Alternativas estudiadas:
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I ntranet
Gestin Documental
Workflow
Groupware
Empresa Extendida
DataWharehouse
CRM
Qu es una Intranet?
una definicin de Intranet podra ser una
red de redes
contenida en una organizacin que interconecta a los
empleados de ella a uno o ms servidores utilizando
protocolos estndar de Internet (TCP/IP, HTTP, IMAP, etc.). En
realidad no existe una definicin, sino que depende de lo que se
quiera que sea. El propsito principal de una Intranet es compartir
informacin y recursos entre empleado, pudiendo ser tambin
utilizada para acceder a bases de datos, facilitar el trabajo en grupo,
etc.
Qu es una Intranet?
Establecimiento de polticas:
Se deben definir perfiles de
usuario, de acuerdo al grado de
confidencialidad de la informacin
disponible y las responsabilidades de
cada uno. Se trata de guardar la
precisa confidencialidad de la
informacin que se va a albergar en
la Intranet.
cantidad de informacin
Integracin de diferentes sistemas y BBDD
LiveWire, SaphireWeb...)
Sistemas multiplataforma (Windows, Unix, PalmOS, etc.)
Requerimientos de Seguridad, Ancho de Banda y Escalabilidad
Mantenimiento y soporte del sistema.
Implementacin de servicios:
Los servicios que puede ofrecer una Intranet
son muy variados y la cantidad y la calidad de
los mismos depende del uso y la inversin que
pretenda realizar la organizacin.
Accesibilidad a informacin:
La informacin puede estar y/o llegar a los
usuarios de la Intranet de formas muy variadas.
Esto se trata con ms profundidad en el
siguiente apartado.
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Gestin documental
Definicin
Cuando se habla de Gestin documental se
refiere a aplicaciones cuya funcin es facilitar
la gestin de documentos (Document
Management System). Presentan como
principal ventaja poner a disposicin de los
usuarios documentos en formato digital,
facilitando la actualizacin de los mismos.
La utilidad de estos sistemas aumenta a
medida que la Intranet se hace mayor,
puesto que facilitan mecanismos para
gestionar una gran cantidad de documentos.
Gestin documental
Funcionalidades de un sistema de Gestin Documental
Las principales funcionalidades de un sistema de Gestin Documental
son:
! Control de la versin del documento,
! Seguimiento de Actualizaciones y Revisiones de documentos,
! Gestin de documentos compuestos y en mltiples formatos (PDF,
DOC, HTML),
! Bsqueda y recuperacin de documentos, para lo cual es preciso
disponer de un motor de bsqueda robusto.
! Procedimientos de entradas / altas
y salidas / bajas de
documentos.
! Restricciones y Control de acceso a los documentos
Muchas aplicaciones de Gestin Documental disponen de herramientas de
desarrollo y para indexar contenido web, de manera que facilita la adaptacin y el
aumento de las funcionalidades del sistema.
Gestin documental
Roles existentes en las aplicaciones de Gestin Documental
Las aplicaciones de gestin documental pueden asignar distintos roles a
distintos usuarios, pudiendo desempear una misma persona varios de los
siguientes roles:
Solicitantes: Consultas y peticiones al sistema.
Cualquier miembro de la organizacin puede solicitar
acceso, pero no necesariamente todos tienen acceso
a toda la informacin.
Editores: Estructuracin de contenidos en formatos
estndares. La estructura de los contenidos rbol de
conocimiento- se establece por la organizacin y es
transmitida a todos los miembros. Se trata de evitar la
anarqua y facilitar la utilidad.
Gestin documental
Roles existentes en las aplicaciones de Gestin Documental
Aprobadores y autorizadores: Circuito de firma y
aprobacin de contenidos, previo a la publicacin.
Publicador: Oficializacin de documentos y acceso a sus
contenidos. El contenido a publicar deber estar
autorizado para determinados solicitantes.
Tr a d u c t o r e s : P a r a a p l i c a c i o n e s m u l t i - i d i o m a .
Especialmente til para multinacionales
TIPOS DE WORKFLOW
Workflow Administrativo
Usualmente basado en sistemas de email, maneja tareas administrativas
rutinarias.
E-mail con extensiones tales como:
Creacin de formularios simples.
Ruta de formularios. Iteracin para
cumplimentacin del formulario.
Fechas crticas, notificaciones, alarmas,
etc
Aplicaciones basadas en
transacciones
! Proactividad
! Procesamiento de Formularios
! Monitorizacin:
compartido.
Extranet
grupo
cerrado de usuarios de distintas
organizaciones que comparten una relacin
Red privada virtual que enlaza a un
comercial comn
DATAWAREHOUSE
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Estrategia
Personas
Procesos
Tecnologa