SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO
BIENESTAR ESTUDIANTIL

Fecha elaboracin: ENE 2014

Versin: 01
Pgina: 1

CONTENIDO
Objetivo ........................................................................................................................ 2
Alcance ......................................................................................................................... 2
Definiciones .................................................................................................................. 2
Responsabilidad y Autoridad ......................................................................................... 2
De la Coordinacin de Bienestar Estudiantil ............................................................................ 2
De la Direccin de Bienestar Acadmico ................................................................................. 2
Objetivo ............................................................................................................................................... 2
Funciones y responsabilidades ............................................................................................................. 3

De la Direccin de Bienestar Psicoeducativo............................................................................ 3

Objetivo ............................................................................................................................................... 3
Funciones y responsabilidades ............................................................................................................. 3

De la Direccin de Bienestar Social ......................................................................................... 4

Objetivo ............................................................................................................................................... 4
Funciones y responsabilidades ............................................................................................................. 4

Requisitos Generales ..................................................................................................... 5

Provisin de recursos .................................................................................................... 5
Realizacin del servicio .................................................................................................. 5
Diagrama de Flujo ......................................................................................................... 6
Medicin de la satisfaccin del servicio ......................................................................... 6
Control de la calidad del servicio ................................................................................... 6
Mejoras......................................................................................................................... 7
Anexos .......................................................................................................................... 7

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Objetivo
Promover la orientacin vocacional y profesional; y ofrecer los servicios asistenciales a los
estudiantes en la UIDE para optimizar el aprendizaje de los estudiantes y ser el soporte para el xito
de los mismos.

Alcance
Normar las acciones de la direccin de Bienestar Estudiantil y sus servicios Psicoeducativo, Social, y
Acadmico para la Matriz, Centro de Apoyo, Extensin Guayaquil, Extensin Loja y Extensin
Galpagos.

Definiciones
Estudiantes de Pregrado: Estudiantes de la UIDE que han cumplido con el proceso de matriculacin
para el semestre en curso.

Responsabilidad y Autoridad
De la Coordinacin de Bienestar Estudiantil
-

Involucrar a la comunidad en identificar la necesidad de servicios que apoyen al xito de los

estudiantes.

Determinar si las necesidades identificadas pueden ser satisfechas por medio de servicios
existentes o mediante la creacin de nuevos servicios.

Establecer estndares de servicios generales a ser provistos a todos los estudiantes.

Evaluar servicios para determinar que los objetivos sean satisfechos.

Hacer el seguimiento del cumplimiento de las metas personales propuestas por los
estudiantes durante la vida universitaria.

De la Direccin de Bienestar Acadmico

Objetivo
Brindar las facilidades necesarias para el xito acadmico de los estudiantes a travs de su vida
universitaria siendo el vnculo entre el estudiante y la comunidad acadmica incluyendo
docentes, tutores, y autoridades acadmicas (Decanos y Directores).

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Funciones y responsabilidades
Entre las funciones y responsabilidades de este departamento son:
-

Dar asistencia en asuntos acadmicos (docentes estudiantes)

Velar por la integridad acadmica

Coordinar el apoyo acadmico a travs de tutoras y asesoras

Evaluar peridicamente y de manera aleatoria a los tutores que apoyan al estudiante en la

insercin a la vida universitaria.

Fortalecer las relaciones de estudiantes con autoridades acadmicas

Planificar y ejecutar talleres y reuniones de trabajo con docentes.

Planificar acciones que fomenten el emprendimiento en los estudiantes de la UIDE.

Fomentar el estudio de cuarto nivel en los estudiantes de la UIDE.

De la Direccin de Bienestar Psicoeducativo

Objetivo
Brindar atencin especializada en reas como psicologa y psicopedagoga; para apoyar a los
estudiantes en el desempeo acadmico, como tambin mejorar aquellos aspectos de su
diario vivir que presenten mayores dificultades e influyan en la calidad de vida universitaria.

Funciones y responsabilidades
-

Brindar Orientacin y Counseling mediante gua psicolgica y psicopedaggica

Coordinar la operacin eficiente de Residencias Estudiantiles

Supervisar el servicio del Centro de Salud en relacin a la atencin a estudiantes

Coordinar activacin de Consejo de Disciplina cuando fuere necesario.

Apoyar en la convocatoria a elecciones de Consejo Estudiantil, informar a los estudiantes

sobre el proceso electoral, conducir y supervisar la campaa electoral de los estudiantes,
junto con los departamentos de Bienestar Social y Bienestar Acadmico.

Coordinar y supervisar actividades del Consejo Estudiantil

Disear e implementar intervenciones socioeducativas, que generen en nuestros

estudiantes hbitos de vida saludable para su orientacin en temas como las drogas, el
alcohol, la alimentacin, entre otras.

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Informar acerca del seguro mdico de estudiantes y coordinar campaas de comunicacin

al respecto.

Apoyar en el objetivo general de nivelar las competencias de los estudiantes de primer

ao y disminuir la tasa de desercin acadmica.

Coordinar la Bolsa de trabajo

o

Traer empleadores al campus

Estrategias de presentacin y entrevistas.

Etc.

Orientacin Vocacional
o

Eleccin

Gua vocacional

Coordinar con las unidades acadmicas el proceso de seguimiento a graduados

De la Direccin de Bienestar Social

Objetivo
Emplear herramientas especficas para el desarrollo social de los estudiantes dentro de la
comunidad universitaria que permita el mayor involucramiento con la experiencia
universitaria para su culminacin y titulacin.

Funciones y responsabilidades
Entre otras las funciones y responsabilidades de este departamento son:
-

Orientar a estudiantes de 1er ao.

Orientar a Padres de Familia de estudiantes de 1er ao.

Asegurar la provisin del servicio de cafetera y alimentos.

Asegurar la provisin del servicio de librera y papelera para estudiantes.

Implementar lugares de ocio y recreacin.

Organizar y apoyar actividades Deportivas.

Apoyar la organizacin estudiantil.

Promocionar actividades estudiantiles sociales, culturales y clubes

Fomentar las publicaciones estudiantiles en medios impresos y virtuales

Coordinar la Ceremonia de Graduacin

Asistir a estudiantes en asuntos administrativos.

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Requisitos Generales
La eficacia de este departamento depende del trabajo conjunto de las direcciones de rea
especificadas conjuntamente con las Direcciones Acadmicas de las Facultades y Escuelas, como
tambin del compromiso de los docentes. El rea por lo tanto requiere trabajar muy de cerca con
la direccin de Vicerrectorado Acadmico o Direccin General Acadmica.
Para garantizar la eficiencia y eficacia de los servicios de Bienestar Estudiantil se ha contemplado los
siguientes requerimientos:
Recursos Humanos:
-

Decano (a) o Responsable coordinador del rea de Bienestar Estudiantil

Director (a) de Bienestar Psico-Educativo
Director (a) de Bienestar Acadmico
Director (a) de Bienestar Social
Asistente del Departamento

Recursos Fsicos:
-

Oficinas para cada rea con el equipamiento necesario.

Sala de reuniones independientes para otorgar espacios privados para el manejo de casos.

Provisin de recursos
La UIDE planifica la gestin de recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos de acuerdo al
presupuesto anual asignado y la estructuracin programtica para el perodo segn las directrices
de planificacin y presupuesto de la institucin.

Realizacin del servicio

Identificacin de casos sensibles
Este proceso se realiza a travs de las Direcciones Acadmicas de cada Facultad y/o Escuela,
preferentemente al momento que se identifique un bajo rendimiento acadmico de el/la
estudiante. Podr existir otras fuentes de identificacin de casos que requieran asistencia como:
-

Docente directamente
El/la estudiante directamente
Otros

Contacto inicial
Posterior a la identificacin del caso a tratar, se deber realizar contacto con el/la estudiante por
parte de cualquiera de las Direcciones disponibles. Se identificar la especializacin necesaria para
intervencin y se abrir una Hoja de Control de Bienestar Estudiantil.

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Intervencin
En base a la informacin que recabe las sesiones iniciales con el estudiante, se disea e implementa
una intervencin especfica para brindar el soporte necesario y buscar el bienestar de el/la
estudiante.
Seguimiento
La Direccin especfica que trate el caso deber realizar seguimiento conjunto con el estudiante para
monitorear los avances a los objetivos propuestos, documentando los avances del caso hasta su
cierre en la Hoja de control de Bienestar Estudiantil.

Diagrama de Flujo
(Ver Anexo)

Medicin de la satisfaccin del servicio

El servicio de Bienestar Estudiantil evaluar al trmino de cada perodo acadmico la satisfaccin de
los usuarios a travs del formato de encuesta de satisfaccin, esta evaluacin deber ser tabulada
por la Direccin de Bienestar Estudiantil y los resultados debern ser entregados en el formato de
Informe Tcnico a la Comisin de Evaluacin Interna del UIDE.
Al menos el 70% de nivel de satisfaccin de los profesores y estudiantes usuarios de los planes de
fortalecimiento acadmico, administrativo y de infraestructura.

Control de la calidad del servicio

El responsable de la direccin de Bienestar Estudiantil verificar una vez cada perodo acadmico la
conformidad del servicio registrando los datos en el formato de evaluacin de calidad de servicio
donde se contemplan los siguientes indicadores:

El 80% de estudiantes satisfechos con el cumplimiento de una o ms metas personales

propuestas durante su vida estudiantil.
El 70% de profesionales insertados en mercado laboral local o internacional.
El 5% de profesionales emprenden nuevos negocios.
El 40% de profesionales acceden a estudios de cuarto nivel en universidades nacionales o
internacionales.
El 70% de solicitudes de estudiantes resueltas.

El puntaje total inferior a los valores de los indicadores de desempeo seala que se est afectando
la calidad del servicio y se deber cumplir con el procedimiento servicio no conforme de la UIDE.

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Mejoras
Se mantienen reuniones con el equipo de Bienestar Estudiantil, incluyendo docentes y estudiantes
cuando sea el caso, donde se sugiere mejoras a la prestacin del servicio las mismas que son
documentadas en una ayuda memoria para su control y seguimiento.
Se acogen las acciones resultantes de la revisin por la Direccin y auditoras internas de
aseguramiento de la calidad.

Anexos
Formato Hoja de Control de Bienestar Estudiantil
Formato Encuesta de Satisfaccin del servicio de Bienestar Estudiantil
Formato Informe Tcnico
Formato Ayuda de Memoria
Diagrama de Flujo