Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge
Bienvenida
Bienvenido al curso Grupos de procesos y reas de conocimiento!
El PMBOK Guide -Project Management Body of Knowledge- describe la disciplina de la
administracin de proyectos como la aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto, para lograr sus requerimientos.
Este conocimiento, est debidamente organizado en procesos que se describen en las
nueve reas siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Administracin de la Integracin
Administracin del Alcance
Administracin del Tiempo
Administracin del Costo
Administracin de la Calidad
Administracin de los Recursos humanos
Administracin de las Comunicaciones
Administracin del Riesgo
Administracin de los Abastecimientos
En este curso se analizarn los procesos que recomiendan las mejores prcticas del
Project Management Institute (PMI), en cada fase del ciclo de vida del
proyecto.
Los procesos de las reas de conocimiento se describen en forma estndar mediante
Entradas (Inputs), Herramientas y Tcnicas (Tools and Techniques) y Salidas (Outputs).
Objetivo:
Contenido:
Tema 1. Grupos de procesos y reas de conocimiento
Tema 2. Resultados de los grupos de procesos
Antecedentes
Lorena y Jos Luis, ambos empleados del departamento de Sistemas de Informacin de
una empresa, se encuentran reunidos en la sala de juntas. Han sido citados a una junta
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Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Se utilizan como gua y criterio para adecuar los procesos de la organizacin a las
necesidades especficas del proyecto.
- Factores del medio ambiente del negocio. Enterprise Environmental Factors (EEF)
Cultura organizacional.
Sistema de informacin para la Administracin de proyectos.
Recursos humanos disponibles (Pool).
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El Administrador del proyecto, con el equipo de trabajo, debe determinar cules son los
procesos apropiados para el proyecto, adems del rigor con el que deben de ser aplicados; a
esta adecuacin se le denomina Tailoring.
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) -Fourth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, Table 3-1, Page 43.
Como puede observarse en la figura, durante el inicio del proyecto se desarrollan los
procesos de iniciacin y al ser autorizado ste, se procede a la planeacin de las
actividades.
Cuando se tiene una lnea base del programa del proyecto, se inician los procesos de
ejecucin que, dependiendo del desempeo y avance de ste, se requeriran de la
aplicacin de los procesos de planeacin para solucionar las varianzas con la lnea base.
Los procesos de planeacin y ejecucin del proyecto se llevan a cabo de manera
iterativa, hasta que se cumplen los requerimientos y expectativas de los involucrados. Las
iteraciones entre dichos procesos, dependen de los resultados que se producen, y
que son evaluados por actividades definidas en los procesos de Monitoreo y Control, que
tambin se llevan a cabo en la iniciacin y cierre del proyecto.
Debido a que el proyecto es finito, el grupo de procesos de cierre termina el proyecto.
Los grupos de procesos se ligan por las salidas (outputs) que producen, ya que son
entradas (inputs) de otro proceso o un entregable del proyecto; por ejemplo, los procesos
de planeacin generan el plan administrativo del proyecto y los documentos que son
utilizados en los procesos de ejecucin.
En proyectos de mltiples fases los procesos se repiten dentro de cada fase hasta que se
logra el criterio de aceptacin de la fase.
3. reas de conocimiento
El PMBOK Guide -Project Management Body of Knowledge - organiza los procesos
que se realizan para la administracin de proyectos en nueve reas de conocimiento,
que se listan de acuerdo al captulo en el que se describen en la Gua:
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Revisa a continuacin cules son los procesos que se realizan en esta rea de
conocimiento.
5.1
5.2
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Crea EDT Estructura de Desglose del Trabajo- (Create WBS). Subdividir los
entregables del proyecto y del trabajo en componentes que son ms fciles de
administrar.
5.4
5.5
Definir las actividades (Define Activities). Desarrollar una lista detallada de las
actividades del proyecto.
6.2
6.3
6.4
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6.6
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Para que el proyecto solucione las necesidades para las que fue creado.
Mediante los procesos para la administracin de la calidad se identifican los
requerimientos de calidad y/o los estndares para el producto y el proyecto, se auditan
los resultados mediante las medidas de control y se recomiendan los cambios
necesarios.
En este proceso se administra la calidad del proyecto y la calidad del producto y aplica
a todos los proyectos, independientemente de la naturaleza del producto.
Para administrar la calidad del producto se utilizan medidas y tcnicas que son
especficas para el producto, que miden la calidad en cuanto al cumplimiento de los
requerimientos y adems, el producto se puede calificar en cuanto a su funcionalidad.
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Temario:
1. Grupos de procesos
1. Grupos de procesos
El Project Management Institute presenta los grupos de procesos en una tabla en la que
se relacionan con las reas de conocimiento en las que se llevan a cabo la mayora de
sus actividades. Esta tabla representa los 42 procesos de la administracin de proyectos
y resulta de gran importancia en la preparacin para el examen de certificacin.
Puede observarse (en la tabla), que en la columna de la izquierda se listan las reas de
conocimiento de la administracin de proyectos, mientras que en los encabezados de las
columnas se describen los grupos de procesos. Cada una de las reas de conocimiento
estn referenciadas por el nmero del captulo del PMBOK Guide en el que se explican.
Para una mejor preparacin durante el estudio de los temas se recomienda lo siguiente:
Imprimir la tabla para referenciar fcilmente las reas de conocimiento, los grupos
de procesos y los procesos en cada uno.
Cada captulo mencionado se refiere a un rea de conocimiento, por lo que el
estudio se hace mediante el entendimiento de todos los procesos de un rea de
conocimiento para los cinco grupos de procesos.
Knowledge
Areas
Closing
Process
Group
4.
Project
Integration
Management
4.1
Develop
Project
4.6
Close
Project
or
Phase
Monitoring
&
Controlling
Process
Group
4.2
Develop 4.3
Direct 4.4 Monitor
Project
and Manage and Control
Management
Project
Project
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5.
Project
Scope
Management
6.
Project
Time
Management
7. Project Cost
Management
8.
Project
Quality
Management
9.
Project
Human
Resource
Management
10.
Project
Communicatio
ns
Management
10.1
Identify
Stakeholde
rs
Plan
Execution
5.1
Collect
Requirements
5.2
Define
Scope
5.3
Create
WBS
6.1
Define
Activities
6.2 Sequence
Activities
6.3 Estimate
Activity
Resources
6.4 Estimate
Activity
Durations
6.5
Develop
Schedule
7.1 Estimate
Costs
7.2 Determine
Budget
8.1
Budget 8.2 Perform
Quality
Quality
Assurance
9.1
Develop 9.1 Acquire
Human
Project
Resource Plan Team
9.3 Develop
Project
Team
9.4 Manage
Project
Team
10.2
Plan 10.3
Communicatio Distribute
ns
Information
10.4
Manage
Work
4.5 Perform
Integrated
Change
Control
5.4
Verify
Scope
5.5 Control
Scope
6.6 Control
Schedule
7.3 Control
Costs
8.3 Perform
Quality
Control
10.5 Report
Performanc
e
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El administrador del proyecto y el equipo de trabajo utilizan su juicio experto para definir
las actividades, adems, existen plantillas (templates), es decir, listas estndares de
actividades o fracciones de listas de actividades de proyectos previos.
6.2 Secuenciar actividades (Sequence Activities)
En la secuenciacin de actividades se identifican y documentan las relaciones entre las
actividades del proyecto. Todas las actividades tienen al menos una actividad
predecesora y una sucesora.
Para la secuenciacin puede utilizarse algn software para la administracin de
proyectos y herramientas manuales o automatizadas que facilitan el proceso.
Para secuenciar las actividades se analiza la lista de actividades, los atributos de las
actividades, la lista de metas intermedias, el estatuto del alcance del proyecto y los
elementos tiles en el capital intelectual de la organizacin (OPA).
La secuenciacin de actividades se representa en diagramas de red con el cronograma
del proyecto y si es necesario, se actualizan algunos documentos del proyecto, como la
lista de actividades, los atributos de las actividades y el registro de riesgos.
6.3 Estimar los recursos para las actividades (Estimate Activity Resources)
La estimacin de los recursos para las actividades consiste en estimar el tipo y las
cantidades de personas, materiales, equipo o provisiones requeridas para realizar
cada actividad.
Los recursos deben de ser cuantificados para conocer los requerimientos en cada
paquete de trabajo (WP). Se documentan incluyendo las bases y las restricciones, as
como los supuestos que se utilizaron para realizar la estimacin.
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Grupos
procesos
y reas
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Management
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de conocimiento
El programa incluye las fechas planeadas para realizar cada actividad, entre las que
se consideran:
Costos directos:
o Los recursos del proyecto -personas- asignados a las actividades.
o Materiales.
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Los resultados de este proceso son el plan, las mtricas y la lista de verificacin de la
calidad, adems de un plan para las mejoras en los procesos y la actualizacin de los
documentos como el registro de los involucrados y la matriz de rastreabilidad.
Las herramientas y tcnicas utilizan la lnea base del alcance, el registro de los
involucrados, la lnea base del costo y el registro del riesgo; adems de los elementos
tiles en:
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de conocimiento
La probabilidad de la ocurrencia.
El impacto correspondiente en los objetivos si el riesgo ocurre.
Otros factores como el tiempo de respuesta y la tolerancia de la organizacin al
riesgo.
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Se identifican las necesidades del proyecto que pueden o deben de ser logradas
mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados obtenidos fuera de la
organizacin del proyecto, en comparacin con las que deben de desarrollarse mediante
el trabajo del equipo del proyecto.
Para planear los abastecimientos se utilizan la lnea base del alcance, la documentacin
de los requerimientos, los acuerdos para trabajar en equipo, el registro de riesgos, los
acuerdos contractuales relacionados con los riesgos, los requerimientos de recursos para
las actividades, el cronograma del proyecto, los estimados de costos de las actividades y
la lnea base del costo, adems de los elementos tiles de los factores ambientales (EEF)
y del capital intelectual de la organizacin (OPA).
Como resultados del proceso se obtiene el plan para los abastecimientos el estatuto del
trabajo para los abastecimientos, las decisiones de hacer o comprar, los documentos para
las adquisiciones, los criterios de seleccin de proveedores y requisiciones de cambio
En este proceso se identifica si se adquieren elementos del exterior, qu adquirir, cunto
se necesita y cundo adquirirlo, adems se deben de identificar los proveedores
potenciales, sobre todo cuando el comprador desea tener algn grado de control e
influencia sobre las decisiones de la adquisicin.
Grupos de procesos de Ejecucin
Cuando se ha definido el programa del proyecto y el presupuesto para realizarlo, el
administrador del proyecto debe iniciar la ejecucin del mismo asignando las
actividades a las personas responsables de realizarlas.
Durante estos procesos, deber dirigir y administrar la ejecucin del proyecto,
incluyendo la administracin del uso de los materiales, equipos, herramientas y
ubicaciones que se requieren para el desarrollar las actividades.
Durante el desarrollo del proyecto, se genera informacin sobre el avance del mismo, y
el desempeo del equipo de trabajo se distribuye a los involucrados de acuerdo a la
matriz de comunicaciones que especifica las necesidades, tiempos y formatos para la
informacin, administrando de esta manera sus expectativas.
Con respecto a los productos servicios o resultados que sern desarrollados durante esta
fase, el administrador del proyecto es responsable de la calidad con la que se
generan, detectando desviaciones y estableciendo acciones correctivas para corregir
defectos o solicitar los cambios requeridos para el cumplimiento de los objetivos.
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En este proceso se utilizan las asignaciones de las personas a las actividades, el plan
administrativo del proyecto y los calendarios de los recursos.
Como resultados del proceso se obtienen las evaluaciones del desempeo del equipo y
se actualizan los factores ambientales de la empresa (EEF).
9.4 Administrar al equipo del trabajo (Manage Project Team)
La administracin del equipo de trabajo es el proceso para:
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Para administrar al equipo de trabajo, se utilizan el plan administrativo del proyecto, las
evaluaciones del desempeo del equipo, los reportes de desempeo y los elementos
tiles del capital intelectual de la organizacin (OPA).
Como resultados del proceso se actualizan el plan administrativo del proyecto, los
factores ambientales de la empresa (EEF), el capital intelectual de la organizacin (OPA)
y se hacen solicitudes de cambios.
El equipo de administracin del proyecto es un subconjuntodel equipo del proyecto, y
es responsable de las actividades de administracin y del liderazgo en las fases del
proyecto.
En proyectos pequeos las actividades de administracin de proyecto pueden ser
compartidas por el equipo entero o administradas por un solo administrador de
proyectos.
El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo administrativo del proyecto
apoyndolo con lo siguiente:
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Los entregables.
Los procesos de la organizacin.
Los documentos del proyecto.
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Grupos
procesos
y reas
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Project de
Management
Institute,
Inc.
de conocimiento
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de conocimiento
43
Prevencin e inspeccin.
Atributos y variables de la muestra, es decir, si los resultados cumplen o no cumplen
con los requerimientos.
Tolerancias que consisten en un rango de resultados aceptable.
Lmites de control que son indicadores que muestran que el proceso est fuera de
control.
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Grupos
procesos
y reas
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Management
Institute,
Inc.
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