill-in pada Dokumen .................................................................................. 39
2.8 Menggunakan Field Ask pada Dokumen ...................................................................................... 40
2.9 Menggunakan Field Ref pada Dokumen ....................................................................................... 41
LATIHAN ......................................................................................................................................... 42
BAB III Cetak Dokumen ....................................................................................................................... 43
3.1.Mencetak Dokumen ..................................................................................................................... 43
LATIHAN ......................................................................................................................................... 43
BAB IV References Option................................................................................................................... 44
4.1 Table of Contents ......................................................................................................................... 44
4.2 Footnotes ..................................................................................................................................... 46
4.3 Citation & Bibliography ............................................................................................................... 47
LATIHAN ......................................................................................................................................... 49
BAB V Menyisipkan Dokumen Ms. Excel dan Ms. Power Point kedalam Dokumen Ms. Word.............. 51
BAB VI Membuat Chart dengan Microsoft Word 2007 .......................................................................... 56
LATIHAN ......................................................................................................................................... 58
BAB VII Menggunakan Hyperlink ........................................................................................................ 60
LATIHAN ......................................................................................................................................... 62
BAB VIII Cara Membuat File PDF Dengan Microsoft Word 2007 ......................................................... 63
8.1 Instalasi add-ins PDF ke Microsoft Word 2007 apabila belum terinstal. ........................................ 63
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 3 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

8.2 Cara memmbuat file PDF dengan Microsoft Word 2007............................................................... 65


LATIHAN ......................................................................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................ 67

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 4 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Alur Kerja Mail Merge .............................................................................................................
Gambar 2: Tombol office Button dan icon New .........................................................................................
Gambar 3: membuat dokumen baru............................................................................................................
Gambar 4: Insert table ke dalam dokumen Word ........................................................................................
Gambar 5: Membuka Dokumen Master......................................................................................................
Gambar 6: Membuka Ribbon Bar Mailings ................................................................................................
Gambar 7: Membuka Icon Select Recipients ..............................................................................................
Gambar 8: Menggunakan Data Source yang sudah dibuat sebelumnya .......................................................
Gambar 9: Kotak Dialog Select Data Source ..............................................................................................
Gambar 10: Memasukkan Data Nama ke Dokumen Master ........................................................................
Gambar 11: Ilustrasi Penempatan Penerima Surat .....................................................................................
Gambar 12: Memasukkan Data Source Alamat ke Dokumen Master ..........................................................
Gambar 13: Menyelesaikan Mail Merge.....................................................................................................
Gambar 14: Dialog Box membuat New Document .....................................................................................
Gambar 15: Memulai Mail Merge dengan Wizard......................................................................................
Gambar 16: Contoh Mail Merge dengan Wizard ........................................................................................
Gambar 17: Memilih penerima data dari Data Source.................................................................................
Gambar 18: Membuat daftar penerima surat ...............................................................................................
Gambar 19: Membuat daftar penerima surat baru .......................................................................................
Gambar 20: Dialog Box New Address List.................................................................................................
Gambar 21: Dialog Box Customize Address List .......................................................................................
Gambar 22: Kotak dialog Customize Address List ....................................................................................
Gambar 23: Dialog Box New Address List.................................................................................................
Gambar 24: Memasukkan Data Source ke Main Document ........................................................................
Gambar 25: Menggabungkan Data Source dengan Main Document ...........................................................
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 5 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 26: Mencetak surat pada layar komputer .......................................................................................


Gambar 27: Dialog Box Merge to New Document .....................................................................................
Gambar 28: Ilustrasi Mail Merge ..............................................................................................................
Gambar 29: Mencetak Document ke Printer ...............................................................................................
Gambar 30: Mencetak Document yang dikirimkan ke E-Mail ....................................................................
Gambar 31: Dialog Box Merge to E-mail ...................................................................................................
Gambar 32: Menggunakan fungsi IfThenElse .................................................................................
Gambar 33: Dialog Box Insert Word Field: IF............................................................................................
Gambar 34: Menggunakan fungsi Next Record If.. .................................................................................
Gambar 35: Dialog Box Insert Word Field: Next Record If ........................................................................
Gambar 36: Menggunakan fungsi Skip Record If ...................................................................................
Gambar 37: Dialog Box Insert Word Field: Skip Record If ........................................................................
Gambar 38: Mengedit Recipient List..........................................................................................................
Gambar 39: Dialog Box Mail Merge Recipient ..........................................................................................
Gambar 40: Dialog Box Edit Data Source ..................................................................................................
Gambar 41: Menyimpan data Reciepient baru ............................................................................................
Gambar 42: Dialog Box Mail Merge Recipient ..........................................................................................
Gambar 43: Kotak dialog Label .................................................................................................................
Gambar 44: Contoh pengguna Label ..........................................................................................................
Gambar 45: Kotak dialog New Address List ..............................................................................................
Gambar 46: Kotak dialog New Address List ..............................................................................................
Gambar 47: Contoh tampilan Filed Label ...................................................................................................
Gambar 48: Contoh Label Penerima ..........................................................................................................
Gambar 49: Mencantumkan Field pada dokumen .......................................................................................
Gambar 50: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 51: Kotak dialog Field Date ..........................................................................................................
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 6 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 52: Dialog Box Field ....................................................................................................................


Gambar 53: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 54: Kotak dialog Microsoft Office Word.......................................................................................
Gambar 55: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 56: Kotak dialog tampilan Field Ask .............................................................................................
Gambar 57: Kotak dialog Field menggunakan Ref .....................................................................................
Gambar 58: Kotak dialog Print...................................................................................................................
Gambar 59: Ribbon References..................................................................................................................
Gambar 60: Icon Table of Contents............................................................................................................
Gambar 61: Pilihan Table of Content .........................................................................................................
Gambar 62: Insert Table of Content ..........................................................................................................
Gambar 63: Dialog box Table of Content ...................................................................................................
Gambar 64: Icon Insert Footnote ................................................................................................................
Gambar 65: ribbon References ...................................................................................................................
Gambar 66: Icon Mange Data Source .........................................................................................................
Gambar 67: Source Manager......................................................................................................................
Gambar 68: Dialog Box Create Source.......................................................................................................
Gambar 69: Membuat Data Source ............................................................................................................
Gambar 70: Icon Object untuk menyisipkan dokumen lain .........................................................................
Gambar 71: Dialog Box Object ..................................................................................................................
Gambar 72: Menyisipkan MS. Excel ke Word............................................................................................
Gambar 73: Menyisipkan MS. Power Point ke Word .................................................................................
Gambar 74: Dialog Box Object ..................................................................................................................
Gambar 75: Menyisipkan MS. Excel dan Ms. Power Point ke Word...........................................................
Gambar 76: Menyisipkan grafik .................................................................................................................
Gambar 77: Dialog Box Insert Chart ..........................................................................................................
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 7 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 78: Menyisipkan grafik dengan data yang dapat diubah ................................................................
Gambar 79: Mengedit Chart yang sudah dibuat ..........................................................................................
Gambar 80: Mengedit Chart yang sudah dibuat ..........................................................................................
Gambar 81: Menyisipkan Link ke dalam teks .............................................................................................
Gambar 82: Dialog box Insert Hyperlink....................................................................................................
Gambar 83: Link ditengah-tengah teks .......................................................................................................
Gambar 84: Menginstal Add-ins save as PDF ............................................................................................
Gambar 85: Dialog box untuk menginstal add-ins ......................................................................................
Gambar 86: Proses instalation ....................................................................................................................
Gambar 87: Instalasi selesai .......................................................................................................................
Gambar 88: Hasil Instal save as PDF .........................................................................................................
Gambar 89: Membuat dokumen pada Word ...............................................................................................
Gambar 90: Dialog Box Publish as PDF or XPS ........................................................................................
Gambar 91: Dokumen berbentuk PDF .......................................................................................................

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 8 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB I
Menggunakan Mail Merge dan Label
Mail Merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan
untuk banyak orang, dimana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan
asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Mail Merge merupakan
salah satu fitur Microsoft Word untuk mengirimkan surat kepada beberapa orang sekaligus dari satu
sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan 2 (dua) buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi
surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses
pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Microsoft Word 2007 memiliki Tab Mailings yang di dalamnya terdapat fitur Mail Merge. Dalam
sejarahnya, Mail Merge telah ada pada versi Microsoft Word sebelumnya. Karena masih dianggap sangat
penting, maka Microsoft Word 2007 menyertakannya dalam kelompok Mailings.
Mail Merge berfungsi mengumpulkan data-data orang, seperti nama, alamat, kota, kode pos, dan lain
sebagainya. Kemudian, data-data itu disimpan dalam file khusus dan bisa dipakai kapanpun ketika akan
membuat surat.
Mail Merge merupakan suatu solusi jika ingin membuat surat dengan banyak penerima yang
berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka tidak harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak
penerima surat dan menambahkan satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masingmasing. Ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Mail Merge ini yaitu:
1. Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Document" yaitu dokumen surat
yang akan dikirim ke beberapa penerima sesuai kebutuhan.
2. Data Source, yaitu suatu file Microsoft Word dalam bentuk table yang berisi informasi untuk
digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta
informasi-informasi penting lainnya.
Untuk lebih jelasnya perhatikan ilustrasi Mail Merge berikut:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 9 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 1: Alur Kerja Mail Merge

Dari gambar diatas tampak bahwa penggabungan (merge) Dokumen Master dengan Data Source akan
menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan.

1.1 Membuat Mail Merge dengan Cara Manual


Untuk pembuatan Mail Merge ada 2 (dua) tahap yaitu tahap pembuatan Dokumen Master dan Data
Source, masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:
a) Tahap Pembuatan Dokumen Master
1) Klik Office Button, kemudian klik New;

Office Button

Icon New
Gambar 2: Tombol office Button dan icon New

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 10 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

2) Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;

Gambar 3: membuat dokumen baru

3) Klik Create;
4) Pada jendela area kerja baru Microsoft Word, ketikkan surat undangan yang akan dibuat;
5) Simpan surat undangan tersebut, untuk mempermudah dalam pengelolaan selanjutnya sebaiknya
disimpan dalam satu folder dengan file data sourcenya.
b) Tahap Pembuatan DataSource
Selanjutnya kita akan membuat File Data penerima surat. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi datadata penerima surat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
1) Klik Office Button, kemudian klik New;
2) Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;
3) Klik Create;
4) Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, klik menu Insert pilih Table kemudian
isikan data penerima undangan.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 11 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 4: Insert table ke dalam dokumen Word

5) Tabel tidak diberi judul karena akan menyebabkan adanya kesalahan pada langkah berikutnya;
6) Simpan file data penerima undangan tersebut.
c) Proses Penggabungan (Merge)
Proses penggabungan ini merupakan cara untuk menggabungkan antara Dokumen Master dan Data
Source, sehingga menjadi satu kesatuan Mail Merge yang utuh. Berikut cara penggabungan tersebut:
1) Buka file Dokumen Master yang telah dibuat sebelumnya;
2) Pilih Open, cari lokasi file Dokumen Master kemudian pilih nama file (Dokumen Master) dan klik
Open;

Gambar 5: Membuka Dokumen Master

3) Jika file Dokumen Master sudah terbuka, klik ribbon bar Mailings;

Gambar 6: Membuka Ribbon Bar Mailings

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 12 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

4) Selanjutnya klik menu bar Select Recepients;

Gambar 7: Membuka Icon Select Recipients

5) Pada ribbon bar Mailings, ada beberapa menu bar yang semula tidak aktif menjadi aktif;
6) Klik Select Recipients Use Exiting List (file data source yang sudah dibuat);

Gambar 8: Menggunakan Data Source yang sudah dibuat sebelumnya

Kemudian akan muncul jendela untuk memilih file Data Source yang sudah dibuat seperti
dibawah ini dan klik Open:

Gambar 9: Kotak Dialog Select Data Source

7) Langkah selanjutnya letakkan kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk | ) dibelakang kata
Yth Bp/Ibu/Sdr pada File;
8) Pada ribbon bar Mailings, klik menu bar Insert Merge Field

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 13 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 10: Memasukkan Data Nama ke Dokumen Master

Selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan tabel yang berada di file Data penerima
undangan dalam hal ini adalah : Nama, Alamat, dan Email;
9) Klik field Nama. Sebagai ilustrasi perhatikan gambar berikut:

Gambar 11: Ilustrasi Penempatan Penerima Surat

10) Letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk | ) dibelakang kata Di. Klik menu
bar Insert Merge Field selanjutnya klik field Alamat;

Gambar 12: Memasukkan Data Source Alamat ke Dokumen Master


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 14 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

11) Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk membuktikannya
pada ribbon bar Mailings, klik menu bar Finish & Merge  Edit Individual Document;

Gambar 13: Menyelesaikan Mail Merge

12) Untuk menuju data selanjutnya klik tanda panah pada menu bar, perhatikan penerima
undangan akan berubah seiring dengan Anda klik panah pada menu bar tersebut

1.2 Membuat Mail Merge dengan Wizard


Pada dasarnya membuat Mail Merge dengan wizard ini tidak jauh berbeda dengan cara sebelumnya, yaitu
terdapat 2 (dua) dokumen yang harus dibuat, yaitu dokumen master dan data source.
Pembuatan Mail Merge dengan wizard ini lebih praktis, dan bisa dilakukan lebih cepat. Untuk lebih
jelasnya ikuti langkah-langkah berikut ini:
1) Klik Office Button, kemudian klik New;
2) Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;
3) Klik Create;

Gambar 14: Dialog Box membuat New Document

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 15 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

4) Pada jendela area kerja baru Micorosft Word 2007, ketikkan surat undangan yang akan dibuat;
5) Pilih ribbon bar Mailings, kemudian klik pada menu bar Start Mail Merge pilih Step by step
Mail Merge wizard,

Gambar 15: Memulai Mail Merge dengan Wizard

kemudian tampilan Microsoft Word akan tampak seperti gambar berikut;

Gambar 16: Contoh Mail Merge dengan Wizard

6) Pada task pane beri tanda pada radio button Letters, kemudian klik starting document
seperti tampak pada gambar;
Sebagai contoh beri tanda pada radio button Use current document, kemudian klik Next:
select recepients;

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 16 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 17: Memilih penerima data dari Data Source

7) Pada task pane select recepients ini terdapat 3 (tiga) pilihan yaitu:
Use an existing list untuk menggunakan list penerima yang sudah ada
Select from Outlook contact jika penerima diambil dari Outlook
Type New List jika ingin membuat list baru

Gambar 18: Membuat daftar penerima surat

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 17 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Sebagai contoh pilih Type new List, kemudian klik create,

Gambar 19: Membuat daftar penerima surat baru

dan muncul kotak dialog New Address List;

Gambar 20: Dialog Box New Address List

8) Pada kotak dialog New Address List klik tombol Customize column, kemudian muncul
kotak dialog Customize Address List;

Gambar 21: Dialog Box Customize Address List


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 18 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

9) Pada kotak dialog New Address List terdapat tujuh tombol yaitu:
Add untuk menambah daftar penerima
Delete untuk menghapus dari daftar
Rename untuk mengganti nama
Move Up untuk memindahkan kebagian atas
Move Down untuk memindahkan kebagian bawah
10) Pada kotak dialog Customize Address List tentukan isi atau data form Field Names, contoh
tampak seperti pada gambar berikut;

Gambar 22: Kotak dialog Customize Address List

11) Setelah selesai klik OK;


12) Pada jendela New Address List pada tampak field-field yang sudah dibuat.
Untuk menambahkan daftar penerima surat klik New Entry, ketikkan data-data yang sesuai
dengan masingmasing field. Setelah selesai klik Ok, kemudian muncul jendela Save
Address List, tentukan dimana lokasi file akan disimpan dan pada file name ketikkan nama
filenya (file data source).

Gambar 23: Dialog Box New Address List


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 19 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

13) Klik Save;


Sebaiknya data source disimpan dalam satu folder dengan dokumen suratnya (dokumen
master), untuk mempermudah pencarian dokumen.
14) Selanjutnya pada kertas kerja Microsoft Word letakkan kursor dibawah kalimat Kepada Yth,
kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu
insertkan tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol Insert;

Gambar 24: Memasukkan Data Source ke Main Document

15) Jika merge field sudah dimasukkan, klik Finish & Merge pilih Edit Individual Document

Gambar 25: Menggabungkan Data Source dengan Main Document

16) Pembuatan Mail Merge sudah selesai simpan surat undangan ini dengan klik File  Save As
 Word Document;
Tentukan lokasi penyimpanan dan nama file, sebaiknya dijadikan dalam 1 (satu) folder dengan data
sourcenya.

1.3 Mencetak Dokumen Mail Merge


Untuk mencetak dokumen Mail Merge, gunakan Ribbon bar Mailings klik menu bar sehingga tampil
seperti ilustrasi berikut ini:
Terdapat 3 (tiga) pilihan untuk jenis dokumen apa yang hendakdicetak:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 20 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

a) Edit Individual Documents


Edit Individual Documents adalah hasil pencetakan menjadi file baru, yang berisi halaman-halaman surat
undangan. Setelah Anda pilih Edit Individual Documents seperti gambar dibawah ini,

Gambar 26: Mencetak surat pada layar komputer

akan tampil kotak dialog Merge to New Document, berikut ini penjelasannya:

Gambar 27: Dialog Box Merge to New Document

All untuk mencetak seluruh data;


Current record untuk mencetak data yang sedang aktif saja;
From... To untuk mencetak data nomor tertentu, misal data ke-1 sampai dengan data ke-3;
Kemudian klik OK, otomatis akan membuka lembar kerja baru dengan nama Letters 1 pada
Microsoft Word yang berisi undangan yang sudah jadi.

Gambar 28: Ilustrasi Mail Merge


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 21 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

b) Print Documents
Print Document adalah hasil surat akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang. Langkahnya sama
persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer.

Gambar 29: Mencetak Document ke Printer

c) Send E-mail Messages


Dari namanya tentu Anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang, jika Anda
terhubung ke internet tentunya. Setelah Anda pilih Send E-mail Message

Gambar 30: Mencetak Document yang dikirimkan ke E-Mail

akan tampil kotak dialog Merge to E-mail.

Gambar 31: Dialog Box Merge to E-mail

Kemudian Isikan alamat email orang yang dituju, lalu klik OK.
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 22 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

1.4 Mail Merge dengan Rule


Ketika menggunakan Mail Merge Microsoft Word, tidak hanya terbatas untuk menggunakan data yang
sebenarnya (data source), Microsoft Word juga mencakup bidang-bidang khusus yang memungkinkan
anda untuk mengontrol dengan menggunakan beberapa kondisi. Kondisi yang dapat digunakan untuk
pengolahan Mail Merge adalah sebagai berikut:
a) If ... Then ... Else
Field ini digunakan jika ingin melakukan perbandingan antara data lapangan dan nilai, dan kemudian
mengambil beberapa tindakan berdasarkan perbandingan. Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkahlangkahnya:
1) Pada dokumen Mail Merge klik ribbon bar Mailings pilih Rules If... Then... Else;

Gambar 32: Menggunakan fungsi IfThenElse

2) Pada kotak dialog Insert Word Field:IF ketikkan pada:


Field name, Comparation, Compare to, Insert this text, dan Otherwise insert this text
(pilihan).

Gambar 33: Dialog Box Insert Word Field: IF

3) Klik OK.
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 23 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

b) Next Record If
Field ini digunakan jika ingin membandingkan isi dari data lapangan ke nilai, dan kemudian beralih ke
halaman berikutnya jika yang dibandingkan adalah benar.
Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkah-langkahnya:
1) Pada dokumen Mail Merge klik ribbon bar Mailings Rules Next Record If;

Gambar 34: Menggunakan fungsi Next Record If..

2) Pada kotak dialog Insert Word Field:Next record If ketikkan pada:


Field name, Comparation, dan Compare to.

Gambar 35: Dialog Box Insert Word Field: Next Record If

3) Klik OK.
c) Skip Record If
Field ini digunakan jika ingin membandingkan isi data lapangan ke nilai, dan kemudian mengabaikan
data yang sedang direkam jika data yang dibandingkan adalah benar.
Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkah-langkahnya:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 24 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

1) Pada dokumen Mail Merge klik ribbon bar Mailings  Rules  Skip Record If;

Gambar 36: Menggunakan fungsi Skip Record If

2) Pada kotak dialog Insert Word Field: Next Record If ketikkan pada:
Field name;
Comparation;
Compare to.

Gambar 37: Dialog Box Insert Word Field: Skip Record If

Kemudian klik OK.

1.5 Mengedit Daftar Penerima atau Data Source pada Mail Merge
Daftar penerima pada Mail Merge dapat dikelola dengan mudah, antara lain untuk menambah daftar
penerima, menghapus, mengurutkan, dan lainlain.
a) Mengedit Daftar Penerima
1. Klik icon menu Edit Recepient List.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 25 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 38: Mengedit Recipient List

2. Kemudian pada kotak dialog yang muncul, klik data sourcenya, kemudian klik Edit.

Gambar 39: Dialog Box Mail Merge Recipient

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 26 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

3. Kemudian klik Heru menjadi Heri.

Gambar 40: Dialog Box Edit Data Source

4. Kemudian klik tombol New Entry, ketikkanlah data di bawah ini :

Nama

Tgl. Lahir

Alamat

No. Hp

Lady

20-10-1982

0812337788

Rama

5-6-1984

Jl. Setia
Budi No. 50
Medan
Jl. Sei
Padang No.
59 Medan

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

0813708845

Palatihan
Yang
Diikuti
Web Master

Uang
Pendaftara
n
150.000

Uang
Kursus

Design
Fundamenta
l

150.000

1.500.0

1.500.000

Halaman 27 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 41: Menyimpan data Reciepient baru

5. Kemudian jika telah selesai klik tombol OK, lihat perubahan datanya.
6. Kemudian klik OK kembali.

Gambar 42: Dialog Box Mail Merge Recipient

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 28 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

b) Menambah Daftar Penerima


Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Buka dokumen Mail Merge yang akan ditambah daftar penerimanya klik pada ribbon bar
Mailings;
2) Pada menu bar Start Mail Merge, klik Edit Recepient List;
3) Pada kotak dialog Mail Merge recepients form

data source, klik datasource.mdb,

kemudian klik Edit;


4) Untuk melakukan penambahan daftar penerima pada kotak dialog Edit Data Source, klik
tombol New Entry.
c) Menghapus Daftar Penerima
Pada kotak dialog Edit Data Entry letakkan penujuk segitiga pada data yang akan dihapus, kemudian
klik Delete Entry.
d) Mencari Daftar Penerima
1) Pada kotak dialog Edit Data Entry, klik tombol Find;
2) Pada kotak dialog Find Entry ketikkan data yang dicari kemudian klik Find Next untuk
melanjutkan pencarian.
e) Kostumisasi Kolom
Kostumisasi kolom berguna untuk menambahkan kolom-kolom data dari daftar penerima.
1) Pada kotak dialog Edit Data Source, klik tombil Customize Columns..;
2) Kemudian muncul kotak dialog Microsoft Office Word yang menyatakan data harus disimpan
terlebih dahulu, klik tombol Yes untuk menyimpan;
3) Pada kotak dialog Customize Address List, kostumisasi kolom dapat dilakukan antara lain,
menambah, menghapus, mengubah nama kolom dan lain-lain;
4) Klik OK.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 29 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

1.6 Membuat dan Mencetak Label


Membuat label sesungguhnya tidak berbeda dengan membuat Mail Merge. Label biasanya digunakan
untuk menuliskan nama dan alamat undangan. Untuk membuat label diperlukan 2 (dua) dokumen yaitu
dokumen master dan data sourcenya.
Untuk lebih mudahnya ikuti langkah-langkah berikut:
1) Buka Microsoft Word, kemudian pilih Tab Mailings Start Mail Merge Label
2) Kemudian muncul kotak dialog Label Options
3) Klik pada radio button : Page printer
Tray : Default
Label Vendor : Avery US Letter
Product Number : 5160
Seperti tampak pada gambar berikut:

Gambar 43: Kotak dialog Label

4) Klik Ok, maka tampilan Microsoft Word Label akan tampak seperti pada gambar berikut:

Gambar 44: Contoh pengguna Label


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 30 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Untuk jenis ukuran sesuaikan dengan kebutuhan dan kertas label yang digunakan.
5) Pada Tab Mailings klik Select Recipients  Type New List, seperti tampak pada gambar
berikut :

Gambar 45: Kotak dialog New Address List

6) Pada kotak dialog New Address List

tentukan data-data apa saja yang akan dicetak,

biasanya: nama dan alamat sebagai contoh seperti tampak pada gambar berikut :

Gambar 46: Kotak dialog New Address List

Untuk lebih jelasnya silahkan lihat kembali pada pokok bahasan Membuat Mail Merge
dengan Wizard.
7) Selanjutnya pada tab Mailings klik Insert Merge Field

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 31 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Tentukan fieldfield yang akan dimasukkan dalam label, contoh perhatikan gambar
berikut:

Gambar 47: Contoh tampilan Filed Label

8) Pada tab Mailings klik Update Label


9) Selanjutnya pada tab Mailings klik Finish & Merge Edit Individual dokument
10) Muncul kotak dialog Merge to New Document pilih All kemudian klik OK.
Tampilan Microsoft Word akan tampak seperti gambar berikut:

Gambar 48: Contoh Label Penerima


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 32 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

11) Sampai tahap ini pembuatan label sudah selesai dan siap untuk dicetak pada kertas label.
Jangan lupa untuk menyimpan semua dokumen-dokumennya dalam satu folder.

LATIHAN
1. Buatlah surat undangan beserta labelnya ke beberapa penerima dibawah ini menggunakan Mail
Merge:
a. Surat Undangan

b. Daftar Penerima
No
1
2
3

Nama

KPPN Asal

Ramondo Gascaro

Jakarta I

Reza Dwiputranto

Bandung II

Aghi Narotama

Medan

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 33 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

4
5

Aprilia Apsari

Pangkal Pinang

Soleh Solihun

Tanjung Pandan

2. Buatlah Mail Merge dengan menggunkan Mail Merge Wizard daridata dibawah ini:
a. Data Source

Name

Address

City

ST ZIP Code

Jacklyn

Jl. Asia 11

Medan

20131

Joko

Jl. Barat
Daya 13

Medan

20135

Recipient
Name
Maria
Angelin
Merlyn

Title
Mrs.
Ms.

Company
Name
PT. CBA
PT. Galang
Jaya

Street
Address
Jl. Pulo
Gadung 12
Jl. Pinang
124

b. Main Document
[Your Name]
[Address]
[City, ST ZIP Code]

August 7, 2008
[Recipient Name]
[Title]
[Company Name]
[Street Address]

Dear [Recipient Name]:


We are all aware of the toll that addiction can take on our community. The halfway house is a project
organized to tackle the problem head-on.
With the help of city service agencies and law enforcement agencies and the cooperation of the
judicial system, certain teenagers are offered a one-time opportunity to participate in this program.
These young men and women are given intensive counseling, job training, and other skill
enhancements needed to become productive citizens. Approximately 85 teenagers each year graduate
from this two-year intensive program.
This year we have expanded our operations, and we need your help. We are inviting you to join our
executive board of directors. The board consists of business professionals such as you, who can assist
us in directing, organizing, and implementing the large fundraising campaign that we must undertake
soon. The executive board meets the first Tuesday of each month, and select committees meet an
additional one or two times a month.
Please join us. The halfway house and the teenagers who live there need you.
Sincerely,

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 34 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

[Your Name]

3. Buatlah label envelope dengan ukuran M65 (155 x233 mm), dengan menggunakan Mail
Merge.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 35 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB II Menggunakan Fasilitas Field


Field pada Microsoft Word adalah sebuah obyek khusus yang senantiasa dapat kita update atau
diperbaharui. Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan Field pada Microsoft Word 2007.
1) Pada ribbon bar pilih Insert;
2) Klik ikon Quick Parts group Text, kemudian pilih Field;

Gambar 49: Mencantumkan Field pada dokumen

3) Maka akan muncul kotak dialog Field;


4) Sebagai contoh, kita akan membuat dokumen dengan menggunakan Field tanggal dan waktu;
5) Bagian Field names adalah daftar semua Field yang bisa kita tambahkan pada dokumen;
6) Bagian Field properties adalah pengaturan tambahan untuk Field yang kita pilih.

Gambar 50: Kotak dialog Field

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 36 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

2.1 Menambahkan Field Date pada Dokumen


Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Pilih Date pada Field names;
2) Pada bagian Field properties pilih format tanggal yang

dibutuhkan, sebagai contoh

Wednesday, August 19, 2009;


3) Klik OK.

Gambar 51: Kotak dialog Field Date

2.2 Menambahkan Field Time pada Dokumen


Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Pilih Time pada Field names;
2) Pada Field properties pilih format waktu diinginkan, contoh 08:34:43;
3) Klik OK.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 37 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 52: Dialog Box Field

2.3 Memperbaharui Field pada Dokumen


Perbedaan yang didapatkan apabila kita mengetik tanggal dan waktu tanpa menggunakan fasilitas Field
adalah kita tidak dapat memperbaharui format tanggal dan waktu secara otomatis.
Namun hal yang perlu diingat adalah fasilitas ini tidak realtime, sehingga untuk mendapatkan perubahan
tanggal dan waktu yang diinginkan kita harus melakukan beberapa hal diantaranya adalah sebagai
berikut:
1) Menutup kemudian membuka kembali dokumen Word yang telah kita Insert dengan fasilitas
Field;
telah
lah kita buat sebelumnya, kemudian tekan tombol F9.
2) Klik pada Field yang te

2.4
.4 Mengubah Field pada Dokumen
Kita dapat merubah Field dengan langkah
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Klik format tanggal maupun waktu yang telah buat sebelumnya menggunakan fasilitas Field;
2) Klik-kanan
kanan pada Field tersebut;
3) Pilih Edit lalu pada kotak dialog Field;

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 38 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

4) Pilih kembali Field name serta Field properties yang diinginkan.

2.5 Menghapus Field pada Dokumen


Untuk menghapus Field pada dokumen, blok format tanggal maupun waktu yang telah kita buat
sebelumnya kemudian tekan tombol Delete atau Backspace.

2.6 Mengunci Field pada Dokumen


Fasilitas lain dari Field yang dapat kita pergunakan adalah mengunci Field pada dokumen, sehingga
tanggal dan waktu yang tertera pada dokumen tersebut senantiasa tidak akan berubah meskipun telah kita
perbaharui.
1) Untuk mengunci Field, dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + F11;
2) Untuk membuka fasilitas penguncian Field, dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl +
Shift + F11.

2.7 Menambahkan Field Fill-in pada Dokumen


Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Klik ribbon bar Insert;
2) Klik ikon Quick Parts pada group Text;
3) Pada kotak dialog Field pilih Fill-in pada Field name;
4) Pada Field properties, sebagai contoh masukkan Pesan di kotak Prompt;

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 39 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 53: Kotak dialog Field

5) Pada kotak dialog Microsoft Office Word, ketikkan pesan contoh Menambahkan Field Fillin pada Dokumen;
6) Klik OK.

Gambar 54: Kotak dialog Microsoft Office Word

2.8 Menggunakan Field Ask pada Dokumen


Untuk menggunakan Field Ask pada dokumen, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Klik ribbon bar Insert;
2) Klik ikon Quick Parts pada group Text;
3) Pada kotak dialog Field pilih Ask pada bagian Field name;
4) Pada Field properties, sebagai contoh masukkan Pesan di kotak Prompt dan Bookmark1
di kotak Bookmark name;

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 40 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 55: Kotak dialog Field

5) Klik OK;
6) Maka akan muncul kotak Pesan yang telah dibuat sebelumnya;
7) Silakan masukkan pesan yang ingin dibuat, sebagai contoh kita masukkan pesan
Menggunakan Field Ask pada Dokumen;
8) Klik OK.

Gambar 56: Kotak dialog tampilan Field Ask

2.9 Menggunakan Field Ref pada Dokumen


Untuk menggunakan Field Ref pada Dokumen, pilih Ref pada bagian Field name kemudian pada bagian
Field properties, pilih Bookmark1 di kotak Bookmark name.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 41 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 57: Kotak dialog Field menggunakan Ref

Kemudian tekan OK untuk mengakhiri prosesnya.

LATIHAN
Buatlah Field dalam dokumen agar bisa diupdate setiap saat.
a.
b.
c.
d.
e.

Field Date
Field Time
Field Ref
Field Ask
Field Fill-in

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 42 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB III Cetak Dokumen


Dokumen Microsoft Word yang telah selesai dibuat dan ingin dicetak ((print)) dapat dilakukan
pengaturannya antara lain: mengenai pemilihan halaman, jumlah halaman yang dicetak, ukuran kertas,
dan masih banyak yang lainnya. Adapun langkah
langkah-langkah berikut ini:

3.1.Mencetak Dokumen
Adapun langkah-langkah
langkah mencetak dokumen sebagai be
berikut:
1) Klik ikon Office Button,
Button pilih Print atau tekan tombol Ctrl+P pada keyboard;

Gambar 58: Kotak dialog Print

2) Pada kotak dialog Print dapat dilakukan pengaturan yaitu, pengaturan pemilihan printer yang
telah terkoneksi dengan komputer kerja, pengaturan halaman yang akan tercetak silakan
memilih pada area Page range,
range, pengaturan mencetak dokumen berdasarkan penomoran ganjil
atau genap pada drop down list Print,, pengaturan untuk mencetak halaman secara berulang
pada area Copies dan untuk pengaturan mencetak beberapa halaman kedalam satu lembar
kertas (Pages
Pages per sheet
sheet).
3) Klik OK.

LATIHAN
Cetaklah dokumen surat undangan pada latihan Bab 11!

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 43 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB IV References Option


Bab IV ini kita membahas tentang References. Ribbon menu Reference terdapat dalam Microsoft
Word 2007 seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 59: Ribbon References

4.1 Table of Contents


Table of contents sering disebut dengan daftar isi. Di sini terdapat menu bar yang digunakan untuk
membuat daftar isi secara otomatis dari sebuah dokumen yang telah kita buat tanpa kita mengetikkan satu
per satu judul bab ataupun judul sub bab. Langkahya adalah sebagai berikut:
1. Klik ribbon menu References kemudian pilih Icon Table of Contents pada Group menu Table
of Contents;

Gambar 60: Icon Table of Contents

2. Maka akan muncul berbagai design Table of Content, kemudian klik design sesuai dengan yang
dikehendaki.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 44 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 61: Pilihan Table of Content

Sub-babnya
babnya beserta letak halaman.
3. Secara otomatis daftar isi telah terisi Judul Bab dan Sub
4. Jika menghendaki design daftar isi yang tidak terdapat pada tampilan menu, maka klik Insert
Table of Content

Gambar 62: Insert Table of Content

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 45 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

5. Maka akan muncul Dialog Box Table of Content, kemudian atur pilihan-pilihan yang terdapat
pada dialog Box seperti dibawah sesuai dengan kebutuhan yang dikehendaki.

Gambar 63: Dialog box Table of Content

6. Klik OK.
7. Maka otomatis daftar isi muncul beserta halaman. Utuk menuju ke Bab atau Sub-bab yang
diinginkan, cukup dengan tekan Ctrl+klik.

4.2 Footnotes
Group menu pada ribbon menu References terdapat Group Footnotes. Group ini berfungsi untuk
membuat catatan kaki pada teks yang kita buat. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik ribbon menu References.
2. Pilih Icon Insert Footnotes.

Gambar 64: Icon Insert Footnote


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 46 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

3. Catatan kaki akan otomatis muncul pada bagian bawah halaman dan teks yang dikehendaki akan
otomatis ternomori.

4.3 Citation & Bibliography


Pada ribbon menu References terdapat Group menu Citation & Bibliography yang digunakan
untuk membuat keterangan yang menunjukkan cuplikan dan daftar pustaka. Langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut:

1. Di Toolbar paling atas, klik "Reference"

Gambar 65: ribbon References

2. Di bagian "Citations & Bibliography", klik "Manage Sources"

Gambar 66: Icon Mange Data Source

3. Setelah jendela"Source Manager" terbuka, klik "New", dan masukkan data-data sumber
yang akan kita pakai di dalam tulisan kita.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 47 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 67: Source Manager

4. Kemudian akan muncul dialog box Create Source untuk menuliskan keterangan penulis
(Author), judul buku (Title
Title), tahun penerbitan (Year), kota diterbitkan (City
City) dan nama penerbit
buku (Publisher)) yang diambil sebagian dalam teks. Data-data
data yang perlu diisi disesuaikan

dengan jenis sumber yang kita ambil. Apakah itu buku, jurnal ilmiah, hasil wawancara,
CD, informasi dari internet, dsb.

Gambar 68: Dialog Box Create Source

5. Kita juga dapat memilih bahasa yang akan kita gunakan dengan mengaturnya di kanan
atas jendela "Create
Create Source
Source"

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 48 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 69: Membuat Data Source

6. Setelah kita meng-entry informasi pustaka yang kita gunakan, data tersebut akan
tersimpan dan dapat kita munculkan dalam bentuk citation atau daftar pustaka
(bibliography).
7. Klik OK.

8. Setelah kita memasukkan citation atau bibliography, kita bisa memilih jenis style yang
akan kita pakai.
9. Simpan dokumen anda dengan klik Icon Save.

LATIHAN
1. Buatlah daftar pustaka dibawah ini dengan Citation&Bibliography.

Daftar Pustaka
Sapri Sutisna, Pengenalan Unified Modeling Languange/UML Bagian I, edisi 28,
www.gematel.com.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 49 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Adi Nugroho, ST, MMSI, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan
Metodologi Berorientasi Objek, 2002.
Geoffrey Sparks, An Introduction To Modeling Software System Using The Unified
Modeling Languange, www.sparxsystems.co.au, 2000.
onim, Practical UML a Hands-On Introduction For Developers,
www.togethersoft.com.
rtin Fowler, UML Distilled Second Edition A Brief Guide To The Standard Object
Modeling Languange, 2000

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 50 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB V
Menyisipkan Dokumen
okumen Ms. Excel dan Ms. Power Point kedalam Dokumen
Ms. Word
Untuk beberapa kebutuhan pembuatan dokumen surat ataupun dokumen perkantoran lainnya,
kadangg kita mengambil data sumber dari dokumen berbentuk selain Word. B
Bisa
isa berupa Excel maupun
Power Point. Pada Ms. Word Office 2007 ini terdapat fungsi
si untuk menyisipkan dokumen selain Ms.
Word ke dalam bagian dari teks.
Langkah-langkahnya
langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Letakkan kursor pada tteks yang akan disisipi dokumen Excel maupun Power Point.
2. Buka ribbon menu Insert.
3. Pilih Icon Object pada group menu Text.

Gambar 70: Icon Object untuk menyisipkan dokumen lain

4. Maka akan muncul dialog box seperti dibawah ini:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 51 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 71: Dialog Box Object

5. Pilih Create from File,


File klik Browse pada File name. Cari dokumen yang akan
disisipkan.
6. Klik OK.
Maka akan muncul dokumen yang disisipkan sep
seperti dibawah ini::

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 52 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 72: Menyisipkan MS. Excel ke Word

Jika dokumen berupa Power Point maka akan muncul seperti dibawah ini:

Gambar 73: Menyisipkan MS. Power Point ke Word


Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat Lanjut

Halaman 53 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

ntuk menampilkan file yang disisipkan cukup dengan double klik pada gambar, kemudian akan
masuk ke lembar kerja Excel maupun Power Point. Pada lembar kerja tersebut, bisa kita edit teks yang
dikehendaki.
Fungsi kemudahan lain dari fitur penyisipan dokumen ini adalah kita bisa menuju file tersebut
dengan double klik. Langkahnya
angkahnya adalah sebagai berikut:
1. Buka ribbon menu Insert pilih Object pada group menu Text,, kemudian muncul dialog bbox
Object, klik Browse dan cari dokumen yang akan disisipkan kemudian pilih Create from File
(langkah yang sama dengan sebelumnya).
2. Check List kotak disamping Link to File.

Gambar 74: Dialog Box Object

3. Jika menghendaki
hendaki tampilan dokumen yang disisipkann hanya berupa Icon kecil maka check list
juga kotak disamping Display as Icon
Icon.
4. Maka tampilan yang muncul adalah seperti dibawah ini:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 54 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Icon yang
sekaligus sebagai
Link ke dokumen
Power Point

Icon yang
sekaligus sebagai
Link ke do
dokumen
Excel

Gambar 75:: Menyisipkan MS. Excel dan Ms. Power Point ke Word

Dengan mendouble klik pada icon, maka otomatis akan tersambung masuk ke dokumen Excel
maupun Power Point asli,
i, dengan kata lain berfungsi juga sebagai Link.

LATIHAN
Sisipkanlah dokumen Microsoft excel ke dalam dokumen word yang sedang anda buat !
kemudian save dengan nama file sisip_dokumen.docx

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 55 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB VI
Membuat
embuat Chart dengan Microsoft Word 2007
Pada Microsoft Word 2007, kita dapat membuat chart atau grafik secara otomatis. LangkahLangkah
langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Buka ribbon menu Insert
Insert, kemudian pilih icon Chart pada group menu Illustrations.
Illustrations

Icon untuk
menyisipkan
Grafik

Gambar 76: Menyisipkan grafik

2. Maka akan muncul dialog bbox seperti di bawah ini:

Gambar 77: Dialog Box Insert Chart

3. Pada dialog box Insert Chart diatas terdapat banyak pilihan bentuk grafik.
4. Pilih bentuk grafik yang diinginkan kemudian klik OK.
5. Maka akan muncul grafik beserta tabel yang berisikan data grafik pada lembar kerja Ms. Excel.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 56 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 78:: Menyisipkan grafik dengan data yang dapat diubah

6. Ubahlah data pada tabel sesuai dengan yang dikehendaki.


7. Jika ingin mengedit grafik, klik ribbon menu tambahan Grafik Tools;

Gambar 79: Mengedit Chart yang sudah dibuat

Pada Chart Tools terdapat


erdapat 3 ribbon menu:
Design untuk mengubah tampilan ggrafik;
Layout untuk menambahkan/mengubah
menambahkan/
judul dan data;
Format untuk mengubah design tampilan teks.

Untuk mengganti tipe grafik dapat dilakukan juga dengan klik kanan grafik,
grafik kemudian
pilih Change Chart Type untuk mengubah design atau pilih Edit Data untuk mengubah table data.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 57 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 80: Mengedit Chart yang sudah dibuat

LATIHAN
1. Buatlah dokumen di bawah ini dengan menggunakan fasilitas Chart.
Pertumbuhan Produk Domestik Regional Bruto
Selama 5 tahun terakhir Pertumbuhan ekonomi Medan Baru memperlihatkan perkembangan yang
semakin membaik kecuali pada tahun 2004 pertumbuhan sebesar 5,30 persen masih Iebih randah dari
tahun sebelumnya yang telah mencupai 5,32 persen, Hal ini seirinng dengan lambatnya pertumbuhan
investasi sebesar 3,26 persen padia tahun 2004 dibandingkan pertumbuhan investasi tahun 2003
sebesar 5,48 persen.
PERKEMBANGAN PRODUK REGIONAL DOMESTIK BRUTO PROPIINSI
MEDAN BARU TAHUN 2002 - 2004

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 58 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Pendorong pcrtumbuhan ekonomi Medan Baru secara umum bertumpuh pada sektor swasta,
terutama dipengaruhi oleh naiknya konsumsi masyarakat serta adanya dukungan pembiayaan
perbankan terutama kredit komsumsi yang relatif besar & perkembangan pertumbuhan ekonomi
Medan Baru dapat dilihat pada gambar I di bawah ini:

GRAFIK PERTUMBUHAN EKONOMI


MEDAN BARU TAHUN 2000 2004

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 59 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB VII
Menggunakan Hyperlink
Kebanyakan orang menggunakan Microsoft Word untuk membuat dokumen sederhana yang
tidak memiliki banyak halaman. Pencarian halaman pada dokumen seperti ini tidaklah terlalu sulit.
Namun, untuk dokumen yang memiliki puluhan bahkan ratusan halaman, proses pen
pencarian tentu
akan lebih membutuhkan waktu dan ketelitian. Oleh karena itu fungsi Hyperlink akan membantu
pengguna untuk membuat link ke beberapa bagian di dalam Microsoft Word. Sehingga cukup dengan
memilih judul atau subjudul pada daftar isi, Anda akan la
langsung
ngsung dibawa menuju posisi/halaman yang
Anda inginkan.
Penghubungan antar bagian atau biasa disebut hyperlink berfungsi untuk membantu kita
dalam memilih bagian dari dokumen tanpa harus menghafal urutan maupun halaman bagian tersebut
berada.
Tidak hanya sebagai penghubung bagian dalam satu dokumen, hyperlink dapat juga
digunakan untuk membuka file dokumen atau bahkan file external lainnya. Dengan adanya fungsi
ini, pengguna dapat memberikan referensi yang mendukung data di dalam tulisannya de
dengan cukup
memberikan link.
Langkah-langkah
langkah membuat Hyperlink adalah sebagai berikut:
1. Buka ribbon menu Insert kemudian pilih icon Hyperlink pada group m
menu Links.

Gambar 81: Menyisipkan Link ke dalam teks

2. Maka akan muncul dialog box seperti dibawah ini:

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 60 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 82: Dialog box Insert Hyperlink

3. Pada kotak pilihan Link to: pilih Existing File or Web Page kemudian pada kotak pilihan
Look in: pilih Current Folder
Folder.
4. Carilah file yang dikehendaki kemudian klik OK.
5. Maka akan muncul pada teks dokumen seperti dibawah ini:

Gambar 83: Link ditengah-tengah teks

6. Untuk menuju file yang terda


terdapat pada link, cukup dengan tekan tombol
bol Ctrl+klik.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 61 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

LATIHAN
Buatlah dokumen di bawah ini menggunakan fungsi Hyperlink untuk teks yang berada paling bawah!

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 62 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

BAB VIII
Cara
ara Membuat File PDF Dengan Microsoft Word 2007
Kebutuhan administrasi perkantoran seringkali menuntut dokumen yang kita hasilkan
berbentuk file Pdf, pada Microsoft Word 2007 ini ada kemudahan mengkonversi file yang telah kita
buat ke dalam format Pdf. Akan tetapi, terlebih dahulu kita menginstal Add
Add-ins
ins yaitu fitur tambahan
yang terpisah dari instalasi basic Ms. Word. Langkah
Langkah-langkahnya
langkahnya adalah sebagai berikut:
8.1 Instalasi add-ins
ins PDF ke Microsoft W
Word
ord 2007 apabila belum terinstal.
terinsta
1. Download add-ins pdf di
http://download.microsoft.com/download/f/4/b/f4bfd843
http://download.microsoft.com/download/f/4/b/f4bfd843-a0b6-4031-aa980a3db7403d0f/SaveAsPDFandXPS.exe

2. Install file yang sudah didownload:

Gambar 84: Menginstal Add-ins save as PDF

Caranya:
aplikasi add-ins yang sudah didownload.
load. Besar filenya sekitar
a. Cari lokasi tempat menyimpan aplika
933KB.
b. Klik 2 kali, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 63 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 85: Dialog box untuk menginstal add-ins

c. Isi tanda rumput (V) pada click here to accept the Microsoft Software License Terms., Klik
tombol Continue. Maka proses instalasi akan berjalan.

Gambar 86: Proses instalation

d. Setelah proses instalasi selesai. Klik tombol Ok.

Gambar 87: Instalasi selesai

3. Buka Microsoft Word 2007, Cek apakah add-ins yang ditambahkan sudah terinstall apa
belum. Pilih menu Save As.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 64 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 88: Hasil Instal save as PDF

8.2 Cara memmbuat file PDF dengan Microsoft Word 2007


1. Buat file Microsoft Word.

Gambar 89: Membuat dokumen pada Word

2. Simpan dengan memilih menu Save as, Klik PDF or XPS. Klik tombol Publish

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 65 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Gambar 90: Dialog Box Publish as PDF or XPS

3. Jika computer yang dipakai sudah terinstall Adobe Reader maka file pdf yang dibuat akan
langsung di tampilkan seperti di bawah ini:

Gambar 91: Dokumen berbentuk PDF

LATIHAN
Buatlah dokumen satu halaman penuh pada Ms. Word kemudian save dengan format PDF!

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 66 dari 63

Bagian Pengembangan Pegawai


Direktorat Jenderal Perbendaharaan

DAFTAR PUSTAKA

Microsoft Office Word 2007. www.office.microsoft.com


Saepuloh. Panduan Penggunaan Microsoft Office Word 2007. http://www.Ilmukomputer.com
Nasirudin, Arrohman. Pentingnya Page Break dan Section dalam Pembuatan Document Bagian 1
(Microsoft. Word). 2009. http://Black-it.net
Munawaroh Mukibatul, Ade Achmad Zulfahmi. 2007.

Microsoft Office Word 2003 versi 1.0.

Jakarta: Pusintek Departemen Keuangan.


Ade Achmad Zulfahmi, Komarudin, Ivan Kusuma Raharja. 2009. Microsoft Office Word 2007 versi
1.0. Jakarta: Pusintek Departemen Keuangan.

Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007


Tingkat Lanjut

Halaman 67 dari 63