Avaliao
Na avaliao dos documentos electrnicos, deve-se ter em conta a existncia de
diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e especficas:
a) Bases de dados
Na abordagem das bases de dados devem-se ter em considerao os documentos
descritivos de todos os ficheiros de dados que descrevem: o sistema, as
caractersticas fsicas dos documentos, a sua estrutura, o conjunto de dados, o
software produtor (nome e verso) e o perodo de conservao.
b) Ficheiros de Texto
Devem conter, caso o original seja mantido em formato digital, a unidade
orgnica responsvel pela produo, as datas de actualizaes, o autor e
destinatrio, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e verso) e o
perodo de conservao.
c) Folhas de Clculo
Se o original for mantido em formato digital, os seus ficheiros devem conter a
identificao da unidade orgnica que o produziu, datas das actualizaes, o
nome do ficheiro, o software produtor (nome e verso) e o perodo de
conservao.
d) Grficos
Os seus ficheiros devem conter informaes como: descrio do sistema,
caractersticas fsicas, o conjunto de dados, nome e verso do software produtor
e o perodo de conservao.
e) Documentos no-lineares (ou compostos)
Dividem-se em vrios tipos:
Documentos: so aqueles que contm grficos ou um conjunto de
parcelas de uma folha de clculo;
Documentos dinmicos: documentos relacionados entre si, que
interagem reciprocamente de forma automtica ou manual;
Documentos Multimdia: so documentos com aplicaes multimdia
(vdeo, sons e imagens).
Tendo como referncia o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos
produzidos e de valor probatrio, so muito manipulados e consultados. Nesta fase os
documentos electrnicos so normalmente mantidos no disco duro, servidores ou em
ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos so
recuperveis com um grau de rapidez elevado.
Na fase intermdia ou semi-activa, os documentos so menos utilizados e a
percentagem de recuperao diminui substancialmente. Nesta fase os documentos
electrnicos so transferidos para suportes magnticos ou pticos, facilmente acessveis.
Na fase inactiva os documentos so armazenados em locais especificamente concebidos
para esse fim, (com condies especiais de manuteno) em suporte magntico e ptico.
As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migrao
documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas ltimas fases, em
virtude do elevado grau de desactualizao dos suportes, formatos e aplicaes
informticas. Neste caso impe-se a migrao peridica para novos suportes e
aplicaes informticas actualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade
e legalidade.
Suportes
Formatos
Compresso
Correio Electrnico
Digitalizao
(Os conceitos aqui expostos foram retirados do Manual para a Gesto de Documentos.
Lisboa: IAN/TT, 1998)