Anda di halaman 1dari 88

SMK KG GELAM,MELAKA

SMK KG GELAM, MELAKA


SMK KG GELAM,MELAKA

KANDUNGAN
Bil Perkara Muka Surat
1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan 4-6
5 Urusan Pengurusan Kerosakan Bangunan 7-9
6 Urusan Melayani Pengaduan Pelajar 10 - 12
7 Urusan Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat 13 - 15
8 Urusan Penyediaan Makanan 16 - 19
9 Urusan Penyeliaan Kebersihan Dapur dan Keceriaan Dewan Makan 20 - 23
10 Urusan Pengruusan Stok Makanan 24 - 27
11 Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik dan Alatan 28 - 30
12 Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar 31 - 34
13 Urusan Pembayaran Asrama 35 - 37
14 Urusan Pengurusan Stor Asrama 38 - 41
15 Urusan Penyeliaan Makanan 42 - 48
16 Urusan Penyeliaan Kebersihan 45 - 49
17 Pengurusan Stok dan Inventori 50 - 53
18 Urusan Pembelian 54 - 57
19 Urusan Terimaan dan Pungutan 58 - 61
20 Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama 62 - 65
21 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 66
22 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai 66
23 Norma Kerja bagi tugas-tugas 67
24 Senarai Tugas Harian 68

SMK KG GELAM, MELAKA


SMK KG GELAM,MELAKA

SENARAI TUGAS
Nama Anggota :

Jawatan : KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Terima yuran asrama.


2 Menulis dan menandatangani resit yuran asrama bagi penghuni asrama.
3 Merekod yuran asrama didalam Daftar Kutipan Harian Asrama.
4 Memasukkan kutipan yuran asrama ke bank.
5 Membuat dan menyelaras semua pesanan tempatan bagi Fund Asrama.
6 Menyediakan Borang Pesanan Makanan Asrama.
7 Menyerah slip bank dan Daftar Kutipan harian kepada Pembantu Tadbir Kewangan.
8 Menyediakan Borang Permohonan Wang Lebihan Makanan.

PENTADBIRAN

1 Menyelia kakitangan kontrak bagi pembersihan kawasan dan bangunan asrama.


2 Memeriksa stok bekalan mentah yang kering dan basah di dewan makan.
3 Memantau kebersihan asrama putera dan puteri.
4 Menyediakan senarai tugas kepada pekerja Kontrak Pembersihan Bangunan & Kawasan.
5 Memeriksa dan menyelia lanskap asrama.
6 Menghantar pelajar sakit ke klinik (waktu pejabat ) sekiranya pemandu bercuti
atau bertugas luar daerah.
7 Memeriksa dormitori-dormitori pada setiap hari bertugas.
8 Menyediakan dan menyelenggara kad dan buku stok Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat.
9 Menyediakan laporan pemeriksaan Dewan Makan dan Kontraktor Pembekal kepada Pengetua.
10 Menyelia dan memantau Penyelia Asrama Gred N17
11 Membuat laporan prestasi kerja-kerja pembersihan bangunan dan kawasan asrama.
12 Memeriksa kerosakan bangunan asrama dan menyediakan laporan kerosakan

SMK KG GELAM, MELAKA


SMK KG GELAM,MELAKA

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH


SEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR


2 PEN. KANAN PENTADBIRAN
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM
5 PENYELIA PETANG
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL
10 GURU MEDIA
11 KAUNSELOR
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)
13 GURU PENOLONG

JUMLAH GURU :- 0 0 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3

SMK KG GELAM, MELAKA


SMK KG GELAM,MELAKA

25 PEKERJA RENDAH AWAM


JUMLAH BUKAN GURU :- 0 0 0

JUMLAH BESAR :- 0 0 0

SMK KG GELAM, MELAKA


MANUAL PROSEDUR KERJA KETUA PENYELIA ASRAMA

1 Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran,

1.1. Proses Kerja - Urusan Penyeliaan, Kebersihan dan Keceriaan


Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan kawasan untuk pekerja PRA


membuat kerja-kerja pembersihan

2. Mengeluarkan barang-barang keperluan untuk kerja -


kerja pembersihan.

3 Membuat penyeliaan, memeriksa dan menilai kerja-kerja


pembersihan.

4. Membuat laporan harian.

5. Menyediakan laporan bulanan untuk dihantar ke JPN.


4

1.2. Carta Aliran - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Bangunan


Asrama dan Persekitaran.

Agihkan kawasan untuk pekerja PRA


membuat kebersihan / keceriaan,

PRA

belum

selesai

Mengeluarkan barang-barang keperluan


kerja-kerja pembersihan.

membuat laporan kebersihan / keceriaan

Rujukan
Pengetua

komen
5
1.3. Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan
Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tandas dan Bilik mandi bersih

2 Koridor dan bilik-bilik khas bersih

3 Pokok-pokok bunga disiram

4 Koridor bangunan dan kaki lima bersih

5 Longkang dan parit sekeliling bersih

6 Sampah sarap dikumpul dan dibuang di


tempat yang telah disediakan

7 Buku Laporan disediakan


6
2 Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar.

2.1. Proses Kerja - Pengurusan Kerosakan Bangunan /


Alatan Keperluan Pelajar

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat pemeriksaan kerosakan di bangunan Asrama.

2 Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan.

3 Membuat kerja-kerja telah siap dan memuaskan

4. Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

5. Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang


keperluan asrama.

6. Catatan laporan keperluan ke dalam Buku Alatan


keperluan pelajar.

7. Jika perlu pesanan pembelian.


7

2.2 Carta Aliran : Pengurusan Kerosakan bangunan / Alatan


Keperluan pelajar.

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Pengetua Catatkan kerosakan ke dalam


Buku Daftar Kerosakan

Mendapat
Terima / bertindak
Kebenaran

Rujuk kepada Kerja-kerja membaikpulih kerosakan


kontraktor

belum Selesai ./ memuaskanm


selesai

Sahkan kerja-kerja telah siap dan


memuaskan.

Membuat pemeriksaan / semakan


barang-barang keperluan

Membuat laporan ke dalam Buku


Laporan Keperluan Asrama

Pengetua

Terima / Bertindak
untuk semakan

Jika perlu buat pesanan pembelian


8
2.3 Senarai Semak : Pengurusan Kerosakan Bangunan /
Alatan Keperluan Pelajar.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Periksa kerosakan bangunan

2 Catat Kerosakan dalam Buku Daftar kerosakan

3 Baiki kerosakan atau panggil kontraktor

4 Sahkan kerja-kerja yang telah disiapkan

5 Semak dan periksa barang keperluan asrama

6 Catat keperluan alatan asrama

7 Sediakan Borang Pesanan Pembelian


9
3 Urusan Melayani Pengaduan pelajar

3.1 Proses Kerja - Pengaduan Pelajar-Pelajar.

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama Tetapkan masa yang sesuai untuk pelajar-pelajar


membuat sebarang pengaduan.

Memastikan jenis masalah yang dikemjukakan oleh pelajar-pelajar.

(a) Masalah kerosakan.


(b) Alatan asrama yang perlu diganti.

Membuat laporan segala aduan pelaajr-pelajar kedalam Buku Laporan

Pengetua Kebenaran untuk mengganti atau baikpulih segala kerosakan.


10

3.2 Carta Aliran : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar.

Tetapkan masa untuk pelajar


membuat aduan

Pastikan jenis kerosakan


Buku Daftar Kerosakan

Catatkan kerosakan kedalam


Buku Daftar alat keperluan

Pengetua

belum Terima / Bertindak


Terima

Jika perlu terus diuruskan


secepat mungkin
11
3.3 Senarai Semak : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima aduan pelajar

2 Catat aduan didalam Buku Daftar

3 Ambil tindakan untuk membaiki kerosakan

4 Lapor kepada Pengetua / PK HEM


12
4 Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat Asrama

4.1 Proses Kerja - Pengurusan Harta Modal, Inventori


dan Bekalan Pejabat Asrama

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik
dari segi kualiti.

2. Cop akuan terima di invois atau Nota Penghantaran dan rekod


kedalam Kad Stok Kew 312, 313 atau Buku Stok Kew 314
mengikut mana yang sesuai.

3 Mesti kemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali dan hantar ke


pejabat untuk disemak dan disahkan.

4. Pastikan inventori perabot , perkakas, peralatan kemaskini dari


masa ke semasa.

5 Labelkan semua peralatan, perkakas, peralatan disemua


domentori dan semua bilik di bangunan asrama.

6. Sediakan Inventori List (Senarai Inventori) bagi setiap peralatan,


perabot dan perkakas disetiap dormentori, bilik , ruang yang ada
di bangunan asrama. Senarai hendaklah disediakan dalam
2 salinan. 1 salinan disimpan didalam fail inventori di pejabat
Asrama dan 1 salinan lagi di gantung / pamerkan didalam bilik-
bilik / ruang berkenaan

7 Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali untuk tindakan


Pengetua.

8 Perabut , perkakas dan peralatan yang rosak hendaklah


dilupuskan mengikut tatacara Pelupusan / Hapuskira Stok.

9 Sediakan senarai barang-barang yang hendak dilupuskan


dan serah kepada Pembantu Tadbir / Ketua Pembantu Tadbir
untuk pengurusan pelupusan.

10 Asingkan barang-barang tersebut di tempat yang sesuai


sebelum dilupuskan.
13

4.2 Carta Aliran : Mengemaskini Buku Stok /


Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dari segi


kualiti

Pengetua Cop akuan terima di invois rekodkan kedalam


Buku Stok Kew. 313

Mesti dikemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali


hantar ke pejabat untuk tindakan
Mendapat
Pengesahan

Komen Terima / bertindak

Pastikan inventori perbot, perkakas,


peralatan sentiasa kemaskini dari masa
ke semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas,


di semua dometri dan di semua bilik

Kemaskini Kad Inventori/ hantar ke pejabat


untuk tindakan.
( Tiap-tiap 3 bulan sekali )

Pengesahan
Rujukan
Pengetua Komen
14
4.3 Senarai Semak : Mengemaskini Buku Stok /
Inventori

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Pastikan penerimaan barang cukup dan baik

2 Cop akuan terima dan rekod dalam Buku Stok Kew.312


Kew 313 dan Kew 314 (Bekalan Pejabat)

3 Kemaskini setiap 3 bulan sekali dan hantar ke pejabat

4 Pastikan perabot,peralatan dan perkakas dikemaskini

5 Label semua perabot,peralatan dan perkakas

6 Senaraikan jumlah inventori

7 Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali


15
5 Urusan Penyediaan Makanan

5.1 Proses Kerja - Urusan Memesan Dan Menerima Bahan- Bahan Makanan Dan
Lain- lain Keperluan Dapur Dan Dewan Makan

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Sediakan Borang Pesanan 2 hari sebelum Makanan Bermasak
dari Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak.

2. Menyelia tugas Tukang Masak dan Penolong-Penolong Dapur


semasa menyediakan makanan bermasak di dapur dewan
makan.
3. Pastikan makanan yang disaji menepati spesfikasi
perjanjian kontrak dan menu harian.

4. Pastikan kualiti dan kuantiti makanan mencukupi untuk semua


pelajar

5 Pertukaran menu hendaklah mendapat kebenaran Pengetua /


Guru Besar.

6. Laporkan kualiti makanan dan kuantiti makanan mencukupi


atau tidak mencukupi didalam Buku Laporan Penyeliaan
Dewan Makan.

7 Hantar Buku Laporan kepada Pen. Kanan HEM seminggu


sekali untuk disemak.
16

5.2 Carta Aliran : Urusan Penyediaan Makanan.

Buat pesanan makanan bermasak 2 hari


sebelum makanan disediakan.

Pastikan bahan mentah yang dipesan


mengikut spesifikasi dan kualiti yang
dikehendaki oleh KPM
Minta
Pembekal
ganti

tidak berkualiti

Makanan dimasak
Periksa kualiti makanan yang sedang
dimasak.

Makanan disajikan di kaunter


Pastikan Pembantu Dewan Makan
(pekerja kontraktor dewan makan)
berpakaian kemas dan bersih

Pastikan makanan mencukupi


untuk semua pelajar
17
5.3 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Menyediakan Borang Pesanan Makanan Bermasak

2 Selia tugas Tukang Masak dan penolong-penolongnya

3 Periksa kualiti makanan

4 Pastikan makanan mencukupi

5 Pastikan makanan dan minuman dihidangkan


mengikut masa yang telah ditetapkan.

6 Sediakan laporan harian mengenai penyediaan


makanan bermasak asrama.
18

5.4. Borang Digunakan

1 Buku Pesanan Sekolah ( Untuk Makanan Bermasak )

2 Buku Laporan Makanan

3 Borang Teguran Prestasi Makanan.

4 Buku Terimaan Bahan Mentah


19
6 Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

6.1 Proses Kerja - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur dan Dewan
Makan Asrama.

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur dan Dewan Makan
untuk kerja pembersihan.

2. Mengeluarkan barang- barang dan alatan untuk membersih


kepada pekerja.

3. Membuat penyeliaan ke atas pekerja- pekerja.

4. Membuat laporan harian.


20

6.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan,


Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur


Dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan

Mengeluarkan barang- barang dan alatan


Untuk membersih kepada pekerja.

Membuat penyeliaan ke atas


Pekerja- pekerja.

Bersih

Minta pekerja
Bersihkan

Tidak
Bersih Membuat laporan harian.
21
6.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur
Dan Dewan Makan Asrama

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Membuat agihan tugas kepada pekerja

2 Keluarkan barang- barang dan alatan pembersih

3 Menyelia pekerja- pekerja

4 Membuat laporan harian


22

6.4 Borang Digunakan

1 Buku Laporan Harian


23
7 Urusan Pengurusan Stok Makanan

7.1 Proses Kerja - Urusan Pengurusan Stok Makanan

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Buat pesanan untuk barang- barang ang diperlukan

2. Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

3. Pos atau serahkan pesanan.

4. Terima bahan yang di pesan dan masukkan ke dalam


buku stok

5. Tandatangan dan serahkan Bil dan L/O

6. Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil.

7. Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada


Ketua Pembantu Tadbir.
24

7.2 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Makanan.

Buat pesanan untuk barang- barang


Yang diperlukan

Dapatkan Tandatangan Dan cop


Pengetua

Pos atau serahkan pesanan

Terima bahan yang dipesan dan masukkan


Ke dalam Buku Stok.

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod


Daftar Bil.

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta


Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir
25
7.3 Senarai Semak : Urusan Pengurusan Stok Makanan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Buat pesanan barang- barang yang diperlukan

2 Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

3 Pos atau serahkan pesanan

4 Terima bahan dan masukkan ke dalam Buku Stok

5 Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

6 Daftar Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil

7 Serahkan Buku Rekod Daftar Bil dan Bil kepada


Ketua Pembantu Tadbir
26

7.4 Borang Digunakan

1 Buku Pesanan erajaan AM 25


27
8 Urusan Penyeliaan Kebersihan

8.1 Penyeliaan Kebersihan Bilik Dan Alatan

8.1.1 Proses Kerja - Bagi Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan
Serta Persekitarannya Alatan Serta Ubat-ubatan.

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Mengurus Bilik sakit/Bilik Rawatan

- Pastikan Bilik Sakit dan Bilik Rawatan bersih, kemas


dan teratur.

- Pastikan ubat-ubatan dan alatan rawatan lengkap dan


mencukupi.
28

8.1.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan


Serta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat- Ubatan.

Membuat penyeliaan ke atas


Pekerja-pekerja.

Tindakan
PAR/ PRA Selesai

Buat Tidak
Pesanan
Kontraktor Lengkap

Selesai
29
8.1.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta
Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat-Ubatan.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Memastikan bilik sakit dan bilik rawatan kemas

2 Memastikan ubat-ubatan dan alat rawatan lengkap


30
8.2 Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

8.2.1 Proses Kerja - Bagi Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan pelajar yang memerlukan rawatan membawa


borang/surat memohon rawatan yang telah ditandatangani
oleh warden atau guru kelas.

2. Memeriksa jenis penyakit yang diperlukan

- Penyakit dan luka ringan dirawat di Klinik Asrama.

-Penyakit berat dan cedera berat dirujuk ke hospital.

3. Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L).

Penyelia Asrama 4. Memaklumkan kepada Pengetua atau HEM berkenaan pelajar-


pelajar yang mendapat cuti sakit, yang diasingkan di Bilik Sakit
dan yang dimasukkan ke Wad Hospital

-Jika perlu hubungi ibu bapa/penjaga pelajar berkenaan.

Pengetua /HEM 5. Membawa pelajar balik dari Wad Hospital.

6. Menyediakan rekod-rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian


31

8.2.2 Carta Aliran : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Pastikan pelajar yang hendak menerima


Rawatan membawa borang surat rawatan yang
Telah ditandatangani oleh Warden/guru kelas

Memeriksa jenis penyakit dan rawatan yang


Diperlukan
-Penyakit ringan dirawat di Klinik Asrama

Tindakan Penyakit berat dirujuk ke Hospital


Doktor -sediakan Borang Kebenaran (G/L)

Tindakan Memaklumkan kepada Pengetua/HEM bagi


Pelajar-pelajar yang mendapat cuti sakit
Yang diasingkan ke Wad Hospital.
-Jika perlu hubungi ibu bap/penjaga pelajar
Berkenaan.

Pengetua/ Tindakan Menyediakan rekod-rekod kesihatan harian


HEM pelajar.
-Gunakan buku atau format khas.
-Dipanjang ke pengetahuan pengetua/HEM.

Selesai
32
8.2.3 Senarai Semak : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Pastikan pelajar mendapat borang/surat permohonan


yang telah disahkan

2 Periksa jenis penyakit dan rawatan yang diperlukan

3 Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L)

4 Maklumkan kepada Pengetua/HEM berkenaan pelajar


yang mendapat cuti sakit.

5 Membawa pulang pelajar dari Wad Hospital

6 Sediakan rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian


Pelajar

7 Dipanjangkan ke pengetahuan Pengetua/HEM


33
8.2.4 Borang digunakan : Laporan Penyeliaan Kesihatan

1 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar atau


Format Rekod Rawatan Kesihatan Harian Pelajar

2 Surat Kebenaran Pelajar untuk mendapat rawatan

3 Surat Akuan Rawatan Hospital

4 Borang Pesanan Kerajaan ( AM 75 )


34
9 Urusan Pembayaran -Asrama

9.1 Proses Kerja - Urusan Pembayaran - Asrama

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan pesanan telah dibuat kepada pembekal dengan
menggunakan Pesanan Kerajaan (AM 75)
- Disediakan tiga salinan
- Kepada Pembekal 2 salinan.

Penyelia Asrama 2. Terima bil dari pembekal dan pastikan


- Pesanan asal disertakan
- Jumlah betul
- Daftar bil

Ketua Pembantu Tadbir 3. Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat


Pembayaran

4. Sediakan baucer pembayaran dan pastikan


- Cop stok telah dimasukkan ke dalam stok
- Stok Kew.312 (Harta Modal)
- Stok Kew.313 (Inventori)
- Stok Kew.314(Daftar Stok beklalan Pejabat0
Pengetua Dapatkan pengesahan dari Pengetua.

Ketua Pembantu Tadbir 5. Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen.

Pembantu Am Rendah 6. Failkan.


35

9.2 Carta Aliran : Urusan Pembayaran - Asrama

Pastikan pesanan telah dibuat kepada


Pembekal
- Sediakan 3 salinan
- Kepada Pembekal 3 salinan

Terima invois dari pembekal-pembekal,pastikan


- Pesanan asal disertakan bersama
- Jumlah RM betul dan tepat
- Daftar bil
Tidak
Lengkap
Lengkap

Ya

Pastikan peruntukan mencukupi sebelum


Membuat bayaran

- Cop stok di atas bil dan catatkan


stok dibuat

Dapatkan pengesahan Pengetua

Tidak
Lulus
Lulus
Minta lengkapkan
Semula baucer/ bil Ya

Serahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir


untuk tindakan bayaran

Masukkan fail

Masukkan fail
36
9.3 Senarai Semak : Urusan Pembayaran - Asrama

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Pastikan pesanan dibuat menggunakan Pesanan


Kerajaan ( AM 75 )

2 Terima bil dari pembekal

3 Pastikan peruntukan mencukupi

4 Sediakan baucer pembayaran

5 Dapatkan pengesahan Pengetua

6 Tulis cek pembayaran dan cop jelas dokumen

7 Failkan
37
10 Urusan Pengurusan Stor Asrama

10.1 Proses Kerja - Urusan Pengurusan Stor - Asrama

Jawatan Proses Kerja

Pengetua 1. Pastikan ada stor yang sesuai

Ketua Penyelia Asrama 2. Susun borang mengikut kumpulan


- Kumpulan A - 30% Barang yang mempunyai nilai
Pembelian tahunan tertinggi

- Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya

3. Pastikan tahap stok barang mengikut stok maksima.


- Kumpulan A - Kuantiti stok maksima
: 4 bulan penggunaan
- Angka menokok stok
: 3 bulan penggunaan
- Kuantiti stok minima
: 2 bulan penggunaan

Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di


stok minima atau menokok stok.

Penyelia Asrama 4. Semak barang yang diterima.


- Kualiti
- Kuantiti

Penyelia Asrama 5. Semak dan rekod mengikut jenis:


- Kew.312 - Barang tak luak nilai RM 500.00 dan ke atas
Tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir
Tanpa mengira kos/ rekod penyelenggaraan.

- Kew.313 - Barang tak luak nilai RM 500.00 ke bawah


Termasuk perabot, permaidani dan perabot
Tanpa mengira kos.

- Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tidak


luak Tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik
untuk dikesan penempatannya.

- Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal/ inventori.


38

Jawatan Proses Kerja

Senarai Inventori - iaitu senarai penempatan semua jenis barang


dalam sesuatu penempatan.
Ketua Penyelia Asrama
Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan
pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok.

Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok


bersmaan.

- Bagi barang yang amat menarik - 2 kali setahun


- Bagi barang yang menarik - 1 kali setahun
- Bagi barang tidak menarik - 2 tahun sekali

Pengetua Lantik pegawai - Penverifikasi Stor - bagi tujuan menyemak stok.

Penyelia Asrama Buat pelupusan barang-barang bila didapati.

Barang-barang tidak diperlukan lagi.


Barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi.
39
10.2 Carta Aliran : Pengurusan Stor Asrama
(Bangunan, Makanan dan Kesihatan )

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Susun barang mengikut kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima


Minta - kualiti dan kuantiti.
dibekalkan
barang semula Lengkap
Tidak
lengkap Ya

Rekod dalam stok


(Kew 312, Kew 313 atau Kew 314 )

Susun didakam tempat yang sesuai.

Sediakan borang bagi pengeluaran


barang dari stok

Dapat tandatangan pegawai yang


mengeluarkan barang.

Semak stok dari masa ke masa.


Pastikan catatan
keluar masuk
barang pada
masa berlaku
urusan

untuk semakan
Lantik pegawai - "Pemverifikasi Stor"

Sediakan pelupusan jika didapati barang


tidak diperlukan lagi atau barang yang
tidak boleh digunakan.
40
10.3 Senarai Semak : Pengurusan Stor Asrama

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tahap baki stok

2 Periksa kualiti barang yang diterima.

3 Pastikan kuantitinya mencukupi sebagaimana


yang dipesan.

4 Simpan barang yang diterima di stor yang sesuai

5 Rekodkan terimman barang didalam stok

6 Sediakan Borang 300V bagi pelupusan stok.

7 Semak stok fizikal dengan rekod stok.


41
11 Urusan Penyeliaan Makanan.

11.1 Peraturan Pentadbiran :


Urusan Penyediaan Makanan.

I Bekalan yang diterima hendaklah dipastikan kualiti dan


kuantiti sepertimana pesanan.

ii Penyeliaan mestilah dilaksanakan ke atas Pembekal makanan bermasak

iiii Mutu masakan perlu dipastikan memuaskan dan mencukupi untuk


semua pelajar.
42

11.2 Proses Kerja - Menguruskan Pesanan Makanan.

Pegawai yang Seksi undang-undang


Bil Proses kerja
meluluskan / dirujuk peraturan

1 Menyediakan borang pesanan tempahan Ketua Penyelia


makanan 2 hari sebelum penyediaan makanan Asrama /
kepada Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak. Penyelia Asrama.

2 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang Ketua


sedang dimasak oleh pekerja-pekerja kontraktor Penyelia Asrama
pembekal,
43

11.3 Carta Aliran : Urusan Penyediaan makanan.

Sediakan borang pesanan tempahan


makanan bermasak.

Dapatkan tandatangan kelulusan


Pengetua

Serahkan borang pesanan kepada pembekal.


Borang pesanan hendaklah diserahkan
hendaklah diserahkan kepada pembekal
sekurang-kurangnya 2 hari sebelum makanan
disediakan.

Minta Pembekal
cukupkan
Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan
menepati tempahan
Tidak
menempati pesanan

Makanan dihidangkan untuk pelajar


44

6.3 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan borang pesanan tempahan


makanan bermasak

2 Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua /


Penolong Kanan HEM
Serahkan borang pesanan tempahan Makanan
3 Bermasak kepada pembekal 2 hari sebelum
makanan disediakan.

4 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang


sedang disediakan.

5 Makanan yang dihidangkan mencukupi


untuk semua pelajar
45
12 Urusan Penyeliaan Kebersihan

12.1 Peraturan Pentadbiran :


Urusan Penyediaan Kebersihan

I Membuat penyeliaan ke atas pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi


membersihkan ruang dapur dan dewan makan serta sekeliling bangunan dewan makan.

2 Membuat laporan harian.


46

12.2 Proses Kerja - Penyeliaan Kebersihan Dapur Dan Dewan Makan

Pegawai yang Seksi undang-undang


Bil Proses kerja
meluluskan / dirujuk peraturan

1 Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal Ketua Penyelia


makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur Asrama /
dan dewan makan. Penyelia Asrama.

2 Membuat laporan harian.


47

12.3 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan

Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal


makanan bagi kerja-kerja pembersihan dapur
Minta pekerja dan dewan makan.
bersihkan
tidak
bersih Bersih

Membuat laporan harian


48

12.4 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal


makanan bermasak bagi kerja-kerja pembersihan
dan keceriaan dapur dan Dewan Makan.

2 Membuat laporan harian.


49
13 Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

13.1 Peraturan Pentadbiran :


Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

I Sebarang pesanan pembelian hendaklah mendapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

2 Sebarang penerimaan barang perlu dicatatkan ke dalam buku stok.

3 Buku Rekod Daftar Bil berserta bil perlu diserahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir.
50

13.2 Proses Kerja - Pengurusan Stok Dan Inventori

Pegawai yang Seksi undang-undang


Bil Proses kerja
meluluskan / dirujuk peraturan

1 Sediakan pesanan untuk barang-barang yang Pengetua


diperlukan.

2 Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pengetua

3 Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Pembantu Tadbir

4 Terima bahan yang dipesan dan dimasukkan ke dalam Ketua Penyelia


buku atau kad stok Asrama

5 Tandatangan dan sahkan Invois/ Bil dan pesanan Ketua Penyelia


tempatan. Asrama

6 Daftarkan bil atau invois ke dalam buku Daftar Bil Pembantu Tadbir
Kewangan

7 Serahkan daftar bil beserta Invois kepada Ketua Ketua Pembantu


Pembantu Tadbir bagi tujuan proses pembayaran Tadbir
51

13.3 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

Sediakan pesanan untuk barang-barang


yang diperlukan

Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal

Kemaskinikan tidak
pesanan lengkap

Lengkap

Terima bahan yang dipesan dan masukkan


ke dalam buku atau kad stok

Tandatangan dan sahkan Invois dan L/O

Daftarkan Invois / bil ke dalam buku daftar


Bil

Serahkan buku Daftar Bil dan Invois kepada


Ketua Pembantu Tadbir
52

13.4 Senarai Semak : Pengurusan Stok Dan Inventori

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan borang pesanan tempatan.

2 Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

3 Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal.

4 Terima barang.

5 Masukkan ke dalam buku atau kad stok.

6 Tandatangan dan sahkan L/O dan Invois / Bil

7 Catat di dalam Daftar Bil

8 Serahkan buku Daftar Bil kepada KPT.


53
14 Urusan Pembelian

14.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran

1 Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian

2 Senarai pembelian perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua

3 Sistem kawalan pembelian perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa.


54

14.2 Proses Kerja - Tugas Pembelian

Pegawai yang Seksi undang-undang


Bil Proses kerja
meluluskan / dirujuk peraturan

1 Pastikan tahap stok berkurangan/ berlebihan.

2 Semak peruntukan sebelum membuat pembelian. Pengetua/


Ketua Pembantu
Tadbir

3 Pastikan jenis/ kaedah pembelian


- Pembelian sebutharga - 3 Pembekal
- Pembelian melebihi RM10,000.00 bagi satu unit
bahan / satu jenis item bagi kegunaan satu
tahun, perlu mendapatkan kebenaran JPN.

4 Senaraikan jenis pembelian

5 Dapatkan kelulusan daripada Pengetua Pengetua

6 Sediakan borang pesanan - 3 salinan

7 Semak borang pesanan dan tandatangan Pengetua Pengetua

8 Hantar borang pesanan kepada pembekal.

9 Terima dan semak barang yang diterima dan


pastikan
- Tandatangan pada Nota Penghantaran (D/O) dan
Invois
- Kuantiti barang dan bil/ Invois bersamaan
- Pesanan asal disertakan.

10 Rekodkan terimaan di dalam buku/ kad stok.

11 Catatkan dalam Daftar Bil.


55

14.3 Carta Aliran : Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dan baik


dari segi kualiti

Cop akuan terima Invois, rekodkan ke dalam


buku stok Kew.8.

Mesti dikemaskini setiap 3 bulan sekali,


hantar ke pejabat untuk tindakan

Kemaskinikan
semula tidak
lengkap Lengkap

Pastikan Inventori perabot, perkakas


pembuatan sentiasa kemaskini dari masa ke
semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas


di semua Dormentori dan di semua bilik

Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas


dan lekatkan di setiap dormentori dan semua
bangunan

Kemaskinikan Inventori

Kemukakan laporan kepada Pengetua


Buat
pembetulan/ tidak
kemaskinikan lengkap
Disahkan
lengkap

Rekod dan lengkapkan


56

14.4 Senarai Semak : Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik dari


segi kuliti.

2 Cop akuan terima di Invois dan rekod ke dalam buku


stok.

3 Kemaskini buku/ kad stok setiap 3 bulan sekali dan


hantar ke pejabat untuk semakan.

4 Inventori perabot, perkakas, peralatan sentiasa kemas


dan terkini.

5 Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di


semua dormentari atau bilik.

6 Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas dan


dilekatkan di setiap dormentari atau bilik.
57
15 Urusan Terimaan dan Pungutan

15.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran

1 Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap teimaan wang.

2 Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang
dibayar.
58

15.2 Proses Kerja - Urusan Terimaan dan Pungutan

Pegawai yang Seksi undang-undang


Bil Proses kerja
meluluskan / dirujuk peraturan

1 Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang


(AP.69)

2 Dapatkan Buku Resit daripada Pegawai yang menjaga


dan pastikan siri

3 Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan


dibuat

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan harian

5 Merekodkan ke dalam Buku Tunai

6 Menyerahkan wang dan Buku Kutipan harian kepada


Pengetua untuk disemak
59

14.3 Carta Aliran : Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, keluar surat


kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan

Dapatkan Buku Resut Rasmi daripada


Pembantu Tadbir Kewangan

Terima yuran asrama dari penghuni asrama


dan keluar resit serta-merta

Rekod dalam Buku Daftar Penghuni Asrama


(Individu)

Rekodkan di dalam Buku Kutipan Harian


Asrama
Serah wang kutipan bersama dengan Buku
resit Buku Rekod Kutipan Individu Asrama
kepada Pembantu Tadbir Kewangan

Semak jumlah kutipan, Buku resit


dan buku Rekod Kutipan Individu Asrama
Minta penjelasan bangunan
dari guru
tingkatan dan Betul
pembetulan tidak
betul Turun tandatangan pada Buku Rekod Kutipan
Harian Asrama

Keluarkan Resit Induk kepada Penyelia


Asrama sebagai penerimaan

Catatkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian


Asrama

Tulis slip masuk bank

Masukkan wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank


dan failkan

Rekodkan dalam Buku Tunai


60

15.4 Senarai Semak : Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit

3 Pastikan Buku Resit ada untuk digunakan

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian

6 Sediakan slip masuk bank

7 Sediakan Buku Tunai


61
16 Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

16.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran

1 Penyelia Asrama menandatangani Buku kedatangan atau mengetik Kad Perakam Waktu
masa masuk kerja dan balik.

2 Peralatan semua kakitangan kontrak pembersihan mencukupi.

3 Penyelia Asrama senantiasa memberi perkhidmatan yang memuaskan kepada ibu bapa atau
penjaga yang datang ke Pejabat Asrama untuk urusan rasmi.
62

16.2 Proses Kerja - Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan tugas kepada Penyelia Asrama.

2. Mengesahkan tempahan makanan harian yang disediakan oleh


Penyelia Asrama.

3. Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian Individu Asrama


Puteri.

4. Memeriksa dan mengesahkan daftar Keramaian Penghuni Asrama


Puteri.

5. Menerima aduan daripada Penyelia Asrama mengenai kerosakan


bangunan di Asrama Puteri.

6. Memastikan kakitangan PRA Kontrak mengikut arahan Penyelia


Asrama mengenai tahap kebersihan di Asrama Puteri.

7. Memastikan semua aduan yang diterima oleh Penyelia Asrama


telah diambil tindakan.
63

16.3 Carta Aliran - Urusan menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Agihkan tugas untuk Penyelia Asrama khusus


di Asrama Puteri

Memastikan tugasan yang diberi dilaksanakan


Kembalikan
kepada Penyelia
Asrama untuk
dibetulkan memuaskan
tidak memuaskan

Sediakan laporan kepada Pengetua untuk


disahkan
64

16.3 Senarai Semak : Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Sediakan senarai tugas harian Penyelia Asrama

2 Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian


Individu

3 Memastikan pesanan makanan bermasak telah


disediakan

4 Memastikan tahap kebersihan Asrama Puteri dan


Dewan Makan adalah memuaskan.

5 Memastikan pekerja kontrak telah melaksanakan


tugas harian.

6 Memastikan aduan pelajar telah diambil tindakan


65
17 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh
Ketua Penyelia Asrama N22

1 Arahan Perbendaharaan
2 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah
3 Surat Pekeliling Kewangan Penggunaan Wang Lebihan Makanan
4 Pekeliling Pengurusan Bekalan Makanan Asrama.

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

1 Jawatankuasa Pengurusan Asrama


2 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Sekolah

19 Senarai Borang yang digunakan

1 Buku Laporan Penyeliaan Dapur dan Dewan Makan


2 Buku Laporan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Asrama
66
20 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Jumlah unit yang


Bil Jenis Kerja Masa yang diambil boleh dijelaskan
dalam seminggu.
67
21 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan


68