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Aspectos Operativos: alternativas tecnolgicas

Alternativas estudiadas:

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I ntranet
Gestin Documental
Workflow
Groupware
Empresa Extendida
DataWharehouse
CRM

Aspectos Operativos: alternativas tecnolgicas

Qu es una Intranet?
una definicin de Intranet podra ser una

red de redes
contenida en una organizacin que interconecta a los
empleados de ella a uno o ms servidores utilizando
protocolos estndar de Internet (TCP/IP, HTTP, IMAP, etc.). En
realidad no existe una definicin, sino que depende de lo que se
quiera que sea. El propsito principal de una Intranet es compartir
informacin y recursos entre empleado, pudiendo ser tambin
utilizada para acceder a bases de datos, facilitar el trabajo en grupo,
etc.

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Qu es una Intranet?

Una Intranet puede consistir en una o varias LAN[1]


interconectadas, pudiendo tambin utilizar lneas dedicadas en
una WAN[2].
Tpicamente una Intranet incluye una o ms
conexiones a la Internet (conexiones externas) a travs de
gateways.
[1] LAN (Local Area Network): Red de rea local. Red de tamao pequeo/medio en la que
las comunicaciones se realizan dentro de un rea concreta, generalmente, una sala o un
edificio. La ms conocida es 'Ethernet'.
[2] WAN (Wide Area Network): Red de rea extensa. Red de tamao medio/grande en la
que las comunicaciones se realizan mediante lneas telefnicas.

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Intranet: herramienta competitiva

Resumiendo, cuando hablamos de Intranet,


como la aplicacin tpica de toda
organizacin en base a una arquitectura
Cliente/Servidor, debemos pensar en una
red basada en estndares de Internet,
interna una organizacin y que permite un
cierto nivel de integracin y acceso a
informacin

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Intranet: herramienta competitiva


REQUERIMIENTOS DE UNA INTRANET
Los requerimientos bsicos de una Intranet se resumen en los siguientes puntos:

Establecimiento de polticas:
Se deben definir perfiles de
usuario, de acuerdo al grado de
confidencialidad de la informacin
disponible y las responsabilidades de
cada uno. Se trata de guardar la
precisa confidencialidad de la
informacin que se va a albergar en
la Intranet.

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Intranet: herramienta competitiva


REQUERIMIENTOS DE UNA INTRANET

Mecanismos de integracin (Software / Hardware)


Albergar gran

cantidad de informacin
Integracin de diferentes sistemas y BBDD

(XML, SQL, Infomix,

LiveWire, SaphireWeb...)
Sistemas multiplataforma (Windows, Unix, PalmOS, etc.)
Requerimientos de Seguridad, Ancho de Banda y Escalabilidad
Mantenimiento y soporte del sistema.

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Intranet: herramienta competitiva


REQUERIMIENTOS DE UNA INTRANET

Implementacin de servicios:
Los servicios que puede ofrecer una Intranet
son muy variados y la cantidad y la calidad de
los mismos depende del uso y la inversin que
pretenda realizar la organizacin.

Accesibilidad a informacin:
La informacin puede estar y/o llegar a los
usuarios de la Intranet de formas muy variadas.
Esto se trata con ms profundidad en el
siguiente apartado.

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Intranet: herramienta competitiva


INFORMACIN CONTENIDA EN LA INTRANET
Hay muy diversa informacin disponible habitualmente en una Intranet, la cual puede
ser accedida con diversos mecanismos. Podramos hacer la siguiente clasificacin:

Informacin buscada por


usuarios (pull)
! I nformacin de consulta general:
! Datos empresa
! Organigrama / Funciones
! Glosario y definiciones
! Manual Organizacin
! Nuevos empleados
! Calidad / Normativas / Instrucciones /
Cursos / Casos

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Intranet: herramienta competitiva


Mtodos de bsqueda:
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rbol o Mapa de Conocimiento (Taxonoma o


estructura de la informacin): Se puede hacer
manualmente o mediante programas,
Por trminos corporativos,
Por cdigo de documento, Bsqueda booleana
o por Cadena de texto,
Links con documentos relacionados,
Filtros,
Bsqueda semntica,
Agentes de bsqueda (bots), etc.

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Intranet: herramienta competitiva


INFORMACIN CONTENIDA EN LA INTRANET
Hay muy diversa informacin disponible habitualmente en una Intranet, la cual
puede ser accedida con diversos mecanismos. Podramos hacer la siguiente
clasificacin:
Informacin enviada a usuarios (push)
Correo Corporativo: Correo electrnico de inters
del usuario. En ocasiones hay aplicaciones que
evitan la avalancha de correo basura o spam y que
incorporan alertas.
Canal: Noticias u otra informacin que se quiere
hacer visible al usuario. Se puede realizar a peticin
del usuario o en base a su perfil y de agentes que
personalicen la informacin

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Gestin documental
Definicin
Cuando se habla de Gestin documental se
refiere a aplicaciones cuya funcin es facilitar
la gestin de documentos (Document
Management System). Presentan como
principal ventaja poner a disposicin de los
usuarios documentos en formato digital,
facilitando la actualizacin de los mismos.
La utilidad de estos sistemas aumenta a
medida que la Intranet se hace mayor,
puesto que facilitan mecanismos para
gestionar una gran cantidad de documentos.

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Gestin documental
Funcionalidades de un sistema de Gestin Documental
Las principales funcionalidades de un sistema de Gestin Documental
son:
! Control de la versin del documento,
! Seguimiento de Actualizaciones y Revisiones de documentos,
! Gestin de documentos compuestos y en mltiples formatos (PDF,
DOC, HTML),
! Bsqueda y recuperacin de documentos, para lo cual es preciso
disponer de un motor de bsqueda robusto.
! Procedimientos de entradas / altas
y salidas / bajas de
documentos.
! Restricciones y Control de acceso a los documentos
Muchas aplicaciones de Gestin Documental disponen de herramientas de
desarrollo y para indexar contenido web, de manera que facilita la adaptacin y el
aumento de las funcionalidades del sistema.

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Gestin documental
Roles existentes en las aplicaciones de Gestin Documental
Las aplicaciones de gestin documental pueden asignar distintos roles a
distintos usuarios, pudiendo desempear una misma persona varios de los
siguientes roles:
Solicitantes: Consultas y peticiones al sistema.
Cualquier miembro de la organizacin puede solicitar
acceso, pero no necesariamente todos tienen acceso
a toda la informacin.
Editores: Estructuracin de contenidos en formatos
estndares. La estructura de los contenidos rbol de
conocimiento- se establece por la organizacin y es
transmitida a todos los miembros. Se trata de evitar la
anarqua y facilitar la utilidad.

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Gestin documental
Roles existentes en las aplicaciones de Gestin Documental
Aprobadores y autorizadores: Circuito de firma y
aprobacin de contenidos, previo a la publicacin.
Publicador: Oficializacin de documentos y acceso a sus
contenidos. El contenido a publicar deber estar
autorizado para determinados solicitantes.
Tr a d u c t o r e s : P a r a a p l i c a c i o n e s m u l t i - i d i o m a .
Especialmente til para multinacionales

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Workflow: orientacin a procesos


SERVICIOS DE WORKFLOW
Una aplicacin de Workflow automatiza la secuencia de acciones,
actividades y tareas usadas para ejecutar los procesos, incluyendo
monitorizacin en cada instante del proceso, as como las herramientas para
administrar el proceso mismo.

Un ejemplo sencillo podra ser un informe de gastos en una organizacin:


! Un empleado rellena un informe de gastos y lo aade al sistema de
workflow.
! Se archiva una copia y se enva al gerente para su aprobacin.
! El gerente recibe el documento y lo aprueba y lo vuelve a enviar.
! El gasto se registra en los gastos de grupo y se envan al
departamento de contabilidad para hacer efectivo el pago y generar el
apunte contable

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Workflow: orientacin a procesos


TIPOS DE WORKFLOW
Workflow basado en mensajes:
Aplicaciones sobre e-mail mejorado: notificaciones,
recibos, formularios, reenvio basado en reglas,
llenado automtico, firma digital, etc. aplicaciones
apoyadas por e-mail pero con extensiones de
Workflow: paquetes de formularios ruta secuencial
de formularios, monitorizacin del progreso en la
ruta de un formulario, etc.
Workflow basado en bases de datos:
Implementado sobre un producto comercial de
gestin documental, aunque algunos estn
generando sus propios productos Workflow.
Tpico en arquitecturas cliente/servidor.

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Workflow: orientacin a procesos


TIPOS DE WORKFLOW
Workflow en un entorno de Operacin Desconectada:
Permiten y tienden a que los usuarios trabajen de forma separada unos de otros.
Se organiza en tres fases:
1) sincronizacin, previo a la desconexin el usuario define sus actividades, se reserva
sus procesos y se bloquea el conjunto involucrado a l;
2) operacin desconectada, donde el usuario trabaja en los procesos reservados sin
control del sistema central; y
3) reconexin, donde se actualizan las listas de trabajo y el estado del proceso y del
usuario

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Workflow: orientacin a procesos


TIPOS DE WORKFLOW
Workflow Transaccional o de Produccin
Existen polticas claras y complejas impuestas por la
empresa, desarrolladas durante el tiempo.
Bajo nivel de cambios en los procedimientos, con
transacciones recurrentes.
Mucho trabajo realizado por personal no calificado:
auditoras frecuentes.
Ejemplos: procesamiento de prstamos, plizas de
seguros, procesamiento de reclamos.
Workflow Ad-Hoc
Apoyan procesos que pueden cambiar y no tan
intensivos en transacciones.
Ejemplos: definicin de un nuevo producto, marketing
de un producto existente, contratar una nueva persona.
Existen fechas lmites y responsables, pero stos
pueden cambiar.

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Workflow: orientacin a procesos

TIPOS DE WORKFLOW
Workflow Administrativo
Usualmente basado en sistemas de email, maneja tareas administrativas
rutinarias.
E-mail con extensiones tales como:
Creacin de formularios simples.
Ruta de formularios. Iteracin para
cumplimentacin del formulario.
Fechas crticas, notificaciones, alarmas,
etc

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Workflow: orientacin a procesos


! Procesamiento de imgenes
! Anexo de documentos
! Correo Electrnico
! Administracin de documentos
!

Aplicaciones basadas en
transacciones

Habilidad de asignar roles o


funciones de trabajo:

! Proactividad
! Procesamiento de Formularios
! Monitorizacin:

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Workflow: orientacin a procesos


Ventajas de una aplicacin workflow

! Ausencia de papel: Disminuir costos


de papel (formularios, documentos)
! Diseo de procesos: disear procesos
de manera distinta a la tradicional
! Eficiencia en los procesos: reduce el
tiempo de proceso, ahorra
horas/
hombre obtiene resultados en menor
tiempo.
! Normalizacin de los procesos: mayor
conocimiento de ellos, mayor calidad

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Workflow: orientacin a procesos


Ventajas de una aplicacin workflow

! Control de los procesos: monitorizar tareas en


tiempo real. Detectar embotellamientos en el
sistema; menos fallos en plazos y errores por
prdida de papeles.
! Asignacin de tareas: se realiza mediante definicin
de roles eliminando la tarea de asignar trabajos caso
a caso.
! Recursos disponibles: Se asegura que los recursos de
informacin (aplicaciones y datos) estn disponibles
cuando se requieran.
! Desarrollo estratgico de la empresa: ms dedicacin
a los aspectos de desarrollo a largo plazo.

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Groupware: trabajo en grupo


SERVICIOS GROUPWARE
Groupware Computer-Supported Cooperative
Work (CSCW)- es el hardware y el software que
soportan y aumentan el trabajo entre grupos de
personas que colaboran entre ellos mediante redes
de computadores.
Tecnologa de la Informacin que se utiliza para
ayudar a las personas a trabajar juntos ms
eficientemente. Se suele materializar en chats,
foros, listas de distribucin, agendas compartidas,
reserva salas, etc.
Se debe disponer de sistemas basados en
computadores que soportan grupos de usuarios
comprometidos en un trabajo comn y que
proveen un interfaz a un entorno

compartido.

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Groupware: trabajo en grupo


SERVICIOS GROUPWARE
Comunicacin: proceso de intercambio de mensajes
en las organizaciones. Se intenta que sea eficaz,
es decir, que quien enva y quien recibe la
informacin, perciban el mismo concepto; y
eficiente en cuanto a gasto de un mnimo de
recursos.
Coordinacin: conjunto de mecanismos del grupo u
organizacin utilizados para establecer un enlace
coherente entre las actividades de cada
subunidad. Las organizaciones emplean cinco
mecanismos : el ajuste mutuo, la supervisin
directa, y las estandarizaciones de los
procedimientos de trabajo, de los resultados y de
los mtodos.
Cooperacin: participacin intencionada y coordinada
de los miembros de un grupo.

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Intranet: extendida: aumento de valor en la organizacin


INTRANET EXTENDIDA
Lo que se conoce como Intranet extendida abarca multitud de aplicaciones que
sirven para relacionar a una organizacin con los agentes internos (empleados
desde sus casas, distintos departamentos, etc.) y los agentes externos a la misma
(proveedores, clientes, entidades colaboradoras, etc.)
A continuacin se detallan algunos de los componentes tpicos de lo que se conoce
como Intranet Extendida.

Extranet

grupo
cerrado de usuarios de distintas
organizaciones que comparten una relacin
Red privada virtual que enlaza a un

comercial comn

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Intranet: extendida: aumento de valor en la organizacin


INTRANET EXTENDIDA
Portales corporativos accesibles por Internet
Estos portales suelen personalizarse en funcin del usuario que
accede a ellos (My...). Acceso a mail corporativo, formacin,
nmina, etc.
Bsqueda externa de informacin (Inteligencia Empresarial)
Las herramientas de bsqueda de informacin externa ms
habituales son:
! Buscadores de Web,
! Bsqueda en BBDD dinmicas (Infranet)
! Agentes de bsqueda (Robots programados para
acceder a BBDD, realizar bsquedas inteligentes,
semnticas, etc.)
! Programas especializados (Por ejemplo el Knowledgist
que realiza bsqueda semntica dentro de bases de
datos de patentes, web, documentos, etc.)

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DataWarehouse: almacin de datos


Un DataWarehouse (DW) es un almacn de informacin integrada, proveniente
de sistemas de informacin transaccionales, con el objetivo de proveer datos
para el anlisis y la toma de decisiones.
La estrategia del DW consiste en la construccin de un recurso de datos
integrado que soporte las necesidades de informacin, para que los algoritmos
de minera de datos proporcionen la informacin necesaria para la toma de
decisiones a lo que se conoce como Data Marts, que pueden corresponder a
divisiones de una empresa.

DATAWAREHOUSE

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DataWarehouse: almacin de datos


La estrategia del DW se puede dividir en las siguientes fases:
Identificar Datos: Detectar todos los datos actuales de la empresa que permitirn la
supervivencia de la empresa. Cumpliendo las necesidades actuales y futuras de
informacin.
Entender Datos: Se debe entender no slo el contenido sino el significado (semntica)
de los datos. Para ello se desarrollan metadatos para soportar el entendimiento completo
de los datos.

Creacin de modelo de datos comn


Integrar Datos: Transformacin de todos los datos importantes y crticos en un recurso
de datos integrado.
Agregar Datos: Almacenamiento de los datos operacionales para permitir el anlisis de
tendencias, patrones y proyecciones que permitan aprovechar las alternativas de negocio
actuales y futuras.
Desplegar Datos: Desplegado del recurso de datos, en contenido y semntica en toda la
empresa. Principio Gua Ecolgico piensa globalmente acta localmente

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DataWarehouse: almacin de datos


La funcin del Datawarehouse es poner la informacin al servicio
de la toma de decisiones, es decir para generar conocimiento.
Todo el podra resumir en los siguientes pasos:

! Consolidar datos (Datawarehouse)


! Seleccionar los datos
! Limpiarlos y Preprocesarlos (el 60% del
esfuerzo)
! Reduccin y Transformacin
! Datamining (eleccin de funcionalidades
y algoritmos)
! Evaluacin de patrones y representacin
del conocimiento

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CRM: orientacin al cliente


CRM (Customer Relationship Management)
El CRM es una estrategia de negocio diseada para optimizar la
rentabilidad, las ventas y la satisfaccin del cliente y debe permitir predecir
comportamientos y tener implantados procesos y tecnologas que
controlen mltiples interacciones coordinadas a travs de todos los
canales de comunicacin (Gartner Group).
Utiliza conjuntamente, BBDD comunicacin cliente, Call Center,
Web, mail, etc.
El concepto de CRM se basa en la posibilidad de medicin de la
respuesta de todas las acciones comerciales realizadas sobre el cliente
y en la inteligencia del negocio a la hora de proponer y gestionar acciones
comerciales.

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CRM: orientacin al cliente


centraliza la informacin captada por cualquiera de los puntos de
contacto con el cliente, o interacciones. Se pretende conseguir altos
niveles de eficiencia y automatizacin de los procesos, tanto a nivel
operativo como analtico.
En este aluvin de nuevas siglas relacionadas con la tecnologa y los
negocios: ERP, B2C, SCM, UMTS, IP, B2B, PDA, etc., desde hace algn
tiempo ha aparecido otra CRM. La pregunta lgica: "es otra "moda" o
realmente es un concepto interesante?".
CRM es bsicamente la respuesta de la tecnologa a la creciente
necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con sus clientes

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CRM: orientacin al cliente


son las soluciones tecnolgicas para conseguir desarrollar la "teora" del
marketing relacional. El marketing relacional se puede definir como "la
estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y satisfacer las
necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes".
Actualmente, gran cantidad de empresas estn desarrollando este tipo de
iniciativas. Segn un estudio realizado por Cap Gemini Ernst & Young de
noviembre del ao 2001, el 67% de las empresas europeas ha
puesto en marcha una iniciativa de gestin de clientes (CRM).
En el proceso de remodelacin de las empresas para adaptarse a las
necesidades del cliente, es cuando se detecta la necesidad de replantear
los conceptos "tradicionales" del marketing y emplear los conceptos del
marketing relacional:

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CRM: orientacin al cliente


1. Enfoque al cliente:"el cliente es el rey". Este es el concepto sobre el
que gira el resto de la "filosofa" del marketing relacional. Se ha dejado
de estar en una economa en la que el centro era el producto para
pasar a una economa centrada en el cliente.
2. Inteligencia de clientes: Se necesita tener conocimiento sobre el
cliente para poder desarrollar productos /servicios enfocados a sus
expectativas. Para convertir los datos en conocimiento se emplean
bases de datos y reglas.
3. Interactividad: El proceso de comunicacin pasa de un monlogo (de la
empresa al cliente) a un dilogo (entre la empresa y el cliente).
Adems, es el cliente el que dirige el dilogo y decide cuando empieza
y cuando acaba.

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CRM: orientacin al cliente


4. Fidelizacin de clientes: Es mucho mejor y
ms rentable (del orden de seis veces menor)
fidelizar a los clientes que adquirir clientes
nuevos. La fidelizacin de los clientes pasa a ser
muy importante y por tanto la gestin del ciclo de
vida del cliente.
5. El eje de la comunicacin es el marketing
directo enfocado a clientes individuales en lugar
de en medios "masivos" (TV, prensa, etc.). Se
pasa a desarrollar campaas basadas en perfiles
con productos, ofertas y mensajes dirigidos
especficamente a ciertos tipos de clientes, en
lugar de emplear medios masivos con mensajes
no diferenciados.

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CRM: orientacin al cliente


6. Personalizacin: Cada cliente quiere comunicaciones y ofertas
personalizadas por lo que se necesitan grandes esfuerzos en inteligencia y
segmentacin de clientes. La personalizacin del mensaje, en fondo y en
forma, aumenta drsticamente la eficacia de las acciones de comunicacin.
7. Pensar en los clientes como un activo cuya rentabilidad muchas veces
es en el medio y largo plazo y no siempre en los ingresos a corto plazo.
El cliente se convierte en referencia para desarrollar estrategias de
marketing dirigidas a capturar su valor a lo largo del tiempo.
Realmente, el marketing relacional es algo que se ha venido haciendo
durante siglos. Si no, piense en el tendero de la esquina. Cuando va a
comprar siempre le reconoce, le saluda por su nombre y le aconseja (le
hace ofertas personalizadas) en funcin de sus ltimas consultas y
compras.

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CRM: orientacin al cliente


El reto actual es conseguir conocer a los clientes y actuar en consonancia
cuando en lugar de tener 50 clientes como tiene el tendero, se tienen
1.000, 5.000, 50.000 o 500.000.000. Esta posibilidad la ofrece la
tecnologa. Hasta que no han existido las soluciones de CRM y las bases
de datos, era inviable conocer y personalizar mensajes a 50.000 clientes.

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CRM: orientacin al cliente


Los objetivos del marketing relacional y las soluciones CRM son
! Incrementar las ventas tanto por incremento de
ventas a clientes actuales como por ventas
cruzadas
! Maximizar la informacin del cliente
! Identificar nuevas oportunidades de negocio
! Mejora del servicio al cliente
! Procesos optimizados y personalizados
! Mejora de ofertas y reduccin de costes
! Identificar los clientes potenciales que mayor
beneficio generen para la empresa
! Fidelizar al cliente, aumentando las tasas de
retencin de clientes
! Aumentar la cuota de gasto de los clientes

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CRM: orientacin al cliente


En este contexto, es importante destacar que Internet, sin lugar a dudas,
ha sido la tecnologa que ms impacto ha tenido sobre el marketing
relacional y las soluciones de CRM. A continuacin, se desarrolla la
contribucin de Internet al marketing relacional:
! Importante disminucin de los costes de interaccin
! Bidireccionalidad de la comunicacin
! Mayor eficacia y eficiencia de las acciones de
comunicacin.
! Inteligencia de clientes
! Pblicos muy segmentados.
! Personalizacin y marketing 1 to 1
! Capacidad de comunicar con cualquier sitio desde
cualquier lugar
! Mejora de la atencin al cliente. Funcionamiento 24
horas, 365 das
! Mejora de los procesos comerciales

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CRM: orientacin al cliente


Sin embargo, aunque la tecnologa sea la herramienta para el desarrollo de
la filosofa, nunca puede dejarse un proyecto CRM en manos de ella. Es
muy importante destacar que para alcanzar el xito en este tipo de
proyectos se han de tener en cuenta los cuatro pilares bsicos en una
empresa: estrategia, personas, procesos y tecnologa.
Estos conceptos se desarrollan a continuacin

!
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!
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Estrategia
Personas
Procesos
Tecnologa

Aspectos Operativos: alternativas tecnolgicas

CRM: orientacin al cliente


1. Estrategia: la implantacin de herramientas CRM debe estar alineado
con la estrategia corporativa y estar en consonancia con las
necesidades tcticas y operativas de la misma. El proceso correcto es
que CRM sea la respuesta a los requerimientos de la estrategia en
cuanto a la relaciones con los clientes y nunca, que se implante sin que
sea demasiado coherente con ella.
2. Personas: La implantacin de la tecnologa no es suficiente. Al final, los
resultados llegarn con el correcto uso que hagan de ella las personas.
Se ha de gestionar el cambio en la cultura de la organizacin buscando
el total enfoque al cliente por parte de todos sus integrantes. En este
campo, la tecnologa es totalmente secundaria y elementos como la
cultura, la formacin y la comunicacin interna son las herramientas
clave.

Aspectos Operativos: alternativas tecnolgicas

CRM: orientacin al cliente


3. Procesos: Es necesaria la redefinicin de los procesos para optimizar
las relaciones con los clientes, consiguiendo procesos ms eficientes y
eficaces. Al final, cualquier implantacin de tecnologa redunda en los
procesos de negocio, hacindolos ms rentables y flexibles.
4. Tecnologa: soluciones CRM al alcance de organizaciones de todos los
tamaos y sectores aunque claramente la solucin necesaria en cada caso
ser diferente en funcin de sus necesidades y recursos.
Como resumen, antes de adentrarse en un proyecto CRM es importante
tener claro qu objetivos empresariales se quieren conseguir. Tras esa
clara definicin, es el momento de abordar las soluciones tecnolgicas.
Adems, se debe hacer un anlisis previo de la inversin y un seguimiento
de los resultados de la misma

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