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CARATULA

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIN DEL
TTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORA
TEMA:
ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE
ALMACENES PRETTY DE LA CIUDAD DE PASAJE Y
DISEO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,
FINANCIERO Y TRIBUTARIO
AUTORA
Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRS ARIAS
DIRECTOR
Ing. SAMUEL CHUQUIRIMA ESPINOZA
Machala

El Oro
2013

Ecuador

II

RESPONSABILIDAD DELA AUTORA

Las ideas, comentarios y criterios expuestos en el presente tesis de grado, tema:


anlisis del sistema contable de almacenes PRETTY de la ciudad de Pasaje y
diseo del control interno contable, financiero y tributario son de absoluta
responsabilidad de la autora.

____________________________________________
Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRS ARIAS
CC 070374707-1

Machala, febrero de 2013

III

APROBACIN DEL DIRECTOR

Ingeniero Comercial
Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.
Director de Tesis

CERTIFICA

Que la presente Tesis previo a la obtencin del ttulo de Ingeniero en Comercio


Internacional, titulada ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE
ALMACENES PRETTY DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO, fue
elaborada por la seorita Lcda. Lorena Jezabell Villacrs Arias, con sujecin al
proyecto de investigacin y a mis consideraciones.

He revisado su contenido y forma, dado que cumplen con lo estipulado en el


reglamento de ttulos y grados de la Facultad, por lo que emito mi criterio favorable
y autorizo su presentacin para que contine con el trmite correspondiente.
Atentamente,

____________________________
Ing. Com Samuel Chuquirima Espinoza MBA
DOCENTE F.C.E.

Machala, febrero del 2013.

IV

APROBACIN DEL TRIBUNAL DE GRADO

_______________________
Ing. com. Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.
Director de tesis

_______________________
Ing. Manuel Nugra Montesdeoca
MIEMBRO DEL TRIBUNAL

_______________________
Ing. Octavio Sealin Morales
MIEMBRO DEL TRIBUNAL

Machala, febrero del 2013

DEDICATORIA

Este proyecto de Tesis es dedicado para tres personas


maravillosas; que me impulsaron en la bsqueda de mi sueo
anhelado; como lo es Marina que es como una segunda
Madre para m que me brind su apoyo en todo momento no
me dejo caer jamas impulsndome a seguir enfrente de mis
objetivos cuando lo precise , mi Hijo que es mi razn de
luchar ,de seguir adelante y muy especialmente a mi Abuelita
que hace poco tiempo la perd, que gracias a sus consejos y
perseverancia que puso en m, me ayudaron a seguir en este
sueo, s que desde el cielo ella est velando mis pasos; este
ttulo que recibir es para ella mi Mami Angelita, para estas
personas que son lo ms importante y que forman parte de mi
vida.

Jezabell Villacres Arias

VI

AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de eterna gratitud:

A las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales por


preocuparse de la realizacin de las nuevas generaciones.

A todos y cada uno de los docentes que supieron entregar sus sabias
enseanzas en los aos de estudios regulares que cursamos durante el
proceso de formacin en la Universidad.

A mis padres, quienes supieron apoyarme en todo sentido hasta el


final de la carrera, y an lo estn haciendo mientras realizo la presente
tesis; y a todos quienes de una u otra manera supieron estimularnos
para hacer posible la realizacin de la presente tesis

En especial al Ing. Samuel Chuquirima Espinoza. que en calidad de


Director de la Tesis me orient con gran capacidad, experiencia y sin
egosmo en el desarrollo de cada una de las temticas de la misma.

La autora

VII

NDICE GENERAL
CARATULA ................................................................................................................. I
RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA ................................................................. II
APROBACIN DEL DIRECTOR ............................................................................ III
APROBACIN DEL TRIBUNAL DE GRADO ...................................................... IV
DEDICATORIA ......................................................................................................... V
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... VI
NDICE GENERAL..................................................................................................VII
NDICE DE CUADROS ............................................................................................ IX
NDICE DE GRFICOS ............................................................................................ X
NDICE DE ANEXOS ............................................................................................... XI
RESUMEN EJECUTIVO .........................................................................................XII
CAPTULO I.............................................................................................................. 14
EL PROBLEMA ........................................................................................................ 14
1.1.
Justificacin ............................................................................................. 15
1.2.
Planteamiento del problema .................................................................... 17
1.2.1.
Contextualizacin .................................................................................... 17
1.2.2.
Anlisis .................................................................................................... 18
1.3.
Formulacion del problema ...................................................................... 20
1.3.1.
Problema central ...................................................................................... 20
1.3.2.
Formulacion de problemas complementarios ......................................... 20
1.4.
Objetivos ................................................................................................. 20
1.4.1.
Objetivo general ...................................................................................... 20
1.4.2.
Objetivos especficos............................................................................... 20
CAPTULO II ............................................................................................................ 21
MARCO TERICO. .................................................................................................. 21
2.1
MARCO TERICO CONCEPTUAL ................................................... 22
2.1.1
Concepto de control interno .................................................................... 22
2.1.2
Controles internos contables versus controles internos administrativos . 23
2.1.3
Elementos del control interno administrativo ......................................... 23
2.1.4
Estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones ..... 23
2.1.5
Metodologa para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de
transacciones .............................................................................................................. 23
2.1.6
Limitaciones del control interno ............................................................. 25
2.1.7
El control interno y los procedimientos. ................................................. 25
2.1.8
Mtodos de evaluacin del control interno ............................................. 26
2.1.9
La auditora interna, concepto ................................................................. 26
2.1.10
Diferencias entre auditora y control ....................................................... 29
2.1.11
El rgano de auditora interna. (oa!) ....................................................... 30
2.1.12
Importancia del control interno ............................................................... 32
2.1.13
Tiempos de control .................................................................................. 33
2.1.14
Medidas para lograr un buen control interno .......................................... 35
2.1.15
Objetivos de un sistema de control interno ............................................. 36
2.1.16
El control interno de la empresa. ............................................................. 37
2.2
MARCO TERICO CONTEXTUAL .................................................... 42
2.2.1
Almacenes pretty ..................................................................................... 42

VIII

2.3
Hipotesis central ...................................................................................... 42
2.4
Hiptesis particulares .............................................................................. 43
2.5
Matriz de hiptesis particulares y variables ............................................ 44
2.5.1
Variables e indicadores ........................................................................... 45
2.5.2
Definicin conceptual y operacional de variables................................... 46
CAPTULO III ........................................................................................................... 48
METODOLOGA ...................................................................................................... 48
3.1
Seleccin de tcnicas y unidades de investigacin ................................. 49
3.2
Unidades de investigacin ....................................................................... 49
3.3
Universo y muestra.................................................................................. 49
3.4
Descripcin del procedimiento metodolgico general ............................ 50
CAPITULO IV ........................................................................................................... 51
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS.......................................... 51
4.1
Anlisis de la entrevista realizada al personal de almacenes pretty ........ 52
4.2
Anlisis de la entrevista realizada a los contadores pblicos .................. 60
4.3
Conclusiones y recomendaciones............................................................ 65
4.3.1
Conclusiones ........................................................................................... 65
4.3.2
Recomendaciones .................................................................................... 66
CAPITULO V ........................................................................................................... 67
PROPUESTA ............................................................................................................. 67
5.1
Nombre de la propuesta........................................................................... 68
5.2
Justificacin de la propuesta ................................................................... 68
5.3
Fundamentacin de la propuesta ............................................................. 68
5.4
Objetivos de la propuesta ........................................................................ 68
5.4.1
Objetivo general ...................................................................................... 68
5.4.2
Objetivos especficos............................................................................... 68
5.5
Importancia de la propuesta .................................................................... 69
5.6
Ubicacin sectorial y fsica ..................................................................... 69
5.7
Factibilidad .............................................................................................. 69
5.8
Descripcin de la propuesta .................................................................... 69
5.9
Plan de accin de la propuesta ................................................................ 70
5.9.1
Control interno de caja ............................................................................ 70
5.9.2
Control interno de bancos ....................................................................... 93
5.9.3
Control interno de cuentas por cobrar ..................................................... 95
5.9.3.1
Cuentas por pagar .................................................................................... 80
5.9.3.2 Principios y procedimientos de control interno de cuentas y documentos por
pagar ............................................................................................................... 81
5.9.3.3
Control interno de los inventarios ........................................................... 83
5.9.4
Control financiero ................................................................................... 89
5.9.5
Control tributario ..................................................................................... 90
5.9.6
Misiones y Funciones del contador ......................................................... 91
5.9.7
Subcontador general ................................................................................ 93
5.9.8
Secretara privada .................................................................................... 95
5.9.9
Direccin de contabilidad........................................................................ 96
5.9.10
Departamento de procesamiento contable............................................... 99
BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 101
ANEXOS ............................................................................................................... 103

IX

NDICE DE CUADROS
Cuadro 1 rbol de problemas .................................................................................... 19
Cuadro 2 Matriz de hiptesis particulares y variables ............................................... 44
Cuadro 3 Variables e indicadores .............................................................................. 45
Cuadro 4 Definicin conceptual y operacional de variables ...................................... 46
Cuadro 5 Selecciones de tcnicas y unidades de investigacin ................................. 49
Cuadro 6 Unidades de investigacin .......................................................................... 49
Cuadro 7 Universo y muestra ..................................................................................... 49
Cuadro 8 Tamao muestral ........................................................................................ 50
Cuadro 9 El plan de cuentas ....................................................................................... 52
Cuadro 10 Los estados financieros del almacn ........................................................ 53
Cuadro 11 La actual administracin .......................................................................... 54
Cuadro 12 El control que se lleva en el almacn ....................................................... 55
Cuadro 13 La utilizacin de documentos ................................................................... 56
Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones ................................................................. 57
Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacn ................................................... 58
Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadera ........................................................... 59
Cuadro 17 Importancia del sistema de contabilidad .................................................. 60
Cuadro 18 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61
Cuadro 19 Tcnicas a emplear ................................................................................... 62
Cuadro 20 Normas de calidad para informacin financiera....................................... 63
Cuadro 21 Los beneficios del sistema de control....................................................... 64

NDICE DE GRFICOS
Grfico 1 El plan de cuentas ...................................................................................... 53
Grfico 2 Los estados financieros del almacn .......................................................... 53
Grfico 3 La actual administracin ............................................................................ 54
Grfico 4 El control que se lleva en el almacn ......................................................... 55
Grfico 5 La utilizacin de documentos .................................................................... 56
Grfico 6 Las notificaciones y sanciones ................................................................... 57
Grfico 7 Tipo de respaldo que utiliza el almacn ..................................................... 58
Grfico 8 Los saldos reales de la mercadera ............................................................. 59
Grfico 9 Importancia del sistema de contabilidad .................................................... 60
Grfico 10 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61
Grfico 11 Tcnicas a emplear ................................................................................... 62
Grfico 12 Normas de calidad para informacin financiera ...................................... 63
Grfico 13 Los beneficios del sistema de control ...................................................... 63

XI

NDICE DE ANEXOS
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
ANEXO 4

............................................................................................................... 102
............................................................................................................... 103
............................................................................................................... 105
............................................................................................................... 106

XII

RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto se lo plantea con la finalidad de elaborar un diseo del control
interno contable, financiero y tributario de almacenes PRETTY de la ciudad de
pasaje, la misma que generara un mejor control en el almacn tanto contable,
financiero y tributario.
Por eso es conveniente efectuar el presente estudio de investigacin, el mismo que se
presenta en cinco captulos descritos a continuacin.
El Primer captulo denominado El Problema; en el que comprende la justificacin
del tema de estudio, el rbol de problema con el cual fundamento la realizacin de la
investigacin del proyecto, la formulacin del problema central con sus respectivos
problemas complementarios basado en el contexto de la empresa que se necesita para
el proyecto, el objetivo general que se espera lograr y plasmar en el desarrollo del
tema a travs de los objetivos especficos.
El Segundo captulo denominado marco terico consta de dos partes la primera del
marco terico conceptual que comprende conceptos acerca de la temtica que se trata
en el trabajo de investigacin, teniendo entre los ms importantes los
siguientes:concepto de control interno, controles internos contables versus controles
internos administrativos, elementos del control interno administrativo, estudio y
evaluacin del control interno por ciclos de transacciones, metodologa para el
estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones, limitaciones del
control interno, el control interno y los procedimientos, mtodos de evaluacin del
control interno, la auditora interna, concepto, diferencias entre auditora y control, el
rgano de auditora interna. (oai), importancia del control interno, tiempos de
control, medidas para lograr un buen control interno, objetivos de un sistema de
control interno, el control interno de la empresa. La Segunda parte que es el marco
terico contextual, que hace referencia a los almacenes PRETTY, hiptesis central,
hiptesis particulares, matriz de hiptesis particulares y variables, variables e
indicadores, definicin conceptual y operacional de variables.

XIII

El captulo Tres se encuentra la seleccin de recopilacin de datos, unidades de


investigacin y la metodologa que se ha usado para desarrollar las entrevistas que se
aplicaron as mismo como el tamao muestral que se aplic en este caso.
En el captulo Cuatro trata acerca del anlisis e interpretacin de los resultados, que
una vez tabulados, se aplica un anlisis y se los presenta en cuadros y grficos para
su mejor comprensin. El captulo consta del anlisis de la entrevista realizada al
personal de almacenes PRETTY, el anlisis de la entrevista realizada a los
contadores pblicos, posteriormente las conclusiones y recomendaciones de estos
resultados.
Por ltimo presentamos el captulo Quinto en l se refiere a la propuesta del
proyecto que consta con el nombre de la propuesta, justificacin de la propuesta,
fundamentacin de la propuesta, objetivos de la propuesta, importancia de la
propuesta, ubicacin sectorial y fsica, factibilidad, descripcin de la propuesta, plan
de accin de la propuesta, misiones y funciones del contador general, subcontador
general,

secretara

privada,

direccin

de

contabilidad,

departamento

de

procesamiento contable que debe considerarse para el manejo del control interno del
almacn.

14

CAPTULO I
EL PROBLEMA

15

1.1.

JUSTIFICACIN

La dinmica implantada por los adelantos de la tecnologa, provocan en el mundo


innovaciones en herramientas y procesos de los que se vale la empresa moderna para
transformar materiales y proveer de bienes y servicios a una clientela cada vez ms
exigente.
El cambio que se viene operando en las estructuras organizacionales actuales
responde a las transformaciones de mtodos y procesos que se manejan acorde a los
adelantos de la ciencia al coherente y adecuado uso de recursos, a la sapiencia y
habilidades de lderes actuales.
Este marco de referencia se ajusta a las condiciones de desarrollo que advierten las
empresas ecuatorianas, las mismas que han logrado institucionalizar procesos de
planificacin que han llevado al fortalecimiento de sus organismos y a la seguridad y
confiabilidad de sus ejecutores.
La provincia de El Oro, se ha caracterizado por el crecimiento socioeconmico
producto de las actividades productivas principalmente la agrcola, pecuaria, la
minera, entre las ms importantes.
En consecuencia, en el cantn Pasaje se presentan un prspero crecimiento por lo
que esto implica un manejo muy prolijo en su sistema de control, ms an con las
exigencias actuales por parte de las modificaciones introducidas por el Servicio de
Rentas Internas, controles que hasta ahora han venido siendo descuidados, situacin
que inevitablemente conduce a los empresarios aplicar innovaciones en el manejo
contable.
La situacin descrita revela la presencia de una realidad de un problema que amerita
ser intervenido a partir de la instauracin de un proceso reestructratelo serio y
objetivo que culmine con el planteamiento de una solucin concreta al problema.
Ante las circunstancias sealadas, propongo como proyecto de investigacin el tema:
"ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE
LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL CONTROL INTERNO

16

CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO", el cual desde el punto de vista


rene todas las condicionantes que demanda un estudio de las caractersticas y
magnitud de una tesis de grado y que a la par constituye una solucin al problema
antes descrito.
El trabajo de investigacin planteado se orienta a la instauracin en ALMACENES
PRETTY de Pasaje de un nuevo sistema contable, mismo que implica innovaciones
en el control de inventario de existencias para un eficiente manejo de mercaderas.
Aproximaciones preliminares al objeto de estudio no se han podido evidenciar la
existencia de informacin terica referencial producto de la realizacin de
investigaciones anteriores, existiendo insuficiencia terica al respecto. Este vaco
pretendemos cubrirlo con el trabajo.
La relevancia del objeto de estudio radica en el hecho de que constituye una
imperiosa necesidad de innovacin en ALMACENES PRETTY, cuya implantacin
aportar a la solucin de este problema y sus resultados contribuirn al mejoramiento
de. la imagen empresarial del almacn antes mencionado, la utilidad prctica de la
propuesta est dada en la posibilidad real de ser ejecutada dado el inters del
propietario y el convencimiento de la viabilidad del proyecto por parte del
proponente.
Si bien es cierto que el presente trabajo de investigacin evidencia inters del
proponente ya que su realizacin permitir optar por el ttulo de Ingeniero en
Contabilidad y Auditora.
Cabe sealar que la ejecucin de la presente propuesta de investigacin est
garantizada por el acceso a la informacin terica referencial, ya sea a travs de,
textos, revistas especializadas, Internet, etc.; por la solvencia terica y metodolgica
de los proponentes, producto de cinco aos de estudios universitarios en la carrera de
contabilidad y auditora; y, por la disponibilidad de tiempo y recursos econmicos
que demande su elaboracin.
En virtud de las argumentaciones expuestas, quien presenta el tema de tesis solicita

17

comedidamente a las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales y a los


miembros de la Comisin calificadora la aprobacin del presente proyecto de
investigacin.
1.2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1.

CONTEXTUALIZACIN

Las empresas comerciales en todo el mundo se constituyen como negocios de


limitada inversin, los mismos que a medida que se levantan van creciendo y ello
implica que sus operaciones van siendo cada vez ms complejas.
Con la aparicin de la globalizacin los procesos y metodologas se van
transformando y ello conlleva a ir homogenizando los esquemas, por lo que ya se
est unificando los diseos en la presentacin estados financieros en el mundo, y ello
implica adems ir mejorando los elementos como el manejo de transacciones.
En Ecuador tambin se empez a aplicar las normas internacionales de informacin
financieras NIIF ; y es obligatorio ya ir tomando en consideracin estas
innovaciones para empezar su adaptacin.
De esta manera en Almacenes Pretty del cantn Pasaje de la provincia de El Oro, es
imprescindible la actualizacin del manejo financiero, para dejar los viejos
prototipos e ir procurando solucin a sus procedimientos en el manejo contablefinanciero de acuerdo a las normas internacionales de informacin financiera NIIF .
Se es consciente que en el ALMACENES PRETTY del cantn Pasaje de la provincia
de El Oro, existe disposiciones verbales en el sistema de control interno, situacin
que provoca conflictos en la comunicacin y ello repercute en la administracin
contable financiera general y especialmente en la preparacin de informacin para
elaborar los estados financieros siendo poco confiables los procedimientos del
control de actividades
Por lo tanto, la dificultad en labores de auditora, evaluacin y control interno de
ALMACENES PRETTY se detecta en los informes errneos sobre la actividad del

18

negocio y facilitan acciones fraudulentas a quienes cumplen con las delicadas


funciones de registrar el movimiento transaccional.
Adems, el talento humano que labora en ALMACENES PRETTY desconoce las
disposiciones de las tareas que deben cumplir y la forma en que deben realizarse,
ocasionando un ineficiente resultado, adems genera malestar en el normal desarrollo
de las interrelaciones internas.
1.2.2.

ANLISIS

PROBLEMA

Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantn Pasaje

CAUSAS PRIMARIAS

Plan de cuentas mal estructurado

Dbil administracin de Caja y Bancos

Escasa utilizacin de documentos de soporte.

No se realizan verificacin fsicas de la mercadera.

EFECTOS PRIMARIOS

Estados Financieros con falencias.

Posibles faltantes de efectivo.

Notificaciones y Sanciones de parte del S.R.I.

Desconocimiento de los saldos reales de la mercadera

19

RBOL DE PROBLEMAS
Cuadro 1 rbol de problemas

Estados Financieros con


falencias.

Posibles faltantes de efectivo.

Notificaciones y Sanciones de
parte del S.R.I

Desconocimiento de los
saldos reales de la
mercadera

EFECTOS
PROBLEMA

Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantn Pasaje

CAUSAS

Plan de cuentas mal estructurado

Dbil administracin de Caja y


Bancos

Escasa utilizacin de
documentos de soporte.

No se realizan verificacin
fsicas de los inventarios.

20

1.3.

FORMULACION DEL PROBLEMA

1.3.1.

PROBLEMA CENTRAL

Cules son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del cantn
Pasaje?
1.3.2.

FORMULACION DE PROBLEMAS COMPLEMENTARIOS

P.C.1

En almacenes Pretty del cantn Pasaje el plan de cuenta esta mal


estructurado?

P.C.2

Por qu es dbil la administracin de caja y banco de almacenes


PRETTY del cantn Pasaje?

P.C.3

Por qu es escasa la documentacin de soporte que soporta almacenes


PRETTY del cantn Pasaje?

P.C.4

Por qu no se realizan verificaciones fsicas en los inventarios de


almacenes PRETTY del cantn Pasaje?

1.4.

OBJETIVOS

1.4.1.

OBJETIVO GENERAL

Establecer cules son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del
cantn Pasaje.
1.4.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS

OE1.

Conocer el plan de cuentas de almacenes PRETTY del cantn pasaje.

OE2.

Determinar por qu es dbil la administracin de caja y bancos de


almacenes PRETTY del cantn Pasaje.

OE3.

Establecer la documentacin de soporte que se va a utilizar en almacenes


PRETTY en el cantn Pasaje.

OE4.

Realizar las debidas verificaciones fsicas en los inventarios de


almacenes PRETTY del cantn Pasaje.

21

CAPTULO II
MARCO TERICO.

22

2.1

MARCO TERICO CONCEPTUAL

2.1.1

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con la
norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio
y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar la
naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de Auditora.
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una unidad productiva para
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su informacin financiera,
promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las polticas establecidas
por la administracin1.
OBJETIVOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO
1)

Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia por


las polticas por prescritas o establecidas por la administracin de la
organizacin.

2)

promover eficiencia en la operacin. Las polticas y disposiciones


instauradas por la administracin sern la base soporte y punto de partida
para operar la compaa.

3)

Asegurar la confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin


financiera, administrativa y operacional que se genera en la empresa.

4)

Proteccin de los activos de la empresa este cuarto objetivo se da, de hecho,


con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe
haber polticas claras y especficas y que se respete, que involucren el buen
cuidado y alta proteccin y administracin de los activos, por ejemplos en
los flujos de los fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los intervalos;
los inmuebles; maquinaria y equipo; etc.

CORDERO, Martn Jos, Gestin de contabilidad, ediciones Pirmide, 2008, pginas 177.

23

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO


El Sistema Integral de Control Interno habr de ser diseado en funcin a los
objetivos que a continuacin se enuncian:
a)

Objetivos del Sistema Contable

b)

Objetivos de Autorizacin

c)

Objetivos de Procesamiento y Clasificacin de Transacciones

d)

Objetivos de Salvaguarda Fsica

e)

Objetivos de Verificacin y Evaluacin

2.1.2

CONTROLES INTERNOS CONTABLES VERSUS CONTROLES


INTERNOS ADMINISTRATIVOS

Los auditores estn interesados principalmente en los controles internos de


naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad
de los registros contables y de los estados financieros).
Algunos controles internos no tienen relacin con los estados financieros, y en
consecuencia no son de inters directo para el contador pblico independiente. La
gerencia est interesada en mantener controles internos eficientes sobre las
operaciones de la empresa y las actividades de venta, as como sobre las funciones
contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecer controles
Administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesin a las
polticas fijadas en todos los departamentos de la organizacin.
El control administrativo incluye, pero no est limitado el plan de organizacin y los
procedimientos y registros que se relacionan con los proceso de toma de decisiones
que conducen a la autorizacin de transacciones por la administracin.
Esa autorizacin es una funcin administrativa relacionada directa mente con la
responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organizacin y es el punto en la que
se emplea para establecer el control contable de las transacciones.

24

El estudio y evaluacin de control interno por los auditores incluir siempre la


revisin de la prueba de los principales controles principales la revisin de los
controles internos de naturaleza pura mente administrativa general mente no queda
bajo la responsabilidad de los auditores correspondientes, cuyo objetivo es
dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros.
2.1.3

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Para una mejor comprensin de los factores que intervienen en el control interno
administrativo de la empresa, a continuacin se presentan los elementos ms
relevantes que forman parte del mismo2:
a)

Organizacin

b)

Procedimientos

c)

Personal

d)

Supervisin

2.1.4

ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR


CICLOS DE TRANSACCIONES

Para establecer una relacin ms clara entre el estudio y evaluacin del control
interno y la prueba de Auditora, se debe reconocer que las transacciones que se
efectan en una pueden agruparse en ciclos; ya que un estudio por cuentas pierde
de vista la dinmica. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno
a travs de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una empresa.
2.1.5

METODOLOGA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIN DEL


CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES

La agrupacin de transacciones en ciclos permite establecer una relacin entre las


partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de accin es como sigue, para
cada ciclo:
2

DIEZ DE CASTRO, L. T., MASCAREAS, Ingeniera Financiera, La Gestin en los Mercados Financieros
Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie Management, Segunda Edicin Madrid, 2008.

25

a)

Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de


transacciones.

b)

Identificacin de las tcnicas de control utilizadas por la empresa para lograr


dichos objetivos.

c)

Evaluacin del cumplimiento de los objetivos del control interno.

d)

Fijacin de la naturaleza, extensin y oportunidad en la aplicacin de las


pruebas de Auditora.

2.1.6

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El control interno puede hacer mucho para proteger contra el fraude y asegurar la
confiabilidad de los datos contables. Es importante sin embargo reconocer la
existencia de limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Pueden
cometerse errores en la ejecucin de los procedimientos de control, como resultados
de descuidos, incomprensin de las instrucciones o de otros factores humanos. La
alta gerencia puede evadir el control interno, al igual que aquellos procedimientos de
control que dependen de la separacin de obligaciones, mediante la colusin entre
los empleados3.
2.1.7

EL CONTROL INTERNO Y LOS PROCEDIMIENTOS.

Como consecuencia de la especializacin de labores, o departamentalizacin para el


manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto
para que los diferentes departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o
gua para sus trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lgica, til
y eficaz para los fines del negocio. Con ello se logra adems, de impedir indebidas
desviaciones de los mtodos establecidos, el fcil entrenamiento de nuevos
empleados, y la coordinacin de labores entre los diferentes trabajos y
responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.
Dentro de estos tenemos:

MARTNEZ, Luz Patricia "Gestin Social del Talento Humano", Marzo 2009http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano.

26

El Control Interno y de Personal.

El Control Interno y la Supervisin

2.1.8

MTODOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

MTODO DESCRIPTIVO
Como su nombre lo indica, consiste en la descripcin de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas
que conforman la empresa, haciendo referencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripcin debe hacerse
de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades
administrativas que intervienen; nunca se practicar en forma aislada o con
subjetividad.
MTODO GRFICO
Es aquel que seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a
travs de los supuestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para ejecucin de las operaciones. Ejemplo de una grfica de procedimientos
de manejo de transacciones (pedidos de clientes). Balizas.
MTODO DE CUESTIONARIOS
Este mtodo consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las
operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados
de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada
medida de control; mientras que las respuestas negativas sealan una falta o
debilidad en el sistema establecido.
2.1.9

LA AUDITORA INTERNA, CONCEPTO

La Auditora es una funcin privativa del Contador Pblico Colegiado, y su ejercicio


est sujeto a las Normas Internacionales de Auditora (NIA), aprobadas en los
diferentes Congresos Nacionales de la Profesin. La Auditora Interna, es una

27

variante especializada de la Auditora General, aplicada a una determinada, y es


entendida como la accin para el logro y superacin de los objetivos y metas
trazadas por la organizacin. "La Auditora Interna es una herramienta de gestin que
apoya a la alta Direccin de la, calificando y evaluando el grado de eficiencia,
eficacia, transparencia y economa con que se manejan los recursos institucionales
8, as como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de poltica y
planes de accin, evaluando adems la eficiencia de los sistemas administrativos y de
control, para de esta manera coadyuvar al logro de los propsitos fundamentales de
la organizacin4.
OBJETIVOS DE L AUDITORA INTERNA
1)

Apoyar a la alta Direccin de la empresa, en sus esfuerzos por promover el


mejoramiento de la gestin, la eficiencia operacional y la adhesin a las
polticas que se sealen.

2)

Propiciar que la ejecucin de sus acciones se ajuste al ordenamiento legal


normativo que regula el funcionamiento de la empresa.

3)

Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o


financieros, se ejecute en trminos eficientes, eficaces y econmicos, as
como, que las metas y objetivos de la organizacin se cumplan con
efectividad.

4)

Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y


administrativos que permita la proteccin de los recursos y/o bienes
institucionales y que permita contar con informacin contable, suficiente,
pertinente y oportuna.

5)

Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.

FUNCIONES
1)

Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos


establecidos por la administracin y recomendar las medidas que

http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3%B 1.

28

signifiquen mejorar su efectividad.


2)

Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y polticas, as como,


las metas de corto, mediano y largo plazo, sealados por la Direccin
Superior y/o que emanen del proceso de planificacin pertinente.

3)

Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generacin


de informacin para el proceso de toma de decisiones.

4)

Determinar el grado de economa y eficiencia con que se utilizan los


recursos de la empresa, considerando aspectos tcnicos, criterios
econmicos, sociales y culturales existentes.

5)

Promover la adopcin de instrumentos de auto control (metas, indicadores,


etc.) en las unidades operativas de la organizacin de la empresa.

6)

Verificar la existencia de adecuados sistemas de informacin, registro y


control, que generen resultados oportunos y veraces.

7)

Establecer el grado de implementacin de las medidas preventivas y/o


correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas (Auditoras
anteriores).

8)

Auditora, Normas Tcnicas, Control Interno, Planificacin del Trabajo,


Objetivos y Procedimientos.

9)

Analizar la percepcin externa (pblico, etc.) mediante un estudio y


seguimiento de quejas o denuncias que incidan en el funcionamiento de la
empresa, sobre aspectos que se espera que la compaa deba realizar.

PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


El Principio de Auditora, es una verdad fundamental, o sea la principal ley y
doctrina. "Los Principios de la Auditora son las verdades o doctrinas bsicas que
indican los objetivos de la Auditora y sugieren la forma en que se alcanzan los
mismos.
Las Normas de Auditora, son los requisitos relativos a la personalidad del Auditor y
al trabajo que desempea, que se derivan de la naturaleza profesional de su actividad

29

en la Auditora y de sus caractersticas especficas. Entre estas tenemos las Normas


Personales, Las Normas relativas a la Ejecucin del Trabajo, y las Normas relativas a
la Informacin y el Dictamen.
Los Procedimientos de Auditora, son los pasos a seguir en el desarrollo mismo de la
Auditora y estos deben ser planificados con anticipacin pero no perdiendo su nivel
de flexibilidad5.
2.1.10

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORA Y CONTROL

1) La Auditora es un examen, evaluacin, estudio, revisin o investigacin. El


control es un plan de la organizacin que suministra una divisin conveniente de
la responsabilidad funcional.
2) La Auditora es sistemtica y planeada. El control es un sistema de
autorizaciones y procedimientos adecuados que suministre un control razonable
sobre los activos, pasivos, ingresos y egresos.
3) La Auditora est dirigida por un Contador Pblico Colegiado. El control est
dado por la Gerencia de la empresa.
4) La Auditora es objetiva (imparcial) e independiente. El control son todas las
medidas coordinadas dentro de la entidad.
5) La Auditora se efecta con el fin de llegar a una conclusin o formar una
opinin sobre la confiabilidad de lo examinado. El control son prcticas slidas
que deben seguirse en el desempeo de las funciones de cada una de las
operaciones de la entidad.
6) La Auditora es un examen que ocurre despus de llevado a cabo las
transacciones. El control se lleva a cabo en el transcurso de las operaciones que
efecta la entidad.
7) La Auditora est muy relacionada con el control porque en base a ella se puede
determinar la confiabilidad que se va a depositar en l al momento del examen.
5

CORDERO Martn Jos, Gestin de Contabilidad. Ediciones Pirmides, Madrid, 2008 Administracin
financiera. Robert w. Johnson. Capitulo. Administracin de inventarios. Inicio pgina 177.

30

8) La Auditora nos permite medir el logro de las metas programadas determinando


si han sido obtenidas de manera eficaz y eficiente. El control es un sistema por
el cual se hace efectiva la administracin.
9) La Auditora es la herramienta importante del Sistema Nacional de Control.
2.1.11

EL RGANO DE AUDITORA INTERNA. (OA)

CONCEPTO
Es la Oficina de Control Interno de la empresa, responsable de la fiscalizacin de sus
operaciones econmicas, financieras y administrativas. Depende jerrquicamente del
Titular de la empresa o Alta Direccin.
FUNCIONES
1)

Evaluar la correcta utilizacin de los recursos, verificando el cumplimiento


de las disposiciones legales y reglamentarias.

2)

Determinar la razn de la Informacin Financiera.

3)

Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los


resultados obtenidos, con relacin a los recursos asignados y al
cumplimiento de los Planes y Programas aprobados.

4)

Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin.

5)

Fortalecer el Sistema de Control Interno.

6)

Asesorar a los diferentes rganos, en lo que le corresponde.

7)

Realizar Auditoras y Exmenes Especiales, a fin de recomendar las


medidas correctivas pertinentes.

8)

Verificar la aplicacin de dispositivos legales, sobre programacin,


ejecucin y evaluacin del Presupuesto.

9)

Evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de corto y mediano plazo.

10)

Efectuar el seguimiento de los procesos administrativos, para dar


cumplimiento a las normas legales pertinentes.

31

11)

Planificar y efectuar exmenes de control en los asuntos administrativos.

12)

Efectuar el seguimiento y evaluacin de la aplicacin de las medidas


correctivas a efecto de superar las observaciones anotadas en acciones de
control anteriores.

RESPONSABILIDAD
1)

Planificar, programar y ejecutar exmenes y evaluaciones, posteriores de las


actividades de la empresa, en sus aspectos presupuestario, econmico,
financiero, patrimonial, normativo, operacional y de gestin, ejerciendo un
control integral e integrado fundado en criterios de economa, eficiencia y
eficacia.

2)

Verificar el mantenimiento de un adecuado sistema de Control Interno


incorporado a la organizacin de la empresa, privilegiando las pautas
dictadas por la economa, eficiencia y eficacia.

ACCIONES
1)

Elaborar el planeamiento general de la Auditora interna, de acuerdo a las


Normas Generales de Control Interno y la Auditora Interna, aplicando el
modelo de control integral e integrado.

2)

Elaborar el Plan Anual de Auditora Interna.

3)

Remitir el Plan Anual de Auditora Interna al mximo organismos para su


discusin y luego para su aprobacin final.

4)

Participar en la definicin de normas y procedimientos a efecto de


establecer en acuerdo con la alta Direccin, el Sistema de Control Interno y
posteriormente efectuar su seguimiento.

5)

Asesorar en la determinacin de las normas y procedimientos propios del


Sistema de Control Interno.

6)

Verificar el cumplimiento de polticas, programas y proyectos de


investigacin, formacin superior, capacitacin y documentacin e

32

informacin.
7)

Revisar y evaluar la aplicacin de los controles operativos, contables,


financieros, y legales.

8)

Verificar si las operaciones son efectuadas de acuerdo con las normas


legales y de contabilidad aplicable a los niveles presupuestarios
correspondientes.

9)

Determinar la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboracin de


la informacin contable y los estados financieros.

10)

Determinar la precisin de los registros y las medidas de resguardo tomadas


para protegerlo.

11)

Realizar informes peridicos al Titular sobre las Auditoras y otros


controles practicados, y en su caso, formular las recomendaciones u
observaciones que correspondan.

12)

Remitir un ejemplar de los informes y Auditoras realizadas.

13)

Remitir informes al Titular sobre el seguimiento a las recomendaciones y


observaciones realizadas en anteriores exmenes.

14)

Informar sobre los temas a la Asamblea General de socios o accionistas


cuando lo requieran.

15)

Evaluar el cumplimiento de las polticas, planes y procedimientos


determinados por la autoridad superior.

16)

Tomar conocimiento integral de los actos y evaluar aquellos de significativa


trascendencia econmica.

PLANIFICAR.-Es una tcnica que coordina anticipadamente los comportamientos


de las diversas unidades financieras que participan en el Sistema Econmico con el
objeto de alcanzar objetivos establecidos.
SISTEMA.-Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos acerca de una
materia determinada.

33

ESTRUCTURA.-Organizacin tal de las partes de un conjunto por la que el todo


resultante posee cohesin y permanencia'6.
2.1.12

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

El control interno es importante en una entidad u organismo porque comprende el


plan de la organizacin y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica
administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de
las polticas prescritas, el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se
ha incrementado en los ltimos aos, debido a lo prctico que resulta el medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial se centra en las
actividades bsicas que ellas realiza, pues de ello depende para mantenerse en el
mercado. Es bueno resaltar que la empresa que aplica controles internos en sus
operaciones, se conducir a conocer la situacin real de los mismos, es por eso, la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
El control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
resguardar su activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos de auditoras
internas, as como tambin llevar la eficiencia y la productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia.
Con estos antecedentes podemos verificar que un departamento que no aplique
controles internos adecuados puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para
su gestin e incluso podra llevar a una crisis operativa; por lo que; se debe asumir
una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

"Manuales Administrativos: Gua para su Elaboracin" Franklin Fincowsky Enrique Benjamn,


Mxico, FCA
UNAM.

34

2.1.13

TIEMPOS DE CONTROL

El Ejercicio del control interno se aplicar en forma previa, continua y posterior.


(Antes, durante y despus)
a)

Control Previo: Los servidores de la institucin, analizarn las actividades


institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad
con los planes y presupuestos institucionales. El control previo ser ejecutado
por el personal responsable del trmite normal de las operaciones y actividades.

El logro de los resultados previstos,

La ejecucin eficiente y econmica de las funciones encomendadas a cada


servidor;

El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, _


tecnolgicos y financieros;

La proteccin al medio ambiente.

La adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias.

b) Control Posterior: La unidad de Auditora interna ser responsable del control


posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicar a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecucin.
La mxima autoridad de cada entidad y organismo con la asesora de su unidad de
auditora interna, establecer los mecanismos para evaluar peridicamente y con
posterioridad a la ejecucin de las operaciones7:
1)

El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y


normativas;

2)

Los resultados de la gestin;

3)

Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utilizacin


y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales,

"Manuales Administrativos: Gua para su Elaboracin" Franklin Fincowsky Enrique Benjamn,


Mxico, FCA
UNAM-.

35

tecnolgicos materiales.
4)

El impacto que ha tenido en el medio ambiente.

Por Objetivos: Salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables;


preparacin oportuna de la informacin financiera contable; beneficio y
minimizacin de costos innecesarios, evitar expansin al riesgo no intencional,
prevencin o detencin de errores e irregularidades; aseguramiento de que las
responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades
legales.
Por jurisdiccin: Control interno contable; control interno administrativo.
Control Interno Contable: Consiste en los mtodos, procedimientos y plan de
organizacin que se refieren sobre todo a la proteccin de los activos y asegurar que
las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se
relacionan directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales. Como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la
confiabilidad de la informacin contable.
Control Interno Administrativo: Son procedimientos y mtodos que se relacionan
con las operaciones de una empresa y con las directivas, polticas e informes
administrativos. Son las medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional y
que no tiene relacin directa con la confiabilidad de los registros contables2.
Por mtodos: Controles preventivos; controles de deteccin.
Por naturaleza: Controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;
controles de autorizacin e informacin, controles del sistema de contabilidad;
controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisin de la administracin;
controles documentales.
2.1.14

MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

El sistema de control interno de cada empresa est diseado para satisfacer las
necesidades especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y direccin, pero

36

existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los
cuales se encuentran los siguientes:

Establecer lneas claras de responsabilidad.

Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transaccin.

Subdivisin de funciones.

Realizar Auditoras o comprobaciones internas.

Diseo adecuado de documentos y registros.

Las computadoras y el control interno.

EL costo del control.

El alcance de la auditora, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a


aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la
evaluacin de su confiabilidad.
2.1.15

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Son prcticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas


anteriormente de una manera implcita o explcita, sobre lo que es la clave para
entender el concepto que se est desarrollando o estudiando, ya que es sumamente
importante conocer cules son los objetivos que persigue el sistema de control
interno, para poder vivir dentro de la organizacin.
Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro
de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los
controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.
El auditor debe saber cules son los objetivos que persigue cada control, o qu
pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as! poder determinar
cundo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe
ir a la fuente del control.
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder
controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:

37

1)

Proteccin de los activos del patrimonio.

2)

Obtencin de informacin adecuada.

3)

Promocin de la eficiencia operativa.

4)

Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.

El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya


que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio est resguardado contra
posibles prdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no
autorizadas, y que las operaciones o transacciones estn debidamente autorizadas y
adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:

La preparacin de los estados contables de acuerdo a normas contables.

Reportes o informes de gestin de realidad aceptable.

2.1.16

EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA.

Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la poca en que se inicia la gran


transformacin en la forma de encarar la produccin, como consecuencia del
creciente desarrollo industrial, comenz a notarse o percibirse la necesidad de
efectuar un control sobre la gestin de los negocios, ya que la evolucin en la fase de
produccin y comercializacin se desarroll en forma ms acelerada que en las fases
administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue dando
mayor importancia a estos dos ltimos conceptos y se reconoci la necesidad de
generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del importante
crecimiento operado dentro de las empresas.
Debido a este desarrollo industrial y econmico, los comerciantes o industriales
propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas
productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia
necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organizacin y la respectiva
responsabilidad de los hechos operativos o de gestin.
Pero dicha delegacin de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el proceso,

38

ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o procedimientos que


previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el patrimonio, que dieran
informaciones coherentes y que permitieran una gestin adecuada, correcta y
eficiente.
As nace el control como una funcin gerencial, para asegurar y constatar que los
planes y polticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.
Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medicin, evaluacin, verificacin y
correccin de las funciones operativas de los individuos dependientes o
subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades que
ejecuta contribuyen en carcter efectivo y verdadero al logro de los objetivos
prefijados por la direccin superior.
Dentro de una organizacin el proceso administrativo constituye un desarrollo
armnico donde estn presentes las funciones de planeacin, organizacin, direccin
y control.
El control en su concepcin ms general examina, censura, con anterioridad
suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de
gestin, e interno. Es conveniente destacar que en la prctica los dos ltimos
convergen en uno de solo.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y
alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnolgicos aceleran
los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los
campos de la organizacin y la administracin, pues esta debe reordenarse para
subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostr la importancia del control sobre la
gestin de los negocios y que este se haba quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la produccin.
El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero
es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluacin podr determinar: la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar

39

durante la revisin de una empresa.


Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la
direccin de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor
funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y
mantenerlo, frente a los riesgos de prdidas materiales o informacin que pudiera
haber sin l.
El alcance de control interno est dado por todo el mbito de la empresa, y los
problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los
distintos sectores de la organizacin, segn las tareas que estos desarrollan, como,
por ejemplo: las funciones de registracin, fabricacin, ventas, compras, personal,
tesorera, finanzas, etc.
El mtodo de control existente en las empresas incluye la comparacin de una
actuacin real, con una accin pronosticada, tal como un objetivo, estndar de
actuacin o regulacin previa. En cada caso o situacin, el sistema, mtodo o
procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un controlo anlisis de lo que
est sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvos o errores, poder obtener
la explicacin lgica de por qu esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de
adoptar las medidas correctivas correspondientes.
CONTROL INTERNO Y TICA PROFESIONAL
Las normas ticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de
control interno. El no acatarlas conduce al desvo de recursos, divulgacin de
informacin confidencial y otros hechos delictivos. Aqu la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
La tica profesional est definida como un conjunto de normas que orientan la
conducta de los miembros de una determinada profesin.
Existen dos teoras que estn siendo utilizadas para la solucin de los problemas
ticos de la contabilidad: la teora del utilitarismo y la teora de las reglas
deontolgicas. El utilitarismo 4se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor

40

cantidad de personas (nfasis en la consecuencia de la accin y no en las reglas), ya


en la visin deontolgica'' prevalece el nfasis en las acciones del profesional y no en
las consecuencias propiamente dichas.
La conducta tica es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del cdigo de
todas las profesiones. Es fcil tomar decisiones ante un comportamiento tico y uno
no tico pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que estn en la
frontera de la tica, surge el conflicto si existe presin para llevar a cabo la accin.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, con
procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento; adems debe contar con un grupo humano idneo para las
funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos
tecnolgicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo,
fijando puntos estratgicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o
rendimiento en forma espordica y concentrarse en los desvos o excepciones a lo
predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en ltima
instancia, realizar una accin que tienda a corregir sus desvos o irregularidades.
La finalidad del control interno es comprobar si la organizacin encuentra, cumple o
alcanza los objetivos que persigue.
Un plan de organizacin que satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:
Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto de vista de su
costo, es decir, del factor econmico.
gil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del
mundo dinmico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin daar lo que perdura,
expresado en otras palabras sera, adaptarse a los constantes cambios que fluctan en
la vida diaria de la organizacin.
Imperativo: el plan debe permitir la implantacin de lneas de actividad,

41

responsabilidad y control.
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecucin, autorizacin y
control, una slida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los
departamentos y las gerencias.
Llevado este concepto al nivel individual, diramos que: ninguna persona debe
controlar todas las fases de una operacin, sin la intervencin de unos u otros
individuos que provean un control recproco.
De manera contraria, quien manejara la operacin y la registracin al mismo tiempo,
podra generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sera sumamente importante o
muy difcil de detectar.
Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las funciones
de operacin y registro por una misma persona o sector, pero debemos incorporar
otro elemento que corre tambin paralelo a los mencionados, la custodia o
salvaguarda. Quien tenga a su cargo la funcin de guardar o custodiar ya sea dinero
u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las
funciones de operacin y de registro.
Una vez lograda la separacin de funciones dentro del ente, debemos continuar
con la asignacin de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que
ambos acten de acuerdo con lo establecido en las polticas emanadas por la
direccin superior.
Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesita autoridad
proveniente o delegada del rgano superior inmediato al que recibe la responsa.
Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente
definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones,
etc., perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en
cuanto a su interpretacin.
Cundo la direccin de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar

42

o cumplir; un adecuado plan de organizacin; delegacin de funciones,


responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control
necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda
al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o
alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del
sistema de informacin del ente.
2.2

MARCO TERICO CONTEXTUAL

2.2.1

ALMACENES PRETTY

SOCIO FUNDADOR: Henry Alfonso Abad Ochoa


ACTIVIDAD PRINCIPAL: Venta de calzado y carteras, luego se
increment mochilas escolares.
AO DE FUNDACIN: 13 de mayo de 1976
AOS EN EL MERCADO: 35 aos funcionando dentro del mercado,
compitiendo con los mejores precios y mejores ventajas para los
clientes.
VISIN: Ampliar nuestras oficinas en lugares estratgicos
CLIENTES: Dar una excelente atencin y excelentes precios en
nuestros artculos de venta.
INFRAESTRUCTURA: Edificio Matriz ubicado en el Cantn Pasaje
y una Sucursal en la Ciudad de Machala
SISTEMA OPERATIVO: Sistema contable de Sotwart Mileniun
eficaz para controlar inventarios, ventas y el control contable8

Datos obtenidos en Almecenes Pretty

43

2.3

HIPOTESIS CENTRAL

Las falencias del Proceso contable de almacenes PRETTY del cantn Pasaje, se dan
por un plan de cuentas mal estructurado, por la dbil Administracin de caja y
Bancos, por la escasa documentacin de soporte y porque nos e realizan
verificaciones fsicas en los inventarios de mercadera.

2.4

HIPTESIS PARTICULARES

H.P. 1.

El plan de cuentas mal estructurado en almacenes PRETTY dl cantn


pasaje generan estados financieros con falencias.

H.P. 2.

La dbil administracin de caja y bancos genera posibles faltantes de


efectivo.

H.P. 3.

La escasa utilizacin de documentos de soporte general notificaciones y


sanciones del S.R.I

H.P. 4.

La no relacin de las verificaciones fsicas de la mercadera general


desconocimiento de los saldos reales de la mercadera.

44

2.5

MATRIZ DE HIPTESIS PARTICULARES Y VARIABLES

Cuadro 2 Matriz de hiptesis particulares y variables


HIPTESIS PARTICULARES

VARIABLES
INDEPENDIENTES

El plan de cuentas mal estructurado en

Plan de cuentas mal estructurado.

almacenes PRETTY del cantn Pasaje


genera estados financieros con falencias.

DEPENDIENTE
Estados financieros.
INDEPENDIENTES

La dbil administracin de caja y bancos

La dbil administracin de caja y bancos

genera posibles faltantes de efectivo.

DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo.
INDEPENDIENTES

La escasa utilizacin de documentos de

Escasa utilizacin de documentos de

soporte general notificaciones y

soporte.

sanciones del S.R.I.

DEPENDIENTE
Notificaciones y sanciones del S.R.I
INDEPENDIENTES

La no realizacin de las verificaciones

No se realizan las verificaciones fsicas

fsicas de la mercadera general

de la mercadera.

desconocimiento de los saldos reales de

DEPENDIENTE

la mercadera.

Desconocimiento de los saldos reales de


la mercadera.

45

2.5.1

VARIABLES E INDICADORES

Cuadro 3 Variables e indicadores


VARIABLES

INDICADORES
Eficaz

INDEPENDIENTES
Apropiado
Plan de cuentas
Inapropiado
Coherentes
DEPENDIENTE
Confiables
Estados financieros
Inapropiado
INDEPENDIENTES

Acertadas

Administracin

Erradas

DEPENDIENTE

Excesivo

Faltantes de efectivo

Escaso

INDEPENDIENTES

Es inapropiados

Utilizacin de documentos

Se desconoce

DEPENDIENTE

Excesivas

Notificaciones y sanciones del S.R.I

Normales

INDEPENDIENTES

Documentacin fsica

Las verificaciones fsicas de la mercadera.

Programa virtual

DEPENDIENTE

Confiables

Los saldos reales de la mercadera.

No confiables

46

2.5.2

DEFINICIN

CONCEPTUAL

OPERACIONAL

DE

VARIABLES
Cuadro 4Definicin conceptual y operacional de variables
VARIABLES

INDEPENDIENTES
Plan de cuentas

DEPENDIENTE
Estados financieros

INDEPENDIENTES
administracin

DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo

DEFINICIN CONCEPTUAL

DEFINICIN
OPERACIONAL

Llamado
tambin
nomenclador
o
clasificador. Consiste en el nombre,
codificacin y la debida precisin del
contenido econmico de cada una de las
cuentas que recogern el registro contable
de todas las operaciones.

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
PRETTY se determinara
el correcto uso del plan
de cuentas del almacn

Los
estados
financieros,
tambin
denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes
que utilizan las instituciones para reportar la
situacin econmica y financiera y los
cambios que experimenta la misma a una
fecha o perodo determinado

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
PRETTY se determinara
los estados financieros
que cuenta el almacn

La Administracin tambin conocida como


Administracin de empresas es la ciencia
social, tcnica y arte que se ocupa de la
planificacin, organizacin, direccin y
control de los recursos

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
PRETTY se determinara
la administracin que
posee el almacn

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
Es la ausencia de dinero en una determinada empleados del almacn
cuenta contable.
PRETTY se conocer el
faltante de efectivo que
tiene el almacn

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
INDEPENDIENTES
empleados del almacn
Es la manera de cmo se procede y se debe
PRETTY se determinara
Utilizacin
de usar los documentos contables
la utilizacin de los
documentos
documentos con los que
el almacn trabaja.

47

DEPENDIENTE
Notificaciones
sanciones del S.R.I

Son las citaciones que la institucin


reguladora del pas emite por las diversas
y faltas contables que tienen cada una de las
entidades pblicas o privadas que se
detectan durante su periodo contable.

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
PRETTY se determinara
que tipo de notificaciones
y sanciones recibe el
almacn por parte del SRI

Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
INDEPENDIENTES
Es el control que se lleva de forma manual y PRETTY se determinara
Las
verificaciones digital de las existencias que posee un cual es el grado de
fsicas
de
la comercio en stock.
veracidad que tienen las
mercadera.
verificaciones fsicas de
la mercadera con la que
cuenta el almacn
Mediante la aplicacin de
una entrevista a los
empleados del almacn
DEPENDIENTE
Es la existencia real con la que se cuenta en PRETTY se conocer los
Los saldos reales de la el stock de un almacn
saldos reales que hay de
mercadera.
la mercadera en stock
con la que cuenta el
almacn

48

CAPTULO III
METODOLOGA

49

3.1

SELECCIN DE TCNICAS Y UNIDADES DE INVESTIGACIN

Cuadro 5 Selecciones de tcnicas y unidades de investigacin


VARIABLES
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas
DEPENDIENTE
Estados financieros

INDICADORES
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
Coherentes
Confiables
Inapropiado

TCNICAS

UNIDADESDE
INVESTIGAC.

Entrevista

Empleados

Entrevista

Empleados

INDEPENDIENTES
administracin

Acertadas
Erradas

Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo

Excesivo
Escaso

Entrevista

Empleados

Es inapropiados
Se desconoce

Entrevista

Empleados

Excesivas
Normales

Entrevista

Empleados

Documentacin
fsica
Programa virtual

Entrevista

Empleados

Confiables
No confiables

Entrevista

Empleados

INDEPENDIENTES
Utilizacin de
documentos
DEPENDIENTE
Notificaciones y
sanciones del S.R.I
INDEPENDIENTES
Las verificaciones fsicas
de la mercadera.
DEPENDIENTE
Los saldos reales de la
mercadera.
3.2

UNIDADES DE INVESTIGACIN

Cuadro 6 Unidades de investigacin


PERSONAS
- Talento Humano que
labora en ALMACENES
PRETTY de Cantn
Pasaje
3.3

RECURSOS
Boletines informativos
Publicaciones de revistas
Pgina web

ACTIVIDADES
- Guas de observacin
- Entrevistas
- Revisin de archivos

UNIVERSO Y MUESTRA

Cuadro 7 Universo y muestra


PERSONAS
Personal de almacn

NUMERO
8

TCNICA
Encuesta

50

Para el desarrollo del presente trabajo de investigacin "ANLISIS DEL SISTEMA


CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y
DISEO

Del

CONTROL

INTERNO

CONTABLE,

FINANCIERO

TRIBUTARIO", dado que el universo es pequeo se est aplicando la siguiente


frmula:
Cuadro 8Ta
Tm
%
N
VC
EA
(%EA)^2
tm =

VC +

3.4

TAMAO MUESTRAL
tamao de la muestra
Porcentaje (en decimal)
Poblacin universo
Valor constante
Error Admisible
% de EA al cuadrado
N
(%EA)^2

DESCRIPCIN

X
DEL

230
9%
0.0081

230
[1+ (0.0081)(230)]

PROCEDIMIENTO

= 80

METODOLGICO

GENERAL
En la presente investigacin se est poniendo en prctica el mtodo deductivo para la
demostracin terica-emprica; adems de la tcnica de investigacin como la
entrevista.
La aplicacin de las tcnicas de investigacin demanda la necesidad de identificar el
universo investigativo es decir hacia donde se aplica las tcnicas para obtener la
informacin que demanda la investigacin y es as que las tcnicas utilizadas en este
proyecto son:
La tcnica de la entrevista dirigida a los empleados de almacenes PRETTY se est
aplicando con la finalidad de obtener informacin sobre el anlisis contable y
financiero de la empresa y la posibilidad de implementar un manual de instrucciones
para mejorar el control interno, para el efecto se dispone de un instrumento de
investigacin que es la gua de entrevista donde contiene preguntas que permiten
conocer ms sobre el tema estudiado.

51

CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS

52

4.1

RESULTADOS DE LA GUA DE OBSERVACIN

La gua de observacin se aplic en las instalaciones y oficinas del almacn Pretty,


tomando en cuenta lo siguiente:
4.1.1

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Segn lo que se observ, en este almacn no se

maneja un procedimiento

documentado de las transacciones comerciales que se llevan a cabo cada dia. Por lo
cual en los estados financieros se maneja un valor mientras que en realidad la
situacin econmica del almacn es otro ocasionando problemas al momento de la
toma de decisiones.
4.1.2

ARCHIVOS CONTABLES

Los registros y dems informacin contable en el almacn Pretty no se encuentran


organizados, por lo que existen dificultades al momento de proveer informacin para
el proceso contable correspondiente.
4.1.3

PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE INVENTARIOS

La organizacin de la mercadera en la bodega es parcialmente adecuada, ya que se


evidencio que algunas ocasiones tienen problemas para ubicar cierto tipo de
mercadera.
4.1.4

ESTADOS FINANCIEROS

Se observ que en los estados financieros no se maneja una informacin detallada de


cada cuenta, por lo cual existe dificultades para poder evaluar y analizar la situacin
financiera del almacn Pretty.

53

4.2

ANLISIS DE LA ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL


DE ALMACENES PRETTY
1.

Cmo considera el plan de cuentas que posee el almacn?

Cuadro 9 El plan de cuentas


ALTERNATIVA
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
1
3
4
8

PORCENTAJE
12,50%
37,50%
50,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 1El plan de cuentas

PLAN DE CUENTAS
12,50%
50,00%

Eficaz
37,50%

Apropiado
Inapropiado

Fuente:
Elaboracin:

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 1 de ellos que
representa al 12.50% consideran que el plan de cuentas que posee el alcen es eficaz,
mientras que 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que el plan de
cuentas es apropiado para el almacn y 4 empleados que representan al 50.00%
faltante indico que el plan de cuentas es inapropiado para el almacn

54

2.

La forma en la que se presentan los estados financieros del almacn


considera que son?

Cuadro 10 Los estados financieros del almacn


ALTERNATIVA
Coherentes
Confiables
Inapropiado
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
6
2
0
8

PORCENTAJE
75,00%
25,00%
0,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 2Los estados financieros del almacn

0,00%
25,00%
Coherentes
Confiables
75,00%

Inapropiado

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que los estados financieros del almacn son
coherentes, mientras que 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que
los estados financieros del almacn son confiables.

55

3.

La actual administracin de los almacenes PRETTY es considerada


como

Cuadro 11 La actual administracin


ALTERNATIVA
Acertada
Erradas
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
6
2
8

PORCENTAJE
75,00%
25,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 3La actual administracin

25,00%

Acertada
75,00%

Erradas

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que la actual administracin del almacn es
acertada, mientras que los 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que
la actual administracin del almacn es errada.

56

4.

Como considera el control que se lleva en el almacn con respecto al


faltante de efectivo en los estados financieros?

Cuadro 12 El control que se lleva en el almacn


ALTERNATIVA
Excesivo
Escaso
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
5
3
8

PORCENTAJE
62,50%
37,50%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 4El control que se lleva en el almacn

37,50%

62,50%

Excesivo
Escaso

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 5 de ellos que
representan al 62,50% consideran que el control que se lleva en el almacn es
excesivo, mientras que los 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que
el control que se lleva en el almacn es escaso.

57

5.

Cmo considera la utilizacin de documentos en el control interno que


posee el almacn?

Cuadro 13 La utilizacin de documentos


ALTERNATIVA
Es inapropiado
Se desconoce
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
4
4
8

PORCENTAJE
50,00%
50,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 5La utilizacin de documentos

50,00%

50,00%
Es inapropiado
Se desconoce

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 4 de ellos que
representan al 50,00% consideran que la utilizacin de los documentos en el control
interno del almacn es inapropiada, mientras que los 4 empleados que se representan
con el 50,00% faltante dijeron que la utilizacin de los documentos en el control
interno del almacn se desconoce.

58

6.

Las notificaciones y sanciones que recibe el almacn por parte del SRI
en los ltimos meses son

Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones


ALTERNATIVA
Excesivas
Normales
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
3
5
8

PORCENTAJE
37,50%
62,50%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 6Las notificaciones y sanciones

37,50%

62,50%

Excesivas
Normales

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 3 de ellos que
representan al 50,00% indicaron que las notificaciones y sanciones que recibe el
almacn por parte del SRI son excesivas, mientras que los 5 empleados que se
representan con el 62,50% faltante dijeron que las notificaciones y sanciones que
recibe el almacn por parte del SRI son normales las mismas que otro tipo de
almacn recibe durante su ejercicio contable.

59

7.

Qu tipo de respaldo utiliza el almacn para las verificaciones fsicas


de las mercaderas?

Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacn


ALTERNATIVA
Documentacin fsica
Programa virtual
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
8
0
8

PORCENTAJE
100,00%
0,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 7Tipo de respaldo que utiliza el almacn

0,00%

Documentacin fsica
Programa virtual
100,00%

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; los 8 empleados
que representan al 100,00% indicaron que las verificaciones fsicas de las
mercaderas existentes en el almacn la realizan a travs de documentacin y la
misma que es el nico respaldo existente para estas verificaciones.

60

8.

Los saldos reales de la mercadera con la que cuenta el almacn y que


se muestra a travs del plan de cuentas

Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadera


ALTERNATIVA
Confiables
No confiables
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
6
2
8

PORCENTAJE
75,00%
25,00%
100,00%

Personal de almacenes PRETTY


La autora

Grfico 8Los saldos reales de la mercadera

25,00%

Confiables
75,00%

No confiables

Del 100% de los empleados del almacn PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que los saldos reales de la mercadera con la que
cuenta el almacn es confiable, mientras que los 2 empleados que se representan con
el 25,00% creen que los saldos de mercaderas existentes en el almacn no es
confiable.

61

4.3

ANLISIS

DE

LA

ENCUESTAS

REALIZADA

LOS

CONTADORES PBLICOS
1.

Por qu es importante para una empresa llevar un sistema de


contabilidad adecuado a las caractersticas de la empresa?

Cuadro 17Importancia del sistema de contabilidad


ALTERNATIVA
Garantiza la informacin financiera.
Logra mayor eficiencia contable.
Otros.
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
50
20
10
80

PORCENTAJE
62,50%
25,00%
12,50%
100,00%

Contadores pblicos de la provincia de El Oro


La autora

Grfico 9 Importancia del sistema de contabilidad

12,50%
Garantiza la informacin
financiera.

25,00%
62,50%

Logra mayor eficiencia


contable.
Otros.

Del 100% de los contadores pblicos entrevistados; 50 de ellos que representan al


62,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la
informacin financiera, mientras que 20contadores ms que representan el 25,00%
dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia
contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 12,50% faltante
indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una
empresa.

62

2.

Cules seran las ventajas para la empresa al disponer de un sistema


de control interno?

Cuadro 18Las ventajas de un sistema de control


ALTERNATIVA
Oportuna presentacin EE.FF.
Reporte financiero real.
Toma de decisiones aceptadas.
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
30
28
22
80

PORCENTAJE
37,50%
35,00%
27,50%
100,00%

Contadores pblicos de la provincia de El Oro


La autora

Grfico 10 Las ventajas de un sistema de control

27,50%

37,50%

Oportuna presentacin
EE.FF.
Reporte financiero real.

35,00%

Toma de decisiones
aceptadas.

Del 100% de los contadores pblicos entrevistados; 30 de ellos que representan al


37,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la
informacin financiera, mientras que 20 contadores ms que representan el 35,00%
dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia
contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 27,50% faltante
indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una
empresa.

63

3.

De acuerdo a su experiencia que tcnicas se debern emplear para


evaluar el sistema de control

Cuadro 19Tcnicas a emplear


ALTERNATIVA
Estudio de los problemas contables
Anlisis de los recursos
Estudio de normas contables
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
30
26
24
80

PORCENTAJE
37,50%
32,50%
30,00%
100,00%

Contadores pblicos de la provincia de El Oro


La autora

Grfico 11 Tcnicas a emplear

30,00%

37,50%

Estudio de los problemas


contables
Anlisis de los recursos

32,50%

Estudio de normas
contables

Del 100% de los contadores pblicos entrevistados; 30 de ellos que representan al


37,50% de acuerdo a su experiencia consideran que las tcnicas que se deben
emplear para la evaluacin del sistema de control es el estudio de los problemas
contables, mientras que 26 contadores ms que representan el 32,50% de acuerdo a
su experiencia consideran que la tcnica a emplear para la evaluacin del sistema de
control es el anlisis de los recursos, y los otros 24 contadores que representa al
30,00% faltante indicaron que segn su experiencia consideran que la tcnica que se
deben aplicar para la evaluacin del sistema de control es el estudio de las normas
contables.

64

4.

A su criterio que normas se debe considerar en la prctica contable


para que la informacin financiera sea de calidad?

Cuadro 20Los beneficios del sistema de control


ALTERNATIVA

FRECUENCIA
25
29
26
80

RTLI
NIIF
PCGA
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

PORCENTAJE
31,25%
36,25%
32,50%
100,00%

Contadores pblicos de la provincia de El Oro


La autora

Grfico 12 Los beneficios del sistema de control

31,25%

32,50%

RTLI

NIIF

PCGA

36,25%

Del 100% de los contadores pblicos entrevistados; 25 de ellos que representan al


31,25% considera que se debe aplicar las normas RTLI para las buenas prcticas
financieras contables, mientras que 29 contadores ms que representan el 36,25%
indicaron que se deben aplicar las normas NIIF para que la informacin sea de
calidad, y los otros 26 contadores que representa al 32,50% faltante indicaron que
para que la gestin de informacin contable sea de calidad se deben aplicar las
normas PCGA.

65

5.

Cules seran los beneficios al dispones de un sistema de control


interno?

Cuadro 21Los beneficios del sistema de control


ALTERNATIVA
Libros contables al da
Estados financieros al tiempo
Declaraciones tributarias oportunas
TOTAL
Fuente:
Elaboracin:

FRECUENCIA
25
35
20
80

PORCENTAJE
31,25%
43,75%
25,00%
100,00%

Contadores pblicos de la provincia de El Oro


La autora

Grfico 13 Los beneficios del sistema de control

25,00%

31,25%

Libros contables al da
Estados financieros al
tiempo

43,75%

Declaraciones tributarias
oportunas

Del 100% de los contadores pblicos entrevistados; 35 de ellos que representan al


43,75% considera que el beneficio de disponer de un sistema de control interno en
una empresa es el tener los estados financieros a tiempo, mientras que 25 contadores
ms que representan el 32,50% indicaron que el beneficio de disponer de un sistema
de control interno en una empresa es el tener los libros contables al da, y los otros 20
contadores que representa al 25,00% faltante indicaron que el beneficio de disponer
de un sistema de control interno en una empresa es para tener las declaraciones
tributarias oportunas.

66

4.4

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.4.1

CONCLUSIONES

Una vez obtenidas los anlisis correspondientes a las preguntas realizadas se procede
a determinar las conclusiones:
Segn lo que se conoci en la investigacin realizada en el almacn Pretty se
maneja un plan de cuentas de manera deficiente, por lo que se evidenci que
los empleados tienen problema al momento de distribuir la mercadera que se
comercializa en el almacn Pretty.
Los empleados del almacn PRETTY consideran que los estados financieros
del almacn se presentan de manera coherentes, pero sin embargo el personal
contable del almacn tiene problemas al registrar las transacciones
comerciales que se realizan a diario.
En el almacn PRETTY creen los empleados que la actual administracin
debe realizar capacitaciones constantemente para un mejor rendimiento en el
rea contable.
Los empleados del almacn PRETTY consideran que el registro de
inventarios que se lleva es de manera manual generando prdidas de la
mercanca.

67

4.4.2

RECOMENDACIONES

Una vez obtenidas las conclusiones se puede determinar las siguientes


recomendaciones:
Redisear el plan de cuentas para mejorar el control de registro que lleva el
almacn Pretty estableciendo un manual que describa el uso de las cuentas
contables.
Determinar un manual de procedimientos que organice las actividades de
registro y control contable en el almacn PRETTY con el fin de considerar su
participacin en el proceso del control interno.
Establecer una estructura adecuada de los estados financieros que permitan
revelar informacin contable detallada, otorgando a la gerencia la
herramienta para una toma de decisiones en base la situacin real del
almacn.
Implementar procedimientos eficientes para el control de inventarios, a travs
de la aplicacin de documentos apropiados para un correcto registro del
movimiento de existencias.

68

CAPITULO V
PROPUESTA

69

5.1
DISEO

NOMBRE DE LA PROPUESTA
DEL

CONTROL

INTERNO

CONTABLE,

FINANCIERO

TRIBUTARIO DEALMACENES PRETTY DE LA CIUDAD DE PASAJE


5.2

JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA

La investigacin realizada demostr que el almacn PRETTY de la ciudad de


Pasaje es necesaria la creacin del Manual de control interno contable financiero y
tributario, dado la falta de un documento en el que se contemple las normas a las que
atenerse para un mejor desenvolvimiento en la compaa
5.3

FUNDAMENTACIN DE LA PROPUESTA

El xito alcanzado por las compaas que se manejan con manuales para controlar
sus procedimientos nos alienta a confiar en los alcances e impactos de esta tesis.
La casi totalidad de compaas internacionales exitosas cuentan con Manuales de
procedimientos contable financiero.
5.4

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

5.4.1

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar actitudes metodolgicas que optimicen el desempeo contable financiero


y tributario del departamento contable del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje
5.4.2

OBJETIVOS ESPECFICOS

Aplicar procedimientos adecuados y eficientes al momento de registrar las


transacciones.
Elaborar un programa contable que cumpla con las necesidades de los requerimientos
de almacn Pretty para un mejor control financiero.

70

5.5

IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

La aplicacin de esta propuesta es de suma importancia entre otros aspectos por los
siguientes:

Es un tema hasta hoy descuidado en la compaa y su uso es vital.

Es un campo del desarrollo del talento humano.

Contribuye al enriquecimiento de la programacin de la compaa.

Capacita para revolver los retos del nuevo siglo.

Propicia cambios lo que permite el crecimiento profesional.

Contribuye a la transformacin individual y consecuentemente a la


empresarial.

Control Interno de Bancos

Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y


procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura,
salvaguardar los movimientos bancarios, as como fomentar la eficiencia de
operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa.
Principios de control interno de Bancos:
- Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de caja
- En cada operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.
-El trabajo de empleados de caja ser de complemento no de revisin.
-La funcin de registro de operaciones de caja ser exclusiva del departamento de
contabilidad.
Revisin de la conciliacin en bancos:
-Revisar que lo que est en la pliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo
mismo.

71

-Revisar los cheques no presentados al cobro durante un perodo excesivamente


largo se investigue el motivo. Despus de 30 das se cancelan los cheques.
-Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin
demora excesiva.
-Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
-Revisar si realmente esa conciliacin es evaluada por un funcionario.
- Si se reporta el resultado de la conciliacin de cada mes y a quienes.
Control para cada origen de entradas a caja y bancos:
A) Cobros por ventas de contado directo.
B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.
C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.
D) Cobros por ventas a crdito en plaza.
E) Cobros por ventas a crdito fuera de plaza.
5.6

DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA

La elaboracin de la tesis permiti relacionarnos con ejecutivos y empleados del


almacn PRETTY, con autoridades de la Universidad Tcnica de Machala,
autoridades de la facultad de ciencias empresariales y docentes universitarios.
5.7

PLAN DE ACCIN DE LA PROPUESTA

5.7.1

Control Interno de Caja

Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y


procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura,
salvaguardar el efectivo en caja, as como fomentar la eficiencia de operaciones y
adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa.

72

Principios de control interno de caja:


- Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de caja
- En cada operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.
-El trabajo de empleados de caja ser de complemento no de revisin.
-La funcin de registro de operaciones de caja ser exclusiva del departamento de
contabilidad.
Objetivos del control interno de Caja:
-Evitar o prevenir fraudes de caja.
-Promover la eficiencia del personal de caja.
-Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.
-Descubrir malversaciones.
-Localizar errores de caja.
-Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
-Obtener informacin administrativa contable oportuna de caja.
CALZADO PRETTY
FECHA

CONCEPTO

Julio 1-06

Saldo inicial

Julio 2-06

Cobro de letra de cambio

Julio 5-06

Depsito en cuenta bancaria

INGRESOS

EGRESOS

SALDOS
500,00

150,00

650,00
200,00

ACTA DE ARQUEO DE CAJA


FECHA: 05 de Julio del ao 2012
EMPLEADO RESPONSABLE: Andrs Pineda Crdova
NOMBRE DEL DELEGADO: Ing. Hugo Romn Calle

450,00

73

VALORES ENCONTRADOS
CANTIDAD

DETALLE

IMPORTE

NQUEL
100

Monedas de $ 1,00
BILLETES

Billetes de $ 10,00

90,00

20

Billetes de $ 1,00

20,00

30

Billetes de $ 5,00

150,00

01

CHEQUES
80,00

Cheque # 1440 del Banco de Machala Cta.


Cte.# 20349.

$ 440,00

Total Presentado

$ 450,00

Saldo Contable

$ 10,00

Faltante
Al valor de $ 440,00 ascienden el total de efectivo y
cheques que fueron contados en mi presencia y
devueltos al encargado de caja, a entera satisfaccin.

Andrs Pineda Crdova


CAJERO
5.7.2

Ing. Hugo Romn Calle


ASISTENTE FINANCIERO

Control Interno de Cuentas por Cobrar

Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una
relacin deber coordinarse y verificarse el depsito bancario correspondiente. La
revisin y verificacin encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y
giros, hayan sido depositados ntegramente en el banco con el que trabaja la empresa,
de acuerdo con los registros y listas correspondientes.
Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la
empresa expedir recibos de caja numerados progresivamente.

74

Entradas diversas a caja: Ventas, regalas, primas de seguros cancelados, ventas de


activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los
recibos ser igual al ingreso a caja y depsito bancario diario. Deposito integro en
instituciones de crdito de todas las entradas a caja. Se hace al da siguiente hbil de
su percepcin, el depsito lo deber efectuar un empleado ajeno al cajero.
Creacin de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que
no excedan al importe mximo establecido por la empresa. Cuando se agote se
suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de
manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.
Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general
nunca se expedirn cheques al portador, es decir los pagos se harn por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad
recaer por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia
ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mencin quien confirma el pago en el
cheque, deber tener una jerarqua superior a quien revisa y aprueba comprobantes y
pago; los comprobantes de desembolso debern sellarse con la palabra PAGO, para
que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
Conciliacin peridica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.
Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa: Cada da debern cortarse los
registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se
comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros. Cuando se efectan los arqueos sorpresa, se evita que los
cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja,
observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigar amplia y
satisfactoriamente.
Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra prdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de

75

confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrar el importe del
dao a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la
afianzadora denunciar a los tribunales competentes con la pena correspondiente.
Despus de haber hecho la revisin, a continuacin se marcan las sugerencias
respecto a dicho documento:
PROBLEMA
CAUSA
EFECTO
SUGERENCIA

ALTERNATIVA
EN EL DIAGRAMA CONTABLE
EFECTO
SUGERENCIA

ALTERNATIVA

No hay departamento de tesorera


Por ahorrar recursos econmicos
Puede haber desvo de dinero
Crear un departamento de tesorera para
un mejor control de los ingresos y
egresos de la compaa
Ascender a una persona de contabilidad
quien realizar las funciones de tesorera
de forma independiente
Los libros de produccin y ventas son de
forma independiente
Se puede alterar la informacin
Cada departamento lleva el libro que
corresponda al final del mes se cotice la
informacin
Contratar
los
servicios
de
un
administrador para que haya una de las
funciones que le correspondan a cada
departamento

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de


verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados
por diversos departamentos o centros operativos.
El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo
corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema
de control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades


excesivas de inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos

76

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas

Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Mtodo de Control de los Inventarios


Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra
si ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A este control
pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice.
Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

77

Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn,


informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin para
las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn nicamente si
estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacn debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de
mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compaa con las mercancas recibidas en
consignacin o en depsito.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual
conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto
de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de

78

los inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organizacin.
Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los
registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o deterioros por
negligencia.
El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por
la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos,
tener acceso a los mismos.
Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u
artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

79

Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del
almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en una poca determinada, se aumente la cantidad mxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de
existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de
Almacn. Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente
archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la
solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran
con la existencia real.
Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los
casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de
mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe
estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre
ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el
cual aadir al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la
misma y hallara el costo unitario por artculo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato
o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que debemos
envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del almacn, se dar
de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en existencias pero no
disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al encargado del registro
de control de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna de
cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancas al
cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancas, no se

80

modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las


cantidades reservadas.
Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn
debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn nicamente si
estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino
deseado.
Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio
5.7.2.1

Cuentas por Pagar

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisicin de activos fijos o
contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce
meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un
tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.

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Ecuador.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada
documento de origen (fecha, nmero de documento e importe) y por cada pago
efectuado; tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo
econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo.
5.7.2.2

Principios y Procedimientos de Control Interno de cuentas y


documentos por pagar

Se deben conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn


controles contables de la empresa y de los proveedores. Deben elaborarse
expedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente Informe de
Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las

81
facturas con el sello de Pagado. Es preciso mantener al da los mayores auxiliares
de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos
envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse
por cada factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse
por la Direccin. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores
auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.[1]
Procedimientos de Comprobacin Interna
Cuentas por Pagar Corto Plazo
Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores. Verificacin de
los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar
si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas
cuentas).Anlisis por edades determinando las deudas vencidas (ms de 30
das).Verificar los convenios de pagos suscritos.
Cuentas por Pagar Diversas
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a
su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para
determinar las envejecidas. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones
pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de
pago.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada
una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores. Anlisis por edades
comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un
ao. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc.).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores. Analizar las

82

obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras


(contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Documentos por Pagar
De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagars o
letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crdito,
igualmente cuando se realiza compras, los proveedores tambin van a exigir la firma
de pagars o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los
valores por los cuales nos han concedido el crdito.
Letra de cambio
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una
determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a
un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da
la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago
firmando el documento comprometindose a pagar. Por lo tanto responsabilizndose,
indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga
efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo
sealado.
5.7.2.3

Control interno de los inventarios

El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo


corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema
de control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades


excesivas de inventarios

Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos

Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas

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Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Mtodo de Control de los Inventarios


Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mnimas, debido a que si
compra sin ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A
este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice.
Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

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Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn,


informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin
para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn
nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales
han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino
deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacn debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de
mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compaa con las mercancas recibidas en
consignacin o en depsito.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

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Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y


concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle
sentirse parte importante de la organizacin.
Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los
registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de
responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante
o deterioros por negligencia.
El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni
estos, tener acceso a los mismos.

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Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia


de u artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los
clientes.
Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio
del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de
trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden
concurrir ciertas circunstancias para que, en una poca determinada, se aumente
la cantidad mxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que
controlan los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite
mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de
Almacn. Este le devolver una copia debidamente firmada para su
correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la
cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los
registros contables cuadran con la existencia real.
Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada
en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para
su almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn
los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de
mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el
informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al
departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artculo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que
debemos envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del
almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en

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existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al


encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea
anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible. Al enviar las mercancas al cliente se registraran en la columna de
salidas, pero aunque salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues
este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del
almacn debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn
nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrn el destino deseado.

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FLUJOGRAMA DE INVENTARIO

PROVEDOR

COMPRAS

FACTURAS
GUIAS / REMISIN
BOLETA DE VENTA
LIQUIDADCIN DE
COMPRA

SOLICITU
D DE
COMPRA
S

RECEPCIN
DE
MERCADERI
A

AL MACEN PRETTY

DESPACHO
DE
MERCADERI
A

ENTRADA LA ALMACEN

ORDEN DE PEDIDO

CONTROLDE
INVENTARIO

PRECIO DE VENTA AL
PBLICO

ART. LISTO PARA LA


VENTA

89

5.7.3

CONTROL FINANCIERO

El Control Financiero es la fase posterior a la implantacin de los planes financieros;


el control trata el proceso de retroalimentacin y ajuste que se requiere, para
garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificacin de los mismos,
debido a cambios imprevistos.
OBJETIVOS DEL CONTROL FINANCIERO

Diagnosticar: se aplica cuando existen reas con problemas y se emplean


medidas de prevencin antes que de correccin.

Comunicar: se realiza a travs de la informacin de los resultados de las


diversas actividades de la empresa.

Motivar: de todos los logros que tenga la empresa, a travs de sistemas de


control tendrn beneficios todos los empleados.

ELEMENTOS CLAVE Y ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIN


FINANCIERA
El proceso de planificacin financiera tiene tres los elementos clave, los cuales se
exponen a continuacin:
ELEMENTOS CLAVE

La planificacin del efectivo: consiste en la elaboracin del presupuesto de


caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las
utilidades, la empresa est expuesta al fracaso.

Los estados financieros pro forma: son tiles no slo para la planificacin
financiera interna; sino que forman parte de la informacin que exigen los
prestamistas.

La planificacin de utilidades: esta se obtiene por medio de los estados


financieros pro forma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos,
activos, pasivos y capital social.

90

Este proceso tambin presenta siete (7) etapas fundamentales que se explican por s
mismo:

1. Formulacin de objetivos y sub objetivos.

2. Estudio del escenario, tanto interno como externo, de la empresa en el


horizonte de planificacin.

3. Estudio de las opciones.

4. Evaluacin de dichas opciones, ante los objetivos propuestos.

5. Eleccin de la alternativa ms idnea.

6. Formulacin de planes.

7. Formulacin de presupuestos.

5.7.4

CONTROL TRIBUTARIO

La Norma Ecuatoriana de Auditora en el prrafo N 7, habla de que la preparacin


de los programas de auditoria, debe ser tal que los procedimientos escogidos, deben
considerar las evaluaciones de riesgo efectuadas, y manera muy importante el nivel
de certeza que estos deben proveer.
Algunos de los procedimientos de auditoria que se aplican en el plan de auditora son
los siguientes:

Conciliaciones globales: Referidas al cruce de informacin que puede


efectuarse entre los valores por la base imponible en diferentes impuestos.

Conciliaciones de saldos con terceros: Utilizado para confirmar los saldos en


cuentas por pagar o cobrar.

Cuestionario de control tributario: Se efecta el respectivo cuestionario para


analizar si el control interno es efectivo o no efectivo.

91

Anlisis del cumplimiento de la legislacin fiscal: En este sentido revisan que


las transacciones se realicen conforme disposiciones tributarias

OBJETIVOS

Clculo de los impuestos sean correctos

Pagos de las declaraciones sean oportunos

Registros estn debidamente contabilizados.

5.7.5

MISIONES Y FUNCIONES DEL CONTADOR GENERAL

MISIN:
Ejercer la conduccin, direccin, representacin y control de la Contadura General
del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.
FUNCIONES:

Representar legalmente a la Contabilidad General del almacn PRETTY


de la ciudad de Pasaje, personalmente o por delegacin o mandato.

Organizar y reglamentar el funcionamiento interno de la Contabilidad


General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje, aprobando el
Manual de control interno.

Asignar funciones al Subcontador General y a los dems funcionarios y


auxiliares de contabilidad general del almacn PRETTY de la ciudad de
Pasaje.

Proponer y efectuar contrataciones de personal para la realizacin de


trabajos especficos, estacionales o extraordinarios, que no puedan ser
realizados por su planta permanente, fijando las condiciones de trabajo y su
retribucin.

Elevar anualmente para su consideracin, a la Gerencia General el plan de


accin y el presupuesto de gastos del almacn PRETTY de la ciudad de

92

Pasaje, para su posterior incorporacin al Presupuesto General.

Administrar y ejecutar el presupuesto, resolviendo y aprobando los gastos


necesarios para su normal funcionamiento y fiscalizando la correcta
aplicacin de los recursos presupuestarios.

Adquirir, licitar, adjudicar y contratar bienes, suministros y servicios


profesionales.

Disponer la utilizacin de bienes muebles e inmuebles para el uso de sus


oficinas y dependencias, conforme a la normativa vigente y a las
necesidades del servicio.

Asesorar al Poder Ejecutivo en la materia de su competencia.

Atender los pedidos de asesora y asistencia tcnica que le formulen los


ejecutivos de las filiales en materia de contabilidad, control y auditoria.

Aprobar y remitir al Departamento Financiero del almacn PRETTY de la


ciudad de Pasaje, la Cuenta de Inversin de cada ejercicio financiero.

Apoyar la estructura organizativa del sistema de control interno bajo su


directa dependencia y los manuales e instructivos que determinen los
mtodos y procedimientos de trabajo inherentes a ese sistema, e impartir
las normas necesarias para su funcionamiento.

Registrar previamente los giros de pago o de entrega enviados a la Tesorera


General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Concurrir y/o hacer concurrir al personal de su dependencia a reuniones,


cursos,

seminarios,

congresos,

simposios,

toda

otra

actividad

complementaria relacionada con la Contadura General del almacn


PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Formular oposicin u observacin a todo acto que, llegado a su


conocimiento o intervencin importe una violacin a las normas legales.

Realizar toda otra funcin asignada por la Gerencia.

93

AUTORIDAD JERRQUICA:
Sobre el Subcontador General, Asesora Legal, Secretara Privada, Direcciones,
Departamentos y Divisiones que conforman la estructura orgnica de la Contadura
General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.
Especificacin del puesto:
Para desempearse en ste cargo ser necesario poseer ttulo de contador pblico y
poseer una experiencia en el rea financiera o de control del almacn PRETTY de
la ciudad de Pasaje.
El cargo de Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje ser
con dedicacin exclusiva e incompatible con el desempeo de cualquier otra
actividad rentada, con excepcin de la docencia.
El Contador General conservar su cargo mientras dure su buena conducta y solo
ser enjuiciable en la misma forma y procedimiento que se aplica a los miembros del
Departamento Financiero del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.
El Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje, no obstante las
delegaciones de funciones que pueda realizar, conservar en todos los casos la plena
autoridad dentro de la organizacin y podr abocarse al conocimiento y decisin de
cualquiera de las cuestiones planteadas.
5.7.6

SUBCONTADOR GENERAL

MISIN:
Asistir al Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje, ser su
reemplazante en caso de ausencia o impedimento y compartir con aquellas tareas
diarias de despacho y conduccin.
FUNCIONES:

Cumplir las funciones del Contador General del almacn PRETTY de la

94

ciudad de Pasaje en caso de ausencia o impedimento del mismo.

Controlar el funcionamiento de todo el organismo, informando al Contador


General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje sobre la marcha de
las operaciones y actividades.

Llevar a cabo todas las funciones asignadas por el Contador General del
almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Analizar las condiciones econmico-financieras de la Contadura General


del PRETTY de la ciudad de Pasaje, evaluando medidas que hagan a la
mejora de la marcha administrativa de las reas a su cargo.

Verificar el cumplimiento de normas contables, financieras y de control


interno.

Coordinar la actuacin de las distintas reas a su cargo, delineando los


planes de trabajo y objetivos a alcanzar por cada una de ellas,
conjuntamente con los titulares de las mismas.

Distribuir entre los agentes a su cargo las tareas que no sean propias de la
Contadura General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje y que
hayan sido solicitadas, a nivel de colaboracin.

Coordinar con el Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de


Pasaje su asistencia y/o la de otros empleados del Organismo a reuniones,
cursos, congresos, simposios, etc.

Asesorar al Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de


Pasaje en materias relacionadas al funcionamiento de la Organizacin.

Proponer normas legales u operativas que hagan al objetivo del ente.

Realizar toda otra funcin, en materia de su competencia, que le sea


requerida.

DEPENDENCIA JERRQUICA:
Del Contador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

95

AUTORIDAD JERRQUICA:
Sobre la Asesora Legal, Secretara Privada, Direccin de Contabilidad, Direccin de
Control Interno, Direccin de Sistemas, Direccin de Administracin de Bienes,
Departamento de Contrataciones.
ESPECIFICACIN DEL PUESTO:
Para desempear este cargo ser necesario poseer ttulo de contador pblico, poseer
una experiencia en el rea financiera o de control de la administracin pblica o
privada nacional, en un tiempo no inferior a cinco aos, contados desde la fecha en
que obtuvo su ttulo universitario.
El cargo de Subcontador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje ser
ejercido con dedicacin exclusiva e incompatible con el desempeo de cualquier otra
actividad rentada, con excepcin de la docencia.
5.7.7

SECRETARA PRIVADA

MISIN:
Asistir administrativamente y ejercer funciones de servicio y apoyo a las autoridades
superiores del Organismo, actuando como nexo de los recursos, medios y
requerimientos con el resto de la Organizacin.
FUNCIONES:

Asistir en las tareas diarias al Contador General y al Subcontador General


del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Atender los requerimientos que se formulen respecto a los trmites en curso


en el organismo, diligenciando los mismos.

Realizar el trmite y seguimiento de las gestiones que se le asignen,


informando sobre las acciones iniciadas y los resultados obtenidos.

Mantener un registro de solicitudes de audiencia y su efectivizacin.

96

Atender a las delegaciones y a las personalidades que concurran a


entrevistas con los funcionarios superiores.

Atender y responder las llamadas telefnicas, fax, correo electrnico, etc.

Tener a su cargo las actividades sociales de salutaciones, recordaciones,


obsequios, condolencias, etc.

Recibir a las personas y derivarlas al rea que corresponda segn el caso.

Enviar y recibir la correspondencia de la Organizacin.

Llevar el archivo y la numeracin correlativa de notas, normas,


resoluciones,

disposiciones,

expedientes,

informes,

memorndum,

publicaciones en boletn oficial y toda otra informacin que corresponda,


emitidos y/o recibidos por la Contadura General del almacn PRETTY de
la ciudad de Pasaje.

Realizar toda otra funcin complementaria, en materia de su competencia


que le sea requerida.

DEPENDENCIA JERRQUICA:
Del Contador General y del Subcontador General del almacn PRETTY de la
ciudad de Pasaje.
5.7.8

DIRECCIN DE CONTABILIDAD

MISIN:
Procesar los hechos econmicos registrados previamente por los Servicios
Administrativos Jurisdiccionales que afecten o puedan afectar el patrimonio del
almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje; y registrar las operaciones contables
complementarias y de ajuste necesarias, a efectos de producir y presentar
informacin contable y financiera para la toma de decisiones y para el control.
FUNCIONES:

Centralizar la ejecucin presupuestaria de los Servicios Administrativos de

97

las jurisdicciones y ms dependencias a su cargo, brindando adems toda la


informacin necesaria para el correcto anlisis y evaluacin que realizar
oportunamente la Direccin Financiera.

Llevar la Contabilidad General de la Administracin Central del almacn


PRETTY de la ciudad de Pasaje, consolidando datos de los Servicios
Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en dicha consolidacin cuando se requiera informacin contable-financiera con fines especficos datos provenientes de los organismos descentralizados correspondientes;
realizando las operaciones de ajuste y cierre necesarias, a efectos de
producir estados contable-financieros.

Procesar los estados contable-financieros, con las notas y anexos que


correspondan, enviados por las entidades filiales al almacn PRETTY de la
ciudad de Pasaje; a efectos de su integracin a la Cuenta de Inversin del
ejercicio.

Coordinar el funcionamiento que corresponde instituir para registrar


contablemente las actividades desarrolladas por las jurisdicciones y
entidades del Sector adscrito al almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Controlar la correcta reconvencin de los recursos de la Administracin


almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje, efectuando las correcciones
necesarias.

Verificar la razonabilidad de la ejecucin presupuestaria en lo referido a


recursos y gastos de la Administracin del almacn PRETTY de la ciudad
de Pasaje.

Determinar los lineamientos que debe contener la matriz de conversin de


las partidas presupuestarias a las cuentas de la contabilidad general,
coordinando con la Direccin de Sistemas su aplicacin al sistema de
informacin financiera existente.

Centralizar la informacin referida al cierre de los presupuestos de recursos


y de gastos del Sector adscrito al almacn PRETTY, de la ciudad de Pasaje
para la elaboracin del plan de control interno.

98

Formular la Cuenta de Inversin y remitirla al Contador General del


almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje para su aprobacin.

Coordinar con la Direccin de Administracin de Bienes el dictado de


normas contables referentes al registro de altas, bajas, modificaciones y
amortizacin de los bienes del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje; y
la aplicacin de criterios de valuacin, de clasificacin, etc.

Proponer al Contador General el dictado y/o modificacin de normas e


instrucciones referidas a los clasificadores de cuentas, mtodos de
registracin y exposicin de los estados contable-financieros; y toda otra
que estime necesaria.

Coordinar junto a la Direccin de Sistemas la determinacin de las polticas


de seguridad a implementar, definiendo los niveles de acceso al sistema de
informacin financiera existente.

Mantener el archivo informtico de la informacin contable y financiera de


la Administracin Pblica del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Definir parmetros para la elaboracin de reportes y disear modelos para la


exposicin de la informacin contable y financiera, en coordinacin con la
Direccin de Sistemas.

Confeccionar los modelos de los libramientos de pago o de entrega, sean


internos o no, para su emisin por las distintas jurisdicciones y entidades;
conjuntamente con la Direccin de Sistemas.

Interpretar las normas contables y los dems temas de su competencia.

Elaborar el manual de procedimientos de su direccin que fije pautas para el


desarrollo de las tareas administrativas de cada sector a su cargo.

Realizar toda otra funcin complementaria, en materia de su competencia,


que le sea requerida.

DEPENDENCIA JERRQUICA:
Del Subcontador General del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

99

AUTORIDAD JERRQUICA:
Sobre el Departamento de Procesamiento Contable, la Divisin Coordinacin de
Sistemas y el Departamento de Anlisis e Informacin Financiera.
5.7.9

DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO CONTABLE

MISIN:
Centralizar y procesar la informacin relativa a las transacciones que afecten o
puedan afectar la situacin econmico-financiera de las jurisdicciones y entidades
filiales.
Funciones:

Controlar el funcionamiento del sistema de informacin financiera existente.

Centralizar la informacin contable y financiera de toda la Administracin


del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje.

Coordinar con la Direccin General de Presupuesto los procesos de


ejecucin presupuestaria de la Administracin del almacn PRETTY de la
ciudad de Pasaje.

Llevar la Contabilidad General de la Administracin Central, consolidando


datos de los Servicios Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en
dicha consolidacin - cuando se requiera informacin contable-financiera
con

fines

especficos

datos

provenientes

de

los

organismos

descentralizados correspondientes; realizando las operaciones de ajuste y


cierre necesarias, a efectos de producir estados contable-financieros.

Procesar la informacin contable-financiera, para que permanentemente


muestre la gestin presupuestaria, de caja y patrimonial; el estado
actualizado de deuda; as como los resultados operativos, econmicos y
financieros de la Administracin Central del almacn PRETTY de la
ciudad de Pasaje y de cada organismo descentralizado.

Proponer al superior inmediato, para luego ser elevado al Contador General

100
del almacn PRETTY de la ciudad de Pasaje, las modificaciones a las
cuentas contables vigentes, mtodos de registracin, preparacin de
informes y otros; aplicables a todo el Sector del almacn PRETTY de la
ciudad de Pasaje.

Procurar que el sistema de informacin financiera existente sea


implementado y utilizado por las jurisdicciones y entidades, conforme a su
naturaleza

jurdica,

caractersticas

operativas

y requerimientos

de

informacin de sus rganos y niveles de direccin.

Realizar toda otra funcin complementaria, en materia de su competencia,


que le sea requerida.

5.8

PRESUPUESTO

ACTIVIDADES

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

DETALLE CANTIDAD

Reproduccin de la propuesta Unidades

20

1.00

Capacitacin al personal :
Sistema de control interno

300

6.00

3.800

3.000

Mensual

Valor del sistema de control


interno - financiero
TOTAL PRESUPUESTO
Elaboracin: La autora

3.700

101

5.9

CRONOGRAMA

AO 2014

2
3
4
5

Presentacin
la propuesta
gerente de
empresa
Aprobacin
la propuesta

de
al
la
de

Reajuste de la
propuesta
Ejecucin de la
propuesta.
Implementacin
del sistema de
control interno

Estructuracin

Evaluacin
y
seguimiento del
control interno

Elaboracin: La autora

DC

NV

OC

SP

AG

JL

JN

MY

AB

ACTIVIDAD
EN

FEB
MA
R

MESES

102

BIBLIOGRAFA
ACHIG, Lucas: Enfoque y mtodos de la investigacin cientfica. Quinta
edicin. Editorial El Conejo. Quito - 2001.
CALDAS, Marco: Preparacin y Evaluacin de Proyectos. Publicaciones H.
Quito 1995.
CORDERO Martn Jos, Gestin de Contabilidad. Ediciones Pirmides,
Madrid, 2008 Administracin financiera. Robert w. Johnson. Capitulo.
Administracin de inventarios. Inicio pgina 177.
http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios
DIEZ DE CASTRO, L. T., y MASCAREAS, J.: Ingeniera Financiera. La
Gestin en los Mercados Financieros Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie
Management, Segunda Edicin Madrid, 2008.
Clases dictadas por la Profesora Lucina Loaiza, en el Centro de Formacin
Maracay CENFOMAR) Curso: "Administracin de Almacn", Septiembre
2.006, Maracay Venezuela
http://www.monografias.com/trabajos81/administracion-almacen
"Manuales Administrativos: Gua para su Elaboracin" Franklin Fincowsky
Enrique Benjamn, Mxico, FCA

UNAM-

http://www.monografias.com/trabajos
MARTNEZ, Luz Patricia "Gestin Social del Talento Humano", Marzo
2009- http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano
OTONIN Barrera Fernando, La Ordenacin de los Establecimientos
Comerciales, Madrid, 2005, pg. 322
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/a5/63317943a211d189410000e
82 9fbbd/content.htm

103
http://webcache.googleusercontent.comlsearch?q=cache:3F3rIP7HqAJ:profe
sor.unimet.edu.ve/profesor/adminIPNP4.3.2.doc+QUE+ES+LA+TOMA+DE+inventmios&cd=4&hl=es&ct=clnk&g
1=ec
http://www.cervantesvirtual.comlservlet/SirveObras/0369173190021573983
22681012817 _3.pdf
http://www.definicion.org/registro-contable
http://www.gerencie.comlrotacion-de-inventarios.html
http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3
%B 1
http://www.monografias.comltrabajos17/la-evaluacion/la-evaluacion.shtml
http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic2.shtm1
http://www.monografias.comltrabajos7/quesad/quesad.shtml
https://www.uursos.cl/ieb/200811/0335/22550l/material_docente/previsuali
zar ?id material=8417
Los nuevos estados financieros: cambios en el patrimonio neto y flujos de
efectivo. (Revista de

Finanzas

org/wikilEstados _financieros
www.gobiernoenlinea.gov.com

y Banca)- http://es. wikipedia.

104

ANEXOS

105

ANEXO 1
TEMA: "ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES
'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"

PROBLEMA CENTRAL

OBJETIVO

IllPOTESIS

GENERAL

CENTRAL

Las falencias del Proceso


contable

de

PRETTY

almacenes

del

cantn

Pasaje, se dan por un plan


Cules son las falencias en el
proceso

contable

de

almacenes

PRETTY

del

cantn Pasaje?

Establecer cules son de


las

falencias

proceso
almacenes

cuentas

mal

en

el estructurado, por la dbil

contable

de Administracin de caja y

PRETTY Bancos, por la escasa

del cantn Pasaje.

documentacin de soporte
y porque nos e realizan
verificaciones fsicas en
los

inventarios

mercadera.

de

106

ANEXO 2
"ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"

PROBLEMAS
COMPLEMENTARIOS

OBJETIVOS
HIPTESIS
ESPECFICOS PARTICULARES

Conocer el plan
En almacenes Pretty del
de cuentas de
cantn Pasaje el plan de
almacenes
cuenta
esta
mal
PRETTY
del
estructurado?
cantn pasaje.

El plan de cuentas
mal estructurado en
almacenes
PRETTY
del
cantn
Pasaje
genera
estados
financieros
con
falencias.

Determinar por
qu es dbil la
administracin de
caja y bancos de
almacenes
PRETTY
del
cantn Pasaje

La
dbil
administracin de
caja
y bancos
genera
posibles
faltantes
de
efectivo

Por qu es dbil la
administracin de caja y
banco
de
almacenes
PRETTY del cantn
Pasaje?

VARIABLES

INDICADORES TCNICAS

UNIDADES DE
INVESTIGAC.

Eficaz
INDEPENDIENTES
Apropiado
Plan de cuentas
Inapropiado

Entrevista

Empleados

Coherentes
Confiables
Inapropiado

Entrevista

Empleados

INDEPENDIENTES Acertadas
administracin
Erradas

Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo

Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE
Estados financieros

Excesivo
Escaso

107

PROBLEMAS
COMPLEMENTARIO

TCNICAS

UNIDADES
DE
INVESTIGAC.

INDEPENDIENTES
Es inapropiados
Utilizacin de
Se desconoce
documentos

Entrevista

Empleados

DEPENDIENTE
Notificaciones y
sanciones del S.R.I

Entrevista

Empleados

ESPECFICOS

HIPTESIS
PARTICULARES

Por qu es escasa la
documentacin
de
soporte
que
soporta
almacenes PRETTY del
cantn Pasaje?

Establecer
la
documentacin
de soporte que se
va a utilizar en
almacenes
PRETTY en el
cantn Pasaje.

La
escasa
utilizacin
de
documentos
de
soporte
general
notificaciones
y
sanciones
del
S.R.I.

Por qu no se realizan
verificaciones fsicas en
los
inventarios
de
almacenes PRETTY del
cantn Pasaje?

Realizar
las
debidas
verificaciones
fsicas en los
inventarios
de
almacenes
PRETTY
del
cantn Pasaje.

INDEPENDIENTES
Documentacin
La no realizacin Las verificaciones
fsica
Entrevista
de
las fsicas de la
Programa virtual
verificaciones
mercadera.
fsicas
de
la
mercadera general
DEPENDIENTE
desconocimiento
Confiables
Los saldos reales de
Entrevista
de los saldos reales
No confiables
la mercadera.
de la mercadera.

OBJETIVOS

VARIABLES

INDICADORES

Excesivas
Normales

Empleados

Empleados

108

ANEXO 3
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
GUA DE ENTREVISTA Y EMPLEADOS DE ALMACENES PRETTY
TEMA: "ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA
CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO
Y TRIBUTARIO"
ENTREVISTA DIRIGIDA A: Empleados de almacenes PRETTY
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro contable
y financiero en almacenes PRETIY y determinar la factibilidad de disear un manual de
control interno.
1. Cmo considera el plan de cuentas que posee el almacn?
Eficaz
(,,,,,)
Apropiado
(,,,,,)
Inapropiado
(,,,,,)
2.

La forma en la que se presentan los estados financieros del almacn considera que
son?
Coherentes
(,,,,,)
Confiables
(,,,,,)
Inapropiado
(,,,,,)

3.

La actual administracin de los almacenes PRETTY es considerada como


Acertada
(,,,,,)
Erradas
(,,,,,)

4.

Como considera el control que se lleva en el almacn con respecto al faltante de efectivo
en los estados financieros?
Excesivo
(,,,,,)
Escaso
(,,,,,)
Cmo considera la utilizacin de documentos en el control interno que posee el
almacn?
Es inapropiado
(,,,,,)
Se desconoce
(,,,,,)
Las notificaciones y sanciones que recibe el almacn por parte del SRI en los ltimos
meses son
Excesivas
(,,,,,)
Normales
(,,,,,)
Qu tipo de respaldo utiliza el almacn para las verificaciones fsicas de las
mercaderas?
Documentacin fsica
(,,,,,)
Programa virtual
(,,,,,)
Los saldos reales de la mercadera con la que cuenta el almacn y que se muestra a
travs del plan de cuentas
Confiables
(..)
No confiables
(..)

5.

6.

7.

8.

OBSERVACiONES..................................................................................................................
ENTREVISTADOR.....................................

FECHA.

109

ANEXO 4
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
GUA DE ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS DE ALMACENES PRETTY
TEMA: "ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE
LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,
FINANCIERO Y TRIBUTARIO"
ENTREVISTA DIRIGIDA A: contadores externos de ALMACENES PRETTY
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro
contable y financiero en almacenes PRETIY Y determinar la factibilidad de disear un
manual de control interno.
1. Por qu es importante para una empresa llevar un sistema de contabilidad
adecuado a las caractersticas de la empresa?
- Garantiza la informacin financiera.
- Logra mayor eficiencia contable.
- Otros.
2. Cules seran las ventajas para la empresa al disponer de un sistema contable
eficiente?
- Oportuna presentacin EE.FF.
- Reporte financiero real.
- Toma de decisiones aceptadas.
3. De acuerdo a su experiencia que tcnicas se debern emplear para evaluar el
sistema contable?
- Estudio de los problemas contables
- Anlisis de los recurso del departamento contable
- Estudio de normas contables
4. A su criterio que normas se debe considerar en la prctica contable para que
la informacin financiera sea de calidad?
- RTLI
- NIIF
- PCGA
5. Cules seran los beneficios al dispones de un sistema contable eficiente?
- Libros contables al da
- Estados financieros al tiempo
- Declaraciones tributarias oportunas
OBSERVACiONES..............................................................................................................
ENTREVISTADOR......................................

FECHA.