ABC

Certificaciones

PROCEDIMIENTO
Control de Documentos y Registros

Cdigo
Version
Pgina

: JC-PR-01
: 00
: 1 de 3

1. Objetivo
Definir los pasos a seguir para la elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin y
distribucin de los documentos del Sistema de Gestin de la empresa ABC Certificaciones.
2. Alcance
Se aplica a los documentos del Sistema de Gestin de la empresa, sean de origen interno
o externo.
3. Documentos de referencia
Norma ISO 9001 requisito 4.2.3 y 4.2.4
Norma ISO/ IEC 17025 requisito 4.3
Norma ISO/ IEC 17020, requisito 8.6
GP ISO/IEC 65, requisito 4.8
4. Trminos y Definiciones
Formatos: Es el soporte fsico que una vez cumplimentado constituye un registro.
Instrucciones: Informacin tcnica sobre la que se basan algunos de los procedimientos
de la empresa ABC Certificaciones.
Manual: Documento que comprende el SGC y de competencia tcnica de una
organizacin, establecido para dotar a su organizacin de caractersticas que le permitan
satisfacer las necesidades de los usuarios de sus servicios.
Planes de calidad: Documento que especfica que procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato especfico;
Procedimientos: Documento que describe detalladamente las prcticas establecidas por
un organismo de evaluacin de la conformidad para la prestacin de sus servicios,
incluyendo la ejecucin de actividades de soporte o apoyo, y precisando los responsables
de cada actividad y los documentos o formatos empleados en cada caso.
Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas;
5. Procedimiento
N

Etapas

Elaboracin

Revisin y
Aprobacin

Descripcin

Responsable

Para elaborar un documento se deber confirmar su

necesidad as como verificar que no exista uno similar.
Asignar un responsable para la elaboracin del documento
Jefe de rea
el cual recabara sugerencias y opiniones de reas
involucradas.
Elaboracin del documento propuesto.
Para la revisin y aprobacin del documento se requerir
de la opinin de las diferentes reas que intervienen de
acuerdo al alcance, tipo o datos presentados.
Una vez consensuado el texto, da por revisado y aprobado Jefe de rea
el documento por el rea responsable.
Los documentos entran en vigencia al da siguiente de su
aprobacin (de no existir disposicin escrita diferente)

Codificacin

Se asignar el cdigo y versin (ver Anexo 1),

Jefe de
seguidamente se proceder a la inclusin del documento
Aseguramiento
en el Lista Maestra de documentos internos (F01-JCde la Calidad
PR-01) indicando la fecha de aprobacin del documento.

Distribucin

El Jefe de rea solicitara el nmero de copias y los

nombres de las personas que recibirn dicho documento.
Jefe de
Se realizaran las impresiones asignndoles un nmero de Aseguramiento
control y el cargo con la respectiva firma en el Lista de de la Calidad
distribucin de documentos (F02-JC-PR-01)

(Documento elaborado para fines didcticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)

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PROCEDIMIENTO
Control de Documentos y Registros

Cdigo
Version
Pgina

Las personas encargadas de la actualizacin de los

documentos sern preferentemente las mismas personas
que lo elaboraron.
Se resaltan las modificaciones en letras cursivas y
subrayada, en los casos que se elimine un prrafo se
Actualizacin
identifica colocando (*).
Se solicita al Representante de la Direccin la asignacin
de la nueva versin y su actualizacin en el Lista Maestra
de documentos internos (F01-JC-PR01) y su publicacin
en la red informtica.
En el momento de entregar las copias impresas, se solicita
la versin anterior y se destruyen. La entrega de la nueva
versin se registra en el Lista de distribucin de
documentos (F02-JC-PR01)
Retiro de
Los documentos obsoletos tendrn un sello que identifique
documentos
obsoletos
a este como obsoleto y se archivara la versin anterior.
Durante las auditorias internas se verifica si los
documentos distribuidos fsicamente se encuentran
vigentes.
Se mantendrn los documentos externos (normas tcnicas,
decretos supremos, reglamentos, directivas, manuales de
equipos o maquinas, etc.) en la Lista maestra de
documentos externos (F03-JC-PR01).
Se consignar tambin un nmero de copias controladas
Documentacin
as como se identificara la versin o cdigo o edicin, la
Externa
fecha de emisin del documento.
En caso de adquirir la nueva versin del documento
externo se actualiza la .Lista maestra de documentos
externos (F03-JC-PR01) y se distribuye mediante la Lista
de distribucin de documentos (F02-JC-PR01)

Archivo
Documentos

Control de los
registros

6. Registros
Cdigo
F01-JC-PR01
F02-JC-PR01
F03-JC-PR01
F04-JC-PR01

: JC-PR-01
: 00
: 2 de 3

Jefe de rea

Jefe de
Aseguramiento
de la Calidad

Jefe de
Aseguramiento
de la Calidad

Jefe de
Se archivara el documento original (vigente) impreso
Aseguramiento
aprobado
de la Calidad
Los Registros del sistema de gestin (documentos que
proveen evidencias objetivas de las actividades efectuadas
o de los resultados obtenidos). Se mantendrn legibles,
identificables y recuperables.
La generacin de estos registros est definida en los
Responsables
procedimientos correspondientes.
de rea
Se controla los registros de acuerdo a lo indicado en la
Lista Maestra de Registros (F04-JC-PR01).
Los Responsables de rea son los encargados de tener los
registros al da, actualizados y de garantizar su
almacenamiento en lugares apropiados y seguros.

Nombre
Lista Maestra de documentos internos
Lista de distribucin de documentos
Lista Maestra de documentos externos
Lista Maestra de Registros

(Documento elaborado para fines didcticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)

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PROCEDIMIENTO
Control de Documentos y Registros

Cdigo
Version
Pgina

: JC-PR-01
: 00
: 3 de 3

ANEXO 1
CODIFICACION
rea de responsabilidad del documento
GG
JL
JC
JIM
JCP
JA
JCV

= Gerencia General
= Jefatura de Laboratorio
= Jefatura de Aseguramiento de la Calidad
= Jefatura de Inspeccin y Muestreo
= Jefatura de Certificacin de Productos
= Jefatura de Administracin
= Jefatura de Comercializacin y Ventas

Tipo de documento
MC
MOF
PR
IT
PC
ME
ET
F

= Manual de la Calidad
= Manual de Organizacin y Funciones
= Procedimiento
= Instructivo de Trabajo
= Plan de Calidad
= Mtodos de Ensayo
= Especificacin Tcnica
= Formato

Asignacin de cdigo
Para todos los documentos excepto los formatos, la codificacin tiene tres campos:
rea de
responsabilidad

Tipo de
documento

Numero
correlativo

Ejemplo, para el caso del segundo procedimiento generado por la Jefatura de Administracin, se
tendr:
JA-PR-01: Gestin de Personal
Para el caso de formatos, la codificacin se genera colocando la letra F seguida del numero
correlativo del formato y a continuacin el cdigo del documento al cual esta relacionado.
F (N correlativo de formato)

Cdigo del documento

relacionado al formato

Ejemplo, para el caso del segundo formato relacionado al procedimiento JL-PR-01, se tendr:
F02- JL-PR-01

(Documento elaborado para fines didcticos, contiene errores / omisiones intencionalmente introducidos)