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PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES


NOMBRE DEL PROYECTO
SPONSOR DEL PROYECTO
PREPARADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Revisin
Solicitud de
N
Cambios N
-

EL PROYECTO
PMP, Ing. Fernando Jarama
Ing. Pedro Bautista
Gerente de Operaciones, Ing. Jorge Monterrosa

FECHA
FECHA
FECHA

DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)

2012

FECHA
(de la revisin)

ndice

Matriz de Comunicaciones /Canales de Comunicacin (Adjunto en Excel)...3


Flujo de Informacin en los eventos HSE4
Flujo de Informacin de Ingeniera.5
Guas para eventos de Comunicaciones..6
Guas para documentacin del proyecto...9
Guas para el control de versiones10
Informes Programados.10
Telfonos de Contactos (Adjunto en Excel)11
Anexos.12

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1. MATRIZ DE COMUNICACIONES
Para establecer las vas de comunicacin entre todos los interesados en el proyecto
(Stakeholders) se establece la siguiente matriz de las comunicaciones:

1.1. Flujo de Informacin en los Eventos HSE:

COORDINADOR
CIVIL / MECANICO

RESIDENTE DE
OBRA

GERENTE DEL
PROYECTO

/DossierPREVENCIO
NISTA DE FRENTE

JEFE DE HSE

INSPECTOR DE HSE

COMUNICACIN TELEFONICA 1 HORA


REPORTE PRELIMINAR ESCRITO 12 HORAS
INFORMAR: NOMBRE, HORA, LUGAR,
TIPO DE DAO (PERSONAL/MATERIAL)
ACTIVIDAD TIPO DE TRABAJO
DESCRIPCION BREVE DE LO SUCEDIDO
LESIONES

PROJECT
MANAGER

PROYECTOS
CALIDDA
CONTRATISTA
SUPERVISION

1.2. Flujo de Informacin de Ingeniera:

Planos

REA
LEGALSUPERVISOR

INGENIERIA
CALIDDAEvento

COORDINADOR DE
PROYECTOSSUPERV
ISOR DE

SUPEREVISION

OSINERGMIN

CALIDDA

2. GUA PARA EVENTOS DE COMUNICACIN:


2.1 Guas para Reuniones.Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:

Se debe empezar en el horario sealado, teniendo una tolerancia de 10


minutos.

Se debe enviar la agenda con los tema a tratar con previa antelacin, as como
la fecha, hora y lugar de la reunin a todos los participantes. De ser el caso de
las reuniones de coordinacin se deber empezar con los acuerdos pendientes
del acta anterior.

Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de


anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de la reunin).

Se debe emitir un Acta de Reunin, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunin), la


cual se debe enviar por correo electrnico como mximo a los dos das de
realizada la reunin (das tiles), a todos los participantes y cuyo envio ser la
constancia de recepcin del mismo. El plazo de recepcin de comentarios y/o
observaciones es de 1 da (da til) despus de enviada el acta, si no se recibe
ningn comentario y /o observacin en este plazo establecido se dar por
aprobada el acta.

Las reuniones se llevarn de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones:


Reunin
Reunin Comit
Gerencial del
Proyecto

Reunin de
Gerentes

Participantes
Miembros del Comit Gerencial del
proyecto de Clidda (G. General, G.
Financiero, G. Comercial, G Legal, G.
Asuntos Corporativos, G. Tcnico, Jefe
PMO y Project Manager.)
- Project Manager (Contratista)
- Gerente de Operaciones (Clidda)
- Jefe de la PMO
- Project Manager (Calidda)
-Gerente General (Supervisin)
- Auditor Lder (Supervisin)

Reunin de
Miembros de los equipos, Asesoria,
Coordinacin del
Supervisin, Contratista y Clidda,
Proyecto
Reuniones de
Gestin de
Riesgos

rea Legal, rea Logstica, Ingeniera,


OyM, Arqueologa, RRCC, HSE, SyE

Reuniones
extraordinarias

Equipo de Proyectos, Contratista,


reas de inters

Reuniones de
Ingeniera

Contratista, Ingeniera Clidda, Project


Manager (Clidda)

Objetivo

Frecuencia

Da

Hora

Reportar el avance del


proyecto y principales
Hitos

Mensual

POR
DEFINIR

POR DEFINIR

Tratar asuntos Macros y


revisar Indicadores

Mensual

POR
DEFINIR

POR DEFINIR

Controlar el grado de
avance del proyecto,
Revisin de problemas
encontrados
Identificar los principales
riesgos y elaborar sus
planes de respuestas

Semanal

Lunes

3:30 p.m.

En la
Planificacin
del proyecto

Segn
Cronograma

Resolver eventualidad

Incierta

Revision de la
documentacin del
proyecto

Semanal

POR
DEFINIR

POR DEFINIR

2.2 Guas para Correo Electrnico:

1. La informacin va correo electrnico del proyecto se realizar estrictamente


siguiendo el flujo establecido en la matriz de comunicaciones. Todo correo
electrnico deber llevar la siguiente estructura en el asunto :

Cdigo del

proyecto/(Asunto)
2. Para el envo de informacin de la fase de Ingeniera y diseo como: Planos,
Memorias y Estudios, se realizarn de la siguiente manera:
a.

travs

de

correo

electrnico

servir

nicamente

para

agilizar

aprobaciones, realizar y levantar las observaciones a los documentos.


b.

Se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la codificacin de la


documentacin.

3. Cuando la documentacin presente el sello Aprobado se deber hacer la


entrega formal de dicha informacin con carta con el cdigo: Cdigo del
proyecto/(Asunto) por mesa de partes.
4. Para la trazabilidad de toda la documentacin como cartas, planes de gestin,
reportes, registros y otros documentos de Inicio, planificacin, seguimiento y
control y cierre del proyecto se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la
codificacin.
5. Los reportes diarios de Avance de obra, HSE, Calidad y Relacionados
Comunitarias sern enviados via correo electrnico.
2.3 Gua para la Facturacin y pago de Servicios

1. Para los envos

y pagos de la documentacin de la fase Construccin se

establecer este procedimiento


Estado

Envo

(%) de Pago

Documento Emitido

Con

0%

carta
Documento Aprobado

E-mail

100 %

2. Se establece que los contratistas debern presentar los montos a facturar de


manera quincenal, considerando las valorizaciones reales en ese periodo,
teniendo como plazo los primeros 5 das calendario al trmino de cada
quincena.

3. Para el pago de las valorizaciones, se debe tener la validacin de la empresa


interventora y del Project Manager, luego de ello, el documento debe tener la
firma del Jefe de la PMO.
4. Dicha informacin deber ser enviada en carta al asistente de control de
proyectos, quien lo derivar al respectivo supervisor de construccin, quien
emitir su informe con observacin en un plazo de 5 das.
5. La informacin de las valorizaciones ser dirigida va correo electrnico al
Asistente de Control de Proyectos de

Clidda, con copia al Supervisor de

Construccin, al Project Manager, al Jefe de la PMO,


6. Una vez que la valorizacin est liberada y aprobada, se le enviar va correo
electrnico al contratista la hoja de entrada de servicio (HES) la cual deber
presentar junto con la factura correspondiente en fsico, y la Orden de Compra
por mesa de partes en la oficina Principal de Clidda.
7. La contratista deber enviar por correo electrnico la copia escaneada de la
factura presentada por mesa de partes con el sello de Calidda con la finalidad
de hacer seguimiento a la fecha de pago.
2.4 Gua para la Asignacin de Proyectos de Construccin
1. El Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales comunica va
mail y por Carta de Asignacin de Proyecto (Cdigo del proyecto/(Asunto))
la asignacin del proyecto a Contratista, indicando: plazos, planos de
anteproyecto entre otros.
2. El Contratista enva respuesta de asignacin va mail y por Carta nicamente
dirigido al Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales o al
Gerente de Abastecimiento segn cuadro siguiente:
Respuesta de Asignacin

Envo
Con carta

Aceptacin

El Sub Gerente de Redes


Externas e Instalaciones

E-mail
Rechazo por Especificaciones

Dirigido a

Con carta

Tcnicas u otros temas

Industriales
El Sub Gerente de Redes
Externas e Instalaciones

constructivos.

E-mail

Industriales

Rechazo por Precios

Con carta
E-mail

Gerente de Abastecimiento.

3. En el caso el rechazo o consulta de asignacin sea por un tema no indicado en


tabla anterior dirigir la carta va mail y por Carta al Sub Gerente de Redes
Externas e Instalaciones Industriales, quin trasladar la consulta al rea o
gerencia respectiva.

3. GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO:


3.1. Guas para Codificacin de Documentos

La codificacin de los documentos del proyecto se realizara en base al sistema de


gestin de calidad de Clidda.
3.2 Guas para Almacenamiento de Documentos

El almacenamiento de los documentos del proyecto seguir las siguientes pautas

1. Durante la ejecucin del proyecto se mantendr actualizada la carpeta


M:\Nombre del Proyecto en el servidor de Clidda y peridicamente los
documentos actualizados se irn cargando OnBase.
2. El control documentario de envos: Contratistas a Calidda y Calidda
Contratistas u otras entidades lo administra el CAD y se guarda en el OnBase.

3.3 Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos

1. La recuperacin de documentos a partir del Onbase es libre para todos los


integrantes del Equipo de Proyecto, y depender de la autorizacin de lectura o
modificacin (Anexo 2: Taxonoma del proyecto).
2. La recuperacin de documentos a partir del Onbase para otros miembros de la
organizacin que no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project
Manager.

4. GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES (CAMBIOS)


1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de
versiones, el cual se hace insertando una cabecera estndar con el siguiente
diseo:

CONTROL DE CAMBIOS (VERSIONES)


PLAN DE GESTIN DE ..
CDIGO
NOMBRE DEL PROYECTO
SPONSOR DEL PROYECTO
PREPARADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Revisin
Solicitud de
N
Cambios N

Proyecto CLSTER-CHACLACAYO
FECHA
FECHA
FECHA
DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)

FECHA
(de la revisin)

2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en el
recuadro de Revisin, anotando la versin, el nmero de solicitud de cambios, la
descripcin y motivo del cambio, y entre parntesis, quien emiti el documento,
este documento debe ser revisado, y aprobado en las fechas correspondientes.

3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que


figura en esta cabecera de Control de Versiones y el cdigo de versin del
documento que figura en el nombre del archivo.

5. INFORMES PROGRAMADOS

6.1 Informes Programados:


Informe

Informe Ejecutivo del


Proyecto
(Gerencia del Proyecto)

Propsito
Informar a las partes interesadas sobre el
estado y eventos destacables del proyecto.
Informar el desempeo del proyecto de todos los
entregables que se consideran en el
cronograma valorizado.

Frecuencia
Mensual.
Si fuese necesario, se realizar un
informe a necesidad del solicitante.

6. TELFONOS Y ANEXOS: CONTACTOS


Se adjunta en un archivo en Excel.- Directorio Contactos-Empresas Contratistas.
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7. ANEXOS
Anexo 1: Formato de Acta

ACTA DE REUNIN N_____


Asunto:
N de Contrato:
Fecha:

N de orden de compra:
Hora Inicio:

Hora Fin:

Lugar:
Comunidad - Distrito:
Coordinador de la Reunin:
Asistentes - Nombres de Empresas:

Agenda:

Acuerdos / Decisiones

Fecha Control

Responsable(s)

Anexo 2: Taxonoma del proyecto

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