Diktat Menpro
Diktat Menpro
1.
2.
Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena
diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin
ilmu.
Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang
sudah dikerjakan sebelumnya.
Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan
waktu tertentu
Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen
yang tidak pasti dan beresiko.
Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus
hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu
jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan
yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan
hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal
waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen
Komponen Proyek
Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :
Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan,
kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang
dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi
dari suatu proyek yang akan dikerjakan
Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk
meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk
perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal
dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian
proyek
Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di
kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko
maupun bidang garapan proyek.
Manajemen Proyek
selama berjalan & pada keseluruhan proyek serta mengontrol kualitas serta
perubahannya.
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang
disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah
produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum
produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya
adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.
Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan
pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil
analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka
fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari
berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya
dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah
produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah
tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembanganpengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari
pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life
Cycle SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
Perencanaan (Planning)
Analisis (Analysis)
Perancangan (Design)
Implementasi (Implementation)
Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem
telah dikembangkan, misalnya :
Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan
secara linier.
Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik
dibandingkan pendekatan linier.
Model Incremental Release :
Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk
memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
10
11
Proyek
CEO
CEO
Project
Project A
A Manager
Manager
Project
Project B
B Manager
Manager
Project
Project C
C Manager
Manager
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
CEO
CEO
VP
VP Engineering
Engineering
Staff
Staff
VP
VP Manufacturing
Manufacturing
VP
VP IT
IT
VP
VP HR
HR
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Project
Project Manager
Manager A
A
22 Engineering
Engineering
11 Manufacturing
Manufacturing
3.5
3.5 IT
IT
0.5
0.5 HR
HR
Project
Project Manager
Manager BB
55 Engineering
Engineering
33 Manufacturing
Manufacturing
10
10 IT
IT
11 HR
HR
Project
Project Manager
Manager C
C
11 Engineering
Engineering
00 manufacturing
manufacturing
44 IT
IT
0.1
0.1 HR
HR
12
13
14
15
16
Estimasi Biaya
Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting
adalah suatu perkiraan (estimasi) biaya.
Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik
yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi biaya.
Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang
menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek.
Tool dan Teknik Estimasi Biaya
1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis
yang sebelumnya pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang
baru.
2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara rinci dan
menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya total
proyek.
3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek dengan
menggunakan model matematika berdasarkan variabel atau
karakteristik proyek.
Contoh Tool :
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry
Boehm : software yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya
proyek
Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya
Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah
tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada
berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan dalam proyek.
Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit
pengalaman sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin
perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan penyusunan anggaran.
Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini
sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang.
Penyimpangan ini
dapat dihindari dengan melakukan
review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat
untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.
Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya
proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek
harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk
menentukan biaya proyek yang realistis.
Penganggaran Biaya
Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting
adalah suatu perkiraan anggaran biaya melibatkan alokasi perkiraan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
17
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
Monitoring penggunaan biaya ;
Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam
anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;
Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahanperubahan yang mempengaruhi biaya proyek
MANAJEMEN MUTU PROYEK
Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu didefinisikan
sebagai keseluruhan karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada
kemampuan pencapaian standar kebutuhan yang disyaratkan. Manajemen
mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan jaminan bahwa
hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang telah
ditetapkan.
Proses Manajemen Mutu
Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan
proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.
Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk
memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah
ditetapkan.
Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk
memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu
serta uuntuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara
keseluruhan.
Manajemen Mutu Modern
Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder
Menyukai pencegahan ke pemeriksaan
Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu
Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh pakar-pakar
manajemen mutu seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan
Feigenbaum.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
18
Perencanaan Mutu
Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah merancang
mutu dan mengkomunikasikan factor-faktor penting yang secara
langsung berperan untuk memenuhi kebutuhan kustomer/stakeholder.
Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu mengidentifikasi
variabel yang mempunyai pengaruh pada keseluruhan hasil suatu proses
dalam suatu proyek.
Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti
kemampuan, corak, keluaran sistem, pencapaian, keandalan, dan
sebagainya.
Jaminan Mutu
Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan
bagaimana standar mutu uuntuk suatu proyek dapat dicapai.
Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu yang
berkelanjutan.
Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk
peningkatan berkwalitas.
Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi
bagaimana cara meningkatkan pencapaian atas proyek pada masa depan
atau sekarang.
Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
Pengambilan keputusan
Pengerjaan ulang
Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :
analisa pareto
statistik sampling
diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll) Baca buku
statistika/manajemen mutu
pengujian
Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT
Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :
Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu
Pemahaman ongkos mutu
Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris yang
mempengaruhi mutu
Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu
19
20
21
22
23
24
Aktivitas
Yang
Mendahulu
i
Durasi
(hari)
25
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
A
B
B
C
D, E
G
F, H, I
1
2
3
4
5
4
6
6
2
3
Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha
melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan
manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia
yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan
berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk
menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih
jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:
Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang
tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output
yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas
tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan
menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk
perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara
otomatis.
Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan
dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang
berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas,
perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan
produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap
dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt
charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk
mengukur dan pengendalian.
Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas
disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area
atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset
lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah
proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau
instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian
yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
26
27
2.
3.
4.
28
2.
3.
4.
5.
29
3.
Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab
terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek
adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal
sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah
:
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown
proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola,
memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim
kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan
memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu
3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder
tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan
meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan,
karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area
kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:
kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega),
komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan
masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola
sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatanhambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and
objectives)
30
31
32
33
kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang
mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga
dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi
dari perencanaan proyek yang dilakukan.
Pelaksanaan proyek :
Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan
proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang
lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan
hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek. Termasuk di
dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek,
mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek,
menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.
Pengendalian proyek :
Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar
setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer
proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan
progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika
diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan
melakukan perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana
dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk
sesuai dengan kesepakatan.
Manajemen Ruang Lingkup
Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam
penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada
tahan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang
termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi
pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah
proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter
(diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang
menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari
proyek.
Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan
proyek ke depan, kriteria kriteria dalam menetapkan bahwa
proyek atau suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek
membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang
lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
34
35
36
37
3.
4.
5.
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan
merupakan proses yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak
orang memandang negatif terhadap perencanaan karena rencana dibuat
bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek adalah
memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan, rencana proyek
harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang
diperlukan dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area
pengetahuan, proses perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti
pada tabel 4.1
4.1 Merencanakan ruang lingkup
Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen
hasil inisiasi guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap
pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan
langkah langkah sebagai berikut:
1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi
batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana
yang tidak termasuk dalam proyek.
2. Mendiskripsikan
kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk
masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan
untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.
Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa
pernyataan yang berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya
serta rencana pengelolaan yang dilakukan.
Statemen Ruang Lingkup
Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan
mengkonfirmasikan kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen
ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan,
ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen tentang apa yang
menunjukkan keberhasilan proyek.
Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh
dari proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan
38
39
resiko
Identifikasi resiko
Analisa resiko kualitatif
40
baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15 juta
rupiah.
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya
sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih
detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan
statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam
mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang
mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami
secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari
ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang
diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber
daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS,
diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan
keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasanalasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan.
Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau
tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai?
Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa
beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan
antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan
pengelolaan jadwal proyek.
Mengestimasi Durasi Aktivitas
Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses
perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi
dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu
riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.
Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan
tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan
sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses
mengembangkan jadwal:
41
Akt
Juni minggu ke 2
6 juni 13 juni
S M T W T
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Gambar 4.4. Gantt Chart
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalahErik Perdana Ibrahim, S.Kom
42
masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu
penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh
user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut
(KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat
menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat
menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam
penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan
ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko
yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada
akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi
rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim
Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang
dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek
tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa
persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project
Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkahlangkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan
sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana
tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan
diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk
PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ?
Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam
memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat
masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru
43
sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian
luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan
secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek
tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti
dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan
ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL
PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase
proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal
oleh user.
DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)
RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang
dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user
sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD
digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a
proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari
user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua
informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer
berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi
user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang
sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang
berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa
pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi
yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau
diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang
berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para
wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para
pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan
tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin
terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan
membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah
izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang
mereka.
44
45
46
47
48