Anda di halaman 1dari 156

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA

MOTOR HONDA SECARA KREDIT


PADA PD BUDI MOTOR
JAKARTA

TUGAS
AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)

DEA PUTRI LESTARI


NIM: 11102733

Jurusan Komputerisasi Akuntansi


Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2013

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR


Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
NIM
Perguruan Tinggi
Alamat Kampus
Alamat Rumah

: Dea Putri Lestari


: 11102733
: AMIK Bina Sarana Informatika
: Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami, Jakarta Selatan
: Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak)
dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada
paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya
memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas
akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu,
saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusansaya dari
Akademi Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.

Dibuat di
: Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,

Dea Putri Lestari

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH


UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawahini, saya :
Nama
: Dea Putri Lestari
NIM
: 11102733
PerguruanTinggi
: AMIK BinaSaranaInformatika
Program Studi
: KomputerisasiAkuntansi
AlamatKampus
: Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami
AlamatRumah
: Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat
Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti NonEksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) ataskaryailmiah kami yang berjudul :
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhakmenyimpan,
mengalih-media atau format-kan, mengelolakannya dalam pangkalan data (database),
mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama
tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis pencipta karya ilmiah tersebut.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk
tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di
: Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,

Dea Putri Lestari

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR


Tugas Akhir ini diajukan oleh :
Nama

: Dea Putri Lestari

NIM

: 11102733

Program Studi

: KomputerisasiAkuntansi

Jenjang

: Diploma Tiga (D.III)

Judul Tugas Akhir : PerancanganSistemInformasiPenjualan Sepeda Motor Honda


Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta
Untuk dipertahankan padaperiode I-2013 dihadapan penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md)
pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi
Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.
Jakarta, 03 Juli 2013
PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing

: Eri Mardiani, M.Kom

Asisten Pembimbing : Normah, S.Kom

...................................
..................................

DEWAN PENGUJI

Penguji I

...................................

Penguji II

...................................

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR


AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA

NIM
NAMA LENGKAP
Dosen Pembimbing
TugasAkhir

:
:
:
:

11102733
Dea Putri Lestari
Eri Mardiani,M.kom
Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan
PokokBahasan
1. 23 April 2013
Bimbingan Perdana dan
Pengajuan Judul
2. 02 Mei 2013
Bab I Acc, Pengajuan Bab II
3. 07Juni 2013
Bab III
4. 18Juni 2013
Acc Bab III
5. 26 Juni 2013
Pengajuan Bab IV

ParafDosenPembimbing

6. 03Juli 2013
Acc keseluruhan
7. 05Juli 2013
Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir
Dimulaipadatanggal
: 23 April 2013
Diakhiripadatanggal
: 05Juli 2013
Jumlahpertemuanbimbingan : 7 (Tujuh) kali
Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing

Eri Mardiani,M.kom )

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR


AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA

NIM
NAMA LENGKAP
Dosen Pembimbing
TugasAkhir

:
:
:
:

11102733
Dea Putri Lestari
Normah,S.Kom
Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan
PokokBahasan
1. 23 April 2013
Bimbingan Perdana dan
Pengajuan Judul
2. 27 April 2013
Pengajuan Bab I
3. 04 Juni 2013
Bab II & Bab III
4. 22Juni 2013
Bab IV
5 05 Juli 2013
Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir
Dimulaipadatanggal
: 23 April 2013
: 05 Juli 2013
Diakhiripadatanggal
Jumlahpertemuanbimbingan : 5 (Lima) kali

ParafDosenPembimbing

Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing

( Normah,S.kom )

KATA PENGANTAR

Pujisyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang


mana telah melimpahkan rahmat dan karuia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.Dimana tugas akhir ini penulis sajikan
dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil
sebagai berikut
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor,Jakarta.
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan
Program Diploma Tiga (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara serta beberapa sumber
literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwatanpa bimbingan
dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.
Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada:
1.

Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana


Informatika.

2.

PUDIR 1 BidangAkademik

3.

Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.

4.

Ibu Eri Mardiani, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah


memberikan petunjuk dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir ini

5.

Ibu Normah, S.Kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan


nasihat, dan masukan dalam penulisan tugas akhir ini

6.

Staff / karyawan / dosendilingkungan AMIK BSI.

7.

IbuHo Lian Hoa selaku pemilik Toko PD Budi Motorbeserta seluruh


staffPD. Budi Motoryang telah sudi memberikan ijin dan meluangkan waktu
untuk memberikan data yang diperlukan guna penyusunan tugas akhir ini.

8.

Orang tua ( Bapak dan Ibu ), adik, kakak tercinta dan semua keluarga.

9.

Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6D serta semua pihak yang telah banyak
memberikan dorongan semangat dan saran-saran yang sangat membantu
dalam penyusunan laporan ini.
Penulis sadar pasti masih banyak kekurangannya, oleh karena itu keritik

serta saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan
ini. Semoga penulisan ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan
umumnya dan pembaca khususnya.

Jakarta, 30 Juni 2013


Penulis

Dea Putri Lestari

ABSTRAKSI

Dea Putri Lestari (11102733), Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda


Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta.
Penulis membuat penulisan Tugas Akhir ini berdasarkan dari hasil riset di
PD Budi MotorJakarta yang beralamat di Jl. Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C Jakarta
Barat. PD Budi motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan
yang menyediakan motor honda.
Semakin berkembangnya PD Budi Motor yang ditandai dengan jumlah
transaksi penjualan yang terus meningkat, maka timbul permasalahan-permasalahan
dalam sistem yang masih dikerjakan secara manual. Sehingga perlu dibuatkan suatu
sistem aplikasi yang berguna untuk dapat menangani masalah yang timbul atau paling
tidak mengurangi tingkat kesalahan yang selama ini terjadi pada proses penjualan dan
sekaligus meningkatkan kinerja serta produktifitas kerja dari sumber daya yang ada.
Untuk itu penulis merancang suatu sistem pengolahan data penjualan secara
komputerisasi dari mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan
proses pembuatan laporan. Semuanya itu penulis tuangkan dalam sebuah judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta. Penulis juga menggunakan Software Microsoft Visual Basic
6.0 yang memiliki sarana akses lebih cepat untuk membuat aplikasi database yang
berkemampuan tinggi.
Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan Barang

10

ABSTRACK
Dea Putri Lestari (11102733), Information System Design Honda Motorcycle Sales
on Credit in Favor PD Budi Motors Jakarta.
Authors make this thesis based on research inPD Budi Motor company with
addres Prof.Dr.latumeten No16 B/C west Jakarta . PD Budi Motor a company
engaged in the sale that provides motorcycle honda.
PD Budi Motor growing is characterized by the number of sales transactions
increased, the problems arise in a system that is still done manually. That need to be
made an application system that allows you to be able to handle problems that arise,
or at least reduce the level of error that has been happening in the sales process and
simultaneously improve the performance and productivity of existing resource.
To the outhors designed a data processing system of computerized sales star
booking engine, the credit process to preparing reports. All of the authors showcased
in a title information system design honda motorcycle sales on credit in jakarta PD
Budi Motor. I also use software microsoft visual basic 6.0 facilities that have faster
access to create database appplication are highly skilled.
Key Word : The Design System, The Goods Selling System

11

DAFTAR ISI
Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................... i


Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ......................................................
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................
Lembar Persetujuan Dan Pengesahan Tugas Akhir .........................................
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ......................................................................

ii
iii
iv
v

Kata Pengantar ................................................................................................. vii


Abstraksi .......................................................................................................... ix
Daftar isi........................................................................................................... xi
Daftar Simbol ................................................................................................... xiii
Daftar Gambar.............................................................................................
xiv
Daftar Tabel ..................................................................................................... xv
Daftar Lampiran................................................................................................ xvi

BAB I

PENDAHULUAN
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.

BAB II

BAB III

Umum....................................................................................
Maksud dan Tujuan...............................................................
Metode Penelitian..................................................................
Ruang Lingkup ......................................................................
Sistematika Penulisan ...........................................................

1
2
2
3
4

LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ....................................

6
15

ANALISA SISTEM BERJALAN


3.1. Umum....................................................................................
3.2. Tinjauan Perusahaan .............................................................
3.2.1. Sejarah Perusahaan......................................................
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ......................................................
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ..........................
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ................................................
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan...................................................
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ......................
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ......................
3.7. Permasalahan.........................................................................
3.8. AlternatifPemecahanMasalah ...............................................

27
28
28
28
30
32
35
48
48
50
52
53

12

BAB IV

BAB V.

RANCANGAN SISTEM USULAN


4.1. Umum....................................................................................
4.2. Prosedur Sistem Usulan ........................................................
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................
4.4. Kamus Data SistemUsulan....................................................
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ..................................
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan...........................
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran...........................
4.5.3. Normalisasi File ............................................
4.5.4. Spesifikasi File ..............................................
4.5.5. StrukturKode .................................................
4.5.6. Spesifikasi Program ......................................
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................
4.6.1. Umum............................................................
4.6.2. Perangkat Keras ............................................
4.6.3. Perangkat Lunak............................................
4.7. Jadwal Implementasi .............................................................

55
55
57
59
72
72
74
78
82
90
96
107
107
107
108
108

PENUTUP
5.1. Kesimpulan ...........................................................................
5.2. Saran......................................................................................

111
111

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR


RIWAYAT HIDUP SURAT
KETERANGAN RISET
LAMPIRAN-LAMPIRAN

13

DAFTAR SIMBOL
a.

Simbol Diagram Arus Data


EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan alir data yang sedang
berjalan.

PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung.

DATA STORE
Digunakan

untuk

menggambarkan

suatu

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

tempat

14

DAFTAR GAMBAR

Halaman
1. Gambar III.1.Struktur Organisasi...............................................................
2. Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan .......................................
3. Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan ..............................................
4. Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan...........................................
5. Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan .........................................
6. Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan ................................................
7. Gambar IV.3.Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan.......................................
8. Gambar IV.4.Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form) .......................
9. Gambar IV.5.Bentuk Normal Kesatu(1NF/First Normal Form) ...............
10. Gambar IV.6.Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form) ............
11. Gambar IV.7.Bentuk Normal Ketiga(3NF/Third Normal Form)...............
12. Gambar IV.9.Diagram HIPO .....................................................................

29
33
34
35
57
58
59
78
79
80
81
97

15

DAFTAR TABEL

Halaman
1. Tabel II.1.Notasi Tipe Data........................................................................
2. Tabel II.2.Notasi Struktur Data ..................................................................
3. Tabel IV.1.Spesifikasi File Customer ........................................................
4. Tabel IV.2.SpesifikasiFile User .................................................................
5. Tabel IV.3.Spesifikasi File Pesanan...........................................................
6. Tabel IV.4.SpesifikasiFileStok ..................................................................
7. Tabel IV.5.Spesifikasi FilePO....................................................................
8. Tabel IV.6.Spesifikasi File Jurnal ..............................................................
9. Tabel IV.7.Spesifikasi FilePembayaran .....................................................
10. Tabel IV.8.Spesifikasi File Perkiraan ........................................................
11. Tabel IV.9.Spesifikasi File SJ ....................................................................
12. Tabel IV.10. Jadwal Implementasi.............................................................

20
21
82
83
84
85
86
87
88
89
89
110

16

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
A.1. KartuTanda Penduduk..................................................................
A.2. Kartu Keluarga .........................................................................................
A.3.Purchase Order............................................................................... ...........
A.4.Data Stok....................................................................................... ............
B.1. Kwitansi Pembayaran ...............................................................................
B.2. LaporanPenjualan .....................................................................................
B.3.Surat Jalan..................................................................................... ............
B.4.Surat Pesanan................................................................................ ............
B.5.FPPI............................................................................................... ............
C.1.Kartu Tanda Penduduk................................................................... ...........
C.2.Kartu Keluarga............................................................................... ...........
C.3. Form Data Stok ........................................................................................
C.4. Form Data PO...........................................................................................
D.1. Form Data Pesanan...................................................................................
D.2. Form Data FPPI........................................................................................
D.3.Form Data SJ .............................................................................................
D.4. Form Data KW .........................................................................................
D.5. Form Data LP ...........................................................................................
D.6. Form Data LK............................................................................... ...........
E.1. Menu Login ..............................................................................................
E.2. Menu Utama .............................................................................................
E.3. Menu Master.................................................................................. ...........
E.4.MenuUser ..................................................................................................
E.5. Menu Data Customer ................................................................................
E.6. MenuData Perkiraan .................................................................................
E.7. Menu Transaksi............................................................................. ...........
E.8. Menu Data Pesanan ..................................................................................
E.9.MenuData PO ............................................................................................
E.10. Menu Data Pembayaran..........................................................................
E.11. Menu Data SJ..........................................................................................
E.12.Menu Data Stok .......................................................................................
E.13.Menu Data Jurnal.....................................................................................
E.14.Menu Data LP..........................................................................................
E.15.Menu Data Backup........................................................................ ..........

116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149

17

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

Umum
Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional

sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan
harus memiliki SDM ( Sumber Daya manusia ) yang terampil dan teknologi yang
digunakan harus sesuai dengan zamannya. Salah satu teknologi yang memberi
kemudahan dalam kegiatan penjualan dan pengolahan data adalah menggunakan
komputer.
Setelah penulis mengadakan riset di PD Budi Motor, penulis menyadari
bahwa sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang,
pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.
Masalah yang timbul dari sistem berjalan yang ada di PD Budi Motor adalah lambat
dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan proses laporan
penjualan masih berbentuk print excel, dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan
untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan
maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar.
Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah
perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan
operasional perusahaannya.

18

Pencatatan penjualan sepeda motor honda di PD Budi Motor ini masih


bersifat manual, maka sudah seharusnya perusahaan tersebut memperhatikan
keakuratan laporan dengan cepat dan akurat. Judul penulisan tugas akhir yang
penulis ambil adalah sebagai berikut
PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA
SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

1.2.

Maksud dan Tujuan Penulisan


Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1.

Untuk mengetahui penjualan kredit pada PD Budi Motor dan mempelajari


kelemahan sistem berjalan.

2.

Mencari solusi terhadap permasalahan sistem berjalan penjualan kredit pada


PD Budi Motor.

3.

Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina


Sarana Informatika (AMIK BSI)
Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat

kelulusan pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK
BSI).
1.3.

Metode Penelitian
Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka

penulis menggunakan cara untuk mengumpulkan data dengan beberapa metode yaitu:

19

1.

Metode Observasi
Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung
di PD Budi Motor yang berlokasi di Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C pada
objek yang diteliti agar penulisan tugas akhir ini mudah terlaksana.

2.

Metode Wawancara
Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya
jawab kepada narasumber yaitu Ibu Endang selaku sales counter apabila ada
sesuatu yang tidak dimengerti yang dilakukan dengan sistematis dan
berdasarkan tujuan penelitian. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan
mendapatkan data.

3.

Metode Kepustakaan
Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang
terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.

1.4.

Ruang Lingkup
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil masalah mengenai

Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor. Dalam hal ini penulis membahas masalah pada proses penjualan
kredit yang didalamnya menyangkut proses pemesanan barang, proses pengajuan
perjanjian kredit, proses pembayaran uang muka, proses pengiriman barang, proses
pembuatan laporan penjualan perbulan.

20

1.5.

Sistematika Penulisan
Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana

pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan pemahaman


isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara garis besar
tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut :
BAB I

PENDAHULUAN
Di dalam bab ini di kemukakan mengenai pokok bahasan, maksud dan
tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika yang
digunakan dalam mengumpulkan data dalam menyusun laporan ini.

BAB II

LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang
dibahas dalam ruang lingkup penyusunan laporan ini dan memberikan
penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tool system).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil
perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi,
prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, dan sistem
akuntansi berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan dan
alternative pemecahan masalah pada perusahaan tersebut.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN


Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum,
prosedur sistem yang diusulkan, diagram alir data sistem akuntansi
usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan

21

sistem usulan yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen


keluaran, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem
komputer yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi.
BAB V

PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil penulis dalam
pembuatan Tugas Akhir ini beserta saran-saran yang diberikan untuk
penjualan sepeda motor honda secara kredit pada PD Budi Motor.

22

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem


Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam mengambil

keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan
bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok
dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada
elemen. Yang menekankan pada prosedur sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan yang menekankan pada elemen, sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraktif mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1.

Pengertian Sistem
Sistem didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan yang terdiri dari unsur

manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsurunsur tersebut, disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan
lingkungan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli
antara lain:

23

Menurut Sutabri (2004a:3) Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan


dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Menurut Narko (2004:1) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan
tertentu.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai fungsi dan tujuan.

2.1.2.

Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah
sebagai berikut:
1.

Komponen Sistem (components)


Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.

2.

Batasan Sistem (boundary)


Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

24

3.

Lingkungan Luar Sistem (environment)


Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi
operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4.

Penghubung Sistem (interface)


Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang
lainnya.

5.

Masukan Sistem (input)


Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal
input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6.

Keluaran Sistem (output)


Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7.

Pengolah Sistem (process)


Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi,
sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8.

Sasaran Sistem (Objective)


Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran
yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat

25

menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika


suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan
yang telah direncanakan.

2.1.3.

Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya

adalah sebagai berikut:


1.

Sistem Abstrak (abstrak system) dan Sistem Fisik (physic system)


Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak
tampak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antar manusia dengan tuhan, sedangkan sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem penjualan, sistem
produksi dan sebagainya.

2.

Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam,
pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

26

3.

Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic


system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya sistem komputer
contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau
diramalkan secara tepat, misalnya ramalan cuaca.

4.

Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)


Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.

2.1.4.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1.

Definisi Sistem Informasi


Didefinisikan oleh Puspitawati (2011:14) bahwa sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari,
bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihakpihak tertentudengan laporan-laporan yang di perlukan.
Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen didalam mengambil

keputusan dan merupakan proses lanjut dari data yang memiliki nilai tambah.
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (informasi system) atau disebut juga
dengan processing system atau information generating systems.

27

2.

Komponen Sistem Informasi


Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari:
a. Blok Masukan (Input Block)
Data yang masuk kedalam sistem informasi termasuk metode-metode dan
media untuk menangkap data yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Blok ini berupa kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakainya atau bagi semua
tingkatan manajemen.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Database block merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.

28

f. Blok Kendali (Control Block)


Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila terlanjur
terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

2.1.5.

Sistem Informasi Manajemen


Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi

didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua


tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem
informasi.
Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto ( 2005a:14 ) mengemukakan
bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi
sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial
maupun kebutuhan operasi.

2.1.6.

Sistem Informasi Akuntansi


Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan,

perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari
kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi
yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi
Akuntansi.
Didefinisikan oleh Kadir (2003:97) Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi

29

akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang


berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.

2.1.7.

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit


Pada setiap perusahaan pada umumnya menerapkan akuntansi sebagai

bahasa bisnis yang dapat dijadikan alat komunikasi, salah satu sub bagian dari sistem
akuntansi adalah penjualan.
Menurut Mulyadi ( 2008:210 ) Sistem Penjualan Kredit adalah Penjualan
kredit di laksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan
order yang di terima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
1. Fungsi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu cara yang dimilki perusahaan, untuk mendapatkan
penerimaan kas. Adapun fungsi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a.

Memperlancar stabilitas operasional perusahaan.

b. Memberikan pelayanan kepada customer untuk dapat memenuhi atau


memberikan jaminan tetap akan tersedianya barang tersebut.
c.

Untuk mendapatkan laba bersih atas hasil penjualan tersebut.

2. Macam-macam bentuk penjualan :


a.

Penjualan Tunai
Adalah penjualan yang dilakukan secara tunai.

30

b.

Penjualan Kredit
Adalah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tidak langsung
dibayarkan secara tunai, biasanya dalam penjualan ini terdapat syarat-syarat
yang harus disepakati.

c.

Penjualan Konsinyasi
Adalah suatu bentuk perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang
menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan
memberikan komisi tertentu.

2.1.8.

Jurnal Penjualan
Menurut Mega (2006:109) mendefinisikan bahwa Jurnal adalah catatan

harian yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi keuangan yang terjadi
secara kronologis dengan berpedoman pada mekanisme debit dan kredit.
Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1.

Jurnal pada saat penjualan barang secara kredit


Penjualan

xxx

Piutang

xxx

Contoh :
Penjualan

Rp 1.000.000

Piutang
2.

Rp 1.000.000

Jurnal pada saat terjadi retur penjualan secara kredit


Retur Penjualan
Pendapatan penjualan

xxx
xxx

31

Contoh :
Retur Penjualan

Rp 250.000

Pendapatan Penjualan

3.

Rp 250.000

Jurnal pada saat terjadinya potongan penjualan


Piutang

xxx

Potongan Penjualan

xxx

Penjualan

xxx

Contoh :
Piutang

2.2.

Rp 800.000

Potongan Penjualan

Rp 200.000

Penjualan

Rp 1.000.000

Peralatan Pendukung (Tools System)


Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System)


merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan
secara tepat arti fisiknya.

2.2.1.

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)


Menurut Jogiyanto ( 2005b:700 ) Diagram alir data adalah diagram yang

menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Diagram

32

ini menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui


serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan
dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang
saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya
yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau output dari
sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.
2. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses
sistem. Bentuknya adalah anak panah.
3. Proses (Processing)
Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan,
keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan
ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau
diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping
terbuka.
Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram
alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu
dengan external entity yang lainnya secara langsung.

33

2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan
data store yang lainnya secara langsung.
3. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity
secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
Tahapan-tahapan di dalam DAD adalah
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan
diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2.2.2.

Kamus Data (Data Dictionary)


Menurut Jogiyanto ( 2005c:725 ) Kamus data adalah katalog fakta tentang

data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data digunakan
pada tahap analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap
analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem

34

dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem,
sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang
input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada di DAD (Diagram Alir Data).
Isi dari kamus data adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram,
maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca
diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data
tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan
yang lainnya.
3. Bentuk Data
Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data
yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan.
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
a. Dokumen dasar atau formulir
b. Dokumen hasil cetakan computer
c. Laporan tercetak
d. Tampilan layar monitor

35

e. Variabel
f. Parameter
g. Field
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari
arus data pada diagram alir.
5. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari elemen-elemen data.
6. Volume
Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan
banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak
yang

menunjukan

volume

terbanyak.

Volume

ini

digunakan

untuk

mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan


jumlah input, alat proses dan alat output.
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data
dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan.

36

8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.

Notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu :


1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output struktur data.

Tabel II.1. Notasi Tipe Data


NOTASI
KETERANGAN
X
Setiap karakter
9
Angka Numeric
A
Karakter Alphabet
Z
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
.
Koma, sebagai pemisah pecahan
,
Hypen, sebagai tanda penghubung
Slash, sebagai tanda pembagi
/
Sumber : Sutabri (2004b:172)

2.

Notasi Struktur Data


Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

37

Tabel II.2. Notasi Struktur Data


Notasi

Keterangan

Terdiri dari

And (dan)

()

Pilihan (Ya atau Tidak)

{}

Iterasi atau pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

Keterangan atau catatan

Petunjuk (key field)

Sumber : Sutabri (2004c:172)

2.2.3.

Normalisasi
Menurut Jogiyanto ( 2005d:403 ) Normalisasi adalah suatu file yang terdiri

dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu di organisasikan kembali.


Macam-macam fungsi kunci (key function) :
1. Kunci Kandidat (candidate key)
Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang
mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.
2. Kunci Primer (primary key)
Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

38

3. Kunci Alternatif (alternative key)


Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.
4. Kunci Tamu (foreign key)
Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat

melengkapi satu hubungan

(relationship) yang menunjukan induknya.


Jenis Jenia Kunci
1. Super Key
Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan
untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set.
2. Candidat Key
Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan
secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity.
3. Primary Key
Adalah satu atribut minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan
secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
4. Alternatif Key
Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci
alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
5. Foreign Key
Adalah satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi suatu relationship
(hubungan) yang menunjukan ke induknya.
Jenis Jenis Relasi :
1. One to One :

Satu data berbanding dengan satu data

39

2. One to Many :

Satu data berbanding dengan banyak.

3. Many to Many :

Banyak data berhubungan dengan banyak data.

Tahapan-tahapan dalam Normalisasi


1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form)
Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat
saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form)
Setiap data dibentuk dalam flat file (file dasar atau rata), field berupa automatic
value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda
(multi value).
3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut
bukan primer tidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut
bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key secara
menyeluruh.
5. Boyce Code Normal Form (BNCF)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.

40

2.2.4.

Pengkodean
Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan

kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka
(frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan
huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam
proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf, atau kombinasi
keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai berikut
1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang
menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
1. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak
ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel
Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

41

4. Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus Distandarisasi
Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak
standar akan mengakibatkan kebingungan.
7. Spasi Dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan
di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya
tidak digunakan di dalam kode.
9. Panjang Kode Harus Sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2.2.5.

HIPO
Menurut Jogiyanto (2005e:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-

Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM.


HIPO sebenarmya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO
juga banyak di gunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus

42

pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam
sistem di gambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO dapat di gunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik
dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai
berikut ini.
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus di selesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang di gunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus di gunakan dan
output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan
dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan
pemakai.

43

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.

Umum
PD Budi Motor adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang

penjualan sepeda motor honda. Memasuki era perdagangan bebas yang sangat
kompetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang
penjualan motor yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih
berskala lokal, PD Budi Motor telah mampu bersaing dengan dealer-dealer lain,
dengan menjual barang berkualitas tinggi.
Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan
barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan. Untuk itu
dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat. Analisa sistem berjalan bertujuan
untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada
organisasi dan sebagai acuan untuk penyusunan rancangan sistem yang akan
diusulkan.
Kegiatan yang dilakukan pada analisa sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1.

Kegiatan mengumpulkan data awal dokumen-dokumen yang digunakan


dalam sistem yang sedang berjalan.

2.

Kegiatan menyusun dan mengklasifikasi data awal.

3.

Kegiatan menginterprestasikan serta mengevaluasikan data awal.

44

3.2.

Tinjauan Perusahaan
PD Budi Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan

sepeda motor honda. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan,
penulis akan menguraikan dibawah ini.

3.2.1.

Sejarah Perusahaan
PD Budi Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang

penjualan, yang telah memiliki satu cabang toko di wilayah Jakarta. Berdiri sejak Juni
1971 yang didirikan oleh Ibu Ho Lian Hoa sebagai pemilik toko sekaligus pendiri
dengan nomor SIUP 02085-03/PK/1.824.271.
Asal pendiriannya berawal dengan dibukanya satu toko di kawasan
Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 b/c Tambora Jakarta Barat yang menjual sepeda motor,
tetapi hari demi hari di karenakan omset yang di dapat melebihi target perbulannya,
dan sesuai kebutuhan pasar maka pemilik memutarkan uangnya untuk memperluas
usahanya dengan membuka cabang baru yang berkawasan di Jl.Kamal Raya No.3
Tegal Alur Jakarta Barat. Dari hal tersebut diatas timbul banyak masalah dalam hal
pencatatan, dikarenakan segala pencatatan dari mulai penjualan sampai laporan masih
manual.

3.2.2.

Struktur Organisasi dan Fungsi


Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada

kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu

45

diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar
bisa lebih efisien.
Adapun struktur organisasi di PD Budi Motor adalah sebagai berikut:
Pimpinan

Manager

Bagian
Gudang

Bagian
Penjualan

Gambar III.1. Struktur Organisasi PD Budi Motor

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari
organisasi PD Budi Motor (seperti terlihat pada gambar III.1.) secara garis besar
adalah sebagai berikut :
1.

Pimpinan
Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah
pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, menerima
laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan
perusahaan.

2.

Manager
Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan,
bertanggungjawab atas kelancaran pengelolahan dan pengendalian terhadap
Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap
pelaksanaan kegiatan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai
tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam
perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggungjawab atas
keputusan tersebut.

3.

Bagian Gudang
Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukkan dan mengeluarkan
barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggungjawab atas
barang-barang yang ada di gudang, mengirim barang pesanan customer.

4.

Bagian Penjualan
Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan,
bertanggungjawab atas setiap penjualan yang berlangsung.

3.3.

Prosedur Sistem Berjalan


Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai


dengan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang
diambil dari PD Budi Motor, Jakarta yaitu sistem penjualan sepeda motor honda yang
selama ini telah melewati beberapa proses.

Prosedur sistem akuntansi berjalan penjualan kredit secara umum pada PD


Budi Motor dan proses penjualan barang yang dilakukan secara kredit adalah:
1.

Prosedur Pemesanan Barang


Customer datang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,
KTP, kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan. Bagian
penjualan mengecek barang ke buku stok, jika barang yang dipesan ada,
maka bagian penjualan membuatkan surat pesanan tiga rangkap, warna
putih untuk bagian gudang, kuning untuk customer, merah untuk di arsipkan.

2.

Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit


Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari
data KK, KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke
Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian
penjualan.

3.

Prosedur Pembayaran Uang Muka


Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi
rangkap dua, kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi
merah untuk di arsipkan.

4.

Prosedur Pengiriman Barang


Berdasarkan SP (Surat Pesanan) yang di terima oleh bagian gudang, maka
bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan.
Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah

oleh bagian penjualan, setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di
berikan ke customer , setelah di tandatangani oleh customer , surat jalan
warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsipkan.
5.

Proses pembuatan Laporan


Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan
putih dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan
membuat laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepada manager.

3.4.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan


Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-masing

menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara lain,


diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang
ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks
dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram detail yang
menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada
dalam diagram nol.
Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai
berikut :

KK,KTP

Customer

SP (kuning),
KW (putih),SJ

SJ

SP (putih)

Gudang

Sistem Informasi
Penjualan Sepeda Motor
Honda Secara Kredit
pada PD Budi Motor

FPPI

FIF

LP
PO

Manager

Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan

Keterangan
-

KK
KTP
SP
FPPI
PO
KW
SJ
LP

: Kartu Keluargaa
: Kartu Tanda Penduduk
: Surat Pesanan
: Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
: Purchase Order
: Kwitansi
: Surat Jalan
: Laporan Penjualan

1.0
Pemesanan
Barang

KK,KTP

Customer
SP (kuning)

SP (putih)

KK,KTP,
SP (merah)

Arsip stok

Gudang

Arsip KK,KTP,
SP (merah)

Data stok
Data KK,KTP,
SP (merah)

FPPI

FIF

PO
KW (putih)

2.0
Pengajuan
Perjanjian
Kredit

3.0
Pembayaran
Uang Muka

PO

KW (merah)
Data KW (merah)

SJ
Acc. SJ (Putih)
SJ

Arsip PO

Arsip KW
(merah)

4.0
Pengiriman
Barang

SJ (putih)

Acc. SJ (putih)
Data SJ (putih)

Manager

LP

5.0
Pembuatan
Laporan

Data KW (merah)

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

KK

Customer

KTP

1.1
Penyerahan KK

1.2
Penyerahan
KTP

Arsip
KK,KTP,SP(merah)

KK

KTP

SP (kuning)

Gudang

SP (putih)

1.3
Pembuatan SP

Data stok

Arsip Stok

SP (merah)

Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5.

Kamus Data Sistem Berjalan


Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan informasi

dari satu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk mengindentifikasi
data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan

terdapat sebuah formulir masukan dan keluaran dengan berbagai tampilan.


Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan.

3.5.1.

Kamus Data Dokumen Masukan


1. Nama Arus Data

: KTP

Alias

: Kartu Tanda Penduduk

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Customer Proses 1.0


Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

: Identitas Customer

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data
Header

= Header + Isi + Footer


= Nama_Provinsi + Nama_Kota
Keterangan :
Nama_Provinsi *Nama provinsi*
Nama_Kota *Wilayah*

Isi

= 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+
Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan
+ Berlaku_Hingga }n
Keterangan :
Nik *16 digit bertipe string*

Nama *Nama customer*


Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal
Tahun*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Alamat *Alamat tinggal*
Agama *Kepercayaan*
Status_Perkawinan *Status perkawinan*
Pekerjaan *Pekerjaan*
Kewarganegaraan *Bangsa*
Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*
Footer

Tanda_Tangan_Pemegang
Keterangan :
Tanda_Tangan_Pemegang

*Tanda

pemilik*
2. Nama Arus Data : KK
Alias

Kartu Keluarga

Bentuk Data

Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Customer Proses 1.0


Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

Identitas Custome

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

tangan

Header

No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat
Keterangan :
No *No identisas kartu keluarga*
Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang
bertanggung jawab*
Alamat *Alamat tempat tinggal*

Isi

1{Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +


Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +
Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +
Status_Hubungan_dalam_Keluarga +
Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10
Keterangan :
Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga*
NIK *16 digit bertipe string*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*
Agama *Kepercayaan*
Pendidikan *Status pendidikan*
Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*
Status_Pernikahan *Status perkawinan*
Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status
kekeluargaan*

Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau


tidak*
Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*
Footer

Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*
Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

camat,kepala

keluarga dan RT setempat*


3. Nama Arus Data :

PO

Alias

Purchase Order

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: FIF Proses 3.0


Proses 3.0 Arsip PO

Penjelasan

Periode

: Setiap terjadi permintaan barang

Volume

: 1 lembar

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Bukti approve data customer

Judul
Keterangan :
Judul *Persetujuan pembiayaan*

Isi

1 {Tanggal + Nomor + Perihal + Kepada_yth +


Nama + Alamat + Merk + Harga + Uang_Muka +
Angsuran + TOP } n

Keterangan :
Tanggal*Tanggal PO dibuat*
Nomor *Nomor PO*
Perihal *Nomor aplikasi customer*
Kepada_Yth *Ditujukan untuk dealer*
Nama *Nama Permohonan Kredit*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Merk *Type motor*
Harga *Harga On The Road*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer

Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

persetujuan

pembiayaan*
4. Nama Arus Data :

Data Stok

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: Arsip stok Proses 1.0

Penjelasan

: Dokumen yang di gunakan untuk melihat stok


barang

Periode

: Setiap terjadi permintaan barang

Volume

: 1 Buku

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Bulan_Tanggal
Keterangan :
Bulan_Tanggal *Bulan dan tanggal stok barang*

Isi

= 1 { No_Rangka + No_Mesin + Warna +


Merk_Motor + Tanggal_jual + Nama_Customer +
Alamat} 25
Keterangan :
No_Rangka *Nomor rangka motor*
No_Mesin *Nomor mesin motor*
Warna *Warna motor*
Merk_Motor *Type motor*
Tanggal_jual *Tanggal barang yang terjual*
Nama_Customer *Nama pembeli motor*
Alamat *Alamat pembeli motor*

Footer

Halaman
Keterangan :
Halaman *Halaman buku*

3.5.2.

Kamus Data Dokumen Keluaran


1. Nama Arus Data :
Alias

Kw Pembayaran
Kwitansi Pembayaran

Bentuk Data

Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 3.0 Customer


Proses 3.0 Arsip KW(merah)

Penjelasan

Dokumen yang digunakan sebagai bukti


pembayaran sepeda motor honda

Periode

: Setiap terjadi penjualan sepeda motor

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Identitas_Counter
Keterangan :
Identitas_Counter = *Nama_counter + Alamat +
Telepon*

Isi

1 {Sudah_diterima_dari + Banyaknya_Uang +
Untuk_Pembayaran } n
Keterangan :
Sudah_diterima_dari *Nama customer*
Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*
Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*

Footer

Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pembayaran*
Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

2. Nama Arus Data :

LP

Alias

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Proses 5.0 Manager

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Laporan Penjualan

Identitas_Counter + Tanggal
Keterangan :
Identitas_Counter *Nama counter +
alamat + No_Telp*
Tanggal *Tanggal pembuatan laporan*

Isi

1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat


}n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
No_Mesin *No mesin motor*
No_Rangka *No rangka motor*
Telp *Telp customer*
Alamat *Alamat customer*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :

Dibuat_Oleh

*Nama

dan

tanda

tangan

bagian penjualan*
Mengetahui

*Nama

dan

tanda

tangan

manager*
3. Nama Arus Data :

SJ

Alias

Surat Jalan

Bentuk Data

Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Gudang Proses 4.0


Proses 4.0 Customer
Proses 4.0 Arsip SJ(putih)

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan


sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim

Periode

: Setiap terjadi pengiriman barang

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_Counter + Tanggal + Kepada


Keterangan :
Identitas_Counter

*Nama

Alamat_Counter

+ No_Telepon*
Tanggal *Tanggal pengiriman barang*
Kepada *Nama dan alamat customer*
Isi

1 {Banyaknya + Type + Tahun + Warna +


No_Rangka + No_mesin } 4

Keterangan :
Banyaknya *Jumlah barang di ambil*
Type *Merk motor*
Tahun *Tahun pembuatan barang*
Warna *Warna barang yang di pesan*
No_Rangka *No rangka motor*
No_Mesin *No mesin motor*
Footer

= Hormat_Kami + Tanda_Terima
Keterangan :
Hormat_Kami

*Nama

dan

tanda

tangan

tanda

tangan

bagian gudang*
Tanda_Terima

*Nama

dan

customer*
4. Nama Arus Data

SP

Alias

Surat Pesanan

Bentuk Data

Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 1.0 Customer


Proses 1.0 Gudang
Proses 1.0 Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

Bukti pemesanan barang

Periode

Setiap terjadi permintaan barang

Volume

Rangkap 3

Struktur Data

Header + Isi + Footer

Header

Tanggal
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pemesanan*

Isi

1 {Nama + Alamat + No_Telp + Merk +


Uang_Muka + Angsuran + TOP } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
Merk *Type motor yang dipesan customer*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*

Footer

= Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

5. Nama Arus Data : FPPI


Alias

Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Bentuk Data

Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 2.0 FIF

Penjelasan

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: 1 Lembar

Untuk proses pengajuan kredit

Struktur Data
Header

: Header + Isi + Footer


= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

1 {Nama + alamat + no_telp + no_ktp +


data_perusahaan + penghasilan + pengeluaran +
data_keluarga + harga_barang + merk_motor +
uang_muka + angsuran + top } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
No_ktp *no kartu penduduk*
Data_perusahaan *nama perusahaan dan alamat*
Penghasilan *penghasilan_customer*
Pengeluaran *pengeluaran customer*
Data_keluarga *nama alamat dan telp keluarga*
Harga_barang *harga motor*
Merk_motor *type motor*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*

Footer

= Tanda_Tangan_pemohon +
tanda_tangan_counter_sales
Keterangan :
Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer*
Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian
penjualan*

3.6.

Spesifikasi Sistem Berjalan


Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor
honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem
berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

3.6.1.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan


Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu
proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Masukan
a. Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsinya

: Syarat Pemesanan Barang

Sumber

: Customer

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran A.1.

b. Kartu Keluarga
Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsinya

: Syarat Pemesanan Barang

Sumber

: Customer

Tujuan

: Bagian Penjualan

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran A.2.

c. Purchase Order
Nama dokumen : Purchase Order
Fungsinya

: Tanda approve data customer

Sumber

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran A.3.

d. Data Stok
Nama dokumen : Data stok

3.6.2.

Fungsinya

: Untuk mengetahui stok barang

Sumber

: Buku stok barang

Jumlah

: Satu buku

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan

Bentuk

: Lihat Lampiran A.4.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran


Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan


dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
a. Kwitansi Pembayaran
Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber

: Bagian Penjualan

Tujuan

: Customer, arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk

: Lihat lampiran B.1.

b. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi

: Untuk mengetahui penjualan motor di counter

Sumber

: Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counter perbulan

Bentuk

: Lihat lampiran B.2.

c. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi

: Untuk pengiriman motor

Sumber

: Bagian Gudang

Tujuan

: customer

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi permintaan barang

Bentuk

: Lihat lampiran B.3.

d. Surat Pesanan
Nama dokumen : Surat Pesanan

Fungsi

: Untuk bukti pemesanan

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: Customer, gudang dan arsip

Jumlah

: Tiga lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat lampiran B.4.

e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu


Nama dokumen : FPPI

3.7.

Fungsi

: Untuk bukti pengajuan kredit

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat lampiran B.5.

Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada PD Budi Motor maka penulis dapat

mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem


penjualan yang sedang berjalan, antara lain:
1.

Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi penjualan motor masih


ditulis tangan oleh kasir.

2.

Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan


arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan
karena kurangnya ketelitian.

3.

Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan


bagian penjualan dalam melakukan pencarian data-data jika mengalami
masalah dalam pengecekan dan kertas pesanan masih belum berbentuk form.

4.

Pencatatan dalam buku stok masih tulis tangan.

3.8.

Alternatif Pemecahan Masalah


Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan

bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada PD
Budi Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi
dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem
penjualan kredit pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :
1.

Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan


akurat.

2.

Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,
karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.

Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan
dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian
penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data
customer

terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang. Dan dalam surat pesanan juga
dicantumkan nomor pesanan.
4.

Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar
tidak terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.
Dalam pemecahan masalah diatas di PD Budi Motor, penulis berharap

kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam


pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customer ke bagian penjualan.

BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum
Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui

masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan
lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan
mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang
berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi
program, spesifikasi program komputer.
Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan
pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam
menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.
Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan
permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan
digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi
lebih meningkat.

4.2.

Prosedur Sistem Usulan


Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh

dengan yang berjalan. Perbedaanya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya
penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan

pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan
terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut :
1.

Prosedur Pemesanan Barang


Customerdatang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,KTP
dan memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek
barang berdasarkan file stok, jika barang yang di pesan ada maka bagian
penjualan menginput file customer dan menginput file pesanan dua rangkap.
Warna kuning untuk customer, putih untuk gudang dan KK,KTP di arsip.

2.

Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit


Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu
berdasarkan file pesanan lalu mengajukan proses kredit ke Federal
International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approvedengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan ke bagian
penjualan.

3.

Prosedur Pembayaran Uang Muka


Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi
berdasarkan file pembayaran. Kwitansi warna putih untuk customer dan
merah untuk diarsip. Bagian penjualan juga menginput file PO dan di arsip.

4.

Prosedur pengiriman Barang


Berdasarkan data pesanan yang di terima bagian gudang, maka bagian
gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang yang di pesan. Lalu
surat jalan dan barang pesanan di cek oleh bagian penjualan berdasarkan

data pembayaran. Setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di
berikan ke customer, setelah di tandatangani oleh customer, surat jalan
warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsip dan
menginput surat jalan.
5.

Prosedur Pembuatan Jurnal


Pada proses ini bagian penjualan memposting data pembayaran ke dalam file
perkiraan yang dilanjutkan dengan membuat jurnal berdasarkan data yang
ada di file perkiraan.

6.

Prosedur Pembuatan Laporan


Bagian penjualan membuat laporan penjualan perbulan dan laporan
keuanganberdasarkan data pembayaran, data surat jalan dan data jurnal.
Setelah lengkap maka bagian penjualan menyerahkan laporan penjualan
perbulan dan laporan keuangan kepada manager.

4.3.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan


KK,KTP

Customer

Data pesanan
(kuning), KW
(putih),SJ

SJ
Data
pesanan(putih)

Gudang

Perancangan Sistem
Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda
Secara Kredit Pada
PD Budi Motor

FIF

FPPI

LP, Laporan
keuangan

Manager

PO

Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan

Data user

File user

KK,KTP

Customer

Data pesanan(kuning)

1.0
Pemesanan
Barang

Data stok

File stok

KK

Arsip KK

FPPI

FIF

PO
KW (putih)

File PO

Arsip PO

SJ

Data
customer

Data pesanan(putih)

Data
pesanan

Arsip KTP

2.0
Pengajuan
Perjanjian
Kredit

Data sp

3.0
Pembayaran
Uang Muka

PO

Data sp

KW
(merah)

Data PO

Gudang

File pesanan

KTP

Arsip KW
(merah)

Data
pembayaran

4.0
Pengiriman
Barang

Acc SJ (putih
SJ

File customer

File
pembayaran

Data
pembayaran

Arsip Acc
SJ (putih)

SJ (putih)
Data SJ

File SJ

File perkiraan

Data
perkiraan

5.0
Pembuatan
Jurnal

Data SJ

Manager

Data
pembayaran
Data
jurnal

File jurnal
Data jurnal

LP , Laporan
Keuangan

6.0
Pembuatan
Laporan

Data pembayaran

GambarIV.2.Diagram Nol Sistem Usulan

KK

Customer

1.1
Penyerahan KK

KTP

1.2
Penyerahan
KTP

Data
pesanan
(putih)

1.3
Pembuatan
Data Pesanan

Arsip KK,KTP

KTP

Data
pesanan

Data pesanan
(kuning)

Gudang

KK

File pesanan

Data stok

File Stok

GambarIV.3.Diagram Detail Sistem Usulan

4.4.

Kamus Data Sistem Usulan


Dibawah ini penulis akan menguraikan tentang kamus data yang mengalir

didalam DAD yang meliputi Notasi Tipe dan Struktur Data.


4.4.1.

Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan


1. Nama Arus Data : KTP
Alias

: Kartu Tanda Penduduk

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Customer Proses 1.0

Proses 1.0 Arsip KTP


Penjelasan

: Identitas Customer

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Nama_Provinsi + Nama_Kota
Keterangan :
Nama_Provinsi *Nama provinsi*
Nama_Kota *Wilayah*

Isi

= 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+
Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan
+ Berlaku_Hingga }n
Keterangan :
Nik *16 digit bertipe string*
Nama *Nama customer*
Tempat_Tanggal_Lahir

*Tempat
Tahun*

Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*


Alamat *Alamat tinggal*
Agama *Kepercayaan*
Status_Perkawinan *Status perkawinan*
Pekerjaan *Pekerjaan*

Tanggal

Kewarganegaraan *Bangsa*
Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*
Footer

Tanda_Tangan_Pemegang
Keterangan :
Tanda_Tangan_Pemegang*Tanda tangan pemilik*

2. Nama Arus Data : KK


Alias

: Kartu Keluarga

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Customer Proses 1.0


Proses 1.0 Arsip KK

Penjelasan

: Identitas Custome

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat
Keterangan :
No *No identisas kartu keluarga*
Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang
bertanggung jawab*
Alamat *Alamat tempat tinggal*

Isi

= 1 {Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +


Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +
Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +

Status_Hubungan_dalam_Keluarga +
Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10
Keterangan :
Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga*
NIK *16 digit bertipe string*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*
Agama *Kepercayaan*
Pendidikan *Status pendidikan*
Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*
Status_Pernikahan *Status perkawinan*
Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status
kekeluargaan*
Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau
tidak*
Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*
Footer

Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*
Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

camat,kepala

keluarga dan RT setempat*


3. Nama Arus Data : Data Stok
Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: File stok Proses 1.0

Penjelasan

: Dokumen yang di gunakan untuk melihat barang

Periode

: Setiap terjadi permintaan barang

Volume

: 1 lembar

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Heade

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1 { Kode_Stok + No_Rangka + No_Mesin +


Merk_Motor + Warna + Stok + Harga_Motor} 25
Keterangan :
Kode_Stok *Kode setiap unit*
No_Rangka *Nomor rangka motor*
No_Mesin *Nomor mesin motor*
Merk_Motor *Type motor*
Warna *Warna stok motor*
Harga_Motor *Harga unit motor*

Footer

= Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda Tangan *Tanda tangan bagian gudang*

4. Nama Arus Data : PO


Alias

: Purchase Order

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: FIF Proses 3.0


Proses 3.0 arsip PO
Proses 3.0 File PO

Penjelasan

: Bukti approve data customer

Periode

: Setiap terjadi permintaan barang

Volume

: 1 lembar

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1 {No_po + Tanggal + Nama + Alamat +


Merk_Motor + Harga + Uang_Muka + Angsuran +
TOP } n
Keterangan :
No_po *Nomor PO*
Tanggal *Tanggal PO dibuat*
Nama *Nama Permohonan Kredit*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Merk *Type motor*
Harga *Harga On The Road*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*

TOP *Jangka waktu masa kredit*


Footer

= Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian FIF*

4.4.2.

Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan


1. Nama Arus Data : Data Pesanan
Alias

: Data Pesanan

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: Proses 1.0 File pesanan


Proses 1.0 Gudang
Proses 1.0 -Customer

Penjelasan

: Buktipemesanan barang

Periode

: Setiap terjadi permintaan barang

Volume

: Rangkap 3

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1 {No_pesanan + Tgl +Nama + Alamat + No_Tlp +


Merk_Motor + Warna + Uang_Muka + Angsuran +
TOP } n
Keterangan :

No_pesanan *Nomor data pesanan*


Tanggal *Tanggal terjadi pemesanan*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Tlp *No tlp customer*
Merk_Motor *Type motor yang dipesan customer*
Warna *Warna motor yang dipesan*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer

= Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

2. Nama Arus Data : FPPI


Alias

: Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 2.0 FIF

Penjelasan

: Untuk proses pengajuan kredit

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: 1 Lembar

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :

Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*


Isi

= 1 {No_KTP + Nama + alamat + Jenis_Kelamin +


Status + Pekerjaan + Gaji_Customer +
Jumlah_Pengeluaran + No_KK + No } n
Keterangan :
No_KTP *Nomor kartu tanda penduduk*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Jenis_kelamin *Jenis kelamin customer*
Status *Status perkawinan*
Pekerjaan *Data pekerjaan* Gaji_customer
*penghasilan_customer*
Jumlah_Pengeluaran *pengeluaran
customer* No_ktp *no kartu penduduk*
No_Tlp *No telp customer*

Footer

= Tanda_Tangan_pemohon +
tanda_tangan_counter_sales
Keterangan :
Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan
customer*
Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian
penjualan*

3. Nama Arus Data : SJ


Alias

: Surat Jalan

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Gudang Proses 4.0


Proses 4.0 Customer
Proses 4.0 Arsip SJ(putih)
Proseds 4.0 File SJ

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan


sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim

Periode

:Setiap terjadi pengiriman barang

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

1 {No_SJ + Tgl + Nama + Alamat + Merk_Motor +


No_Rangka + No_Mesin + Warna } n
Keterangan :
No_SJ *Nomor surat jalan*
Tgl *Tanggal surat jalan dibuat*
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat customer*
Merk_Motor *Type motor*

No_Rangka *No rangka motor*


No_Mesin *No mesin motor*
Warna *Warna unit yang dipesan*
Footer

= Hormat_Kami + Tanda_Terima
Keterangan :
Hormat_Kami*Nama

dan

tanda

tangan

tanda

tangan

bagian gudang*
Tanda_Terima*Nama

dan

customer*
4. Nama Arus Data : Kw Pembayaran
Alias

: Kwitansi Pembayaran

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 3.0 Customer


Proses 3.0 Arsip KW(merah)

Penjelasan

: Dokumen yang digunakan sebagai bukti


pembayaran sepeda motor honda

Periode

: Setiap terjadi penjualan sepeda motor

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1{No_KW + Tanggal + Sudah_diterima_dari +


Untuk_Pembayaran + Banyaknya_Uang } n
Keterangan :
No_KW *Nomor kwitansi* Tanggal *Tanggal
kwitansi dibuat* Sudah_diterima_dari *Nama
customer* Banyaknya_Uang *Jumlah uang
yang dibayar* Untuk_Pembayaran
*Pembayaran 1 unit motor*

Footer

= Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

5. Nama Arus Data : LP


Alias

: Laporan Penjualan

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Proses 6.0 Manager

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat +


Harga_Motor} n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
No_Mesin *No mesin motor*
No_Rangka *No rangka motor*
Telp *Telp customer*
Alamat *Alamat customer*
Harga_Motor *Harga 1 unit motor*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
Dibuat_Oleh*Nama

dan

tanda

bagian penjualan*
6. Nama Arus Data : LK
Alias

: Laporan Keuangan

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Proses 6.0 Manager

Penjelasan

: Untuk mengetahuidana pemasukan penjualan

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

= Identitas_perusahaan
Keterangan :

tangan

Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*


Isi

= 1 {No + Nama + No_tlp + Uang_muka +


Harga_motor + Pencairan_FIF } n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
Nama *Nama customer*
No_Tlp *No tlp customer*
Uang_Muka *Uang muka customer*
Pencairan_FIF *Dana pencairan dari leasing*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan
bagian penjualan*

4.5.

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan


Dalam spesifikasi sistem usulan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

pemrosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor
honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem
usulan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:
4.5.1.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan


Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu

proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
a.

Spesifikasi Dokumen Masukan


a. Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsinya

: Syarat Pemesanan Barang

Sumber

: Customer

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran C.1.

e. Kartu Keluarga
Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsinya

: Syarat Pemesanan Barang

Sumber

: Customer

Tujuan

: Bagian Penjualan

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran C.2.

f. Data Stok
Nama dokumen : Data stok

Fungsinya

: Untuk mengetahui stok barang

Sumber

: Buku stok barang

Jumlah

: Satu buku

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan

Bentuk

: Lihat Lampiran C.3.

g. Purchase Order
Nama dokumen : Purchase Order

4.5.2.

Fungsinya

: Tanda approve data customer

Sumber

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat Lampiran C.4.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran


Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan


dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut
adalah sebagai berikut:

1.

Spesifikasi Dokumen Keluaran


a. Data Pesanan
Nama dokumen : Data Pesanan
Fungsi

: Untuk bukti pemesanan

Sumber

: KK dan KTP

Tujuan

: Bagian penjualan, gudang dan customer

Jumlah

: Tiga lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat lampiran D.1.

b. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu


Nama dokumen : FPPI
Fungsi

: Untuk bukti pengajuan kredit

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk

: Lihat lampiran D.2.

c. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi

: Surat untuk pengiriman motor

Sumber

: Bagian Gudang

Tujuan

: customerdan arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi permintaan barang

Bentuk

: Lihat lampiran D.3.

d. Kwitansi Pembayaran
Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber

: Bagian Penjualan

Tujuan

: Coustomer, arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk

: Lihat lampiran D.4.

e. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi

: Untuk mengetahui penjualan motordi counter

Sumber

: Arsip kwitansi dan suratjalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counterperbulan

Bentuk

: Lihat lampiran D.5.

f. Laporan Keuangan
Nama dokumen : Laporan Keuangan
Fungsi

: Untuk mengetahui dana pemasukan penjualan

Sumber

: Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counterperbulan

Bentuk

: Lihat lampiran D.6

4.5.3.

Normalisasi File

1.

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)


Kode_customer
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis_kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_tlp
No_pesanan
Nama_customer
Alamat
No_telp
Merk_motor
Warna
Uang_muka
Angsuran
Top
No_po
Tgl_po
Nama_customer
Alamat
Harga_motor
Uang_muka
Angsuran
Top
Kode_stok
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor
No_kwitansi
Tgl_kwitansi
Nama_customer
No-po
No_sj
Tgl_sj
No_po
No_kwitansi

Gambar IV.4
Normalisasi Bentuk Tidak Normal
2. Normalisasi Normal Kesatu (First Normalized Form/1NF)

Ket : * Candidate Key

Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis_kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_pesanan*
No-telp
Merk_motor
Warna
Uang_muka
Angsuran
Top
Harga_motor
No_po*
Tgl_po
Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Stok
No_kwitansi*
Tgl_kwitansi
No_sj*
Tgl_sj

Gambar IV.5
Normalisasi Bentuk Normal Kesatu

3. Bentuk Normal Kedua (Second Normalized Form/2NF)


File customer

File pesanan

Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis-kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah pengeluaran
No_kk
No_tlp

No_pesanan*
Uang_muka
Angsuran
top
Kode_customer*
Kode_stok*
Kode_user**

File PO
No_po*
Tgl_po
No_pesanan**
Kode_user**
File stok

File user
Kode_user*
Nama_user
password
File pembayaran

File jurnal
No_jurnal*
Tgl_jurnal
Debet
Kredit

No_kwitansi*
Tgl-kwitansi
No_po*

No_kwitansi**
No_perkiraan**

File sj
No_sj
Tgl_sj

File perkiraan
No_perkiraan**
Nama_perkiraan

No_kwitansi**
No_po**

Keterangan :
*
: Primary Key
**
: Foreign Key
: One to One
: One to Many

Gambar IV.6
Normalisasi Bentuk Normal Kedua

Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor

4. Bentuk Normal Ketiga (Three Normalized Form/3NF)


File customer
Kode_customer*
No_ktp
Nama_customer
Alamat
Jenis-kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji_customer
Jumlah_pengeluaran
No_kk
No_tlp

File pesanan
No_pesanan*
Uang_muka
Angsuran
top
Kode_customer*
Kode_stok*
Kode_user**

File PO
No_po*
Tgl_po
No_pesanan**
Kode_user**
File stok

File user
Kode_user*
Nama_user
password
Detail Jurnal
Debet
Kredit
No_Jurnal**
No_perkiraan**

File jurnal
No_jurnal*
Tgl_jurnal

File
pembayaran
No_kwitansi*
Tgl-kwitansi
No_po*

No_kwitansi**
No_perkiraan**

File perkiraan
No_perkiraan**
Nama_perkiraan

File sj
No_sj
Tgl_sj
No_kwitansi**
No_po**

Keterangan :
*
: Primary Key
**
: Foreign Key
: One to One
: One to Many

Gambar IV.7
Normalisasi Bentuk Normal Ketiga

Kode_stok*
No_rangka
No_mesin
Merk_motor
Warna
Stok
Harga_motor

4.5.4.

Spesifikasi File
File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File

memilikifungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sisitem
dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah :
1.

Spesifikasi File Customer


Nama Tabel : File Customer
Akronim

: Customer

Fungsi

: Untuk memasukan data customer

Tipe

: File Master

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : kode_customer


Media

: Komputer

Record Size : 135byte


Software

: MySQL
Tabel IV.1 Spesifikasi File Customer

No

Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

Kode customer

Kode_customer

Text

Primary key

No KTP

No_ktp

Text

15

Nama customer

Nama_customer

Text

15

Alamat

Alamat

Text

20

Jenis kelamin

Jenis_kelamin

Text

10

Status

Status

Text

10

Pekerjaan

Pekerjaan

Text

10

Gaji customer

Gaji_customer

Text

10

Jumlah
pengeluaran
10 No KK

Jumlah_Pengeluaran Text

10

No_kk

Text

15

11 No tlp

No_tlp

Text

12

2.

Spesifikasi File User


Nama Tabel : File user
Akronim

: User

Fungsi

: Untuk memasukan data user

Tipe

: File Master

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : kode_user


Media

: Hard Disk

Record Size : 28byte


Software

: MySQL
Tabel IV.2 Spesifikasi File User

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

Kode user

Kode_user

Text

Primary key

Nama user

Nama_user

Text

15

Password

Password

Text

3.

Spesifikasi File Pesanan


Nama Tabel : FilePesanan
Akronim

: Pesanan

Fungsi

: Untuk pemesanan barang

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : no_pesanan


Media

: Hard Disk

Record Size : 48byte


Software

: MySQL
Tabel IV.3 Spesifikasi File Pesanan

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

No pesanan

No_pesanan

Text

10

Primary key

Uang muka

Uang_muka

Numeric

10

Angsuran

Angsuran

Numeric

Top

Top

Numeric

Kode customer

Kode_customer Text

Foreign key

Kode stok

Kode_stok

Text

Foreign key

Kode user

Kode_user

Text

Foreign key

4.

Spesifikasi File Stok


Nama Tabel : File Stok
Akronim

: Stok

Fungsi

: Untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : kode_stok


Media

: Hard Disk

Record Size : 84byte


Software

: MySQL
Tabel IV.4 Spesifikasi File Stok

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

Kode stok

Kode_stok

Text

Primary key

No rangka

No_rangka

Text

15

No mesin

No_mesin

Text

15

Merk motor

Merk_motor

Text

10

Warna

Warna

Text

10

Stok

Stok

Text

20

Harga motor

Harga_motor

Numeric

10

5.

Spesifikasi File PO
Nama Tabel : FilePO
Akronim

: PO

Fungsi

: Data approve customer

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : no_po


Media

: Hard Disk

Record Size : 32byte


Software

: MySQL
Tabel IV.5 Spesifikasi File PO

6.

No Elemen Data Nama Field

Type

Width

Ket

No PO

No_po

Text

Primary key

Tgl PO

Tgl_po

Date

No pesanan

No_pesanan

Text

10

Foreign key

Kode user

Kode_user

Text

Foreign key

Spesifikasi File Jurnal


Nama Tabel : File Jurnal
Akronim

: Jurnal

Fungsi

: Data memasukan data jurnal

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : no_jurnal


Media

: Hard Disk

Record Size : 47byte


Software

: MySQL
Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal

7.

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

No jurnal

No_jurnal

Text

Primary key

Tgl jurnal

Tgl_jurnal

Date

Debet

Debet

Text

10

Kredit

Kredit

Text

10

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Foreign key

No perkiraan

No_perkiraan

Text

Foreign key

Spesifikasi File Pembayaran


Nama Tabel : File Pembayaran
Akronim

: Pembayaran

Fungsi

: Data untuk menginput pembayaran

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : no_kwitansi


Media

: Hard Disk

Record Size : 25byte


Software

: MySQL
Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran

8.

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Primary key

Tgl kwitansi

Tgl_kwitansi

Date

No PO

No_po

Text

Spesifikasi File Perkiraan


Nama Tabel : File Perkiraan
Akronim

: Perkiraan

Fungsi

: Untuk memasukan data perkiraan

Tipe

: File Master

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : no_perkiraan


Media

: Hard Disk

Record Size

: 19byte

Software

: MySQL

Foreign key

Tabel IV.8 Spesifikasi File Perkiraan


No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

No perkiraan

No_perkiraan

Text

Primary key

Nama perkiraan

Nama_perkiraan Text

9.

15

Spesifikasi File SJ
Nama Tabel

: File SJ

Akronim

: SJ

Fungsi

: Untuk menginput surat jalan

Tipe

: File Transaksi

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key

: no_sj

Media

: Hard Disk

Record Size

: 35byte

Software

: MySQL
Tabel IV.9 Spesifikasi File SJ

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

No SJ

No_sj

Text

10

Primary key

Tgl SJ

Tgl_sj

Date

No PO

No_po

Text

Foreign key

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Foreign key

4.5.5.

Struktur Kode
Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data,

memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan.


Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik. Dalam
perancangan, penulis melakukan pengkodean sebagai berikut:
1.

Kode Customer
Panjang

: 8 digit

Tipe

: Text

Format

9
Nomor Customer
Bulan masukCustomer
Tahun Masuk Customer
Inisial untuk Customer

Contoh :
C

Keterangan :
C = Kode customer
13 = Kode tahun pada 2013
03= Kode bulan pada bulan ke-3
001 = Nomor urut customer adalah 1

2.

Kode User
Panjang

: 7 digit

Tipe

: Text

Format

9
No Urut User
Bulan Pembuatan User
Tahun Pembuatan User
InisialUntuk User

Contoh :
U

Keterangan :
U= Kode untuk user
13 = Tahun pemegang user
03 = Bulan pemegang user
01 = No urut user
3.

Nomor Pesanan

Nomor Urut Pesanan


Tanggal Pesanan
Bulan Pesanan
Tahun Pesanan
Kode Pesanan

Contoh :
N

Keterangan :
NP = Kode Pesanan
13= Tahun Pesanan
03 = Bulan Pesanan
15 = Tanggal Pesanan
01 = Nomor Urut Pesanan
4.

Kode Stok

Nomor Urut Motor


Type Motor

Contoh : Kode Stok M-001


M

Keterangan :
M = Type Motor
001 = Nomor Urut Motor
5.

Kode PO
Panjang

: 7 digit

Tipe

: Text

Format

9
Nomor Urut PO
Bulan Masuk PO
Tahun Masuk PO
Kode Untuk PO

Contoh :
P

Keterangan :
P = Kode untuk PO
13 = Tahun masuk PO
03 = Bulan Masuk PO
01 =Nomor urut PO
6.

Kode Jurnal
Panjang

: 5 digit

Tipe

: Text

Format

No Urut Jurnal
Inisial Jurnal Umun

Contoh :
J

Keterangan
JU = Inisial jurnal umu
001 = Nomorurut jurnal
7.

Kode Kwitansi
Panjang

: 10 digit

Tipe

: Text

Format

No Urut
Tanggal Pembayaran
Bulan Pembayaran
Tahun Pembayaran
Kode Pembayaran

Contoh :Nomor Kwitansi KW130302-01


K

Keterangan :
KW = Kode Pembayaran
13

= Tahun Pembayaran

03

= Bulan Pembayaran

02

= Tanggal Pembayaran

01= Nomor Urut


8.

Kode Perkiraan
Panjang

: 4 digit

Tipe

: Text

Format

Nomor Urut Perkiraan


Sub Golongan
Golongan Perkiraan
Contoh :
1

Keterangan
1

= Golongan aktiva/harta

= Sub golongan aktiva lancar

01 = Nomor urut untuk perkiraan kas


9.

Kode Surat Jalan


Panjang

: 10 digit

Tipe

: Text

Format

X X

No Urut Surat Jalan


Tanggal Surat Jalan
Bulan Surat Jalan
Tahun Surat Jalan
Kode Surat Jalan

Contoh : Kode Surat Jalan SJ130315-02


S

Keterangan :
S J= Kode Untuk Surat Jalan
13= Tahun Surat Jalan
03 = Bulan Surat Jalan
15 = Tanggal Surat Jalan
02 = Nomor Urut Surat Jalan

4.5.6.

Spesifikasi Program
Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis

sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO (Hirarcy
plus Input Proces Ouput) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :

0.0
Login
0.0
Menu Utama

1.0

2.0

File Master
0.0

File Transaksi
0.0

1.1

2.1
Data Pesanan
2.0

Data User
1.1
1.2
File Customer
1.1

3.0
File Laporan
0.0

File Utility

4.0

3.1
Laporan
Penjualan
3.0

backup

0.0

5.0
Exit
0.0

4.1
4.0

2.2
Data
Pembayaran
2.0

1.3
File Perkiraan
1.1

2.3
Data PO
2.0
2.4
Data SJ
2.0
2.5
Data Stok
2.0
2.6
Data Jurnal
2.0

Gambar IV.9 Diagram HIPO


Diagram HIPO diatas menggambarkan hirarki dari keseluruhan program,
untuk penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masingmasing program, akan
diuraikan di bawah ini :
1.

Spesifikasi Program Login


Nama Program

: Login

Akronim

: login.frm

Fungsi Program

: Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu


utama

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.1.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Login, Pilihan ini dilakukan jika kode user dan password sudah diisi
dengan benar, jika salah maka akan muncul pesan untuk kesalahan.
b. Batal, Untuk membatalkan proses.
2.

Spesifikasi Program Menu Utama


Nama Program

: Menu Utama

Akronim

: menu.frm

Fungsi Program

: Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu


utama

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.2.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Master, klik pilihan Master maka akan tampil submenu Data user, data
customerdan data perkiraan.
b. Transaksi, klik pilihan Transaksi maka akan tampil submenu transaksi
pesanan, transaksi pembayaran, transaksi PO, transaksi SJ, transaksi stok
dan transaksi jurnal, jika transaksi pesanan dipilih maka proses input
pesanan, jika transaksi jurnal dipilih maka proses input data jurnal
dilakukan.

c. Laporan, klik pilihan Laporan maka akan tampil submenu laporan


penjualan yang didalamnya berisi laporan data barang, data customer,
data jurnal,penjualan bulanan.
d. Utility, klik pilihan Utility maka akan tampil submenu backup, hal ini
dilakukan untuk pengamanan data agar program jika terjadi kerusakan
akan ada backup di penyimpanan lain.
e. Exit, klik pilihan Exit dari program menu utama apabila ingin keluar
dari aplikasi penjualan sepeda motor hondasecara kredit pada PD Budi
Motor.
3.

Spesifikasi Program Menu Master


Nama Program

: Menu Master

Akronim

: master.frm

Fungsi Program

: Untuk menampilkan sub menu master

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.3.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Data user
b. Data customer
c. Data perkiraan
4.

Spesifikasi Program Data User


Nama Program

: Data User

Akronim

: user.frm

Fungsi Program

: Untuk masuk ke user tesebut

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.4.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data user.


b. Login, klik pilihan Login untuk masuk ke user tersebut.
c. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data user.
5.

Spesifikasi Program Data Customer


Nama Program

: Data Customer

Akronim

: customer.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data customer dan menampilkan


data customer yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian data customer.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.5.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data customer baru.


b. Edit, klik pilhan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data customer.
c. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data baru ataupun data hasil
pengubahan.
d. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data customer yang
diinginkan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data customer.
f. Search, klik pilihan Search untuk melakukan pencarian data customer
yang diinginkan dan diproses sesuai keinginan.

6.

Spesifikasi Program Data Perkiraan


Nama Program

: Data Perkiraan

Akronim

: perkiraan.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data perkiraan dan menampilkan


data perkiraan yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian data perkiraan.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.6.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data perkiraanbaru.


b. Edit, klik pilhan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data perkiraan.
c. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data baru ataupun data hasil
pengubahan.
d. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data perkiraan yang
diinginkan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data perkiraan.
7.

Spesifikasi Program Menu Transaksi


Nama Program

: Menu Transaksi

Akronim

: transaksi.frm

Fungsi Program

: Untuk menampilkan sub menu transaksi

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.7.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Data Pesanan

b. Data PO
c. Data Pembayaran
d. Data Surat Jalan
e. Data Stok
f. Data Jurnal
8.

Spesifikasi Program Data Pesanan


Nama Program

: Data Pesanan

Akronim

: pesanan.frm

Fungsi Program

: Untuk melakukan transaksi pesanan

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.8.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data transaksipesanan baru.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan transaksi pesanan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus transaksi penjualan yang
diinginkan.
d. Print, klik pilihan Print untuk mencetak data pesanan.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data pesanan.
9.

Spesifikasi Program Data PO


Nama Program

: Data PO

Akronim

: po.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data po

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.9.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data po.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data po.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data po yang diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data po.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data po
10.

Spesifikasi Program Data Pembayaran


Nama Program

: Data Pembayaran

Akronim

: pembayaran.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data pembayaran

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.10.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data pembayaran.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data pembayaran baru
ataupun data hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data pembayaran yang
diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data pembayaran.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data pembayaran.
11.

Spesifikasi Program Data SJ


Nama Program

: Data SJ

Akronim

: sj.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data sj dan menampilkan


data sj yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian dan mengubah data.

Bentuk Tampilan

: E.11.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data sj baru.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data sj baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data sj yang diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data sj.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data sj.
12.

Spesifikasi Program Data Stok


Nama Program

: Data Stok

Akronim

: stok.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data stok dan stok keluar.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.12.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data stok baru.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data stok baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data stok yang diinginkan.

d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki


data stok.
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data stok.
13.

Spesifikasi Program Data Jurnal


Nama Program

: Data Jurnal

Akronim

: jurnal.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal dan menampilkan


data jurnal yang sudah tersedia dan
mempermudah pencarian dan mengubah data.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.13.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu:

a. Add, klik pilihan Add untuk menginput data jurnalbaru.


b. Save, klik pilihan Save untuk menyimpan data jurnal baru ataupun data
hasil pengubahan.
c. Delete, klik pilihan Delete untuk menghapus data jurnal yang
diinginkan.
d. Edit, klik pilihan Edit untuk melakukan perubahan dan memperbaiki
data jurnal .
e. Exit, klik pilihan Exit untuk keluar dari program data jurnal.
14.

Spesifikasi Program Data Laporan


Nama Program

: Laporan Penjualan

Akronim

: laporan.frm

Fungsi Program

: Untuk melihat data laporan transaksi penjualan sesuai


tanggal yang diinginkan.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.14.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Preview, klik pilihan Preview untuk menampilkan data transaksi


penjualan sesuai tanggal yang diinginkan, tetapi sebelum memilih tombol
preview terlebih dahulu tenetukan tanggal laporan transaksi yang ingin
dicetak.
b. Clouse, klik pilihan Clouse untuk keluar dari program laporan Budi
Motor.
15.

Spesifikasi Program Utility


Nama Program

: Data backup

Akronim

: datauser.frm

Fungsi Program

: Untuk cadangan file data sehingga apabila terjadi


kerusakan terhadap file asli dapat mengembalikan
file tersebut.

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.15.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Klik backup lalu secara otomatis data akan tersimpan ke dalam file lain.

4.6.

Spesifikasi Sistem Komputer


Merupakan penjabaran dari pemakai perangkat keras (Hardware) dan

perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan
penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1.

Umum
Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan

banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan
dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan
dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan
masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem,
maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada
proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem
usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan
perangkat lunak.

4.6.2.

Perangkat Keras
Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur unsur yang terdiri dari

perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia
(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk
drive, mouse, dan printer.
Processor

: Pentium IV

RAM

: 512 MegaByte

Monitor

: LCD

CD RW

: 700 MB

Hard Disk

: 80 Giga Byte

Keyboard

: 108 keys

Mouse

: PS2

Printer

: Laserjet

4.6.3.

Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur unsur yang terdiri

dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu
proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan
application soft ware.
Sistem Operasi

: Microsoft Windows XP

Package Program

: Visual Basic 6.0

Database

: MySQL

4.7.

Jadwal Implementasi
Setelah sistem dianalisa dan di desain secara rinci, maka tahap selanjutnya

yang akan dilakukan adalah tahap implementasi yang berupa tahap peletakan sistem
baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji
coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi
kesalahan dapat segera di perbaiki kembali

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah


sebagai berikut :
1.

Penyiapann data awal


Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data
awal yang berhubungan dengan judul yang di angkat oleh penulis yang
dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.

2.

Pembuatan dan tes program


Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah
program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan
untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang
dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu
kedua bulan kedua.

3.

Pembuatan buku petunjuk


Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara
pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data,
prosedur serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu
ketiga dan keempat.

4.

Pelatihan atau Training


Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang
akan mengoperasikan komputer yang dilaksanakan bulan ketiga pada
minggu pertama dan kedua.

5.

Tes Sistem
Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara
keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan
baik dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan kempat.

6.

Evaluasi dan Operasional


Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah
baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang
terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksakan pada bulan
keempat di minggu pertama sampai keempat.

Tabel IV.10 Jadwal Implementasi

BULAN
KEGIATAN

I
1

Penyiapan Data
Awal
Pembuatan dan
Test Program
Pembuatan Buku
Petunjuk
Pelatihan /
Training
Test System
Evaluasi dan
Operasional

II
3

III
3

IV
3

X X
X X X X
X X
X X
X X
X X X X

BAB V
PENUTUP

5.1.

Kesimpulan
Dengan berakhirnya penyusunaan Tugas Akhir ini penulis berharap dapat

berguna bagi PD Budi Motor khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Dari
pembahasan tersebut maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain :
1.

Dengan pemakaian sistem yang diterapkan oleh PD Budi Motor maka


keterlambatan dalam proses pencatatan dan penjualan barang sering terjadi.

2.

Untuk mengetahui tentang transaksi penjualan yang telah dilakukan sulit


untuk mengetahui dengan akurat.

3.

Apabila permintaan penjualan terjadi dalam jumlah yang banyak, maka


dalam penyajian laporan penjualan barang tidak tepat waktu.

5.2.

Saran-saran
Dalam kesempatan ini kiranya penulis ingin menyampaikan saran yang

dapat diterapkan dan berguna bagi pengembangan perusahaan, saran saran tersebut
antara lain :
1.

Sebaiknya data disimpan dalam suatu file, sehingga pada saat pencarian data
akan menjadi lebih mudah.

2.

Sebaiknya diadakan pelatihan / training bagi user yang akan menjalankan


sistem.

3.

Untuk menjaga keamanan data sebaiknya digunakan password.

4.

Untuk melindungi data dari kerusakan maka disarankan untuk memback up


data setiap selesai melakukan transaksi.

5.

Dengan sistem yang baru diharapkan kesalahan-kesalahan atau kekurangan kekurangan yang ada dapat teratasi.

DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : CV ANDI
OFFESET.
Kadir,Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
Mega,I Made. 2006. Siklus Akuntansi. Jakarta : Inti Prima.
Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Narko.2004.Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama.
Puspitawati, Lilis, dan Sri DewiAnggadini. 2011. SistemInformasiAkuntansi.
Yogyakarta: GrahaIlmu.
Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI
OFFESET.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I.

Biodata Mahasiswa
Nama Lengkap

: Dea Putri Lestari

NIM

: 11102733

Tempat dan Tanggal Lahir

: Jakarta, 23 Juli 1992

Alamat Lengkap

: Srengseng Rt.001 Rw.007 No.19


Srengseng , Kembangan
Jakarta Barat

Email
II.

: deaputrilestari@rocketmail.com

Pendidikan Formal
1. SDN Srengseng Jakarta, Lulus Tahun 1998
2. MTsN 12 Jakarta, Lulus tahun 2004
3. AL-Chasanah Jakarta, Lulus tahun 2010

III.

RiwayatPekerjaan
1. PT. Federal International Finance Juni 2010 sampai dengan sekarang.

Jakarta, Juli 2013


Saya yang bersangkutan
3x4

( Dea Putri Lestari )

SURAT KETERANGAN RISET


Nomor : 001/S-Ket/BM-05/13

Yang bertanda tangan dibawah ini :


Nama
: Sukendro Sadeli
Jabatan
: Manager
Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut dibawah ini :
Nama
NIM
Jurusan

: Dea Putri Lestari


: 11102733
: Komputerisasi Akuntansi

Adalah benar melakukan Riset pada PD Budi Motor terhitung sejak 10 Mei 2013
sampai dengan 10 Juni 2013, dan yang bersangkutan telah melakukan tugasnya
dengan baik.
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan benar, untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 Juni 2013
Manager
( Sukendro Sadeli )

Lampiran C-1

Lampiran C-2

Lampiran C-3

PD BUDI MOTOR
Stok Barang
Periode maret
Kode stok : XXXX
Tanggal : dd mm yyy
Kode
Stok
X(4)

No
Rangka
9(15)

Bagian Gudang

( ................... )

No
Mesin
9(15)

Merk
Motor
X(10)

Warna

Stok

X(10)

X(20)

Harga
Motor
9(10)

Lampiran C-4

PD BUDI MOTOR
Purchase Order
Periode dd/mm/yyy
No PO : XX99999
Tgl PO : dd mm yyy
Nama
Alamat
Merk Motor
Harga
Uang Muka
Angsuran
TOP

: XXXXXXXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXX
: 9999999999
: 999999999
: 9999999
: 99
Hormat kami,

(Bagian FIF)

Lampiran D-1

PD BUDI MOTOR
Data Pesanan
dd/mm/yyy
No Pesanan : XX99999999
Tgl Pesanan : dd mm yyy
Nama
Alamat
No Tlp
Merk Motor
Warna
Uang Muka
Angsuran
TOP

Kode User : X999999

: XXXXXXXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
: 999999
: XXXXXXXX
: XXXXXXX
: 9999999999
: 9999999
: 99
Hormat kami,

(Bagian Penjualan)

Lampiran D-2

PD BUDI MOTOR
Formulir Persetujuan Pembiayaan Individu
No KTP
Nama customer
Alamat
Jenis kelamin
Status
Pekerjaan
Gaji customer
Jumlah pengeluaran
No KK
No tlp
Pemohon
( TTD customer )

: 999999999999999
: XXXXXXXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXX
: XXXXXXXXXX
: 99999999999999
: 99999999999999
: 99999999999999
: 999999999999999
Counter Sales
( Bagian Gudang )

Lampiran D-3

PD BUDI MOTOR
Surat Jalan
No SJ : XX99999999
Tgl SJ : dd mm yyy
Merk Motor
X(10)

Pemohon
( TTD customer )

Nama : X(15)
Alamat : X(20)
No Rangka
9(15)

No Mesin
9(15)

Warna
X(10)

Hormat kami
( Bagian Penjualan )

Lampiran D-4

PD BUDI MOTOR
Kwitansi
No KW : XX99999999
Tgl KW : dd mm yyy
Sudah terima Dari : X(15)
Untuk Pembayaran : XXXXXXXXX
Banyaknya Uang

: XXX999
Hormat kami

( Bagian Penjualan )

Lampiran D-5

Laporan Penjualan PD Budi Motor


Periode Maret
No
99

No Mesin
9(15)

No Rangka
9(15)

No Tlp
9(12)

Alamat
X(20)

Hormat kami

( Bagian Penjualan )

Harga Motor
9(10)

Lampiran D-6

Laporan Keuangan PD Budi Motor


Periode Maret
No
99

Nama
Customer
X(15)

Hormat kami

( Bagian Penjualan )

No Tlp
9(12)

Uang
Muka
9(10)

Harga
Motor
9(10)

Pencairan FIF
9(15)

Lampiran E-1

Lampiran E-2

Lampiran E-3

Lampiran E-4

Lampiran E-5

Lampiran E-6

Lampiran E-7

Lampiran E-8

Lampiran E-9

Lampiran E-10

Lampiran E-11

Lampiran E-12

Lampiran E-13

Lampiran E-14

Lampiran E-15

Anda mungkin juga menyukai