Taller de Informtica

Planilla de clculo
Estructura de una Hoja de Clculo
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas estn rotuladas
con nmeros desde 1 hasta 65.536 filas, y las columnas (hasta 256 columnas) con letras
simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y as hasta la ltima columna que
se nombra con las letras IV.
Cada celda se nombra mediante su fila y columna. As por ejemplo la celda B4 ser la situada
en la fila 4 y columna B.
Los rtulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte
superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rtulo se
seleccionar toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la interseccin del
rtulo de su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina superior izquierda del rea de
trabajo se seleccionar toda la hoja.
En la parte superior figuran las barras de herramientas o de smbolos. No siempre figuran
todas, porque se pueden ocultar o mostrar a voluntad con el comando Ver.
En la figura puedes ver la barra de men, que contiene los comandos Archivo, Editar, etc. que
son la base de todos los itinerarios de rdenes ms importantes.
Las barras que muestra esta pantalla son las ms usadas. Las puedes ocultar o mostrar con el
comando Ver.

La zona intermedia es la de Trabajo, con estructura de filas y columnas, y la inferior la Barra

de estado, que por ahora ignoraremos.
Las Barras ms importantes son, pues:

Barra de Mens: contiene las entradas a rutas de rdenes: Archivo, Edicin, Ver,
Insertar, ....

Barra Estndar: contiene los botones bsicos de Archivos, Copiar, Cortar, Pegar,
Deshacer, etc.

Barra de Formatos: permite cambiar Fuentes, Bordes, Alineaciones, Rellenos, etc.

Barra de Frmulas: en ella se escriben y corrigen los contenidos de una hoja

Una Hoja de Clculo en realidad se compone de varias hojas. Seala las distintas pestaas
que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para verlas
todas. Recorre cualquiera de ellas mediante las barras de desplazamiento (horizontal y

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vertical), con las teclas de AvPg. y RePg. o con las cuatro teclas de flecha de cursor.
Aprende tambin a sealar directamente cualquier celda con el ratn.
Si pulsas simultneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegars a los lmites de
la hoja, la fila 65.536 y la columna IV.

Referencia de una celda

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las dems. Es un
smbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos
nmeros coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de
rangos el programa supone que al mover unas celdas, tambin se han de mover las
referencias contenidas en las frmulas. As, si en la celda N7 est contenida la frmula =A4*34,
al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su frmula se ver tambin arrastrada a A7*34. Los
datos sufrirn el mismo movimiento que la celda que los contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algn dato que contenga, escribiremos
referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres
modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: slo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterar la columna y permanecer la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, adems de escribir manualmente el signo $,
basta pulsar la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsacin se cambiar al tipo $A$32 y
con sucesivas pulsaciones ir cambiando a A$32 y a $A32.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta
seguido de un signo de admiracin, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por
ejemplo Hoja1!D$22

Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen
su forma de presentacin en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones
se accede al activar el comando Formato Celdas... del men principal del programa.
A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y eligiendo Formato
de celdas en el men contextual que se obtiene.

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En el cuadro de dilogo correspondiente podemos elegir las siguientes pestaas:
1-Nmero

Las opciones de formato numrico tambin son muy variadas:

Categora: Se puede expresar un nmero como fecha y hora, moneda,
formato general, etc. Al elegir cada categora se abren las opciones
particulares de la misma: nmero de decimales, formatos de fecha,
unidades de moneda, etc.

2-Alineacin
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda
respecto a su contorno cambiando numerosos parmetros, como: la alineacin horizontal, la
vertical, inclinacin del texto, la distancia a la cuadrcula. Para comprender todas ellas el mejor
camino es experimentar con algn texto concreto.
Combinar celdas
Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Basta seleccionar las
celdas que se desea unir y activar, en la pestaa Alineacin, la opcin correspondiente.
En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una presentacin especial, podemos
desear convertir varias celdas adyacentes en una sola.

Para conseguirlo se deben seleccionar las celdas que se van a unir y se acude al men
Formato - Celdas... - Alineacin y se activa la opcin de Combinar celdas.

Una vez combinadas se pueden tratar a efectos de formato como una sola celda.

El efecto de Combinar celdas y Centrar se consigue tambin con el botn

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3- Fuente
No necesita explicacin particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de
eleccin de fuentes en Windows. Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos, etc. son de
comprensin fcil.
4- Bordes
Tambin es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo ms
importante de resear es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un rea,
si est seleccionada y no slo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo
de lneas, colores de lneas y sombras, etc. se explican por s solos.
5- Tramas
En esta pestaa puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan potentes
como otros programas de Office, pero basta con la gama que ofrece.
6- Proteger
Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido
por una distraccin. Con esta opcin se pueden activar o dejar en blanco cada una de dos
opciones: Protegido u Ocultar. Esta operacin se har por separado en distintos rangos, los
que se quiere proteger y los que se dejarn para entrada o modificacin de datos. La
proteccin slo ser efectiva si despus se protege todo el documento con el comando
Herramientas Proteger...

Frmulas en Excel
Una frmula es una expresin que combina datos con operadores para determinar el contenido
de una celda. Los operadores especifican el tipo de relacin que se desea realizar con los
operandos.
Los operadores aritmticos ms comunes son:
Operador
+
*
/
%
^

Operacin
Adicin
Sustraccin
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Potenciacin

Ejemplo
3+7
A9-4
2*B5
C3/C10
45%
2^3

Ejemplo:
=A5+A6+A7
Como se observa en el ejemplo, las frmulas hacen referencia al contenido de una celda. Si
ste vara, automticamente se recalcula el resultado segn los nuevos datos de entrada.

Funciones en Excel
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos por medio de valores
especficos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado. La sintaxis
de una funcin comienza por su nombre, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos
separados por comas y un parntesis de cierre.
A continuacin se incluye un catlogo de las funciones de uso ms frecuente en las
aplicaciones didcticas de Excel

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MAX y MIN
Buscan el mximo y mnimo, respectivamente, de un rango.
PROMEDIO
Calcula la media aritmtica de nmeros, celdas aisladas o rangos.
Sobre nmeros aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75
Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9)
Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(B11:B20)

Funciones lgicas
SI
Es la funcin condicional. Acta sobre una condicin y si es verdadera se calcula una primera
frmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las dems, se pueden anidar.
SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))

Funciones matemticas
Se incluyen las ms elementales o de ms frecuente uso.
CONTAR
Cuenta el nmero de celdas no vacas que contiene un rango.
CONTAR(A12:A40) = 28
CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco que contiene un rango.
CONTAR.BLANCO($A$12:$B23) = 11
CONTAR.SI
Cuenta eL nmero de celdas que cumplen una condicin en un rango. La condicin puede ser :
Un nmero o una expresin entre comillas.
CONTAR.SI(A7:J7;">89")=2
SUMA
Es una de las funciones ms tiles de la Hoja de Clculo. Suma todos los nmeros contenidos
en un rango.
SUMA(A12:A45)=34520
SUMAR.SI
Idntica a la anterior, pero slo suma los nmeros que cumplan una condicin. El criterio es
similar al de la funcin CONTAR.SI. Hay una variante con dos rangos que se puede consultar
en la Ayuda.
SUMAR.SI(A45;D45;"<21")

Colores de relleno y bordes

Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de
celdas.
Cambio de fondo
Para lograrlo selecciona un rango de celdas y pide Formato - Celda..., pero ahora busca la
pestaa Trama, elige un color de relleno y pulsa Aceptar. Mueve el ratn, seala fuera de la
zona y vers el cambio de color.

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Cambio de borde
Los bordes tambin son sencillos de quitar o poner:
Seala una celda o un grupo de celdas adyacentes. Vuelve a Formato - Celdas... y busca
Bordes.
Experimenta con varias celdas asignando distintos bordes, tanto preestablecidos como
elegidos por ti uno a uno.
Los bordes y colores de relleno los puedes cambiar ms rpidamente con los botones
correspondientes en la barra de formatos.

A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y eligiendo
Formato de celdas... en el men contextual que obtienes.
Debes acostumbrarte desde ahora a esta tcnica. Cuando no tengas claro qu hacer con un
objeto (celda, imagen, grfico, etc.) pulsa sobre l con el botn derecho y elige una de las
opciones que te ofrece el men contextual.

Operaciones con rangos

Llamaremos rango o rea, en una Hoja de Clculo, a un conjunto de celdas, preferiblemente
adyacentes, seleccionadas en una Hoja, como los de color azul de la imagen. Lo normal es que
un rango constituya un rectngulo de celdas, pero tambin se pueden seleccionar dos o ms
rectngulos no adyacentes.
La primera operacin bsica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sita el ratn sobre la
celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el botn izquierdo,
hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede trabajar entre otras dos
esquinas opuestas.
Tambin puedes seleccionar con el teclado, sealando un vrtice o esquina del rango y usando
las teclas de flechas de cursor para ampliar la seleccin hasta el punto opuesto, manteniendo
pulsada la tecla de Maysculas.

Copia de un rango
Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de Windows:
Se seleccionan, se pide Copiar, se seala la celda de destino y se pide Pegar. Como en otros
programas, puedes usar para estas dos operaciones las combinaciones de teclas Ctrl+C para
copiar y Ctrl+V para pegar, adems de los botones que aparezcan en la barra de herramientas.
Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las frmulas, si las hay, las referencias
cambian siguiendo el copiado de un rango.

Por tanto, Excel, al copiar las frmulas ha cambiado su contenido =D4+D5 para adaptarlo a
la nueva columna =G4+G5. En realidad, lo que ha hecho es interpretar la copia en sentido
relativo. Si en la columna D se sumaban "las dos celdas de arriba", la del G, tambin, slo que
ahora son G4 y G5 las que antes eran C4 y C5.

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Si no se indica lo contrario, las copias en una

Hoja de Clculo son relativas:
Al mover o copiar las frmulas en un sentido,
los datos se mueven tambin en ese sentido.
Observa ahora esta otra forma de copiar:

Por tanto, la afirmacin anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso para
la celda $D$5. La causa de esta discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la
referencia de una celda ante los cambios: es una referencia absoluta.
Cuando una referencia de celda viene precedida por
signos $ se convierte en absoluta y no le afectan los
movimientos en las copias.
Resumiendo:
Hay tres tipos de referencia de una celda:

Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la frmula cambia la referencia: D4, CC3,

A89,...

Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,...

Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9, $AA2,
F$34,... pero el resto no se protege.

Rellenar un rango
Se puede arrastrar una frmula a lo largo de luna fila o columna o, lo que es lo mismo,
rellenar toda la fila o columna hasta un lmite con la misma frmula que contenga la celda
actual. Para lograrlo basta sealar con el ratn el controlador de relleno de la celda , que es
el pequeo rectngulo de la parte inferior derecha de la celda.

Sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn, arrastra ese controlador hasta que la seleccin
llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el botn y se rellenar
toda ella con los valores que tiene la primera celda.

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Grficos
Una de las utilidades ms apreciadas de las Hojas de Clculo es la posibilidad de insertar
grficos de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. Excel posee una gestin
de grficos bastante buena, y en su uso en la enseanza permite cumplir la mayora de los
objetivos.
Para confeccionar un grfico necesitaremos una tabla previa de datos. Es conveniente que esa
tabla (o rango) de datos posea ttulos de cabecera en la primera fila y en la mayora de los
caso, que tambin existan en la primera columna. Si los encabezamientos (o rtulos, o
etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es preferible copiarlo todo en una tabla
nueva. Tambin se pueden usar tablas sin etiquetas, pero despus es complicado intentar
aadirlas.
En la explicacin que sigue usaremos esta tabla como ejemplo. Como es de pequeo tamao,
cpiala si quieres en una hoja nueva de Excel

Deseamos crear un grfico de barras (o columnas) que permita comparar los dos cursos.
Siempre que confecciones un grfico debes comenzar por seleccionar la tabla de datos. Hazlo
en este caso sin seleccionar el ttulo superior; slo la tabla.

Una vez seleccionada acude al comando Insertar Grfico o pulsa el botn

Con ello abres el Asistente para grficos, que te permitir crearlo siguiendo unos pasos
determinados, con alguna variante:
Primer paso: Tipo de grfico.

En este ejemplo elegiremos el tipo de columnas verticales, que parece se adapta bien a la
situacin. Es interesante activar la casilla de Presionar para ver muestra, pues as tenemos una
buena imagen de lo que obtendremos al crear el grfico.

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Elige el tipo y pulsa en Siguiente. Si algo no te satisface, pulsa Cancelar.
Segundo paso: Datos de origen
En el segundo cuadro de dilogo del Asistente te se te invita a cambiar los datos si no te
satisface lo que l ha decidido automticamente. En este caso ha supuesto que tanto la
primera fila como la primera columna son etiquetas sin valor numrico. Tambin puedes
cambiar el rea de datos si ves que no es exactamente la que deseabas, as como los nombres
de las series. En el caso del ejemplo todo debera estar bien configurado.

Si ests de acuerdo con todo, pulsa en el botn Siguiente.

Tercer paso: Elegir las opciones de grfico.

En este paso rellena con cuidado los ttulos o subttulos, y decide si deseas que figuren las
leyendas, los valores, etc. Trata todo esto con libertad, porque ningn cambio ser definitivo.
Cuarto paso: Ubicacin del grfico
En este ltimo paso debes decidir si deseas pegar el grfico en la misma hoja que contiene la
tabla o en una hoja nueva. En las aplicaciones didcticas es preferible que la tabla y el grfico
se vean juntos.

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Con esto tienes una primera versin del grfico

El ltimo paso es mejorar el aspecto del grfico si el actual no te satisface. Para ello debers
recorrerlo con el ratn muy despacio y situarlo en el elemento (ttulo, rea del grfico, ejes,...)
que desees cambiar de aspecto. Pulsa con doble clic o con el botn derecho y acceders a
fuentes, colores y dems elementos.

Opciones del grfico

Cuando se pulsa una vez sobre un grfico, el contorno se transforma en una lnea de puntos, y
tienes acceso a todas las opciones de la ventana de grfico: Moverlo, borrarlo, modificar el
rea de datos, copiarlo, etc. Para saber mejor qu puedes hacer, pulsa con el botn derecho
sobre el grfico para obtener el men contextual.
Mover el grfico
Para mover u grfico seala el grfico con el ratn y arrstralo (aparecer una cruz al moverlo)
el grfico a otra zona y suelta.
Acceso a los distintos objetos del grfico
Si pulsas sobre el grfico y despus sobre sus componentes, podrs ir cambiando uno por uno
los objetos del grfico: ejes, datos, ttulo, leyendas, etc. Esto es muy largo de exponer, y es
preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona del grfico, lentamente,
y observar cundo un objeto queda enmarcado. Si es con lnea de puntos, puedes, por
ejemplo, moverlo o cambiar su tamao.
Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic, para que o bien
se abra una ventana de propiedades, o bien (caso del ttulo) acceder a su contenido.

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Ordenar datos
Para ordenar una tabla por nombres basta con que la selecciones y pidas Datos - Ordenar.

Al Ordenar por Nombre y Ascendente, la tabla se ordenar automticamente por orden

alfabtico. Si al seleccionar el rango de celdas incluiste los encabezados, en la opcin La lista
tiene fila de encabezamiento hay que tildar s.

Preparacin para la impresin

Los documentos elaborados en Excel se suelen distribuir impresos o como parte de una
publicacin ms amplia. Por eso es conveniente repasar aqu algunos detalles sobre la
impresin de documentos.

Vista preliminar
Usa la secuencia Archivo - Vista preliminar para ver cmo se imprimira cualquier modelo que
hayas creado. Los botones superiores de esta vista se explican por s solos: Anterior,
Siguiente, Imprimir, Configurar, etc. El ms interesante es el de Configurar (tambin puedes
acceder mediante el men Archivo - Configurar pgina). Tambin debes usar el Zoom para
ver mejor la pgina y debes terminar siempre con el botn Cerrar.

Configurar Pgina
Con Archivo - Configurar pgina accedes a todas las propiedades de las pginas que
producir tu impresora.

Recorre las pestaas para ver qu elementos podemos concretar. Repasaremos algunos:

Pgina

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Basta que observes la imagen y reconocers opciones que se repiten en todos los programas:

Posicin del papel: Vertical y Horizontal

Escala: Permite adaptar la tabla al tamao, o bien decidir en cuntas pginas a lo largo
o ancho de la impresin se debe ajustar la impresin. Todas estas decisiones se deben
comprobar con Vista Preliminar antes de imprimir.
Tamao: A4, Ficha, etc.

Mrgenes
Puedes concretar los mrgenes de impresin

Hoja
La posibilidad de repetir las primeras filas de la hoja en todas las pginas,
independientemente de los encabezados.

Tambin se puede decidir si se imprimen o no las lneas de divisin (en la imagen se ha

decidido que s) y los ttulos de filas y columnas.
Otra posibilidad interesante es la de decidir el orden de impresin..

Encabezado y pie de pgina

Si eliges un encabezado o un pie de pgina (esto ltimo lo tienes en la figura) podrs usar uno
de los que se proponen de forma predeterminada. Si deseas un encabezado o pie
personalizados, pulsa el botn correspondiente. Obtendrs esta ventana en la que puedes
insertar textos a izquierda, derecha o centro.

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Observa los botones que tienes a tu disposicin. Por orden de izquierda a derecha te permiten:

Concretar las fuentes y estilos de las fuentes.

Insertar nmero de pgina, y el siguiente el total de pginas.
Los dos siguientes botones permiten insertar fecha y hora.
Despus existen tres botones para archivos. El primero te permite insertar la ruta del
libro que ests imprimiendo, el segundo el nombre del archivo y el tercero el nombre de
la hoja.
Los dos restantes botones no existen en todas las versiones de Excel. Con ellos se
puede insertar una imagen y ajustarla al encabezado o pie.
En la imagen se ha escrito un texto en la izquierda, el nombre de archivo en el centro y
la fecha a la derecha.

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