Anda di halaman 1dari 5

Universidad Tecnolgica de Puebla

Divisin Mecatrnica
Administracin de Proyectos

ANEXO X3. HABILIDADES INTERPERSONALES


Los directores de proyecto llevan a cabo el trabajo con el equipo de proyecto y otros interesados. Los directores de
proyecto efectivos adquieren un equilibrio de habilidades tcnicas, interpersonales y conceptuales que los ayudan a
analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada. Este anexo describe habilidades interpersonales importantes,
tales como:
Liderazgo
Desarrollo del espritu de equipo
Motivacin
Comunicacin
Influencia
Toma de decisiones
Conocimientos polticos y culturales
Negociacin
Generar confianza
Gestin de conflictos
Entrenamiento
Aunque los directores de proyecto utilizan habilidades interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas habilidades
lo ayuda a dirigir el proyecto de manera eficaz.
X3.1 Liderazgo
El liderazgo implica dirigir los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta comn y hacer posible que trabajen
como un equipo. En general, el liderazgo es la capacidad de lograr que las cosas sean realizadas a travs de otras
personas. Los elementos clave de un liderazgo eficaz son el respeto y la confianza, ms que el miedo y la sumisin. Si bien
el liderazgo es importante durante todas las fases del proyecto, un liderazgo eficaz resulta esencial durante las fases
iniciales del proyecto, cuando se pone nfasis en comunicar la visin y en motivar e inspirar a los participantes del
proyecto para alcanzar un alto desempeo.
Durante todo el proyecto, los lderes del equipo del proyecto son responsables de establecer y mantener la visin, la
estrategia y las comunicaciones, de fomentar la confianza y el desarrollo del espritu de equipo, de influir, guiar y
monitorear; y de evaluar el desempeo del equipo y del proyecto.
X3.2 Desarrollo del Espritu de Equipo
El desarrollo del espritu de equipo es el proceso que consiste en ayudar a un grupo de personas, unidas por un mismo
objetivo, a trabajar unos con otros, con el lder, los interesados externos y la organizacin. El resultado de un buen
liderazgo y desarrollo del espritu de equipo es el trabajo en equipo.
Las actividades para el desarrollo del espritu de equipo consisten en tareas (establecer metas, definir y negociar los
roles, responsabilidades y procedimientos) y procesos (comportamiento interpersonal, haciendo nfasis en la
comunicacin, la gestin de los conflictos, la motivacin y el liderazgo). El desarrollo del ambiente de equipo implica el
manejo y tratamiento de los problemas del equipo del proyecto como asuntos del equipo sin responsabilizar a ninguna
persona. Es posible mejorar an ms el desarrollo del espritu de equipo obteniendo el respaldo de la direccin superior,
fomentando el compromiso de los miembros del equipo, proponiendo recompensas apropiadas, dando pruebas de
reconocimiento y rigindose por la tica, creando una identidad de equipo, gestionando los conflictos con eficacia,
promoviendo la confianza y la comunicacin abierta entre los miembros del equipo y ejerciendo el liderazgo.

Mayo 2014 -

1:

Universidad Tecnolgica de Puebla


Divisin Mecatrnica
Administracin de Proyectos

Si bien el desarrollo del espritu de equipo resulta esencial durante las fases iniciales de un proyecto, se trata de un
proceso continuo. Los cambios en el ambiente de un proyecto son inevitables. Para gestionar estos cambios de manera
eficaz, se requiere un esfuerzo continuo o renovado para fomentar el espritu de equipo.
Los resultados del desarrollo del espritu de equipo incluyen la confianza mutua, el intercambio de informacin de alta
calidad, una mejor toma de decisiones y una direccin eficaz del proyecto.
X3.3 Motivacin
Los equipos de proyecto estn constituidos por miembros del equipo con diferentes antecedentes, expectativas y
objetivos individuales. El xito global del proyecto depende del compromiso del equipo del proyecto, el cual est
directamente relacionado con su nivel de motivacin.
En un proyecto, la motivacin implica la creacin de un ambiente del proyecto que cumpla con los objetivos del proyecto,
y que a la vez ofrezca una satisfaccin mxima relacionada con lo que las personas ms valoran.
Estos valores pueden incluir la satisfaccin profesional, un trabajo estimulante, una sensacin de realizacin, logro y
crecimiento, una compensacin financiera suficiente, y otras recompensas y reconocimientos que la persona considera
necesarias e importantes.
X3.4 Comunicacin
La comunicacin ha sido identificada como una de las mayores y nicas razones del xito o fracaso de un proyecto. Es
esencial que exista una comunicacin eficaz dentro del equipo del proyecto y entre el director del proyecto, los miembros
del equipo y todos los interesados externos. La transparencia en la comunicacin permite el trabajo en equipo y conduce
a un alto desempeo. Mejora las relaciones entre los miembros del equipo del proyecto y crea una confianza mutua.
Para comunicarse de manera eficaz, el director del proyecto debe tener presentes los diferentes estilos de comunicacin
de las dems partes, los matices y normas culturales, las relaciones, las personalidades y el contexto global de la
situacin. Estar atento a estos factores conduce a un entendimiento mutuo y, en consecuencia, a una comunicacin
eficaz. Los directores de proyecto deben identificar los diferentes canales de comunicacin, comprender qu informacin
deben suministrar y recibir, y qu habilidades interpersonales los ayudarn a comunicarse de manera eficaz con los
diferentes interesados del proyecto.
Llevar a cabo actividades de desarrollo del espritu de equipo a fin de determinar los estilos de comunicacin de los
miembros (p.ej., directivo, colaborativo, lgico, explorador, etc.) permite a los directores planificar las comunicaciones
con una sensibilidad adecuada a las relaciones y diferencias culturales.
Un componente importante de las comunicaciones consiste en escuchar. Las tcnicas para escuchar, tanto activas como
pasivas, proporcionan al usuario una comprensin profunda de las reas problemticas, de las estrategias de
negociacin y gestin de conflictos, de la toma de decisiones y de la resolucin de problemas.
X3.5 Influencia
La influencia es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y apoyarse en las habilidades interpersonales para
hacer que otros cooperen en la consecucin de metas comunes. El uso de las siguientes pautas puede influenciar a los
miembros del equipo:
Dirigir con el ejemplo y cumplir cabalmente los compromisos.

Mayo 2014 -

2:

Universidad Tecnolgica de Puebla


Divisin Mecatrnica
Administracin de Proyectos

Aclarar la forma en que se va a tomar una decisin.


Utilizar un estilo interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo con la audiencia
Ejercer el poder con habilidad y cautela. Pensar en relaciones de colaboracin a largo plazo.

X3.6 Toma de Decisiones


Existen cuatro estilos bsicos de toma de decisiones que los directores de proyecto utilizan normalmente: ordenar,
consultar, consensuar y lanzar la moneda (aleatorio). Existen cuatro factores principales que afectan el estilo de la toma
de decisiones: las restricciones de tiempo, la confianza, la calidad y la aceptacin. Los directores de proyecto pueden
tomar decisiones individualmente o hacer que el equipo de proyecto participe en este proceso.
Los directores de proyecto y los equipos de proyecto utilizan un modelo o proceso de toma de decisiones, tal como el
modelo de seis fases que se muestra ms abajo.
Definicin del Problema. Analizar completamente el problema, aclararlo y definirlo.
Generacin de la Solucin del Problema. Prolongar el proceso de generacin de nuevas ideas elaborando soluciones
mltiples mediante la tormenta de ideas y desalentando las decisiones prematuras.
De las Ideas a la Accin. Definir los criterios de evaluacin, evaluar los pros y los contras de las alternativas, elegir la
mejor solucin.
Planificacin de la Implementacin de la Solucin. Implicar a los participantes clave para que acepten la solucin
elegida y se comprometan en hacer que funcione.
Planificacin de la Evaluacin de la Solucin. Analizar la solucin tras su implementacin evaluarla y recoger las
lecciones aprendidas.
Evaluacin del Resultado y del Proceso. Evaluar en qu medida se resolvi el problema o se alcanzaron las metas del
proyecto (continuacin de la fase anterior).
X3.7 Conocimientos Polticos y Culturales
Las polticas organizacionales son inevitables en los ambientes de proyecto debido a la diversidad de normas,
antecedentes y expectativas de las personas implicadas en un proyecto. El uso hbil de la poltica y el poder ayudan al
director del proyecto a tener xito. Por el contrario, ignorar o evitar la poltica del proyecto, as como el uso inapropiado
del poder, pueden generar dificultades en la direccin de un proyecto.
Actualmente, los directores de proyecto trabajan en un entorno global y muchos proyectos existen en un entorno de
diversidad cultural. Mediante la comprensin y el aprovechamiento de las diferencias culturales, es ms probable que el
equipo de direccin del proyecto logre crear un ambiente de confianza mutua y una atmsfera de tipo ganar-ganar. Las
diferencias culturales pueden ser tanto de naturaleza individual como corporativa, y pueden involucrar a interesados
internos y externos. Una manera eficaz de gestionar esta diversidad cultural consiste en conocer a los diferentes
miembros del equipo y recurrir a una buena planificacin de la comunicacin como parte del plan global del proyecto.
La cultura a nivel del comportamiento incluye aquellas conductas y expectativas que son independientes de la geografa,
la herencia tnica o los idiomas comunes o diferentes. La cultura puede impactar en la rapidez del trabajo, el proceso de
toma de decisiones y la disposicin a actuar sin una planificacin apropiada. Esto puede dar lugar a conflictos y tensiones
en algunas organizaciones y, por consiguiente, afectar el desempeo de los directores y equipos de proyecto.
X3.8 Negociacin

Mayo 2014 -

3:

Universidad Tecnolgica de Puebla


Divisin Mecatrnica
Administracin de Proyectos

La negociacin es la estrategia que consiste en dialogar con las partes que tienen intereses compartidos u opuestos, con
el propsito de lograr un compromiso o llegar a un acuerdo. La negociacin es una parte integral de la direccin de
proyectos y, bien realizada, incrementa las probabilidades de xito del proyecto.
Las siguientes habilidades y conductas son tiles para una negociacin exitosa:
Analizar la situacin.
Diferenciar entre necesidades y deseos, tanto suyos como de los otros.
Centrarse en los intereses y asuntos ms que en las posiciones.
Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista.
Cuando se est haciendo una concesin, actuar como si se estuviera generando algo de valor (para el proyecto) y no de
una renuncia.
Ambas partes deben sentirse como si hubiesen ganado. Este estilo de negociacin de tipo ganar-ganar es el preferido,
pero no siempre es alcanzable. De ser posible, no permitir que la otra parte sienta que le sacaron ventaja.
Escuchar atentamente y comunicarse fluidamente.
X3.9 Generar Confianza
La capacidad de generar confianza a travs del equipo del proyecto y de otros interesados clave es un componente crtico
para el liderazgo eficaz del equipo. La confianza est asociada a la cooperacin, el intercambio de informacin y la
resolucin eficaz de los problemas. Sin confianza resulta difcil establecer las relaciones positivas necesarias entre los
diversos interesados involucrados en el proyecto. Cuando se pone en peligro la confianza, las relaciones se deterioran, las
personas se desvinculan y la colaboracin se vuelve ms difcil, incluso imposible.
Algunas de las acciones que los directores de proyecto pueden tomar para ayudar a generar confianza son:
Entablar una comunicacin abierta y directa para resolver los problemas.
Mantener a todos los interesados informados, especialmente cuando el cumplimiento de compromisos est en riesgo.
Dedicar tiempo directamente al equipo formulando preguntas que no pueden darse por supuestas, con el fin de
obtener una mejor comprensin de las situaciones que afectan al equipo.
Ser directo y explcito acerca de lo que se necesita o se espera.
No retener informacin por temor a equivocarse sino estar dispuesto a compartir la informacin, aun cuando se pueda
estar equivocado.
Ser receptivo a la innovacin y abordar los incidentes o inquietudes de un modo directo.
Mirar ms all de los intereses propios.
Demostrar una verdadera preocupacin por los dems y evitar involucrarse en actividades que puedan verse como
perjudiciales para el inters de otras personas.
X3.10 Gestin de Conflictos
Los conflictos resultan inevitables en el ambiente de un proyecto. Los requisitos incongruentes, la competencia por los
recursos, la ruptura de las comunicaciones y muchos otros factores podran tornarse fuentes de conflicto. Dentro del
ambiente de un proyecto, los conflictos pueden generar resultados disfuncionales. No obstante, si se gestionan
activamente, los conflictos pueden de hecho ayudar al equipo a alcanzar una mejor solucin. El director del proyecto
debe ser capaz de identificar las causas del conflicto y luego gestionarlo activamente con el fin de minimizar los impactos
negativos potenciales. El equipo del proyecto ser entonces capaz de ofrecer mejores soluciones y aumentar la
probabilidad de xito del proyecto.

Mayo 2014 -

4:

Universidad Tecnolgica de Puebla


Divisin Mecatrnica
Administracin de Proyectos

Los directores de proyecto deben desarrollar las habilidades y la experiencia necesarias para adaptar de manera eficaz su
estilo personal de gestin de conflictos a la situacin. Gestionar los conflictos en el ambiente de un proyecto implica
generar la confianza necesaria para que todas las partes involucradas sean transparentes y honestas, y ocuparse de
buscar una resolucin positiva a la situacin que crea el conflicto. Los directores de proyecto se esfuerzan por establecer
un enfoque de colaboracin entre los miembros del equipo involucrados con el fin de resolver completamente los
problemas. En situaciones en las que un enfoque de colaboracin no es posible, el director del proyecto debe volcarse a
otros estilos de gestin activa para manejar el conflicto, p.ej., la asertividad, la adaptacin, la evasin o el compromiso.
La gestin de conflictos es uno de los mayores desafos que enfrenta el director del proyecto. Recurre a todas las dems
habilidades interpersonales del director del proyecto para conducir al equipo a una resolucin exitosa de la situacin en
conflicto.
X3.11 Entrenamiento
El entrenamiento es una manera de desarrollar el equipo del proyecto para alcanzar mayores niveles de competencia y
desempeo. El entrenamiento consiste en ayudar a las personas a reconocer su potencial a travs de la atribucin de
poder y su desarrollo. Se utiliza para ayudar a los miembros del equipo a desarrollar o mejorar sus habilidades o para
adquirir nuevas habilidades necesarias para el xito del proyecto.
El entrenamiento puede adoptar mltiples formas y enfoques. En algunos casos, puede desarrollarse una capacitacin
formal o informal para aumentar las habilidades tcnicas o ayudar en el desarrollo del espritu de equipo y facilitar la
consistencia de las interacciones interpersonales.
El entrenamiento tambin se utiliza para abordar el bajo desempeo y para ayudar a los miembros del equipo a superar
las deficiencias en sus conjuntos de habilidades. El entrenamiento difiere del asesoramiento. El asesoramiento se centra
en abordar situaciones en las que los miembros del equipo dejarn de hacer algo, ms que cuando no pueden
hacerlo. Si la situacin mencionada es una en la que el miembro del equipo no se desempea adecuadamente o no
cumple con las expectativas debido a una falta de habilidades, conocimientos o experiencia, el entrenamiento se puede
utilizar para ayudarlo a desarrollar esta habilidad y as transformar una situacin de tipo no puede hacer en una de
tipo puede hacer.
El entrenamiento puede ser un poderoso motivador para los equipos. Conforme los equipos desarrollan sus habilidades,
capacidades y confianza, aumenta su disposicin para enfrentar tareas desafiantes o exigentes. Esto puede llevar a
equipos ms eficaces y productivos.

Mayo 2014 -

5: