Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Secretaria-Geral
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Braslia
2010
Advocacia-Geral da Unio
Lus Incio Lucena Adams
Secretria-Geral
Gildenora Batista Dantas Milhomem
Coordenadora-Geral de Documentao e Informao
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Braslia
2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia-Geral Da Unio
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU
Fones (61) 3105-8907 / 8467
Fax (61) 3105-8232
Site: www.agu.gov.br
70610-460 Braslia DF
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI
Ademir Braz da Silva CGDI/PCU
Adriana Barbosa Lima CGDI
Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI
Leila Cristiane Petry CGDI
urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU
Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
SUMRIO
ROTINAS DE PROTOCOLO
Apresentao ........................................................................................................................8
1. Introduo .......................................................................................................................9
Consideraes iniciais ..................................................................................................................................... 10
Importncia do manual .................................................................................................................................. 10
Siglas ..................................................................................................................................................................... 11
Objetivos .............................................................................................................................................................. 11
Legislao referencial para documentao ............................................................................................ 12
Legislao Federal ....................................................................................................................... 12
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ ......................................... 12
Portarias do Poder Executivo .................................................................................................. 12
Portarias da Advocacia-Geral da Unio ............................................................................... 13
Conceitos e definies .................................................................................................................................... 13
Unidades envolvidas........................................................................................................................................ 18
Usurios e clientes............................................................................................................................................ 19
II. Protocolo .........................................................................................................................20
Protocolo ............................................................................................................................................................. 21
Protocolo pela Internet .................................................................................................................................. 21
Macroprocesso do protocolo ...................................................................................................................... 21
Sistema de controle de documentos da AGU AGUDoc ................................................................. 22
III. Rotinas de Protocolo.....................................................................................................24
Recebimento ...................................................................................................................................................... 25
Correspondncia .......................................................................................................................... 25
Recebimento .................................................................................................................................. 25
Recibo............................................................................................................................................... 26
Formas de recebimento............................................................................................................. 26
Rotinas para recebimento via guich de protocolo ....................................................... 27
Rotinas para recebimento via malote .................................................................................. 27
Triagem................................................................................................................................................................. 27
Abertura de documentos e correspondncias ................................................................. 27
Prazos ............................................................................................................................................... 28
Rotina de triagem de documentos ....................................................................................... 28
Cadastramento .................................................................................................................................................. 28
Nmero nico de processo e documento NUP............................................................ 29
Tabela de unidades ..................................................................................................................... 29
Cadastramento de unidades.................................................................................................... 29
NUP externo................................................................................................................................... 29
Objetivos .............................................................................................................................................................. 79
Legislao referencial das atividades de arquivo ................................................................................. 79
Conceitos e Definies .............................................................................................................................. 82
Sistema de arquivos.................................................................................................................................... 86
II. Estrutura de Arquivo ............................................................................................................................... 88
Estrutura bsica necessria ...................................................................................................................... 89
Recursos Humanos ..................................................................................................................................... 89
Instalao fsica............................................................................................................................................. 89
Recursos materiais ...................................................................................................................................... 90
III . oviuqrA ................................................................................................................... 29
Conceito ........................................................................................................................................................ 93
Finalidade do arquivo .............................................................................................................................. 93
Tipos de arquivo ........................................................................................................................................ 93
Documento .................................................................................................................................................. 94
Formato ......................................................................................................................................................... 94
Gnero ........................................................................................................................................................... 94
Espcie ........................................................................................................................................................... 95
Natureza ........................................................................................................................................................ 95
Documento arquivstico .......................................................................................................................... 96
Processo ........................................................................................................................................................ 96
Gesto de documentos ........................................................................................................................... 96
Avaliao de documentos ...................................................................................................................... 97
Idade dos arquivos .................................................................................................................................... 97
IV.Metodologia de Organizao...................................................................................... 98
Plano de classificao .............................................................................................................................. 99
Cdigo de Classificao .......................................................................................................................... 99
V. Rotinas de Arquivamento................................................................................................................... 100
Verificao Prvia....................................................................................................................................... 101
Recebimento ............................................................................................................................................... 101
Classificao................................................................................................................................................. 101
Ordenao .................................................................................................................................................... 102
Arquivamento ............................................................................................................................................. 103
Emprstimo .................................................................................................................................................. 103
Cpia de documentos.............................................................................................................................. 104
Como quantificar documentos ............................................................................................................. 104
VI. Destinao de Documentos........................................................................................ 106
Avaliao documental.............................................................................................................................. 107
Tabela de temporalidade........................................................................................................................ 107
Como utilizar a tabela .............................................................................................................................. 108
APRESENTAO
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal
na defesa judicial e extrajudicial da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de
assessoramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio um volume
considervel de documentos que necessitam de devido tratamento. Os documentos e
processos refletem as atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem para
a tomada de decises, como fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da
histria e da cultura da instituio.
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a SecretariaGeral, visando o aprimoramento da gesto da instituio, desenvolveu o Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio da Advocacia-Geral da Unio - AGU e da
1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos
administrativos para as unidades protocolizadoras consolidadas neste Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens:
O 2 do art. 216 da Constituio Federal determina que cumpre administrao
federal, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para fraquear sua consulta a quantos dela necessitem;
O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal, trata do acesso a registros
administrativos e a informaes sobre atos de governo;
Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de janeiro de 1991, define a competncia do
Poder Pblico quanto gesto documental, a proteo a documentos e arquivos e
conceitua a gesto de documentos;
A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o processo administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal;
O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus os incisos VII, VIII, XI, XIV b),
XV h), l) e m) tratam da conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao
acesso e divulgao de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das
atividades;
A necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e orientaes
para a correta realizao do trabalho referente documentao administrativa da
AGU;
As orientaes agrupadas permitiro que os servidores tenham fonte de consulta
uniforme, trazendo agilidade e segurana aos procedimentos administrativos;
Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar diversas regras e procedimentos
em vigor.
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por
unidades da AGU:
Os rgos de direo superior da AGU;
O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
Os rgos de execuo da AGU;
O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da
Unio;
A Escola da AGU.
IMPORTNCIA DO MANUAL
O Manual de Procedimentos do Protocolo trata das atividades operacionais no rgo e
busca a efetividade nos procedimentos propostos e adeso das unidades protocolizadoras
da AGU aos regulamentos relativos ao tratamento da documentao da instituio.
Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central Unificado depende dos
servios das unidades protocolizadoras para a obteno de registro completo e
abrangente do fluxo de todos os documentos e processos. Em outros rgos
governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de procedimentos similares
ocorreram por fora de normas operacionais, reforando e dando credibilidade aos
procedimentos e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao ao Manual de
Gerenciamento de Documentos do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto: "
um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades
Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro,
cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e
documentos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional".
SIGLAS
AGU
Advocacia-Geral da Unio
AGUDoc
CGDI
Coordenao-Geral de Documentao e
Informao
CGRH
GTI
Dgito verificador
ECT
GRM
MPOG
NUP
PCU
11
PGF
Procuradoria-Geral Federal
PGU
Procuradoria-Geral da Unio
SGAGU
SGCT
Secretaria-Geral de Contencioso
SISG
STF
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de
Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o Sistema de Servios
Gerais SISG dos rgos civis da Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e
Fundaes Pblicas e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional
do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e
o acesso a eles, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da
Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura e o Quadro
Demonstrativo dos Cargos em Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente
organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.
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CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de
transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita
informao ao futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao
(aspecto quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
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ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a
atividade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura do
processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo
contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira
anlise, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma
instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou processo; que
acompanhar o documento ou processo.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida por oficial de
justia, e entregue pessoa citada ou intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo exemplar (integral ou parcial) de
um original, validada por uma autoridade competente (notarial ou administrativa, investida
para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio eletrnico. Nos
termos da legislao em vigor, para que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor
documental e possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou
entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular,
recebida / expedida.
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos
ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou
empresas privadas.
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GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-conduto, documento que permite
a uma pessoa ir a determinado lugar. No sentido comercial, um documento que
acompanha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um recolhimento, transferncia,
remoo, trnsito, pagamento, guia de alfndega, guia de despacho e assim por diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes, o sentido de
parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os
esclarecimentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento.
So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou
interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem
iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser
adotada; as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou
interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; ou ainda de um documento a outro.
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais
processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal), desde que pertencentes a
um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer juntada de
documento a documento, processo a processo ou documento a processo.
NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos mais dois
dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou
documento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Normativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das fazes de uma folha de papel do processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o
processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e
requerido, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos
procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de
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UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e Arquivo da AdvocaciaGeral da Unio so:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento,
coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e
informao no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos
arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de
documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc),
que possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido.
Unidade Protocolizadora Responsvel por:
Receber, registrar e autuar os processos, a correspondncia oficial e os
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USURIOS E CLIENTES
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I1. PROTOCOLO
PROTOCOLO
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da Unio so
responsveis pela gerao e movimentao de um grande volume de documentos e
processos. Todas as aes, atendendo aos princpios da Administrao Pblica, devem
estar amparadas em regulamentao. Isso implica produo de informaes sobre fatos e
decises materializados em suporte documental, por meio fsico ou eletrnico.
O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de correspondncias,
documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituio. Por meio
de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrnico, que se tornam
possveis a consulta e a localizao de processos ou documentos que tenham sido
entregues ao Protocolo.
De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os protocolos devem
funcionar nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para prestao de servios e informaes ao
pblico, inclusive por telefone, sobre a movimentao de documentos ou processos, desde
que no sejam de natureza sigilosa. O acesso s dependncias internas vedado a
pessoas estranhas aos setores de protocolo e arquivo.
Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de expediente, pelo
menos um servidor incumbido de receber correspondncias, documentos e processos
(servio de apoio).
21
MACROPROCESSO DO PROTOCOLO
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Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um servidor designado pelo
titular de sua Unidade para:
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Unidade e
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II1. ROTINAS DE
PROTOCOLO
RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIA
Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre entidades
pblicas e/ou privadas.
CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA
a. Quanto natureza:
Oficial: Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou empresas privadas.
Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades ou servidores e
instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica.
b. Quanto ao mbito de movimentao:
Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU.
Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU e outros rgos da
Administrao Pblica, entidades privadas, no governamentais ou pessoas fsicas.
c. Quanto origem:
Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos Protocolos Centrais
Unificados e unidades protocolizadoras da AGU.
Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para destinatrios internos ou
externos.
RECEBIMENTO
No recebimento de correspondncias e documentos dever ser verificado:
Se esto dirigidos autoridade competente;
Se contm assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se de
servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula;
Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado;
Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo expresso,
se pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de certido;
Quando referente a pedido de certido, deve especificar o fim a que se
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RECIBO
O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou
correspondncia. Deve-se identificar o servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de
forma legvel, digitados ou carimbados), a data e hora e assinar o recibo. Essa forma de
recebimento por meio de recibo fsico - deve ser adotada somente para envio a unidades
externas AGU.
Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e tramitados no Sistema
AGUDoc, deve-se efetuar o recebimento eletrnico tempestivamente, ou seja, assim que
forem conferidos os documentos ou processos recebidos.
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Ateno! O no
recebimento eletrnico acarreta
a carga de responsabilidade
sobre a localizao de
documentos e processos para a
unidade que consta no Sistema
e dificulta sua localizao
quando necessrio. A
localizao no Sistema deve
corresponder SEMPRE
localizao fsica.
a.
Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os documentos e processos
so entregues diretamente no balco por pessoal interno ou externo.
b.
Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so enviados ao
Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo Central (Braslia) ou de outras
Unidades da AGU;
c.
Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os documentos e
processos so recebidos e enviados por meio de sedex, carta, telegrama, encomenda etc.
no guich do Protocolo.
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TRIAGEM
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada (j
registrada no relgio-datador, conforme orientao anterior), separada e cadastrada.
PRAZOS
Verificar os documentos e processos que possuem prazos e so urgentes. Os
documentos e processos de carter urgente tero tratamento preferencial, com
encaminhamento imediato.
No caso de Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e processos por
Unidade Protocolizadora (NUP).
Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes devem ser guardados
agrupados por data de recebimento e guardados por um perodo de trinta dias.
1.
Recebida a documentao entregue pelos Correios, verifica se o envelope
pode ser aberto.
2.
Compara a documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso
encontre documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena
Unidade, ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve aos
Correios
3.
Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve.
4.
Se o envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e
envia para expedio.
5.
Se pode ser aberto, verifica se est dirigido a autoridade competente, se
contm assinatura e, havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao
declarado no documento.
6.
Registra a hora do recebimento no relgio-datador do documento contido
no envelope. A mesma orientao vale para os documentos de procedncia interna
e que so entregues diretamente no guich do Protocolo.
7.
Verifica se h documentao urgente.
8.
Se houver documentao urgente, envia imediatamente para
cadastramento e expedio.
9.
No caso de PCU faz a separao por unidade Protocolizadora.
10.
Encaminha os documentos e processos para cadastramento. Aqueles j
cadastrados, encaminha para tramitao e/ou expedio.
11.
Mantm os envelopes por, no mnimo, 30 dias para comprovao do
recebimento, caso necessrio.
CADASTRAMENTO
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de entrega, deve ser feito
o registro de seu contedo no Sistema AGUDoc. O cadastramento consiste na insero
dos dados do documento, com o objetivo de controlar a movimentao de documentos e
processos, fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados e permitir
sua localizao quando necessrio.
O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e decises que devero ser
tomadas a partir das informaes contidas no documento. Por isso, deve ser feito com
ateno de maneira a extrair, de forma clara e precisa, os elementos necessrios sua
identificao inequvoca. Deve ser dada especial ateno aos documentos recebidos que
no contenham NUP, realizando pesquisa de antec
edentes antes de proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de informaes e transtornos advindos de tramitaes equivocadas.
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fundaes federais.
O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou processo, sendo
atribudo aos documentos e processos na unidade protocolizadora de origem. O NUP
constitudo de quinze dgitos, acrescidos mais dois dgitos de verificao (DV). Todos os
documentos e processos recebidos e expedidos pelas unidades protocolizadoras da AGU
devem receber uma numerao.
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 /
0 0 0 0
0 0
1 grupo
2 grupo
3 grupo
4 grupo
Refere-se ao cdigo
numrico atribudo a
cada unidade
protocolizadora;
identifica o rgo de
origem do processo.
Determina o registro
seqencial dos
processos e
documentos
cadastrados.
reiniciado a cada ano.
Indica o ano de
formao do processo
ou documento.
TABELA DE UNIDADES
Para utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos integrantes do
Sistema de Servios Gerais (SISG) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
MPOG devem obedecer s faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras
definidas pela Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG. As unidades
da AGU recebero numerao entre as faixas numricas de 00400 a 00599. Para mais
informaes sobre as faixas de NUP das unidades da AGU, ver Anexo.
CADASTRAMENTO DE UNIDADES
Quando uma nova unidade inicia suas atividades, necessrio atribuir um cdigo de
unidade protocolizadora (cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao de criao de NUP,
bem como a insero da nova unidade no Sistema deve ser feita formalmente pelo chefe
da unidade Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A atribuio feita pelo
SISG do MPOG.
NUP EXTERNO
Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal Direta, Autarquias e
Fundaes, mantero em seu cadastramento e sua tramitao, o mesmo nmero recebido
no rgo de origem, vedada assim, atribuio de nova numerao. No caso de retorno de
documentos ou processos j cadastrados, ser atribuda numerao da AGU ao novo
documento que encaminha o documento ou processo (Portaria Normativa n 03/ 2003, do
MPOG), fazendo a referncia a qual documento anterior se refere a resposta ou
considerao.
30
NUP INTERNO
O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento deve ser transcrito na parte
superior direita da primeira folha de cada documento ou pea de processo, por meio de
carimbo ou transcrio manual com letra legvel. Cada unidade deve providenciar a
confeco de carimbo prprio, identificando sua Unidade. Exemplo de carimbo:
ANLISE DOCUMENTAL
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito com base no
Assunto e no somente no tipo de documento. Para tanto, antes do cadastramento no
Sistema, importante que se extraiam as informaes-chave que permitiro sua
identificao de maneira inequvoca.
TIPO DE DOCUMENTO
Os principais tipos de documentos de comunicao na Administrao Pblica so:
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NMERO DO DOCUMENTO
Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo que expede. Para
efeito de identificao do nmero do documento, considera-se a numerao, ano e sigla
Alguns documentos no possuem numerao, devendo ser identificados como "S/N" (sem
nmero).
O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem, exceto, quando a sigla
vier antes da numerao. O padro NMERO/ANO/SIGLA deve ser adotado no ato do cadastramento. A sigla antes do nmero tende a dificultar a filtragem na pesquisa quando
for necessrio localizar o documento.
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer sua
descrio em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou caracteres
alfanumricos que o identificam. Para indicar se o documento ofcio, memorando,
parecer, nota jurdica etc., existe uma opo no Sistema denominada Tipo de
Documento.
Por exemplo: Ofcio n 17/2008/CCAF/AGU
Tipo de documento: Ofcio
Reproduzir como Nmero do Documento: 17/2008/CCAF/AGU
PROCEDNCIA/ORIGEM
O rgo/unidade que emitiu o documento. A procedncia pode ser identificada pela
sigla que acompanha a numerao do documento (NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo
cabealho ou pela assinatura. Pode ter procedncia interna (unidade da AGU) ou externa
(outros rgos).
DATA DO DOCUMENTO
A data em que o documento foi produzido e assinado. Pode estar localizada no canto
superior direito do documento ou aps o contedo.
DESTINO
Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento ou processo. O documento
32
pode ter um destino interno (qualquer unidade da AGU) ou externo (outros rgos). A
identificao do destino pode estar no cabealho ou no rodap do documento.
INTERESSADO
A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do documento ou processo. de
quem se trata o documento ou processo. Segundo a lei 9.784/99:
Art. 9 So legitimados como interessados no processo
administrativo:
Ateno! O interessado no
I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares
, necessariamente, a pessoa
de direitos ou interesses individuais, ou no exerccio do
que assina o documento. No
direito de representao;
caso de Requerimento, a
procedncia e o interessado
(...)
podem ser coincidentes.
III- as organizaes e associaes representativas, no
tocante a direitos e interesses coletivos;
IV- as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses
difusos.
ASSUNTO
E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e conciso e no necessariamente
reproduzir integralmente todo o texto do documento. Veja o quadro O certo e o errado na
descrio do assunto, na pgina seguinte.
DOCUMENTOS VINCULADOS
So outros documentos que fazem referncia ao documento analisado. Os documentos
vinculados podem ou no estar juntados ou apensados.
Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebe-se um ofcio em resposta (B).
O oficio de resposta (B) um documento vinculado ao ofcio que o solicitou (A) e deve ser
citado quando do cadastramento de (B).
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto:
Linguagem inapropriada:
Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o processo de minha
me.
Correto: Solicita informaes sobre processo n 000934.034930/2001-65
Muito sucinto:
Errado: Frias
Correto: Solicitao de frias no perodo 10/01/2001 a 10/02/2002.
Muito extenso:
Errado: Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de
Madureira/RJ em ateno a solicitao contida no oficio 0025/AGU,com
data de 11 de maro de 2001 (documento cadastrado nesta unidade sob
o n 00055555555/2001-111) conforme informao .dos tcnicos desta
gerncia ,at a presente data ,no consta nos arquivos de prprios
nacionais cadastrado para o imvel localizado na Rua Joo n 222 ,
Saudades , neste municpio , RJ e tambm no e formado por terreno de
marinha e/ou acrescidos.
33
DOCUMENTO
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas
de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
a. Quanto espcie:
Administrativo: Referente s atividades puramente administrativas;
Judicial: Referente s aes judiciais e extrajudiciais;
Consultivo: Referente ao assessoramento e orientao jurdica. Busca dirimir
dvidas entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial.
b. Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela pode receber
diferentes classificaes.
34
DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem classificao quanto ao grau de sigilo, cujo acesso livre.
CADASTRANDO UM DOCUMENTO
obrigatrio o cadastro de todos os documentos expedidos e recebidos pelas unidades
da AGU no Sistema AGUDoc.
O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver sendo encaminhado
para rgos externos s unidades da AGU.
O Sistema AGUDoc tem a opo de recebimento eletrnico e TODOS os usurios devem
dar baixa em suas pendncias para assegurar que os documentos sejam localizados no
momento em que for necessrio. Sempre que se recebe um documento ou processo
fisicamente, deve-se executar o recebimento eletrnico, que substitui o recibo de papel.
Essa a nica forma de garantir, com segurana, que o Sistema reflita a real localizao de
documentos e processos.
Observao: Os cadastradores
devem atentar para o encaminhamento
do documento juntamente com sua
Papeleta de Encaminhamento.
Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser seu tratamento, vamos
35
falar um pouco sobre seu tratamento no Sistema AGUDoc. Voc ter informaes mais
detalhadas sobre as funcionalidades do AGUDoc no Manual do Sistema.
Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
NUP
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
Documento ou
Processo
36
Tipo de
documento
Status do
Documento
Nmero do
documento
Data de
recebimento
ou
expedio
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
Data do
documento
37
Espcie
Recebido ou
Expedido
Prazo
Sensvel
Data de
Validade
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
Motivo
38
Autor
Ru
CPF/CGC
Procedncia
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
39
Interessado
Assunto
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
40
Assunto
Valor
Documentos
vinculados
Observao
Destino
41
CAMPO
Despacho
Prazo
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
- Despacho o encaminhamento que d andamento
ao processo, sem tomada de deciso definitiva.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente. No obrigatrio.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente ou quando indicado no
documento ou processo.
42
MONTANDO DOCUMENTOS
O documento, depois de cadastrado, seguir com o Resumo da Pesquisa (quando existir
referncia anterior) e a Papeleta de Encaminhamento. O recibo deve ser dado de forma
eletrnica pelo prprio destinatrio, sem necessidade de emisso de via em papel. A
impresso de recibo deve ser feita SOMENTE quando o destinatrio for entidade externa
AGU.
Acompanham o documento cadastrado:
Deve ser enviada somente junto com documentos cadastrados.
No se usa papeleta para encaminhar processos, que j tm capa
com os dados de seu contedo.
Papeleta de
A papeleta indica o contedo do documento de forma clara e
Encaminhamento
objetiva: NUP, Tipo de Documento, Nmero do Documento,
Interessado, Assunto, Destino, Etc.
Documento
Resumo da
Pesquisa
Recibo
43
6.
Abre TELA DE INCLUSO no Sistema.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade
responsvel.
9.
Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso de
cadastramento de documento o Sistema no permite a impresso de etiqueta.
10.
Carimba o documento no canto superior direito e anota NUP gerada pelo
Sistema ou transcreve manualmente com letra legvel.
11.
Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da Pesquisa e
documento.
12.
Encaminha para distribuio (escaninho).
PROCESSO
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma solicitao ou emitir
uma deciso. Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que
so tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para
tramitao.
AUTUAO
a ao pela qual um documento passa a constituir um processo. Visa dar forma
processual aos documentos que requeiram anlises, informaes e decises. A autuao
de processo ocorrer nos seguintes casos:
Mediante despacho de autoridade competente;
Quando acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora.
No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de carter social, tais como
convites para festividades, homenagens, agradecimentos e comunicaes de posse ou
afastamento de cargos, bem como as requisies de material ou prestao de servios,
informaes e outros que, por sua menor importncia, possam ser atendidos diretamente
em suas respectivas reas.
A autuao de documentos classificados como RESERVADO, CONFIDENCIAL, SECRETO ou
ULTRA-SECRETO ser processada somente por servidor com competncia e designao
para tal. A autuao de documentos ou processos sigilosos ocorrer da mesma forma que
os demais, tendo como ressalva a especificao no campo do Sistema denominado
"Sensvel" do grau de sigilo expresso. Somente o cadastrador habilitado tem acesso a esse
campo. O cadastrador designado da unidade de protocolo central ou setorial, aps a
autuao, deve lacrar o envelope, apondo NUP, o rgo e nome do destinatrio e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.
Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento sigiloso deve ser
colocado em dois envelopes. O primeiro (interno) deve conter o grau de sigilo indicado, o
segundo (externo) deve seguir para autoridade competente ou interessado com os dados
44
PARTES DE UM PROCESSO
Folha de despacho: Pode ser produzida e impressa no prprio Sistema e destina-se
a solicitaes ou informaes inerentes ao processo. Deve ser includa ao final do
processo no momento em que for atendida a solicitao.
Capa: A capa do processo, na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo Sistema),
com identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia, interessado e assunto do
documento que originou o processo. Tambm contm as anotaes de
encaminhamento descritas na coluna DISTRIBUIO e os nmeros dos processos
juntados, apensados e volumes no campo ANEXOS. Etiquetas de Urgente e
Confidencial sero apostas, quando for o caso, no canto superior direito, devendo
ser tomadas as providncias necessrias para o atendimento celeridade e ao sigilo.
O modelo e a especificao tcnica para aquisio de capa de processo esto no
Anexo.
Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha ou pea inicial do
processo. As orientaes quanto retirada de outras partes do processo est na
seqncia deste Manual.
Outros documentos que compem o processo: Ao processo so agrupados
informaes, pareceres, anexos, despachos e outros, que devero ser numerados seqencialmente. No caso em que a pea do processo tiver um tamanho reduzido
como, por exemplo, comprovantes de pagamento, cartes de embarque, fotos, etc.,
essa ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao, de
modo que o canto superior direito do documento contenha o referido carimbo.
45
Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes, devese apor o carimbo EM BRANCO.
46
5.
Imprime Resumo da Pesquisa para o caso de cadastramento de documento.
6.
Abre TELA DE INCLUSO.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o processo cadastrado.
9.
Imprime Etiqueta.
10.
Capeia o conjunto de documentos que compe o processo juntado,
colocando colchetes e obedecendo ordem do conjunto documental, conforme
solicitado no despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa de
processo, ver Anexo.
11.
Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver modelo de etiqueta de processo
no Anexo.
12.
Identifica na capa a unidade para a qual o processo ser encaminhado.
13.
Se houver, anota processos juntados ou apensados ao processo.
14.
Anota o NUP, apondo carimbo no canto superior direito da primeira folha
da pea inicial.
15.
Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando o processo.
16.
Encaminha para distribuio (escaninho).
47
JUNTADAS
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e eletronicamente em um
processo, mediante solicitao formal, originais ou cpias de documentos, contendo
instrues, ato, pareceres, registro de decises e informaes relevantes para o assunto de
que trata o processo.
So formas de juntada:
48
49
protocolo.
5.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o documento
juntado.
6.
Numera as folhas do documento juntado seqencialmente, inclusive a
Papeleta de Encaminhamento e o Termo de Juntada.
7.
Registra na capa do processo principal o NUP do documento juntado.
8.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a juntada do(s)
documentos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
9.
Tramita no Sistema o processo principal.
10.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Da mesma forma que nas orientaes anteriores, o recebimento deve ser
feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos
recebidos. No ser impresso recibo para tramitao interna.
APENSAO
Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
A apensao ocorrer somente a partir de despacho com solicitao de autoridade
competente.
Ateno! Na apensao, cada processo mantm
sua identidade e independncia de numerao.
50
10.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos
processos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
11.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que solicitou a apensao
no ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia. Somente ser emitido recibo fsico para
unidades externas AGU. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar
apensao de processos.
DESAPENSAO
A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada de decises em processos
que j tenham antecedentes e tratem de assuntos similares. Quando a deciso j foi
tomada ou o assunto, tratado, os processos podem ser separados e voltar a tramitar
separadamente (ou serem arquivados).
Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por apensao. Ao
final da deciso ou encerramento do processo, os processos devero ser desapensados. A
desapensao ocorrer mediante despacho de solicitao da autoridade competente.
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento a retirada de folhas ou peas do processo. Pode ser solicitada
retirada de folha de processo por mesmo interessado ou assunto no mesmo documento.
51
O processo que tiver peas retiradas conservar as numeraes originais das mesmas,
permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento. Cpias do Termo
de Desentranhamento devem ser colocadas nos locais de onde foram tiradas as folhas.
Deve-se lavrar, aps o despacho da autoridade competente, o TERMO DE
DESENTRANHAMENTO, conforme modelo do Anexo.
ROTINA DE DESENTRANHAMENTO:
1.
Recebe o processo que ter folhas ou peas desentranhadas e o despacho
de solicitao de desentranhamento.
2.
Analisa a solicitao de desentranhamento e verifica os documentos.
3.
Retira as folhas ou peas solicitadas.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o
intervalo de folhas/peas retiradas do processo e sua destinao, conforme modelo
do Anexo.
5.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ao final do processo.
6.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo
em que foram retiradas as folhas/peas.
7.
Mantm-se a numerao original das folhas do processo.
8.
Registra o desentranhamento no Sistema, no campo Observao.
9.
Tramita no Sistema os processos e documentos. Caso as folhas solicitadas
no estejam identificadas individualmente, cadastrar no Sistema para que sua
identificao e localizao seja possvel, destacando no campo Observao de
que processo desentranhado se tratam as folhas.
10.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam
as folhas ou pelas desentranhadas, ou pela pessoa ou rea por ela designada. rgos e
entidades externas AGU no podem solicitar desentranhamento, somente cpias do
processo, mediante solicitao formal e autorizao da autoridade competente.
DESMEMBRAMENTO
O desmembramento ocorre quando um documento ou processo se refere a mais de um
interessado para a mesma providncia solicitada no ofcio ou requerimento. a separao
52
53
TRAMITAO
Tramitao a atividade de circular documentos e processos entre unidades
organizacionais internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber
informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises.
Ateno! Toda movimentao de
documento ou processo dever ter seu
trmite registrado eletronicamente no
Sistema.
54
55
automaticamente.
56
IV. ROTINAS DE
EXPEDIO
EXPEDIO
Expedio a remessa de correspondncias, documentos e processos aos rgos,
unidades e autoridades a que se destinam, localizados interna ou externamente AGU.
A AGU tem contrato com os Correios em diversas modalidades de servio, que deve ser
escolhidas, com coerncia e responsabilidade quanto aos custos envolvidos, de acordo
com as caractersticas da encomenda ou volume que se deseja enviar e a urgncia
necessria na entrega.
Esto entre as modalidades de expedio:
a)
Mensageria interna: Entrega de documentos ou processos no
mbito da Unidade.
b)
Mensageria externa: Entrega de documentos ou processos com
destinao externa, que so relacionados e entregues diariamente nos rgos
ou entidades a que se destinam.
c)
Malote: Entrega de documentos ou processos por meio do Servio
de Correspondncia Agrupada, entre o Protocolo Central Unificado de
Braslia (PCU) e as Unidades nos Estados e entre Unidades nas Capitais e suas
seccionais.
d)
Outros servios dos Correios: Entrega de documentos ou
processos por meio de servios prestados pelos Correios (ECT).
MENSAGERIA INTERNA
A distribuio de documentos e processos no mbito das Unidades de
responsabilidade de cada apoio dos setores.
Os documentos e processos a serem expedidos via mensageria interna no necessitam
estar envelopados, apenas encaminhados com a identificao da unidade, setor ou
autoridade a que se destinam.
Ateno! O uso de envelopes para distribuio interna
de documentos e processos no obrigatrio. Recomendase a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda
e proteo de documentos e processos.
53
MENSAGERIA EXTERNA
Os documentos a serem expedidos via mensageria externa necessitam estar envelopados,
e encaminhados com o respectivo recibo para identificao da unidade, setor ou rgo a
que se destinam. No caso de processos, caso sejam sigilosos devem estar envelopados,
seguindo as instrues do item Processo (p. 42).
Ateno! O uso de envelopes para distribuio de
documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a
utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e
proteo de documentos e processos.
54
5.
Entrega as correspondncias, os documentos e processo ou
correspondncia.
6.
Recolhe assinatura e identificao do recebedor no recibo que acompanha
o documento, processo ou correspondncia.
7.
Se houver documento ou processo do rgo externo para a AGU o
mensageiro deve receb-lo, assinando o recibo a ele apresentado com letra legvel.
8.
Entrega no Protocolo da AGU os documentos e processos recebidos.
9.
Separa os recibos assinados por data.
10.
Arquiva os recibos.
MALOTE
Tal como no servio de mensageria, os documentos e processos a serem expedidos via
malote no necessitam estar envelopados.
Ateno! O uso de envelopes para expedio
de documentos e processos via malote no
obrigatrio. Recomenda-se a utilizao de envelopes
quando for necessria a guarda e proteo de
documentos e processos.
EXPEDIO DE MALOTES
55
O envio dos malotes feito por todas as unidades de expedio (PCU/Braslia e nas
unidades dos Estados) s segundas, quartas e sextas-feiras. O recebimento de malotes
pelo setor de expedio ocorre s segundas, teras e quintas-feiras.
Os malotes devero ser expedidos SEMPRE, mesmo vazios, evitando-se, dessa forma,
que a troca de malotes sofra soluo de continuidade.
Ateno! Com o objetivo de se evitar a
falta de malote quando do seu envio, devese envi-lo sempre, mesmo que vazio.
56
Caso seja necessrio o envio de objetos que excedam a capacidade do malote, deve-se
utilizar a modalidade encomenda PAC ou Sedex, tomando-se o cuidado de embalar e
identificar devidamente a encomenda para evitar danos ou extravios.
As unidades emitentes devem informar ao setor de expedio qual a modalidade de
encaminhamento, pelo servio dos Correios, para correspondncias, documentos ou
processos. Caso no seja informado, o servio de expedio definir qual a modalidade de
envio.
57
CARTO DE POSTAGEM
A utilizao dos servios contratados dos Correios ocorre mediante apresentao do
Carto de Postagem da Unidade.
O Carto de Postagem deve ser solicitado Coordenao-Geral de Documentao e
Informao, que providenciar sua confeco e registro. A solicitao deve ser feita pelo
chefe da unidade por e-mail para protocolo.agu@agu.gov.br.
A unidade dever encaminhar mensalmente Coordenao-Geral de Documentao e
Informao (CGDI) os comprovantes de correspondncias postadas, produtos e servios
adicionais solicitados dos Correios at o quinto dia do ms subseqente. No necessrio
o envio de memorando para este encaminhamento.
TIPOS DE POSTAGEM
Quando for postar um documento ou processo, a unidade protocolizadora deve utilizar,
preferencialmente, a chancela dos Correios, que facilita a gesto do contrato pela AGU e
agiliza o trabalho de expedio.
A seguir, esto listados os principais servios oferecidos pelos Correios AGU:
Chancela
Descrio
Carta
PAC
Impresso
Especial
Chancela
Descrio
58
Sedex
Sedex-10
Sedex
Hoje
Sedex
Mundi
59
60
ENVELOPES
As correspondncias encaminhadas ao Setor de Expedio a serem enviadas por correio
devem seguir em envelopes padronizados, conforme modelo a seguir. O envelope que no
estiver de acordo com a formatao exigida poder ser devolvido unidade que o expediu
para as devidas correes.
CORRESPONDNCIAS DE URGNCIA
61
Nome do Destinatrio
Endereo do Destinatrio
62
SETOR DE EXPEDIO:
1.
Recebe os envelopes dos setores para expedio e as trs vias da Lista de
Entrega ou Guia de Postagem.
2.
Faz a conferncia das correspondncias listadas com as recebidas
fisicamente.
3.
Assina uma via da Lista de Entrega ou Guia e a devolve.
4.
Verifica a conformidade das etiquetas de destinatrio e remetente.
5.
Verifica o tipo de postagem solicitado.
6.
Pesa a correspondncia.
7.
Se tiver at 500 gramas e no estiver especificado o servio de Sedex, ser
postada como Carta Comercial.
8.
Se tiver mais de 500 gramas ser postada como malote. Se a unidade no
tiver servio de malote, usa Encomenda PAC.
63
9.
Se for encomenda normal de at 30 kg, ser postada como Encomenda
PAC.
10.
Se estiver especificado o servio a ser utilizado, ser postada conforme
solicitado.
11.
Chancela o envelope de acordo com o servio de Correios a ser utilizado.
12.
Preenche a chancela com a sigla do Estado de origem no espao em branco
do envelope ou objeto.
13.
Cadastra a correspondncia, via preenchimento na Lista de Postagem ou no
Sistema dos Correios.
14.
Cola a etiqueta dos Correios, de acordo com a modalidade solicitada.
15.
Anota o peso da correspondncia na etiqueta dos Correios. Observao:
Caso no haja balana o Setor de Expedio, a pesagem ser feita na agncia dos
Correios.
16.
Verifica o destino da correspondncia.
17.
Confere o valor do servio na Tabela de Preo (verifica servio, destino e
peso).
18.
Anota o valor do servio na etiqueta dos Correios.
19.
Verifica a Guia de Postagem ou Lista de Entrega, fixando o canhoto da
etiqueta dos Correios (ou anotando seu nmero) junto do registro da
correspondncia respectiva.
20.
Entrega os envelopes aos Correios junto da Guia de Postagem com o
nmero das etiquetas dos Correios.
21.
Recolhe uma via da Guia de Postagem assinada.
22.
Arquiva as Guias de Postagem.
64
ENVELOPES
Algumas instrues devem ser seguidas para garantir a integridade dos documentos
expedidos e seu recebimento no destino final:
Os envelopes devem conter identificao legvel do destinatrio e do
remetente.
O contedo do envelope deve estar descrito na etiqueta de endereamento
(por exemplo: Memorando 0055/AGU).
Caso haja documento pequeno ou solto dentro do envelope (por
exemplo: foto, atestado, carto, carteira funcional, etc.), o mesmo deve ser
acondicionado em outro envelope e grampeado ao documento que o
encaminha (memorando, ofcio, etc.) a fim de evitar extravios.
No caso de haver vrios documentos para um mesmo destino, os
mesmos podem ser enviados num nico envelope desde que se atente para
identificar os documentos no envelope, que no ultrapasse o peso limite e
que se agrupe os documentos de maneira a facilitar sua triagem quando da
abertura do
envelope.
Os envelopes devem seguir com a Chancela dos Correios do servio
contratado.
RASTREAMENTO DE CORRESPONDNCIAS
65
Alguns servios de postagem como o Sedex, Sedex-10, Sedex Hoje e outros podem ser
rastreados pelo site dos Correios. Para acompanhar o andamento da entrega, necessrio
ter em mos o cdigo do tquete de comprovante de postagem (composto de 13 dgitos).
1.
Acesse o site dos Correios: www.correios.com.br e entre na rea de
Rastreamento / T & T (ver figura 08 e 09).
2.
Digite os 13 dgitos do cdigo do comprovante de postagem.
PESOS E DIMENSES
Para cada modalidade de postagem h um limite de peso e de dimenses do pacote a
ser expedido. Deve-se estar atento para tais limites pois o excesso pode acarretar em no
entrega da carta ou encomenda.
a) Carta comercial: No podem ultrapassar 500g. Aos objetos com peso superior a 500g,
sero aplicadas as mesmas condies de valor e prestao do SEDEX.
66
Caixa ou Pacote:
Limite mximo: A soma resultante do comprimento, largura e altura no
deve superar a 150 cm;
A menor dimenso da face de endereamento no pode ser inferior a 11
cm x 16 cm;
A maior dimenso da caixa ou pacote no deve ser maior que 60 cm.
Altura mnima de 2cm.
67
MAIS INFORMAES
Mais informaes sobre os servios dos Correios podem ser obtidas em seu site:
www.correios.com.br ou por telefone (0800 570 0100).
68
69
V. SEGURANA DA
INFORMAO
SEGURANA DA INFORMAO
68
69
70
71
72
73
Caso queira fazer alguma sugesto de melhoria ou necessite tirar alguma dvida sobre os
procedimentos de protocolo, utilize o e-mail: protocolo.agu@agu.gov.br
Ateno: Este Manual a referncia bsica para
uniformizao conceitual e sobre os procedimentos da rea
documental da AGU. Acompanhe periodicamente as orientaes
da CGDI sobre novos procedimentos divulgados por e-mail ou pelo
prprio AGUDoc.
74
dados inseridos;
f) Atualidade: sempre que ocorrerem alteraes quanto movimentao ou
acrscimo de documentos a um processo, os usurios devem inserir tais dados,
realizando as devidas vinculaes quanto a assuntos e interessados relacionados,
refletindo a atualidade do tratamento da informao.
A informao vai alm do registro em suporte documental, devendo ser tratada com o
devido cuidado para no gerar equvocos de tratamento ou permitir que sejam obtidas
por quem no tiver autorizao para acesso. Por outro lado, a informao deve estar
disponvel aos interessados ou a quem tiver autorizao, sempre que necessrio.
Especial ateno deve ser dada a assuntos que ainda esto em tratamento e cuja
divulgao pode interferir nos resultados esperados.
Nem sempre informaes que requerem reservas quanto divulgao esto previamente
classificadas. Exemplos disso so as providncias e documentos relativos a um processo
licitatrio ou s decises sobre uma sindicncia ou processo administrativo disciplinar
(PAD). No primeiro caso, o edital pode ser at anulado por suspeita de direcionamento do
certame ou vazamento de informaes. J no caso de sindicncia ou PAD a divulgao de
informaes sobre o processo pode produzir danos morais e materiais ao interessado.
Processos judiciais;
Processos licitatrios;
Sindicncia;
Concursos;
Correspondncias pessoais;
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ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Rotinas de Arquivo
Braslia
2010
1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos
administrativos para as unidades de arquivo consolidadas neste Manual de Procedimentos
de Arquivo tem como fundamentao:
Art 216 da CF
Art 37 da CF
Lei 8.159/91
Lei 9.784/99
Decreto SIGA
Portarias AGU referente gesto documental
SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio
SIGA Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao
Pblica Federal
CAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
SUBCAD - Subcomisses Permanente de Avaliao de Documentos.
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
Legislao Federal
BRASIL, Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil.
BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Lei n 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispe sobre a expedio de certides para
a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes.
BRASIL. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do disposto no
inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional
do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras
providncias.
BRASIL. Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da
informao nos rgos e entidades da administrao pblica federal.
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de Dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de
dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da
sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras
providncias.
BRASIL. Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto
de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras
providncias.
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CONCEITOS E DEFINIES
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PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROVENINCIA: a instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou
documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas.
RECOLHIMENTO: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente.
RESTAURAO: medida de recuperao da integridade de documentos, atravs de
tcnicas de interveno direta sobre os mesmos.
SUPORTE: material que serve de base s diferentes formas de registro da informao.
Exemplos: filme, papel, fita magntica, disco etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinao aprovado pela autoridade
competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critrios para
microfilmagem e eliminao.
TEORIA DAS TRS IDADES: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes,
intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudo dos tipos documentais.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,
atravs de sistema prprio.
TRATAMENTO DOCUMENTAL: conjunto de atividades de classificao e descrio de
documentos.
VIGNCIA: qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposio
contidos nos documentos.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma
mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecuo de objetivos tcnicos comuns.
Competncias das unidades na AGU:
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Arquivo Central:
Responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de
uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm
chamado arquivo geral.
Arquivos setoriais
So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos,
guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos
correntes. Estaro subordinados tecnicamente ao arquivo central.
SIGA - Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao
Pblica Federal
Subcomisso de coordenao SIGA
O artigo 8 do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, determina a constituio nos
Ministrios e nos rgos equivalentes de Subcomisses de Coordenao do SIGArenam
representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar
necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de
Coordenao do SIGA. O referido Decreto indica quesubcomisses sero presididas por
representante designado pelo respectivo Ministro de Estado.
Comisso e Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos CAD e
SUBCADS
Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD elaborar e
acompanhar, juntamente com as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos
SUBCADs o processo de avaliao de documentos da AGU e da PGF.
Compete CAD orientar e supervisionar a forma de adoo do Cdigo de Classificao de
Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao dos documentos relativos s
atividades-meio e finalsticas da AGU e PGF; e propor o plano de eliminao de
documentos ao Arquivo Nacional para aprovao.
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recursos humanos;
instalaes fsicas;
recursos materiais.
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal
competente e responsvel para executar as operaes de:
seleo de documentos.
registro documentos.
estabelecimento de mtodo de classificao adequado.
organizao documentos.
arquivamento documentos de acordo com o mtodo adotado.
conservao de documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.
localizao de documentos.
controle de sada de documentos do arquivo.
transferncia e descarte de documentos.
Para desenvolver estas atividades, o servidor deve possuir alguns requisitos indispensveis,
dentre os quais se destacam:
acompanhar todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de
atuao.
conhecer as principais regras para classificar documentos.
conhecer abreviaturas e siglas pertinentes aos documentos de arquivo.
possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos
documentos.
ser leal e discreto.
ser metdico.
possuir boa memria.
INSTALAO FSICA
O local de funcionamento do arquivo deve atender alguns requisitos que garantam a
integridade e segurana dos documentos. Este deve contemplar dois ambientes para
acomodao do pessoal e dos documentos. Recomenda-se:
1. Ambiente para os servidores:
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iluminao controlada.
controle nos locais de penetrao dos raios solares, para que no incidam
nos documentos, sem aboli-los;
RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais envolvem tanto mobilirio como o material de expediente para a
execuo das atividades de arquivo.
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II1. ARQUIVO
CONCEITO
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituio (rgos
pblicos, instituies de carter pblico ou entidades privadas, ou ainda pessoa fsica) no
curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos e que foram preservados para a consecuo de seus objetivos, visando
utilidade que podem oferecer no futuro.
Os conjuntos de atas de reunies, dossis administrativos, relatrios de atividades, etc,
constituem, por exemplo, o arquivo de uma Unidade e devem refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel
pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua
jurisdio.
Ex: Arquivo Central da AGU, Arquivo Funcional da Coordenao-Geral de Recursos
Humanos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
A finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os
documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o
documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte
para a Histria e a memria da instituio.
TIPOS DE ARQUIVO
Baseados nas primeiras definies pode-se dizer que existem vrios tipos de Arquivos,
dependendo dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos
podem ser classificados como:
De acordo com a fonte geradora/mantenedora:
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DOCUMENTO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar.
Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas
desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a
fonte geradora.
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das
atividades administrativas e de apoio especializado.
As organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os
documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um
Arquivo. Veremos agora a classificao dos documentos quanto ao formato, gnero,
espcie, tipo e natureza do assunto.
FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza
e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de
microfilme, mapa, etc.
GNERO
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ESPCIE
a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a natureza das
informaes (estruturao da informao) nele contidas.
As espcies documentais mais comuns so as seguintes:
NATUREZA
A natureza se refere ao teor do assunto do documento. Quanto natureza do assunto, os
documentos podem ser:
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DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
O conceito de organicidade refere-se s relaes que um documento mantm com os
demais documentos do rgo e que refletem suas funes e atividades. Os documentos
arquivsticos de uma instituio no so individuais; possuem um conjunto de relaes que
devem ser mantidos.
O documento arquivstico apresenta elementos constitutivos suficientes para servir de
prova s atividades exercidas pela instituio. Os elementos principais so:
a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero, espcie/tipo, procedncia (entidade
produtora), data (Data crnica), local (Data tpica), local, autor, destinatrio,
texto/contedo/assunto, ao ou ato, remetente, cargo de remetente, anotaes,
assinatura.
b) Extrnsecos ou forma fsica: idioma, cor, letra, selo, quantidade, forma, formato,
logomarca, suporte, anexos.
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PROCESSO
Processo uma unidade documental em que se rene oficialmente documento de
natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um
conjunto materialmente indivisvel.
Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so
tramitados em conjunto. Deve-se seguir aos procedimentos de juntada de processos
descritos no Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio parte 3.
O tratamento dispensado aos processos o mesmo dispensado aos documentos.
GESTO DE DOCUMENTOS
No art. 3 da Lei Federal n 8.159/91 considera-se gesto de documentos, o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
A gesto de documentos deve considerar o planejamento, a organizao, o controle e a
coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais envolvidos com as atividades
listadas acima.
A gesto de documentos tem como objetivos:
racionalizar o ciclo documental.
organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos.
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento.
assegurar o acesso informao quando e onde se fizer necessria ao
governo e aos cidados.
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente,
reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua
destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem
ser encaminhados para:
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98
IV. METODOLOGIA DE
ORGANIZAO
PLANO DE CLASSIFICAO
A classificao de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o
contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser
basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo.
A classificao feita a partir do Cdigo de Classificao que o esquema elaborado a
partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos.
CDIGO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo
no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao
define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em
referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de
acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os
assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo,
definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral
para o particular.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio, foi elaborado pelo CONARQ e publicado na Resoluo n 14. Adotou-se
o sistema decimal de classificao por assuntos, que consiste em um cdigo numrico
dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. O
Cdigo aborda duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS
DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do
rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao,
seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
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100
V. ROTINAS DE
ARQUIVAMENTO
VERIFICAO PRVIA
Consiste na verificao de cada documento / processo quanto ao seu motivo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
importante que o funcionrio verifique se os documentos possuem autorizao para
serem arquivados (Despacho) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada,
verificando-se o ltimo despacho.
Nesta etapa tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto
no documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do
seu conhecimento complet-lo.
RECEBIMENTO
o ato inicial de recepo de documentos e processos nos Arquivos.
Rotinas correspondentes ao recebimento para arquivamento:
1. Recebe os documentos e processos a serem arquivados atravs da Guia de Transferncia
de Documentos ou despacho da autoridade.
2. Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, abre as caixas e os
retira.
3. Confere a Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade
comparando com os documentos/processos relacionados.
4. Se conferir, atesta o recebimento (nas duas vias), devolve uma das vias e arquiva a outra.
Se houve erro na Guia ou despacho, faz observao corrigindo ou devolve, se necessrio
para a unidade emitente.
CLASSIFICAO
Os responsveis pela aplicao do Cdigo de Classificao nos setores devem ser os
mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos
documentos. Caso os documentos ainda no estejam classificados, a Subcomisso de
Avaliao de Documentos dever proceder classificao.
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A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operaes:
a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado.
b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de
que trata o documento.
O critrio classificador deve ser o contedo do documento, ou seja, o assunto,
possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam
do mesmo assunto em um dossi, processo ou pasta.
O Cdigo de Classificao deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira
pgina do documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no
momento da avaliao para destinao final.
Procedimentos:
1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com
seu contedo;
2. Separar os documentos por assunto (ex: ofcio, ficha de inscrio, lista de freqncia,
cadastro de instrutor, processo, etc.);
3. Classificar: buscar no Cdigo de Classificao dos Documentos o cdigo correspondente
ao grupo de assunto a que pertence;
3. Anotar o cdigo a lpis no canto superior direito do documento; exemplo:
0-2-5 Treinamento
OBS: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o
cdigo correspondente ao documento.
ORDENAO
A ordenao consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tempo por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de
erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente ser possvel manter reunidos
todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para
o arquivamento.
A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos. Os mtodos
bsicos so:
102
ARQUIVAMENTO
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento
dever ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps receber despacho final.
O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a
classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado
erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.
A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos, que so pastas de
cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como
um encarte. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo
de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao
Arquivo Central ou sua eliminao.
As operaes para arquivamento so:
1. Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destina-se ao arquivamento;
2. Se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de classificao;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na mesma
pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqncia, o mesmo
cdigo;
5. Arquivar as pastas na seqncia dos cdigos atribudos (a ordem so os cdigos, a NUP
ou cronolgica?) usar uma pasta para cada cdigo, evitando a classificao "diversos";
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EMPRSTIMO
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do
arquivo para:
prestar informaes;
CPIA DE DOCUMENTOS
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VI. DESTINAO DE
DOCUMENTOS
AVALIAO DOCUMENTAL
A avaliao documental consiste na aplicao da tabela de temporalidade, referindo aos
procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos
os prazos de guarda estabelecidos. realizada em cada rgo pela Subcomisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos:
Valor primrio - refere-se ao valor do documento para atender aos fins
pelo qual foi produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou
fiscal. Os documentos apenas com valor primrio podem ser eliminados aps o
cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de
Temporalidade.
Valor secundrio refere-se ao valor do documento para atender outros
fins que no so, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os
documentos com valor secundrio apresentam interesse cultural, cientfico,
tecnolgico ou histrico. Devem ser preservados em carter permanente,
mesmo j tendo cumprido suas finalidades primeiras.
Exemplo de documentos com valor secundrio: Ata de reunio, Processo de
Seleo, Plano de cargos e salrios, Ato administrativo, Alterao salarial, Dossi
de campanha de preveno.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Sua elaborao
depende da anlise da documentao e visa determinar o prazo de manuteno dos
documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos
critrios para eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gesto documental, padroniza os
procedimentos de avaliao de documentos, padroniza os tipos documentais, racionaliza
os documentos e estabelece o cronograma de transferncia e recolhimento para os
arquivos intermedirio e permanente.
Sua estrutura bsica geralmente contempla os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda 3. Prazo 3. Prazo
de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do
arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de
arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental
(dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
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ELIMINAO DE DOCUMENTOS
A eliminao de documentos definida aps a anlise da Subcomisso de Avaliao, que
julga os valores primrio e secundrio dos documentos, seguindo os critrios indicados
neste manual e os prazos de arquivamento da Tabela de Temporalidade.
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TRANSFERNCIA
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RECOLHIMENTO
Os documentos considerados de valor histrico, probatrio ou informativo, cuja
preservao dever ser em carter definitivo em funo de seu valor, sero recolhidos e
passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Central da Advocacia-Geral da Unio.
As instrues de transferncia esto listadas no item anterior.
111
VII. CONSERVAO DE
DOCUMENTOS
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ACONDICIONAMENTO E GUARDA
Antes do acondicionamento dos documentos em caixas-box, recomenda-se a higienizao
do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos.
113
O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixasarquivo de tamanho padro produzidas em material inerte.
114
VIII. REGISTRO NO
SISTEMA AGUDOC
TELAS DO AGUDOC
ARQUIVO
O AGUDOC, contempla a tabela de classificao de documentos, e o endereamento fsico;
que no momento de arquivamento, dever ser classificado, endereando-se fisicamente no
sistema.
ARQUIVANDO DOCUMENTOS/PROCESSOS
Passo a passo:
1) O documento/processo com destino para o setor de arquivo, abre-se a possibilidade
do seu arquivamento fsico. Na tela de detalhes, no menu de alterao clique em
arquivamento, conforme figura abaixo:
115
116
5) Uma vez classificado e endereado, voc poder tanto adicionar como limpar as
informaes; posteriormente, clique em salvar para confirmar a operao.
117
DISPOSIES FINAIS
Para finalizar este Manual, seguem alguns princpios de conduta que devem ser seguidos
por todos os servidores e colaboradores da rea de documentao:
1.
Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo
absoluta discrio com relao s informaes neles contidas.
2.
Cada rgo ou unidade dever ter uma comisso credenciada, com
competncia para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais,
secretos e reservados.
3.
vedado fornecer informaes sobre o contedo das notas, pareceres e
despachos proferidos nos processos em tramitao na AGU, salvo quando estes
ltimos encerrarem exigncias a serem atendidas pelos interessados.
4.
vedado o acesso de pessoas estranhas s dependncias internas dos
setores de Protocolo e Arquivo.
5.
Caber a cada rgo ou unidade definir sua prpria estrutura de protocolo,
se central e/ou setorial, de acordo com as orientaes deste manual. A CGDI
poder ser consultada para dirimir eventuais dvidas quanto adequao de
estrutura.
6.
Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando
cuidados de higiene e manuseio, de acordo com as orientaes deste manual.
7.
A inobservncia desta norma por parte do servidor pblico ou colaborador
responsvel pela guarda, movimentao de correspondncias, documentos e
processos constitui falta grave, objeto de apurao de responsabilidades
inicialmente mediante processo de sindicncia.
8.
As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto Coordenao-Geral de
118
BIBLIOGRAFIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
Instalao da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos PRU 5
Regio (apostila de treinamento). Fevereiro, 2008.
AGNCIA NACIONAL DE GUAS. Manual de Gesto de Documentos, Arquivos e
Biblioteca. Braslia-DF: ANA, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.
BELLOTTO, H. L. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.
_______. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedimentos
de Protocolo e Expedio. AGU: Braslia, 2008.
119
120
ANEXOS
Exemplo de envelope
Exemplo de carimbo de
NUP
121
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125
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Exemplo de Recibo
127
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
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INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a outro processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. Caso o interesse seja de juntar temporariamente,
o procedimento deve ser de apensao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade
que solicitou a juntada.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
JUNTADO(S): Indicar o NUP
do(s) processo(s) que est(o)
sendo juntado(s) ao principal.
4. N DO PROCESSO: Indicar o
n do processo que ir receber
o(s) juntado(s). A partir da
juntada, a busca no sistema
ser feita a partir desse n de
processo.
5. N DO PROCESSO: Indicar n
do processo que recebeu a
juntada.
6. N TOTAL DE FOLHAS: Deve
ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais
orientaes em PROCEDIMENTOS.
ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
2. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, apor o processo secundrio.
Proceder numerao seqencial, inclusive da capa, eliminando a contracapa.
Numerar a folha, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.
129
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
renumeradas
as
suas
folhas,
passa
todo
se
constituir
de
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
130
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a um processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. O(s) documento(s) juntado(s) passar(o) a
tramitar junto com o processo principal.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade que
solicitou a juntada.
3. TIPO(S) DO(S) DOCUMENTO(S)
JUNTADO(S): Indicar o(s) tipo(s)
do(s) documento(s) est(o) sendo
juntado(s) ao processo principal.
4. N DO(S) DOCUMENTO(S):
Indicar o n completo do(s)
documento(s) ser(o) juntado(s),
incluindo ano e siglas do rgo de
origem. Caso venha sem
numerao, colocar S/N
5. DATA DO(S) DOCUMENTO(S):
Colocar a data do documento e
NO do cadastramento no sistema.
Caso o documento no esteja
datado, colocar S/D
6. NUP: Indicar o NUP de cadastro
do(s) documento(s).
7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que receber o(s)
documento(s).
8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que receber o(s) documento(s)
9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps
a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS.
10. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
11. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente (ou seja, no sistema).
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
131
protocolo/apoio.
Numerar seqencialmente as folhas.
Numerar seqencialmente a folha do Termo de Juntada, mas NO atribuir NUP. NUP
vai para o despacho da autoridade.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
TERMO DE APENSAO
Protocolo,
atendendo
ao
despacho
do(a)(s)
............................................................................................................................,
fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo
n(s)........................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
132
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando apensar um processo a outro.
A apensao s ocorre mediante despacho.
Obs: A apensao possui carter provisrio. Enquanto estiverem apensados, os processos
apensados tramitaro junto com o processo principal, mantendo sua numerao original,
sem se integrarem como um nico processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da apensao.
2. SOLICITANTE DA APENSAO:
Informar quem a autoridade que
solicitou a apensao.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
APENSADO(S): Indicar o(s) nmero(s)
do(s) processo(s) que esto sendo
apensados ao processo principal
4. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o n do processo principal que
est recebendo o(s) outro(s)
apensado(s).
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
apensao mediante solicitao da
autoridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Manter superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo
primrio (principal) capa do secundrio e assim seqencialmente;
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupar o DESPACHO da
autoridade competente e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os dados do processo
apensado;
Manter a numerao original dos processos apensados (no renumerar os processos).
NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
133
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
TERMO DE DESAPENSAO
................................................
fao
desapensar
o(s)
do
processo
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
134
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.
A desapensao deve ser efetuada somente mediante solicitao, por despacho, da
autoridade competente.
Na parte inferior da capa do processo principal, no campo Anexos, deve ser informada a
data da desapensao (a informao da apensao foi colocada no momento da
apensao).
Obs: A desapensao deve ser informada no sistema. Quando desapensados, os processo
voltaro a tramitar em separado.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
desapensao.
2. SOLICITANTE DA DESAPENSAO:
Informar quem a autoridade que
solicitou a desapensao.
3. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o nmero do processo principal
que recebeu o(s) apensados.
4. N DO(S) PROCESSO(S)
DESAPENSADO(S): Indicar o n do(s)
processo(s) que est(o) deixando o
principal.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
desapensao mediante solicitao da autoridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitado ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.
Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destinao dos processos e apor o
DESPACHO da autoridade em cada processo desapensado.
Informar na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao dos
processos, tornando sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da
apensao.
Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
135
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
136
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desentranhar (separar) folhas. Peas de um processo.
O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: Em hiptese alguma pode ser retirada a folha ou pea principal do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desentranhamento.
2. SOLICITANTE DO
DESENTRANHAMENTO: Informar
quem a autoridade que solicitou
o desentranhamento.
3. N DO PROCESSO: Indicar o
nmero do processo do qual esto
sendo retiradas folhas/ peas.
4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S)
DESENTRANHADA(S): Indicar o(s)
n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que
est(o) sendo desentranhada(s)
(separadas) do processo.
5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser
informado o motivo ou o destino
da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desentranhamento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranhamento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Manter cpia das peas retiradas do processo.
Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo
de folhas / peas retiradas do processo e a sua destinao.
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Conservar a numerao original das folhas ou peas do processo, colocando o TERMO
DESENTRANHAMENTO (ou cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/
peas retiradas do processo;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMENTO, a NUP vai para o despacho
da autoridade.
137
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
138
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/ peas de um processo para
formao de outro processo. O desmembramento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: vedada a retirada de folha ou pea inicial do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desmembramento.
2. SOLICITANTE DO DESMEMBRAMENTO:
Informar quem a autoridade que solicitou
o desmembramento.
3. N/ INTERVALO DA(S) FOLHA(S)/
PEA(S) DESMEMBRADA(S): Indicar o(s)
n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o)
sendo desmembrada(s) (retiradas) do
processo.
4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo do qual esto sendo retiradas
folhas/ peas.
5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve ser informado o n do processo ao qual
est(ao) sendo destinada(s) a(s) folha(s)/ pea(s) retiradas.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desmembramento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembramento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas
139
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
.................................,
encerramento
deste
neste
volume
Protocolo
Apoio,
n.................................
procedemos
do
processo
ao
n
140
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter,
no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. Caso necessite acrescentar mais
folhas ao processo, abrir outro volume, destacando, na capa do processo e no sistema, os
volumes existentes.
A contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume no devem receber
numerao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do encerramento
do volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo encerrado.
3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo que est tendo o volume
encerrado.
4. N DAS FOLHAS DO VOLUME: Indicar o
n inicial e o n final das folhas do volume.
Na parte inferior da capa do processo
dever estar escrito a que volume se refere.
O n do volume deve estar discriminado
tambm no sistema no campo
Observao.
5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar
n do volume que ser aberto para dar seqncia numerao dos volumes dos
processos, lembrando de apor a informao na capa dos volumes.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta
instruo, devem ser abertos novos volumes. Por exemplo, um processo contm 180
folhas e precisa receber um documento contendo 50 folhas; o volume dever ser
encerrado, mediante lavratura do TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto
outro volume com o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para conter as 50 folhas.
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do processo e no sistema no
campo Observao.
141
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
142
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter,
no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume.
A numerao dever ser seqencial, sem que a contracapa do volume encerrado e a capa
do prximo volume recebam numerao. Na seqncia de numerao dos volumes deve
estar o TERMO DE ABERTURA.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da abertura do
volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo aberto.
3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo que est recebendo novo volume.
4. N DA FOLHA DE ABERTURA DO
VOLUME: O nmero da folha que abre o
novo volume o prprio Termo de
Abertura de Volume e deve ser numerado
na seqncia do volume anterior. No se
conta a contracapa do volume anterior ou
capa do volume que est sendo aberto.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a abertura do volume.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME,
numerando-o na seqncia do volume anterior, sem contar a contracapa do volume
anterior e a capa do novo volume.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com a informao do novo
volume (1 volume, 2 volume etc.).
143
TABELA DE UNIDADES
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
AGU
00400
CSAGU
00400
CONSULTORIA-GERAL DA UNIO
CGU
00400
CORREGEDORIA-GERAL DA AGU
CGAU
00406
EAGU
00590
ER/CUA
00552
NAJSE
00450
NAJPA
00469
NAJMG
00441
NAJRR
00479
NAJMS
00446
NAJMT
00444
NAJPR
00447
NAJSC
00449
NAJCE
00594
NAJGO
00593
NAJPB
00451
NAJAL
00453
NAJAM
00480
NAJRN
00454
NAJTO
00438
NAJRS
00401
144
NAJPE
00402
NAJBA
00403
NAJSJC
00461
NAJMA
00462
NAJSP
00443
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
NAJPI
00456
NAJES
00442
NAJRJ
00439
PUBA
00432
PUPB
00490
PUAL
00423
PUGO
00452
PUMT
00465
PUMG
00475
PURO
00545
PURR
00549
PUSC
00552
PUSE
00580
PUTO
00585
PUAC
00420
PUAP
00425
PUAM
00428
PUCE
00440
PUES
00448
PUMA
00460
PUMS
00470
PUPA
00485
PUPR
00495
PUPI
00510
145
PURN
00525
PFBA
00415
PFPB
00429
PFAL
00431
PFGO
00459
PFMG
00417
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
PFRO
00463
PFRR
00466
PFSC
00435
PFSE
00430
PFTO
00467
PFAC
00468
PFCE
00422
PFES
00426
PFMA
00464
PFMT
00473
PFMS
00434
PFPA
00457
PFPR
00436
PFPI
00427
PFRN
00419
PRUPE
00418
PRUSP
00414
PRUDF
00410
PRURJ
00412
PRURS
00416
PRF 1
00424
PRF 2
00408
PRF 3
00409
PRF 4
00421
PRF 5
00411
PROCURADORIA-GERAL DA UNIO
PGU
00405
PROCURADORIA-GERAL FEDERAL
PGF
00407
146
PSUBNU
00557
PSUCGE
00491
PSUCAS
00567
PSUCPS
00515
PSUCXS
00536
147
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
PSUCCO
00555
PSUFOZ
00496
PSUILH
00433
PSUJVE
00553
PSUJFA
00476
PSULDA
00497
PSUMIA
00574
PSUMGA
00498
PSUNRI
00514
PSUPAS
00531
PSUPTA
00506
PSUPTS
00413
PSUPPE
00576
PSURPO
00569
PSURGR
00535
PSUSMA
00534
PSUSRM
00487
PSUSTS
00568
PSUSRR
00566
PSUSJC
00570
PSUURA
00477
PSUULA
00478
PSUUMR
00501
PSUVRD
00516
PSFPTA
00471
SCCTM
00400
SGAGU
00404
SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO
SGCT
00400
URAPE
00587
URASP
00589
URARJ
00592
URARS
00588
148
149
150
151
152
153
154
GUIA DE TRANSFERNCIA
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos
Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;
Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;
Campo 3 Informar o nmero do documento ou do processo;
Campo 4 Informar o assunto;
Campo 5 Informar o nmero da caixa;
Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encaminhou o processo;
Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.
155
156
MODELO DE LOMBADA
ARQ/CORRENTE
PROCESSO:
00400.000469/2005-59
APENSO:
00400.000743/2005-90
157
ANO:
2005
Caixa:
01
158
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia-Geral da Unio
Secretaria-Geral
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Ademir Braz da Silva
Adriana Barbosa Lima
Jos de Lisboa Vaz Filho
Leila Cristiane Petry
urea de Souza Oliveira dos Santos
Mrcio Wilzedy Martins Viana
- Outubro de 2010 -