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TOC 107 - Fevereiro 2009

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A reteno (i)lcita dos documentos contabilsticos

Por Marco Vieira Nunes

Marco Vieira Nunes

Jurista da CTOC

presente artigo debrua-se sobre a legitimidade do Tcnico

Oficial de Contas (TOC) em
invocar, perante o respectivo cliente,
uma situao de reteno de documentos, sendo certo que aqui se analisa a questo apenas ao nvel da interpretao e aplicao dos preceitos
deontolgicos.
Quais so os documentos ou elementos inerentes que, aps resciso contratual, devem ser objecto de devoluo por parte do TOC ao respectivo cliente?
Do mesmo modo, existindo honorrios em dvida, h ou no documentos cuja entrega pode
ser negada pelo TOC por se considerar execuo
de um servio prestado pelo mesmo e no liquidado?
Ocorrendo a resciso do contrato de prestao
dos servios contabilsticos no prazo mximo
previsto no art. 16. do Cdigo Deontolgico
dos Tcnicos Oficiais de Contas incumbe ao
Tcnico Oficial de Contas proceder entrega junto do cliente, ou de quem legalmente
o represente, de todos os documentos contabilsticos que esto na sua posse, tenham eles
origem interna, isto , quando e se gerados na
prpria empresa, tenham eles origem externa
(por exemplo, extractos bancrios, facturas de
fornecedores).
O Cdigo Deontolgico prev, certo, um prazo mximo de 60 dias (1) para a devoluo da
documentao ao cliente. Todavia, entendo que
o Tcnico Oficial de Contas no deve cair na
tentao de transformar este prazo num meio de
presso ilcita para satisfao de uma qualquer
outra pretenso.
Os conflitos emergentes de relaes contratuais
privadas no podem nem devem fazer perigar o
estrito cumprimento dos deveres de ordem p-

blica (obrigaes declarativas) por parte dos sujeitos passivos respectivos.

Alis, neste sentido, estipula o art. 54., n. 1, al.
d) do Estatuto da CTOC que, ao nvel dos deveres para com as entidades a quem prestam servios, constituem deveres dos Tcnicos Oficiais de
Contas absterem-se de qualquer procedimento
que ponha em causa tais entidades.
Assim, tendo o Tcnico Oficial de Contas condies para proceder, no imediato, entrega dos
documentos ao cliente no deve, pois, aguardar
pelo decurso do prazo de 60 dias a pretexto de
uma norma vertida no Cdigo Deontolgico
que, tal como mandam as regras de boa conduta profissional, deve ser usada com a devida
parcimnia.
Como regra geral, no , pois, legtimo a reteno dos documentos que foram entregues pelo
contribuinte ao seu responsvel pela contabilidade, tanto mais porque existe o dever legal de
conservar em arquivo toda a documentao contabilstica.
Com efeito, nos termos do disposto no art. 121.
do Cdigo de IRC, os sujeitos passivos de IRC,
com excepo dos isentos nos termos do artigo
9., so obrigados a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentao fiscal relativo a cada exerccio.
Tal documentao deve estar centralizada em
estabelecimento ou instalao situada em territrio portugus nos termos do artigo 117. ou
nas instalaes do representante fiscal, quando
o sujeito passivo no tenha a sede ou direco
efectiva em territrio portugus e no possua estabelecimento estvel a situado.
Para tanto, em matria contra-ordenacional, dispe o art. 120. do Regime Geral das Infraces
Tributrias (RGIT) que: 1- A inexistncia de livros de contabilidade ou de escriturao e do
modelo de exportao de ficheiros, obrigatrios

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Sabe quais so os documentos que, aps resciso contratual, deve devolver ao

seu cliente? Existindo honorrios em dvida, h ou no documentao cuja entrega pode ser negada pelo TOC? Este texto fornece-lhe respostas para estas e
outras questes.

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por fora da lei, bem como de livros, registos e

documentos com eles relacionados, qualquer
que seja a respectiva natureza , punvel com
coima de 150 a 15.000.
2 Verificada a inexistncia de escrita, independentemente do procedimento para aplicao da
coima prevista nos nmeros anteriores, notificado o contribuinte para proceder sua organizao num prazo a designar, que no pode ser
superior a 30 dias, com a cominao de que, se o
no fizer, fica sujeito coima do artigo 113..
A documentao contabilstica entregue pelo
contribuinte ao Tcnico Oficial de Contas constitui, assim, propriedade exclusiva dos respectivos sujeitos passivos; o TOC, neste sentido, apenas poder aceder, se devidamente autorizado,
posse ou titularidade precria de tais documentos e, em regra, apenas no perodo de vigncia
do contrato de prestao de servios contabilsticos.
Mas quais so os documentos que integram o
conceito de documentao contabilstica?
Esta tarefa a descrio dos documentos que integram o conceito de documento contabilstico
seria, porventura, exaustiva.
A este nvel, o Estatuto da Cmara e o Cdigo
Deontolgico dos Tcnicos Oficiais de Contas
no prevem qualquer tipo de enumerao, sequer exemplificativa, daquilo que se entende
como documento contabilstico.
Todavia, no domnio da legislao fiscal, dispe
o art. 113., n. 4, do Regime Geral da Infraces
Tributrias que documentos fiscalmente relevantes so os livros, demais documentos e respectivas verses electrnicas, indispensveis ao apuramento e fiscalizao da situao tributria do
contribuinte.
Neste domnio, fazendo apelo praxis profissional, a ttulo exemplificativo, podemos classificar
os documentos a dois nveis: interno e externo,
consoante tenham ou no origem na prpria empresa.
Assim sendo, certo que tal exemplificao
pode ser to diversa quanto os modelos de gesto administrativa que forem adoptados. A nvel
interno, sendo gerados na prpria empresa, podemos apontar os seguintes documentos:
- facturas, recibos, notas de lanamento a crdito e a dbito, guias de transporte, cheques,
guias de pagamento de imposto, processamento
de salrios.

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Ser sempre recomendvel, seno

mesmo obrigatrio, que o Tcnico
Oficial de Contas quando confrontado com a existncia de honorrios
em dvida (que devem estar reflectidos na contabilidade), dirija uma
carta registada com aviso de recepo ao cliente alertando para a situao de incumprimento.
Por sua vez, a nvel externo, a ttulo exemplificativo, podemos apontar os seguintes documentos:
Extractos bancrios, avisos de lanamento bancrio, independentemente da sua natureza, facturas de fornecedores, notas de lanamento de
fornecedores.
Temos ainda, por sua vez, os documentos que
servem de suporte contabilidade, como o sejam, por exemplo, os contratos, as actas e as declaraes obrigatrias.
Em geral, todos os documentos acima elencados
integram a contabilidade, considerando-se indispensveis ao apuramento e fiscalizao da situao tributria do contribuinte.
Todos eles so propriedade do contribuinte, pelo
que, sendo solicitada a sua restituio, devem
ser devolvidos ao seu titular.

O direito de receber pontualmente

Por mero juzo de raciocnio, imagine-se uma
situao de incumprimento contratual resultante do no pagamento dos honorrios ao Tcnico
Oficial de Contas.
Com efeito, nos termos do disposto no art. 51.,
n. 1, al. d) do Estatuto da Cmara, os Tcnicos
Oficiais de Contas tm, relativamente a quem
prestam servios, o direito de receber pontualmente os honorrios a que tenham direito.
Inclusive, a este propsito, estipula o Cdigo
Deontolgico que a falta de pagamento dos honorrios ou remuneraes acordadas com as entidades a quem prestam servios constitui justa
causa para a resciso do contrato de prestao
de servios.

No tendo sido liquidados os honorrios ao Tcnico Oficial de Contas, pode ou no ser recusada a restituio da documentao?
Ora, se se confirmar a exigibilidade dos honorrios reclamados pelo Tcnico Oficial de
Contas e, assim sendo, o incumprimento por
parte do contribuinte, podem configurar-se
duas situaes:
Os documentos, internos e externos, do contribuinte, nos termos acima referenciados, no
podem em circunstncia alguma ser objecto de
reteno.
Os documentos que resultam do trabalho executado pelo Tcnico Oficial de Contas, e ressalvado que seja a circunstncia excepcional estatuda no art. 54., n. 2, do Estatuto da Cmara,
podem ser objecto de reteno sem que da, salvo melhor opinio, decorra a prtica de infraco disciplinar.
Assim, tudo aquilo que resulta dos lanamentos
contabilsticos executados pelo TOC, existindo
incumprimento imputvel ao cliente, pode ser
negada a sua entrega. Nesta perspectiva, por
exemplo, aqui se integram os seguintes documentos:
extractos das contas, balancetes sintticos/
/analticos, declaraes fiscais, dirios de movimentos;
balano e demonstrao de resultados, fluxos
de caixa e outras demonstraes, mapa e origem
e aplicaes;
as informaes relativas ao anexo ao balano e
demonstrao de resultado.
Ou seja, tudo quanto resulte da actividade, manual ou intelectual, do TOC, existindo honorrios em dvida, pode ser objecto de recusa de

entrega ao respectivo contribuinte mas apenas

reportado ao perodo em que estejam em dvida
os respectivos honorrios.
Em todo o caso, ser sempre recomendvel, seno mesmo obrigatrio, que o Tcnico Oficial de
Contas quando confrontado com a existncia de
honorrios em dvida (que devem estar reflectidos na contabilidade), dirija uma carta registada
com aviso de recepo ao cliente alertando para
a situao de incumprimento e dando um prazo
que entenda como razovel para que a situao
seja regularizada, findo o qual, no o sendo,
considera o contrato de prestao de servios
contabilsticos rescindido por incumprimento
exclusivamente imputvel ao cliente.
, pois, importante que o Tcnico Oficial de
Contas, antes de adoptar medidas mais drsticas,
alerte ou interpele o cliente, dando-lhe a oportunidade de sanar as irregularidades ou incumprimentos que teimam em subsistir.
Em todo o caso, querendo reclamar judicialmente os honorrios em dvida, poder faz-lo, por
exemplo, atravs do chamado processo de injuno (2) que no mais que uma providncia
judicial que permite ao respectivo credor de uma
dvida que obtenha, de forma clere, simplificada e menos onerosa que uma aco judicial, um
ttulo executivo, sem necessidade de promover
uma aco declarativa num tribunal.
Por ltimo, chamo a ateno que os crditos pelos servios prestados no exerccio de profisses
liberais e o reembolso das despesas correspondentes, nos termos do art. 317. al. c) do Cdigo
Civil, prescrevem no prazo de dois anos.
(Texto recebido pela CTOC em Janeiro de 2009)

(1) A este propsito, anota-se que, nos termos do disposto no art. 115., n. 4, no so permitidos atrasos na execuo da contabilidade
superiores a 90 dias, contados do ltimo dia do ms a que as operaes respeitam.
(2) Relativamente ao processo de injuno, podero obter esclarecimentos adicionais acedendo a www.mj.gov.pt/sections/justica-etribunais/injuncoes

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